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¿CÓMO ELABORAR UN PROTOCOLO?
NORMA 0
MS.NI.GN.13
MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - NIVEL CENTRAL
ÁREA DE GESTIÓN: LIDERAZGO INTRAINSTITUCIONAL
PREPARADO POR:
UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
VALIDADO POR :
UNIDAD DESARROLLO ORGANIZACIONAL
REVISADO POR:
DIRECTORA DIRECCIÓN DESARROLLO ESTRATÉGICO
INSTITUCIONAL
APROBADO POR:
DIRECTORA GENERAL DE SALUD
VERSIÓN Nº: 2
FECHA DE EMISIÓN:
ING. JAVIER BERMÚDEZ BARBOZA
LIC. JOSÉ FRANCISCO ÁLVAREZ LEANDRO
LICDA. MARÍA ISABEL ESPINOZA HERNÁNDEZ
SR. MAYNOR ARAYA GONZÁLEZ
INGA. LUCÍA ZELEDÓN QUIRÓS
INGA. CINTYA JIMÉNEZ GÓMEZ
DRA. ROSSANA GARCÍA GONZÁLEZ
1-08-2011
MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
PROTOCOLOS
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NIVEL CENTRAL
FECHA DE EMISIÓN: 11-07-07
NORMA CERO: ¿CÓMO ELABORAR UN
PROTOCOLO?
CÓDIGO: MS.NI.GN.10
1. Introducción
La guía para elaborar protocolo establece los lineamientos a cumplir cuando se documenten los
subprocesos de una organización.
Los protocolos permiten describir subprocesos derivados de procesos de nivel 2, donde el grado
de especificidad de las actividades o tareas a ejecutar es mayor.
2. Objetivo
Unificar los criterios, formas y terminología utilizados en la preparación de los protocolos.
3. Alcance
Ministerio de Salud de Costa Rica en el Nivel Central.
4. Productos
Producto final: Protocolos elaborados bajo los lineamientos institucionales.
5. Definiciones
Se debe integrar un solo glosario institucional. En el manual se hace referencia a los términos que
se recomienda consultar en este documento.
Para la elaboración de los protocolos se deben consultar en el glosario los siguientes conceptos:
Introducción
Objetivo
Alcance
Definiciones
Referencias
Responsables
Protocolo
Procedimiento
Indicadores de desempeño
Indicador de gestión
Indicador de impacto
Diagrama de flujo
6. Referencias
Norma INT ISO 10013:95 “Directrices para Elaborar Manuales de Calidad”
“DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD”
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Nota técnica para la elaboración de diagramas de proceso
7. Responsables
.
Nivel de
gestión
Unidad
Organizativa
Responsable
Dar formato Institucional al diagrama
de proceso
Nivel Central
Unidad Organizativa
8.2
Identificación el protocolo
Nivel Central
Unidad Organizativa
8.3
Establecer la portada del Protocolo
Nivel Central
Unidad Organizativa
8.4
Definir la Introducción y el objetivo
Nivel Central
Unidad Organizativa
8.5
Identificación los productos
Nivel Central
Unidad Organizativa
8.6
Delimitación del alcance
Nivel Central
Unidad Organizativa
8.7
Definición de términos
Nivel Central
Unidad Organizativa
8.8
Determinar las referencias
Nivel Central
Unidad Organizativa
8.9
Identificar los responsables
Nivel Central
Unidad Organizativa
8.10
Determinar los
desempeño
Nivel Central
Unidad Organizativa
8.11
Presentación de los anexos
Nivel Central
Unidad Organizativa
8.12
Presentación del protocolo
Nivel Central
Unidad Organizativa
8.13
Presentación
digitales
Nivel Central
Unidad Organizativa
8.14
Validación
y
aprobación
protocolo documentado
del
Nivel Central
Unidad Organizativa
8.15
Integración
manual
el
Nivel Central
Unidad Organizativa
Código
Actividad
8.1
indicadores
de
del
los
protocolo
del
archivos
en
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8. Procedimiento
8.1. Elaborar y dar formato Institucional al diagrama del protocolo.
La unidad organizativa, en el nivel central, identifica las actividades que deben desarrollarse en el
protocolo junto con el nivel de gestión. Posteriormente, se elabora el diagrama de flujo, con base
en las actividades que se deban realizar para cumplir con el objetivo planteado.
Los símbolos que se deben utilizar para la realización del diagrama de flujo son los siguientes:
Simbología
Rectángulo redondeado: Es un hito debido a que es un
punto de referencia que marca una actividad importante en
un proceso. Se utiliza para identificar el Inicio del
protocolo, no es constante, no consume tiempo ni recursos
Circulo (operación): Representa una acción a realizar.
Rombo o diamante: Indica una decisión a tomarse, según
sea negativa o positiva. Se coloca seguida de una acción u
otra decisión. A las decisiones dentro del diagrama de flujo
no se les debe asignar numeración (código)
Conector: Representa la transferencia de flujo de una
localización a otra. En este punto, una actividad o decisión
se conecta con otro.
Rectángulo redondeado: Es un hito debido a que es un
punto de referencia que marca una actividad importante en
un protocolo. Se utiliza para identificar el fin del proceso,
no es constante, no consume tiempo ni recursos.
Para indicar las unidades organizativas involucradas en el protocolo se debe utilizar las siglas
correspondientes, ver anexo 1.
Es importante resaltar que estas siglas solo se utilizan en el diagrama de flujo, y no para los
demás apartados y actividades del proceso. Las siglas utilizadas se deben indicar al pie del
diagrama de flujo detallando su significado.
Para ello se debe utilizar el formato de diagrama que se muestra en el anexo 2, donde se describe
el proceso y se ilustra cada actividad con la simbología correspondiente.
8.2. Identificación del protocolo
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El protocolo se debe identificar con un código, el cual consiste en las siglas del Ministerio de Salud,
seguidas de las siglas del nivel de gestión al que corresponde, posteriormente el área de gestión,
código numérico asignado al proceso de nivel cero, uno y dos, posteriormente se asigna la letra
“P” que identifica como protocolo y por último el numero consecutivo asignado al protocolo, según
la estructura establecida en el modelo organizacional. A continuación se presenta un ejemplo:
MS
NI
SLA
07
01
P
01
Solicitud de Correo
Institucional
Nombre del protopcolo
Código numérico del
protocolo
Simplificación del termino Protocolo
Código numérico del proceso de nivel 1
Código numérico del proceso de nivel 0
Simplificación del término Soporte Logístico y Administrativo
(Área de Gestión)
Simplificación del término Nivel intra-institucional (Nivel de Gestión)
Simplificación del término Ministerio de Salud
A continuación se muestra las opciones de términos que deben conformar el código del proceso,
con la finalidad de facilitar la identificación
Niveles de gestión para el desarrollo del proceso
NI: Nivel Intrainstitucional
NC: Nivel Central
NR: Nivel Regional
NL: Nivel Local
UO: Unidad Organizativa
8.2.1.
Áreas de Gestión:
FINSR: Funciones de Insumo a la Rectoría de la Salud
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FIMPR: Funciones de Impacto de la Rectoría de la Salud
LI: Liderazgo Institucional
SLA: Soporte Logístico y Administrativo
GN: Uso General
8.2.2.
Códigos de Procesos de Nivel Cero
Para asignar el código de nivel 0 al proceso este debe estar identificado según las Áreas de
Gestión que ejecuta el proceso siendo estas las siguientes:
FINSR: Funciones de Insumo a la Rectoría de la Salud
01: Planificación Estratégica en Salud
02: Evaluación de las Acciones en Salud
03: Vigilancia de la Salud
04: Modulación del Financiamiento de los Servicios de Salud
FIMPR: Funciones de Impacto de la Rectoría de la Salud
01: Mercadotecnia de la Salud
02: Regulación de la Salud
03: Dirección Política de la Salud
LI: Liderazgo Institucional
01: Dirección Intrainstitucional
02: Conducción y Orientación Estratégica
03: Coordinación de la Unidad Organizativa
04: Planificación Intrainstitucional
05: Desarrollo Organizacional
06: Control Interno
07: Gestión de Recursos Financieros
08: Gestión de Recursos Humanos
09: Asuntos Internacionales
SLA: Soporte Logístico y Administrativo
01: Mercadotecnia Institucional
02: Observatorio Jurídico
03: Auditoría Interna
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04: Gestión de Infraestructura
05: Gestión de Bienes y Servicios
06: Gestión Integrada de la Información
07: Atención de Cliente Interno y Externo
08: Soporte Legal y Jurídico
GN: Uso General
El código de un protocolo permanece sin ningún cambio a lo largo de todo el proceso de
elaboración y actualización. Los códigos correspondientes a los protocolos anulados, no deben ser
reutilizados. Estos deben permanecer tal como originalmente fueron asignados aunque haya
variaciones en su forma y en su fondo.
8.3. Diseñar la portada del protocolo
La portada del protocolo debe contener el logo del Ministerio de Salud de Costa Rica, dicho logo
debe ser de color azul y ajustado al centro.
Además debe contener la siguiente información para ubicar al protocolo:
Nombre del protocolo: en letra verdana, en negrita, tamaño 20, alineado hacia la derecha
Código debe estar en letra verdana, en negrita, número 18, alineado hacia la derecha;
Nivel de Gestión al que pertenece, letra verdana, en negrita, número 12 alineado a la
derecha
Área de gestión en la que está enfocada, deben estar en letra verdana, número 12 alineado
a la derecha, debiendo seguir el formato.
A continuación se muestra un ejemplo de los puntos mencionados anteriormente:
NOMBRE DEL PROTOCOLO
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CÓDIGO 0.0.0.
MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - NIVEL …
ÁREA DE GESTIÓN: ….
La portada debe indicar la entidad que elaboró el protocolo, los responsables de su validación,
revisión y aprobación. Se deben incluir los nombres completos (nombre y dos apellidos) de las
personas o integrantes de los equipos, así como su grado profesional o académico. Para mostrar
la información mencionada anteriormente detalla la siguiente tabla:
PREPARADO POR:
VALIDADO POR :
UNIDAD ORGANIZATIVA
UNIDAD ORGANIZATIVA A LA QUE PERTENECEN
LAS PERSONAS QUE PARTICIPAN
“INCLUIR AQUÍ EL NOMBRE COMPLETO DE LOS
INTEGRANTES DE LOS EQUIPOS”
“INCLUIR AQUÍ EL NOMBRE COMPLETO DE LOS
INTEGRANTES DE LOS EQUIPOS”
REVISADO POR:
DIRECCIÓN DE DESARROLLO ESTRATÉGICO
INSTITUCIONAL
ESTE ESPACIO ES PARA FIRMA DEL FUNCIONARIO
APROBADO POR:
DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD
ESTE ESPACIO ES PARA FIRMA DEL FUNCIONARIO
VERSIÓN Nº: X
FECHA DE EMISIÓN: XXXXXX
En la primera columna se indica la etapa del desarrollo del proceso y la versión, en la segunda
columna se coloca la unidad organizativa que es responsable de ejecutar las etapas mencionadas
y la frase “fecha de emisión”, y en la columna 3 se coloca el nombre y grado académico de las
personas que participaron en cada una de las etapas.
Las especificaciones de formato son las siguientes:
Columna 1:
interlineado
anterior
Columna 2:
interlineado
anterior
Columna 3:
interlineado
anterior
El formato para esta columna letra Arial, número 10, cursiva, en mayúscula,
sencillo, alineación izquierda, espaciado a 3 puntos posterior y 3 puntos
El formato para esta columna letra Arial, número 10, cursiva, en mayúscula,
sencillo, alineación izquierda, espaciado a 3 puntos posterior y 3 puntos
El formato para esta columna letra Arial, número 9, cursiva, en mayúscula,
sencillo, alineación centrado, espaciado a 3 puntos posterior y 3 puntos
En la etapa de validación no deben participar las mismas personas que elaboraron el proceso,
además, si el proceso está diseñado para ser aplicado en los tres niveles de gestión se debe
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validar con representación de dichos niveles. No se debe validar sin representación del nivel
correspondiente.
La revisión de alineamiento del proceso la realiza la Dirección Desarrollo Estratégico Institucional
en colaboración con la Unidad de Desarrollo Organizacional, quienes son los encargados de velar
por el alineamiento de dicho proceso con el Marco Estratégico y el Modelo Conceptual.
La aprobación del proceso la realiza la Dirección General de Salud, a partir de esta aprobación el
proceso puede ser oficializado y divulgado a nivel institucional.
Se debe identificar el número de versión del protocolo, cuando este, sea variado debe actualizarse
su versión como a continuación se de detalla.
La versión debe ser identificada con un número formado por un número entero, seguido de un
decimal. Cuando las modificaciones de un protocolo sean de fondo (inclusión, eliminación o
modificación conceptual de más de tres actividades) se debe modificar el número entero por el
consecutivo posterior. Para las modificaciones de forma o inclusión de nuevos instrumentos, se
conserva el número entero y se reemplaza el número decimal por el consecutivo posterior.
Ejemplo:
Número de versión
actual
Número de versión con
cambios de forma
Número de versión con
cambios de fondo
MS.NI.SLA.06.01.P.01
Solicitud
de
Correo
Institucional Versión 1
MS.NI.SLA.06.01.P.01
Solicitud
de
Correo
Institucional Versión 1.1
MS.NI.SLA.06.01.P.01
Solicitud
de
Correo
Institucional Versión 2.0
8.4. Definir la introducción y objetivo
La unidad organizativa, debe establecer la introducción y el objetivo por el cual se desarrolla el
protocolo. La introducción debe reflejar la importancia que tiene para la institución la ejecución de
dicho protocolo y la obtención del producto esperado. La definición del objetivo debe ser lo
suficiente clara y sencilla como para que se puedan establecer y delimitar los pasos del mismo,
ambos apartados deben estar redactados en función del producto que se requiere alcanzar con la
ejecución del proceso.
8.5. Identificar los productos
Producto Final: La unidad organizativa, debe definir el producto final que se espera de la ejecución
del protocolo, debe ser redactado de forma clara y concreta.
Productos Intermedios: Son aquellos generados en distintas etapas del proceso por una o varias
actividades y que son insumo para la obtención del producto final. Estos productos podrían ser
entradas (o insumos) para la ejecución de otros procesos de nivel 0, 1 ó 2. Su definición es
relevante para facilitar la articulación o vinculación entre los diferentes procesos.
8.6. Delimitar el alcance
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El alcance del proceso indica las áreas de gestión que se ven involucradas en la ejecución del
proceso. Es importante recalcar que todo alcance se debe comenzar con “Ministerio de Salud” y
luego los niveles o áreas de aplicación según corresponda. Ejemplo: “Ministerio de Salud en sus
tres niveles de Gestión” o “Ministerio de Salud en su nivel Regional y Local”.
8.7. Definir de términos
La unidad organizativa, debe identificar todos los términos y conceptos relevantes que pueden
provocar confusiones en los usuarios cuando se utilice el protocolo, y asignarles una única
definición. Además debe verificar que si los conceptos utilizados se encuentran en el glosario
institucional, con la finalidad de utilizar la misma terminología, en caso de no encontrarse debe
realizar la solicitud a la Unidad de Desarrollo Organizacional de su debida incorporación.
Se destaca que los términos identificados deben ser utilizados en la redacción al protocolo, en
caso contrario deben ser eliminados del listado de términos. Además, este apartado no contempla
la incorporación y descripción de siglas.
8.8. Determinar las referencias
Las referencias deben ser todos aquellos documentos que debe utilizar la unidad organizativa,
como fuente de información para la elaboración del protocolo, con la finalidad de garantizar el
alineamiento y el apego a las leyes, normas y reglamentos establecidos por la Institución o alguna
otra reglamentación vigente del estado que dentro de su Marco Jurídico le compete al Ministerio
de Salud en su aplicación.
En caso de ser necesario se debe anexar la referencia e indicar a que anexo corresponde, cuando
la referencia se realice entre uno a tres artículos específicos se deben incluir en este apartado, en
otro caso se anexan si es necesario.
8.9. Identificar responsables
La unidad organizativa, debe identificar los responsables de la ejecución del protocolo, indicando la
unidad organizativa involucrada y el nivel de gestión al que corresponde. Lo anterior se debe incluir
en la siguiente tabla:
Código
Actividad
Nivel de gestión
Unidad Organizativa
Responsable
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No se deben utilizar siglas o abreviaturas, además si el proceso se aplica a más de un nivel de
gestión estos deben aparecer en su orden jerárquico.
En el caso de la información que se incluye en la columna de nivel de gestión y unidad
organizativa deben guardar congruencia, lo que quiere decir que por el nivel de gestión se debe
colocar la unidad correspondiente, por ejemplo:
Código
Actividad
Nivel de gestión
Unidad Organizativa Responsable
Nivel Central
Dirección de Vigilancia de la Salud
Nivel Regional
Unidad de Rectoría de la Salud
Nivel Local
Equipo de Vigilancia de la Salud
El caso de los protocolos de desconcentración, en los cuales las actividades son responsabilidad
de todas las unidades organizativas del Ministerio de Salud se utiliza de la siguiente forma:
Código
Nivel de
gestión
Actividad
Unidad Organizativa
Responsable
Nivel Central
Nivel Regional
Unidad Organizativa
Nivel Local
El formato utilizado en cada una de las actividades es el siguiente
Columna 1 (Código): Centrado vertical y horizontalmente, letra Arial, número 11.
Columna 2 (Actividad): Centrado verticalmente y justificado, letra Arial numero 11.
Columna 3 (Nivel de Gestión): Centrado vertical y horizontalmente, letra Arial, número 11.
Columna 4 (Unidad Organizativa responsable): Centrado vertical y horizontalmente, letra
Arial, número 11.
8.10. Elaborar protocolo
Para elaborar el protocolo se debe desarrollar el llenado la siguiente tabla. Ver anexo 3
Código
Actividad
¿Qué?
¿Cuándo?
¿Cómo?
¿Con qué?
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Responsable
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Llenado de tabla descriptiva del protocolo
La tabla se debe llenar colocando inicialmente las actividades que fueron definidas en le diagrama
de flujo junto con su código.
Código
Actividad
8.1
Recibir la solicitud de
tramite
¿Qué?
¿Cuándo?
¿Cómo?
¿Con qué?
Responsable
Posteriormente, para cada actividad se debe llenar cada uno de los demás apartados de la tabla,
que representa lo siguiente:
¿Qué?: En este apartado se debe elaborar respondiendo con una simple descripción de la
acción que representa la actividad. Debe ser en tercera persona y en presente, utilizando
para cada acción “debe” seguido del verbo, la cual le da carácter de obligatoriedad a la
actividad del proceso. Ejemplo: “La unidad organizativa debe recibir la solicitud de tramite”,
“se debe utilizar”. No se puede usar los verbos en pasado ni en futuro, ejemplo: “recibirá”,
“se revisará”, “se verificó”.
Código
Actividad
¿Qué?
¿Cuándo?
¿Cómo?
¿Con qué?
Responsable
La unidad organizativa
Recibir la solicitud de
debe recibir la solicitud
tramite
de tramite
8.1
¿Cuándo?: Aquí se debe responder al momento en que se debe realizar la actividad. Por
ejemplo: “El administrado debe presentar la solicitud en la unidad organizativa”
Código
8.1
Actividad
¿Qué?
¿Cuándo?
¿Cómo?
¿Con qué?
Responsable
La unidad organizativa El administrado debe
Recibir la solicitud de
debe recibir la solicitud presentar la solicitud en
tramite
de tramite
la unidad organizativa
¿Cómo?: En este punto se debe responder, a como se debe realizar la actividad, por
ejemplo: “Se debe recibir de forma física la solicitud, junto con la copia para indicar el
recibido e inicio del trámite”.
Código
8.1
Actividad
¿Qué?
¿Cuándo?
¿Cómo?
¿Con qué?
Responsable
Se debe recibir de forma física
La unidad organizativa El administrado debe
Recibir la solicitud de
la solicitud, junto con la copia
debe recibir la solicitud presentar la solicitud en
tramite
para indicar el recibido e inicio
de tramite
la unidad organizativa
del trámite
¿Con qué?: En este apartado se debe responder a con que medio o canal con lo que se
ejecuta la actividad, además se debe mencionar si existen herramientas físicas o
electrónicas para desarrollar la actividad, estas deben de mencionarse como anexos entre
comillas, los anexos deben contar con orden numérico, por lo tanto conforme se mencionen
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el protocolo se le asigna número Por ejemplo ”Por medio del sistema de recepción de
solicitudes de trámite, “ver anexo 1 ”
Código
8.1
Actividad
¿Qué?
¿Cuándo?
¿Cómo?
Se debe recibir de forma física
La unidad organizativa El administrado debe
Recibir la solicitud de
la solicitud, junto con la copia
debe recibir la solicitud presentar la solicitud en
tramite
para indicar el recibido e inicio
de tramite
la unidad organizativa
del trámite
¿Con qué?
Responsable
Por
medio
del
sistema de recepción
de solicitudes de
tramite, "ver anexo 1"
Responsable: En este último apartado se debe colocar al responsable de ejecutar la actividad.
Código
8.1
Actividad
¿Qué?
¿Cuándo?
¿Cómo?
Se debe recibir de forma física
La unidad organizativa El administrado debe
Recibir la solicitud de
la solicitud, junto con la copia
debe recibir la solicitud presentar la solicitud en
tramite
para indicar el recibido e inicio
de tramite
la unidad organizativa
del trámite
¿Con qué?
Responsable
Por
medio
del
El
colaborador
sistema de recepción
designado
a
de solicitudes de
recepción
tramite
En el caso de que exista una decisión en una actividad, esta debe describirse en el detalle del
aparatado ¿Qué?, por ejemplo
Código
Actividad
¿Qué?
¿Cuándo?
¿Cómo?
¿Con qué?
Responsable
Se debe efectuar la
revisión de requisitos
la solicitud de tramite.
8.1
En el caso de no existir
Cuando la solicitud es Se debe revisar la solicitud
Revisar la solicitud de una
alguna
recibida
para
su decuerdo al los estipulado en
trámite
incosistencia en la
revisión
el reglamento de tramites
solicitud
se
debe
continuar con el punto
8.3.
En el caso contrario
se pasa al punto 8.4
8.10.2.
Por medio de la hoja
de
revision
de Equipo
requisitos de tramite, Regulación
"ver anexo 3"
de
Formato del protocolo
Los apartados del manual de protocolos (Títulos): introducción, objetivo, alcance, definiciones,
referencias, responsables, protocolo, indicadores y diagrama de flujo, se deben presentar como
títulos numerados en letra Arial, número 14, en negrita, con interlineado sencillo, espaciado
anterior de 12 puntos y posterior de 6 puntos.
El contenido de cada apartado elemento del manual debe utilizar letra Arial, número 11, con
interlineado sencillo.
El título de los anexos debe estar centrado en letra Arial, número 18 y negrita.
Cuando se utilice una palabra en inglés, ésta debe indicarse entre comillas, por ejemplo “software”
o “hardware”.
8.10.3.
Formato del Encabezado y pie de página
El encabezado de cada una de las páginas del manual de protocolo debe ser el siguiente:
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VERSIÓN 1
PROTOCOLO DE ATENCIÓN DE DENUNCIAS
CÓDIGO:
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El pié de página de debe ser de la siguiente forma:
“DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD”
El texto del protocolo se debe presentar justificado, en letra Arial, número 11, con interlineado
sencillo y espaciado anterior de 6 puntos y posterior de 0 puntos. No se debe dejar espacios
adicionales entre cada párrafo.
8.10.4.
Uniformidad de términos
Debe mantenerse uniformidad en el mismo protocolo, en series de protocolos y con protocolos
anteriores. Lo anterior implica:
Utilizar un término único para el mismo concepto
Emplear el mismo tipo de redacción y formato para partes análogas del texto.
8.11. Determinación de indicadores de desempeño
Se debe determinar para cada proceso los indicadores de gestión y de impacto que permitan
determinar la eficiencia y eficacia respectivamente del proceso, los indicadores deben estar
visualizados de tal forma que agreguen valor a la unidad organizativa que ejecuta el proceso. Se
debe indicar la formula y definición. Es responsabilidad de la unidad organizativa determinar,
establecer, construir e incluir las herramientas necesarias para lograr la evaluación de sus
indicadores.
8.12. Presentación de los anexos
Los anexos se deben incorporarse en el documento como imagen, debe haber congruencia entre
lo que está en la prosa del protocolo y lo anexado. Además deben ser enviados en formato digital,
cada uno en un archivo por separado, con formato de impresión con la finalidad de facilitar el
trabajo de los funcionarios que lo deben utilizar.
8.13. Presentación de los archivos digitales
La unidad organizativa debe enviar los archivos digitales del protocolo y los anexos
correspondientes con su debida numeración, a la Unidad de Desarrollo Organizacional para su
respectiva revisión, dichos archivos deben enviarse vía electrónica y utilizando el siguiente formato
para los archivos.
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Carpeta codificada y con el nombre del protocolo
En el interior de la carpeta debe estar el archivo del protocolo, tabla del protocolo y diagrama del
mismo.
En el caso de los anexos: Se deben adjuntar como archivos en el interior de la carpeta
estableciendo el siguiente formato, donde se indique el código del proceso y el nombre del anexo
que pertenece, un ejemplo es el siguiente:
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NIVEL CENTRAL
FECHA DE EMISIÓN: 11-07-07
NORMA CERO: ¿CÓMO ELABORAR UN
PROTOCOLO?
CÓDIGO: MS.NI.GN.10
9. Anexos
Anexo 1 “Siglas de Direcciones y sus Unidades Organizativas”
DA: División Administrativa
DAC: Dirección de Atención al Cliente
DAJ: Dirección de Asuntos Jurídicos
DARS: Dirección Áreas Rectoras de Salud
DDCTS: Dirección de Desarrollo Científico y Tecnológico de la Salud
DDEI: Dirección Desarrollo Estratégico Institucional
DDH: Dirección de Desarrollo Humano
DFBS: Dirección Financiera, Bienes y Servicios
DGA: Dirección General de Auditoría
DGASS: Dirección garantía de Acceso a Servicios de Salud
DGS: Dirección General de Salud
DM: Despacho de Ministro (a) de Salud
DMS: Dirección de Mercadotecnia de la Salud
DPEEAS: Dirección Planificación Estratégica y Evoluciones de las Acciones en Salud
DRRS: Dirección Regional de Rectoría de Salud
DRS: Dirección de Regulación de la Salud
DTRS: División Técnica de Rectoría de la Salud
DVS: Dirección de Vigilancia de la Salud
UAI: Unidad de Asuntos Internacionales
UAL: Unidad de Asesoría Legal
UAPSS: Unidad Análisis Permanente de Situación de Salud
UBS: Unidad Bienes y Servicios
UC: Unidad Control
UDO: Unidad de Desarrollo Organizacional
UEIAES: Unidad Evaluación del Impacto de las Acciones Estratégicas en Salud
UEPVS: Unidad Evolución del Posicionamiento de valores en Salud
UF: Unidad Financiera
UGAF: Unidad Gestión Administrativa y Financiera
UGI: Unidad Gestión Inmobiliaria
UGII: Unidad Gestión Integral de la Información
UGJ: Unidad Gestión Jurídica
UGRS: Unidad Gestión de la Rectoría de la Salud
UGT: Unidad de Gestión de Trámites
UGTI: Unidad de Tecnologías de la Información
UMI: Unidad de Mercadotecnia Institucional
UMS: Unidad Mercadotecnia Social
UN: Unidad de Normalización
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UPEPSS: Unidad Planificación Estratégica de la Producción Social de la Salud
UPH: Unidad Progreso Humano
UPI: Unidad de Planificación Institucional
UPS: Unidad de Plataforma de Servicios
URH: Unidad Recursos Humanos
USIS: Unidad Seguimiento de Indicadores de Salud
USSADP: Unidad Servicios de Salud de Atención Directa a las Personas
USSPMHH: Unidad Servicios de Salud de Protección y Mejoramiento del Habitad
Humano
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Anexo 2: Formato de Diagrama
Diagrama de Flujo
Protocolo:
Código:
Unidad
organizativa:
Elaborado
por:
Versión 1
Fuente:
Fecha
elaboración:
Hoja 1 de 1
Actividades
Código
Descripción
Unidad Organizativa
Dirección Atención al Cliente
Flujo
Información
¿
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Detalle Flujo de
Información
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SIMBOLOGÍA
Operación
Almacenamiento
Transporte
Decisión
Demora
Consulta
Inspección
Atención
INICI
FIN
Conectores
SIMBOLOGIA FLUJO DE INFORMACION
Informe para decisiones
Ingreso electrónico de datos
Registro manual de datos
Almacén electrónico de datos
Consulta electrónica de datos
Impresión
Producción manual de datos
Listado de datos como salida
Consulta física de datos
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