001 caracterizacion auditorias internas e-aud-cp-001
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CARACTERIZACION CÓDIGO: VERSIÓN: PAGINA: VIGENTE DESDE AUDITORIAS INTERNAS OBJETIVO Evaluar y hacer seguimiento al Sistema Integrado de Gestión de la Entidad en cuanto a las políticas, acciones, métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la gestión. ALCANCE Este proceso abarca las actividades llevadas a cabo para la evaluación del Sistema Integrado de Gestión en todos los procesos de la Entidad. E-AUD-CP-001 02 1 DE 4 16/09/2011 INDICADORES - (No de Auditorias realizadas/No de Auditorias Programadas) x 100. - (No de Procesos Auditados/Total de Procesos) x 100 - (Acciones correctivas eficaces/ Acciones correctivas propuestas) x 100 - (Acciones preventivas eficaces/Acciones preventivas propuestas) x 100 POLÍTICAS DE OPERACION Teniendo en cuenta que el objetivo fundamental del proceso Auditorias Internas es evaluar el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad en cuanto a las políticas, acciones, métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo de la gestión, sus políticas de operación son: • Evaluar, mediante su equipo de trabajo multidisciplinario, el Sistema Integrado de Gestión a través de la auditoría y seguimiento, con objetividad e independencia, fomentando la cultura de autocontrol y facilitando la relación con los entes de control y vigilancia, a fin de que la gestión se desarrolle dentro de los principios constitucionales, marco legal y las políticas internas de la Entidad. • Asesorar a los diferentes procesos en la identificación y análisis de los riesgos, realizar y hacer seguimiento a la evolución de los mismos y al cumplimiento de las acciones propuestas así como verificar que se implementen las Políticas de Administración del Riesgo. • Realizar seguimiento a planes de mejoramiento institucional, por procesos e individual, derivados de Auditorías internas y externas, Revisión por la Dirección, Producto y/o Servicio No Conforme, Medición de Indicadores, Mapa de Riesgos, Autoevaluación de los Procesos, Quejas y Reclamos. • Como la responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión no corresponde a un proceso en particular, sino por el contrario a todos y cada uno de los procesos y servidores públicos de la Entidad, los cuales deben ejercer el autocontrol frente a la gestión, desarrollo y resultados de los procesos y/o procedimientos a su cargo. acatando los principios de Autocontrol y Autorregulación en los procedimientos y actividades realizadas, el código de ética es fundamental para las operaciones diarias de la Entidad y es de obligatorio cumplimiento PROVEEDORES ENTRADAS SUBPROCESOS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Plan de Acción Procesos Estratégicos Procesos Misionales Procesos de Apoyo Proceso Auditorias Internas Entes de Control y Vigilancia Normatividad interna Manual de calidad Planes de acción Indicadores Cronogramas de trabajo Manual de procedimientos Planes de mejoramiento Mapas de riesgos Autoevaluación del control Informe de control interno contable Informes de gestión Resultados Auditorias Previas Resultados de Auditorias Externas Auditoria In Situ a todos los procesos de la Entidad Programa de Auditorias Elaboración de Informe de Auditorias Seleccionar y evaluar Elaboración de informes para competencia de los Auditores entes de control y vigilancia Atencion a entes de control y Plan de Auditoria vigilancia. Informes de Auditorias No conformidadess. Observaciónes, Recomendaciones, Oportunidades de mejora Procesos Estratégicos Procesos Misionales Procesos de Apoyo Evaluación al Mapa de Riesgos actualizados. AUDITORIAS INTERNAS Acciones Correctivas Acciones Preventiva Acciones de Mejora Correcciones. Mejoras al proceso de auditorias internas. Resultados de la Auditoria Interna realizada al Proceso de Auditorias Internas Evaluación de Auditores internos Autoevaluación del Control Seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional Informe de Control Interno Contable Informe Ejecutivo Anual Contaduria General de la Republica. Contraloria de Bogota. D. C. Veeduria Distrital. Departamento Administrativo de la Función Pública Contraloria de Bogota. D. C. CARACTERIZACION CÓDIGO: VERSIÓN: PAGINA: VIGENTE DESDE AUDITORIAS INTERNAS OBJETIVO RIESGOS DOCUMENTOS RELACIONADOS INTERNOS - Mapa de Riesgos Institucional PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS E-AUD-PR-001 - Manual de Calidad REQUISITOS NTCGP:1000 Y MECI: 1000 MECI 1000 NTCGP 1000 8.1, Medición Abalisis y Mejora Generalidades 1.2.1. Planes y Programas 1.2.2. Modelo de Operación por procesos 2 DE 4 16/09/2011 INDICADORES PROCEDIMIENTOS - No lograr los objetivos de la evaluación independiente. - Hallazgos con evidencias documentales insuficientes - Srguimiento extemporaneo a planes de mejoramiento propuestos - No divulgar el informe definitivo a los responsables de procesos. E-AUD-CP-001 02 NORMATIVIDAD Constitución política Artículos 209 y 269. Ley 87 de 1993. Ley 42 de 1993. Decreto 1537 de 2001. Decreto 1599 de 2005. RECURSOS EXTERNOS Guía de administración de los riesgos del DAFP Guía de planificación operativa Guía de la planificación operativa de calidad Instructivo planificación operativa Guía distrital de procesos y procedimientos Guía de planificación estratégica de la calidad de las entidades distritales Guía general para el diseño, desarrollo e implementación de cada uno de los subsistemas, componentes y elementos de modelo estándar de control interno MECI1000:2005 Gestión del riesgo NTC 5254 Guía de planeación para implementar el sistema de gestión de la calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004 Guía de administración del riesgo FINANCIEROS: Remuneracion de servicios técnicos y profesionales. TECNICOS Y TECNOLOGICOS: Equipos de cómputo, impresora, video beam, telefonía fija, Ofimática, acceso a Internet. INFRAESTRUCTURA: Estaciones de trabajo para el personal de apoyo y contratistas HUMANOS: Jefe Oficina de Control Interno Un Contador Un Abogado Un Ingeniero Industrial Un Trabajador Social o Sicologo. PLAN INSTITUCIONAL DE GESTION AMBIENTAL - PIGA 1.3.1.2 Condiciones Ambientales Institucionales (Sede Administrativa). 3.4.1 Programas Mejoramiento de las Condiciones Ambientales Internas. 3.4.4 Programa de Gestión Integral de Resduos. CARACTERIZACION Mejora Generalidades 8.2.2. Auditoria Interna 8.2.3. Seguimiento y medicion de los procesos. 8.4. Analisis de Datos 8.5. Mejora procesos 1.3 Componenete Administración del Riesgo 2.1. Componente Actividades de Control 2.2. Componente de Información 3 Subsistema Control de Evaluación AUDITORIAS INTERNAS Decreto 1599 de 2005. OBJETIVO Decreto 2145 de 1999. Resolución 248 /07. Contaduría General de la Nación Resolucion 115 DE 2006 Por la cual se establece el Sistema Integrado de Gestión del Idipron. y se crean los comites de Calidad y Coordinación de Control Interno MECI 1000:2005 NTCGP1000:2009 CÓDIGO: VERSIÓN: PAGINA: VIGENTE DESDE E-AUD-CP-001 02 3.4.4 Programa deINDICADORES Gestión Integral de Resduos. 3.4.5 Programa Uso Eficiente del Agua 3.4.6 Programa Uso Eficiente de la Energia. 3 DE 4 16/09/2011 CARACTERIZACION CÓDIGO: VERSIÓN: PAGINA: VIGENTE DESDE AUDITORIAS INTERNAS OBJETIVO E-AUD-CP-001 02 4 DE 4 16/09/2011 INDICADORES COMUNICACIONES MENSAJE Qué EMISOR Quien MEDIO Como FRECUENCIA Cuando A quién Cuenta Anual Todos los procesos SIVICOF Anual Contraloría de Bogotá X Cuenta Intermedia Todos los procesos SIVICOF Semestral Contraloría de Bogotá X Anual Contaduría General de la Nación - Contraloría de Bogotá X Informe de Control Interno Contable Jefe OCI SHIP Informe de Auditorias Auditor – Jefe OCI Físico Informes de Seguimiento a Planes de Mejoramiento Jefe OCI Físico Tabulación y resultados de Autoevaluación del Control. Jefe OCI Físico CONTROL DE CAMBIOS No. Versión 02 Fecha (DD/MM/AA) 19/08/2011 RECEPTOR Externo De acuerdo al Cronograma de Auditorias. Mensual y Trimestral Responsable del Proceso Auditado - Dirección General X Director General X Semestral Responsables de los procesos X Descripción de Cambios RevisIón General a la caracterización, ajuste a nuevo formato y codificación. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN ELABORÓ Angelica Maria Franco Triana Profesional Contratista SIGID FECHA (DD/MM/AÑO) 19/082011 FIRMA EN ORIGINAL REVISÓ Maria Helena Ordoñez Burbano Jefe Oficina de Control Interno 16/09/2011 FIRMA EN ORIGINAL APROBÓ Maria Helena Ordoñez Burbano Jefe Oficina de Control Interno 16/09/2011 FIRMA EN ORIGINAL NOMBRE CARGO Interno FIRMA
