Creación de Materiales en el Maestro de Materiales

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
CREACIÓN DE MATERIALES EN EL MAESTRO DE MATERIALES
Macroproceso
Gestión Administrativa
Código
PRO-27-1-01-01
Nivel 1
Compra de bienes y
servicios
Versión
0
Nivel 2
Administrar el maestro de materiales y/o
servicios
Fecha publicación
Tipo Documento
23/04/2015
Descripción de
Actividades
1. Lineamientos

Este proceso en condiciones ideales tiene un tiempo de ejecución de 4 días hábiles.
2. Diagrama de flujo
3. Descripción de actividades
Entrada
Necesidad de crear material para elaboración de documentos de compras
Proveedor
Unidad Académica / Unidad Administrativa
Correo electrónico
Informativo del dato maestro creado
Unidad Académica / Unidad Administrativa
Salida
Cliente
No.
Actividad
Descripción
Responsable
Elaborar
solicitud de
creación de
material
La Unidad, Facultad y/o
Departamento que requiere
elaborar la solicitud de pedido,
verifica que el bien no se
encuentre creado en el sistema.
Posteriormente, diligencia el
formato de solicitud Creación de
Materiales y Servicios,
finalmente envía el formato por
correo electrónico al Almacén
General a la cuenta
(creacionbienesyservicios@unia
ndes.edu.co).
Unidad
Académica /
Unidad
Administrativa
2
Verificar la
existencia
del material
en el
maestro
El funcionario responsable de la
creación del material en el
sistema, recibe el formato vía
correo electrónico y verifica que
Asistente
este diligenciado correctamente
Administrativo
para su posterior creación. Una
SAP-MM
del Almacén
vez revisado el formato se valida
General
en el maestro de materiales que
realmente el material no se
encuentre creado (Transacción
MM03).
3
Crear
solicitud
1
Se envía la solicitud de Creación
Asistente
de Materiales y Servicios a
Administrativo
Sistema
Documentos
FOR- 27-1-01-01
Solicitud de
Creación de
Materiales y
Servicios
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
CREACIÓN DE MATERIALES EN EL MAESTRO DE MATERIALES
Macroproceso
Gestión Administrativa
Código
PRO-27-1-01-01
para
categoría de
valoración
Nivel 2
Administrar el maestro de materiales y/o
servicios
Fecha publicación
Tipo Documento
23/04/2015
Descripción de
Actividades
contabilidad para la asignación
de la categoría de valoración.
del Almacén
General
4
Verifica la información del
material y le asigna la categoría
Asignar
de valoración. Esto se realiza
categoría de
complementando el formato
valoración
establecido de solicitud Creación
de Materiales y Servicios.
5
Asistente
Creación del
Se crea el material solicitado por Administrativo
material en
SAP-MM
la unidad en SAP.
del Almacén
el maestro
General
6
4.
Nivel 1
Compra de bienes y
servicios
Versión
0
Enviar
código del
Material
Contabilidad
El Almacén General envía el
Asistente
código creado vía correo
Administrativo
electrónico a la Unidad, Facultad del Almacén
y/o Departamento.
General
Aprobación
Elaboró
Revisó
Aprobó
Cargo
Ingeniero de
Procesos
Coordinador de
procesos
Jefe de Compras y
Activos Fijos
Nombre
Fecha
Nicolás Montaño
07/03/2015
Alberto Poveda
10/03/2015
Paola Andrea García
14/04/2015