CALIDAD La calidad es definida como el “conjunto de propiedades inherentes a algo, que permiten juzgar su valor” también se entiende como sinónimo de superioridad o excelencia. Teniendo esta definición de calidad presente, podemos hacer distinciones entre: •Control de calidad: a través de una inspección o de determinados exámenes se verifican las propiedades del producto para que este sea satisfactorio. •Gestión de la calidad: define las directrices a seguir en materia de política de calidad de una organización, con competencias en planificación, recursos o procesos GESTIÓN DE CALIDAD Es el conjunto de acciones emprendidas por la empresa con el objetivo de alcanzar los objetivos propuestos relacionados con la calidad de los productos ofrecidos Es decir, forma parte de la gestión empresarial que debe contemplar otras aristas como gestión ambiental, gestión social, gestión financiera, gestión de recursos humanos, entre otros. Cabe mencionar que la gestión de calidad en tu empresa debe obedecer a las necesidades de la demanda, es decir de tus clientes, y con las que se debe ir perfeccionando y optimizando el producto desde su punto inicial de producción hasta la distribución. ELEMENTOS FUNDAMENTALES DE LA GESTIÓN DE CALIDAD Como bien sabemos, en la gestión de claridad existen diferentes elementos que resultan fundamentales en cualquier organización, ya que serán clarificadores para orientar correctamente la norma ISO 9001 2015 en su organización. • Incrementar el enfoque al cliente. Es importante que el cliente aparezca de forma explícita en todo lo que se encuentre relacionado con la gestión de la calidad. Todo esto es porque el cliente será el primer elemento evaluador de la calidad de nuestro producto y servicio, por lo que es necesario que se establezca una completa vocación hacía sus necesidades y expectativas. • Reducir la incertidumbre mediante un eficaz sistema de evaluación del riesgo. •La dirección de la organización se deberá implicar. Para saber que se cuenta con un correcto sistema de gestión de calidad, los diferentes elementos personales de las organizaciones tendrán que trabajar aunando fuerzas en una misma dirección. De esta forma cualquier trabajador de la organización se sentirá integrado y motivado para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001 2015. •Objetivos claros e identificables. El diseño de todos los objetivos es una tarea casi fundamental dentro del Sistema de Gestión de Calidad. Sin dichos objetivos no se pueden realizar las planificaciones ni corregir las posibles desviaciones. •Comunicación interna. Todos los componentes de la empresa deberán contar con las herramientas necesarias para conseguir los objetivos marcados. Es importante evitar duplicidades o redundancias en la información y contar con un buen sistema de comunicación. •Sistema de control y evaluación continua. Todos los sistemas deben estar desarrollado en todas las etapas de la estrategia que sigue la organización. Puede que sea en la generación de los objetivos o durante el desarrollo e implantación. •Procesos continuos de mejora. Una vez que se ha realizado el diseño de los objetivos, se puede advertir de las posibles desviaciones y por este motivo se podrá establecer procesos de mejora. ALCANCES DE LA GESTIÓN DE CALIDAD La implantación de una política de calidad en la empresa requiere un de sistema de la calidad, entendiendo como tal el conjunto de estructura, procedimientos, procesos, organización, responsabilidades y recursos que se establecen para llevar a cabo la gestión de la calidad. No solo se centra en la calidad del producto o servicio, tiene en cuenta los medios para obtenerla. Para ello utiliza el control de los procesos dado en cuatro componentes: 1. 2. 3. 4. Planeamiento Control Aseguramiento Mejoras • Planeamiento: Se plantea todo el proceso a seguir para conseguir los objetivos de calidad. • Control: Supervisión constante para detectar posibles fallas. • Aseguramiento: Se pone a prueba tanto el proceso como el producto obtenido para verificar el objetivo. • Mejoras: Se lleva a cabo tanto en el producto como en el proceso, bien sea por fallas localizadas o mejoras continuas, pero con el fin único de lograr mejores resultados. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Un Sistema de Gestión de Calidad es una herramienta que le permite a cualquier organización planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias para el desarrollo de la misión, a través de la prestación de servicios con altos estándares de calidad, los cuales son medidos a través de los indicadores de satisfacción de los usuarios. ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Todos estos elementos están relacionados entre sí y su vez son gestionados a partir de los procesos mencionados anteriormente. • La Estructura Organizacional: Es la jerarquía de funciones y responsabilidades que pauta una organización para lograr sus objetivos. Hace referencia a la manera en que la empresa ha organizado al personal, de acuerdo a sus funciones y tareas, definiendo el papel que desarrollan en la misma. • Planificación: Constituye al conjunto de actividades que permiten trazar un mapa para llegar al logro de los objetivos planteados. Debe responder las siguientes preguntas en una ¿A dónde se quiere llegar? ¿Qué hacer para lograrlo? ¿Cómo se va a hacer? ¿Qué se necesita para lograrlo? • Recursos: Es todo aquello necesario para alcanzar los objetivos de la organización; equipo, infraestructura, personas, dinero para invertir, materia, etc. • Procesos: Son el conjunto de actividades que transforman materiales en productos o servicios. Es conveniente identificar cada proceso dentro de la organización, estos procesos requieren a su vez de recursos, procedimientos, planificación. • Procedimientos: Son la forma de llevar a cabo un proceso. Es el conjunto de pasos detallados a seguir para poder transformar la materia en producto o servicio. Estos pueden documentarse para llevar el control de su cumplimiento. ¿QUÉ BUSCA UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD? ✦ SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: la finalidad de la implantación de un sistema de gestión de la calidad es poder cumplir las expectativas del cliente. Todo el proceso está orientado hacia él. ✦ OBTENCIÓN DE NUEVOS CLIENTES: el cumplimiento de los estándares que un sistema de gestión de la calidad determina, da seguridad ante clientes potenciales. La captación de nuevos clientes se debe a la buena imagen que proyecta el hecho de que una empresa ofrezca bienes o servicios de calidad, y esto pasa por adoptar un sistema de gestión de la calidad que avale tanto el procedimiento llevado a cabo como el resultado del proceso productivo. Al contar con la certificación en la norma ISO 9001, se asegura una excelente atención al cliente que ayuda a su captación. ✦ MEJORA EN LA ORGANIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA: los procesos que se llevan a cabo en la actividad productiva siguen unos estándares que aseguran que se están cumpliendo las normas que hacen que sea un proceso optimizado. ✦ DIFERENCIACIÓN DE LA COMPETENCIA: una empresa que cuente con un certificado en la norma ISO 9001, siempre va a destacar por encima de su competencia. El hecho de contar con un sistema de gestión de la calidad certificado proyecta una imagen positiva ante los clientes potenciales que hace que la empresa prevalezca frente a otras. ✦ REDUCCIÓN DE COSTES SIN QUE AFECTEN A LA CALIDAD: es posible mejorar la calidad de un producto o servicio sin que la calidad del mismo se vea afectada. Se trata de optimizar el proceso y eliminar costes superfluos de tiempo o recursos. ✦ CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA: contar con la certificación en las normas ISO es un requisito para entrar en cualquier concurso de la Administración Pública sin el cual no se puede optar a participar en él. ✦ CUMPLIMIENTO DE EXIGENCIAS DERIVADAS DE LA PERTENENCIA A UN GRUPO: en algunas empresas, la mayoría multinacionales, la certificación del sistema de gestión de la calidad es un requisito indispensable para formar parte del grupo y asegurarse de que ningún componente baja la guardia en materia de calidad de producto o servicio. BENEFICIOS Estos son los principales beneficios de contar con un sistema de gestión de calidad: 1. Generar mayor eficiencia. Las empresas con un SGC tienen el objetivo de maximizar la eficiencia y la calidad de sus procesos. Establecen pautas para ser seguidas por todos los empleados con el fin de llevar a cabo procesos comerciales y capacitaciones más sencillas y menos agotadoras en términos de tiempo o gasto financiero. 2. Estimula la moral de los empleados. Las funciones claras y definidas, los sistemas de capacitación establecidos, así como una clara comprensión de cómo sus roles afectan la calidad y el éxito del negocio, son propios del enfoque de un SGC. Este busca que los empleados estén motivados y satisfechos, ya que así se desempeñarán adecuadamente en la organización. 3. Ofrece reconocimiento internacional. ISO 9001, la norma que establece los requisitos para la implementación de un SGC, es una marca mundial de gestión de calidad. Al implementar este sistema, tu negocio parecerá digno de confianza. El objetivo de muchas empresas es exportar a nivel internacional, y la acreditación ISO contribuirá en gran medida a establecer la credibilidad en el ámbito comercial internacional. 4. Mejora la gestión de procesos. Los directivos pueden aprender qué mejoras son necesarias en un negocio a través de un sistema de documentación y análisis. Este es un procedimiento cuidadosamente planificado e implementado, que garantizará la toma de decisiones correctas para el negocio y la eliminación de los riesgos de cualquier error costoso. 5. Ofrece niveles más altos de satisfacción del cliente. ISO 9001 se basa en el principio de mejora continua. El estándar permite a las empresas definir qué debe ser un producto de calidad y cómo deben satisfacerse las necesidades de los clientes. Así, proporciona a las empresas el marco para revisar periódicamente si se satisfacen estas necesidades, con el objetivo de una mejora continua. Los beneficios, entonces, se ven reflejados en los resultados positivos a mediano y largo plazo en una empresa. Ahí radica la importancia de implementarlo, más allá de que constituya un reto perfeccionar los procesos para cumplirlo. HERRAMIENTAS DE LA GESTION DE CALIDAD Las 7 Herramientas de la calidad son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Diagramas de Causa – Efecto Planillas de inspección Gráficos de control Diagramas de flujo Histogramas Gráficos de Pareto Diagramas de dispersión 1 DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO. El ‘Diagrama de Ishikawa’, también conocido como ‘Diagrama Causa-Efecto’, Fishbone Diagram, Diagrama de Espina de Pez o Diagrama de las 6M, es una representación gráfica de todas las causas que generan un problema. Quizás una de las más importantes, conocidas y empleadas para la gestión de la calidad, esta representación gráfica es clara y simple y simplifica de manera visual todas las causas desembocan en un eje principal que representa el problema en cuestión a estudiar. Tal y como refleja el Diagrama de causa-efecto, o Diagrama de Ishikawa, las causas a un problema pueden englobarse en 6 categorías diferentes, todas con la primera letra ‘M’, de ahí el otro nombre, Diagrama de las 6M. 2. PLANTILLAS DE INSPECCIÓN. Las ‘plantillas de inspección’ son una herramienta útil para la recogida y registro de la información. De algún modo, dicha herramienta debe permitir recolectar datos de un proceso para después poder tomar decisiones sobre dónde y cómo actuar. 3. GRÁFICOS DE CONTROL. Los ‘Gráficos de Control’ son representaciones gráficas útiles para conocer, estudiar, analizar y mantener bajo control a lo largo del tiempo la variabilidad de un proceso. Empleando unos límites de control, tales como UCL (Upper Control Limit) y LCL (Lower Control Limit) que derivan de las tolerancias deseadas para el proceso controlado, es fácil y visual interpretar cuando el proceso está desviado. 4. DIAGRAMAS DE FLUJO. Los ‘Diagramas de flujo son la herramienta de representación visual de los procesos de la organización y de las actividades desempeñadas por la empresa para producir un output, producto o servicio determinado para un cliente. Como herramientas de calidad, los Diagramas de flujo facilitan la comprensión de qué estamos haciendo y cómo estamos desempeñando el trabajo y, por tanto, favorecen la comprensión del entorno. 5. HISTOGRAMAS Otra de las 7 Herramientas de la calidad ampliamente utilizada, son los ‘Histogramas’. Un Histograma es la representación gráfica de una distribución en clases de una variable continua. La altura de cada una de las columnas representa la frecuencia de repetición de los valores. Con tal representación visual, es fácil poder determinar cuál es el patrón de comportamiento de una muestra tomada y cuáles son los resultamos de dicha muestra, en términos de tendencia central y variación. 6. GRÁFICOS DE PARETO La penúltima de las 7 herramientas de la calidad, son los ‘Gráficos de Pareto’. Vilfredo Pareto fue un sociólogo italiano, ingeniero, economista y filósofo, cuyos estudios de sociología en Italia determinaron que el 20% de la población italiana poseía el 80% de las tierras italianas, mientras que el 80% de población restante, poseía solamente el 20% delas tierras que quedaban. De esta manera Pareto, y ligando con la calidad de un proceso, ideó lo que hoy conocemos como Principio de Pareto, Ley de Pareto o regla del 80-20, a partir de la cual podemos representar visualmente cómo el 80% de los rechazos de un proceso son debidos a un 20% de causas. 7. DIAGRAMAS DE DISPERSIÓN. Por último, la séptima herramienta de la calidad, son los Diagramas de dispersión’, herramienta útil para comprender la relación existente entre dos variables, una variable que se representa sobre el eje X, mientras que otra variable se representa en el eje Y. De esta manera es fácil poder comprender la correlación entre dos variables y cómo, cuando varía el valor de una de ellas, varia el valor de la otra. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS OBJETIVO Los objetivos definen el resultado futuro que ha de alcanzarse. Cada uno de los objetivos contribuye a la consecución de la declaración de intenciones. Mientras que la declaración de intenciones debe ser concisa, los objetivos pueden entrar en detalles sobre los resultados que han de alcanzarse y desarrollar las posibles soluciones a los impedimentos descritos en la base de referencia. Todos los objetivos deben ser SMART, es decir, específicos, medibles, alcanzables, pertinentes y con plazos establecidos (specific, measurable, attainable, relevant and time bound). Toda organización pretende alcanzar objetivos. Un objetivo organizacional es una situación deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la organización pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca otro para ser alcanzado. A continuación mencionaremos algunas definiciones de la palabra objetivos. • La palabra objetivo proviene de ob-jactum, que significa "a donde se dirigen nuestras acciones." • Los objetivos son enunciados escritos sobre resultados a ser alcanzados en un periodo determinado. • Los objetivos son los fines hacia los cuales está encaminada la actividad de una empresa, los puntos finales de la planeación, y aun cuando no pueden aceptarse tal cual son, el establecerlos requiere de una considerable planeación. FUNCIONES DE LOS OBJETIVOS ORGANIZACIONALES o o o o o o Presentación de una situación futura: se establecen objetivos que sirven como una guía para la etapa de ejecución de las acciones. Fuente de legitimidad: los objetivos justifica las actividades de una empresa. Sirven como estándares: sirven para evaluar las acciones y la eficacia de la organización. Unidad de medida: para verificar la eficiencia y comparar la productividad de la organización. La estructura de los objetivos establece la base de relación entre la organización y su Medio ambiente. Es preferible establecer varios objetivos para satisfacer la totalidad de necesidades de la empresa. Los objetivos no son estáticos, pues están n continua evolución, modificando la relación de la empresa con su medio ambiente. Por ello, es necesario revisar continuamente la estructura de los objetivos frente a las alteraciones del medio ambiente y de la organización. CARACTERISTICAS DE LOS OBJETIVOS o o Los objetivos deben servir a la empresa; por lo tanto deben reunir ciertas características que reflejan su utilidad. Los objetivos incluyen fechas especificas del objetivo o su terminación implícita en el año fiscal; resultados financieros proyectados (pero lo están limitados a ello); presentan objetivos hacia los cuales disparará la empresa o institución conforme progrese el plan; logrando llevar a cabo su misión y cumplir con los compromisos de la empresas. Los objetivos deben reunir alguna de estas características: CLARIDAD: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no revista ninguna duda en aquellos que son responsables de participaren su logro. FLEXIBILIDAD: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser modificados cuando las circunstancias lo requieran. Dicho de otro modo, deben ser flexibles par aprovechar las condiciones del entorno. MEDIBLE O MESURABLE: los objetivos deben ser medibles en un horizonte de tiempo para poder determinar con precisión y objetividad su cumplimiento. REALISTA: los objetivos deben ser factibles de lograrse. COHERENTE: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que éste debe servir a la empresa. Los objetivos por áreas funcionales deben ser coherentes entre sí, es decir no deben contradecirse. MOTIVADOR: los objetivos deben definirse de tal forma que se constituyan en elemento motivador, en un reto para las personas responsables de su cumplimiento. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Implica seguir una metodología lógica que contemple algunos aspectos importantes para que los objetivos reúnan algunas de las características señaladas. Para establecer objetivos tenemos que tener en cuenta: Escala de prioridades para definir objetivos: es necesario establecer escalas de prioridad para ubicar a los objetivos en un orden de cumplimiento de acuerdo a su importancia o urgencia. Identificación de estándares: es necesario establecer estándares de medida que permitan definir en forma detallada lo que el objetivo desea lograr, en qué tiempo y si es posible, a que costo. Los estándares constituirán medidas de control para determinar si los objetivos se han cumplido o vienen cumpliéndose, y si es necesario modificarlos o no. TIPOS DE OBJETIVOS De acuerdo con la naturaleza de la organización podemos identificar objetivos con o sin ánimo de lucro. Según el alcance en el tiempo podemos definir los objetivos en generales o largo plazo, el táctico o mediano plazo, y el operacional o corto plazo LARGO PLAZO: están basados en las especificaciones de los objetivos, son notablemente más especulativos para los años distantes que para el futuro inmediato. Los objetivos de largo plazo son llamados también los objetivos estratégicos en una empresa. Estos objetivos se hacen en un periodo de 5 años y mínimo tres años. Los objetivos estratégicos sirven para definir el futuro del negocio. Sobre los objetivos generales de una empresa: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Consolidación del patrimonio. Mejoramiento de la tecnología de punta. 3. Crecimiento sostenido. Reducción de la cartera en mora. Integración con los socios y la sociedad Capacitación y mejoramiento del personal Claridad en los conceptos de cuales son las áreas que componen la empresa. 8. Una solución integral que habrá así el camino hacia la excelencia. MEDIANO PLAZO: son los objetivos tácticos de la empresa y se basan en función al objetivo general de la organización. También son llamados los objetivos tácticos ya que son los objetivos formales de la empresa y se fijan por áreas para ayudar a ésta a lograr su propósito CORTO PLAZO: son los objetivos que se van a realizar en menos un periodo menor a un año, también son llamados los objetivos individuales o los objetivos operacionales de la empresa ya que son los objetivos que cada empleado quisiera alcanzar con su actividad dentro de la empresa. Así, para que los objetivos a corto plazo puedan contribuir al logro de los objetivos a plazos intermedios y largo, es necesario establecer un plan para cumplir con cada objetivo y para combinarlos dentro de un plan maestro que deberá ser revisado en términos de lógica, consistencia y practicabilidad. IMPORTANCIA DE LOS OBJETIVOS Los objetivos organizacionales dan a los gerentes y a los demás miembros de la organización importantes parámetros para la acción en áreas como: 1. Guía para la toma de decisiones: una parte importante en la responsabilidad de los gerentes es tomar decisiones que influyen en la operación diaria y en la existencia de la organización y del personal de la misma. Una vez que los gerentes formulan los objetivos organizacionales, saben en qué dirección deben apuntar. Su responsabilidad se convierte, pues, en tomar las decisiones que lleven a la empresa hacia el logro de sus objetivos. 2. Guía para la eficiencia de la organización: dado que la ineficiencia se convierte en un costoso desperdicio del esfuerzo humano y de los recursos, los gerentes luchan por aumentar la eficiencia de la organización cuando sea posible. La eficiencia se define en términos de la calidad total del esfuerzo humano y de recursos que una empresa invierte para alcanzar sus objetivos. 3. Guía para la coherencia de una organización: el personal de una organización necesita una orientación relacionada con su trabajo. Si los objetivos de la empresa se usan como actividad productiva, la toma de decisiones de calidad y la planeación efectiva. 4. Guía para la evaluación de desempeño: el desempeño de todo el personal de una empresa debe ser evaluado par medir la productividad individual y determinar lo que se puede hacer para aumentar. Los objetivos organizacionales son los parámetros o criterios que deben utilizar como base de estas evaluaciones. Los individuos que aportan más al cumplimiento de los objetivos organizacionales deben ser considerados como los miembros más productivos de ella. Las recomendaciones específicas para aumentar la productividad deben incluir sugerencias sobre lo que los individuos pueden hacer para contribuir a que la empresa se dirija hacia el alcance de sus objetivos. ESTACLECIMIENTO DE OBJETIVOS ORG. A los gerentes de hoy se les pide comúnmente fijar objetivos para sí mismos, para sus departamentos y para sus empleados. Los 3 pasos principales que un gerente debe seguir para desarrollar una serie de objetivos de la organización se presentan a continuación: 1. Determinar la existencia de cualquier tendencia del entorno que pueda significativamente influir en la operación de la organización. 2. Realizar una serie de objetivos para la empresa como un todo. 3. Realizar una jerarquía de objetivos de la organización. Estos 3 pasos están interrelacionados y por lo general requieren información de diferentes personas, de diferentes niveles y de diferentes secciones operativas de la empresa. PARAMETROS La declaración de objetivos de calidad, como todos los bienes desarrollados para los humanos, varía drásticamente. Aquí hay unos parámetros generales que los gerentes pueden utilizar para aumentar la calidad de sus objetivos. Permita que los responsables de alcanzar los objetivos tengan voz en fijarlos. Relacione los objetivos a acciones específicas cuando quiera que fuere necesario. Especifique los objetivos lo mejor posible. Señale los resultados esperados. Fije metas suficientemente altas para que los empleados tengan que luchar por cumplirlas, pero no tan altas que los empleado se den por vencidos. Especifique cuándo se espera que se alcancen los objetivos. Fije objetivos sólo en relación con otros objetivos de la organización. Escriba los objetivos clara y simplemente. METODOLOGIAS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS A lo largo de la historia se han publicado muchas metodologías que ayudan a las personas a plantear bien los objetivos, a continuación presentamos las cuatro más populares: 1. 2. 3. 4. Los objetivos SMART Los objetivos PURE Los objetivos CLEAR Las 5S de Chaffey y Smith OBJETIVOS SMART La palabra SMART —que significa inteligente en inglés— es un acrónimo de specific, measurable, achievable, result-based y time -related. 1. Específicos: Los objetivos deben ser concretos. Deben definirse de manera explícita e inequívoca, sin ningún tipo de ambigüedad. Consejo: Un buen punto de partida es la definición de objetivos basados en las seis preguntas básicas (quién, qué, cuándo, dónde, por qué, cómo). 2. Mensurables: Los objetivos deben incluir criterios que ayuden a evaluar los avances realizados y si se han logrado los objetivos. 3. Alcanzables: Las metas deben ser realistas, pero, a la vez, representar objetivos demasiado fáciles o demasiado difíciles pueden desmotivar a las partes interesadas. 4. Pertinentes: Los objetivos deben ser significativos. Deben contribuir a la realización de la declaración de intenciones que se haya establecido para la facilitación del comercio. 5. Con plazos establecidos: Los objetivos deben ajustarse a un marco temporal. A tal efecto, los objetivos pueden incluir plazos. Consejo: La definición de un marco temporal puede ser útil incluso antes de definir una meta. Las partes interesadas deberían empezar por responder la pregunta: ¿qué podría lograrse en este período de tiempo determinado?. OBJETIVOS PURE Al igual que la anterior metodología, los objetivos PURE —puro en inglés— son un acrónimo de positively stated, understood, relevant y ethical. Esta técnica, a diferencia de la anterior que es muy pragmática, se enfoca en aspectos más filosóficos para la definición de los objetivos. Lo que propone el método PURE es una revisión de las metas enunciadas desde los cuatro ángulos que componen su acrónimo: 1. POSITIVELY STATED (ENUNCIADOS EN POSITIVO): Para crear objetivos válidos es preferible describir lo que se quiere obtener y no lo que se quiere evitar. Según la metodología, formular un objetivo en positivo es más constructivo y motivador para los equipos de trabajo. 2. UNDERSTOOD (ENTENDIBLE): Cada objetivo plasmado en el plan debe quedarle claro a cada miembro de la empresa. Si alguno de los integrantes del grupo no comprende uno de los objetivos al leerlo, este se debe reformular. Los líderes deben garantizar que las metas sean enunciadas de forma concisa. 3. RELEVANT (RELEVANTE): Los buenos objetivos tienen una relación directa con la compañía, el entorno y las circunstancias. La relevancia es una cualidad muy importante, porque es la encargada de revisar cuan estrecha es la relación entre los objetivos y los problemas que se enfrentan a diario. Los objetivos relevantes tienen una relación vinculante con la realidad del negocio, son cercanos y próximos. 4. ETHICAL (ÉTICO): La ética es un componente prioritario para la definición de los objetivos. Muchas organizaciones, afortunadamente, han emprendido un viaje sin retorno hacia la sostenibilidad y el respeto por el entorno; razón por la cual la ética se ha ganado un espacio dentro de los objetivos corporativos. OBJETIVOS CLEAR La tercera de las técnicas para definir objetivos también es un acrónimo. Los objetivos CLEAR —que significa claro en inglés— son la combinación de challenging, legal, enviromentally sound, apropiatte y recorded. Es muy parecida a las dos anteriores porque lo que busca es la validación de los objetivos a partir de las cinco características descritas por el acrónimo: 1. CHALLENGING (DESAFIANTE): Los objetivos desafiantes son aquellos cuyo resultado tiene un alto valor para la compañía y exigen un gran esfuerzo. Algunos teóricos del marketing toman la C de CLEAR como collaborative (colaborativo), dándole un doble significado a la característica que comienza el acrónimo para afirmar que los objetivos claros deben además tener un componente de construcción colaborativa. 2. LEGAL (LEGAL): Cada objetivo debe estar regido por el marco legal del lugar en el que se llevarán a cabo las acciones para conseguirlo. En algunos textos la L también tiene una doble connotación, al asociarla con limited (limitado) que tiene la intención de ponerle un limite al alcance, recursos y tiempo invertido. 3. ENVIROMENTALLY SOUND (inofensivo para el ambiente): La sostenibilidad es un área primordial para las empresa actuales; es por esto que se debe tomar en cuenta cuando se definen las metas. Los objetivos claros son aquellos que miden el impacto de las acciones sobre el entorno en el que se desenvuelve la organización. La E del acrónimo también es definida como emotional (emocional), refiriéndose a que cada propósito debe tener una conexión emocional con el entorno. 4. APROPIATTE (apropiado): Los objetivos válidos siempre son coherentes, los unos con los otros. La mayoría de compañías acumulan un buen número de objetivos en su plan, es por esto que deben validar que los unos sean congruentes con los otros, para evitar escenarios contradictorios. 5. REFINABLE (optimizable): Los objetivos nunca deben ser tallados en piedra. Con esto queremos decir que los negocios pueden permitirse que estos evolucionen. Es muy importante que quienes redacten los objetivos puedan refinarlos y optimizarlos, para mantenerlos vigentes y acorde con la evolución del mercado. LAS 5S DE CHAFFEY Y SMITH La idea que proponen es revisar las necesidades de la empresa en los cinco frentes y, a partir de esto, definir los objetivos que se perseguirán. Las 5 S de Chaffey y Smith son: 1. SELL (VENDER): Todas las organizaciones se deben proponer objetivos de venta para mejorar sus ingresos y ampliar los esfuerzos comerciales. Es por esto que cuando se redacten las metas se debe abrir un espacio para los objetivos comerciales. 2. SERVE (SERVIR): Servir es tan importante como vender. Las compañías deben fijarse objetivos de servicio antes, durante y despues de la venta; para con esto agregar valor a la propuesta. 3. SPEAK (HABLAR O COMUNICAR): Los negocios deben fijarse objetivos que permitan un acercamiento con los clientes para conversar, obtener retroalimentaciones y emitir mensajes. 4. SAVE (AHORRAR): Las empresas tienen que explorar la posibilidad de fijarse objetivos que les permitan ahorrar esfuerzos y recursos. El ahorro en costos es una buena fuente de inspiración para crear metas. 5. SIZZLE (IMPACTAR O ASOMBRAR): Cada organización debe proponerse extender su marca y reforzar sus valores. Los objetivos de impacto ayudarán a generar conciencia, reconocimiento y participación de la marca en el mercado. T.1.4 CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS ¿COMO LOGRAR EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS? Para poder cumplir con los objetivos establecidos en una organización, empresa, negocio, se deben tomar en cuenta los siguientes puntos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. ESTABLECE OBJETIVOS QUE MOTIVEN DEFINE OBJETIVOS INTERMEDIOS Y FIJA PLAZOS ORGANIZA LLUVIA DE IDEAS REUNE LOS RECURSOS NECESARIOS APOYATE EN AYUDAS VISUALES MIDE EL ÉXITO ENFOCATE RECONOCE LOS LOGROS ESTABLECE OBJETIVOS QUE MOTIVEN Aunque parezca demasiado obvio, establecer objetivos que realmente motiven a los involucrados es un tema muy importante que resulta crucial al momento de alcanzar los objetivos o no. La razón es porque muchas veces los encargados de recursos humanos trazan objetivos para sus equipos sin investigar si tales objetivos son significativos, relevantes o importantes. La motivación es clave para lograr cualquier cosa y cuando un objetivo no es motivante es dejado a un lado, carece de compromiso y las probabilidades de que sea alcanzado son muy bajas. Establece objetivos que representen un reto y que sean considerados una prioridad, para esto puedes comenzar por preguntarte por qué este objetivo es tan valioso e importante. DEFINE OBJETIVOS INTERMEDIOS Y FIJA PLAZOS Uno de los más grandes errores que los profesionales cometen es definir objetivos tan grandes que resulten inalcanzables. Un consejo valioso para ayudarte a alcanzar los objetivos que estableces es dividirlos en metas intermedias que te permitan llevar un mayor control sobre ellos. Con esto podrás observar como poco a poco se logra todo aquello que te propones al mismo tiempo que te motivas y motivas a quienes te rodean. Esto sin olvidar hacer un seguimiento y fijar plazos para observar un avance del progreso ORGANIZA LLUVIA DE IDEAS Una buena estrategia para garantizar que los objetivos trazados se alcancen es organizando una lluvia de ideas con todos los involucrados. Organizar sesiones de lluvias de ideas te permite compartir estrategias con todo tu equipo al mismo tiempo que todos logran familiarizarse con los objetivos trazados. APOYATE EN AYUDAS VISUALES Los recursos audiovisuales son una fuente de información valiosa en casi todos los aspectos de un negocio. Las ayudas visuales como los gráficos o dibujos que demuestren tu progreso y avance de los objetivos son de gran ayuda para mantenerte a ti y a tu equipo encaminado a trabajar por tales objetivos. Actualmente, existen herramientas tecnológicas y software para establecer objetivos que te ofrecen este tipo de material de manera automática y te permite compartirlo con todos los miembros de tu equipo o colaboradores. MIDE EL ÉXITO Como gerente de recursos humanos, es importante que encuentres maneras de medir si realmente se alcanzan los objetivos que estableces. Esto te ayuda a identificar problemas con anticipación, supervisar el rendimiento de las actividades, observar el progreso de los objetivos, etc. ENFOCATE Para lograr los objetivos que estableces, es importante que te mantengas enfocado en ello. Cuando un negocio es grande y tiene muchos empleados a los cuales hacer seguimiento, puede ser cuesta arriba para los responsables de recursos humanos mantener un enfoque en los objetivos trazados. Sin embargo, es importante que trabajes duro y tanto tú como todos los miembros de la empresa se mantengan en el camino para alcanzar los objetivos. RECONOCE LOS LOGROS Reconocer el éxito y los objetivos alcanzados es importante ya que motiva a seguir trabajando y luchando por alcanzar todo aquello que te propones. Someterte a una fuerte presión y castigarte todo el tiempo por no alcanzar un objetivo puede ser destructivo. Recuerda que siempre hay una oportunidad para comenzar a hacer las cosas bien y lograr todos los objetivos que estableces. Lograr los objetivos definidos en tu empresa es una actividad sumamente importante. Tomando en cuenta estos consejos para lograr objetivos tendrás un mapa a seguir que aumentará tus posibilidades de lograr buenos resultados. De igual manera, hoy en día también puedes apoyarte en la tecnología y software para establecer objetivos, como por ejemplo el software de talento humano Success Factors.
