GUÍA PARA IMPLEMENTAR APPS PERSONALIZADAS EN SEMANAS CON METROPOLIS STUDIOS Guía para implementar apps personalizadas en semanas NADIE MEJOR QUE USTED CONOCE SU NEGOCIO 2 INTRODUCCIÓN Cuando su negocio empieza a crecer o experimenta cambios, puede parecer que el control se le escapa de las manos. La presión se ve incrementada en los procesos, la gente y el margen de beneficio. ¿Cómo puede asegurarse de que su equipo tiene acceso a apps empresariales que realmente le ayudarán a conseguir resultados satisfactorios? La respuesta pasa por crear sus propias apps personalizadas. Después de todo, ¿hay alguien que conozca mejor su negocio que usted? Por supuesto que no. CASO PRÁCTICO En esta guía hacemos referencia al caso de Metropolis Studios. Haremos un repaso a las seis semanas en las que pasaron de tener un negocio con unas pérdidas de un millón de libras al año a disfrutar de una rentabilidad sostenible. Y el elemento esencial de esta transformación fueron las apps personalizadas, creadas con la plataforma de FileMaker. Mediante este caso mostraremos cómo cualquier pyme puede transformar verdaderamente todos los elementos de su negocio (desde el departamento administrativo hasta el de atención al cliente) en muy pocas semanas. ¡En serio! Guía para implementar apps personalizadas en semanas HECHOS CLAVE • Una nueva estrategia, basada en apps personalizadas, ayudó a dar un giro al negocio • La decisión de implementación llevó sólo seis semanas • Las apps personalizadas se crearon para dar respuesta a las necesidades específicas del negocio ASÍ ES CÓMO LO HICIERON 1. Identificaron las necesidades de cada departamento 2. Crearon una estrategia de apps personalizadas 3. Determinaron cuáles eran sus sistemas y fuentes de datos con los que contaban • El coste de la implementación fue de aproximadamente un cuarto de lo que costaba la licencia SAP anterior. 4. Desarrollaron, probaron e implementaron • El coste de la licencia anual de FileMaker es de aproximadamente el 5 % de la del sistema anterior. 5. Establecieron un enfoque de desarrollo • Metropolis es ahora rentable; antes presentaba unas pérdidas de cerca de un millón de libras al año. las apps personalizadas repetitivo para conseguir mejoras constantes ACERCA DE METROPOLIS Metropolis Studios es una pequeña y mediana empresa (PYME), con todas las necesidades y los procesos típicos de las empresas de su tamaño. También es el estudio de grabación, masterización, producción y creatividad independiente más grande de Europa. En sus 25 años de historia ha visto nacer entre sus paredes música de artistas de la talla de Michael Jackson, Rolling Stones, Adele, Amy Winehouse, Lana del Rey, U2, Rihanna y muchos otros. Con sede en una antigua estación eléctrica para trenes, el 50 % de los éxitos de ventas del Reino Unido han salido de las manos de sus ingenieros de sonido, dentro de su edificio catalogado como "Central Eléctrica" de Grado II del oeste de Londres. 3 Guía para implementar apps personalizadas en semanas EL/LA FONDO 4 EPIFANÍA DE METROPOLIS: USO DE APPS PERSONALIZADAS Hoy, Metropolis Studio es una empresa rentable. Pero hace menos de dos años la empresa presentaba pérdidas de cerca de 1,1 millones de libras al año. ¿Qué ha cambiado? Guía para implementar apps personalizadas en semanas 5 UN VISTAZO A LAS CIFRAS Con la firme decisión de que tenían que frenar resultaba un proceso tosco y lento, y obtener de inmediato las pérdidas, el equipo de gestión informes útiles era una tarea casi imposible. Para empezó el giro que pretendían dar buscando lidiar con la situación, Metropolis invirtió en la formas de mejorar las operaciones, comenzando contratación de especialistas en introducción por el departamento administrativo. de datos para hacerse cargo de las tareas de Para la gestión de los aspectos administrativos de Metropolis, el equipo manejaba software inflexible y poco modulable, como es Microsoft Excel y Microsoft Access. Con numerosas hojas de cálculo circulando de un lado a otro, la confianza en la precisión de los datos era baja, cosa que complicaba la toma de decisiones importantes. Lo que Metropolis necesitaba era una solución administrativa especializada que centralizara las cifras y todo lo dispusiera alineado. La plataforma que se eligió para ello fue la Planificación de Recursos Empresariales (ERP) SAP Business One. A veces está bien echarle la culpa a las herramientas: una vez implementado, enseguida se hizo evidente que el sistema no se ajustaba a las necesidades de una pequeña y mediana empresa como Metropolis. SAP Business One era simplemente demasiado complejo y requería un excesivo compromiso por parte del equipo administrativo. La introducción de datos introducción de la información en Business One. La empresa no solo no se había deshecho de los problemas iniciales, sino que ahora tenía más. Después de invertir incontables horas y cantidades de dinero importantes en la aplicación de SAP, en Metropolis se dieron cuenta de que necesitaban explorar apps personalizadas para satisfacer mejor sus necesidades. "Toda la empresa se encargaba de introducir información en lo que realmente era una caja cerrada. No sacábamos ningún provecho de ello. Parecía como si la empresa estuviera trabajando en un paquete de software. No podíamos obtener información básica como cuál era el nivel de ocupación de nuestros estudios o cuáles eran los clientes que mejor pagaban." 5 6 Guía Guía para para implementar implementar apps apps personalizadas personalizadas en en semanas semanas SEMANA UNO Personas, proceso y beneficio: simple y sencillo Oli Sussat, director de Marketing, Comunicaciones y Tecnología de Metropolis, necesitaba una solución alternativa que cumpliera con todos los criterios empresariales de Metropolis (sin dejar a la empresa en quiebra). Buscar las respuestas "obvias": lo primero a lo que debía hacer frente Sussat era el hecho de era posible modificar o expandir algo a fin de satisfacer las necesidades del departamento administrativo. Descubrió que un pequeño departamento estaba usando una app personalizada de FileMaker, y se dio cuenta de que no se estaba sacando provecho de todo su potencial. Este fue el germen de una idea que finalmente hizo que la empresa pasara de tener pérdidas de un millón de libras a convertirse en una empresa rentable. que en ese momento ningún integrante de la organización estaba dispuesto a pasar por un periodo de transición y cambio. La aplicación de SAP no funcionaba, pero la solución de volver a implantar y formar al personal parecía todavía peor. Sussat sabía que tenía que encontrar una solución cuyo aprendizaje, funcionamiento e implementación fueran fáciles y sencillos. Como LECCIÓN CLAVE: Utilizar una app personalizada puede resultar muy enriquecedor, tanto para un departamento en concreto como para todo el conjunto de la empresa. Con ello se garantiza que los procesos complejos afirmó, necesitaba una plataforma en la que pueden conectarse de una manera simple, fuera posible "fabricar el avión y hacerlo volar que pueden registrarse los indicadores al mismo tiempo". de negocio más importantes y que el Sussat revisó el software existente en esos momentos en Metropolis para comprobar si dinero se emplea en funciones que solo aportan valor. SEMANA DOS La tecnología a su servicio: Sussat se dirigió La idea inicial era gestionar y reestructurar a la Junta General para realizar una serie de todas las necesidades de Metropolis, pero recomendaciones fundamentadas en FileMaker. ni siquiera Sussat pudo predecir que esto Su idea era crear una aplicación administrativa se conseguiría en menos de seis semanas, personalizada mediante la nueva plataforma desde el momento en que la idea fue FileMaker 14 que resultase exitosa y que pudiera aprobada hasta su implementación. sustituir al fallido sistema SAP. Guía para implementar apps personalizadas en semanas "Vale, imaginemos que pudiéramos hablar con un cliente en una pantalla y acceder a un resumen general de toda su información: todas las veces que nos hemos comunicado, todos los trabajos que han reservado y realizado con nosotros y cuánto dinero nos han aportado. ¿Tienen una nueva reserva ya hecha? Si no es así, podríamos echar un vistazo a toda esa información y realizar suposiciones basadas en su contacto anterior para ver si volverían a reservar con nosotros. No necesitamos imaginar nada más." LECCIÓN CLAVE: Los negocios pueden ofrecer resistencia al cambio. En un entorno con mucha presión, la inercia manda. La gente prefiere permanecer en su zona de confort antes que asumir riesgos. Para reducir el miedo al riesgo, es importante incluir a los usuarios finales en el proceso de selección, así como asegurarse de que tienen aportaciones adecuadas para que puedan obtener beneficios tangibles de la solución final. Tanto si está utilizando un desarrollador de terceros como si está trabajando Comprendiendo que la ayuda del personal por su cuenta, asegúrese de que sería esencial para alcanzar el éxito, Sussat se se comparte tiempo in situ con el dirigió a cada uno de los miembros del equipo personal. para realizar la auditoría del departamento administrativo. Frente a ellos, inicial del negocio. Debe conseguirse en vivo, creó pequeñas funciones y pequeños un buen equilibrio entre el hecho procesos en la Plataforma FileMaker. de dejar que el proyecto crezca de manera eficiente y la solicitud Colaboración exitosa: secundado por sus de opiniones y comentarios a los compañeros, el equipo comenzó a utilizar una miembros del personal, quienes serán app personalizada. Los directores administrativos sus partes interesadas principales. explicarían que con el sistema actual con el que Así, puede utilizar una plataforma de contaban, una tarea específica podría suponer desarrollo maleable, como FileMaker, cinco horas de trabajo. Profundizando en lo que para crear mejores soluciones finales se debía conseguir y cómo la información debía y apps personalizadas, al mismo fluir, Sussat diseño un sistema simplificado y tiempo que permite que el proyecto creó una app personalizada de FileMaker que se mueva y desarrolle de manera incrementase notablemente el rendimiento rápida, lo que será beneficioso para del departamento. Esas tareas de cinco horas su negocio en todos los aspectos. se convirtieron en trabajos de media hora. Enseguida el departamento quedó convencido. 7 8 Guía Guía para para implementar implementar apps apps personalizadas personalizadas en en semanas semanas SEMANAS TRES Y CUATRO La implementación fue sencilla con FileMaker Una vez conseguida la aprobación de la idea de seguir una estrategia de apps personalizadas, Sussat debía hacer esta idea realidad. Gracias a la flexibilidad para desarrollar apps personalizadas mediante el método "hágalo usted mismo", o a través de un socio de FileMaker, Metropolis disponía de una gran variedad de opciones. Sussat decidió crear su app personalizada de FileMaker por él mismo. "Simplifíquelo todo y haga algo que la gente disfrute haciéndolo. Y en los momentos en los que no sea así (los momentos repetitivos y aquellos que suponen quebraderos de cabeza), deje que sea el sistema el que lo haga." Creación de una app personalizada desde cero: Sussat no tenía formación formal en TI; solo contaba con un profundo entusiasmo por la tecnología. Con una pequeña ayuda técnica por parte del equipo de TI, junto con el sinfín de recursos de formación en línea, fue capaz en sólo seis semanas de crear una app personalizada que satisfacía todas y cada una de las necesidades del departamento administrativo. El equipo administrativo desempeñó un papel importante en el proceso de desarrollo, pues contribuyó invirtiendo tiempo y aportando su extenso conocimiento de la empresa y sus procesos. Ellos eran los más indicados para crear los requisitos y flujos de trabajo, mientras Sussat proporcionaba sus aptitudes recientemente perfeccionadas para desarrollar software. Las aplicaciones fueron creadas por TI, y las probaron los equipos que posteriormente harían uso de ellas. Tomemos por ejemplo una tarea que requiera el envío de datos a un organismo regulador. El miembro del personal informó que le llevaría aproximadamente seis semanas al año proporcionarles toda la información que necesitaban. Una vez conocedor de todo el proceso, Sussat dedicó un fin de semana a crear una app personalizada y posteriormente se sentó con dicho miembro del personal durante una hora para probar y perfeccionar la app. ¡Ahora el mismo proceso se realiza en tan sólo una hora! Guía para implementar apps personalizadas en semanas SEMANAS CINCO Y SEIS La puesta en marcha LECCIÓN CLAVE: Cuando se crea una unidad de software empresarial, contar con un Las apps personalizadas de FileMaker desarrollador o con experiencia en TI pasa a un se hicieron cargo de todas las segundo plano; la prioridad principal es ser capaz necesidades en materia de facturación, de identificar los problemas. Con una plataforma crédito y finanzas de Metropolis que de desarrollo de apps personalizadas, resulta se controlaban con SAP Business One, increíblemente fácil empezar a crear apps de forma que se adaptó perfectamente a la estructura empresarial de la organización. Tras sólo unos días utilizando las nuevas apps personalizadas, los miembros del equipo de Metropolis se dieron cuenta rápidamente del personalizadas que resulten brillantes y que solucionen de inmediato los problemas de la empresa. Aunque suene obvio, es necesario conocer en profundidad los problemas que se intentan solucionar y la forma más sencilla de conseguirlo. potencial que tenía FileMaker para Empiece haciéndose algunas preguntas: tener una enorme influencia en el • ¿Qué problemas quiere solucionar? resto de áreas de la empresa. Ahora FileMaker está presente en tantas áreas diferentes de Metropolis que resulta virtualmente imposible tanto para los trabajadores como para los clientes externos no interactuar a diario con el sistema. Además, esta interacción resulta atractiva y divertida gracias a la sencillez y facilidad de la plataforma. • ¿Qué grupos de datos necesita aprovechar? • ¿Qué correlación hay entre los datos y el problema? • ¿Cómo diseñaría un sistema para unir todos esos datos? Encontrar la respuesta a estas cuatro simples preguntas le permitirán alcanzar el éxito de manera rápida con la implementación de las apps personalizadas tanto si inicia el desarrollo por usted mismo como si confía en un desarrollador de FileMaker para que cree las soluciones. 9 Guía Guía para para implementar implementar apps apps personalizadas personalizadas en en semanas semanas TODO ESFUERZO TENDRÁ DESPUÉS SU RECOMPENSA LA VIDA CON FILEMAKER 10 En solo unos pocos meses Metropolis se ha hecho con el control total de todos los datos que entran y salen de la organización, algo que no había sido capaz de hacer durante un largo periodo de tiempo. La visibilidad de las operaciones financieras fue primordial para el giro sufrido por la empresa. "Si los artistas deciden llegar a las 3 de la mañana, podemos estar tranquilos de que habrá un estudio preparado y asignado. Antes, el equipo de reservas no contaba con la información a mano. Ahora, incluso desde casa tienen la posibilidad de reservar un estudio a través de una app personalizada en el iPad." Sussat y el equipo de Metropolis también cumplieron su deseo de conseguir una alternativa más económica a SAP Business One. El coste de la implementación fue de aproximadamente un cuarto de lo que costaba la licencia de SAP, mientras que el coste de la licencia anual de FileMaker es de aproximadamente solo el 5 % de la del sistema anterior. Ahora Metropolis es rentable, mientras que antes de la puesta en funcionamiento de las apps de FileMaker presentaba unas pérdidas de cerca de un millón de libras al año. Guía para implementar apps personalizadas en semanas NEGOCIO Y SOFTWARE EN PERFECTA ARMONÍA La capacidad para personalizar rápida y fácilmente Actualmente Metropolis saca provecho a convierten en la plataforma ideal no solo para muchas de las funciones que ofrece FileMaker. las pymes en el espacio creativo, sino para todo Entre estas se incluyen rápido acceso a las tipo de organizaciones que buscan cambiar apps de FileMaker desde navegadores móviles su forma de gestionar y hacer negocio. la funcionalidad, el aspecto y la percepción de las aplicaciones de FileMaker es lo que la que a través de FileMaker WebDirect, de manera que así los usuarios pueden interactuar con una aplicación de FileMaker no solo en el Mac LECCIÓN CLAVE: El valor para empezar o el PC, sino también desde una variedad es una de las mayores barreras a las que de tabletas Apple, Android y Windows. Si se enfrenta un proyecto de desarrollo de los clientes de Metropolis llevan sus propios FileMaker, pero si se puede imaginar, se dispositivos al estudio, pueden conectarse puede hacer. Tanto si se trata de teclear fácilmente con los sistemas que necesitan. en un sistema de manera remota en la calle desde una tableta u ordenador portátil transformando la cámara del iPad en un Reservas Reservas Proceso administrativo Captura de datos del artista como de catalogar de forma automática lector de código de barras, no hay nada imposible. Los beneficios de las apps personalizadas de FileMaker van más allá de simplemente Apps personalizadas un ahorro de tiempo para los empleados. La facilidad de desarrollo supone que Decisiones empresariales inteligentes también pueden evolucionar según las necesidades. Comuníqueles esto de manera Al enlazar FileMaker con muchas de sus operaciones diarias, Metropolis ha creado un sistema mejor, más rápido, más ágil e inherentemente más sencillo de actualizar que el antiguo sistema SAP o lo que hubiera anteriormente. efectiva a sus empleados y clientes y empezarán a comportarse como asesores para su empresa. Encontrarán más usos para las apps personalizadas dentro Hágalo bien y podrá ver cómo la rentabilidad y el éxito empresarial aumentarán de manera exponencial. ¡Fíjese en Metropolis! 11 Guía para implementar apps personalizadas en semanas En tan solo seis semanas, Oli Sussat y el equipo de Metropolis Studios hizo uso de la plataforma FileMaker para crear una app personalizada que volvería a definir su negocio. Tras haber sufrido RESUMEN 12 pérdidas anuales de más de un millón de libras, la empresa ha alcanzado el punto de equilibrio y ahora ya es rentable. Una vez identificadas las necesidades del negocio, y tras crear después una app personalizada para abordarlas, han sido capaces de cambiar de forma radical la forma de funcionamiento de la empresa. Ahora, con FileMaker, Metropolis Studios cuenta con la plataforma necesaria para un crecimiento sostenible. PÓNGASE EN CONTACTO CON FILEMAKER... Si desea obtener más información acerca de cómo una app personalizada puede ayudar a su negocio, siempre hay un equipo de FileMaker dispuesto a ayudarle. Puede ponerse en contacto con nosotros a través de: correo electrónico: [email protected] web: www.filemaker.com/uk/appsinweeks