Universidad de Puerto Rico

Universidad de Puerto Rico
Recinto Universitario de Mayagüez
Empresas Universitarias de Servicios
Mayagüez, Puerto Rico
Plan de Avalúo Administrativo
6 de febrero de 2015
I. MISIÓN
Misión Institucional del RUM
Brindar un servicio de excelencia a Puerto Rico y al mundo:
• Formando ciudadanos educados, cultos, capaces de pensar críticamente y preparados
profesionalmente en los campos de ciencias agrícolas, ingeniería, artes, ciencias y
administración de empresas de manera que puedan contribuir al desarrollo educativo, cultural,
social, tecnológico y económico.
• Realizando labor creativa, de investigación y de servicio, que atienda las necesidades de la
sociedad y divulgando los resultados de estas actividades de modo que sean accesibles a
todos.
Proveemos a nuestros estudiantes las destrezas y sensibilidad necesarias para resolver
efectivamente los problemas que enfrentamos y ser ejemplo de los valores y actitudes que
deben prevalecer en una sociedad democrática que valora y respeta la diversidad.
Misión de la Empresas Universitarias de Servicio
Apoyar todo el proceso de enseñanza, aprendizaje e investigación:
Proveyendo a la comunidad universitaria los recursos didácticos actualizados requeridos de
acuerdo al ofrecimiento académico del Recinto.
Proveyendo servicios de impresión y editoriales únicos en el sistema universitarios a tono con
la tecnología disponible al menor costo y con el máximo margen de ganancia.
Proveyendo servicios de hospedaje a precios competitivos
Frecuencia de revisión de la misión:
Anualmente
Fecha de la última revisión:
Agosto 2014
Se publica la misión a través de los siguientes medios:
1.
Página WEB (actualmente se encuentra en proceso de revisión)
________________________________________________________________________________________________________________________________
Oficina de Mejoramiento Continuo y Avalúo
Tel. 787-832-4040, ext. 2998 & 2999
Email: [email protected]
II. RESPONSABILIDADES Y SERVICIOS PRINCIPALES
Responsabilidades Directamente
Alineadas con la Misión de la Unidad
Proveer servicios empresariales
que sirven de apoyo al proceso de
enseñanza-aprendizaje
fortaleciendo así las actividades
de generación de fondos externos.
Servicios y Procesos Administrativos
Clientela Principal
Edificio A: Hotel Colegial y Residencia
de Atletas
El Edificio A Es una estructura de siete
pisos que se encuentra localizado en la
Avenida Las Marías del RUM. Los pisos
cinco, seis y siete están dedicados al
hospedaje de aproximadamente 90
atletas de alto rendimiento tanto
femeninos como masculinos a quienes
se les otorga hospedaje durante el año
académico y verano libre de costo. Los
pisos tres y cuatro se alquilan a
huéspedes externos además de 6
habitaciones con baño privado y aire
acondicionado.

Huéspedes Externos: clientela
“flotante”


Participantes de Campamentos,
agrupaciones
estudiantes y Competencias
Deportivas Inter e Intrauniversitarias

Atletas del RUM


Comunidad Universitaria
Clientes de la comunidad externa
Sección de Impresos
La Sección de Impresos se encuentra
localizada en la Avenida Las Marías del
RUM es una empresa universitaria que
provee a la comunidad universitaria y a la
comunidad externa servicios de alta
calidad en impresión, publicación y
asesoría.
Plan de Avalúo Administrativo – Empresas Universitarias de Servicio – Actualizado: Febrero 2015
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Librería Colegial
La Librería Colegial se encuentra
localizada en el primer piso del Centro de
Estudiantes. Es la empresa universitaria
dedicada a proveer a los estudiantes los
materiales didácticos necesarios para los
cursos ofrecidos en cada facultad.




Estudiantes del RUM
Profesores del RUM
Comunidad Universitaria interna
Clientes de la comunidad externa
III. Métodos de Avalúo
Para efecto de esta primera fase de Avalúo del Decanato proveerá información sobre los métodos de avalúo con que se determina
la eficiencia, efectividad, y satisfacción de la clientela con cada uno de los servicios principales (5-7 en total) en la siguiente tabla.
En esta fase, se presentará el Proyecto de Avalúo sobre la satisfacción sobre el servicio recibido por parte de los huéspedes del
Hotel Colegial. Comprende el periodo de julio a diciembre de 2014.
Servicio o Proceso
Administrativo
Proveer servicios de
hospedería a miembros
de la comunidad interna
del RUM y a miembros
de la comunidad externa
Medidas de Eficiencia y/o
Efectividad

Porciento de
evaluaciones en las que
el 80% o más evalúen
los servicios como
excelente o regular.
Medidas de
Satisfacción de
la Clientela
 Hoja de
evaluación
provista en el
“check-out”
Relación con el Plan
Estratégico de Unidad
Objetivo #1 Aumentar los
ingresos del Decanato,
reteniéndolos para las
necesidades del Decanato.
Métrica(s) Institucional que
impactará


Nivel de satisfacción de
la comunidad
universitaria (docentes,
no docentes y
estudiantes) con los
procesos administrativos
y reglamentarios claves
Nivel de cumplimiento en
los planes de avalúo de
Plan de Avalúo Administrativo – Empresas Universitarias de Servicios – Actualizado: Febrero 2015
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
los procesos
administrativos
Resultado de Avalúo de
los Administradores
(Decanos y Directores)
con énfasis en la
atención brindada a los
Objetivos del Plan
Estratégico del Recinto y
de sus respectivas
unidades
Proveer servicios de
hospedaje a estudiantes
atletas de alto
rendimiento del RUM en
forma de beca.
Itinerario de Prioridades de Avalúo
Nombre y Propósito del Proyecto
Justificación
Evaluar la satisfacción de nuestros clientes externos
en el Hotel Colegial durante su estadía mediante una
encuesta de evaluación de servicios.
Digitalización de reservaciones en el Hotel
Aumentar la capacidad de alojamiento (%
de ocupación) para aumentar ingresos y
generar ganancias.
Facilitar el trámite de reservaciones pago
de estadías.
Aumentar significativamente las
ganancias de la Empresas Universitaria
con mayor potencial de ingresos.
Cumplir con el Objetivo #4 del Plan
Estratégico del RUM : Implementar
Procesos Administrativos Agiles y
Eficientes
Plan de mercadeo de la imprenta
Revisión de los procesos administrativos
estandarizados de forma que cumplan con la
Reglamentación vigente
Fecha de Implantación
Anticipada
Enero 2015
Agosto 1015
Agosto 2015
Febrero 2016
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IV. DISEMINACIÓN Y UTILIZACIÓN DE RESULTADOS DE AVALÚO
Proyecto de Avalúo #1
Pre-intervención
Servicio evaluado: Servicio de hospedaje en el Hotel Colegial
Fortalezas:
(datos sobre eficiencia/efectividad
y/o satisfacción)




Oportunidades de Mejorar:
(datos sobre eficiencia/efectividad
y/o satisfacción)








Clientela que se afecta:

El Hotel Colegial es una instalación ubicada dentro de los predios del RUM, lo que
provee a los huéspedes una localización de fácil acceso a las atracciones e
instalaciones más importantes del Municipio de Mayagüez y municipios adyacentes.
Igualmente aplica a los huéspedes cuya razón para hospedarse se relaciona con
alguna actividad académica, administrativa o deportiva dentro del RUM.
La transportación colectiva del RUM (trolleys) transitan frente al edificio y puede ser
combinado con la trasportación municipal que entra al Recinto para facilitar el acceso
al centro urbano y otras áreas a las que puede llegar en los trolleys municipales.
Tarifas accesibles a presupuestos moderados
Reparación urgente de baños y duchas
Digitalización de reservaciones
Instalación de televisores con Cable TV
Sistema de teléfono o intercom en las habitaciones para comunicarse a las Oficinas
Administrativas
Servicio 24 horas
Seguridad
Instalación de unidades de Aire Acondicionado en las habitaciones
Huéspedes ( miembros de la comunidad externa e interna)
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Otras oficinas involucradas:



Oficina del Decano
Finanzas
Oficina de Transito y Vigilancia

21 Habitaciones completamente remodeladas (asignación de fondos de la Oficina del
Decano de Administración)
Compra de lavadora de ropa industrial de alto rendimiento y capacidad
Se ha mantenido bajo contrato un empleado con clasificación de Trabajador 1 para
atender los asuntos de mantenimiento del edificio.
Se formalizó el proceso de Convocatoria para reclutar un empleado con clasificación
de Trabajador 1 para atender los asuntos de mantenimiento del edificio.
Intervención
Acción concreta de mejoramiento:
Incluye fecha de implantación





Lograr un 95% de ocupación de manera consistente entre la clientela flotante
Mantener el 100% de ocupación en los grupos de campamentos de estudiantes
dentro del Recinto y de estudiantes externos
Resultados obtenidos:
Incluye fecha de evaluación

Se continuará recopilando la información hasta el 30 de junio de 2015 para comparar
la data obtenida del semestre anterior.
Diseminación de los resultados:
Indique medios de divulgación
y las fechas correspondientes

Los resultados serán diseminados a través de la página electrónica de las Empresas
Universitarias de Servicios una vez ésta finalice su etapa de restructuración.
Acciones concretas basadas en los

Reparación de todos los baños y duchas
Resultados esperados:
Identifique su meta de
mejoramiento
Ej., Aumento de 60% a 75% en
satisfacción; disminución de una
(1) semana a dos (2) días para
tramitar un documento
Post-intervención
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resultados obtenidos:
Ejemplos:
-cambios permanentes en
el ofrecimiento del servicio
-cambios en procesos
administrativos
-cambios en la asignación
de recursos humanos y/o
fiscales


Completar el reclutamiento del Trabajador 1
Completar la reparación del sistema de acceso electrónico y la entrega de llaves
correspondientes
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V. METODOS DE DOCUMENTACION
Proveer una lista de los documentos que mantiene la unidad como evidencia del proceso de
mejoramiento contínuo. Ver el ejemplo a continuación.
Documento (Titulo)
Plan Estratégico
Informe Anual
Proyecto de Avalúo
Hoja de Evaluación de Servicios
Oficina o Agencia de Origen
Sección de Impresos
Librería
Hotel/Residencia Atletas
Becados
VI. PROCESO DE REVISION
Frecuencia de revisión del plan de avalúo: Anual
Fecha planificada de la próxima revisión:
Febrero 2016
Yo, como Director(a) de esta unidad, certifico que la información contenida en este documento
ha sido discutida y compartida con el personal que se menciona a continuación, habiéndose
completado este proceso en 6 de febrero de 2015
__________________________________
Firma
Directora
Lista del Personal de la Unidad
Nombre
Rocío Zapata Medina
Puesto
Directora Interina
Margarita Quintana
Asistente Administrativa III
Carlos Cartagena
Asistente Administrativo I
Diana Rivera
Conserje
Ernestina Rosario
Conserje
Orlando Bellido
Trabajador 1
Firma
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