UNIVERSIDAD DE EL SALVADOR FACULTAD DE INGENIERIA Y ARQUITECTURA ESCUELA DE INGENIERIA INDUSTRIAL ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN INDUSTRIAL HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y JERARQUIZACIÓN ORGANIZACIONAL DOCENTE: OSCAR RENE ERNESTO MONGE INTEGRANTES: Fuentes Merino Marlon Efraín FM10020 Guevara Santos Julio Cesar GS Hernández Guillermo Eduardo HH04023 Sánchez Flores Ángel Josué SF09016 Pérez Abrego Estrella Elizabeth PA10001 Ciudad Universitaria, martes 12 de septiembre de 2018 INDICE INTRODUCCION............................................................................................................................ i OBJETIVOS ...................................................................................................................................ii 1. EN QUE CONSISTE ................................................................................................................. 1 1.1 HABILIDADES ADMINISTRATIVAS ......................................................................... 1 1.2 JERARQUIZACIÓN ORGANIZACIONAL. .................................................................. 1 1.3 HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y JERARQUIZACIÓN ORGANIZACIONAL. ........... 3 2. CONCEPTOS, DEFINICIONES, DESCRIPCIÓN, ELEMENTOS, DIAGRAMAS, ESTRUCTURA. ............................................................................................................................. 4 2.1 HABILIDADES ADMINISTRATIVAS ......................................................................... 4 2.2 ORGANIZACIÓN .................................................................................................... 5 2.3 JERARQUIZACIÓN ORGANIZACIONAL. .................................................................. 6 2.4 HABILIDADES GERENCIALES Y JERARQUÍA ORGANIZACIONAL ............................ 9 3.-CARACTERISTICAS .............................................................................................................. 10 4.- CUANDO, EN QUE CIRCUNSTANCIAS SE RECOMIENDA APLICARLO .......................... 14 5. VENTAJAS Y DESVENTAJAS ............................................................................................... 16 6. EJEMPLO DE APLICACIÓN ................................................................................................... 18 7.- SEGÚN SU OPINION, QUE RECOMENDACIONES PARA SU ANALISIS Y APLICACIÓN. ..................................................................................................................................................... 20 8.- APORTE A LA FORMACION GERENCIAL. .......................................................................... 23 CONCLUSION........................................................................................................................... xxiv BIBLIOGRAFIA........................................................................................................................... xxv INTRODUCCION Las habilidades del administrador o habilidades administrativas le permiten desempeñar una excelente labor a la persona encargada de la Administración de una empresa. Como cualquier actividad humana, la administración implica el ejercicio de habilidades, es decir, de capacidades altamente desarrolladas, así como de competencias. Las habilidades son el resultado de una combinación de aptitud, educación, capacitación y experiencia. Se han identificado cuatro tipos de habilidades primordiales para las tareas administrativas, las cuales abordaremos en este informe. La es estructura organizacional es un sistema utilizado para definir una jerarquía dentro de una organización, identifica cada puesto, su función y dónde se reporta dentro de la organización. Se debe tener en cuenta que todo administrador tiene habilidades particulares que le ayudan a desempeñar una buena labor, estas habilidades se desarrollaran y se fortalecen con el transcurrir del tiempo, con lo aprendido en cada lugar de trabajo. Cada habilidad gerencial desarrollada es distinta dependiendo en el nivel de jerarquía organizacional que se encuentre el administrador. i OBJETIVOS Objetivo General: Identificar las principales habilidades administrativas que debe poseer todo administrador, según los niveles de jerarquía en la organización. Objetivos específicos: Definir las principales habilidades administrativas Determinar la estructura organizacional Definir los niveles de jerarquía Establecer el uso de habilidades según los niveles de jerarquía o cargo administrativo ii 1. EN QUE CONSISTE 1.1 HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Esta teoría consiste en que un administrador a distintos niveles de la organización necesita diferentes tipos de habilidades. A medida que se avanza hacia niveles más altos de la organización se necesitan menores habilidades técnicas y mayor es habilidades conceptuales. El gerente debe poseer varios tipos de habilidades: Habilidad técnica Habilidad humana Habilidad de conceptualización Habilidad de diseño: Según el autor las habilidades pueden clasificarse de otra manera: Habilidades técnicas Habilidades interpersonales Habilidades conceptuales Habilidad de Diagnóstico Habilidades Analíticas La mayoría de los administradores exitosos ha obtenido sus habilidades de dos fuentes: educación y experiencia. La educación: Es fuente de habilidades administrativas, es relativamente nueva; sin embargo, actualmente existe una gran demanda por estudiar administración a nivel de universidades. Además, las organizaciones gastan cada vez más dinero en programas de adiestramiento administrativo. La experiencia: las habilidades administrativas deben aprenderse a través de la experiencia y no solo de la educación. Enfrentándose a las presiones del día a día, un administrador está sujeto a una serie de metas administrativas las cuales debe abordar, desarrollando así aptitudes que ningún libro puede enseñar. 1.2 JERARQUIZACIÓN ORGANIZACIONAL. Antes de hablar de jerarquía organizacional se debe tener en cuenta la estructura organizacional. La estructura organizacional La estructura organizacional es fundamental en todas las empresas, define muchas características de cómo se va a organizar, tiene la función principal de establecer autoridad, jerarquía, cadena de mando, organigramas y departamentalizaciones, entre otras. 1 Las organizaciones deben contar con una estructura organizacional de acuerdo a todas las actividades o tareas que pretenden realizar, mediante una correcta estructura que le permita establecer sus funciones, y departamentos con la finalidad de producir sus servicios o productos, mediante un orden y un adecuado control para alcanzar sus metas y objetivos. Tipos de estructura organizacional La estructura es la base fundamental de la empresa donde se realiza las divisiones de las actividades para formar departamentos y posteriormente definir la autoridad con la finalidad de alcanzar los objetivos, pero también todo lo que surge de manera espontánea de la interacción entre los integrantes. Tomando en cuenta estas dos vertientes la estructura se divide principalmente en estructura formal e informal. Jerarquización organizacional. En las empresas la jerarquía establece las relaciones de autoridad entre jefes y empleado sobre la cual se determinará la estructura organizacional de la misma ya que en la jerarquización se entablarán las relaciones laborales y; a estructura organizacional es importante que esta misma vaya de la mano con la coordinación. La jerarquía es la forma de organización que se le asignará a diversos elementos de un mismo sistema, que pueden ser indistintamente personas, animales o cosas, ascendente o descendente, por criterios de clase, poder, oficio, autoridad, categoría o cualquier otro de tipo que se nos ocurra, aun siendo el más arbitrario, pero que tienda y cumpla con un criterio de clasificación. Esto implica que cada elemento estará subordinado al que tenga por encima suyo, con la excepción claro está de aquel que ocupe el primer lugar. En las empresas, entonces, será la jerarquía la que establecerá las relaciones de autoridad entre jefes y empleado y sobre la cual se determinará la estructura organizacional de la misma. Ya que en la jerarquización se entablarán las relaciones laborales y la estructura organizacional, es importante que esta misma vaya de la mano con la coordinación. La coordinación es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a efectos de perseguir las metas de la organización con eficacia. Sin coordinación, la gente perdería de vista sus papeles dentro de la organización. El grado de coordinación dependerá de la naturaleza de las tareas realizadas y del grado de interdependencia que existe entre las personas de las diversas unidades que las realizan. Cuando estas tareas requieren que exista comunicación entre unidades, o se pueden beneficiar con ella, entonces es recomendable un mayor grado de coordinación. Cuando el intercambio de información es menos importante, el trabajo se puede efectuar con mayor eficiencia, con menos interacción entre unidades. Un grado importante de coordinación con toda probabilidad beneficiará un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual los factores del ambiente están cambiando y existe mucha interdependencia. Además, las organizaciones que establecen objetivos altos para sus resultados requieren un mayor nivel de coordinación. 2 1.3 HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Y JERARQUIZACIÓN ORGANIZACIONAL. La combinación apropiada de las habilidades descritas anteriormente varía a medida que un individuo avanza en la organización, desde el nivel de gerencia a los altos puestos gerenciales. Mientras que en los niveles bajos de gerencia se requerirá de mayores conocimientos técnicos que en los niveles medio y alto, el requerimiento de habilidades conceptuales variará en relación inversa a los conocimientos técnicos, es decir, su necesidad aumentará a medida que se ascienda en la escala jerárquica. La importancia relativa de estas habilidades puede ser distinta en los diferentes niveles de la jerarquía organizacional. El desafío que enfrenta el administrador es ajustar constantemente el esquema organizacional de la empresa a las modificaciones de la estrategia, de manera que asegure un mejor desempeño. En resumen, se puede decir que el gerente integral es responsable del desempeño global de la empresa y que este desempeño depende, al mismo tiempo, de la estrategia de la empresa, de su esquema organizacional y de la congruencia entre los dos. 3 2. CONCEPTOS, DEFINICIONES, DESCRIPCIÓN, ELEMENTOS, DIAGRAMAS, ESTRUCTURA. 2.1 HABILIDADES ADMINISTRATIVAS Definiciones: Habilidad para usar procedimientos, técnicas y conocimientos de un campo especializado. (administración de Pearson stoner,freeeman Gilbert jr.) Es el conocimiento y la pericia para realizar actividades que incluyen métodos proceso y procedimiento, por lo tanto, representa trabajar con determinadas herramientas y técnicas. (El proceso administración mc Graw – Hill book Company.) Capacidad de aplicar métodos, procedimientos y técnicas específicas en un campo especializado los administradores hacen uso de las habilidades técnicas de distintos grados sin embargo generalmente les interesa identificar y desarrollar las habilidades técnicas que deben poseer los demás miembros de la organización. (hellriegel don, administración) 2.1.1 TIPOS DE HABILIDADES Habilidad técnica: Posesión de conocimientos y destrezas en actividades que suponen la aplicación de métodos, procesos y procedimientos. Implica por lo tanto el diestro uso de instrumentos y técnicas específicas. Por ejemplo, los mecánicos trabajan con herramienta y sus supervisores deben poseer la capacidad de enseñarlos a usarlas. De igual modo, los contadores aplican técnicas específicas en sus labores. Habilidad humana: Capacidad para trabajar con individuos, esfuerzo cooperativo, trabajo en equipo, la creación de condiciones donde las personas se sientan protegidas y libres de expresar sus opiniones. Habilidad de conceptualización: capacidad para percibir el panorama general, distinguir los elementos más significativos de una situación y comprender las relaciones entre ellos. Habilidad de diseño: capacidad para resolver problemas en beneficio de la empresa. Para ser eficaces y particularmente en los niveles organizacionales superiores, los administradores deben ser capaces de hacer mucho más que advertir un problema. Deben poseer además la habilidad de un buen ingeniero de diseño para deducir la solución práctica de un problema. Si se limitaran a detectar problemas y a fungir como "observadores de problemas", fracasarían. Por lo tanto, también deben poseer la valiosa habilidad de ser capaces de diseñar soluciones funciónales a los problemas en respuesta a las realidades que enfrentan. 4 Habilidades interpersonales: o la habilidad de comunicarse con otros, entender y motivar a individuos o grupos. Habilidades conceptuales: o la habilidad para pensar en forma abstracta, comprender relaciones causa-efecto, o la conceptualización del sistema. Habilidad de Diagnóstico: al igual que un doctor, un administrador puede diagnosticar un problema de la organización estudiando sus síntomas. Habilidades Analíticas: estas son similares a las habilidades conceptuales. 2.2 ORGANIZACIÓN Organización: La organización se trata del proceso de disponer y destinar al trabajo la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización de una forma tal que pueden lograr los objetivos de manera eficiente. Cabe destacar que una organización solo puede existir cuando hay personas que se comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su misión. La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. Su estructura organizativa se refleja en el organigrama, esta representación permite visualizar las actividades y procesos de la organización como se relacionan estas entre sí como cada puesto y departamento encaja en el todo. 2.2.1 Tipos de estructura organizacional La estructura organizacional: es la división de todas las actividades de una empresa que se agrupan para formar áreas o departamentos, estableciendo autoridades, que a través de la organización y coordinación buscan alcanzar objetivos. Estructura formal: Esta estructura formal surge como una necesidad para realizar una división de las actividades dentro de una organización que les permita principalmente alcanzar los objetivos mediante organigramas, manuales y la interacción de los principios de la organización como la división de trabajo, autoridad y responsabilidad, delegación, unidad de mando, jerarquía, tramo de control y equidad en la carga de trabajo, entre otras. Estructura informal: Estas relaciones surgen por las necesidades personales y sociales de los individuos que no se satisfacen con los principios de la organización formal. Estas relaciones representan interacciones sociales no oficiales, no planificadas entre las personas que trabajan en estructuras formales. La organización informal surge espontáneamente sobre las bases de la amistad o intereses en común que no necesariamente están relacionados con el trabajo. 5 2.3 JERARQUIZACIÓN ORGANIZACIONAL. 2.3.1 Descripción de las organizaciones jerárquicas En una organización, la jerarquía está formada normalmente por un grupo singular y de poder en la parte superior con los niveles posteriores por debajo de ellos. Este es el modo dominante de organización entre las grandes organizaciones; mayoría de las empresas, los gobiernos y las religiones organizadas son las organizaciones jerárquicas, con diferentes niveles de gestión, poder o autoridad. Ilustración 1: Niveles jerárquicos 2.3.2 Comunicación en las Organizaciones Jerárquicas Los miembros de las organizaciones con estructuras jerárquicas, principalmente se comunican con su superior inmediato y con sus subordinados inmediatos. La estructuración de las organizaciones de este modo es útil en parte porque puede reducir la sobrecarga de comunicación, limitando el flujo de información, lo que es también su principal limitación. Una jerarquía suele visualizarse como una pirámide, donde la altura de la clasificación o persona representa su estado de energía y la anchura de ese nivel representa cuántas personas o divisiones de negocio están en ese nivel en relación con el todo (en la parte alta hay muy pocos de ellos, la base puede incluir a miles de personas que no tienen subordinados). Estas jerarquías son normalmente representadas con un árbol o un diagrama del triángulo y la creación de un organigrama. Los más cercano a la parte superior tienen más poder que los más cercanos a la parte baja. Como resultado, los superiores de una jerarquía en general, tienen un estatus superior. Ilustración 2: Pirámide organizacional 6 La organización se trata del proceso de disponer y destinar al trabajo la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización de una forma tal que pueden lograr los objetivos de manera eficiente. Cabe destacar que una organización solo puede existir cuando hay personas que se comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su misión. La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados entre gerentes y gerentes y entre empleados y empleados. Su estructura organizativa se refleja en el organigrama, esta representación permite visualizar las actividades y procesos de la organización como se relacionan estas entre si como cada puesto y departamento encaja en el todo. La organización debe ser diseñada para proporcionar la información tanto vertical como horizontal necesario para el logro de los objetivos organizativos. Verticales: son los organigramas más usados y comunes dentro de las organizaciones son de fácil construcción y se estructuran de arriba hacia abajo encabezando la persona de mayor jerarquía en la empresa. Ilustración 3: Ejemplo de estructura organizacional vertical Horizontales: se forman de izquierda a derecha, la persona de mayor jerarquía se encuentra en la parte de izquierda y los demás niveles hacia la derecha. Nivel operacional: el nivel operativo de una jerarquía es el nivel más bajo de actividad en la empresa. Estas actividades incluyen ventas, servicio al cliente, seguimiento de pedidos, limpieza y almacenamiento. El personal en el nivel operacional no tiene responsabilidad de gestión, que no sean la responsabilidad personal por el trabajo individual. Nivel de conocimiento: las responsabilidades del nivel de conocimientos involucran el almacenamiento y la reproducción de la información de una empresa. Los empleados de este nivel trabajan directamente con las computadoras y otras tecnologías para producir y almacenar estos datos. Nivel de gestión: el nivel de gestión de una jerarquía de la organización supervisa las actividades de los niveles inferiores esto incluye la capacitación la organización el fomento y el personal operativo de primer nivel. 7 Nivel estratégico: el personal a nivel estratégico es responsable de la supervisión de los objetivos a largo plazo y de los planes para una organización. esto incluye el análisis de nuevos proyectos la revisión de la información del mercado y predecir los cambios futuros. Función integradora Si en diferentes partes de la organización se están haciendo cosas diferentes, se necesita entonces una función integradora que asegure que todos los elementos están buscando los mismos objetivos comunes, además de que se entablara las relaciones laborales dentro de la misma, para lo cual es preciso que alguien ordene las cosas, surgiendo de esta manera la llamada “jerarquización”. La jerarquía es la forma de organización que se le asignará a diversos elementos de un mismo sistema, que pueden ser indistintamente personas, animales o cosas, ascendente o descendente, por criterios de clase, poder, oficio, autoridad, categoría o cualquier otro de tipo que se nos ocurra, aun siendo el más arbitrario, pero que tienda y cumpla con un criterio de clasificación. Esto implica que cada elemento estará subordinado al que tenga por encima suyo, con la excepción claro está de aquel que ocupe el primer lugar. En las empresas, entonces, será la jerarquía la que establecerá las relaciones de autoridad entre jefes y empleado y sobre la cual se determinará la estructura organizacional de la misma. Ya que en la jerarquización se entablarán las relaciones laborales y la estructura organizacional, es importante que esta misma vaya de la mano con la coordinación. La coordinación es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a efectos de perseguir las metas de la organización con eficacia. Sin coordinación, la gente perdería de vista sus papeles dentro de la organización. El grado de coordinación dependerá de la naturaleza de las tareas realizadas y del grado de interdependencia que existe entre las personas de las diversas unidades que las realizan. Cuando estas tareas requieren que exista comunicación entre unidades, o se pueden beneficiar con ella, entonces es recomendable un mayor grado de coordinación. Cuando el intercambio de información es menos importante, el trabajo se puede efectuar con mayor eficiencia, con menos interacción entre unidades. Un grado importante de coordinación con toda probabilidad beneficiará un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual los factores del ambiente están cambiando y existe mucha interdependencia. Además, las organizaciones que establecen objetivos altos para sus resultados requieren un mayor nivel de coordinación. Por tanto, para que exista un mejor manejo de dirección (para el “líder”) dentro de una organización, es fundamental tener en cuenta estos dos aspectos, ya que de haberlos habrá un mayor control y supervisión de las áreas y de sus respectivas funciones, y de esta manera, los subordinados al hacerlos partes de la organización, se identificaran con esta para llegar así a cumplir con los objetivos y metas planteadas. 8 2.4 HABILIDADES GERENCIALES Y JERARQUÍA ORGANIZACIONAL La importancia relativa de las habilidades gerenciales puede ser distinta en los diferentes niveles de la jerarquía organizacional. Para los supervisores: las habilidades técnicas son de máxima importancia; por su parte, las habilidades humanas son útiles en las interacciones frecuentes con subordinados; a su vez, las habilidades conceptuales y de diseño casi nunca son decisivas para estos últimos. En los mandos medios: las habilidades técnicas son menos necesarias, las humanas son aún esenciales y las conceptuales son más importantes. En la alta gerencia: las habilidades conceptuales, de diseño y humanas son especialmente valiosas, mientras que las técnicas son relativamente poco necesarias. Ilustración 4: Habilidades y niveles administrativos. Ilustración 5: Habilidades y niveles administrativos según Robert katz 9 3.-CARACTERISTICAS 3.1 CARACTERÍSTICAS ADMINISTRATIVAS O DE UN ADMINISTRADOR: Un gerente es la persona encargada de guiar a un equipo de trabajo hacia el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Su labor es muy importante, pues de la calidad de su gestión depende que exista cohesión entre los colaboradores y que la organización pueda alcanzar su máximo nivel de productividad. Deben poseer además la habilidad de un buen ingeniero de diseño para deducir la solución práctica de un problema. Si se limitaran a detectar problemas y a fungir como “observadores de problemas”, fracasarían. Por lo tanto, también deben poseer la valiosa habilidad de ser capaces de diseñar soluciones funciónales a los problemas en respuesta a las realidades que enfrentan. Estas son algunas de las competencias más importantes que un profesional que se desempeña en la alta gerencia debe poseer: Pensamiento crítico: En cualquier empresa surgen problemas, ya sea como un evento aislado o como parte de un mal funcionamiento en el sistema. Un buen gerente debe ser capaz de resolverlos, analizando antes la situación a fondo para comprender sus causas y efectos. Comunicación: Para ser un líder se necesitan buenas habilidades de comunicación. Es tarea del gerente lograr que todos sus colaboradores tengan claro sus tareas y contribuir con el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Creatividad: Las empresas requieren de colaboradores creativos que aspiren siempre a innovar en sus labores para así destacarse de la competencia. Los primeros en impulsar esa creatividad deben ser los gerentes. Autocontrol: Un gerente debe ser capaz de controlar sus emociones y evitar reaccionar de forma negativa ante cualquier tipo de provocación. Iniciativa: Es muy importante que un gerente sepa reconocer las buenas oportunidades de negocio y esté dispuesto a asumir riesgos para llevar a la empresa por un buen camino. En muchas oportunidades deberá asumir la iniciativa, aunque esto implique tomar decisiones difíciles. Intuición: Es probable que un gerente tenga que enfrentar situaciones en las que no tendrá toda la información disponible. En esos casos se requiere de una gran intuición para tomar las decisiones más convenientes para los objetivos de la organización. Sin embargo, para desarrollar esta habilidad se requiere de un alto nivel de conocimiento y experiencia, pues no se trata de decidir sin pensar. 10 Capacidad de planificar: Un buen gerente es una persona capaz de organizar tareas de forma efectiva, establecer plazos realistas y delegar labores en las que se tome en cuenta las capacidades de sus colaboradores. Capacidad de negociación: Las negociaciones son esenciales en el ámbito empresarial. Suelen emplearse para alcanzar acuerdos en ámbitos distintos, como las finanzas, ventas e incluso en recursos humanos. Por ello, un gerente, sin importar el área en el que se desenvuelva, debe ser un hábil negociador. Trabajo en equipo Un administrador se involucra y participa activamente en las labores necesarias para alcanzar las metas de la empresa. Por reclutar a los empleados más idóneos, se rodea de gente capaz con la que no sólo puede contar sino también sobre la que puede delegar varias de sus responsabilidades para que lo ayuden en la elaboración de los objetivos de la empresa. Liderazgo El administrador debe tener poder de mando pero también capacidad de comprensión frente a las situaciones concretas. Estos son capaces de motivar a sus colaboradores y contribuir al desarrollo profesional y potenciar la máximo su rendimiento De este modo posee la habilidad para determinar qué cosas se pueden delegar y a quienes puede hacerlo. Carisma Un administrador exitoso no es aquel que mantiene una relación lejana con sus empleados y delega por completo el contacto con sus clientes sino todo lo contrario (aunque lógicamente un buen administrador delegará parcialmente su cartera de clientes a sus empleados de confianza pero jamás perderá de vista que los clientes son quienes sustentan la empresa). Es imprescindible que el administrador tenga carisma con sus empleados y buen trato con sus compradores o clientes. Motivación y empatía El administrador es un líder nato y tiene la capacidad de motivar al equipo de trabajo. Así se encarga de escuchar y estar atento a cada uno de sus empleados con el objetivo de que éstos se enfoquen en el trabajo diario. Un administrador no pierde de vista las características emocionales de cada persona y las encuadra o encamina para que cada uno de ellos se sienta lo más a gusto posible dentro de la institución y que logren así (en equipo) el objetivo propuesto. Maestro y capacitador El administrador busca constantemente nuevas estrategias y conocimientos. Elabora planes de acción y señala caminos para que los empleados puedan cumplir con los objetivos buscados. Creatividad Un administrador no sólo debe ser capaz de detectar un negocio novedoso sino también debe tener un ojo entrenado para la ejecución del mismo haciendo las cosas de manera diferente al resto pero con efectividad. Adaptabilidad Frente a los cambios repentinos y bruscos (tanto internos como externos en la compañía), el administrador debe tener gran capacidad de adaptación y rápida determinación para resolver cada una de las situaciones que se presenten. 11 Visión de futuro Un buen administrador debe tener la capacidad de desarrollar y aplicar los objetivos de la planeación pero siempre observando el entorno y sus variaciones. En este punto coincide con el empresario: ambos velan por el cumplimiento de los objetivos de la empresa pero mientras el primero es un empleado, el segundo es el propietario o dueño de la empresa. Tener carácter. El carácter del buen administrador da frente a todas las posibilidades de juego, entretenimientos, cambios, ofertas de este mundo que quiere destruir las familias. Se necesita un carácter convincente, firme, estable, incontestable, pero a la ves condescendiente y comprensivo para entender porque y como se deben cumplir las metas. El control del personal. Se ha convertido en una norma en la administración de los recursos humanos y en la mayoría de las empresas sigue siendo un tema de abuso en el lugar de trabajo, con supervisores y administradores que no han entendido la realidad de la gestión de hoy en día. Ser autodidacta y trabajar de forma colaborativa a distancia En la nueva era se espera que el administrador de empresas tenga la capacidad de buscar información y tomar decisiones de forma autónoma, además de establecer líneas y equipos de trabajo efectivos a distancia. Es por ello que hoy, se busca la incorporación de la educación en línea, para desarrollar estas habilidades. Ser pragmático y creativo: El sector empresarial requiere de colaboradores multitarea, con la capacidad de ser participativos en el proceso de la gestión a través de estrategias innovadoras pero realistas y les permita responder con rapidez ante contingencias, además de ser exigentes consigo mismos. Actualmente, los planes de estudio incorporan asignaturas que buscan el aprendizaje a través de prácticas y proyectos. Ser bilingüe: El intercambio, las relaciones y los equipos de trabajo multiculturales a nivel internacional, así como la expansión global que pretenden las empresas, exigen de personal que domine el idioma inglés en aspectos de negocios, además de la constante capacitación y actualización con cursos y seminarios que se imparten con material de investigación en este idioma. Ser diverso y socialmente responsable: La tendencia en imagen que desean mostrar las empresas al exterior es de una estructura organizacional sólida a través de un ambiente laboral amigable, incluyente, diverso, con excelente comunicación y responsable con la sociedad y su medio ambiente. El humanismo es uno de los pilares principales que se busca en la formación de los futuros profesionistas. Ser un estratega digital: Más que un simple usuario y conocedor de herramientas digitales, se busca talento humano que domine la tecnología e implemente estrategias con el uso de la misma para obtener ventajas competitivas de forma eficiente, sustentable y con una visión amplia de procesos sistematizados en línea y en una red de comunicación en línea que permita optimizar los tiempos de trabajo. 12 3.2 CARACTERÍSTICAS JERÁRQUICAS ORGANIACIONALES Para operar de manera eficiente, una empresa necesita un sistema formal de toma de decisiones, comunicación y finalización de tareas que concuerde con las necesidades de la compañía. Coordinación y áreas de mando: Presenta explícitos grupos bajo la coordinación y mando de un jefe. Formalización: Tiene implícito un grado de estandarización de actividades bajo la existencia de procedimientos, normas y jerarquías. Estructura definida y documentada: Toda estructura de la compañía debe tener un marco establecido que defina la jerarquía. La estructura debe definir claramente cada trabajo, indicando explícitamente la función de ese trabajo, el alcance y la alta gerencia a la que se refiere el rol. Debe estar bien documentada y ser fácilmente accesible para todos los empleados, para evitar que la gente se confunda sobre sus tareas y roles, o que pase tiempo en tareas que están fuera de su alcance. Comunicación: Una buena estructura organizacional tendrá establecida una jerarquía de comunicación que determine cómo se comunica el personal entre sí en diferentes situaciones. Describirá cómo se delegan y se comunican las tareas a los empleados, cómo los empleados mantienen actualizada a la gerencia sobre las tareas y cómo informan o presentan quejas sobre problemas. Departamentalización: La departamentalización puntualiza la manera en la que una empresa agrupa distintos fragmentos de su organización. Por ejemplo, un modelo organizacional funcional congrega los trabajos según su función, como ventas, mercadeo, fabricación y servicio al cliente. Una organización divisional se agrupa según la geografía, tal como una región oriental y occidental. Otras formas de departamentalización incluyen departamentalización por cliente, producto o mercado. Jerarquía de autoridad: También llamada cadena de mando, alude a la línea de autoridad de una organización, detallando quién reporta a quién. Con relación a la jerarquía de la autoridad está el alcance del control. Se refiere a la cantidad de dependientes sobre los que los gerentes tienen autoridad. Centralización y descentralización: Las estructuras organizacionales descentralizadas difunden las responsabilidades de toma de decisiones a los gerentes de nivel inferior y a algunos empleados no gerenciales. Por otro lado, un modelo organizacional centralizado mantiene las responsabilidades de control y toma de decisiones cerca de la cima de la compañía. Sin embargo, que una organización esté centralizada o descentralizada puede depender de diversos elementos, tales como la cantidad de niveles jerárquicos que tenga la empresa o el grado en que una empresa se encuentre dispersa geográficamente. 13 4.- CUANDO, EN QUE CIRCUNSTANCIAS SE RECOMIENDA APLICARLO La jerarquía organizacional y las habilidades administrativas se deben aplicar en la Planificación, Organización, Dirección, Control y Evaluación. Tanto de los proyectos como en las organizaciones para lograr el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Las habilidades administrativas deben aplicarse siempre se debe hacer uso de ellas en cada decisión o acción o tarea, conocer, es importante aplicar y desarrollar las habilidades que permitan alcanzar los objetivos, por medio de una planeación estratégica efectiva y eficaz, así como la utilización. La importancia de las habilidades gerenciales radica principalmente en conocer qué hacen los directivos y qué deben hacer, que necesitan para hacerlo y, sobre todo, los resultados que se espera de ellos. Dependiendo del nivel gerencial, se pueden considerar más o menos importantes las distintas habilidades, es de suma importancia para los administradores, el desarrollar y hacer uso de estas habilidades ya que las probabilidades de administrar correctamente aumentan. La jerarquía debe establecerse desde la formación de toda organización, una jerarquía bien definida proporciona los siguientes beneficios: Mejora la comunicación entre las áreas: Las empresas con una estructura jerárquica bien establecida permiten determinar las vías de comunicación más adecuadas entre todas las áreas y oficinas. Los gerentes de cada división son los encargados de garantizar que la información fluya, tanto de manera horizontal como vertical, entre todos los miembros de la organización. Así, una información importante es manejada entre departamentos y no entre individuos aislados. De esa forma, se garantiza que exista la adecuada conexión entre todos para una garantizar una correcta toma de decisiones. Permite establecer adecuadamente los niveles de responsabilidad: Cada gerente de unidad se hace responsable por el trabajo y las decisiones que se toman en su departamento. De esa manera, es mucho más fácil identificar fallas o errores cometidos en los procesos, con el fin de realizar las medidas correctivas necesarias. Establecer estos niveles de responsabilidad permite realizar mejoras continuas con la vista puesta en lograr el beneficio de toda la organización y no para acusar o señalar de forma negativa a quienes cometen los errores. A través de las auditorías internas, los miembros de la organización pueden conocer en dónde es que se general las fallas y qué medidas se deben tomar para mejorar los procesos . 14 Ayuda en la motivación e incentivo a los empleados: Los niveles jerárquicos permiten promover a aquellos empleados que demuestran conocer las mejores prácticas de sus respectivas áreas. Los años de experiencia, los conocimientos acumulados, las certificaciones obtenidas y las aptitudes demostradas en temas como liderazgo, manejo de grupos de trabajo y capacidad de gestión, son aspectos tomados en cuenta para determinar si un miembro de equipo está lo suficientemente apto como para asumir el reto de acceder a una gerencia. Mediante la promoción interna de los empleados para acceder a puestos de mayor jerarquía se logra mantener buenos niveles de motivación ya que sienten que pueden crecer profesionalmente. Sirve de guía para los demás miembros de la organización: Parte del trabajo de los gerentes está conformado por lograr el mejor desempeño de sus dirigidos, desarrollando sus aptitudes y habilidades en el campo laboral para el beneficio propio y de toda la organización. Es el plantel gerencial el encargado de liderar cada una de las áreas y generar buenos resultados en su gestión. Los empleados se sienten dirigidos por un líder que los inspira y se preocupa por el bienestar de todos. El desarrollo profesional se da en todos y cada uno de los integrantes de la estructura. 15 5. VENTAJAS Y DESVENTAJAS Tabla 1: Ventajas y desventajas JERARQUIZACION ORGANIZACIONAL VENTAJAS DESVENTAJAS ESTRUCTURA FUNCIONAL Eficiencia a través de la Promueve una estrecha especialización: Una ventaja de la especialización y potencia conflictos estructura organizacional funcional es entre las funciones: que ofrece un alto nivel de Aunque las unidades especializadas especialización. Cada unidad opera como dentro de una estructura funcional un tipo de mini-compañía auto contenida frecuentemente se desempeñan con un cargada con llevar su papel específico. alto nivel de eficiencia, pueden tener Los empleados regularmente comienzan dificultades para trabajar bien con otras sus carreras en una posición de nivel de unidades. Si un proyecto requiere que entrada dentro de la función y desarrollan muchas unidades trabajen juntas, las conocimiento especializado mientras unidades se vuelven territoriales y poco avanzan dentro de la jerarquía. Se cooperativas entre ellas. En esencia, convierten en expertos dentro de su área cada unidad puede actuar en lo que funcional, y la unidad y la compañía se percibe que son sus mejores intereses en benefician de su experiencia y lugar de los de la organización como un especialización con el tiempo. todo. Éstas discusiones podrán provocar que los proyectos se salgan de horario. Un mejor uso de los conocimientos Dificulta la coordinación y las decisiones funcionales entre las distintas funciones. Control de supervisión difícil: Toma de decisión rápida Otra desventaja potencial es que puede poseer un desafío para los niveles superiores de supervisión para mantener el control mientras la organización se expande. Dado que las organizaciones se hacen más grandes y el manejo superior necesita delegar más responsabilidades de toma de decisiones a cada área funcional, el grado de autonomía también puede incrementar, haciendo que la coordinación de actividades sea más difícil. Si la compañía se expande en nuevas áreas geográficas, mantener el control y manejar las funciones separadas puede ser incluso un desafío más. Aprendizaje mutuo ESTRUCTURA POR DIVISIONES Permite una rápida respuesta por medio Puede provocar una competencia no de la coordinación y delegación de deseada por los recursos escasos de la autoridad. organización. Se enfocan los procedimientos de Pueden producirse inconsistencias de medición del desempeño (Eficiencia y políticas entre las divisiones. productividad): 16 Un trabajador que es un experto en su área funcional puede realizar tareas con un alto nivel de velocidad y eficiencia, lo que mejora la productividad. Los trabajadores que conocen sus empleos bien pueden actuar con confianza y con una cantidad mínima de errores. Debido a que sus caminos de carrera dentro de la unidad funcional son claros, los empleados pueden estar altamente motivados para avanzar en sus carreras alcanzando el siguiente rango en la escalera, lo que también los hace más productivos. ESTRUCTURA MIXTA O MATRICIAL Motivación y compromiso Confusión de poder y autoridad Desarrollo personal Problemas grupales Cooperación Disputas de recursos Planificación de la dirección Aumenta la productividad Fomenta la innovación y creatividad Toma de decisiones en grupo HABILIDADES ADMINISTRATIVAS VENTAJAS DESVENTAJAS Cada una de las habilidades Las habilidades administrativas no administrativa se acopla adecuadamente funcionan bien por separado, deben según el grado de importancia para cada actuar en conjunto para el cumplimento nivel jerárquico. de los objetivos para cada nivel jerárquico. Incremento de la productividad Mejoramiento de la calidad Aumenta el compromiso de los integrantes de la organización en cuanto a las metas. Impulsa la apertura al cambio. Potencializa el recurso humano en la organización. Mejora el manejo y negociación de conflictos en una organización. 17 6. EJEMPLO DE APLICACIÓN Según Harold Koontz, en las micro y pequeñas empresas, en muchas ocasiones, no se cuenta con niveles de jerarquización organizacional definidos, las habilidades más destacadas con la que cuenta el administrador es la habilidad técnica y la humana debido a que el administrador está muy involucrado en las tareas diarias de producción, el administrador forma parte de la fuerza de producción. INMEX El siguiente organigrama mostrado corresponde a la empresa metal metálica INMEX, es una empresa que solo cuenta con el gerente general que es el dueño de la empresa el cual se encarga de administrar toda organización, además esta persona forma parte del departamento de producción, el gerente trabaja en todos los procesos de producción, dominando perfectamente las técnicas de fabricación y de relaciones humanas. En INMEX no existen mandos intermedios, su estructura organizacional solo se compone por el mando superior y los niveles operativos. COCA-COLA En las grandes Empresas como lo es coca cola los niveles de jerarquización están definidos, en la siguiente ilustración se muestra el organigrama de la empresa, los niveles jerárquicos y las habilidades correspondientes según su nivel. Según Harold Koontz en las compañías grandes, los directores ejecutivos (Chair Executive Offi cer, CEO) hacen uso las habilidades técnicas de sus subordinados. 18 Nivel Superior Nivel Medio Nivel Operativo 19 7.- SEGÚN SU OPINION, QUE RECOMENDACIONES PARA SU ANALISIS Y APLICACIÓN SU USO EN LA TOMA DE DECISIONES GERENCIALES SE PUEDE OBTENER DE LA TEMATICA. Recomendaciones para su análisis y aplicación: Hoy más que nunca, los gerentes deben estar dispuestos al cambio puesto que vivimos en tiempos de cambios constantes. Basta con solo mirar a exitosas compañías que han fallado en este punto y han fracasado, quien dirigía falló al no saber reorganizar a tiempo la empresa. Así mismo, el cambio permanente es algo que no se puede detener, en vez de perder esfuerzos en mantener las políticas es mejor analizar el entorno y ver los cambios que se vienen dando, y mucho mejor si los cambios los imponemos nosotros adelantándonos a la competencia. Los gerentes, por definición, son tomadores de decisiones. Uno de los roles del gerente es precisamente tomar una serie de decisiones grandes y pequeñas. Tomar la decisión correcta cada vez es la ambición de quienes practican la gerencia. Hacerlo requiere contar con un profundo conocimiento, y una amplia experiencia en el tema. cada individuo dentro de la organización desempeña un papel importante y cada gerente o persona que dirige tiene que tomar en cuenta esas habilidades propias de cada uno y también atendiendo al nivel jerárquico dentro de la organización, por lo que se puede recomendar enmarcar las decisiones gerenciales en: 1.liderazgo: influir en todos los miembros de la organización para que trabajen con entusiasmo en el logro de los objetivos comunes de la organización, potenciando cada habilidad al máximo en cada miembro según su nivel jerárquico dentro de la organización. 2.para ser eficaz en su trabajo debe poseer: Conocimientos técnicos adecuados Experiencia suficiente Saber manejar por lómenos un método para la toma de decisiones. 20 3. tener una base sistemática que sirva como apoyo de análisis de los problemas y decisiones 4.Tener en cuenta un proceso sistemático en la toma de decisiones 21 5. Tomar en cuenta el análisis y uso de la toma de decisiones grupales. 6. el gerente tiene que poseer habilidades para analizar y tomar las decisiones tales como: 22 8.- APORTE A LA FORMACION GERENCIAL. 8. Aportaciones que brinda las habilidades administrativas Como aporte fundamental del trabajo en equipo es primordial asimilar que es más importante la suma de esfuerzos y el aporte que se pueda dar a la organización por parte de varias personas que la capacidad de cada una de ellas a nivel independiente, para lo cual el autor: “Juan José Huerta Mata (2006) menciona que un equipo de trabajo es el conjunto de personas asignadas o auto asignadas, de acuerdo con habilidades y competencias específicas para cumplir una determinada meta bajo la conducción de un coordinador, las cuales manejan una responsabilidad compartida”. Por lo expuesto anteriormente básicamente el trabajo en equipo consiste en combinar los conocimientos y esfuerzos de tipo personal y profesional para lograr las metas propuestas. “Es importante contar con directivos competentes para alcanzar metas exitosamente en las compañías, como también es indispensable contar con colaboradores altamente competitivos en cualquier nivel jerárquico de la organización: desde el gerente hasta el último de los empleados” Otro aporte que realiza es el de tener este nivel de competencia ya permitirá llevar un proceso con cada uno de los colaboradores aprovechando sus talentos y preparándolos para que en un futuro puedan aportar a la compañía con sus conocimientos y experiencia no solo en sus respectivos cargos, sino que también como directivos. Esto será de gran contribución al conocer más a fondo la empresa y tener una experiencia previa en la organización. Jerarquización organizacional Primer aporte fundamental que podemos mencionar es, establecer la estructura organizacional de la empresa y hacerla visible a todos los cargos (desde los directores hasta los empleados) la empresa conquista ventajas importantes respecto a la organización interna. Una de estas es una mejor visualización de los cargos ocupados por cada uno, permitiendo que se sepa a quién está conectado jerárquicamente el empleador. Utilizado de manera estratégica, puede facilitar los procesos dentro de la empresa. 23 CONCLUSIONES Las habilidades gerenciales requeridas para desempeñar un cargo de directivo son fundamentales ya que permitirán tener una gestión exitosa que permitirá cumplir con los objetivos trazados por la organización. No existe un parámetro definido de cuáles son las habilidades principales que debe tener un gerente exitoso, pero estas están a la orden del día para que el gerente pueda tomarlas, aprender de ellas e incorporarlas en su gestión de acuerdo al contexto requerido por la empresa. Es fundamental para un gerente estar en disposición para afrontar los cambios que va generando el entorno empresarial. Por consiguiente, las habilidades gerenciales son herramientas fundamentales que le permiten al directivo hacer frente a esa evolución para lograr llevar a su equipo a cumplir la misión y visión de la organización. Esto permitirá que el directivo cumpla con los valores corporativos y su gestión sea altamente exitosa. La jerarquización organizacional es muy importante dentro de la organización ya que ayuda a la identificación estructural de rango y funciones. xxiv BIBLIOGRAFIA Harold Koontz Heinz Weihrich Mark Cannice, P. (2012). Administración una perspectiva global y empresarial. 14° Ed. México. Mc. Graw Hill. p6. Organización formal e informal. (En línea). Consultado el 5 de septiembre de 2018. Disponible en: https://www.gestion.org/organizacion-formal-e-informal/ Claudia Vásquez (2012). Estructura organizacional, tipos de organización y organigramas. Consultado el 5 de septiembre de 2018. Disponible en: https://www.gestiopolis.com/estructura-organizacional-tiposorganizacion-organigramas/ Toma de decisiones gerenciales https://es.slideshare.net xxv
