Individual Contractor para coordinación logística y el apoyo

Individual Contractor para coordinación logística y el apoyo técnico para llevar a cabo
reuniones internacionales relacionadas con el presupuesto y las políticas públicas para la
infancia
De acuerdo con el Plan Anual de Trabajo del área de Políticas Sociales en 2016, este año se
llevarán a cabo actividades relacionadas con el análisis de las políticas públicas y la generación
de conocimientos en materia de pobreza, protección social, desigualdad e inversión en la
infancia. Se fomentará la cooperación internacional e incrementar el diálogo entre los gobiernos
para fortalecer las capacidades, compartir experiencias y lecciones aprendidas e intercambiar
conocimientos con países en desarrollo hacia el logro de resultados más eficientes y efectivos
en beneficio de la infancia.
Para ello, UNICEF México organizará foros y seminarios con la participación académicos,
funcionarios de México y otros países, miembros de las organizaciones de la sociedad civil y
representantes de organismos internacionales.
De acuerdo con lo anterior, la Oficina de UNICEF en México organizará los siguientes eventos
en la Ciudad de México:
1- Foro de intercambio sur-sur sobre inclusión social e infancia en el marco de los
ODS (pobreza, desigualdad, protección social e inversión en la infancia)
2- Cuarto encuentro regional sobre la inversión en la infancia
3- Reunión de puntos focales de Política Social UNICEF en LACRO
4- Apoyo logístico y administrativo para eventos del área de Políticas Públicas
Se requiere contar con una consultoría de apoyo para la organización logística de estos eventos.
Productos Esperados
En coordinación con las oficiales nacionales de Política Social, según corresponda él/la
Consultor/a estará encargado de gestionar y realizar las actividades logísticas y administrativas
solicitadas por el área de Políticas Públicas.
El/La consultor(a) contratado(a) deberá encargarse de la organización logística de los eventos,
incluyendo:
Actividades a desarrollar:
•Diseño de un plan y un cronograma de trabajo pormenorizados en los cuales se identifiquen
todos los bienes, servicios y actividades necesarios para la realización de los eventos, con
fechas y responsables precisos de las distintas etapas y subprocesos necesarios para su
concreción.
•Diseño de una propuesta de actividades sociales y culturales paralelas
adicionales/complementarias a la agenda sustantiva de cada evento.
•Integración de agenda interna de actividades y minute by minute de eventos estratégicos.
•Bajo la estrecha supervisión e indicaciones de los Oficiales de Programas de UNICEF, el
consultor/a integrará las mesas de trabajo de los participantes y organizará de las agendas
temáticas de cada uno de los paneles.
•Integración de una base de datos de participantes y expositores que incluya información de
contacto, estatus de confirmaciones, datos de viaje y hospedaje y otra información relevante.
•Envío de invitación a participantes
•Envío de información a expositores/conferencistas
•Solicitud de presentaciones y semblanza biográfica de cada uno de los expositores
•Seguimiento a confirmación de participantes y exponentes
•Integración de base de datos de participantes y exponentes
•Preparación de propuestas de boletín logístico del evento, ficha de participación, ficha de
presentación de ponencia
•Coordinación de servicios que UNICEF decida contratar: hospedaje, transporte local de
conferencistas y participantes, alimentación durante los eventos, interpretación simultánea,
producción de materiales para los eventos (gafetes, programas, folletos, notas conceptuales,
boletín logístico, información turística, invitaciones a eventos sociales/culturales, preparación de
escenarios para eventos tales como mamparas, banners, etc., papelería), servicios de registro
de participantes, webstreaming, fotografía, audio y video, equipo de cómputo, etc, acorde con el
diseño de imagen de cada evento.
•Atención a participantes y expositores en cada uno de los eventos sobre dudas respectos a
alojamiento, participación y cuestiones referentes al encuentro.
•Coordinación logística de invitados especiales, expositores internacionales y nacionales: apoyo
en la reserva de pasajes (coordinación con agencia de viajes de ONU), coordinación directa con
el Hotel, check in/out, transportes in/out, coordinación pago de viáticos si se requiere.
•Integración y distribución de paquetes y/o materiales informativos de cada evento
•Elaboración de términos de referencia para la contratación de bienes y servicios necesarios para
cada evento, en coordinación con UNICEF México.
•Encargarse de la contratación y coordinación del proveedor para el diseño y producción de los
materiales POP:
a. Carpetas
b. Roll Ups
c. Baking
d. o Skyline
e. Esferos
f. Block de notas
g. Pendrives
h. Gafetes
i. Material de papelería
Sobre la Sede
En caso de ser necesario, desarrollar los términos de referencia y contratación de espacios para
llevar a cabo los eventos (hotel, centro cultural, centro de conferencias) y coordinación con los
proveedores del espacio para la organización de la prestación de los bienes y servicios
necesarios en cada caso.
En caso de que el gobierno mexicano preste instalaciones para llevar a cabo el encuentro, él/la
consultor(a) estará encargado de coordinar con el Oficial de Políticas Sociales de UNICEF para
satisfacer los requisitos para el préstamo de las salas y llevar a cabo las acciones necesarias
para que su uso sea óptimo y se satisfagan las necesidades de todos las partes.
Actividades durante el evento:
•Participación activa y presencia continua durante los días de realización del evento.
•Participación en el desarrollo de la actividad cultural/cocteles de bienvenida
•Coordinar la participación y atención a invitados especiales.
•Coordinar los servicios:
a) Catering y provisión de alimentos
b) Traducción Simultánea
•Registro de participantes y entrega de material
•Contratar y coordinar lo relacionado con el personal de protocolo para direccionar a los
participantes en los diferentes paneles y den soporte durante todo el evento en coordinación con
el personal del Hotel y UNICEF.
•Coordinar y contratar fotógrafo y camarógrafo
•Coordinar con el personal designado del Hotel/Salón del gobierno, salones, horario de coffee
breaks, almuerzo y demás elementos acciones acordes con la agenda del evento.
•Coordinar la instalación de equipos (pantallas, proyectores, computadoras, micrófonos,etc..) y
verificar que funcionen adecuadamente.
•Coordinar materiales necesarios para las ponencias y verificar que todo lo necesario esté listo.
Preparar con cada exponente sus requerimientos.
•Apoyar a los expositores en sus ponencias y apoyo con el uso de micrófonos entre los
participantes.
Después del evento:
•Enviar mail de agradecimiento y propuesta de cartas formales de agradecimiento.
•Enviar memorias del evento a participantes.
El/la consultor/a seleccionado podrá desempeñar cualquier actividad no mencionada
anteriormente, solicitada por el supervisor.
Entregables:
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Plan de trabajo y cronograma pormenorizado
Informes mensuales indicando las actividades realizadas durante el mes (Indispensable
para el trámite de pago)
Informes de avance de acuerdo al cronograma, cada vez que UNICEF lo solicite.
Términos de referencia necesarios para la contratación de servicios
Agenda de trabajo interna y agenda final de cada evento
Base de datos de participantes confirmados y efectivamente presentes en los eventos
Todos los insumos producidos para la realización del proyecto
Requisitos:
•Título universitario en Comunicación, Administración, Administración Hotelera, Relaciones
Internacionales o carreras afín.
•5 años de experiencia comprobable en la coordinación y organización de logística de seminarios
y conferencias internacionales de gran escala
•Habilidad para coordinar e integrar redes con distintos actores y aliados.
•Completamente bilingüe en inglés y español, francés deseable.
•Habilidades computacionales deseables.
•Conocimiento de la misión y visión de UNICEF deseable
•Flexibilidad de horarios
•Habilidades para el trabajo en equipo
•Habilidades de comunicación en ambientes de crisis
Salario: $40,000 MXN, mensuales
Duración: 8 meses