Sector de la Distribución Farmacéutica
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LIBRA La Solución Integrada para la gestión, líder en el Sector de la Distribución Farmacéutica www.edisa.com © Copyright EDISA 2014 índice Mejora de la gestión en el Sector de la Distribución 1 LIBRA: Farmacéutica La Solución ERP líder en el Sector de la Distribución Farmacéutica 4 LIBRA: Características diferenciales 6 Incorporando las funcionalidades clave para el Sector de la Distribución Farmacéutica 8 a los procesos operativos clave: gestión de clientes 2 Soporte y pedidos, aprovisionamiento y gestión logística Aspectos más destacables de LIBRA en el ámbito de la gestión de Clientes y pedidos 12 Aspectos más destacables de LIBRA en el ámbito de la gestión del Aprovisionamiento 18 Aspectos más destacables de LIBRA en el ámbito de la gestión Logística 20 económico-financiera y otras funcionalidades 3 Gestión adicionales ofrecidas por LIBRA Administración y Gestión totalmente integradas con el resto de las funciones de la empresa 26 Otros módulos ofrecidos por LIBRA 29 Integración con otros sistemas 32 4 EDISA Razones para elegir LIBRA 36 Desarrollado por EDISA 37 1LIBRA Mejora de la gestión en el Sector de la Distribución Farmacéutica La Solución ERP líder en el Sector de la Distribución Farmacéutica Soporte a la operativa empresarial y al control de la gestión mediante los cuadros de mando estratégico y operativo LIBRA aporta la funcionalidad que la empresa necesita tanto a nivel estratégico como operativo. La dirección de la empresa necesita contar con información permanentemente actualizada y cuadros de mando para el seguimiento de los principales indicadores de gestión. LIBRA incluye un conjunto de aplicaciones totalmente integradas para cubrir todos los procesos operativos y los de gestión con una elevada capacidad de adaptación a las necesidades de cada empresa. Con LIBRA la empresa obtendrá las ventajas que aporta un producto estándar e integrado, sin perder la capacidad de adaptación a las necesidades específicas de la empresa. Todo ello en un entorno caracterizado por aspectos cada vez más frecuentes como la internacionalización de los mercados, la movilidad, la necesidad de integración con los sistemas de otras organizaciones o la utilización de Internet como canal para ofrecer nuevos servicios a los clientes y proveedores. LIBRA es el ERP líder en el sector de la Distribución Farmacéutica La capacidad de adaptación de nuestro producto marca un diferencial sobre otros productos internacionales, que ha permitido alcanzar el nivel de implantación actual y adquirir el liderazgo en el sector de la Distribución Farmacéutica. 4 La Solución ERP líder en el Sector de la Distribución Farmacéutica LIBRA permite cubrir las necesidades de gestión en todos los ámbitos de la empresa LIBRA ofrece una amplia funcionalidad cubriendo la totalidad de las funciones de la empresa, tanto en lo que se refiere a la operativa diaria, como al control de gestión. En la siguiente tabla se presentan los módulos, organizados por fucnionalidades, que incluye LIBRA. MÓDULO Descripción abreviada FW LIBRA ENTORNO Framework principal de LIBRA. Módulo de personalización, diseño interface, gestión de usuarios, seguridad, etc. FINANCIERO Contabilidad general, analítica, presupuestaria, activos fijos, tesorería. COMPRASAPROVISIONAMIENTO Circuito completo desde la solicitud y plan de compras hasta la conformación de facturas de proveedor. LOGÍSTICA-ALMACENES Gestión de entradas y salidas, almacenes y ubicaciones con distintos modelos de gestión. SGA-RADIOFRECUENCIA Funcionalidades del área logística adaptadas para funcionamiento sobre dispositivos móviles y de radiofrecuencia. VENTAS-DISTRIBUCIÓN Circuito completo desde el presupuesto de ventas hasta la factura, incluyendo la fijación de precios y gestión de riesgos comerciales. FACTURA ELECTRÓNICA Modulo que permite emitir una factura electrónica firmada digitalmente y gestionar su envío. PRODUCCIÓN Planificación y gestión de producción incluyendo el control de órdenes de trabajo y la gestión de costes. CALIDAD Actividades de inspección, certificación y medida y control de calidad sobre productos o procesos. MANTENIMIENTO SAT Gestión de los elementos de inmovilizado necesarios para las operaciones empresariales; máquinas, vehículos, etc. GESTIÓN DE PROYECTOS Presupuestación y seguimiento de proyectos. Especialmente adaptado para el sector de la construcción. GESTIÓN DE RELACIONES CRM Gestión de procesos de relación con cualquier tipo de entidad, cliente potencial, clientes, proveedores, distribuidores, etc. NÓMINA Gestión administrativa del personal, condiciones personales, contratos, convenios, cálculo de la nómina y seguros sociales. CONTROL DE PRESENCIA Definición de puntos de recogida de información e integración con los sistemas de toma de datos de presencia. RECURSOS HUMANOS Procesos de gestión de recursos humanos; selección, formación, puestos y evaluación del desempeño. GENERADOR DE INFORMES Módulo que facilita el diseño de informes personalizados, en base a los datos que se gestionan en cualquiera de los módulos de LIBRA. Los informes pueden publicarse como programas, anidarse entre ellos o desplegarlos en movilidad o en web. ALERTAS Permite la definición de cualquier alerta o mensaje al usuario (móvil, correo, etc.) en función de cualquier condición de la base de datos. GESTOR DOCUMENTAL Incorporación de documentos a cualquier registro de LIBRA mediante OCR y posibilidad de acceso al documento. GESTIÓN DE PROCESOS (BPM) El módulo de gestión de procesos permite automatizar procesos de negocio, interaccionando con los usuarios y aplicaciones LIBRA. MOVILIDAD OFF LINE Incluye funcionalidades de preventa, autoventa y post-venta incorporando funciones propias de la gestión SAT. MOVILIDAD ON LINE Módulo que permite desde un dispositivo móvil (ipad, iphone, etc.) acceder a diversas funciones de LIBRA. MÓDULO WEB Gestor de contenidos WEB integrado con LIBRA para el desarrollo de portales públicos o privados. SERVICIOS WEB “GALILEO” Servicios WEB orientados a la comunicación de LIBRA con otros dispositivos y otros sistemas de información. GESTIÓN INDICADORES Módulo que facilita la definición de cuadros de mando basados en datos almacenados en LIBRA. REPORTING ON LINE Módulo de consulta on line sobre la estructura de datos de LIBRA, con soporte gráfico. BUSINESS INTELLIGENCE Cuadros de mando basados en herramientas de Business Intelligence. SOPORTE A LA DIRECCIÓN ACCESIBILIDAD E INTEGRACIÓN FUNCIONALIDADES TRANSVERSALES MÓDULOS OPERACIONALES / SOPORTE A PROCESOS FUNC. La Solución ERP líder en el Sector de la Distribución Farmacéutica 5 LIBRA: Características diferenciales Nivel de parametrización y adaptación a las necesidades de cada tipo de actividad LIBRA cuenta con más de 4.000 tablas de datos y parámetros que permiten adaptar el producto a las necesidades específicas de cada actividad y empresa sin necesidad de llevar a cabo desarrollos específicos. El nivel de parametrización llega hasta el interface del usuario, pudiendo personalizar los formularios de entrada, listas de valores, alertas, idiomas, automatización de procesos y otros aspectos que contribuyen a optimizar el manejo del sistema. Entorno WEB El producto puede funcionar en modo cliente-servidor o mediante acceso desde un navegador en todas sus funciones. La adaptación al entorno WEB del producto flexibiliza el acceso haciendo posible integrar en el sistema a clientes, proveedores, sedes remotas, centros internacionales o personal que requiera una elevada movilidad. Soporte internacional LIBRA está traducido al Inglés, Francés, Portugués y algunos de los módulos al Italiano, Holandés, Alemán, Ruso y Polaco. Además la parametrización de LIBRA permite la adaptación a los requisitos legales y documentales de cada país (fiscalidad, planes contables, o la documentación comercial, entre otros aspectos). En la actualidad hay numerosas implantaciones de LIBRA en empresas con sedes internacionales y en empresas originarias de otros países, sobre todo en Latinoamérica. 6 LIBRA: Características diferenciales Preparado para la integración con los sistemas de clientes o proveedores Hoy resulta clave la capacidad de integración con el entorno. En este sentido, en LIBRA se han potenciado enormemente las capacidades de integración con otros sistemas a través de interfaces estándar y servicios WEB que proporciona LIBRA o a través de otros estándares como EDI o XML. Flexibilidad para añadir nuevas funcionalidades “Plug in” Cualquier funcionalidad añadida puede ser incorporada dentro del programa estándar sin requerir desarrollo a medida, mediante la incorporación de “plug-in” que permiten optimizar la interacción del usuario con el sistema. Gestión de procesos: Workflow Una de las funcionalidades principales del sistema es la capacidad de programar tareas, para automatizar el flujo de trabajo en la empresa, mediante la definición de procesos que impliquen una secuencia de trabajo que requiera coordinación. Se añade así una capacidad que facilita el control y la mejora continua en la empresa. Gestión documental Además de gestionar los datos de la empresa, LIBRA permite la gestión de la documentación asociada, permitiendo así reducir la dependencia del archivo y facilitando el acceso on line a los documentos necesarios en la gestión. Accesibilidad a la información y soporte a la toma de decisiones LIBRA cubre tanto la operativa empresarial como el soporte a la toma de decisiones. Se cuenta para ello, con un generador de informes integrado en el propio producto así como con módulos basados en herramientas de Business Intelligence para el desarrollo de los cuadros de mando. Integración ofimática y con herramientas de gestión documental Cualquier información visualizada en LIBRA puede copiarse directamente a Excel, lo que proporciona una gran potencialidad sobre todo para las actividades de gestión. Asimismo cualquier salida de información puede enviarse por mail, convertirse en fichero pdf, enviarse por fax o integrarla con herramientas de gestión documental. Movilidad LIBRA traslada parte de su funcionalidad a terminales móviles para extender la capacidad de proceso a los colectivos que requieren movilidad; comerciales, personal de distribución, logística y almacenes o la propia dirección. Seguridad La gestión de la información en una compañía mediana o grande requiere necesariamente de adecuados sistemas de seguridad. LIBRA incorpora mecanismos de seguridad y de auditoría para la gestión de los accesos a los programas y a la información manejada por los mismos, permitiendo acotar el acceso en función del usuario, empresa, centro contable, organización comercial y otros conceptos que facilitan la distribución de información a la empresa. LIBRA: Características diferenciales 7 Incorporando las funcionalidades clave para el Sector de la Distribución Farmacéutica Se destacan a continuación las características principales de LIBRA en el sector de la Distribución Farmacéutica. Resumen de aspectos más destacados de la funcionalidad ofrecida por LIBRA para el sector de la Distribución Farmacéutica Múltiples posibilidades para establecer condiciones comerciales Gestión de condiciones por grupos de clientes Gestión de Clubes Precios libres o de referencia LIBRA le asegura la recepción de los pedidos por vía electrónica Posibilidad de visualización de la entrada de pedidos desde LIBRA Respuesta de faltas y reserva de productos en tiempo real Redirección de faltas entre almacenes Disponibles opciones para la compactación de pedidos y para optimizar la ocupación de las cubetas Control de encargos o pedidos especiales Control de productos especiales: estupefacientes y vacunas Control de los transfers de los delegados de laboratorios Generación pedidos para la apertura de nuevos establecimientos Sección de crédito Control Precios Bajadas de precios Sanidad Generación ficheros Farmadata Gestión de abonos con diferentes opciones de cálculo Emisión de la factura electrónica Servicios WEB a clientes LIBRA le ofrece los indicadores de seguimiento que le facilitarán la gestión comercial LIBRA permite gestionar todos los procesos relacionados con la cadena de suministro Ayuda a la compra o propuestas de compras Validación de pedidos de compra Mejora en los procesos de entrega de mercancía Mejoras en los procesos de entrada de albaranes de compras Un sistema de ayuda a la compra adaptado a las necesidades del sector Posibilidad de definición de distintas estructuras de bonificación tanto en la compra como en la venta Intercambio de datos de facturación vía EDI LIBRA permite optimizar todos los procesos relacionados con la gestión logística de la empresa Reposición automática de almacenes Gestión de stocks Trazabilidad total de las cubetas gracias a la integración con los almacenes robotizados Liberación programada de pedidos en el robot Optimización del espacio del almacén La utilización de terminales de Radio Frecuencia permite optimizar las operaciones logísticas de la empresa Mejora en la gestión de rutas Módulos adicionales ERP que complementan la funcionalidad necesaria por la empresa; contabilidad general, analítica, presupuestaria, activos fijos, facturación electrónica, CRM o gestión de recursos humanos así como herramientas de Business Intelligence para el desarrollo de los cuadros de mando o la posibilidad de dar acceso a LIBRA desde las WEBs empresariales 8 Incorporando las funcionalidades clave para el Sector de la Distribución Farmacéutica LIBRA ha alcanzado un elevado nivel de implantación en el sector, con casos de éxito en las empresas líderes LIBRA ofrece todo el potencial de un ERP estándar y las ventajas de una solución totalmente adaptada al sector, cubriendo necesidades muy específicas entre las que destacan: > Gestión del aprovisionamiento, con aplicaciones de ayuda a la compra y opciones de integración con los laboratorios, optimizando todo el flujo logístico y los lotes de compra. > Gestión del inventario y de los procesos logísticos, integrando las últimas tecnologías de gestión por radio frecuencia y con la integración de los almacenes robotizados habituales en el sector. > Gestión de la toma de pedidos e integración con las farmacias, incorporando los distintos protocolos de comunicaciones. > Soporte a todos los procesos de gestión económico – financiera y de los cuadros de mando para la gestión de la empresa. Incorporando las funcionalidades clave para el Sector de la Distribución Farmacéutica 9 2 Soporte a los procesos operativos clave: gestión de clientes y pedidos, aprovisionamiento y gestión logística Aspectos más destacables de LIBRA en el ámbito de la gestión de Clientes y pedidos Múltiples posibilidades para establecer condiciones comerciales Existen distintas posibilidades de establecer condiciones comerciales, entre ellas se encuentran: > Descuentos por tramo horario del pedido > Descuentos por tramo horario del pedido por cliente > Escalas de descuento por importe y por unidades > Descuentos por el valor del pedido > Gestión de rappels por volumen alcanzado > Pedidos aplicando un descuento medio > Escalas por tipo de pedido > Cargos por urgencia > Descuentos globales > Descuentos Financieros > Descuentos Pronto Pago > Escalas de descuento en función de la forma de pago Gestión de condiciones por grupos de clientes LIBRA permite segmentar la cartera de clientes y establecer grupos para los que es posible definir acciones comerciales concretas y establecer una política específica a nivel de precios, descuentos y bonificaciones. 12 Aspectos más destacables de LIBRA en el ámbito de la gestión de Clientes y pedidos Gestión de Clubes Cálculo de las deducciones o bonificaciones por volumen de compras de los clientes del catálogo de artículos de un laboratorio. Posibilidad de parametrizar escalados en descuento o bonificación. Generación de los datos de declaración a los clubes y carga masiva de los abonos a clientes en base a fichero. Precios libres o de referencia Gestión de los laboratorios con precios de referencia o precios libres. Registro en la BBDD LIBRA del PVL y Precio Libre de cada artículo, presentación en cada uno de los modelos especificados por los laboratorios, certificaciones de presentación de datos, etc. LIBRA le asegura la recepción de los pedidos por vía electrónica LIBRA cuenta con las opciones de gestión de los pedidos electrónicos de las farmacias, integrando en tiempo real la información recibida a través del concentrador. El nivel de integración existente permite el funcionamiento autónomo de ambos componentes asegurando así en todo momento la recepción de los pedidos, incluso en el caso de una posible caída del ordenador central. Se soportan diversos protocolos de comunicación, adaptados a las instalaciones habituales en los clientes: > Pedidos vía MODEM > Protocolo FEDICOM para pedidos recibidos por ADSL > Recepción de pedidos vía WEB Posibilidad de visualización de la entrada de pedidos desde LIBRA En la figura se muestra la pantalla de LIBRA que permite visualizar los pedidos en tiempo real, en paralelo a la entrada a través del concentrador. Aspectos más destacables de LIBRA en el ámbito de la gestión de Clientes y pedidos 13 Respuesta de faltas y reserva de productos en tiempo real El sistema permite procesar los pedidos en tiempo real, analizando la disponibilidad de artículos e incluyendo la gestión de reservas, lo que permite dar una respuesta a las farmacias incluyendo las faltas y reservando los productos desde la entrada para asegurar el cumplimiento en la entrega. Redirección de faltas entre almacenes LIBRA permite parametrizar en función del cliente y del artículo para generar la redirección automática de las faltas a otro almacén asociado. De este modo se logra optimizar el ratio de líneas servidas por pedido, con la consiguiente mejora de la rentabilidad y de la calidad del servicio. El sistema genera un pedido automático con las faltas, que se redirecciona hacia el almacén seleccionado, que habitualmente será una empresa asociada o un socio de la misma cooperativa. Disponibles opciones para la compactación de pedidos y para optimizar la ocupación de las cubetas Esta opción es de especial importancia sobre todo en el caso de entrada de pedidos vía WEB, que se caracterizan por una recepción escalonada, línea a línea. El sistema permite agrupar las líneas hasta una hora determinada, próxima a la salida de la ruta para poder generar pedidos compactados y optimizar el número de cubetas a utilizar en el circuito. 14 Aspectos más destacables de LIBRA en el ámbito de la gestión de Clientes y pedidos Control de encargos o pedidos especiales LIBRA es capaz de hacer un seguimiento de los encargos o pedidos especiales por parte de los clientes. Resulta una funcionalidad útil para la gestión de productos que, normalmente, no son habituales para la empresa o cooperativa y que por tanto hay que pedirlos al proveedor y gestionar su posterior envío al cliente. El sistema permite controlar el encargo desde el pedido de compras generando automáticamente el cargo al cliente cuando se recibe el albarán de compras correspondiente a dicho pedido. Además se gestiona la entrega de ese pedido junto con el próximo pedido que haga el cliente, desviando una cubeta del próximo pedido del cliente para que se pueda enviar. Control de productos especiales: estupefacientes y vacunas El programa controla los estupefacientes tanto a nivel de ubicación de los mismos como a la hora de servirlos, adjuntando informativamente el número de vale. Asimismo existe un proceso automático de gestión de las vacunas, que permite controlar individualmente cada vacuna en todas las fases del proceso: desde el pedido de compras a proveedor, paciente, prescriptor, cliente que la ha pedido y el estado de la misma. Se incluyen también los informes oficiales correspondientes a estupefacientes, resumidos y detallados. Al recibir el albarán de compras de la vacuna, se genera automáticamente el cargo al cliente. Aspectos más destacables de LIBRA en el ámbito de la gestión de Clientes y pedidos 15 Control de los transfers de los delegados de laboratorios Existe la posibilidad de hacer un seguimiento de los transfers (pedidos hechos por los delegados de los laboratorios en sus visitas a las farmacias). La aplicación permite la integración del pedido mediante un fichero de texto, o bien a través de entrada manual. Generación de pedidos para la apertura de nuevos establecimientos Se trata de la generación automática de la propuesta del pedido para la puesta en marcha de una nueva farmacia, dando respuesta a su necesidad inicial. LIBRA permite consignar una cesta de artículos basada en un modelo patrón de ventas que puede seleccionarse a partir de otros clientes o del top ventas. Sección de crédito LIBRA incluye la funcionalidad para poder gestionar las cuentas de los socios de la cooperativa incluyendo toda la gestión de cobros y pagos y la liquidación de intereses. Control de Precios LIBRA permite gestionar los acuerdos de precio, que los laboratorios han realizado con las farmacias y las compensaciones posteriores que deben recibirse de los laboratorios. Bajadas de precios Sanidad Implementación de un proceso automático de bajadas de precios por voluntad propia o por un imperativo legal. Posibilidad de importación en base a fichero de la bajada de precios, control del porcentaje de bajada, con foto en LIBRA de ambas situaciones, antes y después de la bajada. 16 Aspectos más destacables de LIBRA en el ámbito de la gestión de Clientes y pedidos Gestión de abonos, con diferentes posibilidades de cálculo Se han desarrollado diferentes controles según el motivo del abono para la valoración de dicho abono. Posibilidad de abonar a PVL o PVF según el motivo, posibilidad de abonar con las mismas condiciones comerciales con las que se realizo el cargo inicial, recalculándolas según condiciones asociadas al cliente en el momento del abono o abonar sin aplicación de condiciones comerciales. Esto es útil para los casos en los que la empresa distribuidora no devuelve a sus clientes el cargo por los servicios de entrega de la mercancía original. Emisión de la factura electrónica LIBRA dispone de un módulo específico para la gestión de la factura electrónica, que permite parametrizar los clientes a los que se emitirá esta modalidad de factura. El sistema incorpora las funcionalidades para el archivo documental y custodia y la inserción de la firma electrónica en las facturas emitidas. Servicios WEB a clientes LIBRA permite desarrollar secciones privadas incluyendo funcionalidades tales como la descarga de albaranes o facturas, acceso a consultas e informes, entrada de pedidos, información sobre artículos, gestión de clubes o cualquier otra información disponible en el sistema. Generación ficheros farmadata Gestión de los códigos de Brick y SaniBrick, generación y envío por ftp diario. LIBRA le ofrece los indicadores de seguimiento que le facilitarán la gestión comercial Se dispone de una gran cantidad de informes que permiten explotar toda la información generada en los procesos comerciales tanto de compra como de venta, con los criterios de segmentación tanto a nivel de los productos, como de los canales de distribución y los segmentos de mercado. Aspectos más destacables de LIBRA en el ámbito de la gestión de Clientes y pedidos 17 Aspectos más destacables de LIBRA en el ámbito de la gestión del Aprovisionamiento LIBRA permite gestionar todos los procesos relacionados con la cadena de suministro La gestión de compras / aprovisionamiento de LIBRA permite optimizar todos los procesos de compra, desde la gestión de proveedores y tarifas, hasta el control de los procesos de pedido conciliación de facturas y otras fases implicadas en el aprovisionamiento tanto de productos, materias primas, bienes de inversión o servicios, así como la gestión de contratos de suministro. Con LIBRA la empresa podrá gestionar todo lo relacionado con la cadena de suministro. Se cuenta para ello con una amplia parametrización de tarifas, descuentos, organizaciones en la compra y con todas las aplicaciones para la gestión del circuito de compras y entradas de mercancía. Ayuda a la compra o propuesta de compras Se han desarrollado diferentes fórmulas para el cálculo de la rotación de un artículo. Rotaciones estacionales, por periodo, por último periodo, pudiendo ser calculadas en base a los criterios necesarios en cada instalación, sobre unidades solicitadas por el cliente, por unidades finalmente vendidas, contemplación de faltas, etc. Validación de pedidos de compra Con la incorporación de los servicios WEB de LIBRA (módulo que hemos denominado “Galileo”) se han implementado los envíos de pedidos de compras por fax y correo electrónico. También se han incorporado envíos de pedidos de compras a laboratorio por EDI. 18 Aspectos más destacables de LIBRA en el ámbito de la gestión del Aprovisionamiento Mejora en los procesos de entrega de mercancía Se han incorporado procesos de control en la entrega de mercancía, para mejorar el control de los tiempos de reaprovisionamiento de los laboratorios, tales como el fechado de recepciones y control de mercancía en el almacén con facilidades de uso con lectores de códigos de barras. Mejora en los procesos de entrada de albaranes de compras Se han incorporado mejoras para la valoración de las entradas de laboratorios de dobles precios. Se han incorporado las valoraciones a precio de referencia, tanto en la pantalla de entradas como en las impresiones de dichas entradas. Posibilidad definición de distintas estructuras de bonificación tanto en la compra como en la venta > Posibilidad de bonificar con otro artículo. > Posibilidad de bonificaciones escaladas. > Además se permite gestionar el stock bonificado, ofreciendo la posibilidad de parametrizar la entrega de más stock bonificado en función del tipo de venta que se realiza. Intercambio de datos de facturación vía EDI El protocolo EDI constituye la base para el intercambio de datos entre cliente y proveedor. Algunos laboratorios ya están planteando esta posibilidad, lo que facilita el proceso relativo a la facturación recibida, evitando la captura de los datos y minimizando los errores. Aspectos más destacables de LIBRA en el ámbito de la gestión del Aprovisionamiento 19 Aspectos más destacables de LIBRA en el ámbito de la gestión Logística LIBRA permite optimizar todos los procesos relacionados con la gestión logística de la empresa El nivel de parametrización que ofrece LIBRA permite trasladar al sistema los requisitos logísticos de cada empresa en términos de puntos de expedición, almacenes, zonas, ubicaciones, unidades de almacenamiento o situaciones de stock, con un tratamiento completo con cualquier código de barras. Reposición automática de almacenes El sistema cuenta con herramientas para la reposición automática, permitiendo la gestión del aprovisionamiento en base a ratios como los días de stock o la rotación. En empresas con múltiples almacenes, el sistema permite optimizar la captura de los datos generando un pedido de ventas en el almacén central y el pedido de compra en el almacén destino, de forma que se automatice la recepción de la mercancía y se minimicen los procesos administrativos. 20 Aspectos más destacables de LIBRA en el ámbito de la gestión Logística Gestión de stocks LIBRA admite múltiples criterios para la gestión de los stocks: > Permite asignar prioridades a los clientes para el acceso a los stocks disponibles. > Definición de cantidad máxima por artículo. > Definición de cantidad máxima en un periodo por artículo, almacén, cliente y grupo de clientes. > Posibilidad de personalizar a medida del cliente cualquier otro tipo de restricción. Trazabilidad total de las cubetas gracias a la integración con los almacenes robotizados > Se gestiona toda la comunicación con la robótica, cubriendo sus múltiples protocolos. > Se gestionan los mensajes del robot y se refleja en LIBRA toda la información de trazabilidad de la cubeta. > Esto posibilita conocer el estado de cualquier cubeta en tiempo real así como conocer todos los pasos de esa cubeta por el circuito. Aspectos más destacables de LIBRA en el ámbito de la gestión Logística 21 Liberación programada de pedidos en el robot LIBRA ofrece la funcionalidad para poder gestionar la liberación controlada de los pedidos en el robot, permitiendo varios modos de funcionamiento, automático, automático programado o manual. Optimización del espacio del almacén LIBRA ofrece una gran flexibilidad a la hora de dividir cada pedido de un cliente en cubetas y así poder optimizar el espacio del almacén. El sistema permite definir el número de cubetas por pedido, las impresiones necesarias o las secciones en las que está dividido el almacén. La utilización de terminales de Radio Frecuencia permite optimizar las operaciones logísticas de la empresa Se facilita así la captación de los datos en tiempo real desde las áreas de almacén y se optimizan las operaciones logísticas proporcionando al personal la información necesaria en cada momento para evitar la intervención manual, agilizar la operativa y reducir errores. Este módulo incluye funcionalidades del área logística adaptadas para funcionamiento sobre dispositivos de radio frecuencia, tales como la preparación pedidos, recuentos o gestión de entradas y salidas. Además, el software está adaptado a los últimos modelos de terminales. 22 Aspectos más destacables de LIBRA en el ámbito de la gestión Logística LIBRA cuenta con soporte para la gestión por radio frecuencia en los siguientes procesos: > Revisión y colocación de las entradas de mercancía > Despacho de artículos de Frío > Despacho de artículos de Gran Volumen La versatilidad de los terminales y su robustez hacen posible la lectura mediante códigos de barras en condiciones muy variables y a diferentes distancias, incluyendo la posibilidad de utilizar tecnología de reconocimiento de voz. El software es compatible tanto para terminales gráficos, como para terminales en modo carácter, permitiendo entre otras las siguientes funcionalidades: > Consultas. Por cubeta, por ubicación, por artículo, etc. > Entradas. Gestión de las tareas de colocación por entrada de mercancía de proveedor o abonos de cliente. > Preparación de pedidos. Gestión de la puesta en zonas manuales. > Modificaciones. Medidas de artículos, códigos de barras, etc. > Impresión de etiquetas por ubicación. Mejora en la gestión de rutas Posible parametrización de rutas por horario, por cliente, festivos e incluso rutas diferentes por cliente y día de la semana. Aspectos más destacables de LIBRA en el ámbito de la gestión Logística 23 3 Gestión económico-financiera y otras funcionalidades adicionales ofrecidas por LIBRA Administración y Gestión totalmente integradas con el resto de las funciones de la empresa LIBRA cubre todos los aspectos relacionados con la contabilidad general de la empresa, contabilidad por centros de coste, gestión presupuestaria, activos fijos y control de tesorería. Un sistema de gestión contable, adaptado a los requisitos más exigentes de los grupos empresariales El sistema económico financiero de LIBRA permite dar soporte a las necesidades de grupos empresariales o de empresas con múltiples CIF permitiendo la integración de información en tiempo real de los distintos centros, la posibilidad de compartir los maestros de información, todo ello bajo los parámetros de seguridad generales del producto. Los niveles de definición de plan general y de esquema impositivo, permiten adaptar el sistema a las normativas legales de los distintos países, lo que resulta clave para los grupos con presencia internacional. LIBRA ofrece un elevado nivel de automatización en los procesos contables del día a día, facilitando la operativa del departamento administrativo y reduciendo la posibilidad de errores. Al tratarse de un producto, totalmente integrado, es posible mantener trazabilidad de todas las operaciones contables y relacionarlas con los procesos comerciales correspondientes. 26 Administración y Gestión totalmente integradas con el resto de las funciones de la empresa La contabilidad analítica y de gestión es el eje central del sistema de información económico financiero en LIBRA La estructura de segmentos n-dimensional de LIBRA, facilita el análisis de la gestión desde las perspectivas definidas por la dirección. El sistema de contabilidad analítica permite el empleo de fórmulas de reparto manuales, automáticas y semiautomáticas, que evitan la intervención del usuario a la hora de realizar las imputaciones. La planificación, automatización de procesos y herramientas de control son los aspectos clave en la gestión de tesorería de LIBRA El sistema permite cubrir funciones clave para la empresa, como son la planificación de la tesorería, pudiendo realizar simulaciones o realizar estudios presupuestarios. Asimismo, el sistema ofrece un alto nivel de automatización en los procesos de gestión de tesorería, tales como la gestión de cobros y pagos, impagados o la gestión de riesgos bancarios. La gestión de tesorería incorpora módulos completos para la gestión de aseguración de crédito, factoring o la gestión de caja. La gestión de los activos fijos es un aspecto clave en cualquier empresa mediana o grande LIBRA permite generar las amortizaciones de acuerdo a los diferentes criterios aplicables, pudiendo llevar un completo control de los elementos del inmovilizado y todo el control histórico de cada uno de los elementos. Administración y Gestión totalmente integradas con el resto de las funciones de la empresa 27 LIBRA le permite elaborar el POA (Plan Operativo Anual) y llevar a cabo su seguimiento y control, de forma totalmente integrada con la contabilidad general y analítica Se cuenta para ello con plantillas para la elaboración estructurada del presupuesto, con asignación parcial a responsables por unidad presupuestaria, incluyendo un workflow de aprobaciones. El sistema permite obtener el balance y cuenta de pérdidas y ganancias a nivel presupuestario a nivel de contabilidad general o de contabilidad analítica. Herramientas para reporting financiero y soporte a la toma de decisiones LIBRA dispone de un generador de informes propio enlazado con hojas de cálculo: balances comparativos, cuentas de explotación con la posibilidad de navegación de forma interactiva a través de los propios informes prediseñados de contabilidad general, analítica, presupuestaria o inmovilizado, disponibles tanto para consulta por pantalla como para extracción a Excel. Están disponibles también las herramientas de Business Intelligence para el análisis financiero en LIBRA. 28 Administración y Gestión totalmente integradas con el resto de las funciones de la empresa Otros módulos ofrecidos por LIBRA El CRM permite gestionar toda la relación con los clientes, proveedores y distribuidores El servicio al cliente es un factor clave de éxito para cualquier empresa en el momento actual. Crear, fidelizar y evaluar el grado de satisfacción de los clientes son actualmente bazas competitivas en prácticamente todos los sectores empresariales. El módulo CRM de LIBRA centra su funcionalidad en los procesos relacionados con la relación con el cliente y otras entidades (prescriptores, distribuidores o partners) de forma que se considere al cliente desde un punto de vista integral. Entre las funcionalidades ofrecidas, destacan las orientadas a la gestión de la fuerza de ventas, planificación comercial y de marketing, presentación de propuestas, seguimiento comercial o la gestión de incidencias y expedientes relacionados con el servicio post-venta. LIBRA permite ofrecer servicios WEB a los clientes o proveedores, tales como la consulta de stocks o la recepción de pedidos LIBRA incluye tanto el gestor de contenidos, como los interfaces con LIBRA para la actualización de datos en modo introducción (por ejemplo la captura de pedidos o la entrada de reclamaciones) como para las consultas vía WEB. Cualquier consulta diseñada con el generador de informes puede ser trasladada directamente a este módulo, permitiendo de forma inmediata el acceso. Mediante este módulo las empresas pueden prestar servicios WEB a sus clientes o proveedores o bien permitir el acceso privado a información del sistema al personal de la empresa. Ejemplos de estas aplicaciones pueden ser la introducción de pedidos, la consulta de stock, o el acceso a cualquier tipo de informe de gestión que quiera presentarse tanto a clientes como a personal interno. Nómina y Gestión de RRHH LIBRA ofrece módulos para la gestión de la nómina y RRHH adecuados sobre todo para las empresas de mayor dimensión, en las que la gestión del personal resulta un aspecto clave. Este módulo está integrado con los sistemas de gestión de presencia y con los sistemas de producción para poder realizar imputaciones automáticas de las dedicaciones en base a los partes de trabajo o realizar los traspasos automáticos a la contabilidad de la empresa. Otros módulos ofrecidos por LIBRA 29 LIBRA incluye un módulo de análisis de información basado en herramientas de Business Intelligence que permite generar los cuadros de mando de las distintas áreas Las herramientas de Business Intelligence permiten extraer la información almacenada en los distintos módulos de LIBRA para adecuarla a las necesidades de la dirección en forma de cuadros de mando. En este sentido, LIBRA permite a la empresa: > Acceder a los datos almacenados en la base > de datos LIBRA y a otras fuentes de información externas. > > Facilitar un entorno de simulación empresarial que permita al directivo, filtrar y seleccionar la información deseada y modelizar escenarios que minimicen el riesgo en la toma de decisiones. > > Proporcionar un entorno gráfico, muy intuitivo para navegar por la información de la compañía. La principal ventaja aportada por esta solución es su corto periodo de implantación, ya que se trata de una aplicación totalmente integrada en el entorno LIBRA y por tanto el acceso a los datos del sistema ya forma parte de la solución. El cuadro de mando comercial permite analizar toda la información procedente de las transacciones comerciales El seguimiento de las variables comerciales es clave en la mayor parte de las empresas. El módulo permite analizar los indicadores relevantes a nivel comercial, aprovechando los distintos criterios de segmentación establecidos en LIBRA, en particular todo lo referente a las características de los lotes. > Análisis de indicadores relativos con ventas, rentabilidad, estacionalidad. márgenes, rotación, > Posibilidad de combinar criterios relativos al producto, cliente, mercado, canal, agente, almacén y cualquier otro concepto de segmentación incorporado en LIBRA. > Análisis geográfico incorporando presentación con presentación en formato mapa. > Tratamiento de indicadores en importe y cantidad. > Posibilidad de establecer correlaciones y ratios entre indicadores y relaciones causaefecto. > Herramientas para obtención de ABCs a nivel comercial. > Generación dinámica de informes personalizados para el usuario. 30 Otros módulos ofrecidos por LIBRA Cuadro de mando Económico-Financiero El área económico financiera de la empresa es una de las principales fuentes de información para el control de la gestión. La información que nos aporta la contabilidad general, la contabilidad analítica, la presupuestaria o la tesorería deben integrar el panel de indicadores básicos en el control empresarial. Otros cuadros de mando LIBRA incluye módulos estándar para el análisis de la información relativa a las compras y para el análisis de la información de RRHH, que permite el seguimiento de las principales variables relacionadas con absentismo, análisis de puestos y plantilla, salarios, rotación del personal, formación y evaluación del desempeño. Otros módulos ofrecidos por LIBRA 31 Integración con otros sistemas LIBRA cuenta adicionalmente con otras aplicaciones de apoyo, tales como los interfaces para integración con otras aplicaciones, herramientas e interfaces de migración de datos. Gestión logística y productiva > ULMA > KNAPP > Personal ULISES > ROADTECH > SISLOG > LOGISNAK > SIEMENS > Otros sistemas propietarios de gestión de Gestión documental > e-colabora > Píxel ware stocks o de toma de datos en planta Gestión empresarial > SAP > CERG > ELK CASH > A3 > META 4 > Artemis (planificación proyectos) 32 Integración con otros sistemas EDI y Factura Electrónica > Edicom > Portel > Readsoft > Indra 4 EDISA Razones para elegir LIBRA LIBRA está diseñado utilizando la última tecnología de la base de datos de ORACLE y las herramientas más avanzadas de desarrollo. El sistema se adapta tanto a instalaciones de tamaño medio como a grandes instalaciones, permitiendo la selección de las plataformas hardware y de comunicaciones más adecuadas en cada caso. LIBRA opera en entornos Windows o Linux. Adicionalmente a las tecnologías propias de ORACLE, se utilizan otras herramientas para el desarrollo de las aplicaciones, fundamentalmente Java. El entorno operativo y de base de datos empleado, permite la integración con herramientas de conectividad, integración EDI, funcionamiento desde navegador y la comunicación con otros paquetes como las aplicaciones de Business Intelligence, sistemas de gestión documental, aplicaciones de correo electrónico o herramientas ofimáticas. Razones para elegir LIBRA > Es una aplicación ERP que incluye todos los módulos necesarios en la gestión empresarial basado en la tecnología Oracle. > Con un elevado nivel de parametrización que permite su adaptación a las necesidades de cada empresa. > Con un gran nivel de implantación en la mayor parte de los sectores empresariales, con aproximadamente 500 implantaciones a nivel nacional e internacional. > Económico y de rápida puesta en funcionamiento. > Abierto para integrar las nuevas tecnologías y aplicaciones. > Con el soporte directo de EDISA en todo el proceso de implantación y mantenimiento. 36 Razones para elegir LIBRA Desarrollado por EDISA EDISA es una empresa creada en 1983 centrada en el desarrollo e implantación de software estándar de gestión empresarial, contando con LIBRA como producto principal de la empresa desde su origen. La empresa cuenta en estos momentos con 11 sedes: > Madrid (Sede Central) > Ourense (Centro Nacional de I+D) > 4 sedes regionales en Vigo, Oviedo, Barcelona y Las Palmas > 5 sedes internacionales en Colombia, Ecuador, México, Panamá y Rep. Dominicana Sede central Madrid Centro I+D+i Ourense La experiencia acumulada en los más de 500 proyectos realizados, nos permite acortar los tiempos de puesta en marcha de nuestras soluciones, con garantía sobre los resultados a alcanzar, así como la mejora continua de la funcionalidad y calidad de los productos y servicios que ofrecemos. EDISA es la mayor empresa en España y Latinoamérica que ha desarrollado un ERP propio para la mediana y gran empresa, compitiendo con los principales productos internacionales. Desarrollado por EDISA 37 EDISA SEDE CENTRAL MADRID CENTRO DE I+D PARQUE TECNOLÓXICO DE GALICIA SEDES REGIONALES ESPAÑA BARCELONA VIGO OVIEDO LAS PALMAS SEDES INTERNACIONALES COLOMBIA / BOGOTÁ ECUADOR / QUITO MÉXICO / MÉXICO D.F. PANAMA / PANAMÁ REP. DOMINICANA / STO. DOMINGO Soluciones de Gestión para su Organización LIBRA CONTACTO [email protected] www.edisa.com
