Capacitacion SIAFPA PRO

Módulo de Gestión de Proyectos
- SiafpaPro -
Gestión de Proyectos de Inversión
Actual
SiafpaPro
Diferentes sistemas de gestión no
integrados a Siafpa
Sistema integrado al Siafpa,
con funcionalidades contables,
presupuestarias y financieras
Proliferación de Unidades Ejecutoras
Adm. de Proyectos realizada por cada
institución
Duplicación de procedimientos
Única fuente de información
Utilización de Unidades Administradoras
de Fondos, como el PNUD
Planificación financiera obligatoria,
con productos y entregables
Falta de acceso de las autoridades a la
información financiera de los proyectos
Seguimiento y medición de resultados
según la metodología del PMI
Información ficticia sobre el devengado
Información real sobre el devengado y
contabilidad automática
Que es Siafpa Pro
• Es un módulo complementario a Siafpa que será utilizado por los gerentes
de proyecto, como instrumento básico para la obtención de información
en línea de la ejecución de los proyectos.
• Incluirá la integración directa con los componentes de compras,
presupuesto, contabilidad, tesorería y control del Siafpa actual.
• Permitirá a los ejecutivos de los Ministerios visualizar en forma integral e
individual los indicadores e información relevante de la cartera de
proyectos.
Que no es Siafpa Pro
• No es un módulo que se pueda implementar en forma separada de Siafpa.
• No es un módulo que pretenda competir con los sistemas comerciales.
• No es un módulo
Decisiones clave de implementación
Área
Estrategia
Ventajas
Sistema
base
Utilizar el Siafpa actual
como base.
Disponibilidad para implantar inmediata en
las entidades que tenga Siafpa.
Posibilitar la utilización de un solo sistema
para el seguimiento financiero del
presupuesto de inversión y del de
funcionamiento.
Desarrollo
Utilizar personal del
MEF minimizando las
contrataciones
externas.
El conocimiento y la capacidad de soporte
queda institucionalizada.
Plataforma
Ultima tecnología
El nuevo módulo se enlaza al Siafpa actual y al
futuro GRP.
Un recorrido breve por los procesos y el sistema
PROCESOS Y FUNCIONALIDADES
Procesos incluidos
Etapa
Procesos
Inicio
Configuración inicial del proyecto(Cédula financiera)
Planificación
Planificación
Ajustes a la planificación
Ejecución
Gestionar Contratos, Adquisiciones
Control
Obtener reportes de seguimiento y control de avance
Cierre
Deshabilitar operaciones y habilitar registros de cierre.
Inicio: Configuración del Proyecto
Este proceso tiene como objetivo el habilitar el proyecto con los datos necesarios para iniciar su
planificación y posterior ejecución.
Temas Clave
Los proyectos deben estar aprobados y disponer de su código SINIP
Los proyectos deben tener identificado su fuente de financiamiento y en el caso de componentes
de fuente externa, el convenio debe estar registrado en Sigade
El proyecto debe tener definido su calendario anual de desembolsos y en los casos de fuente
externa, la estructura de categorías y sub-categorías definidas con el organismo internacional.
Se debe conocer la estructura programática a la que se asignará la inversión a realizar.
Inicio: Registro de Cédula Financiera
Solo proyectos en
SINIP
Inicio: Registro de Cédula Financiera
Conexión directa a SIGADE cuando
tiene financiamiento externo
Inicio: Registro de Cédula Financiera
Selección de la estructura programática
y asociación con los componentes
(categorías) definidos
Montos anualizados
Inicio: Registro de Cédula Financiera
Balance anual tanto
por fuente como por
componente
Inicio: Registro Fondo Proyecto
Gerente: Panel General
Planificación
Este proceso tiene como objetivo el disponer de una planificación detallada de los productos y
entregables definidos para el proyecto y la generación del presupuesto pormenorizado, el plan
de adquisiciones y el plan de caja.
Temas Clave
 Los proyectos se deben planificar en función de productos y entregables
Los recursos del proyecto deben estar asociados directamente a dichos productos y entregables.
Los productos se asociarán posteriormente a contratos específicos y sus entregables a los
planes de pago en base a entregas parciales o avance de obra.
Será obligatorio que el proyecto cuente con un plan operativo y plan de adquisiciones
debidamente aprobado, conforme los estándares establecidos. No se podrá iniciar operaciones en
el sistema si no existe dicho plan.
Planificación
Planificación
Al importar se valida:
Existan productos y
entregables, montos
por año, fechas de
incio y fin, entre otros.
Planificación
Visualización Gantt
Identificación clara de
producto, entregable y
montos
Planificación
Asociación de recursos
a productos (futuros
contratistas)
Planificación
Definición clara de
plan de pagos por
entregable
Planificación
Objeto de gasto por
producto
Planificación
Definición de fuentes,
forma de contratación
Planificación
Generación de presupuesto
pormenorizado, por año
Planificación
Una vez aprobado el
presupuesto, se genera la
línea base del proyecto
Los cambios al proyecto se
realizan entonces a través de
las opciones de “ajustes”.
Planificación: Ajustes
El objetivo de este proceso es actualizar la planificación en función de los cambios que se
pudiesen presentar durante la ejecución del mismo, los mismos pueden tener impacto en la
planificación financiera como en la planificación de compras.
Temas Clave
Todos los cambios a la planificación establecida originalmente deberán realizarse en el sistema.
 Los cambios que por su naturaleza requieran la realización de ajustes presupuestarios, se
gestionarán a través del sistema a través de sus transacciones de reformas presupuestarias.
Planificación: Ajustes
Diferentes opciones para ajustar el plan, siempre
basados en los productos y su impacto o no en el
presupuesto del proyecto tanto total como anual.
Planificación: Ajustes
Se controlará que los cambios no
se realicen en actividades en
ejecución o terminadas.
Ejecución: Gestionar contrataciones
Permite al gerente del proyecto, ordenar el inicio de un trámite que de por resultado la
contratación de un bien o servicio que sustente un producto previsto en el plan. En este punto,
se integran la planificación con la ejecución.
Temas Clave
Las adquisiciones deberán registrar la reserva presupuestaria correspondiente (bloqueo
presupuestario) para garantizar que el acto público que se ejecute, cuente con partida
presupuestaria al momento de realizar la contratación.
Todas las adquisiciones deberán estar incluidas en el plan de adquisiciones para poderse
iniciar. De requerirse una adquisición o contratación extraordinaria, se seguirá el procedimiento
de ajustes a la planificación financiera anual.
Ejecución: Gestionar contrataciones
Trámites soportados
Descripción
Orden de Compra
Contrataciones de bienes y/o servicios regidos bajo el
estándar de Orden de Compra establecido por la ley.
Contrato de Adquisición
de Bienes y Servicios
Estos contratos se usan para la contratación de bienes y
servicios de montos superiores a los
Contrato de Obras
Estos contratos tienen condiciones más complejas como
anticipos, retenciones, múltiples entregables, avances de
obra.
Contratos de
Honorarios
Contratos específicos para contratación de personal.
Contratos de Alquiler
Contratos específicos de viáticos
Viáticos
Nacionales e internacionales.
Ejecución:
Gestionar contrataciones
Ejecución:
Gestionar contrataciones
Ejecución:
Gestionar contrataciones
Proceso: Gestión de Tesorería y Pagos
El objetivo de este proceso es gestionar el pago de los contratistas o ejecutores de los
contratos. Los pagos se podrán realizar contra el fondo rotatorio del proyecto, vía Tesoro
Nacional o en determinados casos vía el organismo financiero.
Temas Clave
El proyecto manejará una única cuenta bancaria en donde se depositarán los fondos tanto del
aporte local como del aporte externo. El sistema controlará contablemente la desagregación de
los pagos y desembolsos realizados. Una vez que la cuenta única inicie operaciones, esta cuenta
se integrará en el Tesoro Nacional.
Los pagos de los proyectos deberán realizarse directamente por el Tesoro Nacional o por los
ministerios o instituciones ejecutoras. No se requerirán servicios de administradores de
fondos tipo PNUD u otros similares.
El control previo se realizará una vez en la transacción de pago, sea en la revisión de la Gestión
de Cobro o en la firma del cheque. De preferencia sería en la revisión de la Gestión de Cobro para
validar que los bienes y servicios se hayan recibido conforme. Dado que el cheque se emitirá por
el sistema se propone que la revisión sea tipo control posterior.
Todos los pagos se deberán autorizar y realizar a través del sistema. No se emitirán
cheques o girarán transferencias fuera del mismo.
Ejecución: Gestión de Pago
Los pagos salen por el
sistema
Ejecución: Gestionar Fondo Rotativo
(Organismo Financiador)
Gestionar el traspaso de fondos desde el Organismo Financiador al Fondo del Proyecto.
Temas Clave
Las solicitudes de reembolsos de fondos no se tramitarán, si estos no han sido
originados a través del sistema. Esto garantizará que se incluya el desglose correcto y
adicionalmente el control de los pagos ya reembolsados.
Ejecución: Gestionar Fondo Rotativo
(Organismo Financiador)
Ejecución: Gestionar Fondo Rotativo
(Organismo Financiador)
Proceso: Gestionar Fondo Rotativo (Tesoro
Nacional)
Gestionar el traspaso de fondos desde el Tesoro Nacional para alimentar el fondo rotativo del
proyecto.
Temas Clave
Las solicitudes de reembolsos de fondos no se tramitarán, si estos no han sido originados a
través del sistema. Esto garantizará que se incluya el desglose correcto y adicionalmente el
control de los pagos ya reembolsados.
El componente del aporte local del préstamo se entregará a los proyectos a través de la figura de
un Fondo Rotatorio Especial de proyectos, que a manera similar al funcionamiento de los
fondos rotativos institucionales, se realizarán a través de un movimiento de fondos financiero, sin
que se afecten las partidas presupuestarias. Este es un requisito indispensable para que se pueda
registrar adecuadamente las operaciones del proyecto y estas a su vez reflejen valores cónsonos
con la realidad.
Control: Reportes
Permite visualizar reportes de seguimiento y control detallados de los productos, contrataciones,
plan de adquisiciones, plan de caja.
Temas Clave
Los reportes se generan directamente de las operaciones del día a día y constituirán la fuente
única y confiable de la ejecución del proyecto tanto para el gobierno panameño como para los
organismos internacionales.
Control: Reportes
Detalle de los contratos,
contratistas , devengados.
Control: Reportes
Plan de caja actualizado a la
fecha, incluyendo los
ajustes.
Control: Reportes
Indicadores por
componentes del proyecto
(categorías)
Control: Reportes
Información del plan de
adquisiciones incluyendo su
estado de ejecución
LPI
06/06/10
LPI
01/05/10
LPI
LPI
LPI
01/01/10
15/04/11
03/03/10
Proceso: Cierre de Proyecto
Permite registrar el cierre definitivo de un proyecto ya sea por completar sus objetivos o por
cancelación anticipada. Deberán quedar registrados los resultados obtenidos.
Temas Clave
El cierre de proyecto incluirá el registro de los resultados de la ejecución del proyecto incluyendo
los datos generales de los documentos que se hayan producido en el cierre tales como informes
de auditoría, informes de gerencia de proyectos, entre otros.
Proceso: Cierre de Proyecto
Ejemplo: Reporte de Estado al Cierre del Proyecto
Comparativo Siafpa-Terceros
Area
Siafpa
Terceros
SiafpaPro
Planificación
No incluye
Plan de compras
Plan integral (WBS) – Importación
de MS Project, linea base e
indicadores de rendimiento de
proyecto
Compras
Solicitudes y ordenes de compra (formato
oficial), integración Panamá Compras(*),
Cuadro comparativo
Presupuesto
Carga automática, reservas, momentos
presupuestarios integrados a la contabilidad,
reformas, registro integrado contable, reportes
oficiales.
Registro diferido , no existe
integración. Presupuesto y
contabilidad no integrados.
Contabilidad
Plan de cuentas gubernamental,
parametrización integrada, integración directa a
nivel rector, reportes oficiales (contabilidad
semiautomática, contratos de obras limitado)
Contabilización automática, no existe
integración
Contabilización automática,
contrato de obras completo,
auxiliares para proyectos.
Tesorería
Programación de pagos, impresión cheques
(láser, matriz), integración Tesoro Nacional
(pagos ACH), conciliación bancaria, no incluye
solicitud de reembolsos a organismos
internacionales
Impresión de cheques, solicitud de
reembolsos organismos
internacionales
Solicitud de reembolsos
desagregado por fuentes de
financiamiento.
Control Fiscal
Funcionalidad integrada e integración con
efiscaliza
No existe integración
General
Propiedad del Gobierno, 44 instituciones
instaladas, +1200 usuarios, capacitación
continua, planes de certificación, call center,….
50-80 K por proyecto,
Equipo de implantación del MEF
(DNC, DPI,…). En proceso de
certificación PMP.
REPORTES EJECUTIVOS
Reportes Ejecutivos
Reportes Ejecutivos
Reportes Ejecutivos
Reportes Ejecutivos
Servicio de Notificación (futuro)
Tipo
Proyecto
Producto
(1)
(2)
Nombre
Frecuencia(1)
Estado de indicadores por
proyecto
Semanal
Comparativo CPI por proyecto
Mensual
Cambios a la planificación del
proyecto
Semanal
Alerta s
Semanal
Estado de indicadores principales
Diario
Alerta de cambios al estado del
producto
Diario
Frecuencia definida por defecto
De acuerdo a la cobertura de su jerarquía
Gerente
Ejecutivo(2)
Servicio de Notificación (futuro)
Tipo
Proyecto
Nombre
Proyecto de Mejoramiento del MEF
Estado de indicadores por
proyecto
Frecuencia(1)
Semanal
Comparativo CPI por proyecto
Mensual
Transacciones
procedentes
Alertas
Cambios a la planificación
del
Semanal
del POA
proyecto
Desarrollo del Nuevo Sistema
días tarde
Instalación DataCenter
iniciado
Producto
(1)
(2)
30
No
Alerta s
Semanal
Estado de indicadores principales
Diario
Alerta de cambios al estado del
producto
Diario
Frecuencia definida por defecto
De acuerdo a la cobertura de su jerarquía
Gerente
Ejecutivo(2)
SIAFPA
Transacciones
procedentes
del POA
Orden de compra al crédito
Adjudicación
OC – Contabilidad Automática
Adquisición de Bienes y Servicios
Reembolsos
Solicitud de Reembolso
Solicitud de Reembolso (Selección de Fondo y Fuente)
Solicitud de Reembolso (Selección de Fondo y cheques)
Solicitud de Reembolso (Formulario de la solicitud)
Solicitud de Reembolso (Detalle del formulario)
Solicitud de Reembolso (Se genera la solicitud)
Solicitud de Reembolso (asiento de diario)
Solicitud de Reembolso (asiento de diario - Envió)
Solicitud de Reembolso (Recepción de Desembolsos)
Solicitud de Reembolso (Recepción de Desembolsos)
Solicitud de Reembolso (Recepción de Desembolsos)
Solicitud de Reembolso (Recepción de Desembolsos)
Solicitud de Reembolso (Recepción de Desembolsos)
Solicitud de Reembolso (asiento de diario - Desembolso)
Gracias