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CAMINOS Y PUENTES FEDERALES DE INGRESOS Y SERVICIOS CONEXOS ARCHIVO DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE CAMINOS Y PUENTES FEDERALES DE INGRESOS Y SERVICIOS CONEXOS “CAPUFE” CAPUFE ha consolidado un esfuerzo que no sólo cumple con el marco regulatorio establecido por el IFAI y el Archivo General de la Nación, sino que fortalece la operación y los procesos documentales de la dependencia, otorgando a sus usuarios acceso a su información con mayor rapidez, seguridad y control. Instaló tecnología de punta, trasladó y dio de alta los expedientes aplicando procesos y sistemas documentales para administrar, operar y consultar eficientemente los expedientes de sus archivos. Mediante el uso de la tecnología basada en código de barras y el sistema personalizado de consulta para usuarios autorizados a la base de datos en línea, se mantiene una administración eficiente del Archivo Institucional. Con este sistema sencillo y amigable y con altos niveles de seguridad, los usuarios pueden identificar, localizar, solicitar y recibir los expedientes que requieren de manera inmediata. Asimismo, el sistema permite que el archivo, en lugar de seguir creciendo cada año acumulando información indefinidamente, se estabilice al dar de baja periódicamente aquellos expedientes que por su valor documental, hayan concluido su plazo de vigencia y preservación. El valor de contar con una base de datos de los expedientes que conforman al Archivo de Capufe, ligados a sus respectivas clasificaciones de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental, es la facilidad de definir aquellos expedientes que por su importancia, transcendencia y frecuencia de consulta son susceptibles de ser digitalizados. Bajo este esquema, se digitalizaron todos aquellos expedientes que tienen carácter histórico. El Sistema automatizado de administración de archivos adquirido por CAPUFE, se compone de cuatro sistemas fundamentales interrelacionados, y que son: •Sistema de Administración de Archivos y Control de Inventarios •Sistema de Marcado de Expedientes •Sistema de Consulta Web •Sistema de Administración de Documentos Electrónicos SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y CONTROL DE INVENTARIOS Se controla a base de código de barras, permite registrar en la base datos cada movimiento de un expediente o caja, tanto como su historial de préstamos y devoluciones, como de sus diferentes localidades en la nave del archivo, dando como resultado, localizar de manera inmediata un expediente o una caja para su consulta. En este sistema se han registrado a la fecha, aproximadamente 800,000 expedientes de las diversas Unidades Administrativas del Organismo. Esta información puede proporcionarla el sistema en la forma que se le requiera: UNIDAD ADMINISTRATIVA DELEGACIÓN I, TIJUANA, B.C. NOROESTE DESTINO FINAL CANTIDAD DE EXPEDIENTES B C H 15793 1810 1519 19122 B C H 27545 15267 2496 45308 B C H 82379 4965 6717 94061 B C H 50269 16637 4605 71511 35760 17196 4008 56964 TOTAL DE EXPEDIENTES DELEGACIÓN II, CULIACÁN, SINALOA. PACIFICO TOTAL DE EXPEDIENTES DELEGACIÓN III, QUERÉTARO, QUERÉTARO. CENTRO-NORTE TOTAL DE EXPEDIENTES DELEGACIÓN IV, CUERNAVACA, MORELOS. CENTROSUR TOTAL DE EXPEDIENTES DELEGACIÓN V, PUEBLA, PUEBLA. CENTRO-ORIENTE B C H TOTAL DE EXPEDIENTES DELEGACIÓN VI, COATZACOALCOS, VERACRUZ. SURESTE TOTAL DE EXPEDIENTES B C H 10323 1145 2868 14336 UNIDAD ADMINISTRATIVA DELEGACIÓN VIII, REYNOSA, TAMAULIPAS. NORESTE TOTAL DE EXPEDIENTES DELEGACIÓN IX GUADALAJARA, JALISCO. DESTINO FINAL CANTIDAD DE EXPEDIENTES B C H 30173 13428 1672 45273 16173 15413 1032 32618 B C H TOTAL DE EXPEDIENTES DELEGACIÓN X MONTERREY, N. L. B C H 7416 1598 2021 11035 B C H 599 161 306 1066 B C H 8406 7004 1294 16704 B C H 8215 471 1214 9900 B C H 10483 4728 1851 17062 TOTAL DE EXPEDIENTES DIRECCIÓN GENERAL TOTAL DE EXPEDIENTES GERENCIA DE TRAMO ARRIAGA-HUIXTLA TOTAL DE EXPEDIENTES GERENCIA DE TRAMO CUACNOPALAN-TEHUACANOAXACA TOTAL DE EXPEDIENTES SUBDIRECCIÓN CONSULTIVA TOTAL DE EXPEDIENTES UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBDIRECCIÓN DE SEGUROS Y RIESGOS DESTINO FINAL CANTIDAD DE EXPEDIENTES B C H 124 646 7 777 B C H 1802 84 650 2536 62856 4549 116 67521 TOTAL DE EXPEDIENTES SUBDIRECCIÓN DE ANÁLISIS ESTADÍSTICO Y POLÍTICAS TARIFARÍAS TOTAL DE EXPEDIENTES SUBDIRECCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS B C H TOTAL DE EXPEDIENTES SUBDIRECCIÓN DE CALIDAD Y DESARROLLO TECNOLÓGICO B C H 2515 294 5572 8381 B C H 2125 967 200 3292 B C H 13834 1222 30122 45178 TOTAL DE EXPEDIENTES SUBDIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN SOCIAL TOTAL DE EXPEDIENTES SUBDIRECCIÓN DE CONSERVACIÓN TOTAL DE EXPEDIENTES UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBDIRECCION DE INFORMACIÓN Y EVALUACIÓN ADMINISTRATIVA DESTINO FINAL CANTIDAD DE EXPEDIENTES B C H 2462 134 0 2596 B C H 1257 20 0 1277 B C H 34236 42470 13209 89915 B C H 7191 489 185 7865 B C H 2296 1006 0 3302 B C H 748 66 796 1610 TOTAL DE EXPEDIENTES SUBDIRECCIÓN DE EVALUACIÓN DE OBRA TOTAL DE EXPEDIENTES SUBDIRECCIÓN DE FINANZAS TOTAL DE EXPEDIENTES SUBDIRECCIÓN DE LA PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES TOTAL DE EXPEDIENTES SUBDIRECCIÓN DE NORMAS DE OPERACIÓN TOTAL DE EXPEDIENTES SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN, EVALUACIÓN E INFORMACIÓN INSTITUCIONAL TOTAL DE EXPEDIENTES UNIDAD ADMINISTRATIVA SUBDIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN DEL SISTEMA DE PEAJE DESTINO FINAL CANTIDAD DE EXPEDIENTES B C H 11 285 0 296 B C H 30120 1130 23910 55160 B C H 2102 10 0 2112 B C H 5669 6756 0 12425 B C H 2651 86 39 2776 B C H 2318 2039 0 4357 TOTAL DE EXPEDIENTES SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS E INNOVACIÓN GUBERNAMENTAL TOTAL DE EXPEDIENTES SUBDIRECCIÓN DE SEGURIDAD Y SALVAGUARDA TOTAL DE EXPEDIENTES SUBDIRECCIÓN DE SUPERVISIÓN DE OPERACIÓN TOTAL DE EXPEDIENTES SUBDIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN TOTAL DE EXPEDIENTES SUBDIRECCIÓN JURÍDICA DE LO CONTENCIOSO TOTAL DE EXPEDIENTES TOTAL DE EXPEDIENTES EN EL INVENTARIO DEL ARCHIVO DE CAPUFE 786,409 ORDEN DE ENTRADA ORDEN DE SALIDA SISTEMA DE MARCADO DE EXPEDIENTES El Sistema de Marcado de Expedientes, basado también en código de barras, tiene como función principal permitir la asignación al expediente de un código del Catálogo de Disposición Documental y del Cuadro General de Clasificación Archivística de CAPUFE, así como su registro o alta en la base de datos del sistema, asigna el destino propuesto en base a su vigencia y de acuerdo al código asignado, imprime la etiqueta que permite “marcar” el expediente. SISTEMA DE CONSULTA WEB El Sistema de Consulta Web de Expedientes permite la visualización y búsqueda de expedientes por unidad administrativa, mediante códigos de acceso, en bases de datos que genera el marcado de cada uno de los expedientes registrados. SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS El Sistema de Administración de Documentos Electrónicos, es el que permite la visualización de expedientes digitalizados a través del Sistema de Consulta Web. Con este sistema se han digitalizado hasta la fecha: • 414,540 imágenes digitalizadas correspondientes a expedientes de Subdirección de Bienes y Servicios y Dirección General, imágenes que encuentran almacenadas en un servidor propiedad del Organismo, instalado el Centro de Cómputo de Oficinas Centrales, bajo el resguardo del área Tecnologías de Información. la se en de • Así mismo, 12 millones 500 mil imágenes de expedientes digitalizados, cuyo valor documental es HISTÓRICO, y que pertenecen a la Unidad Administrativa de Operación y Obra Pública, utilizando para su acceso las claves de usuario y contraseña correspondientes al Titular de esta Unidad, imágines que se apreciaron en el video. “ORGANIZACIÓN Y AUTOMATIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE CAMINOS Y PUENTES FEDERALES DE INGRESOS Y SERVICIOS CONEXOS CAPUFE” Gabriela Márquez Serralde Subgerente de Archivo Documental Tel. 5200.2000 Ext.2186 [email protected]
