UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIA NATURALES Y MATÉTICA ESCUELA DE QUÍMICA Licenciatura en Ciencias Químicas FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS UNIDAD IV ANÁLISIS Y ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS Profesor: Orlando Canjura Urrutia Ciudad Universitaria, mayo de 2019 UNIDAD 4: ANÁLISIS RIESGOS. Y ADMINISTRACIÓN DE OBJETIVO: Aplicar los conceptos de análisis de riesgos en la toma de decisiones en proyectos de interés químico. 1.- TEORÍA DEL RIESGO. CONCEPTOS BÁSICOS Todo proyecto tiene riesgos, ¿Por qué se dejan de lado? Cuestan más de lo presupuestado! Iniciaron más tarde de lo esperado! No cumplen con los objetivos esperados! Resultados negativos! “Los riesgos del proyecto proceden de acontecimientos que, de ocurrir, pueden tener un efecto negativo o positivo sobre los objetivos del proyecto. Los riesgos tiene una causa, y si se producen, un impacto. El riesgo incluye una amenaza para el cumplimiento de los objetivos del proyecto y, a la vez, una oportunidad de mejora de estos objetivos”. ST CO OS Impacto del Riesgo Se busca establecer el impacto que el evento riesgoso ocasionará sobre el proyecto => S Riesgo se conoce la probabilidad de ocurrencia del evento. EM PO NO se conoce la probabilidad de ocurrencia del evento. TI Incertidumbre CALIDAD ALCANCE Procesos fundamentales en la gestión del riesgo: 1. Planificación de Riesgos: Definición del tratamiento y procesado de los riesgos que se va a realizar en el proyecto. 2. Identificación de Riesgos: Identificación de los que podrían afectar al proyecto y documentación de las características de los mismos. 3. Evaluación de los Riesgos: Se ha de realizar un análisis cualitativo con objeto de establecer el grado de prioridad de cada uno de ellos. 4. Cuantificación de Riesgos: Evaluación cuantificada de cada uno de los riesgos, para determinar las posibles consecuencias. En verdad, este punto debería de tener como resultado el punto anterior, pues ayudará a determinar prioridades. 5. Definición de Respuestas ante Riesgos: Definición de las respuestas posibles a las oportunidades y a las amenazas identificadas. 6. Seguimiento y Control de Riesgos. Gestión de todos los cambios en los riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Plan de gestión de riesgos Define la toma de decisiones respecto a los riesgos en consonancia con los criterios organizacionales, disponibilidad de recursos, definición de las fuentes de información, seleccionando de las técnicas apropiadas para todo ello. Como entrada está el plan de proyecto, que incluye el alcance, planificación temporal y económica. Desde un punto de vista superior, el aspecto organizacional podrá determinar la categorización de los riesgos, el enfoque corporativo para cada uno de ellos si existe (niveles admisibles de tolerancia), o roles y responsabilidades fijados en la organización de antemano. La gestión de riesgos está íntimamente relacionada con el factor humano, no sólo por ser una fuente de generación de incertidumbre, sino porque las personas pondrán en evidencia su existencia, los evaluarán y propondrán las acciones correctivas. La identificación de riesgos determinará cuales pueden afectar al proyecto, documentando sus características. El registro de riesgos es una plantilla estandarizada con campos establecidos, útiles para gestionar la información sobre los riesgos. Ello normaliza, agiliza y acota los riesgos identificados, y establece su: a) Categorización, y b) Probabilidad e impacto. Todos los riesgos tendrán una probabilidad de ocurrir o no, y un determinado impacto si se llegan a producir. VALOR ESPERADO Se calcula el valor esperado en función de los distintos escenarios posibles de un riesgo. Valor esperado = (Probabilidad de ocurrencia)( Impacto) Ventajas del método del valor esperado No existe ambigüedad en el análisis (cálculos aritméticos). El modelo será confiable dado la fiabilidad de las variables de entrada del modelo. ACTITUD FRENTE AL RIESGO Perfil de Riesgo Amantes al Riesgo El individuo aceptará juegos justos y otros en los que las chances de ganar sean menores a las de un juego justo. Adversos al Riesgo Preferencia por jugar seguro, Se elige un proyecto seguro ante otro más inseguro. No todos reaccionamos igual frente a un mismo riesgo Juego Justo: Deja al jugador en un valor de beneficio esperado igual a CERO. PROCESOS DE LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO PLANEAMIENTO DEL RIESGO IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO ANÁLISIS CUALITATIVO DEL RIESGO CONTROL Y “Administración ANÁLISIS MONITOREO del RIESGO” CUANTITATIVO DEL RIESGO DEL RIESGO PLANEAMIENTO DE LA RESPUESTA AL RIESGO PLANIFICACIÓN DEL RIESGO Planificación • INSUMOS – Documento de autorización (Charter) – Política de administración del riesgo – Tolerancia al riesgo – Estructura de división del trabajo (EDT) • HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS – Reuniones de planificación • RESULTADOS – Plan de administración del riesgo Planificar la Gestión de Riesgos a) b) c) d) e) f) Entradas(inputs): Enunciado del Alcance del Proyecto Plan de Gestión de Costos Plan de Gestión del Cronograma Plan de Gestión de las Comunicaciones Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organización Herramientas y Técnicas: Reuniones de Planificación y Análisis Salidas (outputs): Plan de Gestión de Riesgos COMPONENTES DEL PLAN DE RIESGO 1. 2. 3. 4. Metodología Roles y Responsabilidad de los stakeholders Presupuesto para admin. riesgo Periodicidad del proceso de administración de riesgo en cada etapa del ciclo del proyecto 5. Puntuación 6. Tolerancia 7. Comunicación 8. Procesos de backup. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO Identificación • INSUMOS – Plan de administración de riesgo – Resultados de los otros procesos del proyecto – Categorías de riesgo – Información histórica • HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS – Revisión de documentación – Brainstorming, entrevistas, FODA, Delphi – Checklists • RESULTADOS – Listado de Riesgos – Cambios en otras áreas del proyecto IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO Entradas: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) Plan de Gestión de Riesgos Estimaciones de Costos de las Actividades Estimaciones de la Duración de la Actividad Línea Base del Alcance Registro de Interesados Plan de Gestión de Costos Plan de Gestión del Cronograma Plan de Gestión de Calidad Documentos del Proyecto Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organización IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO Herramientas y Técnicas: Revisiones de la Documentación Técnicas de Recopilación de Información Análisis de las Listas de Control Análisis de Supuestos Técnicas de Diagramación Análisis SWOT (DAFO o FODA, Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) g) Juicio de Expertos a) b) c) d) e) f) Salidas: Registro de Riesgos CHECKLISTS = Plantillas de revisión Incendio Tormenta Paro del personal No se cumple con la calidad No se cumple con el plazo Se gasta más del presupuesto Falla el abastecimiento de materias primas Falta el financiamiento previsto en el plan Falta liderazgo para coordinar equipos Cambian las normativas legales El contratista no finaliza las obras a tiempo La agenda inicial es irreal Falta capacitación del personal Falla la comunicación entre el equipo de trabajo Controles de calidad inadecuados Falta soporte técnico CATEGORÍAS DE RIESGO Riesgo Técnico: asociado a nuevo diseño Riesgo relacionado con la administración de proyectos: malas prácticas. Riesgo Organizacional: conflictos dentro de la empresa Riesgo Externo: fuera de la organización RIESGO DE LOS STAKEHOLDERS (AFECTADOS) Stakeholder Rol Riesgos asociados Clientes Comprar producto final No les guste el producto final Proveedores Entregar bs. intermedios No entregar en tiempo y forma Inversores Financiar el proyecto No desembolsar los recursos Bancos Financiar el proyecto Quiebra el Banco Administrador Coordinación general Falta de liderazgo Equipo de trabajo Implementación Falta de comunicación Ciudadanos Evitar daños ecológicos Demandar a la empresa Gobierno Fijar las reglas de juego Cambiar las normativas legales “Se evaluarán los riesgos del proyecto” “Riesgos del proyecto pueden ser oportunidades para otros” RIESGOS DEL PROPIETARIO Riesgo Consecuencia Falta de Especialización Mayor Tiempo, costos adicionales (duplicación). Falta de Conocimientos Técnicos No cumple la mínima calidad aceptable. Falta de Tiempo Deficiente labor de los trabajadores al no ser controlados, esto significa mayor costo, tiempo y problemas de calidad. RIESGOS DEL CONTRATISTA Riesgo Consecuencia Subvaluar los costos reales Pedir fondos adicionales, para finalizar las tareas pendientes. Abandono de tareas Problemas al propietario. No respetar las cláusulas de confidencialidad Conocimiento externo de la información privada de la empresa. RIESGOS EN EL CICLO DE VIDA Principal causa de riesgo: Problemas de financiamiento y desvíos presupuestarios. •Sesgo de expertos •Falta de consenso para definir correctamente el problema •Falta de tiempo para evaluar correctamente la factibilidad •Fallas de diseño •Incoherencia entre calidad y recursos •Agenda irreal •Falta comunicación •No participan los operarios en el presupuesto •No se destina •Cambian los gustos tiempo para el •Falla control de proceso de cierre calidad •Duplicación de costos •Contratista inexperto •Falta soporte técnico •Accidente climático •Retrasos en construcción de obras Si el administrador tiene claro el momento donde pueden ocurrir los riesgos, podrá tomar medidas preventivas o correctivas a tiempo para evitar mayores problemas en el futuro. MATRIZ CAUSA-CICLO DEL RIESGO Causas de riesgo Mal clima Incendio Terremoto Falta financiación Bajo margen Baja rotación x x x x x x x x x x x Mala Planificación Falta liderazgo Falta capacitación Falta control Tipo de cambio Inflación Competencia Caída de demanda Guerras x x x Cambia legislación x 4. Cierre x Opinión pública x x Gobierno débil x x x 3. Ejecución x x x x 2. Planificac. x x 1. Concepción x Ciclo de vida Financiera Natural Proyecto Económica Política ANÁLISIS CUALITATIVO DEL RIESGO Análisis Cualitativo • INSUMOS – Plan de administración de riesgo – Riesgos identificados – Estado del proyecto en el ciclo de vida – Escalas de probabilidad e impacto • HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS - Matriz de riesgo probabilidad-impacto • RESULTADOS – Priorización de riesgos – Listado de riesgos que requieren mayor análisis – Plantillas para futuros análisis cualitativos ANÁLISIS CUANTITATIVO DEL RIESGO • INSUMOS – Plan de administración de riesgo – Identificación de riesgos – Priorización de riesgos – Listado de riesgos que requieren mayor análisis – Información histórica • HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS – Entrevistas – Árbol de decisión – Análisis de sensibilidad – Simulación de Montecarlo • RESULTADOS – Priorización de riesgos cuantificados – Probabilidad de cumplir con costos y tiempos – Plantillas para futuros análisis cuantitativos Análisis Cuantitativo ANÁLISIS CUALITATIVO VS CUANTITATIVO Método cualitativo Método Cuantitativo Pueden ser datos numéricos o no Utiliza valores de numéricos: ¿cuánto? No realiza aritméticas. Realiza operaciones aritméticas, estimando el impacto y probabilidad de ocurrencia. operaciones Determina el nivel general de riesgo del proyecto y confecciona listas con ranking de riesgos. datos Indica el nivel de riesgo que se está manejando en el proyecto. Aspecto humano en relación con la gestión del riesgo Puede ser desconcertante que la mayoría de personas se sientan cómodas dando valores deterministas que ofreciendo estimaciones bajo un cierto rango de incertidumbre. Ya sea por la complejidad de estimar, o por el compromiso que se adquiere, recabar información de calidad no es tarea fácil. Esto provoca que en ocasiones se trate de eludir esta práctica en la cadena administrativa. Realizada correctamente, se puede identificar 3 tipos de incertidumbres: Incertidumbre de estimación o error: siempre 100% probable, aunque las menores. Incertidumbre basada en ambigüedades y no sujeta a cambios, pero habrá algunas que serán necesarias. TÉCNICAS DE ENTREVISTAS VENTAJAS Consume poco tiempo Requiere pocos recursos DESVENTAJAS No distinguir entre la información “buena” y la “poco confiable” Poca cooperación de los entrevistados. Principales desvíos o sesgos de las partes DEL ENTREVISTADOR Elección de expertos incorrectos Influenciar al entrevistado DEL ENTREVISTADO Respuestas Falsas Cambio de opinión CALIFICACIÓN DEL RIESGO Si tenemos valores numéricos: Puntaje de Riesgo = (Probabilidad de ocurrencia) x (Impacto) Si no, utilizamos un gráfico con los estados de riesgo. Probabilidad Alta ? Alta Priorida d Baja Prioridad ? Difícil estimar Baja Bajo Impacto Alto SIMULACIÓN DE MONTE CARLO Simula los resultados que puede asumir el valor esperado a través de la asignación aleatoria de un valor a cada variable crítica influyente. Ventajas del método Monte Carlo Brinda el valor más probable y su distribución de probabilidad. Provee un análisis muy riguroso dado el número de variables independientes consideradas. CONVERGENCIA DE SENDEROS Se utiliza en el contexto del análisis de riesgo de agenda. Un sendero es el camino de una secuencia de actividades desde su fecha de inicio hasta su finalización. La probabilidad de que se retrase un proyecto aumenta a medida que existe mayor cantidad de actividades o senderos críticos. No necesariamente, debemos centrar todo el análisis en la ruta crítica, hay que analizar el riesgo implícito en los senderos de convergencia. Para ello… MONTE CARLO PLAN DE RESPUESTA AL RIESGO Respuesta al Riesgo INSUMOS – Plan de administración de riesgo – Priorización de riesgos – Probabilidad de cumplir con costos y agenda – Tolerancia del riesgo – Propietarios del riesgo – Causas de riesgo HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS Evitarlo Transferirlo Mitigarlo Aceptarlo RESULTADOS Plan de respuesta al riesgo Riesgos residuales y secundarios Reservas para contingencias TIPOS DE RESPUESTA AL RIESGO Las estrategias generales de respuesta se pueden agrupar en 4 categorías: 1. Evasión: cambiar condiciones originales realización del proyecto. las de 3. Atenuación: disminuirlo mediante diversificación de inversión o reducción de la probabilidad. 2. Transferencia: el riesgo será de responsabilidad de un tercero. 4. Aceptación: son los no evitados, no transferidos y otros. SELECCIONAR RESPUESTAS AL RIESGO Criterios para la selección de cada respuesta SELECCIÓN DE RESPUESTAS AL RIESGO EVASIÓN Evaluamos alternativas en las que es posible evitar riesgo. TRANSFERENCIA Examinar la posibilidad de transferirlo a terceros REDUCCIÓN ACEPTACIÓN Analizar la estrategia de atenuación del riesgo Aceptar los riesgos residuales TIPO DE RESPUESTA ELEGIDA FACTORES A CONSIDERAR Naturaleza del riesgo - esporádico o recurrente, conocido o desconocido Probabilidad de ocurrencia e impacto Docilidad del riesgo - fácil de controlar o no Recursos de la empresa Beneficios y costos de cada estrategia Riesgos residuales y secundarios RIESGO RESIDUAL: riesgo que subsiste después de haber implementado la respuesta. Debe ser aceptado y administrado para verificar que se mantenga dentro de límites aceptables para el proyecto. Costo ($) Riesgo vs. Costos Costo estimado Nivel aceptable RIESGO RIESGOS SECUNDARIOS: son aquellos que se originan como consecuencia directa de la implementación de respuestas a otros riesgos. RESERVAS PARA CONTINGENCIAS Cantidad adicional de dinero o de tiempo que intenta reducir el impacto de las variaciones en costos, tiempo o performance, facilitando el logro de las metas del proyecto CRITERIOS Basados en la experiencia - % Distribución de Probabilidad LÍMITE DE RIESGO TOLERABLE EJEMPLO: Riesgo aceptable 10% z <= 0,90 Media = $20.000 DE = $300 En la tabla de distribución de la normal el valor más próximo es 0,8997 Buscando en la tabla de la Normal estándar z = 1,28 z = (C - media) / DE C = z x DE + media 10% C = 20.384 Reserva = z x DE Reserva para contingencia = 384 20.000 20.384 SEÑALES DE ALARMA Y ACTIVADORES Señales de Alarma Evento que nos indica alguna dificultad en nuestro proyecto. Activadores del plan de respuesta al riesgo Cuando las variables superan el nivel aceptable, se decide implementar las acciones para aliviar el impacto Nivel crítico de acción El valor que debe alcanzar la señal de alarma para que se ponga en marcha el plan de respuesta al riesgo. MONITOREO Y CONTROL DEL RIESGO ¿Qué es el control de riesgos? Tomar decisiones respecto del riesgo. Diferencia entre monitoreo y control Monitoreo: recopilación de información, observación y documentación de los riesgos. requiere de Control: función ejecutiva, que elige las estrategias de respuesta a nuevos riesgos, implementa acciones correctivas, redefine planes de respuesta o modifica los objetivos y planes del proyecto. Controlar es tomar decisiones para dominar los riesgos. Monitoreo y Control • INSUMOS – Plan de administración de riesgo – Plan de respuesta al riesgo – Cambios en el alcance • HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS – Auditorías a los planes de respuesta del riesgo – Revisiones periódicas de los riesgos – Análisis del valor ganado • RESULTADOS – Incorporar nuevos riesgos – Implementar acciones correctivas – Actualizar el plan de respuesta al riesgo – Base de datos de riesgo. Actualizar cheklists. REPORTE DE RIESGO Riesgo: Falta de financiamiento (01- F ) Riesgo nuevo : SI NO Área afectada : Finanzas Probabilidad según plan : Alta Probabilidad según reporte: Media Impacto según plan : Alto Impacto según reporte : Alto Explicación de las diferencias (si las hubiere): Se incorporó al proyecto un grupo de inversores con gran experiencia en estos proyectos y están dispuestos a garantizar un flujo de inversiones que permita llevar a cabo sin sobresaltos mayores las inversiones requeridas. La empresa está en conversaciones para la celebración de los contratos pertinentes. Estrategia aplicada EVASIÓN TRANSFERENCIA REDUCCIÓN ACEPTACIÓN ¿Sigue siendo la estrategia adecuada? SI NO ¿Por qué? Nuevos inversores disponibles Acción correctiva:Elaboración plan de respuesta para administración activa del riesgo. Actualización base de datos de riesgos. Cambios propuestos al plan de respuesta (si los hubiere): No corresponde Variación acumulada en costos ($): No corresponde Variación acumulada en la agenda : No corresponde. Responsable del informe : Lic. Pedro Arguello Fecha del informe : 24-10-04 RESUMEN Analizar los riesgos identificados del proyecto, seleccionar la mejor estrategia de respuesta y elaborar el plan de respuesta. Riesgos cuantificados y priorizados Responsables o custodios de riesgos Niveles aceptables de riesgo SELECCIÓN DE ESTRATEGIAS PLAN DE RESPUESTA 1. Prevención de riesgo 2. Mitigación del riesgo 3. Disparador del plan 4. Responsable del riesgo 5. Recursos a utilizar Evasión Transferencia Aceptación Reducción
