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¿CÓMO ELABORAR UN PROTOCOLO? NORMA 0 MS.NI.GN.13 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - NIVEL CENTRAL ÁREA DE GESTIÓN: LIDERAZGO INTRAINSTITUCIONAL PREPARADO POR: UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL VALIDADO POR : UNIDAD DESARROLLO ORGANIZACIONAL REVISADO POR: DIRECTORA DIRECCIÓN DESARROLLO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL APROBADO POR: DIRECTORA GENERAL DE SALUD VERSIÓN Nº: 2 FECHA DE EMISIÓN: ING. JAVIER BERMÚDEZ BARBOZA LIC. JOSÉ FRANCISCO ÁLVAREZ LEANDRO LICDA. MARÍA ISABEL ESPINOZA HERNÁNDEZ SR. MAYNOR ARAYA GONZÁLEZ INGA. LUCÍA ZELEDÓN QUIRÓS INGA. CINTYA JIMÉNEZ GÓMEZ DRA. ROSSANA GARCÍA GONZÁLEZ 1-08-2011 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS PÁGINA 1 DE 19 NIVEL CENTRAL FECHA DE EMISIÓN: 11-07-07 NORMA CERO: ¿CÓMO ELABORAR UN PROTOCOLO? CÓDIGO: MS.NI.GN.10 1. Introducción La guía para elaborar protocolo establece los lineamientos a cumplir cuando se documenten los subprocesos de una organización. Los protocolos permiten describir subprocesos derivados de procesos de nivel 2, donde el grado de especificidad de las actividades o tareas a ejecutar es mayor. 2. Objetivo Unificar los criterios, formas y terminología utilizados en la preparación de los protocolos. 3. Alcance Ministerio de Salud de Costa Rica en el Nivel Central. 4. Productos Producto final: Protocolos elaborados bajo los lineamientos institucionales. 5. Definiciones Se debe integrar un solo glosario institucional. En el manual se hace referencia a los términos que se recomienda consultar en este documento. Para la elaboración de los protocolos se deben consultar en el glosario los siguientes conceptos: Introducción Objetivo Alcance Definiciones Referencias Responsables Protocolo Procedimiento Indicadores de desempeño Indicador de gestión Indicador de impacto Diagrama de flujo 6. Referencias Norma INT ISO 10013:95 “Directrices para Elaborar Manuales de Calidad” “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS PÁGINA 2 DE 19 NIVEL CENTRAL FECHA DE EMISIÓN: 11-07-07 NORMA CERO: ¿CÓMO ELABORAR UN PROTOCOLO? CÓDIGO: MS.NI.GN.10 Nota técnica para la elaboración de diagramas de proceso 7. Responsables . Nivel de gestión Unidad Organizativa Responsable Dar formato Institucional al diagrama de proceso Nivel Central Unidad Organizativa 8.2 Identificación el protocolo Nivel Central Unidad Organizativa 8.3 Establecer la portada del Protocolo Nivel Central Unidad Organizativa 8.4 Definir la Introducción y el objetivo Nivel Central Unidad Organizativa 8.5 Identificación los productos Nivel Central Unidad Organizativa 8.6 Delimitación del alcance Nivel Central Unidad Organizativa 8.7 Definición de términos Nivel Central Unidad Organizativa 8.8 Determinar las referencias Nivel Central Unidad Organizativa 8.9 Identificar los responsables Nivel Central Unidad Organizativa 8.10 Determinar los desempeño Nivel Central Unidad Organizativa 8.11 Presentación de los anexos Nivel Central Unidad Organizativa 8.12 Presentación del protocolo Nivel Central Unidad Organizativa 8.13 Presentación digitales Nivel Central Unidad Organizativa 8.14 Validación y aprobación protocolo documentado del Nivel Central Unidad Organizativa 8.15 Integración manual el Nivel Central Unidad Organizativa Código Actividad 8.1 indicadores de del los protocolo del archivos en “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS PÁGINA 3 DE 19 NIVEL CENTRAL FECHA DE EMISIÓN: 11-07-07 NORMA CERO: ¿CÓMO ELABORAR UN PROTOCOLO? CÓDIGO: MS.NI.GN.10 8. Procedimiento 8.1. Elaborar y dar formato Institucional al diagrama del protocolo. La unidad organizativa, en el nivel central, identifica las actividades que deben desarrollarse en el protocolo junto con el nivel de gestión. Posteriormente, se elabora el diagrama de flujo, con base en las actividades que se deban realizar para cumplir con el objetivo planteado. Los símbolos que se deben utilizar para la realización del diagrama de flujo son los siguientes: Simbología Rectángulo redondeado: Es un hito debido a que es un punto de referencia que marca una actividad importante en un proceso. Se utiliza para identificar el Inicio del protocolo, no es constante, no consume tiempo ni recursos Circulo (operación): Representa una acción a realizar. Rombo o diamante: Indica una decisión a tomarse, según sea negativa o positiva. Se coloca seguida de una acción u otra decisión. A las decisiones dentro del diagrama de flujo no se les debe asignar numeración (código) Conector: Representa la transferencia de flujo de una localización a otra. En este punto, una actividad o decisión se conecta con otro. Rectángulo redondeado: Es un hito debido a que es un punto de referencia que marca una actividad importante en un protocolo. Se utiliza para identificar el fin del proceso, no es constante, no consume tiempo ni recursos. Para indicar las unidades organizativas involucradas en el protocolo se debe utilizar las siglas correspondientes, ver anexo 1. Es importante resaltar que estas siglas solo se utilizan en el diagrama de flujo, y no para los demás apartados y actividades del proceso. Las siglas utilizadas se deben indicar al pie del diagrama de flujo detallando su significado. Para ello se debe utilizar el formato de diagrama que se muestra en el anexo 2, donde se describe el proceso y se ilustra cada actividad con la simbología correspondiente. 8.2. Identificación del protocolo “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” PÁGINA 4 DE 19 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS NIVEL CENTRAL FECHA DE EMISIÓN: 11-07-07 NORMA CERO: ¿CÓMO ELABORAR UN PROTOCOLO? CÓDIGO: MS.NI.GN.10 El protocolo se debe identificar con un código, el cual consiste en las siglas del Ministerio de Salud, seguidas de las siglas del nivel de gestión al que corresponde, posteriormente el área de gestión, código numérico asignado al proceso de nivel cero, uno y dos, posteriormente se asigna la letra “P” que identifica como protocolo y por último el numero consecutivo asignado al protocolo, según la estructura establecida en el modelo organizacional. A continuación se presenta un ejemplo: MS NI SLA 07 01 P 01 Solicitud de Correo Institucional Nombre del protopcolo Código numérico del protocolo Simplificación del termino Protocolo Código numérico del proceso de nivel 1 Código numérico del proceso de nivel 0 Simplificación del término Soporte Logístico y Administrativo (Área de Gestión) Simplificación del término Nivel intra-institucional (Nivel de Gestión) Simplificación del término Ministerio de Salud A continuación se muestra las opciones de términos que deben conformar el código del proceso, con la finalidad de facilitar la identificación Niveles de gestión para el desarrollo del proceso NI: Nivel Intrainstitucional NC: Nivel Central NR: Nivel Regional NL: Nivel Local UO: Unidad Organizativa 8.2.1. Áreas de Gestión: FINSR: Funciones de Insumo a la Rectoría de la Salud “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS PÁGINA 5 DE 19 NIVEL CENTRAL FECHA DE EMISIÓN: 11-07-07 NORMA CERO: ¿CÓMO ELABORAR UN PROTOCOLO? CÓDIGO: MS.NI.GN.10 FIMPR: Funciones de Impacto de la Rectoría de la Salud LI: Liderazgo Institucional SLA: Soporte Logístico y Administrativo GN: Uso General 8.2.2. Códigos de Procesos de Nivel Cero Para asignar el código de nivel 0 al proceso este debe estar identificado según las Áreas de Gestión que ejecuta el proceso siendo estas las siguientes: FINSR: Funciones de Insumo a la Rectoría de la Salud 01: Planificación Estratégica en Salud 02: Evaluación de las Acciones en Salud 03: Vigilancia de la Salud 04: Modulación del Financiamiento de los Servicios de Salud FIMPR: Funciones de Impacto de la Rectoría de la Salud 01: Mercadotecnia de la Salud 02: Regulación de la Salud 03: Dirección Política de la Salud LI: Liderazgo Institucional 01: Dirección Intrainstitucional 02: Conducción y Orientación Estratégica 03: Coordinación de la Unidad Organizativa 04: Planificación Intrainstitucional 05: Desarrollo Organizacional 06: Control Interno 07: Gestión de Recursos Financieros 08: Gestión de Recursos Humanos 09: Asuntos Internacionales SLA: Soporte Logístico y Administrativo 01: Mercadotecnia Institucional 02: Observatorio Jurídico 03: Auditoría Interna “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS PÁGINA 6 DE 19 NIVEL CENTRAL FECHA DE EMISIÓN: 11-07-07 NORMA CERO: ¿CÓMO ELABORAR UN PROTOCOLO? CÓDIGO: MS.NI.GN.10 04: Gestión de Infraestructura 05: Gestión de Bienes y Servicios 06: Gestión Integrada de la Información 07: Atención de Cliente Interno y Externo 08: Soporte Legal y Jurídico GN: Uso General El código de un protocolo permanece sin ningún cambio a lo largo de todo el proceso de elaboración y actualización. Los códigos correspondientes a los protocolos anulados, no deben ser reutilizados. Estos deben permanecer tal como originalmente fueron asignados aunque haya variaciones en su forma y en su fondo. 8.3. Diseñar la portada del protocolo La portada del protocolo debe contener el logo del Ministerio de Salud de Costa Rica, dicho logo debe ser de color azul y ajustado al centro. Además debe contener la siguiente información para ubicar al protocolo: Nombre del protocolo: en letra verdana, en negrita, tamaño 20, alineado hacia la derecha Código debe estar en letra verdana, en negrita, número 18, alineado hacia la derecha; Nivel de Gestión al que pertenece, letra verdana, en negrita, número 12 alineado a la derecha Área de gestión en la que está enfocada, deben estar en letra verdana, número 12 alineado a la derecha, debiendo seguir el formato. A continuación se muestra un ejemplo de los puntos mencionados anteriormente: NOMBRE DEL PROTOCOLO “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” PÁGINA 7 DE 19 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS NIVEL CENTRAL FECHA DE EMISIÓN: 11-07-07 NORMA CERO: ¿CÓMO ELABORAR UN PROTOCOLO? CÓDIGO: MS.NI.GN.10 CÓDIGO 0.0.0. MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - NIVEL … ÁREA DE GESTIÓN: …. La portada debe indicar la entidad que elaboró el protocolo, los responsables de su validación, revisión y aprobación. Se deben incluir los nombres completos (nombre y dos apellidos) de las personas o integrantes de los equipos, así como su grado profesional o académico. Para mostrar la información mencionada anteriormente detalla la siguiente tabla: PREPARADO POR: VALIDADO POR : UNIDAD ORGANIZATIVA UNIDAD ORGANIZATIVA A LA QUE PERTENECEN LAS PERSONAS QUE PARTICIPAN “INCLUIR AQUÍ EL NOMBRE COMPLETO DE LOS INTEGRANTES DE LOS EQUIPOS” “INCLUIR AQUÍ EL NOMBRE COMPLETO DE LOS INTEGRANTES DE LOS EQUIPOS” REVISADO POR: DIRECCIÓN DE DESARROLLO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL ESTE ESPACIO ES PARA FIRMA DEL FUNCIONARIO APROBADO POR: DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD ESTE ESPACIO ES PARA FIRMA DEL FUNCIONARIO VERSIÓN Nº: X FECHA DE EMISIÓN: XXXXXX En la primera columna se indica la etapa del desarrollo del proceso y la versión, en la segunda columna se coloca la unidad organizativa que es responsable de ejecutar las etapas mencionadas y la frase “fecha de emisión”, y en la columna 3 se coloca el nombre y grado académico de las personas que participaron en cada una de las etapas. Las especificaciones de formato son las siguientes: Columna 1: interlineado anterior Columna 2: interlineado anterior Columna 3: interlineado anterior El formato para esta columna letra Arial, número 10, cursiva, en mayúscula, sencillo, alineación izquierda, espaciado a 3 puntos posterior y 3 puntos El formato para esta columna letra Arial, número 10, cursiva, en mayúscula, sencillo, alineación izquierda, espaciado a 3 puntos posterior y 3 puntos El formato para esta columna letra Arial, número 9, cursiva, en mayúscula, sencillo, alineación centrado, espaciado a 3 puntos posterior y 3 puntos En la etapa de validación no deben participar las mismas personas que elaboraron el proceso, además, si el proceso está diseñado para ser aplicado en los tres niveles de gestión se debe “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” PÁGINA 8 DE 19 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS NIVEL CENTRAL FECHA DE EMISIÓN: 11-07-07 NORMA CERO: ¿CÓMO ELABORAR UN PROTOCOLO? CÓDIGO: MS.NI.GN.10 validar con representación de dichos niveles. No se debe validar sin representación del nivel correspondiente. La revisión de alineamiento del proceso la realiza la Dirección Desarrollo Estratégico Institucional en colaboración con la Unidad de Desarrollo Organizacional, quienes son los encargados de velar por el alineamiento de dicho proceso con el Marco Estratégico y el Modelo Conceptual. La aprobación del proceso la realiza la Dirección General de Salud, a partir de esta aprobación el proceso puede ser oficializado y divulgado a nivel institucional. Se debe identificar el número de versión del protocolo, cuando este, sea variado debe actualizarse su versión como a continuación se de detalla. La versión debe ser identificada con un número formado por un número entero, seguido de un decimal. Cuando las modificaciones de un protocolo sean de fondo (inclusión, eliminación o modificación conceptual de más de tres actividades) se debe modificar el número entero por el consecutivo posterior. Para las modificaciones de forma o inclusión de nuevos instrumentos, se conserva el número entero y se reemplaza el número decimal por el consecutivo posterior. Ejemplo: Número de versión actual Número de versión con cambios de forma Número de versión con cambios de fondo MS.NI.SLA.06.01.P.01 Solicitud de Correo Institucional Versión 1 MS.NI.SLA.06.01.P.01 Solicitud de Correo Institucional Versión 1.1 MS.NI.SLA.06.01.P.01 Solicitud de Correo Institucional Versión 2.0 8.4. Definir la introducción y objetivo La unidad organizativa, debe establecer la introducción y el objetivo por el cual se desarrolla el protocolo. La introducción debe reflejar la importancia que tiene para la institución la ejecución de dicho protocolo y la obtención del producto esperado. La definición del objetivo debe ser lo suficiente clara y sencilla como para que se puedan establecer y delimitar los pasos del mismo, ambos apartados deben estar redactados en función del producto que se requiere alcanzar con la ejecución del proceso. 8.5. Identificar los productos Producto Final: La unidad organizativa, debe definir el producto final que se espera de la ejecución del protocolo, debe ser redactado de forma clara y concreta. Productos Intermedios: Son aquellos generados en distintas etapas del proceso por una o varias actividades y que son insumo para la obtención del producto final. Estos productos podrían ser entradas (o insumos) para la ejecución de otros procesos de nivel 0, 1 ó 2. Su definición es relevante para facilitar la articulación o vinculación entre los diferentes procesos. 8.6. Delimitar el alcance “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS PÁGINA 9 DE 19 NIVEL CENTRAL FECHA DE EMISIÓN: 11-07-07 NORMA CERO: ¿CÓMO ELABORAR UN PROTOCOLO? CÓDIGO: MS.NI.GN.10 El alcance del proceso indica las áreas de gestión que se ven involucradas en la ejecución del proceso. Es importante recalcar que todo alcance se debe comenzar con “Ministerio de Salud” y luego los niveles o áreas de aplicación según corresponda. Ejemplo: “Ministerio de Salud en sus tres niveles de Gestión” o “Ministerio de Salud en su nivel Regional y Local”. 8.7. Definir de términos La unidad organizativa, debe identificar todos los términos y conceptos relevantes que pueden provocar confusiones en los usuarios cuando se utilice el protocolo, y asignarles una única definición. Además debe verificar que si los conceptos utilizados se encuentran en el glosario institucional, con la finalidad de utilizar la misma terminología, en caso de no encontrarse debe realizar la solicitud a la Unidad de Desarrollo Organizacional de su debida incorporación. Se destaca que los términos identificados deben ser utilizados en la redacción al protocolo, en caso contrario deben ser eliminados del listado de términos. Además, este apartado no contempla la incorporación y descripción de siglas. 8.8. Determinar las referencias Las referencias deben ser todos aquellos documentos que debe utilizar la unidad organizativa, como fuente de información para la elaboración del protocolo, con la finalidad de garantizar el alineamiento y el apego a las leyes, normas y reglamentos establecidos por la Institución o alguna otra reglamentación vigente del estado que dentro de su Marco Jurídico le compete al Ministerio de Salud en su aplicación. En caso de ser necesario se debe anexar la referencia e indicar a que anexo corresponde, cuando la referencia se realice entre uno a tres artículos específicos se deben incluir en este apartado, en otro caso se anexan si es necesario. 8.9. Identificar responsables La unidad organizativa, debe identificar los responsables de la ejecución del protocolo, indicando la unidad organizativa involucrada y el nivel de gestión al que corresponde. Lo anterior se debe incluir en la siguiente tabla: Código Actividad Nivel de gestión Unidad Organizativa Responsable “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” PÁGINA 10 DE 19 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS NIVEL CENTRAL FECHA DE EMISIÓN: 11-07-07 NORMA CERO: ¿CÓMO ELABORAR UN PROTOCOLO? CÓDIGO: MS.NI.GN.10 No se deben utilizar siglas o abreviaturas, además si el proceso se aplica a más de un nivel de gestión estos deben aparecer en su orden jerárquico. En el caso de la información que se incluye en la columna de nivel de gestión y unidad organizativa deben guardar congruencia, lo que quiere decir que por el nivel de gestión se debe colocar la unidad correspondiente, por ejemplo: Código Actividad Nivel de gestión Unidad Organizativa Responsable Nivel Central Dirección de Vigilancia de la Salud Nivel Regional Unidad de Rectoría de la Salud Nivel Local Equipo de Vigilancia de la Salud El caso de los protocolos de desconcentración, en los cuales las actividades son responsabilidad de todas las unidades organizativas del Ministerio de Salud se utiliza de la siguiente forma: Código Nivel de gestión Actividad Unidad Organizativa Responsable Nivel Central Nivel Regional Unidad Organizativa Nivel Local El formato utilizado en cada una de las actividades es el siguiente Columna 1 (Código): Centrado vertical y horizontalmente, letra Arial, número 11. Columna 2 (Actividad): Centrado verticalmente y justificado, letra Arial numero 11. Columna 3 (Nivel de Gestión): Centrado vertical y horizontalmente, letra Arial, número 11. Columna 4 (Unidad Organizativa responsable): Centrado vertical y horizontalmente, letra Arial, número 11. 8.10. Elaborar protocolo Para elaborar el protocolo se debe desarrollar el llenado la siguiente tabla. Ver anexo 3 Código Actividad ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Con qué? “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” Responsable PÁGINA 11 DE 19 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS 8.10.1. NIVEL CENTRAL FECHA DE EMISIÓN: 11-07-07 NORMA CERO: ¿CÓMO ELABORAR UN PROTOCOLO? CÓDIGO: MS.NI.GN.10 Llenado de tabla descriptiva del protocolo La tabla se debe llenar colocando inicialmente las actividades que fueron definidas en le diagrama de flujo junto con su código. Código Actividad 8.1 Recibir la solicitud de tramite ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Con qué? Responsable Posteriormente, para cada actividad se debe llenar cada uno de los demás apartados de la tabla, que representa lo siguiente: ¿Qué?: En este apartado se debe elaborar respondiendo con una simple descripción de la acción que representa la actividad. Debe ser en tercera persona y en presente, utilizando para cada acción “debe” seguido del verbo, la cual le da carácter de obligatoriedad a la actividad del proceso. Ejemplo: “La unidad organizativa debe recibir la solicitud de tramite”, “se debe utilizar”. No se puede usar los verbos en pasado ni en futuro, ejemplo: “recibirá”, “se revisará”, “se verificó”. Código Actividad ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Con qué? Responsable La unidad organizativa Recibir la solicitud de debe recibir la solicitud tramite de tramite 8.1 ¿Cuándo?: Aquí se debe responder al momento en que se debe realizar la actividad. Por ejemplo: “El administrado debe presentar la solicitud en la unidad organizativa” Código 8.1 Actividad ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Con qué? Responsable La unidad organizativa El administrado debe Recibir la solicitud de debe recibir la solicitud presentar la solicitud en tramite de tramite la unidad organizativa ¿Cómo?: En este punto se debe responder, a como se debe realizar la actividad, por ejemplo: “Se debe recibir de forma física la solicitud, junto con la copia para indicar el recibido e inicio del trámite”. Código 8.1 Actividad ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Con qué? Responsable Se debe recibir de forma física La unidad organizativa El administrado debe Recibir la solicitud de la solicitud, junto con la copia debe recibir la solicitud presentar la solicitud en tramite para indicar el recibido e inicio de tramite la unidad organizativa del trámite ¿Con qué?: En este apartado se debe responder a con que medio o canal con lo que se ejecuta la actividad, además se debe mencionar si existen herramientas físicas o electrónicas para desarrollar la actividad, estas deben de mencionarse como anexos entre comillas, los anexos deben contar con orden numérico, por lo tanto conforme se mencionen “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS PÁGINA 12 DE 19 NIVEL CENTRAL FECHA DE EMISIÓN: 11-07-07 NORMA CERO: ¿CÓMO ELABORAR UN PROTOCOLO? CÓDIGO: MS.NI.GN.10 el protocolo se le asigna número Por ejemplo ”Por medio del sistema de recepción de solicitudes de trámite, “ver anexo 1 ” Código 8.1 Actividad ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? Se debe recibir de forma física La unidad organizativa El administrado debe Recibir la solicitud de la solicitud, junto con la copia debe recibir la solicitud presentar la solicitud en tramite para indicar el recibido e inicio de tramite la unidad organizativa del trámite ¿Con qué? Responsable Por medio del sistema de recepción de solicitudes de tramite, "ver anexo 1" Responsable: En este último apartado se debe colocar al responsable de ejecutar la actividad. Código 8.1 Actividad ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? Se debe recibir de forma física La unidad organizativa El administrado debe Recibir la solicitud de la solicitud, junto con la copia debe recibir la solicitud presentar la solicitud en tramite para indicar el recibido e inicio de tramite la unidad organizativa del trámite ¿Con qué? Responsable Por medio del El colaborador sistema de recepción designado a de solicitudes de recepción tramite En el caso de que exista una decisión en una actividad, esta debe describirse en el detalle del aparatado ¿Qué?, por ejemplo Código Actividad ¿Qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Con qué? Responsable Se debe efectuar la revisión de requisitos la solicitud de tramite. 8.1 En el caso de no existir Cuando la solicitud es Se debe revisar la solicitud Revisar la solicitud de una alguna recibida para su decuerdo al los estipulado en trámite incosistencia en la revisión el reglamento de tramites solicitud se debe continuar con el punto 8.3. En el caso contrario se pasa al punto 8.4 8.10.2. Por medio de la hoja de revision de Equipo requisitos de tramite, Regulación "ver anexo 3" de Formato del protocolo Los apartados del manual de protocolos (Títulos): introducción, objetivo, alcance, definiciones, referencias, responsables, protocolo, indicadores y diagrama de flujo, se deben presentar como títulos numerados en letra Arial, número 14, en negrita, con interlineado sencillo, espaciado anterior de 12 puntos y posterior de 6 puntos. El contenido de cada apartado elemento del manual debe utilizar letra Arial, número 11, con interlineado sencillo. El título de los anexos debe estar centrado en letra Arial, número 18 y negrita. Cuando se utilice una palabra en inglés, ésta debe indicarse entre comillas, por ejemplo “software” o “hardware”. 8.10.3. Formato del Encabezado y pie de página El encabezado de cada una de las páginas del manual de protocolo debe ser el siguiente: “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS NIVEL CENTRAL FECHA DE EMISIÓN: 11-07-07 NORMA CERO: ¿CÓMO ELABORAR UN PROTOCOLO? CÓDIGO: MS.NI.GN.10 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA NIVEL INTRAINSTITUCIONAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS PÁGINA 13 DE 19 PÁGINA 13 DE 19 VERSIÓN 1 PROTOCOLO DE ATENCIÓN DE DENUNCIAS CÓDIGO: MS.NI.GN.10 El pié de página de debe ser de la siguiente forma: “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” El texto del protocolo se debe presentar justificado, en letra Arial, número 11, con interlineado sencillo y espaciado anterior de 6 puntos y posterior de 0 puntos. No se debe dejar espacios adicionales entre cada párrafo. 8.10.4. Uniformidad de términos Debe mantenerse uniformidad en el mismo protocolo, en series de protocolos y con protocolos anteriores. Lo anterior implica: Utilizar un término único para el mismo concepto Emplear el mismo tipo de redacción y formato para partes análogas del texto. 8.11. Determinación de indicadores de desempeño Se debe determinar para cada proceso los indicadores de gestión y de impacto que permitan determinar la eficiencia y eficacia respectivamente del proceso, los indicadores deben estar visualizados de tal forma que agreguen valor a la unidad organizativa que ejecuta el proceso. Se debe indicar la formula y definición. Es responsabilidad de la unidad organizativa determinar, establecer, construir e incluir las herramientas necesarias para lograr la evaluación de sus indicadores. 8.12. Presentación de los anexos Los anexos se deben incorporarse en el documento como imagen, debe haber congruencia entre lo que está en la prosa del protocolo y lo anexado. Además deben ser enviados en formato digital, cada uno en un archivo por separado, con formato de impresión con la finalidad de facilitar el trabajo de los funcionarios que lo deben utilizar. 8.13. Presentación de los archivos digitales La unidad organizativa debe enviar los archivos digitales del protocolo y los anexos correspondientes con su debida numeración, a la Unidad de Desarrollo Organizacional para su respectiva revisión, dichos archivos deben enviarse vía electrónica y utilizando el siguiente formato para los archivos. “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS PÁGINA 14 DE 19 NIVEL CENTRAL FECHA DE EMISIÓN: 11-07-07 NORMA CERO: ¿CÓMO ELABORAR UN PROTOCOLO? CÓDIGO: MS.NI.GN.10 Carpeta codificada y con el nombre del protocolo En el interior de la carpeta debe estar el archivo del protocolo, tabla del protocolo y diagrama del mismo. En el caso de los anexos: Se deben adjuntar como archivos en el interior de la carpeta estableciendo el siguiente formato, donde se indique el código del proceso y el nombre del anexo que pertenece, un ejemplo es el siguiente: “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS PÁGINA 15 DE 19 NIVEL CENTRAL FECHA DE EMISIÓN: 11-07-07 NORMA CERO: ¿CÓMO ELABORAR UN PROTOCOLO? CÓDIGO: MS.NI.GN.10 9. Anexos Anexo 1 “Siglas de Direcciones y sus Unidades Organizativas” DA: División Administrativa DAC: Dirección de Atención al Cliente DAJ: Dirección de Asuntos Jurídicos DARS: Dirección Áreas Rectoras de Salud DDCTS: Dirección de Desarrollo Científico y Tecnológico de la Salud DDEI: Dirección Desarrollo Estratégico Institucional DDH: Dirección de Desarrollo Humano DFBS: Dirección Financiera, Bienes y Servicios DGA: Dirección General de Auditoría DGASS: Dirección garantía de Acceso a Servicios de Salud DGS: Dirección General de Salud DM: Despacho de Ministro (a) de Salud DMS: Dirección de Mercadotecnia de la Salud DPEEAS: Dirección Planificación Estratégica y Evoluciones de las Acciones en Salud DRRS: Dirección Regional de Rectoría de Salud DRS: Dirección de Regulación de la Salud DTRS: División Técnica de Rectoría de la Salud DVS: Dirección de Vigilancia de la Salud UAI: Unidad de Asuntos Internacionales UAL: Unidad de Asesoría Legal UAPSS: Unidad Análisis Permanente de Situación de Salud UBS: Unidad Bienes y Servicios UC: Unidad Control UDO: Unidad de Desarrollo Organizacional UEIAES: Unidad Evaluación del Impacto de las Acciones Estratégicas en Salud UEPVS: Unidad Evolución del Posicionamiento de valores en Salud UF: Unidad Financiera UGAF: Unidad Gestión Administrativa y Financiera UGI: Unidad Gestión Inmobiliaria UGII: Unidad Gestión Integral de la Información UGJ: Unidad Gestión Jurídica UGRS: Unidad Gestión de la Rectoría de la Salud UGT: Unidad de Gestión de Trámites UGTI: Unidad de Tecnologías de la Información UMI: Unidad de Mercadotecnia Institucional UMS: Unidad Mercadotecnia Social UN: Unidad de Normalización “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS PÁGINA 16 DE 19 NIVEL CENTRAL FECHA DE EMISIÓN: 11-07-07 NORMA CERO: ¿CÓMO ELABORAR UN PROTOCOLO? CÓDIGO: MS.NI.GN.10 UPEPSS: Unidad Planificación Estratégica de la Producción Social de la Salud UPH: Unidad Progreso Humano UPI: Unidad de Planificación Institucional UPS: Unidad de Plataforma de Servicios URH: Unidad Recursos Humanos USIS: Unidad Seguimiento de Indicadores de Salud USSADP: Unidad Servicios de Salud de Atención Directa a las Personas USSPMHH: Unidad Servicios de Salud de Protección y Mejoramiento del Habitad Humano “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS PÁGINA 17 DE 19 NIVEL CENTRAL FECHA DE EMISIÓN: 11-07-07 NORMA CERO: ¿CÓMO ELABORAR UN PROTOCOLO? CÓDIGO: MS.NI.GN.10 Anexo 2: Formato de Diagrama Diagrama de Flujo Protocolo: Código: Unidad organizativa: Elaborado por: Versión 1 Fuente: Fecha elaboración: Hoja 1 de 1 Actividades Código Descripción Unidad Organizativa Dirección Atención al Cliente Flujo Información ¿ “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” Detalle Flujo de Información PÁGINA 18 DE 19 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y PROTOCOLOS NIVEL CENTRAL FECHA DE EMISIÓN: 11-07-07 NORMA CERO: ¿CÓMO ELABORAR UN PROTOCOLO? CÓDIGO: MS.NI.GN.10 SIMBOLOGÍA Operación Almacenamiento Transporte Decisión Demora Consulta Inspección Atención INICI FIN Conectores SIMBOLOGIA FLUJO DE INFORMACION Informe para decisiones Ingreso electrónico de datos Registro manual de datos Almacén electrónico de datos Consulta electrónica de datos Impresión Producción manual de datos Listado de datos como salida Consulta física de datos “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD”
