Procedimiento de Asignacin de aulas

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
VICERRECTORÍA ACADÉMICA
PROCESO DE ASIGNACIÓN DE AULAS
Documento promulgado mediante Circular No. 17 del 21 de junio de 2005
DEFINICION
Es el proceso mediante el cual la Oficina de Admisiones y Registro Académico
realiza la asignación de los espacios académicos administrados por ella, de acuerdo
con la programación de las clases; con él, se posibilita el desarrollo de los planes de
estudio de los programas académicos de pregrado y posgrado, durante un ciclo
lectivo.
El proceso busca garantizar la asignación oportuna y equitativa de los espacios
académicos disponibles, para lo cual se tienen en cuenta las siguientes condiciones:
1. Capacidad de la planta física:
De acuerdo con el número de estudiantes atendidos en cada clase, el proceso de
asignación de las aulas considera la capacidad, que se describe a continuación, de la
planta física de la Universidad.
DISTRIBUCIÓN DE LA CAPACIDAD DEL TOTAL DE AULAS POR EDIFICIO –
JUNIO 2005
CAPACIDAD
15-34
35-54
55-75
75-94
95-114
TOTAL
GENERAL
2
28
4
1
33
3
9
6
18
21
27
1
21
4
5
2
1
1
3
28
8
EDIFICIOS
50
51
2
3
3
1
28
5
52
53
7
12
3
2
17
11
1
8
8
24
29
16
54
67
94
1
13
14
38
6
1
5
59
7
14
2
TOTAL
GENERAL
74
140
26
8
4
252
DISTRIBUCIÓN POR CAPACIDAD Y POR EDIFICIO DE LAS AULAS
AUDIOVISUALES – JUNIO 2005
CAPACIDAD
15-44
45-74
75-104
105-135
TOTAL GENERAL
2
1
1
27
EDIFICIOS
28
50
67
94
23
1
3
1
2
3
11
5
5
2
27
1
5
16
7
TOTAL
GENERAL
42
11
3
1
57
2
DISTRIBUCIÓN DE AULAS Y EDIFICIOS POR ZONAS – JUNIO 2005
ZONA
EDIFICIO
TOTAL DE AULAS
9
21
27
67
ZONA CENTRO
Total
ZONA NORTE
50
51
52
53
54
Total
ZONA SUR
2
3
74
Total
Total General
8
1
28
59
96
5
24
29
16
14
88
33
28
7
68
252
2. Franjas horarias:
Por disposición de la Rectoría (Circular No. 50 de 2001) y de la Vicerrectoría
Académica (Circular No. 13 de 2004)
• En toda la Universidad, salvo casos excepcionales aprobados por el Vicerrector
Académico, se deberán programar las clases respetando las siguiente franjas:
•
•
Mañana
7:00 – 9:00
9:00 – 11:00
•
•
Tarde
14:00 – 16:00
16:00 – 18:00
•
11:00 – 13:00
•
•
18:00 – 20:00
20:00 – 22:00
•
Cuando las Unidades Académicas cuenten con autorización para programar
clases cuyo número de horas por sesión sea impar: 1 – 3 – 5 horas, éstas
deberán programar los horarios de tal forma que no interfieran con las franjas
horarias indicadas anteriormente. Ello implica que la suma total de horas deberá
coincidir con dichas franjas.
•
Se tendrá disponible para la programación de la hora impar el horario de 13:00 a
14:00 o después de las 16:00 para no romper las franjas en la mañana. Las
solicitudes de 3 horas se podrán programar en las franjas de 11:00 a 14:00, 13:00
a 16:00 y de 16:00 en adelante.
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•
Con el fin de facilitar la asignación de salones para los profesores de hora
cátedra, todos los profesores de planta de la Universidad deben dictar sus clases
en franjas comprendidas entre las 9:00 y las 18:00 Casos excepcionales deberán
contar con la aprobación previa del Vicerrector Académico. Esta directriz no
aplica en el caso de los profesores de planta que prestan servicios docentes en
horas nocturnas.
3. Características especiales de las aulas:
a) Audiovisuales:
Por disposición de la Vicerrectoría Académica (Circular No. 12 de 2005)
i) Se priorizarán las solicitudes de aulas con audiovisuales, teniendo en
cuenta la disponibilidad de recursos con que cuenta la Universidad y lo
indispensable del recurso para atender la asignatura.
ii) Para las asignaturas donde no sean indispensables los recursos
audiovisuales durante la totalidad de las clases se recomienda hacer uso
de los recursos propios de las Facultades o de los recursos comunes no
adscritos a aulas.
iii) En la asignación de las aulas con audiovisuales se dará prioridad a la
asignación efectiva que se tuvo en el semestre anterior y a las solicitudes
de posgrado.
b) Con acceso para personas con limitaciones físicas
4. Ubicación geográfica de las aulas
c) Zona Sur
d) Zona Norte
e) Zona Centro
PROCESO DE ASIGNACION DE AULAS
1. Al iniciar el proceso de programación de clases se le entregarán a los directores
de Departamento, Institutos o Unidades dos reportes:
a. Un reporte de los días y las franjas horarias en que tuvieron asignación de
espacios académicos normales (sin audiovisuales) en el ciclo lectivo
inmediatamente anterior.
b. Un reporte de los días y las franjas horarias en que tuvieron asignación de
espacios académicos con audiovisuales en el ciclo lectivo inmediatamente
anterior.
2. Durante la programación de clases al SIU (SAE) se activarán dos controles
automáticos, con los que se buscará que las solicitudes no superen la capacidad
real de la planta física de la Universidad:
a. Un control de las franjas asignadas para la Facultad en el ciclo lectivo
inmediatamente anterior.
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b. Un control de las franjas sobre el total de espacios disponibles en la
Universidad.
3. Finalizado el proceso de programación de clases, la Oficina de Admisiones y
Registro Académico realizará la asignación de las aulas de acuerdo con los
siguientes criterios de prioridad:
a.
b.
c.
d.
e.
Solicitudes de aulas grandes que requieran audiovisuales
Solicitudes de aulas grandes normales
Solicitudes de aulas con acceso para personas con limitaciones físicas
Solicitudes de aulas con audiovisuales, con preferencia en los posgrados
Solicitudes de aulas normales
4. Durante el proceso de ajuste a la programación de clases se mantendrá el control
sobre las franjas disponibles en la Universidad, de modo que cualquier
modificación en el horario o en la creación de clases adicionales requiere
necesariamente de aula disponible.
Para ello, el Departamento, Instituto o Unidad deberá, en forma previa al registro
del ajuste de la programación, consultar con la Oficina de Admisiones y Registro
Académico la disponibilidad de espacios académicos. Sin aula disponible no se
podrá realizar el ajuste a la programación de clases.
5. No se tendrán en cuenta para el proceso de asignación solicitudes que tengan
como característica del aula: “No requiere salón”.
6. La totalidad de las solicitudes de aulas se atenderá antes del inicio de clases
respectivo. No se aceptarán cambios en la asignación de las aulas una vez
iniciadas las clases.
7. Hecha la adjudicación de aulas para los programas académicos, la Oficina de
Admisiones y Registro Académico procederá a asignar los espacios académicos
para los programas no conducentes a títulos de educación superior que son
ofrecidos por las Facultades; tales como, Preuniversitarios, Programas de
Formación en Lenguas para Extranjeros, Programa Infantil y Juvenil de Música.
8. Luego de finalizado el proceso de adjudicación de aulas, la Oficina de Admisiones
y Registro Académico entregará un reporte de asignación de salas audiovisuales
a la Dirección de Recursos Físicos, con el fin de que los espacios sobrantes sean
administrados por ellos.
9. La devolución de asignación de salón debe reportarse mediante correo
electrónico a la Oficina de Admisiones y Registro antes del inicio de clases, para
poder atender las solicitudes que aún queden pendientes en el proceso de
asignación
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10. Si al finalizar los procesos, de inscripción de clases para los estudiantes de
SIU/SAE y de matrícula para los estudiantes de pregrado de RAI, alguna clase no
cuenta con estudiantes inscritos, ésta deberá ser cancelada y su aula será
utilizada para atender las solicitudes que aún queden pendientes en el proceso de
asignación.