Las claves de un programa de beneficios moderno Cómo encarar, implementar y gestionar beneficios que lleguen a todos los colaboradores Índice Introducción 1 La problemática de Recursos Humanos 3 Objetivos de un programa de beneficios moderno 5 Consideraciones básicas de un programa de beneficios moderno 6 I. Cobertura mínima II. Gestión de los beneficios del programa y soporte III. Comunicación de los beneficios 6 8 10 La tecnología de un programa de beneficios moderno 12 Los tres tipos de beneficios para empleados 13 I. Red de convenios y descuentos exclusivos para colaboradores II. Beneficios de tiempo libre III. Beneficios flexibles ampliados Conclusión 13 14 15 16 Marcelo, un administrativo recién egresado, soltero, que aún vive con sus padres. Introducción Supongamos que tus beneficios para empleados consisten en descuentos en salud y educación para una familia con hijos menores de 10 años. ¿Cuál de estos colaboradores reporta más satisfacción con tu programa? Liliana, la flamante gerente de marketing, 35 años, recién casada, sin hijos. Don Ernesto, 60 años, gerente de finanzas, abuelo de tres nietos. Cristián, subgerente de administración, 42 años, separado, con dos hijos de 15 y 18 años. Isabel, directora de arte, 30 años, casada y madre de una niña de tres meses. 1 Introducción La respuesta es clara. Si pudiesen elegir: Marcelo preferiría descuentos en tecnología. Cristián un bono por desempeño. El sentido común dice que no se puede complacer a todos los colaboradores. En esta guía te explicamos cómo encarar, implementar y gestionar un programa de beneficios que llegue a todos tus colaboradores. Liliana e Isabel, sobre todo, escogerían una tarde libre con goce de sueldo. 2 $ La problemática de Recursos Humanos Antes de entrar de lleno en esta guía, conviene analizar la problemática que enfrenta Recursos Humanos a la hora de implementar un programa de beneficios para fidelizar a los empleados. Escasez de recursos y presupuesto: hacer más y cumplir metas crecientes con menos. La complejidad de manejar un programa con distintos beneficios, diversas formas de acceso, restricciones, etc. Diversidad demográfica de la fuerza laboral, caracterizada por una mayor presencia de mujeres en cargos ejecutivos, el envejecimiento de la población, cuatro generaciones diferentes en el trabajo y equipos multinacionales/multiculturales. 3 En definitiva, el área de Recursos Humanos está bajo una mayor presión por fidelizar diferentes segmentos de empleados, cada uno con su propio mix de necesidades, expectativas y estilos de vida. 4 Recursos Humanos Objetivos de un programa de beneficios para empleados Los beneficios para empleados son una herramienta específicamente diseñada para elevar el nivel de compromiso de estos, con el fin de impactar positivamente indicadores como: Rotación voluntaria Retención de talento Clima laboral Atracción de talento Financieros Productividad individual Desempeño Ventas Retorno por empleado La definición de los objetivos del programa (es decir, los niveles que queremos ver en los indicadores) comienza con un levantamiento de necesidades de la organización, a través de encuestas de clima, análisis de actividad y comentarios en la red social interna, entrevistas de salida, etc. Esto indicará cómo orientar el diseño del mix de beneficios. 5 Consideraciones básicas de un programa de beneficios moderno Cobertura mínima Este es un aspecto estratégico del programa: consiste en enfocarse en los principales perfiles de colaboradores, para garantizar que gran parte o la mayoría estén incluidos. ¿Cómo segmentar a los colaboradores por perfiles? El truco es agruparlos por clusters de características, necesidades e intereses comunes. Para obtener esta información puedes realizar una encuesta interna donde preguntes, por ejemplo: Edad Hobbies: viajes, música, vida social, mascotas, etc. Género Cada cuánto tiempo cambia de trabajo Estado civil o número de hijos Cuánto tiempo lleva en la empresa Qué beneficios valora más: dctos en tecnología, tiempo libre remunerado, experiencias, etc. Etc. 6 Consideraciones básicas de un programa de beneficios moderno Cobertura mínima Una vez obtenida la información, el siguiente paso es tan simple como construir una matriz con los distintos perfiles (haz clic aquí para acceder a un artículo donde explicamos con más detalle cómo perfilar a tus empleados). Hombre 25-30 años Soltero Vive con sus padres Interés en: tecnología Mujer 22-32 años Soltera Vive con amigas Interés en: viaje Hombre 35-42 años Casado / separado 3 hijos en promedio Interés en: desarrollo de carrera Mujer 35-42 años Casada / separada 2 hijos en promedio Interés en: flexibilidad laboral 7 Vencimiento y renovación de contratos con comercios asociados. Consideraciones básicas de un programa de beneficios moderno Hombre 25-30 años Soltero Vive con sus padres Interés en tecnología Gestión de los beneficios del programa y soporte Es fundamental para la cobertura porque constantemente surgen nuevas necesidades dentro de la organización. Esto incluye: Cambios en las condiciones de los contratos con comercios asociados. Actualización de la información del programa cuando un comercio sale de este. Actualización de la información del programa cuando entra un comercio nuevo. Garantizar que los beneficios estén vigentes cuando los colaboradores hagan uso de ellos. Buscar nuevos beneficios para mantener la “novedad” del programa. 8 Asimismo, el programa debe considerar los mecanismos y recursos para responder las consultas de los colaboradores y solucionar los casos que puedan darse al utilizar los convenios. 9 La información de los beneficios Consideraciones básicas de un programa de beneficios moderno Comunicación de los beneficios Es el aspecto más importante de todo el programa: si los colaboradores no conocen sus beneficios, estos no existen. debe ser conocida por todos los colaboradores. También debe ser fácil de obtener y entender. No puede estar disponible solo en la web También debe estar optimizada para visualizarse en dispositivos móviles y smartphones. Es crucial realizar campañas de comunicación frecuentemente para mantener a los colaboradores informados. 10 Según algunos estudios, los canales de comunicación más efectivos para comunicar beneficios son el correo electrónico, los videos, las redes sociales y las apps móviles, aunque los últimos tres son los menos usados por las empresas. 11 La tecnología de un programa de beneficios moderno La gran complejidad de estos programas supone un desafío imposible de superar sin la tecnología actual. Las tecnologías en la Nube ofrecen la escalabilidad, el soporte y el análisis de datos que permite abordar la diversidad de los colaboradores, ofrecer una cobertura mínima y entregar beneficios en un modelo flexible. Ventajas de una plataforma en la Nube: Accesibilidad Autonomía Rapidez Ahorro Escalabilidad Flexibilidad Los usuarios pueden acceder a la plataforma desde cualquier lugar por Internet. Si el proveedor cuenta con una versión móvil de su aplicación la adopción y uso se facilitan aún más. Recursos Humanos decide qué tecnologías explorar, probar y comprar sin mayor injerencia del área de TI. Esto permite probar varias opciones sin compromiso, hasta dar con la indicada. Una plataforma en la nube ya está desarrollada, lo que reduce ampliamente los plazos de implementación del programa. El proveedor es el dueño de la plataforma, por lo que el cliente no gasta en hardware ni respaldos rutinarios de información. El modelo SaaS se basa en suscripciones mensuales con pricing según tramos, optimizando el gasto por cada usuario final. Las plataformas cloud se integran con los sistemas existentes del cliente, como la intranet, por lo que no los reemplaza; más bien, convive con ellos. 12 Los tres tipos de beneficios para empleados I. Red de convenios y descuentos exclusivos para colaboradores. Esta es la versión más básica de un esquema de beneficios para empleados y sienta las bases para su futura expansión. Valor para Recursos Humanos Permite aumentar el poder adquisitivo de los empleados sin subir sus sueldos. Formato altamente escalable. Tercerizar completamente una alta carga operativa. Valor para el colaborador Aspectos Clave (App Móvil) Es un “sueldo además del sueldo”. Búsqueda georreferenciada de beneficios. Cobertura a nivel nacional y regional. Acceso a beneficios. Amplia gama de categorías y comercios asociados. Puede ser la única forma de comunicar beneficios a los empleados que trabajan en terreno. Extensible al grupo familiar, los colaboradores pueden acceder a los convenios en viajes de trabajo o durante sus vacaciones. Permite al colaborador elegir la opción más conveniente desde un amplio pool de beneficios. 13 Los tres tipos de beneficios para empleados II. Beneficios de tiempo libre. Lo máximo en flexibilidad para los colaboradores. Su potencial estratégico es enorme si Recursos Humanos consigue capitalizarlo como un beneficio oficial de la empresa y no como una decisión que depende del criterio del superior jerárquico. Valor para Recursos Humanos Una poderosísima herramienta si se vincula el tiempo libre con el desempeño y el cumplimiento de metas. Se gestionan como cualquier beneficio de la empresa. Se pueden usar para complementar otros programas de Recursos Humanos. Valor para el colaborador Puede usar cuando quiera a través de un sistema de créditos. El beneficio más deseado por los empleados en 2015 (SHRM). Saca el “criterio del jefe” de la ecuación. Aspectos Clave Puede representar un cambio cultural importante en algunas empresas, por lo que constuir un business case sólido para la gerencia es clave. Aunque la cantidad de tiempo libre depende mucho del perfil del colaborador, su costo relativo a otros beneficios puede ser más bajo según el sueldo del colaborador cuando su ingreso por hora es más alto. La comunicación es absolutamente vital para posicionar este beneficio como una política oficial de la empresa. 14 Los tres tipos de beneficios para empleados III. Beneficios flexibles ampliados. Llevan el concepto de flexibilidad a la totalidad de la compensación de cada empleado, introduciendo elementos variables que el colaborador usa según sus necesidades personales. Algunos ejemplos son protección frente a riesgos financieros (planes de salud, seguros, etc.) y cobertura de transporte o escolaridad. Valor para Recursos Humanos Muestran a los colaboradores que el valor ofrecido por la empresa está muy por sobre de su salario base. Potencian la estrategia de la organización (y del área de Recursos Humanos) para atraer, motivar y retener talento. Valor para el colaborador Suplementan el salario o compensación económica. Los colaboradores los reciben solo por el hecho de formar parte de la empresa, a todos por igual (o escalonadamente). Libertad para asignar parte de su compensación a la cobertura de necesidades particulares. Aspectos Clave Refleja los valores de la gerencia sobre la relación con el colaborador. Por tanto, su impacto en el clima laboral y el compromiso es decisivo. Los empleados piensan en términos de “salario + beneficios”, por lo que es crucial dejar en claro que el paquete total es competitivo. La comunicación es clave para lograr que los colaboradores aprecien el esfuerzo de la empresa y el valor que obtienen de ella. 15 Conclusión Los programas de beneficios tradicionales y uniformes no toman en cuenta la creciente diversidad de los colaboradores y, por lo tanto, dejan fuera a muchos en la organización. Al hacerse cargo de estas variables introduciendo crecientes niveles de flexibilidad en el mix, la empresa crea una forma efectiva y escalable de provocar un gran impacto en sus empleados. Esperamos que esta guía te brinde los conceptos y elementos necesarios para tomar la mejor decisión a la hora de implementar un programa de beneficios desde el área de Recursos Humanos. 16
