CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA RESOLUCIÓN CGR

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
RESOLUCIÓN CGR Nº 1495/06
“POR LA CUAL SE DISPONE LA REALIZACIÓN DE UN EXAMEN ESPECIAL AL
ARCHIVO NACIONAL Y BIBLIOTECA NACIONAL DEPENDIENTE DEL VICE
MINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA (MEC), A EFECTOS DE EVALUAR LA
GESTIÓN DE LOS MISMOS EN EL MANEJO, CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE
LOS BIENES CULTURALES OBJETO DE SU CUSTODIA”.
INFORME FINAL
Asunción - Paraguay
Noviembre - 2007
RESOLUCIÓN CGR Nº 1495/06
“POR LA CUAL SE DISPONE LA REALIZACIÓN DE UN EXAMEN ESPECIAL
AL ARCHIVO NACIONAL Y BIBLIOTECA NACIONAL DEPENDIENTE DEL
VICEMINISTERIO DE EDUCACIÓN Y CULTURA (MEC), A EFECTOS DE
EVALUAR LA GESTIÓN DE LOS MISMOS EN EL MANEJO,
CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LOS BIENES CULTURALES OBJETO
DE SU CUSTODIA”.
ENTIDAD AUDITADA
• Dirección de Archivo Nacional
• Dirección de Biblioteca Nacional
Direcciones dependientes del Ex Viceministerio de
Cultura del Ministerio de Educación y Cultura (MEC)
y actual Secretaría Nacional de Cultura.
Equipo de
Auditores
Lic. Jorge Chamorro
Téc. Nora Ramírez Flores
Téc. Analista Oscar Mazó
Abog. en Comisión: Jacinto Galeano
Supervisión
Arq. J. Amada Alegre
Coordinación General Lic. Biol. Emilio Buongermini
Dirección de Área
Ing. Quím. Gloria Herrero
Dirección General
Lic. Biol. Emilio Buongermini
Contralor General de la República
Sub- Contralor General de la República
Abog. Octavio Augusto Airaldi
Lic. Atilio Gayoso
TABLA DE CONTENIDO
CAPITULO I ______________________________________________________________ 2
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA_______________________________________________ 2
ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN DEL TRABAJO_____________________________________
OBJETIVO _________________________________________________________________________
ALCANCE _________________________________________________________________________
LIMITACIONES _____________________________________________________________________
MARCO LEGAL_____________________________________________________________________
2
2
2
3
3
CAPITULO II _____________________________________________________________ 4
DESARROLLO DEL INFORME __________________________________________________ 4
A. ARCHIVO NACIONAL_____________________________________________________________ 4
ANTECEDENTES Y ESTRUCTURA DEL ARCHIVO NACIONAL ___________________________ 4
DE LA DIFUSIÓN EN EL ARCHIVO NACIONAL _________________________________________ 4
DEL OBJETO DEL ARCHIVO NACIONAL ______________________________________________ 5
DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA_____________________________________________________ 5
CONTROL INTERNO ________________________________________________________________ 5
1 De los objetivos, funciones y planes del Archivo Nacional ___________________________________ 5
2 De la clasificación y registro de los documentos ___________________________________________ 6
3 Del Control y Uso de los Documentos Originales __________________________________________ 7
AREAS OBSERVADAS_______________________________________________________________ 8
4 Del estado de los documentos__________________________________________________________ 8
5 Del Sistema de Microfilmación _______________________________________________________ 11
6 Colección “Visconde Do Rio Branco” __________________________________________________ 14
7 De la situación edilicia, instalaciones, espacio físico y ambiente ______________________________ 16
8 De la seguridad en el edificio del Archivo Nacional _______________________________________ 17
9. Del Mobiliario ____________________________________________________________________ 19
10 De los recursos ___________________________________________________________________ 19
11 De las cooperaciones recibidas _______________________________________________________ 21
B. BIBLIOTECA NACIONAL _________________________________________________________ 23
ANTECEDENTES Y ESTRUCTURA DE LA BIBLIOTECA NACIONAL______________________ 23
CONTROL INTERNO _______________________________________________________________ 24
1 De los objetivos, funciones, planes y programas de la Biblioteca Nacional ______________________ 24
AREAS OBSERVADAS______________________________________________________________ 26
2 Del registro, procedimientos y estado de los documentos ___________________________________ 26
3 Del edificio, el mobiliario y las condiciones ambientales____________________________________ 29
4 De la seguridad contra incendio y otros _________________________________________________ 31
5 De la situación dominial y planos del edificio ____________________________________________ 31
6 De los recursos de la Biblioteca Nacional________________________________________________ 32
CAPITULO III ___________________________________________________________ 35
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES _________________________ 35
ARCHIVO NACIONAL ______________________________________________________________
BIBLIOTECA NACIONAL ___________________________________________________________
ANEXO ___________________________________________________________________________
Antes después ______________________________________________________________________
35
37
40
60
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
CAPITULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN DEL TRABAJO
El Archivo Nacional y la Biblioteca Nacional contienen documentos, libros y periódicos que
forman parte del patrimonio cultural, de la historia e identidad nacional.
El objetivo esencial de los archivos es disponer de la documentación organizada, en tal forma que
la información institucional sea recuperable para uso por la administración, en el servicio al
ciudadano y como fuente de la historia.
Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una
herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado
y la administración de justicia; son testimonios de los hechos y de las obras; documentan las
personas, los derechos y las instituciones. Como centro de información institucional contribuyen
a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al
ciudadano.
Por todo lo expuesto, en el marco de las funciones y responsabilidades conferidas a la Contraloría
General de la República por el Art. 283 de la Constitución Nacional y la Ley Nº 276/94
“Orgánica y Funcional de la Contraloría General de la República”, se emitió la Resolución CGR
Nº 1495/06 “Por la cual se dispone la realización de un examen especial al Archivo Nacional y Biblioteca
Nacional dependiente del Vice Ministerio de Educación y Cultura (MEC), a efectos de evaluar la gestión de los
mismos en el manejo, conservación y preservación de los bienes culturales objeto de su custodia”.
OBJETIVO
Verificar la gestión en el manejo, conservación, preservación y protección de los bienes culturales
objeto de custodia y el cumplimiento de las normativas pertinentes.
ALCANCE
Abarca la gestión del Archivo Nacional y de la Biblioteca Nacional en el periodo comprendido
entre el año 2002 y el primer semestre del año 2006. El trabajo fue realizado de acuerdo al
documento “Orientación para la Ejecución de Auditorías de Actividades con una Perspectiva Medioambiental”
y las Normas de Auditoría de la INTOSAI, y al Manual de Auditoría Gubernamental aprobado
por la CGR.
El resultado del presente informe surge del análisis de los documentos proveídos a los auditores,
que son de exclusiva responsabilidad de los funcionarios de los entes auditados.
2
Nuestra Visión: Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública.-
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
LIMITACIONES
Provisión tardía y fraccionada de las informaciones solicitadas.
MARCO LEGAL
¾ Constitución Nacional, Artículo 81 “Del patrimonio cultural”.
¾ Ley Nº 946/86 “De Protección a los Bienes Culturales”.
¾ Ley Nº 1099/97 “Que establece la obligatoriedad del depósito de los documentos oficiales en el archivo
General de la Nación”.
¾ Decreto Nº 4071/99 “Por el cual se reglamenta la Ley Nº 1099/97 “Que establece la obligatoriedad
del depósito de los documentos oficiales en el archivo general de la Nación”.
¾ Ley Nº 3051/06 “De Cultura Nacional”. Se cita esta Ley, que establece la creación de la
Secretaría Nacional de Cultura en reemplazo del Vice Ministerio de Cultura del Ministerio
de Educación y Cultura, en consideración a que las dependencias auditadas forman parte de
la misma, a partir del noviembre del 2006.
3
Nuestra Visión: Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública.-
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
CAPITULO II
DESARROLLO DEL INFORME
A. ARCHIVO NACIONAL
ANTECEDENTES Y ESTRUCTURA DEL ARCHIVO NACIONAL
El Archivo Nacional de Asunción fue fundado el 25 de noviembre de 1596 por el Gobernador de
la Provincia del Paraguay, Hernando Arias de Saavedra (Hernandarias), quien designó como
primer Director a Don Diego de Olavarrieta. No se tiene datos sobre el lugar donde se conservó
la documentación en la época colonial y durante los primeros años de la independencia.
En 1855, bajo el gobierno de Don Carlos Antonio López, se encargó al señor José Falcón reunir
y organizar al Archivo Nacional. Durante la Guerra de la Triple Alianza se perdieron gran parte
de los documentos del Archivo Nacional. En 1885, la custodia de los documentos dependía del
Ministerio del Interior; en el año 1902, del Ministerio de Justicia, Culto e Instrucción Pública y, a
partir del año 1932, del Ministerio de Educación y Culto. Por Decreto Ley Nº 10.756 del 28 de
enero de 1950, se creó la Dirección de Archivos, Bibliotecas y Museos de la Nación.
El Archivo Nacional del Paraguay contiene los documentos más antiguos del Río de la Plata, que
por su riqueza documental son usufructuados y requeridos por investigadores, historiadores y
estudiantes, tanto nacionales como extranjeros1.
Los documentos abarcan el periodo comprendido de 1534 a 1870, con soporte en papel y otros
soportes documentales, como microfilm y CD-ROM. Entre los documentos existen originales de
un valor incalculable para la Nación, tales como:
- Testamento de Juan Salazar de Espinoza (1560).
- Himno Nacional Paraguayo.
- Autos de la revolución del Paraguay (1811).
- Condecoraciones del Mcal. López a sus soldados durante la Guerra de la Triple Alianza.
- Documentos del colegiado Español para la demarcación de límites con Portugal.
- Documentos sobre la organización Jesuita en América.
DE LA DIFUSIÓN EN EL ARCHIVO NACIONAL
El Decreto Reglamentario Nº 4071/99 por el cual se reglamenta la Ley Nº 1.099/97 “Que establece
la obligatoriedad del depósito de los documentos oficiales en el Archivo General de la Nación”, establece entre
otros: Art. 4°, Inc. 19 “Publicar inventarios vía catálogos y estudios sobre la documentación existente y sobre
archivos”; Inc. 20 “Auspiciar y organizar actos de divulgación de la riqueza documental del Archivo General de
la Nación”.
El Archivo Nacional informó a la auditoría que, como entidad parte del Ministerio de Educación
y Cultura, cuenta con el Departamento de impresión de la mencionada cartera.
Durante la gestión en el año 1999, se hicieron publicaciones en nuevas corrientes historiográficas
y que en la administración anterior se publicó un breve catálogo de la Sección Propiedades y
1
Tríptico proveído por el Archivo Nacional
4
Nuestra Visión: Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública.-
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
Testamentos y actualmente documentos en guaraní del periodo Colonial, cuya distribución es
gratuita. Actualmente tienen previsto publicar guías descriptivas de la Sección Historia y la
Sección Propiedades y Testamentos.
DEL OBJETO DEL ARCHIVO NACIONAL
El Archivo Nacional es autoridad de aplicación de la Ley Nº 1099/97 “Que establece la
obligatoriedad del depósito de los documentos oficiales en el Archivo General de la Nación” y del Decreto
Reglamentario Nº 4071/99, que establece entre otros: Art. 4°, Inc. 9 “Redactar las normas
reglamentarias requeridas por la archivística, elaborar el código de clasificación de documentos de archivo y vigilar
su cumplimiento”, inc. 10 “Establecer normas generales para preservación de documentos y acceso a los archivos”
e inc. 12 “Guardar la documentación de conformidad a las normas de la archivística e impulsar el estudio y la
investigación de esa documentación”.
DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA
Por Resolución Nº 2905 del 17 de julio de 1998, que aprobó la estructura orgánica del Vice
Ministerio de Cultura, se designó a las Direcciones de Archivo Nacional y Biblioteca Nacional
dependientes de la Dirección General de Patrimonio Histórico Cultural, en la siguiente estructura.
Director/a
Secretaria y
Coordinación
Administración
Dpto. de
Conservación
Objetivo
Dpto. de
Formación
Documental
Dpto. de
Informática
Dpto. de
Antiguo
Archivo
Dpto. de
Audio
Visual
-Ordenanzas
-Conserje
-Limpiadora
-Auxiliar
El Archivo Nacional ocupa actualmente un edificio ubicado en las calles Mcal. José Félix
Estigarribia esquina Iturbe, originalmente construido para la Biblioteca Nacional. Comparte el
espacio físico desde 1969 con el Museo Nacional de Bellas Artes.
CONTROL INTERNO
1 De los objetivos, funciones y planes del Archivo Nacional
Se cuenta con un Manual donde están establecidos el objetivo y las funciones de la Dirección de
Archivo Nacional. Su objetivo es ser depositaria de la memoria colectiva de la Nación, a través de
la reunión, custodia, mantenimiento, clasificación, ordenamiento y accesibilidad al público de los
documentos históricos que resguarda.
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Nuestra Visión: Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública.-
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
Con respecto a Planes y Programas anuales de la Dirección, solicitados por la auditoría, la nota
respuesta indica que dicha responsabilidad corresponde a la administración anterior2. Asimismo,
afirma que no cuenta con fines y objetivos específicos. Cabe señalar que durante la auditoría se
produjeron cambios de los representantes de las direcciones, entre ellos el de la Dirección de
Archivo Nacional.
1 Observaciones
1.1 Los responsables desconocen los objetivos y funciones del Archivo Nacional, dispuestos en el
Manual y aprobados por Resolución Nº 2905/98 del Viceministerio de Cultura.
1.2 El Archivo Nacional no cuenta con Planes y Programas para el desarrollo de sus actividades y
cumplimiento de sus objetivos y funciones.
•
En su descargo, la entidad remite sus fines y objetivos e informa que tiene previstos planes y
programas en base a los fines y objetivos citados, éstos que corresponde a los fines y
objetivos específicos para el logro del objetivo primordial del Archivo Nacional, establecido
en su creación; sin embargo, no remitieron los Planes y Programas para la ejecución de los
mismos, por lo que se colige la ausencia de los mismos.
1 Conclusiones
1.1 Al momento de cambio de autoridades no se produjo un traspaso de información acerca de
las actividades y estado de las acciones y objetos sujetos a su guarda. Esta situación incide en el
seguimiento y concreción de resultados. El Archivo Nacional ha presentado sus objetivos y
funciones, sin embargo falta una difusión efectiva a los funcionarios.
1.2 La ausencia de Planes y Programas que resulten una política, misión y objetivo de la Dirección
de Archivo Nacional, imposibilita establecer y procurar los recursos necesarios para el
cumplimiento de objetivos.
1 Recomendación
1.1 La Dirección de Archivo Nacional debe elaborar, contar y ejecutar planes y programas a
corto, mediano y largo plazo concordantes con la política de manejo, misión, objetivo y funciones
del Archivo Nacional.
2 De la clasificación y registro de los documentos
El Decreto Reglamentario Nº 4071/99 por el cual se reglamenta la Ley Nº 1.099/97, establece
entre otras atribuciones del Director del Archivo Nacional: Art. 4°, inc. 9 “Redactar las normas
reglamentarias requeridas por la archivística, elaborar el código de clasificación de documentos de archivo y vigilar
su cumplimiento”.
Con relación a la clasificación establecida, la Dirección indicó que los documentos están
clasificados y ordenados más como colección que como fondo de archivo, organizados dentro de
secciones por orden cronológico. En cuanto al tipo de documentaciones registradas, informó que
2
Nota DGAI N° 645/06, del 8.11.06 (MEC)
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Nuestra Visión: Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública.-
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Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
no existe ningún criterio técnico: los documentos están registrados en forma general e
incompleta. En cuanto a los parámetros utilizados para el establecimiento de valores de los
documentos que maneja, informa que el Archivo Nacional no prevé objetivos y estrategias para
seleccionar documentos de valor informativo, solamente tiene en cuenta las fechas de las
documentaciones obrantes en ese lugar, de las cuales las más antiguas datan del año 1.534 al
1.870, por lo cual encierran un consistente valor histórico. Agrega que el valor informativo de los
documentos sólo es completo dentro del conjunto del que forma parte y que la identificación
selectiva necesita tiempo y personal cualificado.
2 Observación
2. El Archivo Nacional no cuenta con normas reglamentarias, códigos de clasificación de
documentos, o criterios técnicos para la selección e identificación de los documentos.
En el descargo, la responsable actual del Archivo Nacional informa que cuenta con un
“Reglamento Interno” que rige en la Sala de Consulta. Respecto a los fondos documentales,
informa que se ha realizado un peritaje para la actualización, y se ha concluido que los mismos
están clasificados en “Secciones”, con sus respectivos índices descriptivos, organizados en forma
numérica, alfabética y cronológicamente. Asimismo, manifiesta que, para llevar adelante criterios
de clasificación, selección e identificación, se precisa de más funcionarios técnicos, infraestructura
y espacio físico.
2 Conclusión
2. En cuanto a normas reglamentarias y clasificación de los documentos, se verifica que
actualmente la Sala de Consulta se rige por el Reglamento Interno. Sin embargo en la tarea de
actualización y verificación del sistema archivístico, al cual están abocados, aún tienen
dificultades, especialmente para la implementación de criterios de clasificación, selección e
identificación, debido a la insuficiente cantidad de funcionarios técnicos, infraestructura y espacio
físico.
2 Recomendación
2. La Dirección del Archivo Nacional debe propiciar la incorporación de recursos humanos,
infraestructura y espacio físico, a los efectos de dar un efectivo cumplimiento de la Ley Nº
1.099/97 “Que establece la obligatoriedad del depósito de los documentos oficiales en el Archivo General de la
Nación” y su Decreto Reglamentario Nº 4071/99.
3 Del Control y Uso de los Documentos Originales
3 Observación
3. No se cuenta con un manual de procedimientos para la utilización de los documentos por los
usuarios dentro del recinto que alberga el Archivo Nacional.
•
El ente informa que la institución tiene previsto elaborar un manual de procedimientos para
la utilización de las documentaciones por parte de los usuarios en el recinto del Archivo
Nacional, acorde a la necesidad actual.
7
Nuestra Visión: Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública.-
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
3 Conclusión
3. La falta de un manual de procedimientos para el uso de los documentos del Archivo Nacional
por parte de los usuarios, posibilita una manipulación inadecuada e irrestricta que inciden en la
conservación de los mismos.
3 Recomendación
3. El Archivo Nacional debe concretar la elaboración del manual de procedimientos para el uso y
manejo de los documentos, con el objeto de su salvaguarda, difundir, implementar y controlar su
cumplimiento.
AREAS OBSERVADAS
4 Del estado de los documentos
El Decreto Reglamentario Nº 4071/99 por el cual se reglamenta la Ley Nº 1.099/97 establece,
entre otras atribuciones del Director del Archivo Nacional: Art. 4°, inc. 10 “Establecer normas
generales para preservación de documentos y acceso a los archivos”; inc. 12 “Guardar la documentación de
conformidad a las normas de la archivística e impulsar el estudio y la investigación de esa documentación”.
El Archivo Nacional proveyó a la auditoría la siguiente tabla donde se detallan los documentos y
un diagnóstico del estado en que se encuentran.
SECCION
Colección Río-Branco
Historia
Propiedades y Testamentos
Civil y Judicial
Nueva Encuadernación
Actas de Cabildo
Sección Cajas
Colección Doroteo Barreiro
Carpetas Sueltas
Copias
Libros Mayores
Educación
Antecedentes de Decretos
Resoluciones
Libro de Registros Oficiales
Decretos
Notas Remitidas
Colección Moisés Bertoni
VOLUMEN
5124 (Carpetas)
449 (Volúmenes)
1273 (Volúmenes)
986 (Volúmenes)
3417 (Volúmenes)
35 (Carpetas)
67 (Carpetas)
16 (Volúmenes)
236 (Carpetas)
28 (Carpetas)
4 (Volúmenes)
844 (Volúmenes)
2 (Libros)
9 (Libros)
34 (Libros)
34 (Libros)
13 (Libros)
DIAGNOSTICO
Optimas Condiciones
Estado Delicado
Estado Delicado
Estado Delicado
Estado Critico
Estado Delicado
Estado Bueno
Estado Muy Bueno
Estado Delicadísimo
Estado Bueno
Estado Muy Bueno
Estado Muy Bueno
Estado Muy Bueno
Estado Muy Bueno
Estado Muy Bueno
Estado Muy Bueno
Estado Muy Bueno
Estado bueno, en relación a la
colección Bertoni, el tratamiento
37 (Cajas con 178 carpetas técnico aplicado a la
conteniendo decenas de documentación no tuvo un
documentos) resultado óptimo pues parece, en
algunos documentos, la tinta
borrosa.
8
Nuestra Visión: Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública.-
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
El tipo de papel o soporte de los documentos del Archivo Nacional es de hilo y madera, lleva el
sello de agua o filigrana, lo que indica la procedencia y la calidad. Durante la guerra de la Triple
Alianza, por falta de materia prima se utilizó la madera para su fabricación.
La durabilidad del papel fabricado en Europa, en buenas condiciones de almacenamiento, se
calcula en unos 500 años, no así el papel fabricado de madera, que es de muy mala calidad.
La importancia histórica de los papeles del Archivo Nacional es trascendente, ya que datan a
partir del año 1534, además de los fabricados en el país durante la guerra del Paraguay.
4 Observaciones
Los documentos están almacenados bajos las siguientes condiciones:
TEMPERATURA: El ambiente está climatizado, pero el sistema de climatización no es utilizado
en forma efectiva, ya que es desconectado por los funcionarios según necesidad. Además es
desligado fuera del horario de atención al público, por lo que el cambio brusco de temperatura
contrae y dilata los documentos produciendo rompimiento en los mismos.
HUMEDAD: Los papeles presentan un exceso de humedad, produciéndose distintos daños
como debilitamiento de los adhesivos, manchas, decoloración de las tintas, etc. Existen en la sala
deshumificadores de aire, que son aparatos que mantienen la humedad controlada, pero los
mismos son desconectados al igual que el sistema de aire acondicionado.
LUZ: Hemos observado destrucción del papel y del colorante por efectos de la luz. En la sala o
repositorio actualmente la luz es controlada, sin embargo, la gran mayoría de los papeles se
encuentran amarillentos y quebradizos por exceso de luz.
CONTAMINACIÓN ATMOSFÉRICA: En el repositorio se encuentran almacenados una gran
cantidad de rollos de microfilm en estado de descomposición, desprendiendo restos de sales de
plata y fijador (Hiposulfito), produciendo un olor desagradable y manchas en los muebles y
piso.(FOTOS)
ACIDEZ: La acidez está causando el rompimiento irreversible de las cadenas moleculares de
celulosa, tornando al papel débil, quebradizo e inútil.
INSECTOS Y ROEDORES: Hemos observado la acción destructiva de insectos como polillas,
termitas, pececillos de plata (insectos) y roedores que se alimentan del papel, del engrudo y de la
madera.
HONGOS Y MOHO: No existe control de la humedad y temperatura, situación que posibilita el
desarrollo de hongos y moho que proliferan en ambientes donde la humedad relativa del aire es
muy elevada. Se ha encontrado numerosos documentos dañados por estos microorganismos.
MANIPULACION DE LOS DOCUMENTOS: Existen documentos dañados por el manipuleo
descuidado de los mismos. El fotocopiado no es permitido en esta administración, sin embargo,
se permite la copia de aquellos documentos que están microfilmados o escaneados.
•
El ente responde que la adecuación de la temperatura, humedad y la luz del depósito
documental depende actualmente de los medios con que cuentan. Informa que llevan un
registro de control de temperatura y humedad; que los deshumidificadores, termómetros e
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Nuestra Visión: Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública.-
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Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
higrómetro fueron reparados a costa de la dirección, y propone la separación del depósito
documental de las salas de consultas para mejorar el microclima y la conservación de los
documentos.
Con relación a la luz y otros aspectos, confirma que el edificio no cuenta con la
infraestructura adecuada y que presentó un diagnóstico del estado de conservación
documental al ex Viceministerio de Cultura, actual Secretaría Nacional de Cultura, y a la
Comisión de Cultura, Educación y Culto del Senado, a fin de solicitar apoyo para conseguir
un local propio del Archivo Nacional.
Con relación a la acidez de los documentos, informa que se llevó adelante un proyecto con la
OEA, la cual proveyó hojas libres de ácido para la separación de los documentos enfermos;
que tiene como uno de sus objetivos el entrenamiento en desacidificación documental, como
parte del procedimiento de curación y restauración previsto con la ayuda y asistencia técnica
brasileña.
Con relación a la presencia de insectos y roedores, informa que se realiza una limpieza
profunda cada 15 días y la revisión diaria del depósito documental con insecticidas y raticidas.
Con respecto a los hongos y mohos, informa que actualmente existe un control estricto del
microclima.
Que existen documentos infectados por diferentes microorganismos, por lo que solicitaron al
Instituto Nacional de Tecnología, Normalización y Metrología, el análisis y cultivo de los
existentes en el repositorio, con el objeto de conocer el periodo de reproducción y planificar
la fumigación para controlar, disminuir y eliminarlos.
Agrega, que para llevar adelante este objetivo precisan de un laboratorio químico, para tratar
en forma específica las diferentes patologías reinantes en el depósito.
4 Conclusiones
4.1 El ente ha iniciado acciones respecto a la situación observada pero, si siguen las condiciones
ambientales y de almacenamiento actuales, los documentos del Archivo Nacional están en
situación crítica de deterioro y con riesgo de pérdida de gran parte.
4.2 No cuenta con un censo o inventario de los documentos recuperables.
4 Recomendaciones
4.1 La Dirección de Archivo Nacional juntamente con la Secretaría Nacional de Cultura y la
DGPHC deben tomar medidas urgentes para salvaguardar los documentos del Archivo Nacional,
ya que, en caso contrario, corre peligro de destrucción y pérdida de materiales que hacen a la
historia del país, tomando en cuenta las siguientes alternativas:
a) Iniciar un proceso para salvar la información contenida en los documentos;
b) Iniciar un proceso de restauración de los papeles.
4.2 Los responsables del Archivo Nacional deben implementar acciones específicas respecto al
cuidado, protección y conservación de los documentos que guarda, teniendo en cuenta los
siguientes:
Para dar solución a los problemas de temperatura y humedad se debe climatizar y
mantener controlada la humedad utilizando los desumificadores las 24 hs.
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Nuestra Visión: Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública.-
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Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
Iniciar un proceso de limpieza y fumigación de insectos, roedores, etc, al igual que los
demás casos, con el asesoramiento de expertos a fin de salvaguardar la integridad física de
los funcionarios y de los documentos del Archivo Nacional. se
En relación a la contaminación atmosférica, se sugiere implementar acciones para
evitarlas.
Iniciar un proceso de selección de los documentos que serán sometidos a procesos de
restauración, ya que tiene un alto costo y sólo retarda y no detiene completamente la
destrucción del papel. Para esto se debe tener en cuenta la importancia histórica del
documento y la posibilidad real de que el mismo pueda ser restaurado.
Finalizar la instalación y/o montaje de la sala de restauración de documentos, dotándola
de la infraestructura necesaria para su buen funcionamiento.
Iniciar un proceso de adiestramiento del personal, necesario para los trabajos de
restauración.
Elaborar un plan para salvar la información contenida en los documentos. Se sugiere que
se aplique en forma conjunta:
a) El microfilm, como soporte o back-up de la información, y
b) El procesamiento electrónico de imágenes o la digitalización, para el uso y
divulgación de la información.
El microfilm ofrece una excelente base de datos para que en el futuro se consiga trasladar
la información a otras tecnologías en forma positiva, así como más durabilidad
archivística y seguridad. Es muy utilizado para guardar información de grandes archivos,
teniendo en cuenta la estabilidad de su soporte. La digitalización es un excelente medio
para el automatismo y la divulgación de la información.
Para no someter a los documentos originales a los dos procesos traumáticos de captura
de información (mucha luz, manipuleo, etc.), como son la microfilmación y la
digitalización, es ideal digitalizar directamente del microfilm, reduciendo enormemente el
tiempo y/o sistema de trabajo, y sobre todo los costos.
4.3 El Archivo Nacional debe establecer entre las actividades prioritarias la elaboración de un
inventario completo y ordenado de los documentos con que cuenta y el estado en que se
encuentran.
5 Del Sistema de Microfilmación
Se tiene conocimiento de que el Gobierno Japonés donó hace 15 años un sistema de
microfilmación que incluía los siguientes equipos:
3 Microfilmadoras planetarias marca CANON, de 16 mm
4 Lectores copiadores marca CANON de 16 y 35 mm
2 Procesadores de 16 y 35 mm
La donación tuvo el objetivo de microfilmar todos los documentos del Archivo Nacional.
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Nuestra Visión: Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública.-
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Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
Según la información dada por la institución a la auditoría, existen en inventario los siguientes
microfilms3:
Sección Historia
Sección Historia
Sección Río Branco
Sección Propiedades y testamento, civil y
judicial
Sección nueva encuadernación
El Eco del Paraguay
La Regeneración
145 rollos (negativos)
145 rollos (positivos)
58 rollos (positivos)
En mal estado
En malísimo estado
Buen estado
538 rollos
En mal estado
1052 rollos
1 rollo
1 rollo
En mal estado
Buen estado
Buen estado
Todas las colecciones, a excepción de las de Río Branco, el Eco del Paraguay y la Regeneración,
se encuentran en etapa de descomposición debido a diversos factores, entre ellos:
El procesamiento, revelado, almacenamiento.
El procesamiento de las películas consta de los procesos de fijado, lavado y secado, que deben ser
realizados de acuerdo a las normas de la American Nacional Standard Institute (ANSI), para
obtener los resultados esperados. Si son realizados en forma inadecuada, permiten que las sales de
plata y el tiosulfato sean retenidos por la película y con el tiempo se descompongan, produciendo
la destrucción de la película.
El proceso de secado debe realizarse a una temperatura de 100 º F (33º C). Una temperatura muy
alta vuelve quebradiza a la película, además de desprender la emulsión de la base o soporte. Por el
contrario, con una baja temperatura de secado, la película permanece con mucha humedad y atrae
la formación de hongos.
La vida potencial de los registros fotográficos, además de lo mencionado más arriba, depende
enormemente de las condiciones de almacenamiento, temperatura y humedad controlada,
limpieza constante de las películas y el modo en que es utilizada.
5 Observaciones
5.1 Los microfilms del Archivo Nacional muestran características de fragilidad y son muy
quebradizos, debido probablemente a los procedimientos utilizados para la remoción o retiro de
los productos químicos residuales y a la elevada temperatura utilizada en el proceso y secado de la
película. (ver fotos)
5.2 Las películas están almacenadas a una temperatura alta y a una humedad no controlada. En su
mayor parte están guardadas en carreteles no ventilados y en cajas metálicas, en su gran mayoría,
herrumbradas. (ver fotos)
5.3 No existen copias de respaldo de los microfilms y los únicos existentes son utilizados para
consultas.
3
Fuente detalle enviado por la institución, Memorandum Nº 07/06
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5.4 De los 4 lectores existentes, sólo uno se encuentra en funcionamiento, y de las 3
microfilmadoras, sólo una está instalada y ubicada en la misma sala donde se encuentra montada
la procesadora, la cual opera con químicos que afectan a la película.
5.5 La institución no cuenta con insumos (rollos y químicos para microfilmación) para operar los
equipos. Sólo cuenta con un operador capacitado para el manejo de los equipos y no existe
sistema de control de calidad del producto final.
• El ente responde con relación al estado de los documentos microfilmados, que la reproducción
de documentos en película no fue realizada en la administración actual; que la falta de espacio
físico, de infraestructura, de insumos y personal calificado, incide en la actual forma de
almacenamiento de los documentos; que se contempla crear un archivo de seguridad y un
archivo de consultas; que los lectores copiadores no funcionan por la falta de medios
económicos y de una Sala adecuada para los mismos; que entre los objetivos de la institución se
contempla la incorporación de personal para ser entrenado en microfilm, previsto con la
asistencia técnica brasileña. Asimismo, recalca la falta de recursos económicos, espacio físico y
personal calificado.
5 Conclusiones
5.1 El procedimiento que se utilizó en el Archivo Nacional para el revelado no es adecuado, es un
factor que afecta la permanencia de los registros fotográficos, acelerando el proceso de
descomposición y destrucción de la película. Dicho problema es verificado a simple vista, ya que
los muebles donde están guardados los microfilms, como así también el piso, se encuentran
totalmente manchados, hay un olor penetrante y desagradable en el lugar, que a la vez produce
una alta contaminación ambiental. (ver fotos)
5.2 Las condiciones y el sistema de almacenamiento de los rollos no son adecuados y como el
anterior afectan la permanencia de los registros fotográficos.
5.3 Los equipos de microfilmación existentes son adecuados a los trabajos del Archivo Nacional,
sin embargo, su ubicación es inadecuada debido a la falta de espacio físico.
5.4 Los equipos de microfilmación no son bien utilizados debido principalmente a la falta de
insumos. La institución no cuenta con los medios económicos para contar con rollos y químicos
para microfilmación, siendo este procedimiento uno de los más recomendados para el logro de
los objetivos de la institución.
5 Recomendaciones
5.1 Los responsables del Archivo Nacional deben implementar medidas para la utilización
correcta y adecuada del sistema de microfilmación, con el fin de evitar y desacelerar el proceso de
descomposición y destrucción de las películas.
5.2 Los responsables del Archivo Nacional deben buscar los medios para dotar al ambiente del
Archivo Nacional de la temperatura y humedad adecuadas para el almacenamiento de las
películas.
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Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
5.3 Debe realizar las gestiones necesarias para contar con el adecuado mobiliario y sistema de
guarda de las películas, a fin de solucionar la situación de almacenamiento en carreteles no
ventilados y en cajas metálicas herrumbradas.
5.4 Debe elaborar e implementar los manuales de procedimientos de utilización y control de las
películas, a fin de potenciar la vida de los registros fotográficos.
5.5 Debe gestionar los medios correspondientes para dotar del espacio necesario para la correcta
ubicación de los equipos de microfilmación, de modo a evitar los impactos que otras actividades
y equipos pudieran ocasionar.
5.6 Debe gestionar por los vías pertinentes la dotación al Archivo Nacional de los insumos
necesarios (rollos y químicos para microfilmación) y de personal calificado para operar los
equipos de microfilmación.
A tales efectos y con respecto a la guarda de los microfilms, se sugiere a la institución considerar
los siguientes factores:
El almacenamiento debe realizarse en carreteles abiertos a fin de posibilitar la aireación y
colocación en cajas especiales y etiquetadas, con la debida especificación de número de
rollo y su contenido.
Para la microfilmación deben ser usadas películas para registro archivístico a largo plazo,
que atienda los requisitos de la ANSI-PH1.28 (base de acetato) y PH1.41 (base de
poliéster). Estas películas son químicamente muy estables y, adecuadamente almacenados,
se estima su duración en unos 500 años.
El almacenamiento de los rollos de microfilm debe reunir las siguientes condiciones:
- Temperatura: Máxima de 21º C
Mínima de 12º C
- Humedad relativa: entre 20 y 40%
5.7 La institución debe tomar las medidas necesarias para la inmediata solución respecto a los
rollos en descomposición, ya que apremia el retiro del lugar donde están almacenados
(repositorio), porque afecta y acelera la destrucción de los documentos del archivo y de los rollos
de microfilm que aún están en buen estado (colección Visconte do Río Branco), y por el impacto
que produce la emanación de componentes químicos nocivos al medio ambiente y a la salud.
5.8 La instalación de los equipos de microfilmación en salas separadas, una para las
microfilmadoras, otra para el laboratorio de procesamiento y otra para la preparación de
documentos. Los equipos lectores copiadores pueden estar instalados en el repositorio. Todos los
recintos deben estar refrigerados. También deben contar con lectores simples motorizados,
densitometros y microscopios para el control de calidad de los microfilms producidos.
6 Colección “Visconde Do Rio Branco”
La Constitución Nacional establece en cuanto al Patrimonio Cultural, Art. 81 “Se arbitrarán los
medios necesarios para la conservación, el rescate y la restauración de los objetos, documentos y espacios de valor
histórico, arqueológico, paleontológico, artístico o científico, así como de sus respectivos entornos físicos, que hacen
parte del Patrimonio Cultural de la Nación”.El Estado definirá y registrará aquellos que se
encuentren en el País y, en su caso, gestionará la recuperación de los que se hallen en el
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extranjero. Los organismos competentes se encargarán de la salvaguarda y del rescate de las diversas expresiones
de la cultura oral y de la memoria colectiva de la Nación……….” (El resalte es nuestro)
El 12 de Agosto de 1869, luego de la batalla de Piribebuy, las fuerzas Brasileras tomaron el
archivo público del Paraguay, que contenía toda la documentación hasta el año 1868, inclusive la
correspondencia secreta del Ministerio de Relaciones Exteriores de la República.
Este archivo fue llevado al Brasil por José Maria Da Silva Paranhos, Visconde do Río Branco.
Los originales permanecieron en la Biblioteca Nacional de Río de Janeiro, hasta la década del 80,
y posteriormente fueron devueltos al Paraguay. Hoy se encuentran en el Archivo Nacional de
Asunción bajo el titulo Colección Río Branco.
Según el CATÁLOGO de la Colección Vizconde Do Río Branco (Ministerio de Relaciones
Exteriores- Instituto Río Branco), la colección está compuesta de 49.313 (cuarenta y nueve mil
trescientos trece) documentos.
Los documentos fueron devueltos por el Gobierno Brasileño al Paraguay en fecha 12 de Mayo de
1981. Efectuada la verificación o inventario por el Archivo Nacional, con base en el catalogo de
la colección Río Branco, constataron un faltante de 711 (setecientos once) documentos, lo cual
fue reclamado por el Director del Archivo Nacional, Dr. Hipólito Sánchez Quell, en fecha 23 de
Agosto de 1984.
La Directora del Archivo Nacional remite a la auditoría el Memorando Nº 04/07 de fecha 12 de
febrero del 2007, por el cual remite una copia de la nota Nº 78 del 12 de septiembre de 1984, por
la cual el Embajador del Brasil, Mario de Mello Mattos, informa al Director del Archivo
Nacional, Dr. Hipólito Sánchez Quell, haber trasmitido el reclamo a las autoridades brasileñas.
Según el documento “Índice sobre la Colección vizconde de Río Branco” presentado por el Director del
Archivo Nacional, Manuel María Páez Monges, en setiembre del año 1998, se individualizaron
cuáles son los documentos que figuran en el Catálogo Brasilero, pero que no existen en el
Archivo.
Sobre acciones de recuperación de documentos que se encuentran fuera del Archivo Nacional
y/o en el exterior, los responsables responden no tener conocimiento de documentos u otros del
patrimonio histórico del Paraguay que se encuentran fuera del país o en manos de particulares y
no han realizado acciones para recuperarlos.
•
Responden que cuentan con documentos donde se detallan los documentos faltantes y, que
tienen previsto en el marco de un convenio con la Secretaria Nacional de Cultura de la
República Federativa del Brasil, la recuperación de los no devueltos por el Brasil.
6 Conclusión
6.1 El ente tiene prevista la recuperación de documentos del Brasil, sin embargo no se ha
proseguido con los trámites iniciados por el ex Director Dr. Hipólito Sánchez Quell, para el
rescate de los documentos faltantes de la Colección “Vizconde Do Río Branco”, los cuales
fueron identificados por el Director del Archivo Nacional, Manuel María Páez Monges.
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6 Recomendación
6.1 La Secretaría Nacional de Cultura debe arbitrar los medios necesarios para dar continuidad a
los trámites de recuperación iniciados respecto a la Colección Río Branco y de otros identificados
frente al Gobierno del Brasil y estudiar la factibilidad de que el marco de un Convenio con el
Brasil, se logren los resultados esperados
6.2 Si hubiere otras piezas documentales pertenecientes al Estado Paraguayo que se encuentren
fuera del país o en manos de particulares, la DGPHC debe investigar el destino de las mismas, y
propiciar su recuperación para dar cumplimiento con lo establecido en la Constitución Nacional
en el Art. 81 “Se arbitraran los medios necesarios para la conservación, el rescate y la restauración de los objetos,
documentos y espacios de valor histórico, arqueológico, paleontológico, artístico o científico, así como de sus
respectivos entornos físicos, que hacen parte del Patrimonio Cultural de la Nación. El Estado definirá y registrara
aquellos que se encuentren en el País y, en su caso, gestionara la recuperación de los que se hallen en el
extranjero…(..)”
7 De la situación edilicia, instalaciones, espacio físico y ambiente
El espacio del Archivo Nacional en el edificio es compartido con el Museo Nacional de Bellas
Artes. El área destinada al repositorio documental es de una superficie de 240 m2. Verificada las
condiciones del edificio para la guarda de los documentos se han observado las siguientes
situaciones:
7 Observaciones
7.1 El edificio del Archivo Nacional presenta diversas patologías constructivas tales como
humedad, desprendimiento de revoque y pinturas de las paredes y del cielo raso, filtraciones y
entradas de agua por las aberturas, que inciden en el estado de conservación de los documentos
que guarda (corrosión de las tintas, acidez en el papel). (ver fotos)
7.2. El sistema sanitario está deteriorado y falto de higiene. El sistema eléctrico está deteriorado,
es obsoleto y en algunos lugares provisorio. (ver fotos)
7.3 En el lugar destinado al repositorio documental del Archivo Nacional se encuentra el archivo
de microfilm conteniendo rollos en proceso de descomposición. Éstos desprenden substancias
químicos que pueden afectar a los documentos depositados.
7.4 El edificio del Archivo Nacional cuenta con varias dependencias, tales como el repositorio
documental, microfilm, que no cuentan con adecuada iluminación y ventilación.
•
El ente aclara que no cuenta con infraestructura adecuada por falta de espacio físico y
puntualiza lo expresado en el punto 5, la falta de recursos económicos, espacio físico y
personal calificado. Sobre esta situación y de otras necesidades emergentes, se informó por
escrito a la Dirección de Patrimonio Histórico Cultural (DGPHC) y se envió a la Comisión
de Cultura del Senado un informe del estado en que se encuentra el edificio y los
documentos, solicitando un edificio propio para el Archivo Nacional. Recalca.
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7 Conclusiones
7.1 Si bien el ente ya ha iniciado acciones para atender las deficiencias constructivas del edificio
del Archivo Nacional, se remarcan las siguientes situaciones de riesgo:
•
•
Las instalaciones sanitaria y eléctrica del edificio son inadecuadas y no reúnen las
condiciones de higiene y seguridad que ponen en riesgo la integridad de los funcionarios,
usuarios y documentos.
El insuficiente espacio destinado al repositorio documental es utilizado para actividades y
depósitos de materiales no afines que inciden en la ubicación, orden y distribución de los
documentos.
7.2 Las deficiencias enunciadas, se debe en gran parte a la ausencia de un programa de
mantenimiento integral del edificio.
7 Recomendaciones
7.1 Los responsables del Archivo Nacional deben gestionar los medios para:
• Determinar la necesidad actual y futura de espacio que permita la ubicación y clasificación
de los documentos de su guarda y mejorar así el desarrollo de sus funciones.
• Diagnosticar la situación de las instalaciones sanitaria y eléctrica del edificio.
7.2 El ente debe contar con un Plan de Mantenimiento y Mejoramiento de la condición físicaambiental del edificio, planificar y concretar acciones de reparación en forma urgente a fin de
evitar y minimizar la ocurrencia de riesgo de siniestros
7.3 Debe solucionar las condiciones de iluminación, ventilación y control de la humedad y
temperatura, a fin de contar con el ambiente y clima adecuado para conservar los documentos,
hasta tanto se estudie e implemente una política de traslado u otro por parte de la Secretaría
Nacional de Cultura.
7.4 Los responsables del Archivo Nacional deben gestionar ante las instancias correspondientes,
los recursos necesarios para la solución de los problemas del edificio.
7.5 La Dirección de Patrimonio Histórico Cultural (DGPHC), debe acompañar las gestiones
iniciadas por los responsables del Archivo Nacional para la consecución de solicitudes por las
vías pertinentes.
8 De la seguridad en el edificio del Archivo Nacional
El mobiliario utilizado es de madera, los papeles que contiene y los rollos de microfilm son
altamente inflamables. El sistema de prevención y combate de posibles incendios cuenta con
mata fuegos a base de polvo químico.
Asimismo, los documentos manipulados por los funcionarios son portadores de una gran
cantidad de microorganismos, en muchos casos perjudiciales para la salud.
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8 Observaciones
8.1 El personal no cuenta con instructivos para el uso de equipos de protección u otro similar
para la realización de sus actividades. Además carecen de máscaras, guardapolvos, guantes y
tapabocas para el manipuleo de documentos.
8.2 El Archivo Nacional carece de instructivos para casos de ocurrencia de siniestros, en caso de
incendios accidentales o provocados.
8.3 El Archivo Nacional no cuenta con guardias de seguridad para el interior ni exterior del
edificio.
8.4 Dentro del depositario, entre los documentos propios de su guarda (papeles, microfilms) y en
las áreas de microfilmación, se encuentran residuos de rollos de microfilms (inflamables) en
descomposición y residuos de sustancias químicas (polvo) provenientes de fumigaciones
anteriores.
• El ente responde que los funcionarios fueron instruidos para el uso del equipo de protección,
que consiguieron guardapolvos, guantes, tapabocas, máscaras antigas y leche y recibieron
adiestramiento por el Cuerpo de Bomberos para el uso de los extinguidores y del sistema de
alarma.
Con relación al guardia de seguridad de 12 horas al día del año 2006, informan que solicitaron y
esperan contar para este año con un sereno. En cuanto a los residuos de polvo, señala que
serán analizados para identificar el grado de toxicidad para su posterior retiro, atendiendo la
salud de las personas.
8 Conclusión
8.1 El Archivo Nacional ha iniciado acciones para el mejoramiento de las condiciones sanitarias y
de seguridad del edificio, ya que aún no cuenta con un sistema y control global, por lo que los
documentos guardados en su interior están expuestos a la ocurrencia de siniestros.
8.2 El ente inició acciones para la determinación de la toxicidad, sin embargo, la disposición y
limpieza de residuos, microfilms destruidos, etc., almacenados entre los papeles y mobiliarios de
madera, constituyen elementos de alta toxicidad e inflamabilidad e implican riesgos para la
integridad del acervo custodiado.
8 Recomendaciones
8.1 El Archivo Nacional debe contar con el sistema completo de seguridad contra incendio y
continuar con el asesoramiento y prácticas iniciadas entre sus funcionarios en forma periódica.
8.2 Los responsables del Archivo Nacional deben contar con un plan de contingencia, comunicar
y conseguir los recursos para su implementación.
8.3 La institución debe implementar medidas de control y seguridad para la custodia de los
documentos del Patrimonio Cultural que guarda.
8.4 Debe proceder al ordenamiento, limpieza y disposición adecuada de los residuos y materiales
riesgosos y/o perjudiciales con el fin de evitar la contaminación y descomposición de los
documentos guardados y salvaguardar la integridad de los mismos.
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8.5 La Secretaría Nacional de Cultura debe atender y responder a las necesidades del Archivo
Nacional y obtener los recursos para las soluciones.
9. Del Mobiliario
El mobiliario donde se guardan los documentos en la mayoría de los casos es de madera
(anaqueles fijados a la pared). Los estantes de metal existentes son fijos y las baldas no tienen la
resistencia necesaria para sostener las unidades de conservación, los estantes carecen de ruedas y
de sistemas electromecánicos para los traslados.
Según el documento de la Escuela Iberoamericana de Archivos, el mobiliario ideal debe cumplir
los siguientes requisitos para ajustarse a los parámetros de conservación documental:
Características constructivas: construido de metales, pintados al fuego o esmaltado y con
pinturas metaloácidas. Se debe ajustar a los formatos de los documentos y no al revés.
Tipología:
- Estantería móvil: horizontal/vertical (útil para soportes especiales)
- Estantería fija, los factores a tener en cuenta a favor o en contra: capacidad,
iluminación, ventilación, versatilidad y con disposiciones según estándares
establecidos.
El mobiliario de madera permite el paso y la concentración de humedad que afecta la
conservación de los documentos. No se verificó solicitud de cambio de los anaqueles.
9 Observación
9. El mobiliario con que cuenta el Archivo Nacional en la mayoría de los casos es de madera, no
se verificó solicitud alguna por parte de los responsables de cambio de mobiliario a fin de la
adecuación a las exigencias actuales de material para los anaqueles.
• El Archivo Nacional informa que cuenta con estantes metálicos ubicados en el depósito, los
cuales no están siendo utilizados por falta de espacio físico y que se encuentran diseñando el
tipo de mobiliario adecuado.
9 Conclusión
El mobiliario utilizado en el Archivo Nacional no es el adecuado para asegurar y posibilitar la
conservación de los documentos.
9 Recomendación
Los responsables del Archivo Nacional deben obtener el mobiliario adecuado y suficiente para la
disposición de los documentos.
10 De los recursos
El Archivo Nacional depende actualmente de la Secretaría Nacional de Cultura, creada por Ley
Nº 3051/06 del 17 de noviembre de 2006. En dicha ley se establece que se transfiere a esa
entidad las partidas presupuestarias consignadas en el Presupuesto General de la Nación para el
Viceministerio de de Cultura, al igual que los funcionarios, los bienes y recursos del mismo. Hasta
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la fecha del informe, el Archivo Nacional depende presupuestariamente del Ministerio de
Educación para el pago de salarios, insumos de oficina y limpieza.
En el organigrama institucional y en el manual de funciones del Archivo Nacional están
establecidas diversas funciones, las cuales requieren el concurso de especialistas. El Archivo
actualmente cuenta con un solo paleógrafo, funcionario antiguo, próximo a acogerse a los
beneficios de la jubilación, quien es el único que maneja y conoce totalmente el contenido
documental del Archivo Nacional. Según detalle de la planilla de funcionarios, no todas las áreas
del organigrama cuentan con responsables.
10 Observaciones
10.1 El ente no cuenta con responsables para las funciones de las áreas destinadas a:
- Dpto. de Conservación
- Dpto. de Administración
Finanzas
- Dpto. de Formación Documental
- Dpto. de Antiguo Archivo.
- Dpto. de Informaciones
y
10.2 No cuenta con suficiente personal especializado para las actividades que realiza.
10.3 En la administración y manejo de las documentaciones, archivo y seguimiento de las
acciones que desarrolló en el periodo auditado, se verificó un gran desorden y falta de
documentaciones relacionados al manejo administrativo.
•
El ente confirma que la cantidad de personal con que cuentan es ínfimo que les dificulta crear
departamentos técnicos. Que la incorporación de más funcionarios implicaría la necesidad de
más espacio físico. Que actualmente están rescatando, organizando y ubicando en cajas el
archivo administrativo clasificado cronológicamente en la Sala Informática, y que están
diseñando un organigrama institucional que responda a las necesidades técnicas y
administrativas.
10 Conclusiones
10.1 La Dirección de Archivo Nacional no cuenta con el suficiente y calificado recurso humano
para realizar las tareas propias y para cumplir con la Ley Nº 946/82 “De Protección a los Bienes
Culturales”, en las tareas básicas, entre otras de identificación, registración, organización de
inventarios de los bienes culturales.
10.2 No se ha gestionado la concreción de suficiente capacitación, incorporación y mejoras
remunerativas para funcionarios. La ausencia de personal capacitado que reemplace al personal
en etapa de retiro (con años de manejo y experiencia) para cumplir con las tareas, pone en riesgo
el normal desenvolvimiento de las funciones y buen servicio del Archivo Nacional.
10.3 No se cuenta con archivo de ejecuciones, de seguimiento y de resultados, por lo que van
asumiendo no pueden conocer y realizar un seguimiento en las acciones iniciadas o conocer si
existieron. Que crea un ambiente de descontrol o falto de control en el uso de los rubros y del
patrimonio del Estado.
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10 Recomendaciones
10.1 Los responsables del Archivo Nacional, la DGPHC y Secretaría de Cultura deben arbitrar los
medios necesarios para dotar del suficiente y calificado personal para el logro del objetivo de la
institución.
10.2 Los responsables de la Secretaría Nacional de Cultura deben gestionar por la vía
correspondiente la asignación presupuestaria para el contar con la cantidad y calidad de personal
necesario, acorde a la importancia del Archivo Nacional y de la calidad que demanda el servicio.
10.3 Deben establecer los procedimientos y archivo de ejecuciones, de seguimiento y de
resultados, de modo de dar continuidad, transparencia y control de las acciones iniciadas y/o
desvincular responsabilidades en el uso de los rubros y del patrimonio del Estado.
11 De las cooperaciones recibidas
Las cooperaciones recibidas en el periodo de la auditoría fueron:
Agencia Española de Cooperación Internacional – AECI: Proyecto “Rescate y Conservación
de los Documentos del Archivo Nacional”
Fondo Argentino de Cooperación Horizontal - Proyecto FO – AR 4584: “Proyecto de
Instalación de una base de datos para el registro del Archivo Nacional de Asunción”.
Fondo Argentino de Cooperación Horizontal - Proyecto FO – AR – ANA 4869:
Proyecto “Publicación de documentos de la colección Dr. Estanislao Zeballos”
Proyecto UNESCO – ANA: “Programa de capacitación en Organización y Administración de
archivos”
Proyecto OEA – ANA: “Conservación de los documentos históricos del Archivo Nacional de
Asunción”.
Agencia Española de Cooperación Internacional – AECI
El Archivo Nacional cuenta con un proyecto de cooperación para el “Rescate y Conservación de los
Documentos del Archivo Nacional” con el Gobierno Español, a través de la Agencia Española de
Cooperación Internacional – AECI, por un monto global estimado de U$S. 80.000.- (Dólares
Americanos Ochenta mil).
Conforme al documento que posee este Equipo Auditor, el Proyecto se encuentra divido en tres
etapas:
PRIMERA ETAPA
(Ejecutada en el 2002)
SEGUNDA ETAPA
(Ejecutada en el 2003)
TERCERA ETAPA
Sin Ejecución
Primera venida del consultor español Pedro García Adán, Diagnóstico,
Informe técnico, recomendaciones y listado para compras de productos
químicos y equipamientos en general, compra de 1 equipo informático.
Entrenamiento de personal (2 semanas).
Presentación de presupuestos y compra de productos químicos y
equipamientos a nivel local, instalación de agua fría/caliente, climatización.
Acondicionamiento de la sala destinada para la restauración, realizada por
el MEC como contrapartida (parte eléctrica y plomería).
Adquisición, traslado, importación de Madrid (España) de los equipos
especiales para la restauración e instalación de los mismos.
Segunda venida del experto.
Funcionamiento del Taller de Restauración. (Adiestramiento y ejecución de
las tareas de restauración por funcionarios del Archivo Nacional de
Asunción) y otras instituciones privadas.
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Los responsables del Archivo Nacional informaron a la auditoría que desconocen la etapa en que
se encuentra la ejecución del proyecto, ya que no tienen indicios de culminación y que verán
posteriormente la forma de encausar el mismo. Sin embargo, según la nota 39/06 del 5 de
setiembre del 2006, revisada por el equipo auditor, el Director del Archivo Nacional informa al
Director General de Patrimonio Histórico y Cultural, que las dos primeras etapas fueron
ejecutadas conforme a los documentos que adjuntaba y que la tercera etapa nunca se pudo
ejecutar debido al retiro de los fondos por la AECI, de lo cual tomó conocimiento vía telefónica,
cuando ya se había presentado los presupuestos de la tercera etapa (compra y traslado de equipos
de España para el Taller de restauración – Segunda venida del Técnico Español y el
adiestramiento de técnicos en Restauración).
11 Observaciones
11.1 Los responsables del Archivo Nacional no realizaron acción alguna para la concreción,
seguimiento y logro de resultados previstos en el proyecto.
11.2 Según la nota 39/06, se constató que en el estado financiero del Proyecto se ejecutaron
gastos que no fueron previstos ni solicitados por el Archivo Nacional, específicamente el
ejecutado en fecha 27 de diciembre de 2001 como “Gastos para el 2do. Censo Indígena del
Paraguay”, el cual no corresponde a ningún proyecto del Archivo Nacional.
11.3 Los responsables del Archivo Nacional no aclararon ni solicitaron aclaración sobre la
utilización de recursos del Proyecto “Rescate y Conservación de los Documentos del Archivo Nacional” en
gastos no correspondientes al Archivo Nacional (27/12/01 – Gastos para el 2do. Censo Indígena
del Paraguay), y posibilitaron el mal uso de los recursos, que los puede ubicar como cómplices y
encubridores, por lo que deben aclarar la relación de cada uno de ellos en dichas gestiones.
•
El ente responde que el Proyecto “Rescate y Conservación de los Documentos del Archivo
Nacional”, no fue ejecutado por la administración actual, que desconoce la utilización de los
recursos, por lo que sugirió que se solicite aclaración a la administración anterior o a los
responsables de la ejecución de dichos proyectos (adjunta copias de notas enviadas a la
administración anterior, al director General de Patrimonio Histórico y Cultural y al Señor
Ministro de la Secretaría Nacional de Cultura a ese efecto). Y con respecto al tema “Gastos
para el 2do. Censo Indígena del Paraguay”, informa que dentro del archivo administrativo no
obran documentos referentes.
11 Conclusiones
11.1 La autoridad actual del Archivo Nacional inició acciones frente a la DGPHC y la Secretaría
Nacional de Cultura fin de aclarar la utilización de los recursos del proyecto “Rescate y
Conservación de los Documentos del Archivo Nacional”, el cual no fue ejecutado en esa
administración.
11.2 El Archivo Nacional no cuenta con un archivo completo de acciones y gestiones llevadas a
cabo por las autoridades que se suceden en la Dirección, lo cual denota la falta de un ambiente de
control interno.
11.3 El Archivo Nacional no cuenta con procedimientos para el seguimiento y monitoreo de las
ejecuciones y aplicaciones de los recursos de proyectos de cooperación de los cuales es
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Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
beneficiario. Esta situación imposibilita la eficacia y eficiencia de los proyectos concretados y el
logro de los resultados esperados e incide en la credibilidad para obtención de posteriores ayudas.
11.4 En el marco del proyecto “Rescate y Conservación de los Documentos del Archivo Nacional”,
ejecutado con cooperación del Gobierno Español a través de la Agencia Española de
Cooperación Internacional – AECI, se ejecutaron gastos no contemplados en el mismo, sin
haberse culminado las tres etapas previstas.
11 Recomendaciones
11.1 El ente debe implementar un sistema integrado de registro, archivo, monitoreo y seguimiento
de los proyectos que tiene, donde se contemple además la evaluación de los resultados obtenidos.
11.2 El Archivo Nacional juntamente con la DGPHC, debe establecer los procedimientos a ser
implementados para la ejecución de los recursos provenientes de cooperaciones.
11.3 Las autoridades del Archivo Nacional y la Secretaría Nacional de Cultura deben realizar las
acciones pertinentes para aclarar, deslindar responsabilidades y tomar acciones respecto al destino
de los fondos y la falta de ejecución de todas las etapas previstas en el proyecto “Rescate y
Conservación de los Documentos del Archivo Nacional”.
B. BIBLIOTECA NACIONAL
ANTECEDENTES Y ESTRUCTURA DE LA BIBLIOTECA NACIONAL
La Biblioteca Nacional fue creada durante el gobierno del Gral. Patricio Escobar por Ley de
fecha 21 de septiembre de 1887.
En julio de 1906 el Gobierno Paraguayo adquirió la Biblioteca Paraguaya de Don Enrique Solano
López, hijo del Mariscal Francisco Solano López y Elisa Alicia Lynch, quien había coleccionado
importantes documentos que reinvidicaban la memoria de su padre y de su madre.
En 1910 el Registro Oficial señala la incorporación al Estado Paraguayo de las obras del Museo
de Bellas Artes adquiridas por Juan Silvano Godoy y la Biblioteca Americana Godoy, formada
por el mismo.
En 1997 fue trasladada a la actual sede de la Biblioteca Nacional la colección del escritor y
reivindicador de la gesta de 1870, don Juan E. O’Leary.
Los documentos que contiene la Biblioteca Nacional proceden en su mayoría de donaciones,
compra de Colecciones particulares del Estado, embajadas, escritores, instituciones no
Gubernamentales, editoriales, la Dirección Nacional de Derecho de Autor y Derechos Conexos.
Los mismos se remontan al año 1887.
Existen documentos que se encuentran fuera del país o en manos de particulares, como la
Colección Pastore y otras que fueron derivadas por el Estado Paraguayo a la Academia Paraguaya
de la Historia; otras colecciones se encuentran en Universidades y Bibliotecas de los EEUU, el
original del primer periódico del Paraguay, “El Paraguayo Independiente”, se conserva en la
Biblioteca del Congreso de los EEUU.
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Nuestra Visión: Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública.-
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
En la Biblioteca Nacional se registran documentos tales como libros, folletos, revistas, periódicos,
semanarios, anuarios, publicaciones oficiales (Gaceta Oficial, Registro Oficial, Memorias),
materiales audiovisuales (mapas, videos, casettes, CD, DVD) de procedencia nacional o
extranjera.
Contiene 22 rollos de periódicos microfilmados en películas de 35 mm. en negativo y 1 rollo en
película positiva de 35 mm., conteniendo la colección del Paraguayo Independiente de 1846,
donado por Washington Ashwell en 1987.
Por Resolución Nº 2905 del año 1998 el MEC reestructuró las Direcciones del Vice Ministerio de
Cultura y las funciones de la Dirección Biblioteca Nacional, según el organigrama siguiente. Éste
último que fue remplazado por otro adjuntado por la institución en su descargo.
Estructura Orgánica
Director General de Patrimonio
Histórico y Cultural
Director/a
Secretaria
Sección de Registro
Intelectual
Sección de Referencia
Sección de Procesos
Técnicos
CONTROL INTERNO
1 De los objetivos, funciones, planes y programas de la Biblioteca Nacional
El objetivo de la Biblioteca Nacional es “Preservar la memoria histórica de la Nación a través de los
materiales impresos y documentarios”.
Entre sus funciones se encuentra el acrecentar el patrimonio cultural mediante el control del
cumplimiento del Depósito Legal (Ley Nº 1180), y del ingreso efectivo de la totalidad de obras
impresas que se realizan en el país, que le permita cumplir su misión de depositaria oficial de los
mismos. Otra de sus funciones es la de evaluar anualmente la síntesis de los logros de la
Biblioteca, así como las limitaciones encontradas para el cumplimiento de las actividades previstas
y darlo a conocimiento de la autoridad.
Los enunciados anteriores están establecidos en la Resolución Nº 2905/98 del MEC “Por la cual se
aprueba la estructura orgánica del Viceministerio de Cultura, y de las Direcciones dependientes”.
Así mismo, los responsables indicaron a la auditoría que cumplen las siguientes funciones:
- Recabar, procesar, conservar y difundir permanentemente y en forma exhaustiva toda la
documentación impresa, y los materiales audiovisuales producidos en el país o referentes a él,
considerados como patrimonio documental de la Nación.
- Compilar toda la producción nacional con el fin de construir la memoria escrita del país.
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Nuestra Visión: Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública.-
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Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
Propender a que la Biblioteca Nacional sea un lugar ágil, vivo, dinámico y económico, centro
permanente de educación y capacitación.
- Organizar y coordinar el Sistema Nacional de Bibliotecas.
- Preparar proyectos que beneficien a la Biblioteca, con organismos nacionales e
internacionales.
- Satisfacer las necesidades de servicios informáticos de los usuarios.
- Reunir el patrimonio bibliográfico, para lo cual deberá recoger obras impresas en el país,
obras referentes al país escritas en el extranjero, reunir una colección amplia y representativa
de obras extranjeras que también comprenda libros relativos al propio país.
- Difundir y promocionar la Bibliografía Nacional en sus diferentes soportes (papel, diskette,
videos, CD rom, etc).
En cuanto a planes, informaron que el último con que se contaba corresponde al año 2001, que
cuentan con informes anuales de resultados, y cuadro de necesidades perentorias y fortalezas
hasta dicho año.
1 Observaciones
-
1.1 El Manual de Funciones es conocido por las autoridades del ente, no así por los funcionarios.
1.2 La Biblioteca Nacional no cuenta con planes y programas para el cumplimiento de sus
funciones y desarrollo de sus actividades, situación verificada desde el año 2002 hasta el año
2006, inclusive.
•
El ente responde que cuentan con( y anexan) un Organigrama donde se describen las
funciones y responsabilidades de cada sección, no así con un Manual de Funciones. Respecto
a la observación sobre la ausencia de planes y programas anuales, anexa un Plan de Acción de
octubre 2006 y un cronograma con listado de metas que abarca desde el mes de setiembre del
2006 a febrero del 2008.
1 Conclusiones
1.1 La Biblioteca Nacional cuenta con una nueva estructura orgánica y descripción de las
funciones de cada sección, pero aún no cuenta con un Manual de Funciones actualizado.
1.2 El responsable de la Biblioteca Nacional ha iniciado una planificación con un Plan de Acción
desde octubre del año 2006, con cronograma para la ejecución de las metas hasta el año 2008.
1 Recomendación
1.1 La Biblioteca Nacional implementar mecanismos para evaluar anualmente el logro de los
resultados previstos y, poner a conocimiento de las autoridades de la Secretaría de Cultura el
resultado de sus gestiones y listado de necesidades, para que de este modo se concreten los
apoyos y recursos necesarios para el logro de sus objetivos y de su misión, en atención a lo
dispuesto en la Resolución Nº 2905/98 o de otras reglamentaciones que en el marco de la
creación de la Secretaría Nacional de Cultura se concreten.
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Nuestra Visión: Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública.-
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Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
AREAS OBSERVADAS
2 Del registro, procedimientos y estado de los documentos
El acervo documental nacional cuenta con inventario en un 90 %, mientras que el de procedencia
extranjera sólo cuenta con inventario en un 10 %.
Los procedimientos utilizados para la conservación de los documentos, según informaron a la
auditoría, son la limpieza, ubicación en estantes o anaqueles adecuados, aireación y
encuadernación de aquellos que se encuentran en mal estado y el resguardo de los materiales
amenazados o vulnerables a desaparecer son ubicados en la oficina de la Dirección, por que
consideran este lugar con más seguridad hasta tanto consigan restaurarlos y trasferirlos a otro
soporte. El fotocopiado de los documentos lo permiten, según expresan, de acuerdo a lo
establecido en la Ley Nº 1328/98 de Derecho de Autor y Derechos Conexos, así como la toma
fotográfica sin el uso de flash.
El ente informó respecto al estado de los documentos de la Biblioteca Nacional, que los
documentos serían recuperables en un 75%.
La auditoría verificó un informe presentado en el año 2003 por la experta contratada por la OEA,
Maria Aparecida de Vries Marsico, Jefa de la División de Restauración y Conservación de la
Biblioteca Nacional de Río de Janeiro (Brasil), Fundación Biblioteca Nacional. Dicho informe
abarcó los siguientes aaspectos:
- Diagnóstico del estado de preservación de la hemeroteca.
- Diagnóstico de estado de preservación del depósito de libros.
- Diagnóstico estado de preservación de libros antiguos.
- Diagnóstico del estado de preservación de la sala Enrique Solano López.
2 Observaciones
2.1 La Biblioteca Nacional no tiene inventariada y registrada la totalidad de los documentos que
contiene.
2.2 El soporte de los papeles y periódicos es de madera, material altamente ácido, quebradizo,
sumamente frágil y difícil de ser manipulado. No cuenta con un sistema de microfilmación y el
único lector existente se encuentra actualmente en reparación.
2.3 Las colecciones “Eduardo Víctor Haedo”, colección de periódicos desde el año 2000 hasta la
fecha, colección “Naciones Unidas” y la encuadernación de varios libros extranjeros antiguos
están destruidos.
2.4 Los documentos son fotocopiados con lo que se los expone a una intensa fuente de luz.
2.5 Los documentos de la Biblioteca Nacional contenidos como papeles de periódicos y libros,
presentan las siguientes patologías:
HONGOS Y MOHO: No existe control de la humedad y temperatura, situación que posibilita la
presencia de microorganismos hongos e insectos, por la humedad relativa muy elevada del aire.
INSECTOS Y ROEDORES: Se verificó la acción destructiva de insectos como cupi’i, ácaros,
pulgas, pececitos de plata y roedores, que se alimentan del papel, del engrudo y de la madera.
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Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
TEMPERATURA: El ambiente no esta climatizado, por lo que el constante cambio de la
temperatura, contrae y dilata los documentos, produciendo la rotura de los mismos.
HUMEDAD: Los papeles presentan un exceso de humedad, notándose distintos daños, como
ser: debilitamiento de los adhesivos, manchas, etc.
COLOR: La gran mayoría de los papeles se encuentran amarillentos y quebradizos por un exceso
de luz.
•
El ente responde que la Biblioteca Nacional tiene inventariada y registrada la totalidad de los
materiales bibliográficos nacionales tales como de:
- las colecciones Eduardo Víctor Haedo, Enrique Solano López, Juan E. O’Leary, periódicos,
revistas, publicaciones oficiales y;
- parte de las colecciones extranjeras, que actualmente lo están actualizando.
Para esta tarea y para el procesamiento del depósito de las Obras Antiguas, resaltan la falta de
especialistas.
Expresan la intención de microfilmar los periódicos de 1845 a 1910, con el proyecto “Fondo
del Embajador de los Estados Unidos”;
Que la colección Eduardo Víctor Haedo está procesada técnicamente, con los volúmenes en
buenas condiciones de conservación;
La colección de periódicos desde el año 2000, no está encuadernada por el alto costo de los
materiales, la misma que debe ser guardada en cajas especiales según lo dictan las políticas
internacionales de conservación;
La colección de las Naciones Unidas, está organizada por entidad y según los tipos de
materiales (revistas, libros);
Y la Colección de Libros Raros y Antiguos está deteriorada por la falta de infraestructura y
lugar adecuado para su conservación, para cuyo procesamiento e inventario solicitaron
cooperación de la UNESCO.
Acotan que el Paraguay, como país tropical, presenta variabilidad en el clima tanto en la
humedad relativa como la temperatura, situación que se constituye en caldo de cultivo para la
destrucción del papel y les imposibilita la preservación de los documentos; al respecto tienen
programada la climatización de las salas, la polarización de los vidrios de los ventanales;
Para el control de elementos nocivos, realizaron fumigación y control y prevén realizar dos
acciones anuales de este tipo.
2 Conclusiones
2.1 La Biblioteca Nacional tiene inventariada y registrada casi la totalidad de los materiales que
contiene, entre los cuales se encuentran materiales bibliográficos nacionales y las colecciones
Eduardo Víctor Haedo, Enrique Solano López, Juan E. O’Leary, Periódicos, Revistas,
Publicaciones Oficiales y parte de las Colecciones Extranjeras. A cuya culminación se hallan
abocados, sin embargo no cuentan con especialistas para procesar los depósitos de las obras
antiguas.
2.2 Los documentos aún no inventariados son los de la Colección de Libros Raros y Antiguos
2.3 Parte de las colecciones como la de periódicos desde el año 2000 no está encuadernada por el
alto costo de los materiales para realizarlos según las políticas internacionales de conservación. La
Colección de Libros Raros y Antiguos está deteriorada por la falta de infraestructura y lugar
adecuado para su conservación, porque no están ubicados adecuadamente situación que favorece
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el deterioro y dificulta su consulta. El ente inició acciones para procesar e inventariar dicha
colección con la solicitud de cooperación de la UNESCO.
2.4 No cuenta con el equipo adecuado para proceder a la microfilmación de documentos.
2.5 Varios documentos de gran valor e importancia están expuestos a una luz intensa en el
proceso de fotocopiado, todo lo cual afecta la durabilidad del papel, volviéndolo amarillento y
quebradizo. La humedad relativa del aire en el interior del edificio no es propicia para la
preservación de los materiales.
2.6 En tales condiciones parte del acervo documental contenido en la Biblioteca Nacional corre
grave riesgo de pérdida debido a las condiciones ambientales, de almacenamiento y de guarda
inadecuados. Esta opinión corrobora los resultados de los estudios realizados en el año 2003 por
la experta de la OEA.
2 Recomendaciones
2.1 La Biblioteca Nacional debe gestionar por las vías pertinentes la concreción del inventario y
catalogación completa de las documentaciones que guarda y la conveniente ubicación de las
mismas.
2.2 El ente debe proceder a la selección de documentos que deban ser restaurados, teniendo en
cuenta la importancia histórica y la posibilidad real de restauración. A tal efecto debe concluir la
instalación y montaje de la sala de restauración, con la infraestructura y adiestramiento del
personal.
2.3 Los responsables de la Biblioteca Nacional deben implementar estrictamente las
recomendaciones técnicas generales dispuestas en el informe de la experta de la OEA.
2.4 En dichas tareas se recomienda atender los procedimientos establecidos en la Escuela
Iberoamericana de Archivos, en cuento a los siguientes parámetros:
Condiciones ambientales: la temperatura debe estar controlada en todas las salas las 24
horas; la misma debe oscilar entre 13º y 18º C. La humedad del ambiente también debe
estar controlada y mantenida en 45%, mediante la utilización de desumificadores, de tal
forma que los documentos se puedan conservar libres de microorganismos y otros tipos
de enfermedades.
Como así también tener en cuenta los procedimientos dictados en el 1er Seminario Nacional de
Capacitación en Organización y Administración de Archivos, dictado en Asunción el 23/08/05:
Realizar una fumigación y limpieza periódica, con asesoramiento técnico especializado,
buscando eliminar insectos, roedores, etc.
Implementar sistemas capaces de garantizar la permanencia de la información, como la
microfilmación y la digitalización, teniendo en cuenta que las técnicas de restauración sólo
retrasan, pero no detienen el proceso de destrucción del papel. Ambas tecnologías deben
ser aplicadas en conjunto, de modo a conseguir la mayor efectividad: el microfilm como
soporte o back-up de la información, y el procesamiento electrónico de imágenes para el
uso y la divulgación de la información.
Revisar las regulaciones de uso de los documentos, considerando que el fotocopiado de
los mismos incide grandemente en su conservación y estudiar la implementación de otros
mecanismos como aquellos que puedan hacerse directamente del microfilm u otro
soporte.
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Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
Observar las condiciones técnicas para la óptima guarda y depósito de los rollos de
microfilm existentes, lo cual debe realizarse en carreteles refrigerados y en cajas especiales,
absorbentes de la humedad y almacenadas bajo las siguientes condiciones:
o Temperatura máxima de 21º C
o Mínima de 12º C
o Humedad relativa entre 20 y 40%
3 Del edificio, el mobiliario y las condiciones ambientales
El edificio donde está instalada la Biblioteca Nacional fue construido para una institución
educativa de artes y oficios. Posee grandes ventanales y aberturas, el techo plano de hormigón
armado no cuenta con protección adicional, lo cual favorece la alta temperatura en el interior. La
entrada de luz, temperatura y humedad no están controladas. En el año 1999, la estructura edilicia
fue objeto de verificación por parte de la ITAIPU, dando como resultado la climatización de la
sala de lectura.
Posteriormente, el MOPC realizó un control en el año 2005, y durante la auditoría se encontraba
realizando el mantenimiento (revoque y pintura). En las cercanías del edificio, aproximadamente
a 2 metros, se encuentra un registro subterráneo de la ANDE, el cual cuando llueve se llena de
agua y ocasiona corte de energía eléctrica.
El mobiliario utilizado está formado en un 95% por estanterías de metal. Respecto a las
necesidades de mobiliario, el ente indicó que la Dirección de Bienes Patrimoniales del MEC tiene
la documentación sobre los equipos faltantes. En las dependencias del segundo nivel del edificio
se encuentran textos, manuales y otros documentos distribuidos en cuatro salas. Algunos
materiales documentales se encuentran depositados en el suelo entre otros objetos y enseres
como escobas, aires acondicionados en desuso, palos de repasar, etc. (Ver Fotos)
Los documentos son manipulados, en la mayoría de los casos, sin contar con ningún equipo de
protección (tapabocas, guantes, etc.), siendo esos papeles portadores de una gran cantidad de
microorganismos perjudiciales a la salud.
3 Observaciones
3.1 La superficie es pequeña con relación a la cantidad de materiales en existencia. Si se considera
un crecimiento progresivo y depósito de más documentaciones, puede colapsar en 2 (dos) años.
3.2 El mobiliario presenta las siguientes características:
Las estanterías de metal se encuentran muy deterioradas.
Falta mobiliario para la guarda de mapas y planos como planeras, mapotecas.
3.3 Los documentos se encuentran esparcidos y en lugares inadecuados, situación que incide en la
disposición y conservación de los mismos. El depósito indiscriminado, al descubierto y sin
tratamiento previo genera la presencia en el aire de finas partículas no recomendables de aspirar,
así como un olor desagradable.
3.4 El personal de la Biblioteca Nacional no cuenta con equipos de protección individual en un
98%, sólo 2 personas cuentan con tapaboca, guantes y guardapolvos para el manejo de los
documentos. Los demás funcionarios y usuarios especiales se encuentran expuestos a la
aspiración de dichas partículas y olor desagradable.
3.5 El edificio presenta las siguientes deficiencias:
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Goteras en el techo.
Humedad en las paredes, techos y cielorraso.
Entrada de luz directa sobre los materiales.
Falta de entrada diferenciada y servicios higiénicos para discapacitados.
Instalación sanitaria del primer piso expuesta y en contacto directo con el cielorraso de la
hemeroteca ubicada en el subsuelo.
Las cajas de rejillas y cañerías de los servicios higiénicos de la planta superior están
colgantes, a la vista, poniendo en peligro las documentaciones que se encuentran en el
subsuelo.
Escasa iluminación en el subsuelo, reducida por los estantes entre pasillos.
Humedad superior a 65% en el interior.
No cuenta con deshumificadores ni equipos climatizadores para el control de la
temperatura.
La instalación eléctrica es obsoleta y se encuentra en mal estado, tanto la disposición
como distribución, lo que expone a situaciones de riesgo de incendio por cortocircuito u
otros accidentes, teniendo en cuenta la existencia de materiales altamente inflamables.
Los documentos ubicados en las salas en donde se realizan actividades de mantenimiento,
tales como las colecciones de Eduardo Víctor Haedo, de periódicos del año 2000 a 2006,
de Naciones Unidas y de los Libros Extranjeros Antiguos, se cubren de polvo
proveniente del desprendimientos del techo y paredes, ya que no cuentan con ningún tipo
de protección.
• El ente responde que el edificio fue construido para un colegio técnico industrial; que en el
anteproyecto del año 2008, prevén la compra de estanterías, que cuentan mobiliarios para
mapas, pero no suficientes. Confirma que el lugar se declara insalubre por los materiales que ahí
se encuentran y el tipo de actividades desarrolladas, según Resolución N° 146 del Ministerio de
Justicia y Trabajo. Que la provisión de equipos de protección para el personal tienen previsto
en el presupuesto 2008.
Que las deficiencias constructivas, seguridad y estado del edificio observados, fueron
solucionadas en un 95 %, con el proyecto del MOPC e ITAIPU Binacional, que les proveyeron
equipos para laboratorio informático y 24 extintores contra incendio. Que respecto a este
ultimo punto, falta un plan de emergencia a nivel global en el vecindario en caso de catástrofe.
3 Conclusiones
3.1 La Biblioteca Nacional no cuenta con el mobiliario adecuado y suficiente para la guarda y
disposición de los documentos, situación que representa un riesgo para la conservación de los
mismos y permite su deterioro acelerado.
3.2 El edificio destinado a la Biblioteca Nacional presenta características constructivas, formales y
de disposición espacial interna no adecuadas, que inciden negativamente en la conservación de
los documentos. La superficie insuficiente y la disposición espacial interna no favorecen la guarda
y conservación de los documentos.
3.3 La superficie actual disponible para el depósito de documentos es insuficiente, el cual se verá
más aun afectado con el incremento natural y depósito de documentos en la Biblioteca Nacional.
3.4 La Biblioteca Nacional actualmente no reúne las condiciones ambientales, de salubridad ni
climatológicas apropiadas para la conservación de los documentos que contiene como tampoco
para las personas que visitan o trabajan en el lugar.
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3.5 La Biblioteca Nacional no cuenta con las instalaciones adecuadas y conforme a las normas de
seguridad existentes en la materia, que favorezcan la protección de los documentos del
Patrimonio Histórico de la Nación.
3 Recomendaciones
3.1 Los responsables de la Biblioteca Nacional deben elaborar un Plan Estratégico integral que
considere la solución del problema ambiental y espacial. Y realizar las gestiones para obtener el
espacio y ambiente suficiente y adecuado para la guarda de los documentos, para los funcionarios
y visitas en general, teniendo en cuenta también a los discapacitados.
3.2 La institución debe implementar las medidas sanitarias para lograr un ambiente saludable en
su interior y concretar los equipos de protección para los funcionaros destinados a los trabajos
específicos de conservación, limpieza y encuadernación de los documentos.
4 De la seguridad contra incendio y otros
La Biblioteca Nacional cuenta a la fecha con 20 (veinte) extintores cuya carga es proveída por la
ITAIPU Binacional.
4. Observación
4.1 Las dependencias de la Biblioteca Nacional, tales como la sala Carlos A. López y la
hemeroteca, ubicados en el subsuelo, no cuentan con extintores. Esto constituye un riesgo en
caso de incendio, agravado por el hecho de que el edificio no cuenta con un sistema contra
incendio.
• El ente responde que los técnicos dieron instrucciones prácticas sobre el manejo de los mismos
pero que faltaría un plan de emergencia a nivel global en el vecindario en caso de catástrofe. Se
emite la siguiente conclusión.
4 Conclusión
4.1 La Biblioteca Nacional presenta situaciones de riesgo que atentan contra la seguridad, tanto
de los documentos que alberga como de los funcionarios y visitas, debido a la ausencia de
sistemas de seguridad, de prevención y contra incendios.
4 Recomendación
4.1 Los responsables de la Biblioteca Nacional deben gestionar la dotación de un sistema de
seguridad contra incendio integral.
5 De la situación dominial y planos del edificio
En el año 1959, el gobierno argentino donó el edificio para la Biblioteca Nacional. En fecha 23
de noviembre del 2006, el Director de la Biblioteca Nacional, Lic. Ramón Rolandi, se dirige al
Director de Gabinete de la Presidencia de la República, para solicitar la tramitación, a través de la
Cancillería Paraguaya, del traspaso del título de propiedad a favor del Estado Paraguayo.
La Biblioteca Nacional cuenta con varios planos del edificio, pero no cuenta con un plano
actualizado de la ubicación y distribución de las áreas, salas, colecciones, entradas y/o salidas de
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emergencia en caso de siniestros, etc. No cuenta con el detalle de las modificaciones o
reparaciones de que es objeto. Al respecto, el ente informó a la auditoría que los planos
definitivos les serán entregados una vez que se terminen los trabajos que se vienen realizando.
5 Observaciones
5.1 La Biblioteca Nacional no cuenta con el título de propiedad del predio que ocupa.
5.2 La Biblioteca Nacional no cuenta con el plano actualizado de la distribución de las salas,
colecciones, entradas y/o salidas de emergencia, como tampoco de planos aprobados por la
Municipalidad de Asunción.
• El ente responde que cuenta con planos del edificio, pero no de las distintas dependencias y
con planos aprobados por la Municipalidad de Asunción, lo cual expresan que será subsanado
en breve con el finiquito de la donación por parte del Gobierno Argentino, para cuyo efecto el
Gobierno Paraguayo deberá realizar la mensura y catastro de la propiedad y sus respectivos
planos. Y que faltan señalizaciones de entradas y salidas de emergencias.
5 Conclusión
5.1 Ha transcurrido muchos años desde la donación, sin que en ese tiempo se realicen trámites
para contar con el título de propiedad del predio donde se encuentra. Actualmente los
responsables de la Biblioteca Nacional han iniciado gestiones para el efecto.
5 Recomendaciones
5.1 Se recomienda a los responsables de la Biblioteca Nacional continuar los trámites iniciados
hasta contar con el título de propiedad, que asegure la permanencia y tenencia en el lugar y un
espacio propio para el cumplimiento de sus funciones.
5.2 Las autoridades de la Biblioteca Nacional deben realizar las acciones correspondientes para
contar con los proyectos y/o planos definitivos de las modificaciones o adecuaciones realizadas al
edificio.
6 De los recursos de la Biblioteca Nacional
La Biblioteca Nacional depende actualmente de la Secretaría Nacional de Cultura, creada por Ley
Nº 3051/06 del 17 de noviembre de 2006. En dicha ley se establece que se transfiere a esa
entidad las partidas presupuestarias consignadas en el Presupuesto General de la Nación para el
Viceministerio de de Cultura, al igual que los funcionarios, los bienes y recursos del mismo. Hasta
la fecha del informe, la Biblioteca Nacional depende presupuestariamente del Ministerio de
Educación para el pago de salarios, insumos de oficina y limpieza.
Cuenta con 20 funcionarios, de los cuales 2 son bibliotecólogos, 1 encuadernador, 1 especialista
en conservación, 2 técnicos informáticos y los demás funcionarios son auxiliares con tareas varias
no especializadas.
La Biblioteca Nacional recibió ayuda de instituciones nacionales (MOPC, ITAIPU) e
internacionales (OEA: Proyecto de Fortalecimiento de la Biblioteca Nacional por la suma de U$S
25.000.- (veinticinco mil dólares americanos), mediante el cual se adquirieron equipos y
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mobiliarios para el taller de encuadernación y restauración; UNESCO: Proyecto de la Biblioteca
Virtual El Dorado por un monto de U$S. 6.000.- (seis mil dólares americanos), para la
adquisición de equipos informáticos y conexión a Internet). Actualmente cuenta con la ayuda de
la Embajada de los Estados Unidos por un monto de U$S 35.000.- (treinta y cinco mil dólares
americanos), para el rescate de la prensa del Siglo XIX a través de la restauración y
microfilmación.
6 Observaciones
6.1 Existen secciones que no están funcionando por falta de recursos y de personal profesional,
tales como la Sección de Registro Intelectual, Sección de Referencia y Sección de Procesos
Técnicos.
6.2 La Biblioteca Nacional no cuenta con el servicio de Internet y con la totalidad de
computadoras proveídas por el proyecto “El Dorado: Biblioteca Digital de Iberoamérica y el Caribe”.
Una se encuentra en el Museo Nacional de Bellas Artes, llevada por el anterior Director de la
Biblioteca Nacional Prof. Francisco Garay Santos, el cual sería de utilidad para la Biblioteca
virtual.
• El ente informa que la Sección de Registro Intelectual ya no corresponde al organigrama actual,
que la Sección de Referencia ha sido fortalecida con la incorporación de más personal; la
Sección de Procesos Técnicos está a cargo de un personal técnico calificado y que ha solicitado
la incorporación de un profesional contratado.
Asimismo que están gestionando un convenio con la Facultad Politécnica de la UNA, para la
pasantía de alumnos de la Carrera Ciencias de la Información (Bibliotecología) para procesar los
materiales por ser muy perentoria dicha acción. La necesidad de creación de cuatro jefaturas
(Procesos Técnicos, Informática y Reprografía, Conservación y Restauración, Servicio al
Usuario) y de esta manera jerarquizar la labor realizada en la BN.
Respecto al equipo informático y otros equipos, informan que aún se encuentran en poder del
administrador anterior, que el Proyecto “El Dorado: Biblioteca Virtual de Ibero América y el
Caribe” no fue concretado por la anterior administración, y acota que, en cuanto cuente con
servicio de Internet, retomarán los contactos para darle continuidad al proyecto.
6 Conclusión
6.1 Los equipos donados en el marco del Proyecto “El Dorado” no se encuentran en su totalidad
en la dependencia, de acuerdo al Acta Nº 1 del 18 de setiembre de 2006, arrimada con los
descargos. Asimismo, el Director anterior, Prof. Francisco Garay Santos, reconoció “haber
tomado en préstamo” los equipos.
6 Recomendaciones
6.1 Se recomienda a la Biblioteca Nacional incluir en los proyectos de presupuesto, las
necesidades para implementar un plan de capacitación de los funcionarios y contar con el
personal calificado en vistas al cumplimiento de sus fines.
6.2 Se recomienda a la Secretaría Nacional de Cultura que arbitre por los medios pertinentes los
rubros necesarios para que la Biblioteca Nacional cuente con el personal suficiente y
especializado.
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Nuestra Visión: Ser un Organismo Superior de Control capaz de lograr una eficiente y transparente gestión pública.-
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Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
6.3 La Secretaría Nacional de Cultura y la DGPHC deben realizar las acciones correspondientes a
fin de deslindar responsabilidades y recuperar los equipos informáticos proveídos por el Proyecto
“El Dorado”.
7 De los libros faltantes en la Biblioteca Nacional
Este punto, se refiere al depósito y la existencia de libros que fueron donados a la Biblioteca
Nacional, respecto al cual se concluyó en base a las informaciones que constan en los
documentos respaldatorios arrimados por el ente con el informe de descargo, como sigue:
• Según Acta Nº 1/06, labrada el 18 de setiembre del 2006, en presencia de la Auditora Interna
del MEC, Lic. Eva Rojas, el Sr. Ricardo Villalba, el Sr. Miguel Ruiz Díaz, representante de
Bienes Patrimoniales, y el Lic. Ramón Rolandi Torres, Director de la Biblioteca Nacional, se
constató la falta, en el depósito de la institución, de uno de los dos ejemplares de los libros
recepcionados por la Biblioteca Nacional, provenientes de la Dirección Nacional del Derecho
del Autor. El acta indica que un ejemplar era retirado por el Sr. Francisco Godoy Santos y el
otro iba a la sala de lectura.
Que este hecho fue informado también al Director de la Biblioteca Nacional por la funcionaria
encargada del Registro de la Biblioteca Nacional, por nota de fecha 18 de setiembre de 2006 y
que la administración de la Biblioteca Nacional informó a las autoridades oficiales de la cartera
de Estado, y anexaron copias de los informes para la recuperación de dichos fondos.
7 Conclusión
7.1 En la Biblioteca Nacional no se encuentran depositados todos los libros que les fueron
donados, lo cual constituye un daño al patrimonio de la institución.
7 Recomendaciones
7.1 Las autoridades de la BN, quienes se encuentran en conocimiento de los hechos denunciados,
deben impulsar todas las acciones administrativas judiciales, necesarias y pertinentes para
recuperar los bienes físicos y patrimonio histórico y cultural de la BN e identificar responsables a
los efectos de deslindar las responsabilidades por los faltantes detectados.
7.2 La DGPHC debe establecer, conjuntamente con la Dirección BN, otras direcciones
dependientes y el área de gestión de recursos físicos de la Entidad, los procesos para la
administración y manejo de bienes físicos inventariados y de los bienes históricos y culturales, a
fin de minimizar la pérdida o uso indebido de los mismos.
7.3 La DGPHC debe establecer, conjuntamente con la Dirección BN debe establecer
mecanismos claros y verificables para el manejo de las donaciones en general.
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CAPITULO III
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES
ARCHIVO NACIONAL
En el proceso de cambio de autoridades de la Dirección de Archivo Nacional, no se realizó el
traspaso adecuado de información acerca de las gestiones, lo cual incide en una efectiva
continuidad, seguimiento y control de los procesos iniciados por las diferentes autoridades que se
suceden.
La ausencia de manuales de procedimientos, normativas y/o reglamentaciones sobre la función
archivística, y la ausencia por bastante tiempo de Planes y Programas de acciones en
concordancia con la misión y objetivo de la Dirección, incidieron en el manejo y en el logro de
mejoras ya que no se contaron con el establecimiento y logro de los recursos necesarios.
Existen aún dificultades para efectivizar la tarea de clasificación de los documentos, para la
actualización y verificación del sistema archivístico e implementación de criterios de clasificación,
selección e identificación, tales como la falta de funcionarios técnicos, infraestructura y espacio
físico.
El procesamiento de revelado, las condiciones y sistema almacenamiento no son los más
adecuados porque afectan la permanencia de los registros fotográficos, acelerando el proceso de
descomposición y destrucción de la película que causan a su vez contaminación al ambiente.
Los equipos de microfilmación, si bien son adecuados para los trabajos, tienen una ubicación
inadecuada debido a la falta de espacio físico y están subutilizados por la falta de insumos, ya que
la institución no cuenta con los medios económicos para la obtención de rollos y químicos,
siendo este procedimiento uno de los más recomendados.
El ente no cuenta con todos los documentos inventariados en el registro existente.
La infraestructura edilicia y espacio físico no es adecuado y suficiente para cumplir con la misión
de ser depositaria de documentos importantes y de valor cultural de la Nación, porque presenta
situaciones riesgosas por el estado de deterioro de las instalaciones sanitarias y eléctricas del
edificio.
En atención a la situación crítica de deterioro de los documentos valiosos del acervo nacional que
se encontraban en riesgo de pérdida total, debido a las condiciones ambientales, de
almacenamiento y de manipuleo inadecuados, se verifica una acción para la recuperación y
restauración mediante la concreción de un Convenio de la Secretaría Nacional de Cultura con la
Iglesia de los Santos de los Últimos días (Mormones), para la Digitalización de una parte de los
papeles del Archivo Nacional. Dicha acción se considera uno de los resultados obtenidos a raíz
de la auditoría de la CGR4.
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Expediente CGR Nº 887/07
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Si bien la autoridad del Archivo Nacional ha iniciado acciones para el mejoramiento de las
condiciones físicas, ambientales y sanitarias, éstas son insuficientes ya que no cuenta con
sistemas de seguridad y control integral para la protección de los valores que guarda.
En el marco del proyecto “Rescate y Conservación de los Documentos del Archivo Nacional”, ejecutado
con cooperación del Gobierno Español a través de la Agencia Española de Cooperación
Internacional – AECI, se ejecutaron gastos no contemplados en el mismo, sin haberse culminado
las tres etapas previstas.
El Archivo Nacional tiene insuficientes recursos económicos, espacio físico y personal calificado
Recomendaciones
La Dirección de Archivo Nacional debe desarrollar sus actividades según manuales de
procedimientos, normativas y reglamentaciones resultantes de un enfoque completo y necesario
para la función archivística y, en el marco de los planes y programas concordantes con la política
de manejo, con la misión y objetivo del Archivo Nacional, ejecutarlos y monitorear su
cumplimiento.
Las autoridades del Archivo Nacional deben proseguir con los trámites iniciados para el rescate
de los documentos faltantes de la Colección de “Vizconde Do Río Branco”, en cumplimiento del
Art. 81 de la Constitución Nacional, que establece “Se arbitraran los medios necesarios para la
conservación, el rescate y la restauración de los objetos, documentos y espacios de valor histórico, arqueológico,
paleontológico, artístico o científico, así como de sus respectivos entornos físicos, que hacen parte del Patrimonio
Cultural de la Nación. El Estado definirá y registrara aquellos que se encuentren en el País y, en su caso,
gestionara la recuperación de los que se hallen en el extranjero…(…)”.
El ente debe contar con un Plan de Comunicación y Difusión, tanto de los objetivos, misión,
procedimientos, planes, inventarios, como de los demás documentos producidos en
cumplimiento del Decreto Reglamentario Nº 4071/99 por el cual se reglamenta la Ley Nº
1.099/97 “Que establece la obligatoriedad del depósito de los documentos oficiales en el Archivo General de la
Nación”.
Es importante la realización de una selección de los documentos que serán sometidos a procesos
de restauración, y aplicar tecnologías, como el microfilm, para asegurar la guarda de la
información, y el procesamiento electrónico de imágenes o la digitalización, para su uso y
divulgación.
Las autoridades del Archivo Nacional y la Secretaría Nacional de Cultura deben realizar las
acciones pertinentes para aclarar, deslindar responsabilidades y tomar acciones respecto al destino
de los fondos y la falta de ejecución de todas las etapas previstas en el proyecto “Rescate y
Conservación de los Documentos del Archivo Nacional”.
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BIBLIOTECA NACIONAL
La Biblioteca Nacional cuenta con una nueva estructura orgánica que contiene las funciones de
cada sección, pero no cuenta aún con un Manual de Funciones.
La entidad tiene inventariada y registrada casi la totalidad de los materiales, entre los cuales se
encuentran materiales bibliográficos nacionales y las colecciones Eduardo Víctor Haedo, Enrique
Solano López, Juan E. O’Leary, Periódicos, Revistas, Publicaciones Oficiales y parte de las
Colecciones Extranjeras, a cuya culminación se hallan abocados. Sin embargo, no cuentan con
especialistas para procesar los depósitos de las obras antiguas como la Colección de Libros Raros
y Antiguos. Dicha colección que está deteriorada por la falta de infraestructura y lugar adecuado
para su conservación. El ente inició acciones para procesar e inventariarlos mediante una solicitud
de cooperación a la UNESCO.
Parte de las colecciones, como la de periódicos desde el año 2000, no está encuadernada debido
al alto costo de los materiales para realizarlos según las políticas internacionales de conservación.
En cuanto al edificio, mobiliario y condiciones ambientales en el interior, si bien se realizan
acciones para solucionar las deficiencias, las características constructivas, formales y disposición
espacial interna, así como las condiciones ambientales de salubridad y climatológicas
inapropiadas, inciden negativamente en la conservación de los documentos y otros materiales.
No cuenta con equipo para la microfilmación de documentos, los cuales se exponen a la luz
intensa en el proceso de fotocopiado, lo cual afecta la durabilidad del papel.
El aspecto de seguridad contra incendios y contra robos, aún no fue solucionado.
En cuanto a la situación dominial del predio donde está asentada la Biblioteca Nacional, donado
por el gobierno argentino en el año 1959, recién a partir de noviembre de 2006 se verifican
gestiones para finiquitar la mencionada donación. Para el traspaso del título de propiedad a favor
del Estado Paraguayo, el gobierno Argentino solicitó la mensura y el catastro de la propiedad y
sus respectivos planos.
En cuanto al Proyecto “El Dorado: Biblioteca Digital de Iberoamérica y el Caribe”, implementado con
fondos de cooperación de la UNESCO, se verificó que no todos los equipos donados se
encuentran en la dependencia.
La Dirección de Biblioteca Nacional no cuenta con todos los libros que le fueron donados,
específicamente se detectó el faltante del depósito de uno de los dos ejemplares de todos los
libros recepcionados por la Biblioteca Nacional, provenientes de la Dirección Nacional del
Derecho del Autor, según Acta Nº 1 del 18 de setiembre de 2006, labrada en la institución con
presencia de la Autora Interna del MEC. Situación que va en contra del patrimonio de la
Biblioteca Nacional y de la Nación.
Como producto del proceso de la presente auditoria se ha podido constatar algunas mejoras en la
infraestructura edilicia.
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Recomendaciones
La Biblioteca Nacional debe contar con el Manual de Funciones y de Procedimientos de acuerdo
a la estructura planteada.
El ente debe elaborar su planeamiento estratégico, en vistas al cumplimiento de su Misión y
Objetivo e implementar los medios necesarios para su logro.
Debe contar con el inventario y catalogación completa que incluya todas las documentaciones
que alberga, así como la selección de documentos que deban ser restaurados Asimismo, debe
concluir la instalación y/o montaje de la sala de restauración, con el equipamiento necesario para
su funcionamiento y continuar con el proceso de adiestramiento del personal para la recién
iniciada tarea de restauración.
Debe implementar sistemas capaces de garantizar la permanencia de la información, como la
microfilmación y digitalización, así como revisar y actualizar las regulaciones de uso de los
documentos.
Debe tomar las medidas necesarias para solucionar el problema ambiental, obtener el espacio
propicio y suficiente y mobiliario adecuado para la guarda de los documentos.
Debe monitorear la instalación eléctrica y controlar la utilización obligatoria de los equipos de
protección por parte de los funcionaros destinados a los trabajos específicos de conservación,
limpieza y encuadernación de los documentos.
Debe realizar un diagnóstico de riesgos, plan de reducción de riesgos y de contingencia, en
cuanto a la posibilidad de ocurrencia de siniestros (robos, incendios, otros).
El ente debe accionar por las vías pertinentes para la aclaración y recuperación de los bienes
físicos proveídos en el proyecto “El Dorado: Biblioteca Digital de Iberoamérica y el Caribe” e
implementar la Biblioteca Virtual, y propender a la modernización de su sistema de comunicación
e información.
La Biblioteca Nacional debe dar continuidad a las gestiones iniciadas realizando las acciones
pendientes para finiquitar la situación dominial del predio donde está asentada.
La Secretaría Nacional de Cultura debe tomar las medidas pertinentes para deslindar
responsabilidades respecto a las acciones de probable acción de peculado, al destinarse los bienes
donados al Estado a una aplicación distinta a la definida originariamente respecto a los equipos
informáticos y los ejemplares donados a la Biblioteca Nacional, de modo a velar por el
patrimonio de valor físico Histórico Cultural depositados.
Tanto la Dirección de Biblioteca Nacional como la de Archivo Nacional deben establecer el
control de depósito y existencia de los bienes recepcionados.
La Secretaría Nacional de Cultura debe tomar las medidas necesarias para apoyar a las dos
Direcciones con la provisión y obtención de los recursos necesarios, personal suficiente y
especializado; espacio; mobiliario, equipos e insumos suficientes y adecuados como así también
un sistema integral de seguridad de los valores, para el cuidado, protección y conservación de los
documentos.
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Respecto a las tareas iniciadas por la Biblioteca Nacional, el Archivo Nacional, la DGPHC
juntamente con la Auditoría Interna u otras dependencias de la Secretaría Nacional de Cultura,
deben establecer procedimientos para el cumplimiento, seguimiento y control de cumplimiento
de las acciones y propósitos iniciados, de modo a lograr el término efectivo y resultados
esperados.
Es nuestro Informe
Lic. Jorge L. Chamorro A.
Auditor
Abog. Jacinto Galeano
En comisión
Técn. Nora Ramírez
Auditor
Técn. Oscar Mazó
Auditor
Arq. Amada Alegre
Supervisor
Lic. Emilio Buongermini, Coordinador Res. CGR Nº 1495/06
Director General
Dirección General de Control de los Recursos Naturales y Medio Ambiente
Asunción, 24 de julio de 2007
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ANEXO
DATOS DE LA INSTITUCIÓN
Autoridades en el Periodo 2002 – 2006
Archivo Nacional
Directores
Lic. Liborio Ramón Rolandi. (25.04.2001 hasta el 07.09.2006)
Dra. Ana Maria Arguello. (07.09.2006 hasta la fecha del informe)
Biblioteca Nacional
Directores
Prof. Francisco Garay. (25.04.2001 a 07.09.2006)
Lic. Liborio Ramón Rolandi. (07.09.2006 hasta la fecha del informe)
Dirección General de Patrimonio Histórico Cultural
Directores Generales
Sra. Gloria Cecilia Crucita Muñoz Yegros. (20.04.1999 a 1.10.2004)
Arq. Ricardo Careaga Boggino. (1.10.2004 hasta la fecha del informe)
TOMAS FOTOGRÁFICAS……..
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De la Situación de los Microfilms
Microfilms – AN
Microfilms - AN
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ARCHIVO NACIONAL
Situación del ambiente de los Microfilms
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Estado- Disposición y Patologías de los Documentos
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ARCHIVO NACIONAL
Estado- Disposición y Patologías de los Documentos
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ARCHIVO NACIONAL
Estado, disposición y patología de los Documentos
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Situación edilicia- Patología Constructiva
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ARCHIVO NACIONAL
Situación edilicia- Patología Constructiva
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Mobiliario
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ARCHIVO NACIONAL
Equipos Actuales de Digitalización y Climatización (Primeros resultados de la auditoría:
Convenio firmado con la Iglesia de los Santos de los Últimos Días, el 13 de febrero 2007)
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Mobiliario - Salas Planta Alta
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BIBLIOTECA NACIONAL
Mobiliários – Disposición de Documentos- Salas Planta Alta
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Mobiliários – Disposición de Documentos
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Situación Edilicia
Antes y después de la auditoria
Antes
Después
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Situación Edilicia
Antes
Después
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Situación Edilicia
Antes
Después
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BIBLIOTECA NACIONAL
Situación Edilicia
Antes
Después
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Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
BIBLIOTECA NACIONAL
Situación Edilicia disposición de documentos
Antes
Después
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BIBLIOTECA NACIONAL
Situación Edilicia
Antes
Después
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BIBLIOTECA NACIONAL
Situación Edilicia
Antes
Después
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Nuestra Misión: Ejercer el control de los recursos y del patrimonio del Estado mediante una eficiente y transparente gestión.-
Antes después
Antes
Después
Nota: Las primeras fotos (antes) fueron tomada en el mes de marzo del 2007 antes de la
remisión del Informe de Observaciones, las siguientes (después) fueron tomadas en
verificación del Descargo de las instituciones (jun.07).
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