Lección 01: El Abastecimiento.

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EL ABASTECIMIENTO
1. LOGÍSTICA
Es el proceso de proyectar, implementar y controlar un flujo de materia prima, inventario
en proceso, productos terminados e información relacionada desde el punto de origen
hasta el punto de consumo de una forma eficiente y lo más económica posible con el
propósito de cumplir con los requerimientos del cliente final.
2. EL ABASTECIMIENTO
El abastecimiento o aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee
a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es
sinónimo de provisión o suministro. Las actividades incluidas dentro de este proceso son
las siguientes:
2.1. Cálculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logístico. Las
necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el
funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado
período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado
proyecto.
El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisición. Las
necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por
consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para
proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.
2.2. Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones
de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al
uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más
conveniente.
Los principales objetivos específicos de esta actividad son:•
•
•
•
•
•
Mantener la continuidad del abastecimiento;Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios
para la empresa;- Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando
calidad adecuada;Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
materiales;Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación;Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la
permanente capacitación del personal; y, mantener informado al gerente de
logística o gerente general acerca de la marcha del departamento.
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2.3. Obtención: La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la
continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la
exactitud y calidad de lo que se recibe.
2.4. Almacenamiento: Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de
todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales
desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. Los
principales aspectos de esta actividad son:
•
•
•
•
Control de la exactitud de sus existencias.
Mantenimiento de la seguridad.
Conservación de los materiales.
Reposición oportuna.
2.5. Despacho o distribución: Consiste en atender los requerimientos del usuario,
encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada.
Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es
necesario contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y
calidades de los artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en
esta función asegurar el control de la exactitud de los artículos que se despachan,
así como la rapidez de su ejecución para cumplir con los plazos solicitados.
2.6. Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el
asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin
sobrepasar la capacidad de instalación.
Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos
de abastecimiento.
2.7. Utilización de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas más ventajosas
para la empresa.
3. IMPORTANCIA:
La función de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o servicio
debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos tenemos los
siguientes:
•
•
•
•
•
•
•
•
Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios
para el funcionamiento de la organización.
Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel
mínimo.
Mantener unas normas de calidad adecuadas.
Buscar y mantener proveedores competentes.
Normalizar los elementos que se adquieren.
Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.
Mantener la posición competitiva de la organización.
Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos
administrativos sean los más bajos posibles.
4. APROVISIONAMIENTO:
Organizar a las empresas para conseguir estos objetivos es difícil porque no sólo hay
que tener en cuenta las necesidades internas, sino también las del mundo exterior.
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Tanto el departamento de aprovisionamiento como el tráfico de materiales tienen un
contacto directo en el mercado y han de responder a su solución.
La tarea fundamental del gerente de abastecimiento consiste en localizar fuentes
confiables y progresivas de suministros, asegurar y mantener su cooperación e interés.
4.1. El aprovisionamiento considera dos puntos importantes:
(1) Las previsiones en un plan general.
(2) Los plazos en los casos particulares. Ambos se reducen a un sólo factor, el
tiempo.
4.1.1. En la mayor parte de las organizaciones los aprovisionamientos
consumen aproximadamente entre el 20% y 50% de los ingresos totales
de la compañía en mercadería y servicios. Cuando una organización
gasta cantidades tan grandes de sus ingresos en una sola área es
importante que se reciba una buena compensación por los fondos
comprometidos.
4.1.2. El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las
compras, actúa como un poderoso estímulo para racionalizar el
abastecimiento.
4.1.3. En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir un jefe o
gerente de abastecimiento (o compras). El gerente de abastecimiento
debe enfocar su labor hacia el desarrollo de estrategias, dirigidas hacia
las compras, el desarrollo de los proveedores y de las negociaciones, que
concuerden los objetivos y estrategias de la organización, tanto a corto
plazo como a largo plazo.
4.1.4. En el área de aprovisionamiento el gerente debe ser responsable de la
planificación y del control de los materiales, así como de la programación
de la producción o de la investigación de los materiales y de la
programación de las compras, del tráfico de entrada y salida de los
almacenes, y de la eliminación de los desperdicios, la chatarra o los
residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la
empresa, de acuerdo a los objetivos trazados.
4.1.5. La labor del gerente de abastecimiento debe orientarse a buscar la
máxima utilización y conservación de los abastecimientos. Estas se
obtienen mediante el entrenamiento y la aplicación continua de una serie
de normas hasta la conservación, el mantenimiento, la recuperación y la
correcta distribución y empleo de todos los artículos utilizados por la
empresa.
5. SUS NECESIDADES
En lo que se refiere al cálculo de necesidades, el gerente de abastecimiento debe
considerar la política de la empresa para definir sobre los siguientes puntos:
(a) Emplear en la producción materiales extranjeros o nacionales;
(b) Tener o no almacenado la materia prima a emplearse o los artículos
produzcan.
(c) Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crédito.
que se
También debe considerar la capacidad económica o financiera de la empresa para
determinar mayores o menores niveles de abastecimiento, de consumo o reserva, la
capacidad instalada de la empresa y el nivel de utilización de la misma, la mano de obra
disponible y el nivel de instalación.
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Para determinar las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar con
diferentes niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras
dependencias de la empresa:
5.1 Con el gerente de Producción para determinar:
a) Los productos que se van a requerir para las operaciones de producción en el
volumen previsto.
b) Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar cuándo
colocar los pedidos.
c) La calidad y el tipo de cada artículo o material a adquirirse.
5.2 Con el gerente de Logística para determinar:
a) Cantidad de artículos que se encuentran con mucho stock.
b) Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artículo.
c) Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos.
d) Equipo y material necesario para el mantenimiento.
e) Capacidad de equipo y material para el transporte.
f) Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.
5.3 Con el jefe de Compras para definir:
a) Forma de mantener la continuidad de abastecimiento.
b) La calidad adecuada de los artículos a adquirirse.
c) Localización de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.
5.4 Con el gerente de Ventas o Comercialización para:
a) Proporcionar datos sobre planificación de los artículos terminados.
b) Fechas necesarias de cada uno de ellos.
5.5 Con Contabilidad con el propósito de conocer:
a) Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la empresa.
b) La conciliación que se efectúa en los inventarios.
c) Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.
El gerente de Abastecimiento debe de determinar la responsabilidad que le compete al
elemento comprador, así como la forma de llevar a cabo las adquisiciones en lo que se
refiere a:
(1) La fabricación durante un determinado período.
(2) El cumplimiento de un determinado programa de adquisición de materiales.
(3) Una orden de compra específica.
(4) La adquisición de determinado material que debe de tenerse en existencia.
(5) Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.
Por lo tanto: El abastecimiento es una de las funciones comunes básicas de cualquier
organización, puesto que cada una de ellas depende -si bien en mayor o menor grado- de
los materiales y suministros de otras empresas. Ninguna organización es autosuficiente.
Adicionalmente, el responsable del abastecimiento debe tener bien clara la función que
cumple un elemento de compra para realizar una compra adecuada.
Otro aspecto fundamental es la selección de los proveedores, y para ello es recomendable
contar con políticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de favorecer a alguien podemos
estar poniendo en riesgo la continuidad de las operaciones.
Finalmente, está claro que el área de abastecimiento de cualquier empresa juega un rol
importante, y que, sobre todo, influye de manera relevante en los costos de la misma y por
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consiguiente en los precios también, lo cual, a su vez, repercute en la capacidad de
mantenerse en el mercado y competir. El éxito de una empresa, creada para ofrecer
productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinación
razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios que
produce.
6.- EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO:
El proceso de abastecimiento es el conjunto de actividades que permite identificar y adquirir
los bienes y servicios que la compañía requiere para su operación, ya sea de fuentes
internas o externas. Partiendo de esta definición, se puede ver que el abastecimiento va
más allá de la simple adquisición de materia prima, ya que se encarga de todo lo que
requiere la empresa para su operación, así como de facilitar los medios necesarios para
conseguirlo.
Un correcto abastecimiento en una empresa depende de varios factores:
Mantenimiento de un registro exacto y a tiempo.
Determinación correcta de proveedores (externos o internos y correcta planeación de envío
y sostenimiento de inventarios.
Es importante tener en cuenta que el abastecimiento es un concepto amplio y que ha
cambiado en gran medida gracias a las nuevas tecnologías informáticas.
6.1.
SISTEMA ADMINISTRATIVO DE ABASTECIMIENTO
El Sistema Administrativo de Abastecimiento (S.A.) es el conjunto de principios, procesos
técnicos de catalogación, programación, adquisición, almacenamiento y seguridad,
distribución, registro y control, mantenimiento, recuperación de bienes y disposición final.
6.2.
Las funciones del mencionado sistema es de asegurar la unidad racionalidad,
eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no personales
en la administración pública.
El Abastecimiento como Sistema formaliza su vigencia a partir de la promulgación del
Decreto Legislativo 22056 del 29 de Diciembre de 1977 y se queda instituido a partir del 01
de Enero de 1978.
Mediante Resolución Jefatural Nº 118-80-INAP/DNA se dictan normas para facilitar el control
y garantizar la eficacia de sus funciones dentro de una concepción integral; en esta
Resolución se aprueban las siguientes Normas Generales del Sistema de Abastecimiento:
S.A. 01 . Aplicación de criterios de eficiencia y eficacia.
S.A. 02 . Integridad de Administración del Abastecimiento
S.A. 03 . Actualización y utilización de información para el abastecimiento.
S.A. 04 . Unidad de las adquisiciones de bienes y servicios.
S.A. 05 . Unidad en el Ingreso Físico y Custodia Temporal de Bienes.
S.A. 06 . Austeridad del Abastecimiento.
S.A. 07 . Verificación del estado y utilización de bienes y servicios.
Estas Normas por Decreto Supremo 039-98-PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones
y Adquisiciones del Estado (Ley 26850) del 26 de Septiembre de 1998 DEROGA las Normas
del Sistema de Abastecimiento (S.A.) del 01 al 04, quedando aún en vigencia las Normas
del Sistema de Abastecimiento del 05 al 07.
Actualmente a partir del 16 de Marzo del 2001 entra en utilización el Texto Unico Ordenado
– Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado que es el Decreto Supremo Nº 012EDUCA INTERACTIVA
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2001-PCM y su reglamento D.S. 013-2001PCM. Esta ley establece las normas básicas que
contiene los límites mínimos y máximos que deben observar las Entidades del Sector
Público dentro de criterios de racionalidad y transparencia, en los procesos de adquisiciones
y contrataciones de bienes, servicios u obras y regula las obligaciones y derechos que se
derivan de los mismos. Dichos procesos comprenden todos los contratos que estén
destinados a obtener bienes, servicios u obras necesarios para el cumplimiento de las
funciones del Estado.
Habiéndose derogado las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento S.A. 01 al S.A.
04, el grupo decidió hablar sobre las Normas que quedaron vigentes las cuales a
continuación se detallan:
6.2.1. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO 05. UNIDAD EN EL INGRESO FISICO
Y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES
Todos los bienes adquiridos ingresarán físicamente a la entidad, para su custodia
temporal, a través del Almacén Institucional, a excepción de aquellos que por su
naturaleza y características propias (terrenos, edificios, semovientes, cultivos
permanentes, infraestructura pública, barcos, aviones, etc), no sea posible
hacerlo, los cuales ingresarán sólo simbólicamente; en ambos casos, previa
elaboración de los correspondiente documentos fuente, tanto de ingreso como de
salida.
6.2.1.1 Concepto:
El almacenamiento es un proceso técnico del abastecimiento, orientado a establecer y
aplicar pautas para la ubicación y custodia temporal de bienes en cualquier área física
acondicionada con ese fin, el cual se inicia con la adquisición propiamente dicha de los
bienes o servicios necesarios, a través de las formas y modalidades establecidas, con
sujeción a los montos que para el efecto se fije en la Ley Anual del Presupuesto,
incluyendo su recuperación.
El Ingreso físico es un acto de incorporación a la entidad, pasando de afuera hacia
adentro de ella, utilizando para el efecto, un lugar apropiado, previamente establecido.
Este conlleva la realización de acciones administrativas específicas para certificarlo,
acreditar condiciones e incorporar los bienes adquiridos al patrimonio de la entidad.
Hay acciones técnicas propias del ingreso físico y custodia temporal de bienes, las
cuales necesitan ser precisadas y asignadas a ciertas áreas funcionales, de acuerdo a
las característica de cada entidad.
La unidad en el ingreso físico y custodia temporal garantiza acciones racionales y
facilitan el control de las mismas o de las operaciones administrativas que al respecto
se realicen.
6.2.1.2 Objetivo:
o
o
o
Establecer un solo tipo de vía o canal para el ingreso físico de los bienes
adquiridos por la entidad.
Extender los principios generales de almacenamiento a todas las áreas que
realizan custodia temporal de bienes.
Realizar un mejor control de los bienes adquiridos, durante su custodia
temporal, mientras son movilizados hasta el lugar de utilización directa.
6.2.1.3 Acciones a desarrollar:
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1. La Oficina de Abastecimiento a nivel central y desconcentrado, contará con
áreas o espacios físicos, denominados ALMACEN, acondicionados
especialmente para la custodia temporal de los bienes que la entidad
suministra.
2. La ubicación, capacidad, acondicionamiento, medios de acceso,
equipamiento y personal de Almacén, serán planificados atendiendo las
necesidades y posibilidades de la entidad.
3. El ingreso físico de los bienes adquiridos o recuperados, se realizará
únicamente a través del Almacén de la Oficina de Abastecimiento, tanto
a nivel central domo desconcentrado.
4. Los Semovientes, alimentos frescos, productos cárnicos, equipos
voluminosos, combustibles, productos radioactivos, reactivos químicos,
valores, granos, etc. Cuya custodia por sus características propias
demanda aislamiento, temperatura, iluminación, humedad, seguridad,
amplitud, desplazamiento, etc, ingresarán físicamente por el área de
custodia (propia o alquilada) que reúna las condiciones adecuadas,
aunque estuviera a cargo de otro órgano, el cual para el caso, asume la
responsabilidad de su permanencia física.
5. Los bienes que por sus características no puedan ingresar físicamente
por ningún almacén de la entidad o que las operaciones de ingreso
resulten antieconómicas (edificios, terrenos, construcciones diversas,
naves, etc) o urja utilizarlos de inmediato (Medicamentos, víveres, ropa
en casos de emergencia, etc) se asignarán directamente a los
encargados de su utilización, quienes se responsabilizan del ingreso
físico. El Almacén elaborará de inmediato, previa constatación in situ,
los documentos fuente que fueren necesarios.
6. Los bienes ingresan con la Respectiva Orden de Compra – Guía de
Internamiento (O/C) o Nota de Entrada a Almacén NEA,
comprobándose que contenga principalmente los siguientes datos:
Cantidad, peso, número de serie, estado, funcionamiento y otros que
fueren pertinentes. Se dejará constancia del acto de ingreso y de
cualquier diferencia que pudiera encontrarse.
7. Los bienes que en aplicación de Normas de Sistema de Contabilidad, se
consideren de Activo Fijo, luego del Ingreso Físico al Almacén y una vez
asignado a los usuarios, serán codificados por la Oficina de Control
Patrimonial Institucional, de acuerdo a las normas establecidas, a fin de
identificarlos eventualmente.
El código de cada bien contendrá básicamente, el nombre de la
dependencia en la que labora el trabajador al cual ha sido consignado
éste, el código de la Cuenta de Mayor a la que pertenece de acuerdo a
sus características, etc. El código será colocado en un lugar visible del
propio bien.
8. LA Oficina de Abastecimiento de la entidad, elaborará y tramitará la
aprobación de normas específicas de almacenamiento, las que serán de
aplicación y cumplimiento obligatorio en toda área destinada a la
custodia temporal de bienes (cámaras frigoríficas, silos, áreas de
exhibición, zonas de estacionamiento, áreas de reparación, depósitos,
cajas de seguridad, establos, etc. Estas normas incluirán
procedimientos, responsabilidad, condiciones e información que deben
proporcionar al Almacén.
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6.2.1.4 Mecanismos de Control
1. La Oficina de Contabilidad no registrará bienes ingresados sin intervención
del Almacén Institucional.
Asimismo, controlará permanentemente que éstos no sean adquiridos con
dineros del Fondo para Pagos en Efectivo, cuyo uso, de acuerdo a la NGT05 Uso de Fondo par Pagos en Efectivo, aprobada por la Resolución
Directoral Nº 026-80-EF/77.15 del 06 de Mayo de 1980 ...Es únicamente
para atender el pago de gastos menudos y urgentes y excepcionalmente
viáticos no programables y jornales.
De haberse presentado esta anomalía, coordinará con la Oficina de Control
Patrimonial de la Entidad, la forma de regularizar, POR ESTA Y UNICA VEZ,
esta situación.
2. La Oficina de Abastecimiento llevará un registro de todas las áreas de
custodia temporal (Almacenamiento) que operan en la entidad, precisando,
entre otros datos importantes, sus características, ubicación, responsables,
etc., para efecto de control, acondicionamiento permanente y disponibilidad
inmediata en casos de imprevistos.
3. La oficina de Abastecimiento informará periódicamente a la Oficina General
de Administración o unidad orgánica que haga sus veces en la entidad, las
irregularidades que detecte en la tramitación del ingreso de bienes o en el
cumplimiento de disposiciones específicas emitidas, para las acciones de su
competencia.
4. Verificar el cumplimiento de la Programación del Abastecimiento para permitir
un flujo regular en el ingreso físico de bienes de la entidad.
5. Constatar si son fundadas o procedentes las situaciones que motivan formas
excepcionales de ingreso y custodia temporal de bienes de la entidad,
elevando los informes correspondientes a la Oficina General de
Administración, proponiendo la solución de las mismas.
6.2.2. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO 06. AUSTERIDAD DEL
ABASTECIMIENTO
En toda previsión, solicitud, obtención, suministro, utilización o administración
bienes y servicios, se aplicarán los criterios de instrumentos pertinentes
austeridad que establezca la entidad a propuesta de la Oficina
Abastecimiento, en concordancia con la política de austeridad y racionabilidad
el gasto público.
6.2.2.1.
de
de
de
en
Concepto
Se entiende por Austeridad del Abastecimiento, a la equilibrada estimación de
necesidades de bienes y servicios, al mesurado uso de los limitados recursos
asignados a la entidad y a su adecuada combinación para obtener más y mejores
resultados (productos materiales y servicios públicos), en beneficio de la
colectividad en general.
La austeridad es condición básica del abastecimiento y su aplicación
corresponde a todos los órganos de la entidad. Compete a la Oficina de
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Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones y funciones, estudiar, adecuar o
proponer a la Alta Dirección de la Entidad, los criterios u orientaciones para
aplicación de medidas de austeridad, referidas tanto a bienes como a servicios.
Esos criterios serán recogidos, coordinados y proporcionados, principalmente, a
los órganos de línea de la entidad.
6.2.2.2.
o
o
Objetivo
Fijar criterios para hacer más racional el uso de los medios materiales
de los que disponen las entidades.
Propiciar el uso de criterios técnicamente elaborados.
La Oficina de Abastecimiento adecuará a su realidad institucional, los
criterios de austeridad que forman parte de la Directiva Nº 01-89INAP/DNA, que aprueba las Normas para Programar el
Abastecimiento de Bienes y Servicios No Personales.
6.2.3. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO 07. VERIFICACIÓN DEL
ESTADO Y UTILIZACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
Las entidades públicas formularán y aplicarán normas para verificar la existencia,
estado y condiciones de utilización de los bienes o servicios de los que dispone la
entidad.
6.2.3.1. Concepto
La verificación es un acto de constatación física que realizan personas
en representación de la entidad. Al Sistema de Abastecimiento le
corresponde la constatación, en referencia a las unidades físicas,
aplicables tanto a los bienes como a los servicios.
Básicamente la verificación se refiere a la existencia o presencia real
del bien o del servicio (visto como acción o resultado); al estado para
apreciar el grado de conservación o deterioro del bien así como el
resultado del servicio; y, las condiciones de utilización para constatar
en qué se utilizan, lugar, habilidad del responsable, condiciones de
seguridad, rendimiento y sobre todo el uso, en beneficio de la
organización en su conjunto.
6.2.3.2. Objetivo
o
o
o
Efectuar un seguimiento a los bienes y servicios con que cuenta la
entidad.
Recabar información de las existencias de bienes y servicios, para
realizar un Abastecimiento más eficaz.
Evitar la acumulación improductiva de bienes y servicios innecesarios
para la entidad.
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