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Adobe PageMaker
Configurar registros para una combinación
más fácil
Con la nueva función de combinación de datos de
Adobe® PageMaker® puede generar instantáneamente
documentos, como etiquetas de correo, formularios de
cartas o sobres. Con los datos de hojas de cálculo, bases
de datos o editores de texto, puede combinar varios
registros en un único documento. En estos pasos se
explica cómo preparar los registros para que se
combinen perfectamente en el documento.
Los registros de un archivo de base de datos utilizarán
los nombres de los campos de la tabla como los
nombres de los campos de datos. Para exportar los
nombres de los campos en FileMaker Pro, utilice los
nombres de los campos existentes para definir los
valores del primer registro.
2. Compruebe los nombres de los campos de
datos.
PageMaker no distingue mayúsculas y minúsculas, por
lo que deberá asegurarse de que todos los nombres de
campo sean únicos. Por ejemplo, si hay un nombre de
campo llamado “dirección” y otro llamado
“DIRECCIÓN”, el segundo nombre de campo se
omitirá y la columna de datos correspondiente no se
incluirá en la combinación.
1. Configure los nombres de los campos de datos.
Determine los campos que aparecerán en el documento
de destino y asegúrese de que el origen de datos
contenga dichos campos. Por ejemplo, nuestra hoja de
cálculo de venta de automóviles incluye campos de
datos como “Year/Make”, “Model” y “Base Price”.
Los registros de la hoja de cálculo deben estar
organizados con los campos de datos en la primera fila.
Si los datos de la hoja de cálculo se encuentran en varias
hojas de trabajo, reorganícelos en una única hoja de
trabajo.
Los nombres de campos vacíos sólo aparecen como
campos de datos en PageMaker si contienen un espacio.
Los nombres de campos que comienzan con el signo de
la arroba (@) están reservados para los campos que
contienen imágenes. Si utiliza Microsoft Excel, escriba
un apóstrofe (') antes del signo de la arroba, por
ejemplo, '@Foto.
ADOBE PAGEMAKER 2
Configurar registros para una combinación más fácil
3. Configure los registros.
Si utiliza una hoja de cálculo o archivo de texto, cada fila
o bloque de texto que sigue a la fila de nombres de
campos de datos representa un registro (a).
PageMaker omite las filas y registros vacíos (b). Los
campos vacíos dentro de un registro pueden aparecer
como una línea vacía en el documento del registro o
bien eliminarse, según la opción seleccionada posteriormente en PageMaker.
Los datos de imagen están representados por el nombre
de archivo (c), como BillTucker.jpg, o la ruta de acceso
completa al archivo, como c:\Fotos\BillTucker.jpg en
Windows, o bien Mac HD:Fotos:BillTucker.jpg o Escritorio:Familia:dat.gif en Macintosh. Utilice sólo el
nombre de archivo de la imagen si ésta y el documento
de PageMaker se encuentran en la misma ubicación; de
lo contrario, utilice la ruta de acceso completa.
Algunos programas, como Lotus Notes, no permiten
guardar o exportar archivos delimitados por comas. En
este caso, asegúrese de guardar o exportar a un archivo
de texto delimitado por tabuladores. Si utiliza texto
delimitado por tabuladores, incluya los nombres de los
campos en las opciones de exportación. Luego use un
editor de texto para insertar comas entre los nombres de
los campos de datos y los campos de registros, y elimine
los espacios innecesarios. Para más información,
consulte el subtema de la Ayuda en línea “Crear un
origen de datos desde cero” en Ayuda > Temas de la
ayuda > Combinar datos > “Trabajar con archivos de
origen de datos”.
Si no dispone de un programa de hoja de cálculo o base
de datos, puede usar un editor de texto para crear el
origen. Para más información, consulte el subtema de la
Ayuda en línea “Crear un origen de datos desde cero” en
Ayuda > Temas de la ayuda > Combinar datos >
“Trabajar con archivos de origen de datos”.
Ahora que ha diseñado el origen de datos, puede usar la
paleta Combinar datos de PageMaker para seleccionarlo, insertar los campos de datos en un documento de
PageMaker y combinar los registros. ¡Es muy fácil!
4. Guarde el origen de datos como archivo de
texto delimitado por comas.
Para guardar los registros como archivo de texto delimitado por comas, utilice la función Guardar como o
Exportar del programa de hoja de cálculo o base de
datos. Si utiliza un programa de base de datos, asegúrese
de que los nombres de los campos estén incluidos en las
opciones de exportación. Los usuarios de FileMaker Pro
sólo pueden exportar nombres de campos si los
nombres de los campos existentes se utilizan para
definir los valores del primer registro.
Adobe, el logotipo de Adobe y PageMaker son marcas registradas o comerciales de Adobe Systems Incorporated en los Estados Unidos y otros países.
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de Apple Computer, Inc., registrada en los Estados Unidos y otros países. Flash es una marca comercial de Macromedia, Inc.
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