Carta

Carta
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a
un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del
destinatario aparecen en el frente del sobre, el
nombre y la dirección del remitente aparecen
en el reverso del mismo (en el caso de sobres
manuscritos) o en el anverso (en los sobres
preimpresos).
Existen cartas con remitente, en las que no está
lista o anotada la dirección de quien envía la
carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.
La carta puede ser un texto diferente para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre
distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.
Estilos de carta
El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:
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Formal: por carta formal se entiende todo tipo de correspondencia de ámbito
profesional, laboral, institucional...etc.
Coloquial o informal: si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial
que ambos entiendan.
Familiar: que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que
ésta es específicamente para familiares.
Muy formal: en estos casos se nota una distancia aún mayor con el receptor.
Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe colocarse:
Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la institución).
informativo: informar de eventos, fiestas o acontecimientos, etc.
Partes de la carta
Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan al menos con los
siguientes conceptos
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Fecha y lugar: nombre, dirección, fecha del día y lugar al que se dirige.
Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
Cuerpo: del asunto, con los temas determinados.
Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.
Firma o nombre: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en extenso.
Las cartas también pueden incluir:
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Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe
(remitente).
Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige
la carta (destinatario).
Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
Antefirma: razón social o denominación de la causa.
Posdata (P.D.): Es el mensaje adicional en el cual redactas algo que has olvidado de
explicar o quieras aclarar.
Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la
persona que dicta y de quien tipea la carta.
Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas
a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes
de las referencias finales.
Oficio
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas,
órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones
de acuerdos, de disposiciones, de felicitación, de
colaboración, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se
utilizan
en
instituciones
como: ministerios, embajadas, municipios, colegios
profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otros.
Partes del oficio
 Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual
es muy importante para un oficio.
 Año
Es la denominación que se le da al año actual.
 Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y
el año en curso.
 Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la
palabra oficio con mayúsculas, seguida del número de expedición y separada por una
línea oblicua y, a continuación, las siglas de la oficina de procedencia con letras
mayúsculas, separada por una línea oblicua y el año en curso.
 Destinatario
Es la parte que abarca cuatro líneas o más, según lo requerido. Aquí se escribe: el
nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
 Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos
y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el
cuerpo.
 Referencia
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del
documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta
palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.
 Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de
la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."
 Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía.
 Firma y posfirma
Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su
vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.
 Iniciales
Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras
mayúsculas y, en minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.
 Anexo
Aquí
se
indica
la
documentación
que
como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.
se
adjunta
al
oficio,
Un anexo es una página que constituye un tipo de información de soporte enciclopédico,
que aporta información relacionada con artículos, pero que no es un artículo en sí
mismo. Este tipo de páginas utilizan el espacio de nombres específico Anexo: y se
categorizan en la Categoría: Anexos.
 Distribución
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquí se menciona a las personas y las
dependencias a quienes va dirigido el oficio.
Memorando
El memorándum es el documento mediante el cual es posible emitir un comunicado, de
tal forma que se pone en advertencia alguna decisión, se
da a conocer alguna orden, o quizás para
recordar acciones que se deben de tener en cuenta. Este
documento es bastante usado en los organismos
dependientes debido a que tienen la capacidad de ser
documentos flexibles, prácticos, breves y directos.
Se considera que estos documentos son los más usados
en área de la administración pública, ya que poseen las
características de un oficio y la capacidad de que la
comunicación externa e interna pueda ser notificada
mediante este escrito. El área de difusión de este
documento solamente puede ser de carácter interno, ya
que como se sabe el único ambiente donde se difunde y
circula es dentro de la institución o de la empresa.
La persona que tiene la capacidad de poder firmar los memorandos son aquellos que
son parte de una institución o de una empresa, sin hacer ninguna clase de distinción
jerárquica. Las partes para poder redactar un correcto memorando son:
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Lugar y fecha.
Código.
Destinatario.
Asunto.
Cuerpo.
Despedida o antefirma
Firma y posfirma.
Suscribir Con Copia o "C.C".
Pie de página.
Ciertas veces se recomienda incluir además las siguientes partes en este documento:
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Membrete.
Nombre del año.
Referencia.
Sello.
Anexo.
Redacción del texto.
Se tienen dos clases de memorándum, que son el memorándum simple y el múltiple, la
diferencia radica que en el memorándum simple es usado para comunicar, remitir,
solicitar o comunicar la realización de acciones o tareas. Las características de esta clase
de memo es que es capaz de compartir las mismas características con el oficio simple.
Mientras que el memorándum múltiple es utilizado para dar a conocer decisiones o dar
información sobre algún tema en particular, pero en forma simultánea y a varios
destinatarios, esta clase de documento también es conocido con el nombre de
memorándum circular.
Circular
La carta circular es un documento que se utiliza para comunicar cualquier noticia, información o
evento actual, que pueda resultar de interés para la
empresa, departamentos, empleados, etc.
Normalmente una carta circular comunica una
determinada información o noticia a varios
destinatarios, en empresas grandes, puede que a
muchos destinatarios, por lo que el volumen de éstas
suele ser abultado, imprimiéndose gran cantidad de
éstas.
Además, la noticia o información que contiene la
circular permanece en el tiempo, es decir, no se utiliza
para comunicar algo que tenga un carácter puntual.
Tampoco se contesta una circular aunque si se puede hacer por motivos de cortesía.
Ejemplos de circulares las podemos encontrar es: constitución, modificación o disolución de una
empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc.
Características que debe reunir una circular
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Por la característica de este documento informativo, tendrá que redactarse en un
lenguaje sencillo sin utilizar términos que impidan o dificulten su comprensión.
Debemos trata de redactar un texto breve, sin rodeos y de forma directa.
Las ideas deberán expresarse de una manera clara, concisa y ordenada.