PLAN DE MEJORAMIENTO ENTES DE CONTROL PROCESO

PLAN DE MEJORAMIENTO ENTES DE CONTROL
PROCESO: Apoyo y Evaluación del Control Interno
SUBPROCESO: No aplica
Versión: 4.0
Fecha: 04/11/2015
Código: CI-P-05
1. OBJETIVO:
Coordinar la formulación del Plan de Mejoramiento derivado de los informes de las Auditorías
efectuadas por los entes de control, gestionar su presentación ante el respectivo ente de
control y efectuar su seguimiento y reporte periódico sobre el estado de avance y
cumplimiento, acorde con la normatividad vigente.
2. ALCANCE:
Aplica para todos los procesos del
FONVIVIENDA.
Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio y
3. PARTICIPAN:
-
Representantes legales
Oficina de Control Interno
Oficina de Tecnología de la Información y Comunicación
Grupo de Comunicaciones
Todos los responsables de los procesos/dependencias/áreas de la Entidad.
4. DEFINICIONES:
Acción Correctiva (AC): Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una
no conformidad detectada
Acción de Mejora (AM): Toda acción que incrementa la capacidad de la organización para
cumplir los requisitos y que no actúa sobre problemas reales o potenciales ni sobre sus
causas. Acción que genere impacto positivo a la actividad, procedimiento, proceso, o al
Sistema.
Acción Preventiva (AP): Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de
una no conformidad potencial u otra situación no deseable.
Control: Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una
dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones,
ineficiencias o incongruencias en el curso de la formulación, instrumentación, ejecución y
evaluación de las acciones, con el propósito de procurar el cumplimiento de la normatividad
que las rige, y las estrategias, políticas, objetivos, metas y asignación de recursos.
Entes de Control: Son las entidades del Estado encargadas desde el ámbito de sus
competencias de ejercer el control sobre las entidades sujetas al control
Hallazgos: Incumplimiento de la Normativa vigente o deficiencia en el desarrollo de un
procedimiento que afecta el cumplimiento del objetivo del Ministerio y según los Entes de
Control: “Toda acción que sea ineficiente, ineficaz e insegura en el ejercicio o en el
desarrollo de las actividades del Sujeto de Control.
Hallazgo Administrativo: Para todos los efectos, se entiende por hallazgo administrativo,
sin perjuicio de sus efectos fiscales, penales o disciplinarios, toda situación que haga
CI-P-05 Plan de mejoramiento entes de control interno
ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación
del sujeto de control, o que viole la normatividad legal y reglamentaria
Indicador de Avance: Cálculo que determina en una fecha de corte, en términos
porcentuales, el logro parcial o total de todas las acciones establecidas con relación a la
fecha del máximo plazo definida en el plan.
Indicador de Cumplimiento: Cálculo que determina en términos porcentuales, el logro
parcial o total del conjunto de las acciones de mejoramiento, con relación a las fechas de
cumplimiento que están comprendidas a la fecha de corte del seguimiento
Planes de Mejoramiento: Es el resultado de todas las acciones comprometidas para
subsanar hallazgos detectados por los Entes de Control.
5. GLOSARIO:











AC: Acción correctiva.
AP: Acción preventiva
AM: Acción de mejora
CGR: Contraloría General de la Republica
CGN: Contaduría General de la Nación
PGN: Procuraduría General de la Nación
FONVIVIENDA: Fondo Nacional de Vivienda
MVCT: Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio.
OCI: Oficina de Control Interno.
SIG: Sistema Integrado de Gestión.
SIRECI: Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes.
6. NORMATIVA:
 Ley 87 de 1993, “Por la cual se establecen las normas para el ejercicio del Control
Interno, en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”.
 Ley 42 de 1993, “Sobre la organización del Sistema del Control Fiscal Financiero y los
organismos que lo ejercen.”
 Decreto 1083 de 2015- Libro 2 Parte 2 Titulo 21. “Por medio del cual se expide el
Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”
 Resolución 5554 de 11 de Marzo 2004 de la Contraloría General de la República “Por
la cual se modifica el procedimiento administrativo sancionatorio en la Contraloría
General de la República y se fijan sus competencias.“
 Resolución Nº 5872 de 2007 de la Contraloría General de la República “Metodología
de los Planes de mejoramiento”.
 Directiva Presidencial 08 de 2003 “Orden para el cumplimiento de los planes de
mejoramiento”.
 Resolución Orgánica Nº 6289 de marzo 8 de 2011 de la Contraloría General de la
República “Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes – "SIRECI".
 Circular MVCT N°7000-3-53903 del 20 de agosto de 2012, se imparte la orden de
atender con carácter obligatorio el cumplimiento oportuno a los compromisos
asumidos por el Ministerio y FONVIVIENDA en los Planes de Mejoramiento resultantes
de Auditorías de la Contraloría General de la República o entidades externas.
7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:


Los Planes de Mejoramiento deben ser elaborados de acuerdo con la normativa
vigente y con la oportunidad exigida por los Entes de Control.
Las Acciones de Mejoramiento deben ser definidas para subsanar cada una de la(s)
causa(s) de los hallazgos de manera definitiva evitando que estas falencias se
vuelvan a presentar.
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






El plan de mejoramiento debe ser suscrito por el responsable del
proceso/dependencia/área y con el visto bueno del Viceministro o Secretario General,
según corresponda, para ser remitido a la OCI.
El proceso / dependencia /área ,debe registrar en la columna denominada
recomendaciones del formato plan de mejoramiento SIRECI, los respectivos
comentarios o avances sobre la gestión realizada frente a cada acción definida en
dicho plan.
Los Plazos de Inicio y Finalización programados para implementar cada acción de
mejoramiento son de obligatorio cumplimiento.
Los responsables de la acción de mejoramiento y su superior inmediato aprobarán
con su firma las modificaciones de las mismas y/o sus plazos, sustentadas con las
debidas justificaciones, las cuales serán comunicadas a la OCI y sus evidencias
presentadas ante auditores y el Ente de Control en el evento del seguimiento y
auditoría correspondiente.
El proceso / dependencia / área son los responsables de la eficiencia, eficacia y
efectividad de las acciones de mejoramiento programadas y su evaluación
corresponde a los entes de control competentes.
La OCI, evalúa trimestralmente el estado de avance y cumplimiento de los planes de
mejoramientos suscritos por la Entidad con los diferentes Entes de control,
presentando el respectivo informe a las instancias pertinentes.
Todos los documentos deben archivarse de acuerdo a la Tabla de retención
Documental.
8. RIESGOS:




Sanciones al Representante Legal y/o Gestor Fiscal por la no
suscripción o
presentación extemporánea del plan de mejoramiento, así como de sus informes
periódicos y su incumplimiento.
Que la acción de mejoramiento no subsane las causas que dieron origen al hallazgo,
permitiendo que este o estos se vuelvan a presentar afectando el cumplimiento de
los objetivos de la Entidad.
Sanciones para el Representante Legal y/o Gestor Fiscal, por no dar cumplimiento a
los compromisos asumidos dentro del plazo establecido en los planes de
mejoramiento.
Ver mapa de riesgos
9. MEDIDAS DE CONTROL:





Establecer y controlar la fecha máxima de presentación del plan de mejoramiento al
Ente de Control respectivo.
Seguimiento oportuno al cumplimiento de los compromisos adquiridos en los planes
de mejoramiento
Las modificaciones y/o prorrogas a las acciones definidas en el plan de mejoramiento
deben ser informadas a la OCI, debidamente justificadas, antes de su fecha de
vencimiento. Lo anterior para ser tenido en cuenta:
o En el proceso de Apoyo y Evaluación de Control Interno.
o En los informes que se deben rendir en el aplicativo SIRECI.
Las firmas por parte de los responsables del plan de mejoramiento garantizan la
eficacia, eficiencia y efectividad de cada acción propuesta e implementada.
Ver mapa de riesgos
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CI-P-05 Plan de mejoramiento entes de control interno
10. CONTENIDO:
N°
RESPONSABLE
/ PROCESO O
DEPENDENCIA
DESCRIPCIÓN
1
Recibe y tramita el informe
definitivo del Ente de Control
2
Solicita ante la CGR,
autorización para tramitar
plan de mejoramiento y
fecha límite para suscribir
plan de mejoramiento.
PUNTO DE
CONTROL
OBSERVACIONES
Comunicación del
Ente de control,
debidamente
radicada, donde
se indica el plazo
máximo
para
presentación del
plan
Técnico
-Correspondencia
Administrativo /
radicada
Jefe de la OCI
la
el
la
el
Jefe de la OCI
o Profesional
Especializado
- Autorización por
correo electrónico, o
autorización
plataforma SIRECI
En caso de otro
Ente de Control,
se
tendrá
en
cuenta el medio
disponible
3
Exporta la matriz del plan de
mejoramiento del aplicativo
disponible por el ente de
control
Profesional
Especializado/
Jefe de la OCI
- Confirmación de
correo electrónico
SIRECI para los
planes
de
mejoramiento de
la CGR
4
Remite a los procesos /
dependencias
/
áreas,
competentes dentro del MVCT
y FONVIVIENDA.
Profesional
Especializado/
Jefe de la OCI
Responsable
del proceso /
dependencia /
área
-Plan
de
mejoramiento
firmado
por
el
responsable
del
proceso
/
dependencia / área.
Y
Vo.Bo.
del
Viceministro
o
Secretario General,
según corresponda.
Enviar al Jefe de
la OCI, el plan de
mejoramiento
debidamente
firmado en físico
y
en
archivo
digital por correo
electrónico.
Profesional
Especializado
-Plan
mejoramiento
Vo.Bo. Jefe OCI
de
Se consolida con
el nuevo plan de
mejoramiento
que está vigente
o en curso
Profesional
Especializado
-Constancia
recibo
de
5
6
7
Formula
el
plan
de
mejoramiento correspondiente
estableciendo las acciones de
mejora para cada hallazgo en
la matriz reportada.
Consolida
el
plan
de
mejoramiento
según
los
planes
de
mejoramiento
reportados por los diferentes
procesos / dependencias /
áreas.
Ingresa al aplicativo dispuesto
por el respectivo Ente de
Control y transmite el plan de
mejoramiento consolidado.
En el caso de la
CGR el aplicativo
es el SIRECI.
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CI-P-05 Plan de mejoramiento entes de control interno
N°
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
/ PROCESO O
DEPENDENCIA
PUNTO DE
CONTROL
8
Remite copia de constancia de
recibo
del
plan
de
mejoramiento
por
correo
electrónico
a
los
Representantes
Legales
(MVCT y FONVIVIEDA, según
corresponda)
y
a
los
Viceministros,
Secretario
General y los responsables de
procesos / dependencias y
áreas.
Jefe de la OCI
-Confirmación correo
electrónico
9
Implementa
el
plan
de
mejoramiento
por
el
responsable del proceso /
dependencia / área
Responsables
del Proceso /
Dependencia /
área
Plan
de
mejoramiento
con
registro del avance.
- Soportes de los
avances
Profesional
Especializado,
Asesora y Jefe
de la OCI
- Formato CI-F-11 –
Acciones
de
seguimiento,
acompañamiento o
asesoría.
Comunicación
interna.
- Informe.
10
11
12
Realiza seguimiento trimestral
al avance y cumplimiento de
las acciones del plan de
mejoramiento
en el corte
establecido
y
emite
el
respectivo
informe
a
los
representantes legales según
corresponda y a los entes
competentes.
Genera avance en el SIRECI,
del cumplimiento del plan de
mejoramiento
al
corte
semestral
de
Junio
y
Diciembre de cada año, una
vez se habilite la aplicación.
Archiva en medios físicos y
magnéticos
el
plan
de
mejoramiento, los estados de
avance
y los informes de
seguimiento, de acuerdo con
la periodicidad establecida.
Jefe de la OCI/
Profesional
Especializado
OCI
Registro avances en
el SIRECI.
Técnico de la
OCI
Carpetas archivo de
gestión de la OCI
OBSERVACIONES
FIN
11. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y REGISTROS



Ver Listado Maestro de Documentos Internos
Ver Tabla de retención documental
Ver Normograma
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CI-P-05 Plan de mejoramiento entes de control interno
12. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN DEL
PROCEDIMIENTO
QUE MODIFICA
FECHA
VERSIÓN
ACTUAL DEL
PROCEDIMIENTO
24/07/2014
1.0
2.0
22/04/2015
2.0
3.0
04/11/2015
3.0
4.0
MOTIVO DE LA MODIFICACIÓN
Revisión general y actualización del
procedimiento, en todas las secciones
determinadas en el mismo, atendiendo
la parametrización de la Guía de
auditoria para entidades públicas,
emitida por el DAFP y el Decreto 943 del
2014.
Actualización de los documentos del
Sistema Integrado de Gestión de
acuerdo con las directrices de
Presidencia de la República y el Manual
de Identidad Visual de entidades del
gobierno
Actualización
normativa
Decreto 1083 de 2015- Libro 2
Parte 2 Titulo 21. “Por medio
del cual se expide el Decreto
Único Reglamentario del Sector
de Función Pública”
13. FLUJOGRAMAS
Ver Anexo No. 1
Elaboró:
John
Jaramillo Santa
Cargo:
Especializado
Alejandro Revisó: Martha Lucia Garay
Profesional Cargo: Asesora
Aprobó: German Moreno
Cargo: Jefe Oficina
Control Interno
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha: 04/11/2015
Fecha: 04/11/2015
Fecha: 04/11/2015
de
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