PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

UNIVERSIDAD MICHOACANA DE SAN NICOLAS DE HIDALGO
P-CDSISTEMA BIBLIOTECARIO
PROCEDIMIENTO DE
CONTROL DE DOCUMENTOS
DG_SB_PCD_4.2.3_2014_01
CONTROL DE CAMBIOS
No.
1
2
3
4
SECCIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
TODO EL
DOCUMENTO
MÉTODO PARA LA
CODIFICACIÓN DE LOS
DOCUMENTOS
TABLA DE REVISIÓN Y
APROBACIÓN
DE
DOCUMENTOS
Esta es la primera versión a facilitar la
integración de los sistemas de gestión de
calidad certificados en el sistema bibliotecario
21/MAY/2013
-
Esclarecimiento de notas 3, 8 y 9
18/MAY/2014
-
Reasignación de responsabilidades del GIC
de la DGB al Responsable de Control de los
Documentos.
-
Asignación de Responsabilidades y
Autoridades para la revisión y aprobación
de Planes de Calidad de los Procesos de la
DGB.
-
Se responsabiliza a los RD de centros de
información y procesos centrales de
proporcionar información para la apertura
de cuentas de acceso al Foro Virtual del
SGC.
Se ajusta la tabla de la carátula conforme a
lo indicado en la Tabla de Revisión y
Aprobación de Documentos.
POLÍTICA DE CONTROL
DE DOCUMENTOS
-
5
FECHA
CARÁTULA
REVISÓ
Representante de la Dirección de la
Calidad de la DGB
FECHA Y EVIDENCIA
DE REVISIÓN
Minuta
26 de mayo de 2014
18/MAY/2014
21/MAY/2014
21/MAY/2014
APROBÓ
Comité de Calidad de la Dirección
General de Bibliotecas
FECHA Y EVIDENCIA DE APROBACIÓN
Minuta
26 de mayo de 2014
1.
PROPÓSITO
El presente Procedimiento de Control de Documentos tiene como propósito definir los controles
integrados necesarios para: aprobar, revisar, actualizar, identificar los cambios y las versiones
vigentes, así como controlar la identificación, disponibilidad, legibilidad y distribución de los
documentos internos, que forman parte del SGC-SB, así como los externos, previniendo el uso
no intencionado de documentos obsoletos, conforme a lo establecido en la normatividad
institucional.
2.
ALCANCE
Este procedimiento debe ser aplicado a la documentación del sistema bibliotecario institucional,
mismo que incluye tanto a los procesos centrales de la Dirección General de Bibliotecas como a
los centros de información universitarios que se han integrado al sistema de gestión de calidad
ISO 9001 del Sistema Bibliotecario Institucional de la Universidad Michoacana de San Nicolás de
Hidalgo.
3.
POLÍTICA PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS
Para asegurar un adecuado control de los documentos se ha dispuesto de un recurso en línea
denominado “Plataforma de Control de Documentos”, a través de la cual aseguramos la
legibilidad y la fácil identificación de los documentos, siendo posible acceder, localizar y
recuperar, vía Internet, todo tipo de documentos controlados que se utilizan en el Sistema de
Gestión de Calidad del Sistema Bibliotecario Institucional (SGC_SB).
Todas las personas que participan en el SGC_SB deben tener acceso a dicha plataforma, y
pueden disponer de los documentos vigentes. Quienes tienen el privilegio, con el uso de su
contraseña, pueden dar de alta o baja los documentos que han sido aprobados o derogados, en
el ámbito de sus responsabilidades, conforme a lo establecido en el presente procedimiento.
(Ver tabla de revisión y aprobación de documentos, apartado 16).
Los Representantes de la Dirección tanto de los centros de información como de la Dirección
General de Bibliotecas deberán proporcionar, al Responsable del Proceso de Gestión
Tecnológica y Sistemas, una lista de personas, cargos y correos electrónicos, de quienes
pertenecen a los órganos colegiados respectivos, con el propósito de que se les brinde cuentas y
contraseñas de acceso al Foro Virtual de Comunicación Interna para la Aprobación de
Documentos.
El responsable del Proceso de Gestión Tecnológica y Sistemas de la Dirección General de
Bibliotecas se hace cargo de mantener funcionado la infraestructura tecnológica disponible para
la plataforma, así como del respaldo periódico de la información, y en su caso de la recuperación
de los documentos que se requieran, en el caso de que la plataforma deje de funcionar.
4.
ÁMBITO DE COMPETENCIA PARA LA APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos que se utilizan en el SGC_SB son aprobados por distintas instancias, según su
ámbito de competencia, conforme a la normatividad universitaria. Los de aplicación general son
aprobados por el H. Consejo Universitario (conforme a lo establecido en el artículo 12 fracción
1ª de la Ley Orgánica de la UMSNH) y, en el ámbito de sus responsabilidades, por el Consejo del
Sistema Bibliotecario (conforme a lo establecido en el artículo 8° del Reglamento General de
Bibliotecas de la UMSNH).
Página 2 de 16
SB_P_PCD_4.2.3_2014_01
En ocasiones se emiten disposiciones de las autoridades superiores, conforme a sus atribuciones
establecidas en la normatividad universitaria (artículo 8° de la ley orgánica de la UMSNH),
mismos que son incorporados al SGC-SB.
Los documentos que se utilizan en los procesos centrales de la Dirección General de Bibliotecas
(DGB) son aprobados por el Comité de Calidad de la DGB, y en ocasiones se emiten disposiciones
administrativas en el ámbito de la competencia del titular de la DGB, conforme al Reglamento
General de Bibliotecas vigente.
Los documentos que se utilizan en los centros de información universitarios son aprobados por
el Comité del Centro de información respectivo, conforme a lo establecido en el Reglamento
General de Bibliotecas vigente, en su artículo 9° y 10°. Y eventualmente son disposiciones
administrativas emitidas por los titulares de las dependencias, conforme a sus atribuciones
establecidas en la normatividad universitaria.
(Artículo 8° de la Ley Orgánica de la UMSNH).
Los órganos colegiados, (ver tabla de términos y definiciones, apartado No. 17) facultados para
aprobar los documentos, tienen la atribución para delegar la aprobación y revisión de algunos
de los documentos, especialmente cuando éstos sean de carácter técnico y tengan una
aplicación limitada, por ejemplo: dentro de un solo proceso o un solo centro de información.
5.
ÁMBITO DE COMPETENCIA PARA LA REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Todas las personas que participan en el SGC_SB pueden solicitar la revisión de los documentos y
participar con propuestas para su mejora, ya que estos están sujetos a revisión en cualquier
momento, en el ámbito de su competencia, conforme a lo establecido en la tabla de revisión y
aprobación de documentos (ver apartado 16).
6.
POLÍTICA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
En relación a los documentos de aplicación general en el sistema bibliotecario y los de aplicación
en los procesos centrales de la DGB, es el Responsable de Control de Documentos de la
Dirección General de Bibliotecas y, ante su ausencia, el Representante de la Dirección, quienes
deben mantener actualizada la “Plataforma de Control de Documentos” con las versiones
vigentes de éstos.
Respecto a la actualización de los documentos de aplicación particular en los centros de
información, son los Gestores Internos de la Calidad y, ante su ausencia, el Representante de la
Dirección, quienes deben mantener actualizada la “Plataforma de Control de Documentos”.
En la “Plataforma de Control de Documentos” en la cual se deberán dar de alta todos los
documentos aprobados en formato *PDF y, en el caso de los registros en un formato que
permita su impresión, edición y llenado respectivo, solo deben mantenerse las versiones
vigentes de todo tipo de documentos, tanto los de aplicación general como los de uso particular
en los centros de información y procesos centrales de la DGB. Los documentos obsoletos deben
de darse de baja para evitar el uso no intencionado de los mismos.
La identificación de los cambios que sufre un documento se identifica conforme a la codificación
utilizada (ver apartado 8).
Página 3 de 16
SB_P_PCD_4.2.3_2014_01
La “Plataforma de Control de Documentos” cuenta con un sistema de archivo de documentos
obsoletos, el cual se genera, de manera automática, al momento de eliminar algún documento
de la plataforma.
El acceso a dicho archivo quedará limitado al Responsable del control de documentos de la DGB,
lo anterior para evitar un uso no intencionado de los mismos, sin embargo, ante la necesidad de
recuperar un documento para algún uso particular, dicho archivo estará a disposición de toda
persona que lo requiera, previa solicitud ante el Responsable del control de los documentos de
la DGB.
7.
POLÍTICA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
La “Plataforma de Control de Documentos” sirve de base para la identificación de todos los
documentos vigentes del SGC_SB, tanto los de aplicación general como los de aplicación
particular, y sustituye a las denominadas Listas Maestras de Documentos y Listas Maestras de
Registros. Lo anterior, dado que será posible emitir tablas de contingencia con los datos de los
documentos contenidos en dicha plataforma, a partir de reportes diseñados para tal efecto, en
los que se podrán emitir listados de documentos por: ámbito de competencia, tipo de
documento, área de la norma ISO, versión, almacenamiento, protección, recuperación,
retención, disposición final, etc.
8.
MÉTODO PARA LA CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
El sistema de codificación de documentos incluye los siguientes componentes:
(AA) AMBITO DE APLICACIÓN. Ejemplo: SB = Sistema Bibliotecario
(TD) TIPO DE DOCUMENTO. Ejemplo: IT = Instrucción de Trabajo
(ITD) INICIALES DEL TÍTULO DEL DOCUMENTO. Ejemplo: RGB = Reglamento General de
Bibliotecas
(ISO) AREA DE LA NORMA ISO. Ejemplo: 7.2.1.c = los requisitos legales y reglamentarios
(V) VERSIÓN. Ejemplo: 2013_01
Para la construcción del código para un determinado documento deben utilizarse los elementos
anteriores en el siguiente orden:
(AA)_ (TD)_(ITD)_(ISO)_(V)
ESQUEMA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LOS CÓDIGOS
Ejemplos:
El Reglamento General de Bibliotecas debe codificarse así:
SB_DN_RGB_7. 2.1. C_2013_01
El Reglamento Interno de la Hemeroteca Pública Universitaria debe codificarse así:
HPU_DN_RI_7.2.1.C_2013_02
Los códigos a utilizar son los siguientes:
AMBITO DE APLICACIÓN (AA)
SB = Sistema Bibliotecario
DGB = Dirección General de Bibliotecas
Página 4 de 16
SB_P_PCD_4.2.3_2014_01
BFP= Biblioteca de la Facultad de Psicología (se utilizarán la iniciales del centro de
información)
PGTS = Proceso de gestión tecnológica y sistemas (ejemplo para el caso de procesos centrales)
TIPO DE DOCUMENTO (TD)
DE = Documento externo
DN = Documento normativo
IT = Instrucción de trabajo
M = Manuales
PC = Plan de calidad
P = Procedimiento
R = Registro
EJEMPLOS PARA EL CASO DE DOCUMENTOS EXTERNOS
“Reglas de Catalogación Angloamericanas” adoptadas para su aplicación en todo el sistema
bibliotecario
SB_DE_RCA_7.2.1.d_2013_01
Estándar “Dublin Core” para el desarrollo repositorio institucional de tesis digitalizadas,
adoptada por el Proceso de Gestión tecnológica y Sistemas de la DGB
PGTS_DE_DC_7.2.1.d_2013_01
EJEMPLOS PARA EL CASO DE DOCUMENTOS NORMATIVOS
Reglamento General de Bibliotecas de aplicación a todo el sistema bibliotecario
SB_DN_RGB_7.2.1.c_2013_01
Política de Control de Ingresos Generados de la Dirección General de Bibliotecas
DGB_DN_PCIG_7.2.1.c_2013_01
Reglamento Interno de la Biblioteca del Instituto de Investigaciones Históricas
BIIH_DN_RI_7.2.1.c_2013_01
Política de Gestión de Colecciones de la Biblioteca de la Facultad de Psicología
BFP_DN_PGC_7.2.1.c_2013_01
EJEMPLOS PARA EL CASO DE MANUALES
Manual de Gestión de Calidad del sistema bibliotecario
SB_M_MGC_4.2.2_2013_01
Manual de Bolsillo de la Biblioteca de la Facultad de Economía
BFE_M_MB_4.2.2_2013_01
EJEMPLOS PARA EL CASO DE PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS DE LA NORMA
Procedimiento de Control de Documentos de aplicación en todo el sistema bibliotecario
SB_P_PCD_4.2.3_2013_01
Página 5 de 16
SB_P_PCD_4.2.3_2014_01
PARA OTROS PROCEDIMIENTOS ADOPTADOS POR LAS DIFERENTES ÁREAS
Procedimiento de Comprobación de Gastos de aplicación en las áreas de la DGB
DGB_P_PCG_7.4.1_2013_01
Procedimiento de Credencialización de aplicación en el Proceso de Gestión Tecnológica y
Sistemas de la DGB
PGTS_P_PC_7.5.1_2013_01
Procedimiento de Prestación de Servicios de aplicación en la Biblioteca de la Facultad de
Psicología
BFP_P_PPS_7.5.1_2013_01
EJEMPLOS PARA EL CASO DE PLANES DE CALIDAD
Plan de Calidad para el Proceso de Prestación de Servicios de la Biblioteca de la Facultad de
Derecho y Ciencias Sociales
BFDCS_PC_PPS_7.1_2013_01
EJEMPLOS PARA EL CASO DE REGISTROS
Registro de educación, formación, habilidades y experiencia en el Sistema de Administración de
Recursos Humanos, de aplicación en todo el sistema bibliotecario
SB_R_SARH_6.2.2.e_2013_01
Registro de Evaluación de la Infraestructura Física, aplicable en las áreas de la Dirección General
de Bibliotecas
DGB_R_EIF_6.3_2013_01
Registro de Actividades de Aseso en la Biblioteca de la Facultad de Economía
BFE_R_AA_6.4_2013_01
EJEMPLOS PARA EL CASO DE INSTRUCCIONES DE TRABAJO
Instrucción de Trabajo para la emisión de credenciales de aplicación en el Proceso de Gestión
Tecnológica y Sistemas de la DGB
PGTS_IT_EC_7.5.1.b_2013_01
Instrucción de Trabajo para la Orientación a Usuarios de aplicación en la Biblioteca de la
Facultad de Ciencias Médicas y Biológicas
BFCMB_IT_OU_7.5.1.b_2013_01
Notas para la codificación de documentos:
1.
La “Plataforma de Control de Documentos” contará con un módulo que desplegará los
capítulos, áreas, sub-áreas e incisos de la norma ISO 9001, para facilitar la selección
correspondiente a cada documento, al momento de su alta en la misma.
2.
Para la asignación del ámbito de aplicación, se deberá tomar las iniciales del centro de
información, sin considerar el nombre propio del personaje que le dé nombre. Ejemplo:
Biblioteca de la Facultad de Psicología “Silvia Figueroa Zamudio”, deberá codificarse sólo con las
iniciales BFP.
Página 6 de 16
SB_P_PCD_4.2.3_2014_01
3.
Los gestores internos de la calidad deben ser competentes para asignar el área de la
norma ISO 9001 en la que impacta cada documento. En caso de que un documento impacte a
dos o más áreas de la norma, en el encabezado del archivo donde figura la codificación, deberá
hacer referencia sólo a un área de la norma, la más trascendente, ya que la plataforma antes
mencionada permitirá el registro de todas las demás áreas que sean necesarias, lo anterior a
partir de la competencia técnica del gestor interno de la calidad.
4.
Los gestores de la calidad deberán analizar cuidadosamente el ámbito de aplicación, el
tipo de documento y el área de la norma ISO 9001, de cada documento, antes de codificarlo.
5.
Las especificaciones para el almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de
retención y, disposición final de los registros, debe ser capturada por los gestores internos de la
calidad, al momento de dar de alta los formatos de registro, en la “Plataforma de Control de
Documentos”.
6.
Las tablas de contingencia se podrán obtener, vía internet, por medio de reportes de la
“Plataforma de control de Documentos”, diseñados para ello.
7.
La versión del documento corresponderá al año en que fue aprobada y el indicativo de
dos dígitos que le sigue, se refiere al número de revisión realizada durante el mismo año.
8.
Para Documentos Normativos cuya aprobación esté fuera del área de libertad de los
órganos colegiados del SB, se respetará la versión y año en el que fueron aprobados, sin alterar
el documento de forma alguna, sin embargo para efectos de incorporación en la plataforma de
Control de Documentos, se le asignará un código interno, donde se determine área de
aplicación, tipo de documento, iniciales, área de la norma, año y versión, los cuales no alterarán
la información de origen del documento.
9.
Los documentos externos a nuestro SGC, que ya cuentan con un código institucional,
éste se utilizará sin modificación, sin embargo para efectos de incorporación en la plataforma de
Control de Documentos, se le asignará un código interno, donde se determine área de
aplicación, tipo de documento, iniciales, área de la norma y versión, los cuales no alterarán la
información de origen del documento
10.
Para la redacción de contenidos de la documentación del SGC se utilizará el código del
documento, sin incluir la versión ni revisión, ya que la plataforma de control de documentos
hace referencia a las mismas. Por ejemplo la Instrucción de Trabajo
CIBA_IT_AEF_7.5.1.b_2013_01 se citará, en la documentación que haga referencia a la misma,
como CIBA_IT_AEF_7.5.1.b, lo cual permitirá actualizar, de manera automática, las versiones de
la IT, cuando éstas se actualicen en la plataforma de control de documentos, sin tener que
modificar el contenido de los documentos.
11.
La plataforma de control de documentos permite realizar cambios en las versiones o
revisiones de los documentos, así como editar el contenido de los mismos, sin que se pierdan los
hipervínculos que los ligan a la documentación del SGC. Por lo que los códigos que se mencionan
en los contenidos seguirán siendo vigentes, aun cuando se modifiquen los documentos.
12.
Cuando un centro de información o proceso central cuenten con una considerable
cantidad de formularios impresos sin el código correspondiente, se levantará una minuta en la
que se explique la cantidad y folios pendientes de uso, que serán utilizados sin el código
impreso.
Página 7 de 16
SB_P_PCD_4.2.3_2014_01
13.
Las plataformas serán codificadas como registros, en el ámbito de aplicación de las
mismas.
9.
POLÍTICA PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
La distribución de los documentos, tanto los de aplicación general en el sistema bibliotecario
como los que se aplican en el ámbito de los procesos centrales, es un compromiso del
Responsable del Control de los Documentos de la DGB. Y en el caso de los documentos de
aplicación particular, la responsabilidad recae en el Gestor Interno de la calidad de cada centro
de información.
Para lograr el control de la distribución de los documentos del SGC-SB, se ha dispuesto de la
“Plataforma de Control de Documentos”, la cual sirve para asegurarse que las versiones que se
distribuyen en las áreas de uso cumplen los requisitos, y cuya distribución se lleva a cabo
conforme a lo establecido en las Tablas de Responsabilidad y Autoridad del presente
procedimiento (ver apartados 12.1 y 12.2).
Adicionalmente se ha determinado que la “Plataforma de Control de Documentos”, con acceso
vía Internet, sirva de base para posibilitar la, búsqueda, recuperación e impresión de cualquier
tipo de documento que se requiera y, para posibilitar que las versiones pertinentes de los
documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de uso, incluso para la revisión
documental en línea que llevan a cabo tanto los auditores internos como externos.
10.
POLÍTICA DE PREVENCIÓN DEL USO NO INTENCIONADO
Para prevenir el uso no intencionado de versiones no vigentes de los documentos del sistema de
gestión de calidad se considerará, como la única versión vigente de los mismos, la que se
encuentre dada de alta en la “Plataforma de Control de Documentos”, con acceso vía Internet.
Siendo responsabilidad de los gestores internos de calidad, en su área de competencia, retirar
todo tipo de versiones no vigentes de las áreas de uso.
Las personas autorizadas para dar de alta o baja los documentos en la “Plataforma de Control
de Documentos” deben mantener una copia digitalizada y/o una copia impresa de los
documentos vigentes, bajo su resguardo, con el propósito de suministrarlos ante una posible
falla de la plataforma o de energía en las áreas de uso.
11.
DOCUMENTOS EXTERNOS
Cuando un centro de información determine adoptar un documento externo a la UMSNH de
aplicación particular, una vez aprobado, el GIC podrá subirlo directamente a la “Plataforma de
control de Documentos”.
En el caso de los documentos externos de aplicación general, el Representante de la Dirección
deberá solicitar, mediante oficio dirigido al Responsable del Proceso de Gestión de Calidad de la
DGB, la incorporación del archivo relativo a dicha norma, a la Plataforma de Control de
Documentos.
Página 8 de 16
SB_P_PCD_4.2.3_2014_01
12.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
12.1
RESPONSABILIDAD
Los responsables de la aplicación del presente procedimiento son: los gestores internos de la
calidad, representantes de la dirección, responsables de procesos centrales, así como
integrantes de los órganos colegiados (comité de calidad, comités de centros de información) de
las áreas que participan en el Sistema de Gestión de Calidad del Sistema Bibliotecario (SGC-SB),
en el ámbito de su competencia y, conforme a la siguiente tabla:
Página 9 de 16
SB_P_PCD_4.2.3_2014_01
PUESTO
1.
2.
3.
4.
5.
Gestores Internos de la
Calidad de los Centros de
Información (GIC)
y
Responsable de Control de los
Documentos de la DGB
6.
7.
8.
9.
10.
11.
1.
2.
Representantes de la
Dirección (RD)
3.
4.
5.
6.
RESPONSABILIDAD
Coordinar las actividades de elaboración, revisión y
aprobación de documentos del SGC, en el ámbito de su
competencia; y en los casos que le corresponda revisar y
aprobar los documentos
Controlar y mantener actualizada la documentación del SGC
en la “Plataforma de Control de Documentos”.
Identificar los documentos del SGC, en el ámbito de su
competencia mediante la codificación establecida en este
procedimiento.
Asegurar que las versiones de los documentos vigentes se
encuentran disponibles en los puntos de uso.
Asegurar la legibilidad y distribución de los documentos
internos y externos necesarios para la operación de los
procesos.
Controlar los documentos obsoletos para evitar su uso no
intencionado, en el ámbito de su competencia.
Conservar un respaldo digitalizado del SGC y, cuando sea
necesario, proporcionarlo al personal, en el ámbito de su
competencia.
Orientar al personal respecto al uso “Plataforma de Control
de Documentos”, en el ámbito de su competencia.
Distribuir los documentos y registros vigentes necesarios
para los procesos, apoyándose en la “Plataforma de Control
de Documentos”.
Identificar y controlar los documentos de origen externo
que deban incorporarse al SGC, apoyándose en la
“Plataforma de Control de Documentos” y a lo establecido
en el presente procedimiento.
Capacitar al personal en el uso y aplicación general de los
documentos, en el ámbito de su competencia.
Revisar y aprobar cambios en los documentos, conforme a
las facultades que les haya otorgado el órgano colegiado
correspondiente, en el ámbito de su competencia.
Revisar continuamente los documentos aplicables a sus
áreas y proponer actualizaciones cuando sea necesario, en
el ámbito de su competencia.
Comunicar al GIC en relación al uso de documentos
externos en sus áreas y vigilar la aplicación de los mismos.
Mantenerse al tanto de los documentos vigentes que se
publican en la “Plataforma de Control de Documentos”.
Participar en la capacitación del personal y usuarios en el
uso y aplicación de los documentos, en el ámbito de su
competencia.
Verificar la aplicación y cumplimiento del presente
procedimiento.
Página 10 de 16
SB_P_PCD_4.2.3_2014_01
1. Revisar y aprobar los documentos que se pongan a su
consideración mediante el método que les resulte más
conveniente (sesiones presenciales, correo electrónico, foro
virtual, etc.)
2. Hacer llegar al GIC mediante el foro virtual, vía correo
electrónico o personalmente, las observaciones o propuestas
de modificación a los documentos, en el ámbito de su
competencia.
3. Delegar la aprobación de algunos documentos del SGC en la
persona o personas que se consideren pertinente, en el
ámbito de su competencia.
1. Ingresar a la “Plataforma de Control de Documentos” para
conocer las actualizaciones de la documentación del SGC.
2. Aplicar los documentos necesarios para la operación de los
servicios bibliotecarios, en el ámbito de su competencia.
Órganos Colegiados (OC)
Personal de la DGB y Centros
d de información
12.2
AUTORIDAD
Se advierte que, en todo caso, prevalecerá la autoridad que emana de las normatividad
universitaria, aprobada por los órganos colegiados respectivos. Por lo que en la siguiente tabla
se asigna, de manera enunciativa, no limitativa, las autoridades particulares para la operación
del Sistema de Gestión de Calidad del Sistema Bibliotecario, en lo particular.
ORGANO O PERSONA
1.
2.
Órganos Colegiados
3.
Directivos de
dependencias
universitarias
Representantes de la
Dirección y Responsables
de los Procesos Centrales
1.
1.
1.
Gestores Internos de la
Calidad
AUTORIDAD
Para aprobar todo tipo de documentos normativos y del sistema de
gestión de calidad, en el ámbito de su competencia, conforme a la
normatividad universitaria y al presente procedimiento.
Para delegar en los Representantes de la Dirección, tanto la revisión
como la aprobación de los documentos del Sistema de Gestión de
Calidad que se consideren pertinentes.
Para delegar en los Gestores Internos de la Calidad, tanto la revisión
como la aprobación de los formatos de registros e Instrucciones de
Trabajo del Sistema de Gestión de Calidad que se consideren
pertinentes.
Dictar las medidas administrativas que se requieran para el
cumplimiento de la normatividad institucional del SGC, en el ámbito
de su competencia.
Para revisar y aprobar los documentos del sistema de gestión de
calidad, conforme a la delegación de facultades que les hayan
conferido sus propios órganos colegiados, en el ámbito de su
competencia.
Distribuir los documentos en el ámbito de su competencia, para
revisar y aprobar los formatos de registro del sistema de gestión de
calidad, conforme a la delegación de facultades que les hayan
conferido sus propios órganos colegiados, en el ámbito de su
competencia.
Página 11 de 16
SB_P_PCD_4.2.3_2014_01
13.
No.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
(NOMBRE)
1
PROPUESTA
2
REVISIÓN
3
APROBACIÓN
4
IDENTIFICACIÓN
CODIFICACIÓN
5
ACTUALIZACIÓN
6
DISTRIBUCIÓN
7
Retiro de Obsoletos
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Y
REGISTRO
Cualquier miembro del personal de la DGB o centros No
requiere
de información puede proponer cambios, evidencia
modificaciones y/o la inclusión de documentos al
SGC, explicando al RD y/o al GIC, los motivos y
beneficios que se generarían con el cambio, para
que este analice y formalice la propuesta de
modificación
El Responsable de Control de los Documentos de la No
requiere
DGB y /o los GIC de los centros de Información evidencia
someten a revisión la propuesta de modificaciones,
ante la persona u órgano colegiado, conforme a la
“Tabla Revisión y Aprobación de Documentos” (Ver
sección 16). De no pasar la revisión, el documento
es regresado al paso anterior para su ajuste.
Se procede a aprobación del documento revisado en Manifestación de
el paso anterior, conforme a la tabla de revisión y
aprobación
aprobación de documentos (Ver sección 16). Esta
actividad solo aplica a los documentos que han (Impresa
o
pasado la revisión
electrónica)
El Responsable de Control de los Documentos de la Documento
DGB y /o los GIC de los centros de Información Codificado
Identifican y codifican el documento atendiendo a lo
dispuesto en el presente procedimiento, y a la
“Tabla de Requisitos Mínimos para el Control de
Documentos” (Ver sección 15).
El Responsable de Control de los Documentos de la Documento
DGB y /o los GIC de los centros de Información incorporado a la
actualizan la documentación aprobada, y la “Plataforma de
incorporan a los documentos vigentes en la Control
de
“Plataforma de Control de Documentos”, Documentos”
capturando todos los campos que se le indican para
cada tipo de documento.
El Responsable de Control de los Documentos de la Documento
DGB y /o los GIC de los centros de Información disponible en las
distribuyen el documento o documentos aprobados, puntos de uso
previo aseguramiento de su legibilidad, en las áreas
y en los puntos de uso aplicables.
Los documentos de origen externo no se distribuyen,
se conservan para su consulta en la “Plataforma de
Control de Documentos” y/o en la carpeta impresa
del SGC
El Responsable de Control de los Documentos de la
Archivo
de
DGB y /o los GIC de los centros de Información
documentos
retira los documentos obsoletos de los puntos de
obsoletos de la
uso y en su caso los destruye; los da de baja de la
“plataforma de
“Plataforma de Control de Documentos”.
control de los
Los documentos obsoletos serán archivados, de documentos”
manera automática, por la “Plataforma de Control
de Documentos”, y cualquier persona podrá solicitar
una copia digitalizada al Responsable de Control de
los Documentos de la DGB.
Página 12 de 16
SB_P_PCD_4.2.3_2014_01
14.
DIAGRAMA DE FLUJO
Página 13 de 16
SB_P_PCD_4.2.3_2014_01
15.
TABLA DE REQUISITOS MÍNIMOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Para el diseño de los documentos se observarán los siguientes requisitos mínimos:
TIPO DE DOCUMENTO
DOCUMENTOS NORMATIVOS, MANUALES,
POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y PLANES DE
CALIDAD
FORMATOS DE REGISTROS
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
EXTERNOS
REQUISITOS
Título o nombre del documento, logotipos,
código, tabla de control de cambios, quién
revisó, fecha y evidencia de revisión, quién
aprobó, fecha y evidencia de aprobación,
número de páginas
Título o nombre del documento, logotipos,
código, número de páginas.
Título o nombre del documento, logotipos,
código, número de páginas.
Título del documento externo controlado
NOTA: Los centros de información podrán determinar la ampliación de estos requisitos para
los documentos, en el ámbito de su competencia
Página 14 de 16
SB_P_PCD_4.2.3_2014_01
16.
TABLA DE REVISIÓN Y APROBACIÓN DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO
REVISA
APRUEBA
DOCUMENTOS DE APLICACIÓN GENERAL
Reglamento General de Bibliotecas Consejo del Sistema H. Consejo Universitario
Bibliotecario
Plan Estratégico del Sistema Comité de Calidad de la Consejo
del
Sistema
Bibliotecario
DGB
Bibliotecario
DOCUMENTOS DE APLICACIÓN EN LA DGB
Inclusión
o
adopción
de Representante de la Comité de Calidad de la DGB
documentos
externos
de Dirección de la DGB
aplicación general en el SGC- SB
Manual de Gestión de la Calidad, Representante de la
Comité de Calidad de la DGB
Políticas
y
Procedimientos Dirección de la DGB
Documentados Obligatorios del
SGC
Planes de Calidad de los Procesos Responsable de los
Representante de la Dirección
Centrales de la DGB
procesos centrales de la
de la DGB
DGB
Procedimientos e instrucciones de Responsable de Control Responsable de los procesos
trabajo de los procesos centrales de los Documentos
centrales de la DGB
de la DGB
Registros del SGC de la DGB
Personal de los
Responsable de los procesos
Procesos Centrales de la centrales de la DGB
DGB
CENTROS DE INFORMACIÓN
Reglamento interno de los centros Comité del centro de Consejo Técnico
de información
información
Documento Estratégico
Representantes de la Comité del Centro de
Información
Política de Gestión de Colecciones Dirección
Política de Prestación de Servicios
Inclusión o adopción de
documentos externos de
aplicación particular en el centro
de información
Manuales
Gestores Internos de Representantes
de
la
Dirección
Planes
de
calidad
y/o Calidad
Procedimientos de los procesos
(PGC y PPS)
Instrucciones de trabajo
Formatos de registro
Catálogos
Documentos informativos
Documentos de nueva creación
Página 15 de 16
SB_P_PCD_4.2.3_2014_01
17.
TERMINOS Y DEFINICIONES
Para el presente procedimiento aplican los términos y definiciones de la Norma ISO 9000: 2005,
además de los siguientes:
TÉRMINO
Órganos colegiados
Centros de información
Representante de la Dirección de
la DGB
Representante de la Dirección en
los centros de información
Responsable de proceso central
de la DGB
Gestor Interno de la Calidad de la
DGB
Gestor Interno de la calidad en
los centros de información
Personal del Sistema
Bibliotecario
Plataforma de control de
documentos
Reglamento General de
Bibliotecas
Ley Orgánica
Documento Externo
18.
DEFINICIÓN
H. Consejo Universitario, Consejo del Sistema
Bibliotecario, Comité de Calidad de la DGB, Comités de los
Centros de Información.
Centro de Información, Biblioteca, Hemeroteca o Archivo,
según sea el caso
Subdirector Técnico de la DGB
Encargado, responsable o jefe del centro de información
Encargado, responsable o jefe de un proceso central de la
DGB
Responsable del Proceso de Gestión de la Calidad
Persona responsable de coordinar las actividades
relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad en el
centro de información.
Personas que laboran dentro de las áreas de la Dirección
General de Bibliotecas o en los Centros de Información.
Software en línea instalado en la página de la Dirección
General de Bibliotecas que sirve para registrar y dar
acceso a todo tipo de archivos correspondientes a la
documentación del sistema de gestión de calidad.
Reglamento General de Bibliotecas. Aprobado el 28 de
Marzo de 2000
Ley Orgánica de la Universidad Michoacana de San
Nicolás de Hidalgo última reforma publicada en el
Periódico oficial: 18 de septiembre de 1986
Documento adoptado de una instancia externa a la
Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo, con
aplicación en el SGC, en un ámbito de aplicación
determinado
ABREVIATURAS Y SIGNIFICADO
ABREVIATURA
SB
DGB
SGC
RD
RPC
GIC
SIGNIFICADO
Sistema Bibliotecario
Dirección General de Bibliotecas
Sistema de Gestión de Calidad
Representante de la Dirección
Responsable de un proceso central de la DGB
Gestor Interno de la calidad
Página 16 de 16
SB_P_PCD_4.2.3_2014_01