INFORME DE AUDITORIA st x Non

I N F O R M ED E A U D I T O R I A
Fecha(s) de auditoria
Expediente:
6 v 7 de mavodel2010
CA-306609
NoInforme:
Orqanización
Dirección
Personade Gontacto
Veracruzana.
Universidad
Universitaria
de
Coordinación
y Accesoa la
Transparencia
Información
CalleVeracruzNo.46 Interior5, Col.
Fraccionamiento
Pomona,
C.P.91040,
XalapaVeracruz
Ing.MercedesSantoyo
Dato¡ de la Audltoria
Tipode Auditoría
Certificación
Seouimiento
I
Re-certificación
I
-l
Normade referencia
ISO9001:2008
K
I S O1 4 0 0 1 : 2 0 0 4
Otra
)tros datos de la Orqanización
Teléfono:* 01 (228\ 841 5920
Fax:"
01 Q28\ 8415920
E-Mail:.
[email protected]
Indique:
Multi-sitios r lt tN o
AL= AuditorLíder,A= Auditor,E= ExpertoTécnico,P= Auditoren prácticasy
Nola:Agregarcuantasf¡lasseannecesarias
Sitio(s)
Alcance de auditorfa
CalleVeracruzNo.46 Interior5, Col.Fraccionamiento
y Accesoa la Información
Procesode Transparencia
Pomona,
C.P.91040,XalapaVeracruz
Agregar
,.Elplande auditoría
se ha cumolido
seqúnlo estipulado?
negativaexplicarlas razonesy los cambiosen el plan:
En casode respuesta
Confirmacióndel cumplimientode los obietivosde la Auditoria
el objetivode verificarla conformidad
de
¿Seha alcanzado
la gestiónde la organización
con los requisitos
de la norma st x
de referencia?
negativaexplicarlas razones:
en casode respuesta
Non
del equipo auditor
I Recomendaciones
FO-PGO-06-06
1de9
DECERTIFICACIÓN
CONSENTIDO
ORGANISMO
Rev.2
Enero2010
Certificar
el Sistema
¡
Mantenerel certificado
n
Re-certificación
T
positivade un plan
y evaluación
A la vistadel resultado
de la Certificar
el Sistematras la presentación
el equipoauditor de AccionesCorrectivas
auditoría,
queACCM
considera
debería:
positivade un plan
y evaluación
Mantenerel Sistematrasla presentación
de AccionesCorrectivas
y evaluaciónpositivade un
Re-certificar
el Sistematras la presentación
plande AccionesCorrectivas
la auditoría,
el equipo
auditortambiénconsidera
queACCMdebería:
x
n
tr
Realizaruna re-auditoria
A la vistadel resultado
de
T
por el Cliente
Mantenerel alcancesolicitado
X
Cambiary/oAmpliarel alcancesolicitado
x
Reducirel alcancesolicitado
tr
Indiquey
justifique:
Indiquey
justifique:
Actividadessiquientesdel procesode certificación
Actividad
Procede
Realización
de una Re-auditoría
SiE NoX
por parte de la Organización
Auditadade un plan de acciones
Elaboración
correctoras
en el que se identifiquenlas causas que las provocan y se
proponganaccionesque las subsaneno, en caso de que la organización
no S i X trlo!
alegacionesque las
esté conformecon alguna de las no-conformidades,
rebatan.
Revisióny aprobación,si procede,del plan de AccionesCorrectivas/
S i X t,loI
presentado
por la Orqanización
Aleoaciones
Auditada
Adopciónde la decisiónde la certificación
S i X NoLl
six
Emisióndel Certificado
FO-PGO.06.06
2de9
DECERT¡FICAC¡ÓN
ORGANISMO
CONSENTIDO
NoE
Responsable
ACCM
Organización
auditada
ACCM
ACCM
ACCM
Rev.2
Ene¡o2010
DATOS A TENER EN CUENTA POR LA ORGANIZACION
CarácterMuestral
La auditoríarealizadase ha llevadoa cabo mediantemuestreo, por lo tanto es posibleque determinadosaspectosque
no hayan sido observadaspor el equipoauditory sí lo sean en posteriores
concurran,incluidasno conformidades,
auditorfas.
Confidencialidad
auditada,ACCM se comprometea que todos
Los datoscontenidosen el presenteinformeson propiedadde la organización
con la
derivadade la presenteauditoríay de otras actividadesrelacionadas
estosdatosy cualquierotra información
auditada.
salvoautorización
escritaexpresapor la organización
son tratadoscon absolutaconfidencialidad
certificación
Independencia
e imparcialidad
La organización
auditadaconocela identidaddel equipoauditory sabe que puede,en cualquiermomento,recusara
de cualquier
conflicto
de intereses.
de estesi tienela mínimasospecha
de la existencia
cualouiera
de los miembros
A HALLAZGOSDE LA ETAPA 1
SEGUIMIENTO
rca
¿Atendido
satisfactoriamente?
y Accesoa
se mostraron
a la
de Transparencia
Comopartedel procesode Promoción
y adaptadas
muyvisuales,completas,
detalladas
a cadagrupode personasa
un videoy presentaciones
uienesse les exhibe.
y
cuyodesarrollo
se
una
Comopartedel procesode Transparencia,
que
lograndola disminución
de SujetosObligados
correspondiente,
fue llevadoen totalapegoal procedimiento
información.
no habían
comoser ubicadoen el
a los procesos,la CUTAIha obtenidoreconocimientos
Comomuestradel cumplimiento
y por partedel lVAl la calificación
a rrivelnacionalen materiade transparencia
No. 6 entreotrasuniversidades
mes oe marzo.
de 4.5siendola máxima5 el
analizare incluírnuevas
con el SGC. se está considerando
Refozandoel compromisode la Coordinadora
metas con nuevos retos oara la satisfacciónde los
i v o sd e c a l i d a d .
Nota:Agregarcuantasf¡lasseannecesar¡as
lse
observarla
Se rediseñola páginaweb para
información.
y orga
da lo que facilitael acceso a la
Nota:Agregarcuantas
seannecesanas
de
proyectosde mejoracontinuacomo la instalación
de
de un administrador
Actualmente
se tienenconsiderados
del servidora las instalacionesde la
universidadv la imolementaciónde oroqramas
r Este aspecfose tendrá especialmenteen cuentaen auditoilasde seguimientoy renovaciones.
FO-PGO-06-06
3de9
ORGANISMO
DECERTIFICACIÓN
CONSENTIDO
Rev.2
Enero2010
jffieffiffiffi
si
"...j , :",
I
: i
.
I
estosproyectosparapoder
Civil,seríafavorabledocumentar
de seguridade higieneapoyadospor Protección
sequimiento
darles
específicos
de la norma
Seríafavorabledescribircomo partedel Programade AuditorÍaInternalos requisitos
de manera
solose mencionan
se van a auditar
de Auditoríasinternas,deberánrealizarseal menos2 al año, es conveniente
De acuerdoal Procedimiento
Internas.
de Auditorías
incluírlas
en el
mencionaque el coordinador
del
se encargara
El Procedimiento
de AuditoríasInternasSUGC-GE-P-03
de
la competencia
de cadaauditor,sin embargopara poderdemostrarla competencia
de evaluary considerar
es recomendable
evidenciarlo
durantelasauditorÍas
de sequimiento.
los auditores
Nota:Agregarcuantasfilasseannecesarias
una auditoríainternaa todoel SGC,debidoa la cercaníadel i
Se realizórecientemente
(03/05/2010)aún
no se han cerradolas No Conformidadesdetectadas.
Nota:Agregarcuantasfilasseannecesar¡as
como u6ar la marca
Duranteesta auditoríasolamentese observóel uso de marca en la página de internety el certificado
"Usode logotiposde certificación"
en algunaspresentaciones,
se sugiereel apegoal lN-PD|-01-02
digitalizado
ACCMa susclientes.
Nota:Agregarcuantasfllasseannecesarias
DE LA AUDITORIA
CONCLUSIONES
- Número de observacionesaoreciadasen la Auditoría
3
- Númerode no conformidades
0
apreciadas
en la Auditoría.
La organizacióndispone de cuarentay cinco (45) días naturalespara el cierre de acciones mediante
planes de acción y evidencia del adecuado tratamientode las No Conformidadesy Observaciones
detectadas.
Y OBSERVACIONES
NO.CONFORMIDADES
Se detallan
en elAnexodel Informede Auditoría.
Y ALEGACIONES
DEI.CLIENTE
DISCONFORMIDADES
indique: tJO
En casoafirmativo,
bchay'Firma +
FO-PGO{6-06
fyl1p-
a{licc
ZDIO
4de9
DECERTIFICACTÓN
CONSENTIDO
ORGANISMO
Rev.2
Enero2010
PorACCM
FECHAY FIRMA:
CERTIFICADOR
Con la presentefirmacertificoque la organización
objetodel presenteinformecumplecon lo establecido
en nuestroprocesode certificación
y con la normade referenciapor lo que PUEDEEXPEDIRSEEL CERTIFICADO
O SERVIRCOMOEVIDENCIADE MANTENIMIENTO.
ANEXOAL INFORME.
Definiciones.
Observaciones.
Es cuandose presentauna condiciónque reflejaerroresde implantación,
faltasde concordancia
o consistencia
y fallos,así comoaquellosincumplimientos
de los requisitos
de la normade referencia
de carácterpuntualque
dificultanel mantenerde forma sistemática
uno o más de los elementosdel sistemade gestiónpero que no
y
impidende forma generalla conformidaddel sistemade calidad.REQUIERENACCIONCORRECTIVA
que debe ser verificaday aceptadapor el auditorlíder para su cierre
EVIDENCIADE SU CUMPLIMIENTO
previoa la recomendación
de certificación
o mantenimiento
del certificado.
No conformidades.
Es cuandose presentauna condiciónque pudiera(basándose
en evidencias
o evaluacioñes
resultar
objetivas)
para el que fuerondiseñadosoriginalmente
en una falla que reduzcaconsiderablemente
el rendimiento
los
procesos,
productos
o servicios,o bien,crearuna dudarazonable
sobrela calidaddel productosuministrado
o
el servicioproporcionado;
Cuandose presentecualquiersituaciónque pudieragenerarel envíode un producto
o serviciono conforme;Cuandose presentala ausenciao rupturatotalde un sistemaen el cumplimiento
de un
requerimiento
de la norma.Un incumplimiento
legal.Un númerorepresentativo
de observaciones
contraun
procesopuederepresentar
un rompimiento
totaldel sistemay por lo tantoconsiderarse
comono conformidad.
y EVIDENCIADE SU CUMPLIMIENTO
que debe ser verificada
y
REQUIEREN
ACCIONCORRECTIVA
aceptadapor el auditorlíder,en casode ser necesariomediantere-auditoría
en sitio,parasu cierreprevioa la
recomendación
de certificación
o mantenimiento
del certificado.
Notasde Mejora:Son apreciaciones
del equipoauditoracercade áreasde oportunidad
del sistemade calidad
de la organización,
aunqueello no impliquealgúnincumplimiento
en relacióna la normade referencia.
Estas
y estánmencionadas
recomendaciones
NO SE REALIZANCON ASESORIAO CONSULTORÍA
en el presente
informe,éstasno requieren
de evidenciade cumplimiento
en casode que tomenaccionescorrectivas.
Solicitudde AccionesCorrectivas.
Conjuntode Acciones Correctivaspresentadaspor la organizaciónauditada en respuestaa las no
y observaciones
conformidades
detectadasduranteel transcursode la auditoríay reflejadasen el presente
informe.
FO.PGO.06{16
5de9
ORGANISMO
DECERTIFICACIÓN
CONSENTIDO
Rev. 2
Enero2010
il--jffi
effiffiffiffi
DE LLENADO DE LA SOLICITUDDE ACClONESCORRECTIVAS.
INSTRUCCIONES
por ACCMa la
detectadas
durantela auditoríapracticada
Tantolas observaciones
comolas no conformidades
que se debepresentar
por la
organización
debenser objetodel llenadode una solicitudde accionescorrectivas
aIAUDITORLIDERque realizóla correspondiente
auditoría.
organización
1. Paraelaborarlo,
la organización
debeseguirlas siguientes
recomendaciones2:
. Cadaobservación
presentarse
/ no-conformidad
debe
en el formatoSolicitudde AccionesCorrectivas
queformapartedel presenteinformey sertratadade formaindividual.
. Cada observación
/ no-conformidad
debe describirlas correccionesespecíficasque apliquenpara
resolverla desviación.
. Cadaobservación
/ no conformidad
debeincorporar
la CAUSARAIZque la produce.
. DEBEN establecerseAcciones Correótivasplanificadaspara eliminarlas GAUSAS de las nopara asegurarsede que NO VUELVENA OCURRIRpor lo que el AuditorLíder
conformidades
propuesta
y no
estudiará
si cadaAcciónCorrectiva
eliminala causade la no-conformidad
/ observación
simplemente
su efecto.
. Debeasignarseun responsable
paracadaCorrección
y AcciónCorrectiva
dentrode la organización,
así
comola personaque verificasu implantación.
. Se debeidentificar
y cierre.
la fechaen que inicióla accióny la fechaen la que se dio seguimiento
2. El AuditorLíder verificaraque se resuelvela desviación,para ello es requeridoque la organización
FACILITECOMOANEXOEVIDENCIADE SU IMPLANTACION
lo que evitará,en casode ser aceptado,
paraverificarla soluciónde la desviación.
que el equipode auditoresrealiceuna re-auditoria
3. Se deberárealizarun soloenvíocon la evidencia
de todaslas accionespor medioelectrónico
a la dirección
: [email protected].
de correoelectrónico
4. El auditorlíder revisarálas accionescorrectivaspara su cierre.Cuandoel auditorlíder no considere
efectivaslas accionespara eliminarla causa del problema,lo notificarámedianteel mismoformatoal
para que éstea su vez hagalas correcciones
y presenteuna
representante
de la organización
necesarias
nuevapropuesta.
5. Se tiene un máximode 45 días naturalespara el cierrede las acciones,sin embargose recomienda
ampliamentesu envío con anticipaciónpues es posibleque el auditorretroalimente
las correcciones
especificas
u accionescorrectivas.
Otros puntos a cons¡derar.
. No es necesarioadjuntartodos los documentoscambiadoscompletos,es suficientecon adjuntarlas
páginasque contienenlos cambiosproducidos.
. Cuantomás evidenciase envíenparademostrarla implantación
de las correcciones
/ accionescorrectivas
de las no-conformidades
u observaciones
mejor.
. ldentificar
(g!¡g¡g¡!9, negrita,resaltado...).
los cambiosproducidos
en los documentos
' En caso de que la obtenciónde las evidenciasdefinitivaspueda demorarsepor causasajenasa la
justificary enviar documentosque demuestrenque se comenzó con los trámites
organización,
(solicitudes,
correspondientes
entregascon sellode registrode entrada,cartas,planificaciones...).
' El no
puedesuponerque el AuditorLíderresponsable
seguirestasrecomendaciones,
del equipode auditoresconsidereque el Plande
y lo devuelvaa la organización
AccionesCorrectivas
no esté lo suf¡cientemente
documentado
retraso.
con el consiguiente
FO.PGO.{r6.06
6de9
ORGANISMO
DECERTIFICACIÓN
CONSENTIDO
Rev.2
Enero2010
t*ffi&
DE ACCIONESCORRECTIVAS
SOLICITUD
Tipo de
solicitud
Descripción:
ObservaciónX
Formato I de 3
Reouisito:
4.2.3
No conformidadn
por el sistemade gestiónde la calidaddeben
La normaISO 9001:2008diceque los documentos
requeridos
que definalos controlesnecesariospara:
controlarse.
Debeestablecerse
un procedimiento
documentado
a) aprobarlos documentosen cuantoa su adecuación
antesde su emisión,b) revisary aclualizar
los documentos
cuandosea necesarioy aprobarlosnuevamente,
los cambiosy el estadode la
c) asegurarse
de que se identifican
versiónvigentede los documentos,
d) asegurarse
de que las versionespertinentes
de los documentos
aplicables
se
encuentran
disponibles
en los puntosde uso,e) asegurarse
de que los documentospermanecen
legiblesy
fácilmenteidentificables,
f) asegurarsede que los documentos
de origenexterno,que la organización
determinaque
y la operacióndel sistemade gestiónde la calidad,se identifican
y que se
son necesariosparala planificación
y g) prevenirel uso no intencionado
controlasu distribución,
de documentosobsoletos,y aplicarlesuna identificación
adecuadaen el casode que se mantenganpor cualquierrazón
Durante esta audltoría se encontró gue no se tlenen debldamente identificados como "Obsoletos" algunos
documentos que, de acuerdo al Procedimiento SUGC-GE-P-0Ien su política Num 7 debe imprimirse en ellos
la leyenda OBSOLETOo MODIFICADOy la fecha en que dejan de ser aplicables, ej, Procedlmlentosde
procesos de la CUTAI; Por otrc lado, todos los documentos del SUGCde los que dependeel SGC de la
CUTAI slguen haciendo referenciaa la verslón 2000,a pesar de que la CUTAIse ha certlflcado baJola versión
ISO 9001:2008.
PARACOMPLETARPORLA ORGANIZACION
Anáfisis de la Causaraizde la desviación':
Descripciónde la(s)Gorrección(es)
Específica(s)a:
Responsable(s)
Fechade termino
o comorom¡so
Evidenciaadjunta
Descripciónde la(s)Acción(es)
Correctiva(sl':
Responsable(s)
Fechade termino
o compromiso
Evidenciaadjunta
PARACOMPLETARPORAUDITORL¡DER
Valoracióndel Auditor Líder
Fecha de
valoración
Aceptaciónde las
acciones:
Comentariosde la verificaciónde las accionesy su implementac¡ón:
SIN NOE
Firma:
Fechade aceptación:
3 Puedehabermás de una CausaRaiz parala
desviacióndetectiada
o
Las correcciones
especificas
son aquellasque eliminanla desviación
señalada.
s
Las accionescorrectivasson aquellasque eliminanla causaraíz u otra situaciónno deseable,será necesarioque deiallelos cambios
hechosy su justificación
correspondiente
FO-PGO-06-06
7de9
ORGANISMO
DECERTIFICACIÓN
CONSENTIDO
Rev.2
Enero2010
[.iffieffiffiffi
SOLICITUD
DE ACCIONESCORRECTIVAS
Tipo de
solicitud
ObservaciónX
Formato 2 de 3
Requisito:
4.2.4
No conformidadI
parael Controlde los Registros
que menciona
La CUTAIdependedel Procedimiento
SUGC-GE-P-02
en su políticanum.1 que cadaentidadacadémica
o dependencia
determina
la formaparaidentificar,
ordenar,almacenar,proteger,recuperary retenerlos registrosque genere.
Al momento de esta auditoría no se identificó ningún método establecido que garantice el
Descripción: respaldo de los registros electrónicos. Se defecfaron también algunas fallas en el llenado de los
regisfros, ej. Control de Obligaciones de Transparenciapor SO (CT-GE-F-2í)en el que no se
encontró registrado un Directorio de Recursos Humanos a pesar de gue éste ya fue publicado;
formatos de Acciones CU0509-4,5y 6 que no indican si se encuentran abiertas o cerradasa
oesar de oue va han sido cerradas,
PARA COMPLETARPORLA ORGANIZACION
Análisisde la Causaraízde la desviación':
Descripciónde la(s)Corrección(es)
Esoecíficals)':
Responsable(s)
Fecha de termino
o compromiso
Evidenciaadjunta
Descripciónde la(s)Acción(es)
Correctiva(s)o:
Responsable(s)
Fechade termino
o comoromiso
Evidencia adjunta
PARACOMPLETARPORAUDITORL¡DER
Valoracióndel Auditor Líder
Fecha de
valoración
Aceptaciónde las
acciones:
Comentarios de la verificación de las acciones y su implementación:
srfl
Nof]
Firma:
Fecha de aceptación:
6 Puedehabermás de una
CausaRaiz oarala desviacióndetectada
t
que eliminanla desviación
Las correcciones
especificas
señalada.
8
"qr"ll".que eliminanla causaraiz u otra situaciónno deseable,será necesarioque detallelos cambios
Las accionescorrectivasson"on
aquellas
hechosy su justificación
correspondiente.
FO-PGO-06-06
8de9
ORGANISMO
DECERTIFICACIÓN
CONSENTIDO
Rev.2
Enero2010
SOLIGITUD
DE ACCIONESCORRECTIVAS
Tipo de
solicitud
Observación!
Formato 3 de 3
Reouisito:
7.4
No conformidadn
La normaISO9001:2008
nosdiceque la organización
debeasegurarse
de que el producto
adquirido
y al
cumplelos requisitos
de compraespecificados.
El tipoy el gradodelcontrolaplicadoal proveedor
producto
adquirido
debendepender
del impactodel producto
realización
adquirido
en la posterior
del
productoo sobreel productofinal.La organización
debeevaluary seleccionarlos proveedores
en
funciónde su capacidadparasuministrarproductosde acuerdocon los requisitosde la organización.
parala selección,
y la reevaluación.
Debenestablecerse
loscriterios
la evaluación
Debenmantenerse
y de cualquier
que se derivede las
Descripción: los registrosde los resultados
de lasevaluaciones
acciónnecesaria
mtsmas.
Para cumplir con lo anterior se evalúa a los proveedores en el formato CT-GE-F-27,sin embargo
no se tiene clara la metodologíapara esta evaluación y reevaluación registrando solamenteuna
calificación promediada sin que se refleje de dónde se obtiene ese promedio. Al proveedor del
mantenimiento al sistema MKATSINAse /e l¡a evaluado de otra manera diferente a ésúaa pesar
de oue también es un Droveedor externo,
PARA COMPLETARPORLA ORGANIZACION
Anáfisis de la Causaraízde la desviación":
Descripciónde la(s)Corección(es)
Específica(s)10:
Responsable(s)
Fechade termino
o comoromiso
Evidenciaadjunta
Descripciónde la(s)Acción(es)
Correctiva(s)
Responsable(s)
Fecha de termino
o compromiso
Evidenciaadjunta
PARACOMPLETAR
PORAUDITORLiDER
Valoracióndel Auditor Líder
Fecha de
valoración
Aceptaciónde las
acciones:
Comentariosde la verificaciónde las accionesy su implementación:
stn Non
Firma:
Fechade aceptación:
e Puedehabermás
de una CausaRaízoarala desviac¡ón
detectada.
to
Lasconecciones
específicas
son aquellasque eliminanla desviación
señalada.
" Las accionescorrectivasson aquellasque eliminanla causa¡aíz u olra situaciónno deseable,será necesarioque detallelos cambios
hechosy su justificación
correspondiente
FO.PGO.06.06
9de9
DECERTIFICACIÓN
ORGANISMO
CONSENTIDO
Rev.2
Enero2010