implementar apps personalizadas

GUÍA PARA
IMPLEMENTAR
APPS PERSONALIZADAS
EN SEMANAS
CON METROPOLIS STUDIOS
Guía para implementar apps personalizadas en semanas
NADIE MEJOR QUE USTED
CONOCE SU NEGOCIO
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INTRODUCCIÓN
Cuando su negocio empieza a crecer o experimenta cambios,
puede parecer que el control se le escapa de las manos. La presión
se ve incrementada en los procesos, la gente y el margen de
beneficio.
¿Cómo puede asegurarse de que su equipo tiene acceso a apps
empresariales que realmente le ayudarán a conseguir resultados
satisfactorios? La respuesta pasa por crear sus propias apps
personalizadas. Después de todo, ¿hay alguien que conozca
mejor su negocio que usted? Por supuesto que no.
CASO PRÁCTICO
En esta guía hacemos referencia al caso de Metropolis Studios.
Haremos un repaso a las seis semanas en las que pasaron de
tener un negocio con unas pérdidas de un millón de libras al año
a disfrutar de una rentabilidad sostenible. Y el elemento esencial
de esta transformación fueron las apps personalizadas, creadas
con la plataforma de FileMaker.
Mediante este caso mostraremos cómo cualquier pyme puede
transformar verdaderamente todos los elementos de su negocio
(desde el departamento administrativo hasta el de atención al
cliente) en muy pocas semanas. ¡En serio!
Guía para implementar apps personalizadas en semanas
HECHOS CLAVE
• Una nueva estrategia, basada en apps
personalizadas, ayudó a dar un giro al negocio
• La decisión de implementación llevó sólo
seis semanas
• Las apps personalizadas se crearon para dar
respuesta a las necesidades específicas del
negocio
ASÍ ES CÓMO
LO HICIERON
1. Identificaron las necesidades de cada
departamento
2. Crearon una estrategia de apps
personalizadas
3. Determinaron cuáles eran sus sistemas
y fuentes de datos con los que contaban
• El coste de la implementación fue de
aproximadamente un cuarto de lo que costaba
la licencia SAP anterior.
4. Desarrollaron, probaron e implementaron
• El coste de la licencia anual de FileMaker es
de aproximadamente el 5 % de la del sistema
anterior.
5. Establecieron un enfoque de desarrollo
• Metropolis es ahora rentable; antes presentaba
unas pérdidas de cerca de un millón de libras
al año.
las apps personalizadas
repetitivo para conseguir mejoras
constantes
ACERCA DE METROPOLIS
Metropolis Studios es una pequeña y mediana empresa (PYME), con todas las necesidades y los procesos
típicos de las empresas de su tamaño. También es el estudio de grabación, masterización, producción
y creatividad independiente más grande de Europa. En sus 25 años de historia ha visto nacer entre sus
paredes música de artistas de la talla de Michael Jackson, Rolling Stones, Adele, Amy Winehouse, Lana del
Rey, U2, Rihanna y muchos otros.
Con sede en una antigua estación eléctrica para trenes, el 50 % de los éxitos de ventas del Reino Unido han
salido de las manos de sus ingenieros de sonido, dentro de su edificio catalogado como "Central Eléctrica"
de Grado II del oeste de Londres.
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Guía para implementar apps personalizadas en semanas
EL/LA
FONDO
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EPIFANÍA DE METROPOLIS:
USO DE APPS PERSONALIZADAS
Hoy, Metropolis Studio es una empresa rentable. Pero hace menos
de dos años la empresa presentaba pérdidas de cerca de 1,1 millones
de libras al año. ¿Qué ha cambiado?
Guía para implementar apps personalizadas en semanas
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UN VISTAZO A LAS CIFRAS
Con la firme decisión de que tenían que frenar
resultaba un proceso tosco y lento, y obtener
de inmediato las pérdidas, el equipo de gestión
informes útiles era una tarea casi imposible. Para
empezó el giro que pretendían dar buscando
lidiar con la situación, Metropolis invirtió en la
formas de mejorar las operaciones, comenzando
contratación de especialistas en introducción
por el departamento administrativo.
de datos para hacerse cargo de las tareas de
Para la gestión de los aspectos administrativos
de Metropolis, el equipo manejaba software
inflexible y poco modulable, como es Microsoft
Excel y Microsoft Access. Con numerosas hojas de
cálculo circulando de un lado a otro, la confianza
en la precisión de los datos era baja, cosa que
complicaba la toma de decisiones importantes.
Lo que Metropolis necesitaba era una solución
administrativa especializada que centralizara las
cifras y todo lo dispusiera alineado. La plataforma
que se eligió para ello fue la Planificación de
Recursos Empresariales (ERP) SAP Business One.
A veces está bien echarle la culpa a las
herramientas: una vez implementado, enseguida
se hizo evidente que el sistema no se ajustaba
a las necesidades de una pequeña y mediana
empresa como Metropolis. SAP Business One era
simplemente demasiado complejo y requería
un excesivo compromiso por parte del equipo
administrativo. La introducción de datos
introducción de la información en Business One.
La empresa no solo no se había deshecho de
los problemas iniciales, sino que ahora tenía
más. Después de invertir incontables horas y
cantidades de dinero importantes en la aplicación
de SAP, en Metropolis se dieron cuenta de
que necesitaban explorar apps personalizadas
para satisfacer mejor sus necesidades.
"Toda la empresa se
encargaba de introducir
información en lo que
realmente era una caja
cerrada. No sacábamos ningún
provecho de ello. Parecía como si la
empresa estuviera trabajando en un
paquete de software. No podíamos
obtener información básica como
cuál era el nivel de ocupación de
nuestros estudios o cuáles eran los
clientes que mejor pagaban."
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Guía
Guía para
para implementar
implementar apps
apps personalizadas
personalizadas en
en semanas
semanas
SEMANA UNO
Personas, proceso y beneficio: simple y sencillo
Oli Sussat, director de Marketing, Comunicaciones
y Tecnología de Metropolis, necesitaba una
solución alternativa que cumpliera con todos los
criterios empresariales de Metropolis (sin dejar
a la empresa en quiebra).
Buscar las respuestas "obvias": lo primero a lo
que debía hacer frente Sussat era el hecho de
era posible modificar o expandir algo a fin de
satisfacer las necesidades del departamento
administrativo. Descubrió que un pequeño
departamento estaba usando una app personalizada
de FileMaker, y se dio cuenta de que no se estaba
sacando provecho de todo su potencial. Este fue
el germen de una idea que finalmente hizo que la
empresa pasara de tener pérdidas de un millón
de libras a convertirse en una empresa rentable.
que en ese momento ningún integrante de la
organización estaba dispuesto a pasar por un
periodo de transición y cambio. La aplicación de
SAP no funcionaba, pero la solución de volver
a implantar y formar al personal parecía todavía
peor. Sussat sabía que tenía que encontrar una
solución cuyo aprendizaje, funcionamiento e
implementación fueran fáciles y sencillos. Como
LECCIÓN CLAVE: Utilizar una
app personalizada puede resultar
muy enriquecedor, tanto para un
departamento en concreto como para
todo el conjunto de la empresa. Con ello
se garantiza que los procesos complejos
afirmó, necesitaba una plataforma en la que
pueden conectarse de una manera simple,
fuera posible "fabricar el avión y hacerlo volar
que pueden registrarse los indicadores
al mismo tiempo".
de negocio más importantes y que el
Sussat revisó el software existente en esos
momentos en Metropolis para comprobar si
dinero se emplea en funciones que solo
aportan valor.
SEMANA DOS
La tecnología a su servicio: Sussat se dirigió
La idea inicial era gestionar y reestructurar
a la Junta General para realizar una serie de
todas las necesidades de Metropolis, pero
recomendaciones fundamentadas en FileMaker.
ni siquiera Sussat pudo predecir que esto
Su idea era crear una aplicación administrativa
se conseguiría en menos de seis semanas,
personalizada mediante la nueva plataforma
desde el momento en que la idea fue
FileMaker 14 que resultase exitosa y que pudiera
aprobada hasta su implementación.
sustituir al fallido sistema SAP.
Guía para implementar apps personalizadas en semanas
"Vale, imaginemos que
pudiéramos hablar con
un cliente en una pantalla
y acceder a un resumen
general de toda su información: todas
las veces que nos hemos comunicado,
todos los trabajos que han reservado
y realizado con nosotros y cuánto
dinero nos han aportado. ¿Tienen una
nueva reserva ya hecha? Si no es así,
podríamos echar un vistazo a toda esa
información y realizar suposiciones
basadas en su contacto anterior para
ver si volverían a reservar con nosotros.
No necesitamos imaginar nada más."
LECCIÓN CLAVE: Los negocios
pueden ofrecer resistencia al
cambio. En un entorno con mucha
presión, la inercia manda. La gente
prefiere permanecer en su zona de
confort antes que asumir riesgos.
Para reducir el miedo al riesgo, es
importante incluir a los usuarios finales
en el proceso de selección, así como
asegurarse de que tienen aportaciones
adecuadas para que puedan obtener
beneficios tangibles de la solución final.
Tanto si está utilizando un desarrollador
de terceros como si está trabajando
Comprendiendo que la ayuda del personal
por su cuenta, asegúrese de que
sería esencial para alcanzar el éxito, Sussat se
se comparte tiempo in situ con el
dirigió a cada uno de los miembros del equipo
personal. para realizar la auditoría
del departamento administrativo. Frente a ellos,
inicial del negocio. Debe conseguirse
en vivo, creó pequeñas funciones y pequeños
un buen equilibrio entre el hecho
procesos en la Plataforma FileMaker.
de dejar que el proyecto crezca
de manera eficiente y la solicitud
Colaboración exitosa: secundado por sus
de opiniones y comentarios a los
compañeros, el equipo comenzó a utilizar una
miembros del personal, quienes serán
app personalizada. Los directores administrativos
sus partes interesadas principales.
explicarían que con el sistema actual con el que
Así, puede utilizar una plataforma de
contaban, una tarea específica podría suponer
desarrollo maleable, como FileMaker,
cinco horas de trabajo. Profundizando en lo que
para crear mejores soluciones finales
se debía conseguir y cómo la información debía
y apps personalizadas, al mismo
fluir, Sussat diseño un sistema simplificado y
tiempo que permite que el proyecto
creó una app personalizada de FileMaker que
se mueva y desarrolle de manera
incrementase notablemente el rendimiento
rápida, lo que será beneficioso para
del departamento. Esas tareas de cinco horas
su negocio en todos los aspectos.
se convirtieron en trabajos de media hora.
Enseguida el departamento quedó convencido.
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Guía
Guía para
para implementar
implementar apps
apps personalizadas
personalizadas en
en semanas
semanas
SEMANAS TRES Y CUATRO
La implementación fue sencilla con FileMaker
Una vez conseguida la aprobación de la
idea de seguir una estrategia de apps
personalizadas, Sussat debía hacer esta
idea realidad. Gracias a la flexibilidad
para desarrollar apps personalizadas
mediante el método "hágalo usted mismo",
o a través de un socio de FileMaker,
Metropolis disponía de una gran variedad
de opciones. Sussat decidió crear su app
personalizada de FileMaker por él mismo.
"Simplifíquelo todo y
haga algo que la gente
disfrute haciéndolo.
Y en los momentos en
los que no sea así (los momentos
repetitivos y aquellos que suponen
quebraderos de cabeza), deje que
sea el sistema el que lo haga."
Creación de una app personalizada desde
cero: Sussat no tenía formación formal en TI;
solo contaba con un profundo entusiasmo
por la tecnología. Con una pequeña ayuda
técnica por parte del equipo de TI, junto con
el sinfín de recursos de formación en línea,
fue capaz en sólo seis semanas de crear
una app personalizada que satisfacía
todas y cada una de las necesidades del
departamento administrativo. El equipo
administrativo desempeñó un papel
importante en el proceso de desarrollo,
pues contribuyó invirtiendo tiempo y
aportando su extenso conocimiento de
la empresa y sus procesos. Ellos eran los
más indicados para crear los requisitos
y flujos de trabajo, mientras Sussat
proporcionaba sus aptitudes recientemente
perfeccionadas para desarrollar software.
Las aplicaciones fueron creadas por TI, y las
probaron los equipos que posteriormente
harían uso de ellas. Tomemos por ejemplo
una tarea que requiera el envío de datos
a un organismo regulador. El miembro
del personal informó que le llevaría
aproximadamente seis semanas al año
proporcionarles toda la información que
necesitaban. Una vez conocedor de todo el
proceso, Sussat dedicó un fin de semana
a crear una app personalizada y
posteriormente se sentó con dicho miembro
del personal durante una hora para probar
y perfeccionar la app. ¡Ahora el mismo
proceso se realiza en tan sólo una hora!
Guía para implementar apps personalizadas en semanas
SEMANAS CINCO Y SEIS
La puesta en marcha
LECCIÓN CLAVE: Cuando se crea una unidad
de software empresarial, contar con un
Las apps personalizadas de FileMaker
desarrollador o con experiencia en TI pasa a un
se hicieron cargo de todas las
segundo plano; la prioridad principal es ser capaz
necesidades en materia de facturación,
de identificar los problemas. Con una plataforma
crédito y finanzas de Metropolis que
de desarrollo de apps personalizadas, resulta
se controlaban con SAP Business One,
increíblemente fácil empezar a crear apps
de forma que se adaptó perfectamente
a la estructura empresarial de la
organización. Tras sólo unos días
utilizando las nuevas apps personalizadas,
los miembros del equipo de Metropolis
se dieron cuenta rápidamente del
personalizadas que resulten brillantes y que
solucionen de inmediato los problemas de la
empresa. Aunque suene obvio, es necesario
conocer en profundidad los problemas que
se intentan solucionar y la forma más sencilla
de conseguirlo.
potencial que tenía FileMaker para
Empiece haciéndose algunas preguntas:
tener una enorme influencia en el
• ¿Qué problemas quiere solucionar?
resto de áreas de la empresa.
Ahora FileMaker está presente en tantas
áreas diferentes de Metropolis que
resulta virtualmente imposible tanto
para los trabajadores como para los
clientes externos no interactuar a diario
con el sistema. Además, esta interacción
resulta atractiva y divertida gracias a la
sencillez y facilidad de la plataforma.
• ¿Qué grupos de datos necesita aprovechar?
• ¿Qué correlación hay entre los datos y el
problema?
• ¿Cómo diseñaría un sistema para unir todos
esos datos?
Encontrar la respuesta a estas cuatro simples
preguntas le permitirán alcanzar el éxito de
manera rápida con la implementación de las
apps personalizadas tanto si inicia el desarrollo
por usted mismo como si confía en un
desarrollador de FileMaker para que cree las
soluciones.
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Guía
Guía para
para implementar
implementar apps
apps personalizadas
personalizadas en
en semanas
semanas
TODO ESFUERZO TENDRÁ
DESPUÉS SU RECOMPENSA
LA VIDA CON
FILEMAKER
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En solo unos pocos meses Metropolis se ha hecho con el
control total de todos los datos que entran y salen de la
organización, algo que no había sido capaz de hacer durante
un largo periodo de tiempo. La visibilidad de las operaciones
financieras fue primordial para el giro sufrido por la empresa.
"Si los artistas deciden llegar a
las 3 de la mañana, podemos
estar tranquilos de que habrá un
estudio preparado y asignado.
Antes, el equipo de reservas no contaba con la
información a mano. Ahora, incluso desde casa
tienen la posibilidad de reservar un estudio a
través de una app personalizada en el iPad."
Sussat y el equipo de Metropolis también cumplieron su deseo
de conseguir una alternativa más económica a SAP Business
One. El coste de la implementación fue de aproximadamente
un cuarto de lo que costaba la licencia de SAP, mientras que el
coste de la licencia anual de FileMaker es de aproximadamente
solo el 5 % de la del sistema anterior. Ahora Metropolis es
rentable, mientras que antes de la puesta en funcionamiento
de las apps de FileMaker presentaba unas pérdidas de cerca
de un millón de libras al año.
Guía para implementar apps personalizadas en semanas
NEGOCIO Y SOFTWARE
EN PERFECTA ARMONÍA
La capacidad para personalizar rápida y fácilmente
Actualmente Metropolis saca provecho a
convierten en la plataforma ideal no solo para
muchas de las funciones que ofrece FileMaker.
las pymes en el espacio creativo, sino para todo
Entre estas se incluyen rápido acceso a las
tipo de organizaciones que buscan cambiar
apps de FileMaker desde navegadores móviles
su forma de gestionar y hacer negocio.
la funcionalidad, el aspecto y la percepción de
las aplicaciones de FileMaker es lo que la que
a través de FileMaker WebDirect, de manera
que así los usuarios pueden interactuar con
una aplicación de FileMaker no solo en el Mac
LECCIÓN CLAVE: El valor para empezar
o el PC, sino también desde una variedad
es una de las mayores barreras a las que
de tabletas Apple, Android y Windows. Si
se enfrenta un proyecto de desarrollo de
los clientes de Metropolis llevan sus propios
FileMaker, pero si se puede imaginar, se
dispositivos al estudio, pueden conectarse
puede hacer. Tanto si se trata de teclear
fácilmente con los sistemas que necesitan.
en un sistema de manera remota en la calle
desde una tableta u ordenador portátil
transformando la cámara del iPad en un
Reservas
Reservas
Proceso
administrativo
Captura de
datos del artista
como de catalogar de forma automática
lector de código de barras, no hay nada
imposible.
Los beneficios de las apps personalizadas
de FileMaker van más allá de simplemente
Apps personalizadas
un ahorro de tiempo para los empleados.
La facilidad de desarrollo supone que
Decisiones empresariales inteligentes
también pueden evolucionar según las
necesidades. Comuníqueles esto de manera
Al enlazar FileMaker con muchas de sus
operaciones diarias, Metropolis ha creado
un sistema mejor, más rápido, más ágil e
inherentemente más sencillo de actualizar
que el antiguo sistema SAP o lo que hubiera
anteriormente.
efectiva a sus empleados y clientes y
empezarán a comportarse como asesores
para su empresa. Encontrarán más usos
para las apps personalizadas dentro Hágalo
bien y podrá ver cómo la rentabilidad y el
éxito empresarial aumentarán de manera
exponencial. ¡Fíjese en Metropolis!
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Guía para implementar apps personalizadas en semanas
En tan solo seis semanas, Oli Sussat y el equipo de Metropolis
Studios hizo uso de la plataforma FileMaker para crear una app
personalizada que volvería a definir su negocio. Tras haber sufrido
RESUMEN
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pérdidas anuales de más de un millón de libras, la empresa ha
alcanzado el punto de equilibrio y ahora ya es rentable.
Una vez identificadas las necesidades del negocio, y tras crear
después una app personalizada para abordarlas, han sido capaces
de cambiar de forma radical la forma de funcionamiento de la
empresa. Ahora, con FileMaker, Metropolis Studios cuenta con
la plataforma necesaria para un crecimiento sostenible.
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puede ayudar a su negocio, siempre hay un equipo de FileMaker
dispuesto a ayudarle.
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