FAQs - Europa

CONVOCATORIA para AGENTES NO ESTATALES y AUTORIDADES LOCALES
EUROPEAID/133618/L/ACT/SV para VENEZUELA
FAQs
ASUNTOS GENERALES
1. ¿Si las organizaciones tienen cuenta en el exterior se pueden ejecutar pagos en el extranjero?
R: No, las regulaciones estipuladas en este tipo de Contrato no lo permiten.
2. ¿Cuándo se refieren a contribución en especie qué incluye esto exactamente?
R: En esta convocatoria los aportes en especies no están permitidos, son considerados gastos
inelegibles a los fines de la acción.
3. Una de nuestras actividades propuestas es la publicación de un manual ¿Es viable que la publicación
sea realizada en formato digital a objeto de reducir sustancialmente los costos de edición en este
rubro?
R: Si, es viable. Notar que la actividad debe estar enmarcada en un conjunto de actividades que
compongan el proyecto en su totalidad. . Es importante es describir y explicar exactamente esta
actividad en el formulario de solicitud completa y en la hoja 2 de Excel del presupuesto.
4. Queremos producir un micro, para lo que necesitaremos contar con los servicios de una persona que
filme y edite puntualmente ¿Debemos manejarlo bajo la figura de contratación, siendo un servicio tan
puntual?
R: Toda contratación en el marco de la acción debe seguir los procedimientos de contratación de la UE
tal como descrito en el anexo IV de la Guía del solicitante.
5. ¿Cuánto tiempo debe estar constituida una organización para participar en la convocatoria?
R: No hay límite, pero se valorará la experiencia de la organización y sus miembros en temas
relacionados a la temática del proyecto propuesto.
6. ¿Han notado que el anexo A parte A hace referencia a otra convocatoria?
R: Si, y ya ha sido corregido. Ver en nuestro portal https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/onlineservices/index.cfm?do=publi.welcome&nbPubliList=15&orderby=upd&orderbyad=Desc&searchtype
=RS&aofr=133618&userlanguage=en
7. ¿Se pueden destinar recursos para créditos y/o microcréditos?
R: No, créditos a terceros no son un gasto elegible a los fines de este tipo de contrato.
8. ¿El documento de síntesis tiene que incluir un original y una copia o un original y dos copias?
R: Si, Un original y una copia.
9. Para la ficha de síntesis hay un formato?
Si, es el Anexo A, parte A. Esta disponible en link electrónico indicado en la respuesta 6
10. ¿Si quien desea solicitar la subvención es una institución adscrita a una universidad debe
inscribirse como institución o como universidad en PADOR?
R: Lo más recomendable es que sea la institución adscrita a la Universidad sea quien se registre en
PADOR puesto que va ser el solicitante y gestor del proyecto y/o contrato.
11. ¿Se pueden presentar dos propuestas por la misma organización en esta Convocatoria?
R: Sí.
12. Y pueden ser beneficiarias de un contrato bajo esta Convocatoria las dos (02) propuestas
presentadas por la misma organización?
No, solo se seleccionará propuesta por solicitante
13. ¿Qué porcentaje debe poner la organización para auditorías y/o evaluaciones?
R: No existe un monto especificado para auditorias y/o evaluaciones, normalmente las empresas
consultoras o consultores que hacen las evaluaciones tienen tarifas definidas por ellos mismos, igual
pasa con las empresas auditoras y auditores independiente que tienen sus propias tarifas. Las
condiciones exigidas en el contrato tipo de subvención requieren o estipulan un informe verificación
de gastos realizados por un auditor no una auditoria. Es obligatorio presupuestar un monto para la
verificación de gasto y altamente recomendable para el informe de evaluación del proyecto.
14. ¿Se puede participar en esta convocatoria sin socios?
R: Sí, pero es altamente recomendable trabajar en conjunto con otras organizaciones, el hecho de no
tener socio baja el puntaje en la evaluación.
15. ¿Es una limitante no contar con el 10% del proyecto?
R: Sí, es necesario contar con los fondos de cofinanciación previstos. Ahora bien, el monto de la
cofinanciación puede provenir de los socios o de otras fuentes de financiacón.
16. ¿En el caso de las Autoridades Locales, los salarios de los funcionarios del proyecto pueden ser
considerados como fondos de contrapartida?
R: De acuerdo a los procedimientos contractuales no hay distinción entre los aportes o gastos de la
Unión Europea y la contraparte. Siempre y cuando los aportes de la contrapartida estén claramente
definidos en la contabilidad del proyecto son elegibles a los fines de la acción.
17. Si hemos recibido financiamiento de empresas privadas podemos hacer un evento que nos permita
obtener el 10% necesario para optar a la co-financiación de la UE?
R: La actividad no puede estar fuera de la acción. No se puede cobrar para asistir a cualquier evento
para recaudar fondos y así poder optar a la co-financiación.
18. ¿Puedo presentar un proyecto a nivel latinoamericano previamente apoyado por la UE?
R: Las acciones financiadas por esta Convocatoria se pueden ejecutar en Venezuela y serán elegibles
con la firma del contrato en la fecha indicada para el inicio de actividades.
19. ¿Se puede tener acceso a las organizaciones y saber quiénes son?
R: No, la base de datos de PADOR es confidencial.
20. ¿Hay privilegios geográficos para las reuniones?
R: No.
21. ¿Si actualmente mi organización tiene un proyecto en ejecución con la UE, puedo presentar otro
proyecto?
R: Sí.
22. ¿Varias organizaciones pueden presentar un mismo proyecto?
R: Sí, un consorcio de organizaciones pueden presentar una propuesta
23. ¿Cuáles son los límites de presupuesto si el proyecto lo realizan un Actor No Estatal + una
Autoridad Local?
R: El solicitante es quien debe decidir en que lote desea presentar su proyecto. Los límites de montos
están descritos en la Guía del Solicitante para ambos lotes.
24. ¿Es necesario presentar el marco lógico con el documento de síntesis?
R: No, pero el principio metodológico usado para la elaboración de proyecto con enfoque de marco
lógico infiere que desde el inicio de la elaboración de la propuesta se debería elaborar y usar el marco
lógico del proyecto propuesto.
25. ¿Si tenemos una organización asociada con una entidad europea entramos en el lote 1 o 2?
R: Depende de quien sea el solicitante. Si el solicitante es un Actor No Estatal entra en el lote 1; si es
una Autoridad Local venezolana entra en el lote 2.
26. ¿Cómo se estipula el tiempo de ejecución del proyecto entre 24 y 48 meses?
R: Eso depende de la planificación de la ejecución del proyecto.
27. ¿Qué importancia tiene y cuál es el puntaje otorgado a la experiencia de la organización?
R: Esa información puntaje es evaluada en la tabla de evaluación que está disponible en la Guía del
Solicitante. Es la información a la que accede la UE a través de PADOR.
28. ¿La cuenta bancaria en Venezuela tiene que ser institucional o personal?
R: Debe ser institucional, a nombre del solicitante.
29. ¿Un programa que ya se está ejecutando, pero que necesita más financiamiento, puede ser
presentado como proyecto?
R: Si ese programa se enmarca en las prioridades establecidas en la Convocatoria, se puede presentar
un proyecto a partir de la parte no ejecutada.
30. ¿Cuáles son las instituciones con las que se haría el Convenio, Autoridades públicas?
R: Serán consideradas Autoridades Locales a los fines de la presente convocatoria: Alcaldías, Consejos
Municipales, Institutos Municipales a base de elección popular y las nuevas instituciones de
participación directa enmarcada de la ley local (Noviembre 2009), Ej. Comunas y Consejos
Comunales.
31. ¿Una asociación Civil sin fines de lucro registrada en Mayo del 2012 pudiera participar en esta
convocatoria?
R: Sí, sin embargo se evaluará la experiencia de la organización y sus integrantes en el tema a
desarrollar en el proyecto.
DE PADOR
32. ¿En el PADOR qué quiere decir No IVA?
R: Todas las cuestiones relativas a la inscripción en PADOR deben ser dirigidas al servicio técnico de
PADOR: [email protected].
33. ¿De aquí al 18 de febrero habrá alguien asistiendo cualquier duda en relación al llenado del
PADOR?
R: Todas las cuestiones relativas a la inscripción en PADOR deben ser dirigidas al servicio técnico de
PADOR: [email protected].
34. No tener PADOR es razón de eliminación?
R: Si, el registro en PADOR es obligatorio para el Solicitante y los Socios
35. ¿El hecho de que uno de los socios de una propuesta que vaya en consorcio no presente sus
PADOR en la Fase I (documento de síntesis) lo pone en desventaja con respecto a otras propuestas
donde todos los socios presenten sus PADOR? ¿O esto no es un ítem a evaluar? Como las
instrucciones dicen "no obligatorio" pero "recomendado" nos cupo la duda.
R: El PADOR en la primera fase para los socios no es obligatorio, y no se evalúa. Sin embargo, es
altamente recomendable que las organizaciones socias se inscriban en PADOR lo más pronto posible,
y que vayan actualizando la información.
36. ¿El socio debe tener su registro actualizado en PADOR?
R: Todos los solicitantes y sus socios deben tener actualizado su registro en PADOR, esto quiere decir
que deben actualizar y cargar en PADOR todos los documentos recientes que avalen la gestión
financiera y técnica del solicitante o su socio.
37. ¿Los colaboradores deben estar registrados en PADOR?
R: No es necesario que las entidades colaboradores estén registradas en PADOR ya que no reciben
dinero directo de la subvención, a pesar de que si participan en la ejecución de la acción.
38. ¿La capacidad de gestión reflejada en PADOR es limitante para optar a la subvención?
R: Sí, puede ser una limitante porque la organización debe demostrar la capacidad de gestión técnica y
financiera para evaluar y valorar su experiencia.
39. ¿Cómo sé si ya estoy inscrito en PADOR?
R: Cuando recibe su EuropeAid ID. En caso de dudas le recomendamos contactar al servicio técnico
de Pador.
40. He tenido problemas para cargar la información de la institución que represento en PADOR ¿a
quién puedo plantearle mi problema?
R: Al servicio técnico de PADOR: [email protected].
41. ¿Pueden ustedes en la delegación verificar que estamos bien inscritos en PADOR y que no
obviamos ningún detalle?
R: No, tenemos capacidad limitada de hacer pre-chequeo en PADOR. Las Organizaciones deben
registrarse y cargar toda la información requerida por PADOR para valorar su capacidad de gestión
técnica y financiera.
42. ¿PADOR sirve para actualizar datos?
R: Sí
PRESUPUESTO DE
CONTRACTUALES
LA ACCIÓN,
GASTOS
ELEGIBLES
y
PROCEDIMIENTOS
43. En relación al presupuesto y la contrapartida, los espacios físicos (por ejemplo aulas) para la
implementación de actividades ¿es considerado especie?
R: Las aportaciones en especie no serán consideradas como costes elegibles o reales. Dichas
aportaciones en especie no se considerarán cofinanciación por parte del Beneficiario.
44. ¿Cuál es la tasa de cambio Bs/€ que se debe utilizar para presupuestar el proyecto a presentar?
R: El cálculo es a cambio oficial, puede tomar como referencia o parámetros lo indicado en nuestro
portal
del
InfoEuro
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm
45. El presupuesto es en bolívares o euros?
El presupuesto se calcula en bolívares y luego se lleva euros a tasa oficial. Este debe ser presentado en
euros.
46. ¿Qué pasaría si se da una devaluación del tipo de cambio entre la presentación de la síntesis y la
propuesta final?
R: Una eventual devaluación debe estimarse desde el inicio, o sea para la elaboración del documento
de síntesis en la estimación del presupuesto.
47. ¿La Estimación del costo de presupuesto se le suma el % de la inflación al final?
R: Es altamente recomendable hacer una estimación proporcional y realista de la inflación interanual a
los fines de la previsión presupuestaria.
48. ¿La contrapartida debe ser exclusivamente en efectivo?
R: Los aportes propios del solicitante a la ejecución de la acción, como por ejemplo: gastos de
personal, servicios, insumos o equipos, pueden ser costes de la contrapartida siempre y cuando sean
claramente identificados y estén soportados en los registros contables del proyecto y durante el
periodo de ejecución del mismo.
49. ¿Qué porcentaje debe poner la organización solicitante?
R: se contempla que sea un mínimo de 10% y un máximo de 50%.
50. ¿Si el movimiento contable no corresponde a lo que se exige es limitante?
R: Sí, la contabilidad y ejecución financiera debe llevarse a cabo tal y como lo establecen las
condiciones de este tipo de contrato.
51. ¿La UE acepta pagar el IVA?
R: Depende del reglamento financiero en el que este suscrito la Convocatoria, para esta Convocatoria
es posible tomar el IVA como coste elegible en caso exclusivo de que la organización pueda probar
que no lo puede recuperar logrando la exoneración del IVA por parte del SENIAT.
52. ¿El monto del proyecto puede compensar otros rubros que obtuve por donación?
R: Si lo coloca como aportes propias del solicitante y/o sus socios pudiera ser aceptado como costes
elegibles.
53. ¿Quién administra los recursos, la ONG o la Autoridad Local?
R: El solicitante de la subvención es el responsable ante la Unión Europea
54. ¿Softwares y equipamientos se consideran como gastos elegibles?
R: Si está contemplado y previsto en el proyecto sí se considera gasto elegible.
55. ¿Si no cotizo IVA debo pagar derechos arancelarios?
R: Sólo por gastos de importación y exportación.
56. Tenemos una cuenta en EEUU por ser una asociación muy grande y nuestra organización compra
bonos de la deuda ¿Cómo calculo los gastos del proyecto, en dólares o en bolívares?
R: Sólo nos guiamos por la tasa oficial de Inforeuro. Tenga en cuenta que si la acción se presenta en
Venezuela, el solicitante tiene que tener una cuenta en moneda nacional (bolívares).
57. ¿Las estimaciones financieras son en base al euro o al bolívar?
R: Las estimaciones deben hacerlas en bolívares; luego esos montos deben ser llevados al euro a la
tasa oficial del Inforeuro. El presupuesto completo debe ser en euros.
DE LOS SOCIOS, ASOCIADOS y ENTIDADES COLABORADORAS
58. ¿Son considerados los Consejos Comunales como Autoridades Locales a efecto de la
convocatoria?
R: Si, efectivamente los Consejos Comunales son considerados Autoridades Locales a los efectos de
esta convocatoria.
59. ¿Puede una organización con fines de lucro ser socio?
R: No. Los socios deben cumplir los mismos requisitos que el solicitante.
60. ¿Entidades colaboradores "valen" como socios cuando se habla de la prioridad multi stakeholders
approach?
R: Los socios no son lo mismo que colaboradores (ver guía del solicitante). Sin embargo, el multistakeholder approach abarca todos los participantes, socios o colaboradores en la acción.
61. ¿En la fila de socios en la lista de verificación del documento de síntesis puedo escribir los
colaboradores, o si no tengo socios no escribo nada? ¿Dónde puedo describir los colaboradores en el
documento de síntesis?
R: En la fila de socios solo puede poner los socios y no los colaboradores. Los colaboradores puede
nombrarlos en la descripción de la acción.
62. ¿Si un socio local tiene poco tiempo como persona jurídica pero muchos años de experiencia en
trabajo social, cómo puede demostrarlo?
R: A través de la información solicitada en PADOR.
63. ¿Los socios pueden ser europeos o latinoamericanos?
R: Los solicitantes pueden ser venezolanos o europeos. La acción deberá llevarse a cabo en Venezuela.
64. ¿Los colaboradores tienen el mismo valor que los socios?
R: Sí.
65. Como se hace con los concejos comunales que tienen tres Comités independientes y que están
autorizados a pagar, es decir, todo pago necesita las tres firmas, quien firma el contrato?
Para nosotros la entidad es el concejo comunal y una persona es la que lo representa ya que será la
representante legal, independiente de la organización interna de la entidad.
66. ¿Si tengo un cooperante que me aporta el 10%, puedo registrarlo como socio?
R: Sí.
67. ¿En el caso de una ONG, una organización internacional puede manejar la administración de los
fondos?
R: En principio si, pero el responsable es el solicitante, por lo que se recomendaría que también
maneje los fondos.
68. ¿Si los socios son empresas privadas nos resta puntos?
R: Los socios deben tener los mismos requisitos que los solicitantes, por tanto las empresas privadas
no pueden ser socios porque tienen fines lucrativos.
69. Cual es el tiempo estimado para la aprobación o rechazo de las propuestas?
Todo el procedimiento y/o fases de esta Convocatoria tarda al menos 8 meses.