instructivo para el uso de las cuentas de correo institucional

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INSTRUCTIVO PARA EL USO DE LAS CUENTAS DE CORREO
INSTITUCIONAL
1. OBJETIVO
Este instructivo tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades,
responsabilidades y controles de el uso de esta herramienta de apoyo institucional para la
comunicación interna y externa utilizando la tecnología y facilidades que brinda el Internet, al
mismo tiempo estar identificados como miembros de esta institución.
2. ALCANCE
Aplica a todos los usuarios que tengan un vinculo académico y/o administrativo vigentes con la
Universidad del Atlántico, usuarios tales como
1. Funcionarios (Docentes, Administrativos, Contratistas etc)
2. Estudiantes.
3. RESPONSABILIDAD
3.1.
JEFE OFICINA DE INFORMATICA.
Es el responsable de que este instructivo se cumpla y de asegurar el entrenamiento del personal
para el conocimiento y aplicabilidad del mismo.
3.2.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO OFICINA DE INFORMATICA.
Es el encargado de la gestión de creación apertura, modificación y eliminación de las cuentas de
correo.
4. GLOSARIO
Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos:




CORREO ELECTRONICO: Servicio que permite enviar y recibir mensajes electrónicos por
Internet y cuya dirección consta de tres partes: nombre de usuario, arroba (representada
por el signo @) y el nombre de dominio del servidor de correo.
USUARIO: nombre asignado por el servidor de correo para diligenciar la cuenta de correo
de una persona determinada
CONTRASEÑA: es una forma de autenticación que utiliza información secreta para
controlar el acceso a la cuenta de correo.
SERVIDOR DE CORREO: es un ordenador en el que funciona un programa especial que
gestiona los mensajes de correo electrónico de multitud de usuarios.
5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN
Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones:
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a. La cuenta de correo es personal e intransferible, es responsabilidad del usuario del uso de la
misma.
b. El usuario no usará el correo electrónico para mandar cadenas de cartas o cualquier uso de
listas de distribución a ninguna persona que no haya sido específicamente autorizada para ser
incluida en el proceso
c. El usuario no transmitirá a través del correo electrónico ningún tipo de material ilegal, de acoso,
difamatorio, abusivo, amenazador, nocivo, vulgar, obsceno o de cualquier otra forma censurable.
d. No se permite el uso desmedido de los servicios de red, especialmente cuando provocan una
carga excesiva sobre los recursos.
e. Cuando se detecta Un Uso No Aceptable, se cancela la clave de manera temporal o permanente
al usuario involucrado
f. Cualquier punto no previsto en estas políticas de Uso Aceptable, se manejará según el criterio de
la oficina de informática.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.
1
Descripción
Responsab
les
Creación de la cuenta de correo para brindar al funcionario, docente, contratista
o estudiante una herramienta de uso institucional como es la cuenta de correo. Profesional
Universitario
Documento/
Registros
Plataforma correo
institucional
Ingresar al correo institucional desde el sitio web institucional
www.uniatlantico.edu.co, luego dirigirse a la comunidad perteneciente
1.1
COMUNIDAD UA
Usuario
2






Estudiantes
Egresados
Administrativos
Docentes
Pensionados
Proveedores
Km 7 Vía a Puerto Colombia - Tel: (5) 3599567 – www.uniatlantico.edu.co
Sitio web
institucional
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INSTITUCIONAL
Luego se debe dirigir a el área de sistemas de información
Seleccionar CORREO INSTITUCIONAL
Encontrara la siguiente ventana:
usuario
4.
Sitio web
institucional
En el campo usuario se digita el usuario asignado con la respectiva contraseña,
esta debe ser cambiada desde la primera vez de ingreso. Luego damos clip en el
botón acceder.
5.
Gestionar el correo institucional desde la plataforma de correo como lo muestra
la siguiente ventana donde claramente podemos observar que de una manera
Usuario
muy sencilla podemos enviar, recibir, eliminar, guardar, clasificar, etc todos
nuestros mensajes.
Km 7 Vía a Puerto Colombia - Tel: (5) 3599567 – www.uniatlantico.edu.co
Plataforma de
correo institucional
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INSTITUCIONAL
En caso de olvido de la contraseña asignada, se debe realizar la solicitud por
medio de l correo institucional [email protected] en caso de los
administrativos y/o docentes también se puede realizar la solicitud a través del
helpdesk institucional CAU
6
Helpdesk
Usuario
Cuenta de correo
[email protected]
.edu.co
7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma NTC GP 1000:2009


base de datos de los correos institucionales.
Helps Desk (CAU)
8. REGISTROS
9. CONTROL DE CAMBIOS
VER
FECHA
ELABORÓ
DESCRIPCIÓN
0
Noviembre 5 del
2009
Olga Marin
VERSIÓN ORIGINAL
Olga Marin
En la sección de descripción de actividades
columna de documentos y registro fila 1 se
agrega el registro en plataforma de correo
institucional, columna descripción fila 2 se
elimina la explicación de la plataforma de
correo que entro en desuso y fue
reemplazada por la existente, adición de
registros y documentos sitio web
institucional, plataforma de correo
institucional, help desk, y cuenta de soporte
1
Marzo 20 del 2013
Km 7 Vía a Puerto Colombia - Tel: (5) 3599567 – www.uniatlantico.edu.co