procedimiento de acciones correctivas y preventivas - CIQ

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
Código: SCP-PR-01
Fecha: 15/Octubre/2015
Versión: 1
PROCEDIMIENTO DE
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
Elaboró
Blanca Eda Domínguez
Revisó
Blanca Eda Domínguez
Autorizó
Ma. Yolanda Ríos Gómez
Docum ento controlado por m edios electrónicos.
Toda im presión o descarga es un docum ento no controlado.
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CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
Código: SCP-PR-01
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1. OBJETIVO
Establecer la metodología para el control y eliminación de las causas de No conformidades y la
prevención de su recurrencia, así como establecer los lineamientos para controlar la eliminación
de las causas potenciales de las No conformidades, para prevenir su ocurrencia.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todo el Sistema de Gestión de la Calidad del Centro de
Investigaciones Químicas de la Universidad Autónoma del Estado de Morelos para la atención de
no conformidades y quejas relacionadas con alguno de sus procesos y servicios.
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia de
etapas
1. Determina
las No
Conformidades
y sus causas
2. Evalúa
necesidad de
implantar
acciones
correctivas,
realiza análisis
de causa raíz y
solicita
acciones de
mejora
3. Registra
Solicitud y
autoriza
Actividad
1.1. Da seguimiento a los procesos y procedimientos y detecta
no conformidades en los productos o servicios.
1.2. Realiza análisis de no conformidades.
Responsable
Responsable de
Proceso (RP).
2.1 De acuerdo al análisis hecho en el punto anterior determina
la necesidad de realizar una Acción Correctiva.
2.2 Realiza análisis de causa raíz utilizando el formato de Responsable de
solicitud de acciones de mejora SCP-FO-01.
Proceso
2.3 Envía Solicitud de Acciones de Mejora al RD para su
autorización y registro correspondiente.
3.1 Recibe Solicitud del área responsable, registra e informa a Representante
la Dirección.
de la Dirección
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3.2 Autoriza acciones correctivas.
4.1 Da seguimiento a las Acciones implantadas y supervisa que
las acciones determinadas se hayan implementado.
4. Envía
Solicitud al RD
para
seguimiento.
4.2 Registra resultados de las acciones tomadas.
Responsable de
4.3 Informa de manera periódica al RD acerca de los resultados Proceso
de las acciones tomadas para prevenir las No Conformidades
potenciales o prevenir su ocurrencia y su recurrencia, de igual
manera que con el PNC.
5.1 Recibe el informe de resultados de las acciones y
5. Implanta
acciones y
revisa eficacia
SI son efectivas informa al RP para que registre el avance y/o Representante
cierre la acción correctiva.
de la Dirección
NO son efectivas regresa a etapa 2.
6.1 Evalúa la eficacia de las acciones implantadas y
6. Registra
avance de la AC
6.2 Controla el estado de las acciones implementadas en la
Representante
Bitácora digital Seguimiento de acciones de mejora SCP-BI-01
de la Dirección
por lo que solicita que se revise dicha efectividad.
6.3 Envía un informe trimestral al Director
7. Recibe
informe.
7.1 Recibe informe de las acciones preventivas y su efectividad
Dirección
para su conocimiento.
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3.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
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4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Acciones Correctivas:
Las Acciones Correctivas pueden surgir a partir del análisis de las causas que originan las No
Conformidades. Las áreas analíticas, de investigación, administrativas y soporte del CIQ consideran
el presente procedimiento para ejecutar las acciones correctivas que den como resultado la
eliminación de las no conformidades del Sistema de gestión de la calidad, a partir de:
•
Auditorías internas y auditorías externas al SGC
•
Reclamos, rechazos y quejas de los usuarios
•
Resultados de las revisiones por la Dirección al SGC
•
No conformidades detectadas por el personal
Con la autorización del Director del Centro, el Representante de la Dirección tiene la
responsabilidad de asignar a la persona que llevará a cabo la acción correctiva y su solución
efectiva.
Si para la ejecución de las acciones correctivas determinadas se requiere la adquisición de recursos
materiales, se seguirá con lo dispuesto por la Dirección de Recursos Materiales de la
administración central de la UAEM.
Si para la ejecución de las acciones correctivas determinadas se requiere de la contratación de
recursos humanos se seguirá con lo dispuesto por la Dirección de Personal de la UAEM.
Si la acción correctiva se deriva de una Revisión de la Dirección al SGC, se continúa con las
actividades descritas en el Manual de la Calidad.
Si la acción correctiva se deriva de una auditoría interna, se remite al procedimiento denominado
Auditorías Internas de Calidad SAI-PR-01
Para las no conformidades generadas, las acciones correctivas y las acciones preventivas, la
Institución mantiene el presente procedimiento; investigando, corrigiendo y dando seguimiento
por medio del formato denominado Solicitud de acciones de Mejora SCP-FO-01, el cual debe
señalar:
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•
Evento, acción o auditoría que detectó la no conformidad u oportunidad de mejora
•
Descripción de la no conformidad u oportunidad de mejora
•
Identificación de la oportunidad o causa raíz
•
Acción inmediata
•
Acciones para prevenir su recurrencia
•
Fecha compromiso
El original del formato se resguarda por el Responsable del SGC y una copia para el Responsable de
la acción.
Dependiendo de la situación presentada, la acción correctiva puede realizarse inmediatamente o
puede requerir de planificación, lo cual queda registrado en el espacio identificado como “fecha
compromiso” en el formato referido.
El Responsable del SGC mantiene los registros antes mencionados que contengan las no
conformidades y sus acciones correctivas para su revisión y consideración en el Informe mensual a
la Dirección o cuando se considere necesario, dando a conocer las acciones correctivas que se
aplicaron para solucionar la causa de los problemas que originaron la(s) no conformidad(es)
registradas, así como las actividades realizadas y la fecha de su cumplimiento.
El Responsable del SGC realiza el seguimiento de la acción correctiva junto con la persona asignada
a la acción, verifica las fechas establecidas para su cumplimiento e informa sobre el resultado
obtenido y su efectividad a la autoridad correspondiente del Área y también en la reunión
semestral de trabajo siguiente.
Si la acción correctiva aplicada no cumple con los requisitos de una solución adecuada, regresa al
Responsable asignado para que realice los cambios necesarios. Si la acción correctiva ha sido
finiquitada satisfactoriamente, el Responsable del SGC vigila que se establezca oportunamente; en
caso necesario se procede a la actualización de los documentos respectivos para evitar la
recurrencia de la no conformidad, tomando como base lo dispuesto en el Procedimiento para el
control de documentos y registros SDR-PR-01.
El Responsable del SGC archiva los registros de estas actividades, los cuales serán parte del alcance
de la revisión del Sistema de gestión de la calidad.
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Las Acciones Correctivas son consideradas como concluidas una vez que hayan sido verificadas y
evaluadas por los responsables, así como al eliminar las causas que dieron origen a las No
conformidades.
Acciones preventivas
Las Acciones Preventivas pueden surgir a partir del análisis de las causas que originan las No
Conformidades encontradas que provengan de:
•
Auditorías Internas. Revisiones periódicas realizadas por personas que forman parte del
sistema y que fueron designadas para dicho fin.
•
Auditorías Externas. Revisiones periódicas realizadas por personas de un Organismo
Certificador
•
Análisis de Datos. Interpretación de información estadística del producto obtenido en cada
proceso.
•
Análisis de Quejas o Sugerencias de los clientes. Realización de encuestas periódicas a los
clientes del sistema.
•
Análisis del Ambiente de Trabajo. Evaluación de los factores del ambiente que no
impactan directamente en el proceso, pero que influyen en el resultado.
•
Identificación de Producto No Conforme.
El análisis de la Causa Raíz de las No Conformidades potenciales debe ser realizado por la
Dirección.
El Representante de la Dirección debe ser informado en todo momento acerca de las No
Conformidades potenciales detectadas y de las Acciones Preventivas implementadas para prevenir
la no ocurrencia de una posible No Conformidad. El Representante de la Dirección es el
responsable de Informar a la Dirección sobre la eficacia de las Acciones Preventivas implantadas.
Es responsabilidad de la Dirección verificar la efectividad de las Acciones Preventivas
implementadas.
Los integrantes de cada proceso del SGC, derivado de sus acciones de diagnóstico podrán
proponer acciones correctivas y preventivas, en el seguimiento a la Revisión del SGC por parte de
la Dirección, quien evaluará y en su caso aprobará las propuestas de mejora
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Las Acciones Preventivas son consideradas como concluidas una vez que hayan sido verificadas y
evaluadas por los responsables, así como al eliminar las causas que pudieran originar No
conformidades.
5. GLOSARIO
Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra
situación indeseable.
Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra
situación potencialmente indeseable.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Documento: Información y su medio de soporte.
Eficacia: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Evidencia: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema
objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos
SGC: Sistema de gestión de la calidad.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
•
Norma ISO 9000:2005 / NMX-CC-9000-IMNC-2008. Sistemas de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.
•
Norma ISO-9001:2008 / NMX-CC-9001-IMNC-2008 Sistemas de Gestión de la Calidad.
Requisitos.
•
Manual de calidad. SGC-MC-01
•
Procedimiento para Control de producto No Conforme. SNC-PR-01
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7. REGISTROS
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