Si el tiempo es dinero, alguien se está quedando con nuestro tesoro

Si el tiempo es dinero, alguien se está quedando con nuestro tesoro
¿A usted lo han robado hoy? ¿O ayer? ¿O la semana pasada? Seguramente que
sí. No estoy haciendo referencia a si le sustrajeron el teléfono celular o si
ladrones entraron a su casa ni a nada similar. Hago referencia a que
constantemente estamos sufriendo sustracciones de un factor que cada vez
sentimos que es más indispensable: nuestro tiempo. Con lápiz y papel en mano,
podemos cuantificar el tiempo que nos "quitan" y "quitamos", ya que muchas
veces nosotros mismos lo "hurtamos" de otras personas. Por ejemplo: quedamos
con un cliente una reunión para el lunes a las 9 de la mañana, llegamos a horario
y él recién nos recibe a las 9,20. Anote: 20 minutos. Otro ejemplo: Teníamos
turno con el médico a las 11 pero recién nos empezó a atender a las 11,30.
Sumemos otros 30 minutos.
Podemos seguir adicionando cada segundo que esperamos por causa de clientes,
proveedores, familiares y amigos, luego hacer una relación con las horas del día
en las que estamos levantados y seguro que la suma nos da como resultado las
importantes razones por la cual repetimos: “no tengo tiempo”.
Muchas veces, también nosotros mismos somos culpables de dicha carencia. La
“dilación” es un mal que aqueja a la sociedad moderna. Encontramos a menudo
diferentes razones por las cuales dilatamos tomar algunas decisiones y nos cuesta
concentrarnos en el trabajo. Muchos podríamos culpar a este mal a la tecnología
y a las redes sociales, porque nos “obligan” a cada ratito mirar en el celular quien
nos envió un correo electrónico o apretar “ALT y TAB” para ver qué y quienes
publicaron en el muro de Facebook, y de paso mandar un tweet comentando
sobre una noticia leída al pasar en algunos de los diarios publicados on line.
La consultora comScore, realizó una investigación que muestra que, en promedio,
los argentinos acceden a las redes sociales unas 9,8 horas al mes, casi el mismo
tiempo que los brasileros, mientras que el promedio mundial se reduce a 5,2
horas, siendo en América Latina unas 8,1 horas.
Por otro lado, estudios efectuados por Salary.com, da por resultado que el 37%
del tiempo laboral está destinado a la lectura de noticias online y blogs
personales, el 14% en redes sociales y el 12% en compras online. El resto del
tiempo, está distribuido entre entretenimiento, deportes, viajes y otros.
Siguiendo con las estadísticas, en Argentina, Zonajobs.com realizó una
investigación en las que participaron 200 compañías, en la que se midió cuales
son las redes sociales más utilizadas: Facebook (80%); seguida por Linkedin
(63%) y Twitter (43%)
¿El acceso a las redes sociales, favorecen o amenazan a la productividad laboral?
La respuestas están divididas. Muchos gerentes, sostienen que la conexión de los
empleados a las redes sociales, no difieren de otros métodos de distracción y que
favorecen a desconcentrarse un poco y retomar con más ímpetu el trabajo diario.
Siguiendo con la “gestión del tiempo”, según el modelo de Vilfredo Pareto (Regla
del 80/20), corrientemente se refleja que el 20% del esfuerzo genera el 80% de
nuestros resultados. Es decir que si lo aplicamos este concepto a una linea de
tiempo de nuestro día, podríamos decir que una gran parte de nuestra jornada
está dedicada a actividades no productivas, donde solo obtenemos pequeños
logros.
¿Cuánto tiempo le dedicamos a visitar o a llamar a clientes que poco nos aportan
a nuestra rentabilidad? ¿Y a completar extensos formularios o tablas que bien se
podrían realizar de forma automatizada con algún software? ¿Qué porcentaje de
sus reuniones están abocadas al tema principal y cuánto a superfluos como el
futbol o la vida familiar?
Algunas de las razones más comunes por la cual el tiempo de trabajo se
desperdicia resulta de no planificar, no delegar tareas que bien podrían hacer
otros empleados, recibir o realizar más cantidad de llamados que los necesarios,
revisar el correo electrónico cada diez minutos, no saber negarse a ciertos
pedidos, ser interrumpido frecuentemente, tener reuniones innecesarias, etc.
Otro ingrediente que se agrega a la gestión del tiempo laboral es el consumado
fuera del horario ad hoc. Gracias a la accesibilidad de dispositivos de
comunicación (Smartphones, tablets, notebooks, etc.) y del aprovechamiento de
las empresas, tanto propias como ajenas (clientes, proveedores, etc.),
“Desenchufarse” de la oficina se hace cada vez más difícil. En Europa, ya existen
acuerdos, donde los empleados no tienen obligación de responder correos
electrónicos fuera del horario “normal” de trabajo y poder disfrutar de momentos
de ocio y descanso. Se calcula que casi el 40% de los empleados, trabajan en su
tiempo libre, donde por lo general, no tiene una remuneración adicional.
Claramente, las fronteras entre el horario de trabajo y el personal, cada vez son
más ambiguos.
No es cuestión solo de administrar el tiempo, hay que gestionarlo con “calidad”.
Es indispensable planificar a corto y mediano plazo, poner prioridades, conocer
las aptitudes de su equipo de trabajo para poder delegar, desconectarse de
dispositivos que emiten sonidos a cada minuto informando la llegada de mensajes
o actualizaciones de muros o tweets (o al menos programarlos para filtrar sólo a
los contactos más importantes) y aunque parezca una simplicidad: ¡Haga uso de
la agenda!
El refrán dice que el “tiempo es dinero”, por ende el tiempo improductivo es
menos dinero para su empresa o para usted mismo. Piense en su billetera y
calcule cuanto pierde mientras le dedica solo “unos minutos” a jugar al "Candy
crush"…
Lic. Daniel S. Galante
Consultor de empresas
Profesor de Marketing y Marketing Estratégico en la Facultad de Ciencias
Económicas de la Universidad de Palermo