Compras y abastecimiento unidad 2

Compras y abastecimiento.
2. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTO.
2.1 Relaciones de la función de compras y abastecimientos con la
organización.
Dirección.
La relación con la Dirección general es mediante reportes oportunos de las
actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por
determinado período de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos reportes
tienen elementos estadísticos de los mercados de insumos y la posición de la
organización ante éstos lo cual nos permite la evaluación y toma de decisiones
para
el
mejor
desarrollo
global
de
la
organización.
Producción.
Esta es la función del grupo comprometido en la elaboración del producto, sea
manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La relación
cardinal entre compras y producción, es la de que compras procure los materiales
necesarios para la producción y de qué producción descanse en compras para tal
servicio.
Los Departamentos de Control de Calidad y el de Ingeniería deben orientar al de
Compras sobre las especificaciones y propiedades físicas y/o químicas requeridas
en los materiales para la producción.
El Departamento de Compras, al conseguir los mejores precios y calidad de los
materiales, ayuda a Ventas para que sus montos sean competitivos.
Toda operación realizada por compras, origina un movimiento financiero, y por lo
tanto, es la intervención del Departamento de Contabilidad.
La función de Compras incluye el proceso completo de decidir y detallar que se
habrá de comprar, en que cantidades, en que momento, de que fuentes y por
cuales procedimientos.
2.2 Importancia de la claridad en la información de la solicitud de compras.
La solicitud o Requisición de Compras, es el origen para el desarrollo y la
aceptación de la Orden de Compra, así pues, enlista todos los artículos que
deseen adquirirse, se originan en el departamento que requiere el artículo, y para
ser autorizada debe ser revisada por el Jefe del Departamento.
Las requisiciones deben contener la descripción completa del artículo pedido,
precisándose la cantidad, la fecha en que se requiere, la fecha máxima de
entrega, y el lugar donde debe efectuarse la misma.
Esta solicitud debe hacerse por cuadruplicado, Contabilidad, Compras, Almacén,
Depto. que solicito el material y archivo.
2.3 Planeación y Programación de las Compras.
¿Qué es Planeación?
Proceso de selección de acciones o caminos para llegar al objetivo determinado,
en unaempresa, u organización. Precio, lo que más importa al comprador.
¿Qué es programación?
Conjuntó de acciones con un orden o secuencia determinada y su ubicación en el
tiempo. La planeación y programación sirve para: evitar demoras, optimizar
costos, controlar la calidad y controlar inventarios.
En cada empresa u organización existen amplias variaciones, por lo tanto, no
resulta factible establecer un solo conjunto de acciones para poder planear o
programar, sin embargo existen pasos que se siguen en toda institución, estos
son, en resumen la identificación de necesidades, y la selección de las mejores
opciones.
2.4 Informe de Surtimiento y Revisión del Material Entregado.
Informe de surtimiento: Constituyen un medio básico de comunicación dentro de la
empresa y dentro del departamento de compras, dadas sus numerosas
interrelaciones, básicamente los informes pueden ser dirigidos a la gerencia, intro
departamentales o interdepartamentales, y sus propósitos son:
1) Comunicar la información
2) Ayudar a evaluar al proveedor y
3) Autoanálisis.
Revisión del material entregado: En cuanto a la revisión del material entregado se
efectúa con la determinación de calidad mediante la inspección y sus beneficios
son la reducción de pérdidas y una mayor satisfacción por parte del cliente.
2.5 Archivo Histórico de Compras y Abastecimiento.
También llamado biblioteca de compras, deberá proporcionar referencias para
investigación planeación, selección de proveedores, estadísticas de los controles
de calidad, esto debe incluir: Información técnica de productos y materiales, datos
económicos de industrias proveedoras, bibliografía en administración de compras,
Gerencias Comerciales y Asociaciones Industriales relacionadas con la
organización.