FGDC-012 MatrizdeCaracterizacindelProcesodeSeguimientoyControl 7

UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
CÓDIGO:
FGDC-012
VERSIÓN: 05
EMISIÓN:
15/07/2019
MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Fecha de Actualización del contenido
02/10/2019
NOMBRE DEL PROCESO:
Seguimiento y Control
RESPONSABLE
DEL PROCESO:
Jefe Unidad de Control Interno
OBJETIVO DEL PROCESO:
Asegurar, por medio de evaluaciones, seguimientos y acompañamientos, el
cumplimiento oportuno y eficiente de la normatividad vigente en la
Insitución.
ALCANCE:
Este proceso aplica para todos los proceso de la Institución e incluye las actividades
de valoración del riesgo, acompañamiento y asesorias, evaluación y segumiento,
fomento a la cultura de control y relaciones con Entes Externos.
INSUMO
(ENTRADA)
PROVEEDOR
Plan de Desarrollo
Planes Operativos Anuales de los
procesos
Proceso Planeación Institucional
Planes de Mejoramiento de los procesos
Procesos del SIGEC
Informes de Auditorias Internas y
Externas
Proceso de Seguimiento y Control
ICONTEC
Organos de Control
Peticiones, Reclamos, Sugerencias y
Denuncias
Proceso de Gestión de la Calidad
Normatividad interna y externa aplicable
Ministerio de Educación Nacional
Ministerio del Trabajo
Organos de Control (Contralorias,
Contaduria, etc)
Departamento Administrativo de la
Función Publica.
Diagnostico del contexto de la Institución
Planeación Institucional
Informe Ejecutivo Anual de Control
Interno
Proceso de Seguimiento y Control
Mapa de Riesgos de los procesos
Procesos del SIGEC
Riesgos referidos del contexto de la
Institución
Planeación Institucional
Seguimiento y Control
Plan Operativo Anual del proceso de
Seguimiento y Control
Proceso de Seguimiento y Control
Plan Operativo Anual de los procesos del
SIGEC
Proceso Planeación Institucional
Programa Anual de Auditoria
Proceso de Seguimiento y Control
Planes de Mejoramiento de los procesos
Procesos del SIGEC
Planes de mejoramiento producto de la
autoevaluación de los programas
académicos
Planes de mejoramiento producto de las
recomendaciones de acreditación
Institucional
Servicios no conformes de los procesos
ACTIVIDADES
RESPONSABLE
PRODUCTO
(SALIDA)
CLIENTE/USUARIO
Plan Operativo Anual del
proceso de Seguimiento y
Control
PLANEAR
Planificar las actividades del proceso
de seguimiento y Control.
Líder Proceso Seguimiento y
Control
Procesos del SIGEC
Equipo de mejoramiento
Seguimiento y Control
Programa Anual de Auditoria
Informe Seguimiento al SIGEC
Comité de acreditación y curridulo de
los programas
Comité de Acreditación Institucional
Procesos Misionales y Gestión del
Bienestar Institucional
Informes de Auditorias Internas y
Externas
Proceso de Seguimiento y Control
ICONTEC
Organos de Control
Plan Anual de Seguridad y Salud en el
Trabajo
Gestión de la Calidad
Requerimientos de los Organos de Control
Contraloria General de la Republica y
del Departamento de Córdoba
Contaduria General de la Nación
Procuraduria General de la Nación
Consolidado de Acciones
Correctivas, Preventivas y de
Mejoras
Valorar los Riesgos Institucionales
Actas de Acompañamiento e
Inspección
Prestar asesorias y acompañamiento
Realizar evaluación y seguimiento a
los procesos Institucionales
HACER
Líder Proceso Seguimiento y
Control
Fomentar la cultura de control
Controlar la respuesta de los
requerimientos de los Entes Externos
Seguimiento a Planes de
Mejoramiento que se generan en la
Institución
Equipo de mejoramiento
Seguimiento y Control
Seguimiento a los
compromisos del Comité
Directivo
Listas de Asistencias de
Asesorias
Informes de Auditorias
Informe a los requerimientos
de los Entes Externos
Informe de Avance Plan de
Mejoramiento con entes
Externos
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio web del Sistema de Control Documental del SIGEC asegúrese que ésta es la versión vigente
Procesos del SIGEC
Rector
Organos de control
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
CÓDIGO:
FGDC-012
VERSIÓN: 05
EMISIÓN:
15/07/2019
MATRIZ DE CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
Fecha de Actualización del contenido
Informe Seguimiento al SIGEC
Proceso de Seguimiento y Control
Programa Anual de Auditoria
Proceso de Seguimiento y Control
Informe de Auditoria
Proceso de Seguimiento y Control
Informe de Auditoria
Proceso de Seguimiento y Control
Registro para las Correcciones, Acciones
Correctivas, Preventivas y de Mejora
VERIFICAR
Verificar el cumplimiento del objetivo
del proceso a través de los
indicadores de Gestión del proceso
Analizar los resultados de los
indicadores de Gestión del proceso
ACTUAR O
AJUSTAR
Proceso de Seguimiento y Control
Ejecutar las acciones correctivas,
preventivas y de mejora, resultado
del analisis de información
Líder Proceso Seguimiento y
Control
Equipo de mejoramiento
Seguimiento y Control
Líder Proceso Seguimiento y
Control
Equipo de mejoramiento
Seguimiento y Control
02/10/2019
Proceso Planeación
Institucional.
Indicadores de Gestión del
Proceso
Definición de Planes de
Mejoramiento producto del
análisis de los datos
Planes de Mejoramiento
Ejecutados
No conformidades cerradas
Rector
Proceso de Gestión de
la Calidad
Proceso de
Seguimiento y Control
Proceso de Gestión de
la Calidad
REQUISITOS DEL PROCESO
Legales y
Reglamentarios.
NTC ISO 14001:20015
NTC ISO 9001:2015
Componentes del Modelo Estándar de
Control Interno.
Características del
proceso de
Autoevaluación de
Programas de Pregrado.
(Lineamientos CNA)
4.4 Sistema de Gestión
Ambiental
6.1.1 Acciones para
abordar riegos y
oportunidades –
Generalidades
7.3 Toma de conciencia
Se encuentran
identificados en el
Normograma
Institucional Proceso
de Gestión Legal
7.5 Información
documentada
8.1 Planificación y
control operacional
9.1.1 Seguimiento,
medición, análisis y
evaluación –
Generalidades
4. Contexto de la organización
6.1 Acciones para tratar riesgos y
oportunidades
6.3 Planificación de los cambios
7.3 Toma de Conciencia
7.5 Información documentada
8.7 Control de los elementos de salida del
proceso, los productos y los servicios no
conformes
9.1 Seguimiento, medición, análisis y
evaluación
9.1.1 Generalidades
9.1.2 Satisfacción del cliente
9.1.3 Análisis y evaluación
9.2 Auditoría interna
10. Mejora
CARACTERÍSTICA Nº
22. Evaluación y
autorregulación del
programa
1. Ambiente de Control
2. Evaluación del Riesgo
3. Actividades de Control
4. Información y Comunicación
5. Actividades de Monitoreo
9.2 Auditoria Interna
Características del
proceso de
Autoevaluación
Institucional.
(Lineamientos CNA)
Características del proceso de
Autoevaluación de Maestrías y
Doctorados
(Lineamientos CNA)
Del usuario
Característica 25:
Administración, Gestión
y Funciones
institucionales.
Aspecto 3.
1. Información
a) Estrategias
9.4.4 Aseguramiento de la Calidad y
verificable sobre la
verificables de
Mejora continua
existencia y aplicación
seguimiento, evaluación
de procedimientos y
y mejoramiento
b) estrategias y evidencias de
mecanismos de control,
continuo y gestión
seguimiento a dicha evaluación
seguimiento y
de la innovación de los
evaluación de la gestión
procesos y logros del
programa, así como de
2. Información
su pertinencia y
verificable sobre los
relevancia social.
resultados de los
ejercicios de auditoría
interna sobre la gestión
de la institución
*Objetividad
*Imparcialidad
*Comunicación
*Coherencia
*Oportunidad
10. Mejora
RIESGOS Y OPORTUNIDADES DEL PROCESO
PROCEDIMENTOS Y FORMATOS ASOCIADOS AL PROCESO
Riesgos: se encuentran identificados en el Mapa de Riesgos del Proceso.
Oportunidades: se encuentran identificadas en el análisis del contexto del Proceso.
Se encuentran identificados en el Sistema de Control Documental del SIGEC.
RECURSOS REQUERIDOS PARA EL PROCESO
INDICADORES DE PROCESO
Los recursos de talento humano se encuentran identificados en la planta de personal y en el manual de funciones de la Universidad,
Se encuentran identificados en el sistema de control documental asociados al proceso respectivo en la casilla otros
la infraestructura y ambiente de trabajo en el Panorama de Riesgos Institucional. (Proceso de Gestión y Desarrollo del Talento
documentos
Humano)
Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio web del Sistema de Control Documental del SIGEC asegúrese que ésta es la versión vigente