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Diploma Internacional
Organización de eventos, ceremonial y protocolo
La Escuela de Negocios Internacionales de la Cámara Nacional de Comercio y Servicios del
Uruguay conjuntamente con la Escuela Internacional de Protocolo de España han desarrollado
este Programa Ejecutivo especialmente dedicado a comprender y optimizar las nuevas pautas
que demanda el siglo XXI en el campo de la organización de eventos y protocolo.
Hoy día estos temas se extienden como una necesidad a todos los sectores de la economía y
sociedad. El siglo XXI y los medios de comunicación los han convertido en una temática
moderna, basada en la comunicación, la estrategia, el marketing y la planificación.
La organización de eventos y el protocolo se han convertido en una profesión necesaria en la
realidad actual, la cual aplica normas, costumbres y técnicas para la organización de actos de
todo tipo, tanto en el sector público como en el privado.
DIRIGIDO A:
Personas interesadas en iniciarse profesionalmente o complementar otros estudios en el
mundo de la producción y organización de eventos.
Está dirigido especialmente a secretarias, empresarios, profesionales, diplomáticos y
estudiantes de carreras empresariales que aspiran a obtener las herramientas necesarias para
llevar a cabo su actividad con conocimientos sólidos y actualizados.
OBJETIVOS:
Introducir en el campo de la organización de eventos, protocolo y ceremonial a estudiantes
con interés de trabajar en la organización de actos. Reciclar y profesionalizar a personas que
ya se ocupan de estos temas.
Conocer las técnicas fundamentales de la organización de eventos, tanto para las
instituciones públicas como las privadas. Iniciar a los alumnos en la ordenación y precedencias
de autoridades oficiales. Conocer la legislación nacional e internacional en materia de
protocolo. Desarrollar prácticas en casos reales y ficticios para un mejor conocimiento del
mundo de la organización.
CONTENIDOS
MÓDULO 1 – LA ORGANIZACIÓN DE ACTOS Y EL PROTOCOLO EN LAS EMPRESAS.
Objetivos del curso:
Conocer detalladamente el mundo de la organización de actos en las entidades privadas y sus
técnicas y protocolo, en especial en el campo de la empresa.
Duración del módulo: 10 clases
Fechas: 16, 23 y 30 abril – 7, 14, 21, 28 de mayo – 4, 11 y 18 de junio.
UNIDAD 1
Introducción general.
• Breve reseña histórica.
• Protocolo, ceremonial y etiqueta.
• Relaciones públicas.
UNIDAD 2
Introducción al protocolo empresarial.
• Competencia en el mundo de los negocios.
• Códigos de comportamiento.
Introducción al protocolo diplomático.
• Interacción, similitudes y diferencias con el protocolo empresarial.
Introducción a las relaciones públicas.
• Su finalidad.
• Su filosofía como actividad organizada.
• El relacionista público.
UNIDAD 3
La comunicación empresarial.
• Escrita.
o Ejemplos del "ajuar" del empresario: tarjetas, tarjetones, papel de carta,
invitaciones.
o Formulación de la carta de negocios.
o Formulación de invitaciones.
o Las invitaciones
o La gestión de las invitaciones
o La Gramática en Protocolo
• Oral.
o El protocolo del teléfono.
o El correo de voz.
o El teléfono celular.
• Electrónica.
o El e-mail o correo electrónico.
o Netiquette o etiqueta de la red.
o DVC o videoconferencias.
• La tarjeta personal.
o Etiqueta en el uso de la tarjeta personal o de negocios.
o Recomendaciones puntuales para su uso.
• La presencia del relacionista público.
o Voz.
o Expresión oral y escrita.
o Lenguaje corporal.
o Vestimenta.
UNIDAD 4
Cómo actuar como invitado.
• Antes del evento.
o Aceptación de invitaciones.
o Envío de flores.
• Asistencia al evento.
o Recepción numerosa.
o Cena sentados.
o Cena buffet.
• Después del evento.
UNIDAD 5
Las relaciones personales.
• El saludo.
• Las presentaciones.
• Etiqueta en lugares públicos.
• El arte de conversar.
UNIDAD 6
Visitas de autoridades y personalidades
Las visitas empresariales.
Locales.
• Visitas de cortesía.
• Entrevistas.
• Regalos empresariales.
• Protocolo en las reuniones.
Del extranjero.
•
•
•
•
•
•
Con anterioridad a la llegada.
El día de la llegada.
Durante la visita.
o Recepciones y audiencias
o Firma de convenios y tratados
o Los actos luctuosos
o La organización de cumbres
o Los homenajes
o Entrevistas.
o Visita a la empresa.
o Eventos en su honor.
o La seguridad integral en el protocolo
o La protección de personalidades
o Protocolo adaptado para discapacitados
Actividades con la prensa.
o Comunicado de prensa.
o Conferencia de prensa.
o Entrevistas con los medios.
o Cronistas sociales.
El día de su partida.
Con posterioridad a la visita.
UNIDAD 7
El rol del anfitrión
• Desayuno o almuerzo de trabajo.
• El té de la tarde como nuevo ámbito de negocios.
• Recepción o cocktail para presentación de un producto o de nueva imagen.
• Cena.
o Cena buffet.
o Cena sentados.
UNIDAD 8
Presidencias y precedencias
• La presidencia de los actos
• Aplicación de los sitemas de ordenación de invitados
• ¿Quién preside un acto?
• La precedencia de los invitados
• Los consortes y acompañantes
•
•
•
•
•
•
Precedencia simple y precedencia alternada.
Por preeminencia.
Por antigüedad.
Por orden alfabético.
Ubicación en un estrado.
Planos de mesa.
o Presidencia anglosajona.
o Presidencia francesa.
o Mesas chicas.
o La mesa en U.
UNIDAD 9
Organización de un evento empresarial
• Previo al evento.
o Cometido de los equipos.
o Organigrama.
o Cronograma.
• El día del evento.
o Ordenación de banderas y mástiles
o Los himnos
o El protocolo de los actos
o Invitados especiales.
o El moderador o maestro de ceremonias.
o Orden en el anuncio de autoridades.
o Orden de los oradores.
• Con posterioridad al evento.
Profesora: Ema Vicens
MÓDULO 2 – LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y SU APLICACIÓN PRÁCTICA
Objetivos del curso:
Lograr que, una vez finalizado el curso, el estudiante maneje las herramientas que le
ayudarán en la organización de un evento. La idea del curso no es dirigir acciones sino
llevarlos a pensar en todos los factores que deberán tener en cuenta para luego tomar las
decisiones correctas y lograr así el éxito en la organización de sus eventos.
Duración del módulo: 10 clases (30 horas).
Fechas: 25 de junio – 2, 9, 16, 23 y 30 de julio – 6, 13, 20 y 27 de agosto
PRIMERA PARTE:
i) Objetivos Fundamentales
• Familiarizarse con el sector a través del conocimiento de los distintos actores y su
terminología.
• Conocer las técnicas para la organización de cualquier tipo de evento, así como las
responsabilidades y obligaciones del organizador como máximo responsable.
• Presentar los materiales mínimos necesarios para lograr una adecuada logística en la
organización de los eventos.
ii) Contenido
INTRODUCCIÓN:
Presentación del curso.
Mercado de reuniones.
CONCEPTOS BÁSICOS PARA EMPEZAR A HABLAR DE EVENTOS
Rol del organizador.
Terminología aplicada al sector.
Definición de los distintos tipos de eventos.
Tipologías de armado de la sala de eventos: disposición de mobiliario y equipos.
Infraestructura técnica y equipamiento.
Ambientación de la sala (escenografía, decoración, etc.)
Manejo de proveedores y agentes externos que intervienen en la organización de un
evento.
LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS.
Planificación de un evento.
Factores para la correcta elección de la fecha de un evento.
Procedimientos para la elección de una locación/sede de un evento.
Servicios Gastronómicos.
Presupuesto y financiamiento del evento
Relevamiento de la sala o sede del evento (Site Inspections).
Programa del evento.
Seguridad.
SEGUNDA PARTE:
i) Objetivos Fundamentales
• Madurar las técnicas de organización de eventos.
• Lograr un alto valor en la organización de todo tipo de eventos.
• Alcanzar un sentido global de la organización.
ii) Contenido
TRABAJOS PRÁCTICOS
Observar y analizar experiencias reales en la organización de eventos.
Enfrentarse a la organización teórica de eventos.
Contrastar experiencias y obtener conclusiones.
MANEJO DE RIESGOS Y CRISIS
Manejo de emociones durante el evento.
TERCERA PARTE:
i) Objetivos Fundamentales:
Comprender la dinámica del evento.
Definición del equipo de trabajo durante el evento.
Puesta en práctica de la planificación previa para lograr así la gestión exitosa de los
eventos.
ii) Contenido
GESTIÓN DEL EVENTO (IN SITU).
Organigrama – Definición de roles.
Recepción / Registro de Participantes/Invitados.
Atención en salas y áreas.
Profesora: Carla Ferro.
MÓDULO 3 – EL PROTOCOLO DE ESTADO Y SU APLICACIÓN EN LAS INSTITUCIONES
DE URUGUAY.
Objetivos del curso:
Conocer las normativas, técnicas y tradiciones relativas al protocolo oficial uruguayo,
aplicable en todos los ámbitos de la administración.
Duración del módulo: 5 clases (15 horas)
Fechas: 3, 10, 17 y 24 de setiembre – 1º de octubre.
-
Nociones de Protocolo de Estado.
Características generales de las normas que regulan el Protocolo de Estado.
Fuentes del Protocolo Oficial.
Concepto de precedencia.
Símbolos nacionales.
El manual de ceremonial de Estado de Uruguay.
Análisis de las principales normas del manual.
Precedencias. Análisis de las precedencias oficiales en Uruguay.
La relación del protocolo oficial con el privado.
Análisis comparado con otros ceremoniales públicos: Protocolo europeo y Ceremonial
de Estado en España.
Profesor: Gerardo Librandi
MÓDULO 4 – EL PROTOCOLO DIPLOMÁTICO E INTERNACIONAL.
Objetivos del curso:
Conocer el mundo diplomático y su protocolo. Profundizar en el protocolo y ceremonial de las
principales instituciones internacionales y el de los países líderes.
Duración del módulo: 5 clases
Fechas: 8, 15, 22 y 29 de octubre – 5 de noviembre.
-
La política exterior y la política internacional. Diferencias.
El Poder Ejecutivo y el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Cometidos del Ministerio de Relaciones Exteriores.
La Dirección de Protocolo y Ceremonial de Estado.
Protocolo Diplomático y su fuente principal: El Derecho Diplomático.
Nociones sobre las Convenciones de Viena de Derecho Diplomático y Consular.
Convenciones sobre Derecho Diplomático y Consular: los titulares de los derechos y
obligaciones.
Las funciones del diplomático.
La extraterritorialidad, la valija diplomática, la inmunidad diplomática.
El Protocolo Diplomático y su relación con el Protocolo Oficial.
La representación exterior del Uruguay: Embajadas y Consulados uruguayos en el
mundo. Nociones de concurrencia.
Establecimiento de relaciones diplomáticas entre dos Estados.
Acreditación de un Jefe de Misión.
Cartas Credenciales.
Ceremonia de presentación de cartas credenciales en Uruguay.
Ceremonia de presentación de cartas credenciales en el extranjero.
Diferencias en la acreditación de funcionarios diplomáticos y consulares.
La organización de una misión diplomática.
Funcionarios diplomáticos en una embajada.
La relación de los funcionarios con el Jefe de la Misión.
Precedencias y obligaciones protocolarias en una embajada.
Diversas precedencias en la actividad diplomática: troikas, organizaciones
internacionales, bloques económicos.
Cómo prepara Uruguay una visita de un Jefe de Estado Extranjero. Visitas en Uruguay
y su relación con el sector privado.
-
La actividad de una embajada uruguaya en el exterior piloteada por la Dirección de
Protocolo y Ceremonial de Estado.
Profesor: Gerardo Librandi
MÓDULO 5 – EVENTOS, PROTOCOLO Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN.
Objetivos del curso:
Estudiar y analizar las relaciones entre la organización de actos (el protocolo) y su difusión
general (la comunicación).
Duración del módulo: 4 clases (12 horas)
Fechas: 12, 19 y 26 de noviembre – 3 de diciembre.
Los medios en general
- Los medios en el Uruguay, la región y el mundo. Diferentes soportes para informar
(prensa escrita, radio, TV, webs, blogs, entre otras).
Criterios de noticiabilidad
- Qué es noticia. Cómo atraer la atención de los periodistas.
Periodismo especializado.
- El periodista es nuestro público objetivo. Base de prensa.
- Soportes de contacto con los medios: comunicado de prensa, gacetilla, informe,
convocatorias para eventos.
Seguimiento y análisis de medios.
Nuevas tecnologías.
- Nuevas oportunidades de acercamiento con los medios. Webs, blogs, Facebook, entre
otros.
Profesora: Jimena Colucci
MÓDULO OPCIONAL – PRESENTACIÓN DE TRABAJOS MONOGRÁFICOS
Objetivos del módulo:
Proporcionar a los estudiantes lineamientos que les permitan construir adecuadamente sus
trabajos monográficos.
Analizar las distintas etapas que constituyen la elaboración de una monografía.
Brindar pautas para realizar referencias bibliográficas de materiales impresos y electrónicos.
Duración del módulo: 2 clases (6 horas).
-
Introducción a la elaboración de escritos.
Definición de los tipos de trabajos de investigación.
Etapas para la realización de la investigación.
Redacción y presentación del estudio.
Profesoras:
Gabriela Cabrera / Samira Sambaíno
FICHA TÉCNICA:
Duración: 105 horas presenciales, nueve meses, desde abril a diciembre de 2009.
Día y hora: jueves de 9.00 a 12.00.
Lugar de realización: Edificio Bolsa de Comercio, Rincón 454, Salón 516.
Valor normal: diez cuotas de $U 3.125.
Valor socio: diez cuotas de $U 2.500.
Valor socio gremial: diez cuotas de $U 2.840.
Trabajo final: módulo opcional + seguimiento docente.
REQUISITOS PARA LA APROBACIÓN:
La Escuela de Negocios Internacionales y la Escuela Internacional de Protocolo emitirán un
certificado de aprobación a aquellos alumnos que cumplan con los requisitos de aprobación
de cada módulo y que aprueben el trabajo final.
Requisitos de aprobación general: 70% de presentismo. Participar activamente en los debates
y exposiciones de clase. Estar al día con la lectura teórica. Aprobar las evaluaciones parciales
y el trabajo final.
PROFESORES:
Carla Ferro Belora
Sub-Gerente de Congresos & Convenciones del Victoria Plaza Hotel desde 1998. En el área
comercial desarrolla el arrendamiento de salas y servicios, intentando llegar a captar aquellos
eventos que resultan de mayor interés para la empresa y atender a aquellos clientes que por
reiteración o recomendación llegan a solicitar nuestras salas y servicios.
En el área operativa desarrolla la previsión de la mejor disposición y equipamiento de la sala
para cada evento, para contribuir con el objetivo de cada reunión, como desde la posición de
líder de un equipo de trabajo que tiene como finalidad el montaje de las salas en lo que al
mobiliario y equipamiento técnico refiere, así como el cuidado y mantenimiento de los
recintos, materiales y equipos. Asimismo es responsable de la coordinación de los distintos
proveedores que sirven a cada uno de los eventos que se realizan.
Se desarrolla como docente de la carrera “Organizador Profesional de Congresos y Eventos”
en el Instituto Técnico Hotelero. También es consultora especializada en el centro de
convenciones de “Mice Internacional Consulting”.
Jimena Colucci
Licenciada de la carrera de Comunicación en la Universidad de Montevideo. Orientaciones
Periodismo, Narración creativa y Comunicación Corporativa. Actualmente trabaja asesorando
en la promoción 2009 de alumnos para la Facultad de Comunicación de la Universidad de
Montevideo. docente de Comunicación Corporativa II, Radio I y Comunicación escrita II en la
Universidad de Montevideo.
Se desempeñó como Directora de Cuentas de Interacciona (consultora de comunicación),
elaborando informes de prensa, redacción de comunicados y notas, análisis de prensa,
contacto con los medios, inserción de notas, convocatorias. Organización de eventos.
Desarrollo de campañas de comunicación interna y externa. Desde Marzo 2007 realiza notas y
entrevistas para la revista Más Cerca de Portones Shopping.
Gerardo Librandi
Licenciado en Relaciones Internacionales de la Universidad de la República. En el año 1991
ingresa por concurso de oposición y méritos al Servicio Exterior del Uruguay. Luego es
designado por el Poder Ejecutivo como Cónsul Adscripto al Consulado General y Cónsul de
Distrito de la República en la ciudad de Río de Janeiro. En 1997: fue designado para prestar
funciones en la Embajada de la República en la República Federativa del Brasil, Brasilia,
donde se desempeña como Jefe del Sector Político (política bilateral, externa e interna), Jefe
del Sector Ceremonial y Encargado de Prensa.
En el 2001, regresa al Uruguay, donde trabaja en la Dirección General Para Asuntos de
Integración y MERCOSUR y en la Dirección de Protocolo y Ceremonial de Estado.
En el 2004, asume funciones en la Embajada de la República ante el Reino de España, Madrid.
Sector Político y Ceremonial de la Embajada. Desde 2008 es el Jefe de Ceremonial de la
Dirección de Protocolo y Ceremonial de Estado del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Ema Vicens
En su carácter de consultora en protocolo, ceremonial y etiqueta ejerció durante quince años
el cargo de Directora de Protocolo de la Embajada de los Estados Unidos luego de haberse
desempeñado como cónyuge de diplomático en el servicio exterior de la República en diversos
destinos en el extranjero. En su actividad docente, dicta por quinto año consecutivo su curso
de Protocolo y Ceremonial en el Museo Zorrilla, del que hasta ahora han participado más de
200 funcionarios de 27 empresas, 12 reparticiones del gobierno nacional, y 33 Embajadas,
Consulados Honorarios y Organismos Internacionales. Desde el año 2004 forma parte del
plantel de docentes de ADM (Administración de Dirigentes de Marketing) como profesora de
protocolo. Ha dictado cursillos y seminarios de varias jornadas consecutivas para la Unión
Europea, Hotel Nirvana, Tileforestal (hoy Botnia), Alianza Cultural Uruguay – Estados Unidos,
Sabre International y Atelier Le Terroir (Establecimiento Juanicó). Ha ofrecido presentaciones
en televisión, radio y en el Hotel Conrad de Punta del Este. En otro ámbito fue docente de la
National Gallery of Art de Washington y es egresada del Colegio de Traductores de
Georgetown University, Washington D.C., School of Language and Linguistics.