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La función preventa en Gestión de Proyectos
La determinación de los precios de la oferta se realizará con base en la estimación de
tiempos de ejecución de cada uno de los recursos que intervienen, así como la estimación
del costo de los suministros necesarios. Para el cálculo de precios se aplicará a cada
recurso los precios o márgenes establecidos para tal caso en los procesos de Gestión de
Recursos y Recursos Humanos y Ambiente de Trabajo.
El proceso de elaboración de la oferta debe integrar necesariamente la visión de cada
Responsable de Administración del Proyecto Específico (RAPE) y los representantes del
grupo de desarrollo y mantenimiento de software, que son los conocedores en última
instancia de la tecnología a aplicar y disponen de los métodos necesarios para evaluar la
cantidad de recursos necesarios.
La realización de esta actividad por parte del RGPY requiere buenas cualidades para
negociación, conocimiento del sector del cliente al cual va dirigida la oferta y dada la
posibilidad de tener que realizar consultorías previas, es interesante la experiencia en
algún tipo de consultoría organizativa o en técnicas de planificación de sistemas de
información.
La formalización del compromiso comercial
Conseguida la aceptación de la oferta, la función del RGPY es formalizar un acuerdo
contractual que refleje fielmente su contenido.
Normalmente, la mayor parte de los contratos realizados por este tipo de organizaciones
suelen ser muy similares para los distintos tipos de clientes y no tienen una problemática
jurídica que haga necesaria la intervención de especialistas en cada contrato. Es muy
habitual trabajar a partir de un 1contrato o modelo base ya validado por un experto. No
obstante el núcleo de los acuerdos y algunas restricciones puede variar mucho de un
cliente a otro, por lo que la persona que instrumenta el acuerdo tiene que velar porque
este no pueda dar lugar a interpretaciones equivocadas. En especial se tendrá en cuenta
que la modificación de requisitos o condiciones preestablecidas no den lugar a un nuevo
proceso de negociación.
En el caso de que los precios definidos estén pendientes de la realización de algún tipo de
consultoría organizativa o de los sistemas de información, el contrato deberá salvaguardar
adecuadamente esta circunstancia.
Todos los contratos deben respaldarse con un conjunto de anexos técnicos. En ocasiones
la propia oferta puede formar parte de dichos anexos. En otros se hace conveniente
realizar anexos específicos que contemplan detalles no recogidos en la oferta. Entre estos
anexos se debe incluir uno de seguimiento y comunicación en el que se plasmen
interlocutores y medios de comunicación utilizados con el cliente, tanto en situaciones
planificadas (aceptación de entregables, seguimiento, etc.), como imprevistas (quejas por
el servicio, modificación de requisitos, etc.).
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Contrato.
 Un contrato es un documento legal para la prestación de servicios con el cliente.
 Un contrato es un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor
se obliga a proveer el producto, servicio o resultado especificado y el comprador a
pagar por él.
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