Código: SC-P3 PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Versión: 1 Vigente desde: 15/06/2016 1. OBJETIVO Realizar seguimiento al cumplimiento de las acciones contenidas en el Plan de Mejoramiento Institucional y, a través del análisis de la información reportada, con el propósito de verificar las evidencias y determinar su avance. 2. ALCANCE Inicia con solicitud de información, continua con la revisión de las evidencias y finaliza con la elaboración del informe y la remisión al Representante Legal, su publicación en la página web y su posterior archivo. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Acción de Mejoramiento: Acción preventiva o correctiva que permite aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. Alta Dirección: Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad. CGR: Contraloría General de la República. Control: Definido como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones. Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Criterio de Auditoria: Grupo de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia y contra los cuales se compara la evidencia de auditoría Evaluación: Es una función que consiste en hacer una apreciación tan sistemática y objetiva como sea posible sobre un proyecto en curso o acabado, un programa, plan o un conjunto de líneas de acción, su concepción, su realización y sus resultados. Se trata de determinar la pertinencia de los objetivos y su grado de realización, la eficiencia en cuanto al desarrollo, la eficacia, el impacto y la viabilidad. Una evaluación debe proporcionar informaciones creíbles y útiles, que permitan integrar las enseñanzas obtenidas en los mecanismos de toma de decisiones, tanto institucionales como de las entidades adscritas del sector. Su finalidad es juzgar el mérito y valor de un plan programa o proyecto mediante la aplicación de un conjunto de técnicas analíticas. Las características de la evaluación son: 1.- Emitir juicios críticos sobre la validez, bondad y utilidad del plan programa o proyecto 2.- Se puede realizar tanto internamente como por evaluadores/as externos. 3. Se vale del seguimiento y la medición 4.- Es concluyente Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. La evidencia puede obtenerse por medio de la observación, medición, ensayo/prueba y otros medios. Fuente de dato Primaria: Es la (fuente documental) que se considera material de primera mano relativo a la auditoria que se realiza por ejemplo: registros, entrevistas, archivos de computador o evidencias en el área que genera o administra la información. Página 1 de 6 Código: SC-P3 PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Versión: 1 Vigente desde: 15/06/2016 Fuente de dato Secundaria: Las fuentes secundarias son textos basados en fuentes primarias, e implican generalización, análisis, síntesis, interpretación o evaluación. Por ejemplo: Información obtenida de otros informes, páginas web, entes de control, sistema de quejas, reclamos y peticiones. OCI: Oficina de Control Interno. Plan de Mejoramiento: Conjunto de acciones requeridas para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno, en el direccionamiento estratégico, en la gestión y resultados de la entidad. Seguimiento: Consiste en la recopilación sistemática de información sobre lo realizado y sus resultados, tanto en sus ámbitos de gestión como de resultados, para comprobar el avance de un plan programa o proyecto. Las características del seguimiento son 1.- La recolección de Información aislada sobre el progreso de los elementos de los Planes de Mejoramiento. 2.- En principio, se debe realizar internamente por los gestores del plan, programa o proyecto y 3.- Su naturaleza es Informativa. Trazabilidad: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. 4. RESPONSABILIDAD La Oficina de Control Interno registra en el Plan de Mejoramiento Institucional los planes generados por los líderes de los procesos / Subprocesos. Ver procedimiento para la elaboración del Plan de Mejoramiento vigente. Para el seguimiento a los planes de mejoramiento es obligación del jefe de la dependencia responsable, inscrita en cada acción de mejoramiento, desarrollar dichas acciones y facilitar las evidencias que demuestren su avance o cumplimiento. La Oficina de Control Interno tiene la facultad de aceptar o no los avances relacionados a las acciones de mejora reportadas haciendo las observaciones que correspondan según las evidencias aportadas. La Oficina de Control Interno reportará periódicamente a las partes interesadas el resultado de estos seguimientos. El Jefe de la Oficina de Control Interno es responsable de la revisión, aprobación, socialización y aplicación de este procedimiento. Los funcionarios, servidores y contratistas y demás personal que intervenga en la ejecución de este procedimiento son responsables de su adecuada aplicación. 5. NORMATIVIDAD 5.1. CONSTITUCIÓN. Constitución Política de Colombia 1991, Artículos 209 y 269. 5.2. LEYES. Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, Artículos 3, 4, 8 y 9. 5.3. DECRETOS. Decreto único reglamentario 1082 de 2015 por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional. Página 2 de 6 Código: SC-P3 PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Versión: 1 Vigente desde: 15/06/2016 Decreto único reglamentario 1066 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo del Interior. Decreto 943 de 2014. Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno –MECI. Decreto 2482 de 2012. Decreto 2893 de 2011. Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior. Decreto 4485 de 2009 Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Decreto 1537 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativo que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado. Decreto 2145 de 1999. Por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. Decreto 1826 de 1994. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993. 5.4. RESOLUCIONES Resolución Orgánica CGR 7350 del 20 de Noviembre de 2013. 5.5. OTROS Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. Norma NTC-GP1000 Numeral 8.5 Guía de Auditoría para Entidades Públicas v2 Nov 2015, Departamento Administrativo de la Función Pública Guía Rol de las Oficinas de Control Interno, Departamento Administrativo de la Función Pública. Guía de Administración del Riesgo, Departamento Administrativo de la Función Pública. 6. DESARROLLO 6.1. Lineamientos generales: 6.1.1. Fuente de la acción de mejora: Las fuentes a través de las cuales se identifican hallazgos, no conformidades u oportunidades de mejora entre otras son: - Resultados de las diferentes auditorias celebradas por la entidad (CGR Auditoria Regular, CGR Actuación Especial, CGR Solicitudes Ciudadanas, Visitas de asesoría y Seguimiento de la OCI, Auditorías Internas de Calidad, Auditorías externas de Calidad, Auditoria Archivo General de la Nación). - Resultados de la gestión del riesgo. - Resultados de la gestión del producto y/o servicio generado. - Resultados de la revisión de Sistemas de Gestión. - Resultado de la autoevaluación de la gestión realizada por los líderes de los procesos y/o subproceso. - Resultado de la autoevaluación de la gestión documental. - Incumplimiento a la normatividad. - Resultado de la medición de la satisfacción de usuarios, clientes y partes interesadas. - Peticiones, quejas y reclamos. - Incumplimiento a la política del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información. - Recomendaciones de Estudios de Consultoría internos y externos y Sectoriales - Ejercicios de autoevaluación, - Cumplimiento de nuevas normativas, lineamientos o directivas, - Ajustes o adaptación a nuevos procesos y procedimientos. Página 3 de 6 Código: SC-P3 PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Versión: 1 Vigente desde: 15/06/2016 6.1.2. Análisis de Evidencias: Cuando los Hallazgos u Observaciones consten de varias acciones de mejora, de estas, la más atrasada afectará el estado del Hallazgo u Observación en su conjunto. 6.1.2. Estado de hallazgos u Observaciones: Los estados posibles de un hallazgo u observación son: En Ejecución, Vencida, Cumplida. 6.2 Desarrollo de las actividades No. Actividad Tarea Solicitar a las dependencias responsables el reporte de avance periódico correspondiente a las acciones de mejoramiento registradas en el Plan de Mejoramiento Institucional 1 Enviar comunicación solicitando reporte de Avance 2 Recibir y Registrar los avances reportados en el plan de Mejoramiento Institucional Nota: Recordar a quienes hayan elaborado nuevas acciones preventivas y correctivas o de mejoramiento por diferentes orígenes, registrarlas en el Plan de Mejoramiento Institucional dentro de los formatos dispuestos para ello. Ver Procedimiento de Plan de Mejoramiento - Punto de Control - - Valorar suficiencia de las evidencias recibidas. Registrar los avances de los planes de mejoramiento según la fuente de la acción de mejora (ver numeral 6.1.1 de este procedimiento), las que se organizaran para su análisis. Comunicar la solicitud de reporte de avance Verificar el Cumplimiento del Cronograma de la OCI Diligenciar las columnas de seguimiento del formato Seguimiento Plan de Mejoramiento Institucional SC-P3F1 Analizar Cumplimiento y Elaborar Informe de acuerdo con el formato “Informe de Seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional” SC-P3-F2 3 Elaborar Informe de Seguimiento 4 Revisar y aprobar Informe 5 Remitir Informe de Remitir el informe al Ministro, Seguimiento a las Viceministros y Secretaría General para partes Interesadas su conocimiento y fines pertinentes. Revisar y aprobar Informe de seguimiento por parte del Jefe de la Oficina de Control Interno. Responsable Jefe de la Oficina de Control Interno Funcionarios designados de la Oficina de Control Interno Funcionarios Designados de la Oficina de Control Interno Aprobar con Vo.Bo. del Jefe de Control Interno Jefe de la Oficina de Control Interno Remitir Memorando Remisorio de Informe Jefe Oficina de Control Interno Página 4 de 6 Código: SC-P3 PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 6 Publicar en Pagina WEB y Archivar - Realizar la publicación en la Página Web. Transmitir semestralmente por SIRECI – Plan de Mejoramiento CGR Entregar para archivo del área de Control Interno los resultados del Seguimiento realizado. - - Versión: 1 Vigente desde: 15/06/2016 Descargar el certificado de Transmisión SIRECICGR Publicación en página web. Funcionarios designados de la Oficina de Control Interno 7. REGISTROS REGISTROS Plan de Mejoramiento Institucional en Excel Comunicaciones de solicitud de avance RESPONSABLE Coordinador del Grupo de Evaluación y Seguimiento a los Procesos de Gestión Económica - OCI Coordinador del Grupo de Evaluación y Seguimiento a los Procesos de Gestión Económica - OCI FRECUENCIA Cuando se requiera Cuando se requiera Reporte de Avance al Plan de Mejoramiento Institucional Jefe del Área Responsable de las Acciones de mejoramiento Cuando se requiera Informe de seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional Coordinador del Grupo de Evaluación y Seguimiento a los Procesos de Gestión Económica - OCI Cuando se requiera Memorando remisorio del Informe de Seguimiento o Evaluación Coordinador del Grupo de Evaluación y Seguimiento a los Procesos de Gestión Económica - OCI Cuando se requiera Formato de transmisión SIRECI Funcionarios designados de la Oficina de Control Interno Semestral UBICACIÓN Documento digital. Carpeta Compartida OCI. Archivo TRD 1200.28.02. Correo Electrónico. Documento digital Carpeta Compartida OCI. Archivo TRD 1200.28.02. Informes a Órganos de Control Internos. Archivo TRD 1200.28.02. Informes a Órganos de Control Internos. Archivo TRD 1200.28.02. Informes a Órganos de Control Internos. 8. ANEXOS - Seguimiento Plan de Mejoramiento Institucional SC-P3-F1 Informe de Seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional SC-P3-F2 9. CONTROL DE CAMBIOS FECHA CAMBIO VERSIÓN Página 5 de 6 Código: SC-P3 PROCEDIMIENTO SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Versión: 1 Vigente desde: 15/06/2016 Elaboró Revisó Aprobó: _________________________ Jorge Hernando Torres Ribero Profesional Especializado Oficina de Control Interno _________________________ José Francisco García Méndez Contratista Oficina de Control Interno ________________________ Humberto Bozzi Ángel Jefe Oficina de Control Interno ____________________________ Francisco Javier Guzmán Mahecha Profesional Especializado Oficina de Control Interno Archivar en: 1103.47.06 Procesos y Procedimientos de Evaluación / Seguimiento y Control Página 6 de 6