AUTOR: LIC. JOSE NOEL ARGUETA IGLESIAS CATEDRA: CONTABILIDAD FINANCIERA II TEMA: FOLLETO SOBRE CUENTAS POR COBRAR FECHA: 21 DE OCTUBRE DE 2003. CUENTAS POR COBRAR Concepto: son los derechos obtenidos por la entidad ante terceros por la transferencia de bienes o la prestación de servicios al crédito sin el respaldo de documentos. Las cuentas por cobrar son inseguras su recuperación por lo que se hace necesario considerar la posibilidad de pérdidas por la incobrabilidad de las cuentas y para ello existen dos formas de contabilización: el método de la estimación y el método directo. MÉTODO DIRECTO. Este consiste en que la cuenta especifica que se considera incobrable se lleva a gastos de administración sub.-cuenta incobrables y se abona cuentas por cobrar sub.cuenta el nombre del cliente que se esta considerando incobrable y para que este gasto sea deducible de renta es necesario que cumpla lo estipulado en el articulo # de la ley de impuesto sobre la renta. Ejemplo: la empresa “X” S.A. tiene un saldo de cuentas por cobrar de $ 25,000.00 y considera incobrable la cuenta de Sr. Miguel Cruz por $ 1,000.00 entonces se hará el asiento contable siguiente: PARTIDA # X GASTOS DE ADMINISTRACIÓN $ 1,000.00 Cuentas incobrables CUENTAS POR COBRAR $ 1,000.00 Miguel Cruz. V/ por considerar incobrable la cuenta del cliente Miguel Cruz MÉTODO DE ESTIMACIÓN. Este consiste que se va creando una cuenta complementaria de activo donde se va creando un saldo para las cuentas que se consideren incobrables y para ello se utilizan una serie de métodos de estimación entre los cuales están. a) b) c) d) porcentaje de saldo de cuentas por cobrar. Porcentaje de las ventas netas o al crédito. Clasificación por antigüedad de saldos. Método en base a la experiencia. MÉTODOS PARA INCOBRABLES. DETERMINAR LA ESTIMACIÓN PARA CUENTAS A continuación se detallan los métodos para la determinación de la estimación para cuenta incobrables. AUTOR: LIC. JOSE NOEL ARGUETA IGLESIAS CATEDRA: CONTABILIDAD FINANCIERA II TEMA: FOLLETO SOBRE CUENTAS POR COBRAR FECHA: 21 DE OCTUBRE DE 2003. a) PORCENTAJE SOBRE CUENTAS POR COBRAR. Este método consiste en determinar un porcentaje de incobrabilidad tomando en cuenta el saldo de cuentas por cobrar. Así por ejemplo si la empresa “X” tiene un saldo de cuentas por Cobrar de $ 100,000.00 y se establece un porcentaje de incobrabilidad del 6% se hará el siguiente asiento contable. Calculo: $ 100,000.00 X 0.06 = $ 6,000.00 PARTIDA # X GASTOS DE ADMINISTRACIÓN $ 6,000.00 Cuentas incobrables. ESTIMACIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES $ 6,000.00 V/ Por la creación de la estimación para cuentas incobrables b) PORCENTAJE SOBRE EL SALDO DE VENTAS La empresa basada en experiencias adquiridas esta en condiciones de poder determinar un porcentaje de cuentas incobrables en relación con sus ventas netas o al credito del periodo de que se trate y luego se utiliza ese porcentaje para determinar la estimación. Supóngase que la empresa tiene Datos de los años de 1998-2002 y son los siguientes: Ventas netas de 1998-2002 Ventas al crédito $ 20,000.000.00 $ 13,000.000.00 Las cuentas que resultaron incobrables para el periodo 1998-2002 fueron por $ 80,000.00 Por lo que se determinan los porcentajes de incobrabilidad dividiendo el saldo de cuentas incobrables entre el total de las ventas netas primeramente y luego entre las ventas al crédito. En relación a ventas netas = $ 80,000.00/$20,000.000.00 = 0.004 = 0.4 % En relación a las ventas al crédito = $ 80,000.00/$13,000.000.00= 0.062 = 0.62% De los resultados anteriores se deduce que la empresa tiene la experiencia que el 0.4% de sus ventas netas es incobrable y el 0.62% de incobrabilidad de la ventas al crédito. Si para el año 2003 la empresa tiene ventas netas por $ 2,000.000.00 y ventas al crédito por $ 1,400,000.00 al aplicar los porcentajes resultaría lo siguiente: 2,000,000.00 X 0.004 = $ 8,000.00 1,400,000.00 X 0.0062 = $ 8,680.00 AUTOR: LIC. JOSE NOEL ARGUETA IGLESIAS CATEDRA: CONTABILIDAD FINANCIERA II TEMA: FOLLETO SOBRE CUENTAS POR COBRAR FECHA: 21 DE OCTUBRE DE 2003. Como tenemos dos alternativas corresponde al contador o al gerente decidir cual de los dos valores es el mas apropiado para efectuar el asiento de la estimación para el año 2003. y en base a mi criterio personal la mas adecuada es la que esta basada en las ventas al crédito por que es en las ventas al crédito donde hay mas riesgo de incobrabilidad y tiene una relación mas directa en este caso el valor de la estimación a retomar es de $ 8,680.00 y el asiento contable queda de la siguiente manera. PARTIDA # X GASTOS DE ADMINISTRACIÓN $ 8,680.00 Cuentas incobrable. ESTIMACIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES $ 8,680.00 V/ por la creación de la estimación para cuentas incobrables. c) MÉTODO EN BASE A ANTIGÜEDAD DE SALDOS. Consiste En hacer un análisis del vencimiento de cada una de las cuentas por cobrar en relación al vencimiento de cada cuenta y este análisis se realiza clasificando a las cuentas por su vencimiento y para ello se establecen categorías de no vencidas y vencidas y con diferentes rangos y cada categoría se le establece un porcentaje de incobrabilidad , luego se hace la sumatoria de las categorías y cada total se le aplica el porcentaje de incobrabilidad determinado y posteriormente se efectúa la sumatoria de los resultados para determinar el valor de la estimación por medio de este método y es de aclarar que a mayor tiempo de vencimiento mayor porcentaje de incobrabilidad se aplica. Porcentajes de incobrabilidad a aplicar CATEGORÍA NO VENCIDAS 1-30 DÍAS DE VENCIDAS 31-60 DÍAS DE VENCIDAS 61-90 DÍAS DE VENCIDAS 91-120 DÍAS DE VENCIDAS MAS DE 120 PORCENTAJE DE INCOBRABILIDAD 0.5% 1% 5% 10% 15% 30% EJEMPLO: Por ejemplo si la empresa “OMEGA”S.A concede a sus clientes crédito a un plazo de 30 días y al 31 de Diciembre de 2003 muestra la siguiente situación. SALDO EN CUENTAS POR COBRAR $ 20,000.00 AUTOR: LIC. JOSE NOEL ARGUETA IGLESIAS CATEDRA: CONTABILIDAD FINANCIERA II TEMA: FOLLETO SOBRE CUENTAS POR COBRAR FECHA: 21 DE OCTUBRE DE 2003. NOMBRE DEL CLIENTE SALDO A COBRAR Ana Luz Córdova Cristóbal Morales Víctor Manuel Álvarez Bella Lozano Cristóbal Portillo $ 6,000.00 $ 4,000.00 $ 3,000.00 $ 4,500.00 $ 2,500.00 Con los datos anteriores se realiza un cuadro mencionadas anteriormente. Nombre Saldo No De 1-30 vencidas días de vencidas Ana Luz $6,000.00 $6,000.00 Córdova Cristóbal $4,000.00 Morales Víctor $3,000.00 $3,000.00 Manuel Álvarez Bella $4,500.00 Lozano Cristóbal $2,500.00 Portillo Totales $20,000.00 $6,000.00 $3,000.00 Aplicación de porcentajes a los totales. $ $ $ $ $ 6,000.00 X 3,000.00 X 4,500.00 X 4,000.00 X 2,500.00 X Total 0.005 0.01 0.05 0.10 0.30 = = = = = PERIODO OTORGAMIENTO 20 días 110 días 58 días 80 días 160 días DE clasificando los saldos en las categorías De 31-60 De 61-90 días días de de vencidas vencidas De 91120 días de vencidas Mas de 120 días de vencidas $4,000.00 $4,500.00 $2,500.00 $4,500.00 $4,000.00 $2,500.00 $ 30.00 $ 30.00 $ 225.00 $ 400.00 $ 750.00 $1,435.00 El asiento contable queda de la siguiente manera. PARTIDA # X GASTOS DE ADMINISTRACIÓN $ 1,435.00 Cuentas incobrable ESTIMACIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES $ 1,435.00 V/ por creación de la cuenta de estimación para cuentas incobrables. AUTOR: LIC. JOSE NOEL ARGUETA IGLESIAS CATEDRA: CONTABILIDAD FINANCIERA II TEMA: FOLLETO SOBRE CUENTAS POR COBRAR FECHA: 21 DE OCTUBRE DE 2003. d) MÉTODO EN BASE A LA EXPERIENCIA El método se basa en valorar todos los saldos de cuentas por cobrar uno por uno , clasificándolos en buenos y dudosos , tomando como referencia la antigueada de cada cuenta a partir de la fecha de expiración del periodo normal del crédito y de conformidad a la experiencia de cobros adquiridas en el pasado ; se fija un tiempo limite para considerar que la cuenta puede se recuperada , fuera de ese plazo la cuenta es de cobro dudoso , de esta manera , se establece el importe de las cuentas que podrán ser incobrables , haciendo la estimación estrictamente por el valor de la cuenta o grupo de cuentas dudosas. Ejemplo: En base a la información del ejemplo anterior se establece en base a la experiencia que toda cuenta que supera los 120 días de vencida es de cobro dudoso, por lo tanto al hacer el análisis encontramos una cuenta que supera ese limite que es la de Cristóbal Portillo por $ 2,500.00 por lo que por ese valor se estableces la estimación para cuenta s incobrables. PARTIDA # X GASTOS DE ADMINISTRACIÓN $ 2,500.00 Cuentas incobrables ESTIMACIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES V/ por creación de la estimación para cuentas incobrables. $ 2,500.00 CONSIDERACIÓN DE UNA CUENTA COMO INCOBRABLE. La decisión de considerar una cuenta como incobrable esta por lo general en manos de los gerentes de las empresas y estos establecen ciertos parámetros para considera como irrecuperable una cuenta especifica. Para efectos contables hay dos formas de contabilizar una cuenta considerada incobrable y estas son: a) Método Directo b) Método de la Estimación. Si se utiliza el método directo se lleva a gastos de administración sub.-cuenta incobrables y se abona la cuenta por cobrar sub.-cuenta el nombre del cliente y si se utiliza el método de estimación se carga estimación para cuentas incobrables y se abona cuentas por cobrar sub.cuenta el nombre del cliente el segundo método la partida se podrá hacer si el saldo de estimación para cuentas incobrables alcanza a cubrir el valor de la cuenta que se quiere considerar incobrable y si no alcanza entonces la diferencia se lleva a gastos de Administración sub.-cuenta cuentas incobrables. AUTOR: LIC. JOSE NOEL ARGUETA IGLESIAS CATEDRA: CONTABILIDAD FINANCIERA II TEMA: FOLLETO SOBRE CUENTAS POR COBRAR FECHA: 21 DE OCTUBRE DE 2003. Ejemplos: La empresa “OMEGA” S.A. tiene un saldo en la cuenta de Estimación para cuentas incobrables de $ 5,000.00 y decide considerar incobrable la cuenta del Sr. Nelson Escoto por $ 2,678.00 el 31 de octubre de 2003. El asiento contable por los métodos de estimación queda de a siguiente manera: PARTIDA #X ESTIMACIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES $ 2,678.00 CUENTAS POR COBRAR $ 2,678.00 Nelson Escoto V/ por considerar incobrable la cuenta del cliente Nelson Escoto Si el saldo de la cuenta de Estimación para cuentas incobrables a la fecha de la consideración de incobrabilidad de la cuenta del cliente Nelson escoto fuera de $ 2,000.00 él asiento contable se hará de la siguiente manera. PARTIDA #X ESTIMACIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES $ 2,000.00 GASTOS DE ADMINISTRACIÓN $ 678.00 Cuentas incobrables. CUENTAS POR COBRAR $ 2,678.00 Nelson Escoto. V/ por considerar incobrable la cuenta del cliente Nelson escoto. RECUPERACIÓN INCOBRABLES. DE CUENTAS POR COBRAR CONSIDERADAS Si una empresa decide cancelar una cuenta por cobrar es porque ha agotado todos los medios a su alcance para recuperarla y por eso la considera incobrable. no obstante hay ocasiones en que una cuenta eliminada y posteriormente por cualquier situación se vuelve cobrable por lo que contablemente se tiene que reactivar la cuenta por cobrar y se tiene que efectuar un asiento contable cargando cuenta por cobrar con la sub.-cuenta del nombre del cliente y abonar estimación para cuentas incobrables y luego proceder al cobro respectivo. Ejemplo : si la cuenta del Sr. Nelson Escoto por $ 2,678.00 que fue considera incobrable el 31 de Octubre de 2003, se presenta el Sr. Escoto a cancelarla a la empresa el 23 de Diciembre d e 2003 y la cancela se tienen que efectuar dos asientos contables. AUTOR: LIC. JOSE NOEL ARGUETA IGLESIAS CATEDRA: CONTABILIDAD FINANCIERA II TEMA: FOLLETO SOBRE CUENTAS POR COBRAR FECHA: 21 DE OCTUBRE DE 2003. PARTIDA # X1 CUENTAS POR COBRAR $ 2,678.00 Nelson Escoto. ESTIMACIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES V/ Por reactivación de la cuenta considerada incobrable. $ 2,678.00 PARTIDA # X2 CAJA CUENTAS POR COBRAR Nelson Escoto. V/ por el cobro de la cuenta por cobrar. $ 2,678.00 $ 2,678.00 Si la empresa no lleva el método de estimación entonces tiene que efectuar el asiento contable reactivando la cuenta por cobrar por medio de un cargo y un abono a otros ingresos y luego la partida del cobro. PARTIDA # X1 CUENTAS POR COBRAR $ 2,678.00 Nelson Escoto OTROS INGRESOS $ 2,678.00 V/ por reactivación de la cuenta por cobrar que había sido considera incobrable. PARTIDA X2 CAJA $ 2,678.00 CUENTAS POR COBRAR $ 2,678.00 Nelson Escoto V/ Por el cobro de la cuenta por cobrar Si la recuperación de la cuenta considera incobrable es a través de pagos parciales, en el momento de la reactivación el asiento contable se hace por el total de la cuenta y posteriormente se contabilizan los pagos parciales que realicen los clientes. AUTOR: LIC. JOSE NOEL ARGUETA IGLESIAS CATEDRA: CONTABILIDAD FINANCIERA II TEMA: FOLLETO SOBRE CUENTAS POR COBRAR FECHA: 21 DE OCTUBRE DE 2003. CONTROL INTERNO. Se detallan a continuación los pasos seguidos con el fin de ejercer el control de la estimación para cuentas incobrables. a) Elaboración del estado de cuentas por cobrar. El departamento de contabilidad a través del empleado encargado de las cuentas por cobrar elabora un reporte que contiene el estado de las deudas a cargo de cada cliente que la empresa ha concedido crédito. El reporte revela los datos necesarios de los clientes para efectuar un análisis exhaustivo de cada uno de los mismos. b) El jefe de contabilidad revisa el estado de cuenta por cobrar. El contador compara los saldos de fin de mes del estado de cuenta con los registro en el libro mayor auxiliar de cuentas por cobrar. c) El reporte pasa al departamento de cobranzas Eso con el objetivo de que el departamento de cobranza compruebe si los saldos a cargo de los clientes están de conformidad con los importes d e las facturas en poder de cobranzas y también verifica que coincidan las fechas de vencimiento de las facturas. Si hubiesen diferencias el departamento de cobranzas busca el error en el legajo de facturas y sino se encuentra el error hace la observación a contabilidad. d) Análisis del reporte por el Gerente de la administración. El análisis del gerente consiste en verificar si el saldo del crédito concedidito a cada cliente no excede a la cantidad autorizada por la gerencia general , fechas de vencimiento del crédito otorgado ,para efectos de analizar las cuentas morosas y tomar las decisiones sobre que gestiones realizar para la recuperación de estas o finalmente anularlas si no es posible su recuperación. EJERCICIO: La Empresa “AVIATECA” S. A. presenta el saldo de cuentas por cobrar al 31 de Diciembre de 2,002 por $25,000.00 y el de la Estimación para Cuentas Incobrables es de $ 1,000.00 AUTOR: LIC. JOSE NOEL ARGUETA IGLESIAS CATEDRA: CONTABILIDAD FINANCIERA II TEMA: FOLLETO SOBRE CUENTAS POR COBRAR FECHA: 21 DE OCTUBRE DE 2003. El detalle de las cuentas por cobrar es el siguiente: CLIENTE Sandra Acevedo Ana Patricia Alvarado Víctor Álvarez Carlos Anaya Raúl Carvajal Samuel Cornejo Sara García Roselia Gonzáles Katia Gonzáles Morena Hernández Raquel López Milagro Huezo Patricia López Ruber Interiano Celia Guerrero Juan Escobar Katy Andrade Verónica Escobar Gloria Alfaro Emilia Acevedo SALDO $ 2,000.00 $ 1,000.00 $ 1,500.00 $ 1,500.00 $2,000.00 $ 1,500.00 $ 1,000.00 $ 500.00 $ 500.00 $ 400.00 $400.00 $ 200.00 $ 600.00 $ 400.00 $ 600.00 $ 5,000.00 $ 1,000.00 $1,900.00 $ 2,000.00 $ 1,000.00 PERIODO DE VENCIMIENTO 65 días 85 días 92 días 22 días 42 días 88 días 125 días 150 días 183 días 34 días 58 días 137 días 45 días 87 días 88 días 16 días 56 días 18 días 32 días 190 días NOTA: La política de crédito de la empresa es a 30 días plazo. El 31 de Marzo de 2003, se presenta el Sr. Domingo Monterrosa a cancelar su cuenta por $ 2,000.00 que fue considerada incobrable el año 2002. El 31 de Mayo de 2003 se considera incobrable la cuenta de la Srita Emilia Acevedo. El 10-08-2003 se Presenta el Sr. Demetrio Rivera a cancelar su cuenta por $1,200.00 que fue considera incobrable en el año de 2001 y cancela su cuenta. El 10 de Diciembre de 2003 se considera incobrable la cuenta del Srita Katia Gonzáles. El 15 de Diciembre de 2003 se presenta cancelar su cuenta la Srita Katia Gonzáles y cancela su cuenta. Al 31 de Diciembre de 2003 la empresa “CIELO AZUL” S. A. Presenta un saldo en cuentas por cobrar de $27,200.00 AUTOR: LIC. JOSE NOEL ARGUETA IGLESIAS CATEDRA: CONTABILIDAD FINANCIERA II TEMA: FOLLETO SOBRE CUENTAS POR COBRAR FECHA: 21 DE OCTUBRE DE 2003. CLIENTE Bella Lozano Oscar Martinez Juber Mejia Francisco Meléndez Katy Mendoza Luisa Ochoa José amado Orellana Alba Parada Karen Pérez Elena Ramírez Margarita Ramírez Wendy Reyes Wendy Rivas Yanira Rodríguez Alcides Rodríguez Eduardo Pino Roxana Sola Silvia Umaña Mirna Valladares Juan Villacorta SALDO $ 2,000.00 $ 2,000.00 $ 1,700.00 $ 1,500.00 $3,000.00 $ 1,500.00 $ 1,000.00 $ 500.00 $ 500.00 $ 400.00 $400.00 $ 200.00 $ 600.00 $ 400.00 $ 600.00 $ 5,000.00 $ 1,000.00 $1,900.00 $ 2,000.00 $ 1,000.00 PERIODO DE VENCIMIENTO 45 días 65 días 92 días 22 días 32 días 78 días 125 días 150 días 183 días 34 días 48 días 37 días 15 días 87 días 98 días 46 días 56 días 18 días 32 días 190 días SE PIDE: A) Efectuar los asientos contables correspondientes B) Realizar el análisis de las cuentas por cobrar por el método de antigüedad de saldos para el año 2002 y 2003. C) Mayorizar la cuenta de Estimación para cuentas incobrables y presentar el saldo al 31 de diciembre de 2003.
