Nº - INCOP

INSTITUTO COSTARRICENSE DE PUERTOS DEL PACIFICO
DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA
LICITACIÓN ABREVIADA Nº 2011LA-000011-01
CONTRATACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA EL
ESTUDIO DE CARGAS DE TRABAJO Y CONFECCION DE
MANUAL DESCRIPTIVO DE PUESTOS EN INCOP
CONDICIONES GENERALES
1.-
Invitación
1-1.-
El Departamento de Proveeduría del Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico,
que en lo sucesivo se denominará INCOP, invita a participar en la Licitación
Abreviada Nº 2011LA-000011-01 por la “Contratación de Servicios Profesionales
para el estudio de cargas de trabajo y confección de Manual descriptivo de puestos en
INCOP”.
2.-
Participantes
2-1.-
Podrán ser participantes las personas físicas o jurídicas que presenten ofertas
actuando directamente o por medio de un representante legalmente autorizado.
3.-
Presentación de Ofertas
3-1.-
Las ofertas deberán ser presentadas en original y dos copias.
3-2.-
Las ofertas deberán ser entregadas en un sobre cerrado en el Departamento de
Proveeduría del INCOP en Puerto Caldera, antes de la hora señalada para la apertura
de las mismas indicando claramente en el sobre la siguiente leyenda:
Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico
Departamento de Proveeduría
Licitación Abreviada Nº 2011LA-000011-01
Contratación de Servicios Profesionales para el
Estudio de Cargas de Trabajo y Confección de
Manual descriptivo de Puestos en INCOP
Recepción de ofertas, vence el 07 de septiembre del 2011
Hora: 10:00 horas
3-3.-
Las ofertas ilegibles o que contengan omisiones, alteraciones, borrones o tachaduras
graves serán rechazadas.
Página 1
3-4.-
Una vez depositada la oferta en el Departamento de Proveeduría del INCOP no podrá
ser retirada, entendiéndose que la misma es propiedad de la Institución. La oferta
podrá ser modificada o anulada mediante solicitud por escrito del concursante en
fecha anterior a la apertura de ofertas.
3-5.-
Las ofertas deberán presentarse firmadas por la persona legalmente autorizada para
hacerlo.
3-6.-
En la oferta deberá declararse bajo juramento que no les alcanzan las prohibiciones
del artículo 22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa y que se encuentran
al día en el pago de todo impuesto nacional.
3-7.-
Todos los participantes deberán presentar una Certificación de la Caja Costarricense
del Seguro Social en la que conste que se encuentran al día con las obligaciones
obrero patronal.
3-8.-
Se deberá de anotar en la oferta la vigencia de la misma, la cual no debe ser inferior a
treinta (30) días hábiles.
4.-
Garantías
4.1
Cada participante deberá entregar junto con su oferta el comprobante respectivo de
haber realizado el depósito de garantía de participación en la Sección Caja que
consistirá en un 5% del monto total de la oferta, (recibo que se confecciona en el
Departamento del Proveeduría antes de pasar a la Sección Caja a efectuar el
respectivo depósito).
4.2
Quien resulte adjudicatario en esta licitación deberá depositar el 10% por concepto de
Garantía de Cumplimiento.
4.3
La vigencia del depósito por garantía de participación debe ser un período
mínimo de treinta (30) días naturales adicionales a la fecha máxima
establecida
para dictar el acto de adjudicación.
4.4
La vigencia de la garantía de cumplimiento debe ser por un período mínimo de
sesenta (60) días naturales adicionales a la fecha probable de la recepción definitiva
del objeto contractual.
4.5
Las garantías podrán ser rendidas de acuerdo con el artículo 42 del Reglamento
General de la Contratación Administrativa. La garantía de cumplimiento quedará bajo
custodia del INCOP, y será devuelta dos meses después de vencido el contrato.
5.-
Recepción, apertura de ofertas y adjudicación.
5-1.-
El plazo de recepción de ofertas vence el día 07 de septiembre del 2011 a las
10:00 horas en las oficinas administrativas del INCOP en Puerto Caldera.
Página 2
5-2.-
La apertura de ofertas se realizará inmediatamente después de vencido el plazo de
recepción en la Oficina del Departamento de Proveeduría en Puerto Caldera.
5-3.-
El INCOP resolverá este concurso a más tardar veinte (20) días hábiles después de
la apertura de ofertas.
En todo lo demás no previsto en el presente pliego de condiciones, se regirá de
conformidad con lo que establece la Ley y el Reglamento General de Contratación
Administrativa, para este tipo de contratación.
Página 3
Especificaciones Técnicas
OBJETO DEL CONTRATO: Contratación de una empresa para:
Realizar estudio de cargas de trabajo y definición de funciones en todos los puestos
de la organización, exceptuando los referidos en el artículo 5° de la Directrices
Generales en Materia Salarial, Empleo y Clasificación de Puestos para las Entidades
Públicas, Ministerios y Demás Órganos cubiertas por el ámbito de la Autoridad
Presupuestaria para el año 2012; y confeccionar el correspondiente Manual
Descriptivo de Puestos de la Institución.
1.
REQUERIMIENTO:
El Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, en adelante INCOP, requiere contratar
una empresa de asesoría en Desarrollo Organizacional y Recursos Humanos, que realice
un estudio de cargas de trabajo y definición de funciones en todos los puestos de la
organización (excepto los referidos en el artículo 5° supracitado); así como la
actualización del Manual Descriptivo de Puestos. La contratación será por un período de
nueve meses, pudiendo ampliarse a criterio de INCOP de conformidad con sus
necesidades.
2.
ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO:
La empresa deberá estar facultada para realizar el análisis y definición de la distribución
de funciones y cargas de trabajo en los puestos y plazas que integran las diferentes áreas
de la organización (excepto los referidos en el artículo 5° supracitado).
a. Levantar y analizar la distribución de funciones y de cargas de trabajo en los puestos
en estudio, con base en las necesidades reales de la organización, incluyendo:
Diseño de cuestionario para levantar los procedimientos de trabajo que se aplican
en las diferentes áreas de la organización, donde se detalle claramente el o los
responsables de cada paso, o actividad.
Levantamiento de los procedimientos de trabajo por medio de la aplicación de
los cuestionarios, previamente diseñados, a los responsables de las diferentes
unidades administrativas de la organización.
Diseño de cuestionario para levantar las funciones que se realizan en cada uno de
los puestos en estudio, clasificando las mismas por la frecuencia con que se
ejecutan.
Levantamiento de funciones por puestos, por medio de la aplicación del
cuestionario previamente diseñado para este fin, a cada uno de los funcionarios
de la organización, cuyos puestos son objeto de estudio.
Verificación de las funciones por puesto, con el responsable de cada área de
trabajo, de la organización.
Análisis de la información obtenida por medio de los cuestionarios y verificada
con los responsables de cada área de trabajo.
Página 4
Formulación del diagnóstico de la distribución de funciones y cargas de trabajo
en los puestos que integran cada área de trabajo de la organización.
Presentación del diagnóstico a la Dirección Administrativa Financiera y Unidad
de Capital Humano, como contraparte para la realización de este proyecto,
quienes contarán con la autoridad necesaria para su aprobación.
Inclusión de modificaciones en el informe “Diagnóstico de Distribución de
Funciones y Cargas de Trabajo”, con base en las observaciones realizadas por la
contraparte.
Entrega del informe final del “Diagnóstico de Distribución de Funciones y
Cargas de Trabajo” a INCOP.
b. Diseño de la distribución de funciones y de las cargas de trabajo por puestos, en las
diferentes áreas de trabajo de la organización, de tal forma que se logre la
distribución equitativa de éstas, de acuerdo con los niveles establecidos de autoridad
y responsabilidad, para cada uno.
Obtención en la Unidad de Capital Humano del INCOP de los perfiles de los
puestos que integran la organización.
Análisis del perfil de los puestos en estudio para determinar los niveles de
autoridad y responsabilidad de cada uno.
Redistribuir funciones y cargas de trabajo con base en los procedimientos de
trabajo, las funciones y el perfil de los puestos existentes.
Diseño de la propuesta de la distribución equitativa de funciones y cargas de
trabajo en los puestos asignados a las distintas áreas de trabajo, para lograr el
mejor uso del recurso humano disponible.
Formulación y confección del informe “Distribución Equitativa de Funciones y
Cargas de Trabajo”.
Presentación del informe “Distribución Equitativa de Funciones y Cargas de
Trabajo” a la Dirección Administrativa Financiera y Unidad de Capital Humano,
como contraparte para la realización del proyecto, quienes contarán con la
autoridad necesaria para su aprobación.
Inclusión de modificaciones en el informe, con base en las observaciones
realizadas por la contraparte.
Entrega del informe final de “Distribución Equitativa de Funciones y Cargas de
Trabajo”.
c. Actualizar el Manual Descriptivo de Puestos de la organización, para ajustarlo a las
necesidades reales de ésta con base en la nueva distribución de cargas de trabajo y
funciones, así como en los niveles de responsabilidad y autoridad de cada posición.
Análisis integral de la organización para comprender claramente la visión,
estrategias y roles de cada una de las unidades y los puestos que la componen.
Elaborar el cuestionario para recopilar la información de todos los puestos de
trabajo, relativa a:
 Identificación del puesto
 Descripción de funciones.
Página 5
 Especificaciones del puesto en educación, experiencia, habilidades y
destrezas y otros requisitos.
 Responsabilidades por errores, el resultado final del proceso, contacto con el
público, información confidencial y supervisión.
 Nivel de esfuerzo, mental y físico.
 Condiciones ambientales y riesgos incluyendo condiciones físicas, exigencias
emocionales y riesgos.
Identificar claramente los puestos de trabajo de la organización a través de
análisis de información y entrevistas con la jefatura de la Unidad de Capital
Humano.
Selección de la muestra de personas a quienes se les aplicará el cuestionario.
Recopilación de la información de los puestos de trabajo a través de la aplicación
del cuestionario para descripción y análisis de puestos a la muestra de
trabajadores seleccionada o al que se considere necesario.
Digitación y análisis de información recopilada.
Elaboración del Manual Descriptivo de Puestos.
Presentación del “Manual Descriptivo de Puestos” actualizado a la Dirección
Administrativa Financiera y Unidad de Capital Humano, como contraparte para
la realización del proyecto, quienes contarán con la autoridad necesaria para su
aprobación.
Inclusión de modificaciones en el Manual, con base en las observaciones
realizadas por la contraparte.
Entrega del “Manual Descriptivo de Puestos”
3.
OTRAS CONDICIONES
a. Las empresas oferentes, deberán estar inscritas en el Colegio Profesional
correspondiente.
b. Las empresas oferentes deberán contar al menos con diez años de experiencia en
procesos de gestión de Desarrollo de Recursos Humanos, en empresas del sector
público costarricense.
c. Las empresas oferentes deberán designar como coordinador del proyecto un
profesional en administración de negocios que ostente el grado de Máster en
Administración de Proyectos, debidamente colegiado al Colegio de Profesionales en
Ciencias Económicas de Costa Rica. Así como contar con una experiencia mínima
de cinco años en el desempeño de puestos ejecutivos en el área de Desarrollo
Organizacional en empresas del sector público costarricense. Lo cual deberá ser
probado con copia certificada por notario público, de los títulos que lo acreditan y
declaración jurada del profesional sobre la experiencia. Para lo cual el INCOP se
reserva el derecho de verificar la validez de la información en el momento en que lo
considere oportuno.
d. Las empresas oferentes deberán contar dentro de su equipo de trabajo asignado al
proyecto, además del coordinador, con un mínimo de dos profesionales con grado
Página 6
de maestría en el área de Ciencias Sociales o Ciencias Económicas, con una
experiencia mínima de cinco años en el ejercicio de la profesión respectiva. lo cual
deberá ser certificado mediante declaración jurada de cada profesional.
e. Los puntos arriba indicados son requisitos de admisibilidad, por lo que las empresas
que no los cumplan, no se considerarán elegibles como adjudicatarias.
f. La información de la presente contratación es confidencial y de uso exclusivo del
INCOP, por lo que se deberá declarar bajo fe de juramento que en caso de resultar
adjudicatario, se considerará toda la información, a la que llegara a tener acceso
como “confidencial”, garantizando un acceso restringido a la misma.
g. Las empresas oferentes deberán haber realizado en los últimos tres años, consultorías
de Recursos Humanos en empresas nacionales de administración pública, lo cual
certificarán mediante declaración jurada del representante legal de la empresa,
pudiendo INCOP verificar la información indicada en el momento en que lo
considere oportuno.
h. Los oferentes deberán estar al día en el pago de sus obligaciones con la Caja
Costarricense del Seguro Social, paro lo cual presentarán declaración jurada por
parte del representante legal, pudiendo INCOP verificar la información indicada.
i. Los oferentes deberán presentar los currículos del personal asignado a la presente
contratación, así como los atestados académicos correspondientes. La especificación
del currículo deberá ser lo suficientemente clara e indicar como mínimo: preparación
académica, experiencia profesional y laboral en el mercado.
j. Debe incluirse en la oferta, cualesquiera otros aspectos que el oferente considere
necesarios cotizar para la eficiente ejecución de la contratación requerida.
k. Los profesionales deberán presentar los antecedentes profesionales de la firma.
l. La inversión de la presente contratación, deberá contemplar: los honorarios
profesionales, transporte, alojamiento, y alimentación de los consultores, así como
los gastos de materiales que se deriven de la presente contratación.
4.
CONDICIONES GENERALES.
a. Las ofertas deberán ser presentadas en original con una copia, debidamente
numeradas, firmadas por la persona que tenga el poder para ello, indicando
claramente en la condición en que actúa, en idioma español, en sobre cerrado y
rotulado con Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico, indicándose el
procedimiento y objeto contractual.
b. Se deberá indicar en la oferta, el nombre de la empresa, N° de cédula jurídica,
nombre del representante legal, domicilio de la empresa, dirección postal, dirección
electrónica, teléfono y fax.
Página 7
5.
UNIDAD ADMINISTRADORA DEL CONTRATO.
De conformidad con la Ley de Contratación Administrativa, se define a la Gerencia
General, como la Unidad encargada de la administración del contrato.
6.
PLAZO DEL CONTRATO.
El plazo del contrato será por un plazo máximo de trece meses.
7.
VIGENCIA DE LA OFERTA.
La oferta deberá establecer un plazo de vigencia de 30 días, contados a partir de la
apertura de la oferta.
8.
PLAZO DE ENTREGA
Para los diversos servicios que se soliciten, el plazo de entrega se deberá establecer de
manera conjunta entre la Gerencia General y la empresa adjudicada, con un plazo
máximo para confeccionar el correspondiente Manual Descriptivo de Puestos del
Instituto Costarricense de Puertos del Pacífico al día 30 de setiembre de 2012.





9.
Realizar análisis y simplificación de los procesos y procedimientos de la
organización para la eficiencia administrativa: al 30 de Noviembre de 2011.
Confección del Manual de Procesos y Procedimientos de la Organización: al 15
de Febrero 2012.
Analizar las funciones y cargas de trabajo de cada unidad administrativa y puesto
de trabajo de la organización: al 15 de Mayo de 2012.
Rediseño de distribución de funciones y cargas de trabajo de cada unidad
administrativa y puestos de trabajo de la institución y respectivo ajuste a la
estructura organizativa a nivel general: al 16 de agosto de 2012.
Confección del Manual Descriptivo de Puestos de la Institución: al 30 de
setiembre de 2012.
FORMA DE PAGO.
El pago se realizará una vez entregado por parte del adjudicatario a INCOP, cada uno de
los siguientes productos:
30% del monto total del Contrato contra entrega del Informe “Diagnóstico de
Distribución de Funciones y Cargas de Trabajo”
15% del monto total del Contrato contra entrega del Informe “Distribución
Equitativa de Funciones y Cargas de Trabajo”
15% del monto total del Contrato contra entrega del Rediseño de distribución de
funciones y cargas de trabajo de cada unidad administrativa y puesto de trabajo de
la Institución y el respectivo ajuste a la estructura organizativa a nivel general.
40% del monto total del Contrato contra entrega del “Manual Descriptivo de
Puestos” actualizado de acuerdo con las necesidades reales de INCOP.
Página 8
10. ESTUDIO Y ADJUDICACIÓN.
El INCOP tomará hasta 10 días hábiles, contados a partir del día hábil siguiente a la
fecha establecida para la recepción de ofertas, para efectuar un estudio completo de las
mismas, solicitar las aclaraciones del caso y emitir el acto de adjudicación.
11. FORMALIZACIÓN.
El INCOP formalizará el presente evento por medio de una orden de compra que
entregará al adjudicatario.
El adjudicatario, deberá proceder dentro de los tres días hábiles posteriores a la
notificación de la adjudicación, a cumplir los siguientes requisitos.
a. Certificación original de la personería jurídica de la empresa con la indicación de la
composición de acciones con vista al Registro de Accionistas, o bien fotocopia
certificada notarialmente. La fecha de la emisión de estos documentos no podrá ser
superior a 6 meses previos a la apertura de las ofertas.
b. El adjudicatario quedará relevado de la obligación del aporte de la documentación
solicitada en el inciso anterior, en caso de que la misma conste en el registro de
proveedores y bajo fe de juramento declare que su situación se mantiene invariable a
la fecha.
12. CRITERIOS DE EVALUACIÓN.
Los criterios o aspectos a evaluar con su respectiva ponderación se detallan a
continuación, luego de verificar que las empresas oferentes cumplan con todas las
condiciones establecidas en el cartel:
PARAMETRO
Experiencia de la empresa oferente en
consultoría de Recursos Humanos en
empresas
nacionales
estatales
de
administración
pública,
en
trabajos
realizados en los últimos tres años.
Precio
TOTAL
PUNTAJE
40%
60%
100%
Experiencia de las empresas oferentes en consultorías de Recursos Humanos en
empresas nacionales estatales de Administración Pública.
Página 9
TRABAJOS REALIZADOS DURANTE
LOS ULTIMOS 3 AÑOS
Una Consultoría
Dos Consultorías
Tres Consultorías
Cuatro Consultorías
Cinco o Más Consultorías
PUNTAJE
8%
16%
24%
32%
40%
Precio.
La oferta con el menor precio que cumpla con todas las condiciones establecidas en el
presente cartel obtendrá un 60%.
Las otras ofertas serán calificadas de conformidad con el siguiente parámetro:
Puntaje Obtenido = (Precio de la oferta
calificar)*60%
con mayor puntaje / Precio de oferta a
Página 10