INS-GT-004 CREACION DE USUARIOS Y ASIGNACION DE ROLES

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CÓDIGO: INS-GT-004
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INSTRUCTIVO PARA LA CREACION DE USUARIOS Y ASIGNACION DE
ROLES
1. OBJETIVO
Este instructivo tiene por objeto establecer las políticas o condiciones, actividades,
responsabilidades y controles para establecer seguridad, roles y perfiles en los accesos a los
aplicativos de cada uno de los usuarios de esta institución.
2. ALCANCE
Aplica a todos a funcionarios, docentes, jubilados que de alguna manera tengan el manejo de los
aplicativos de la Universidad del Atlántico.
3. RESPONSABLES
3.1.
JEFE OFICINA DE INFORMATICA.
Es el responsable de que este instructivo se cumpla y de asegurar el entrenamiento del personal
para el conocimiento y aplicabilidad del mismo.
3.2.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO OFICINA DE INFORMATICA.
Es el encargado de la gestión de creación y asignación de roles a los usuarios.
4. GLOSARIO
Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos:
•
CARÁCTER: es una unidad de información que se corresponde con un grafema o símbolo,
como los de un alfabeto de la forma escrita de un lenguaje natural. Esta definición surge de la
tipografía, donde un carácter es una letra, un número u otro símbolo.
•
USUARIO: nombre asignado por el servidor de correo para diligenciar la cuenta de correo de
una persona determinada
•
CONTRASEÑA: es una forma de autenticación que utiliza información secreta para controlar el
acceso a la cuenta de correo.
5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN
Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones:
•
Se debe colocar al menos 6 caracteres para colocar la contraseña.
•
Se recomienda utilizar dígitos y letras en una misma contraseña.
Revisado por: Ángel Britton Howard
Cargo: Jefe de Planeación
Firma:
Aprobado por: Mauricio Vengoechea
Cargo: Jefe Gestión Tecnológica y comunicaciones.
Firma:
Fecha: Noviembre 25 de 2009
Fecha: Noviembre 25 de 2009
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ROLES
•
Elegir una contraseña que pueda ser recordada fácilmente y es deseable que pueda
escribirse rápidamente, preferiblemente sin que sea necesario mirar el teclado
•
Las contraseñas hay que cambiarlas con cierta regularidad.
•
La contraseña debe ser personal e intransferible.
•
El administrador del Sistema es quien reestablece los roles teniendo en cuenta las
características similares de grupos de usuarios correspondientes a las necesidades y
utilización que le vaya a dar cada usuario a la aplicación,
•
El Jefe de Área donde va a trabajar el nuevo funcionario o contratista debe suministrar la
información ya sea por escrito o por correo de cual rol se le va a asignar a ese usuario,
este caso se da, para los usuarios que no manejan unos roles estándares como son: el rol
de estudiante, el rol de trabajador, y el rol de docente.
•
Antes de solicitar el usuario y contraseña el funcionario debe estar debidamente registrado
en la base de datos por la oficina de talento humano.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No.
Descripción
Responsables
Documento/
Registros
1
Formato de
Recibir la solicitud de hardware y software y entregar al Jefe de Oficina solicitud de
funcionario encargado de la creación de usuarios.
de Informática
hardware y
software
2
Ingresar al Sistema Academusoft. Ver Instructivo de Ingreso Profesional
al Sistema
Universitario
Ingresar
2
a
la
opción
Administrador
del
vortal
y
Profesional
Universitario
Km 7 Vía a Puerto Colombia - Tel: (5) 3599567 – www.uniatlantico.edu.co
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ROLES
Hacer clic en la opción Usuarios
Profesional
Universitario
3
Hacer clic en la opción usuario manual
Profesional
Universitario
4
Ingresar los datos del funcionario para verificar que aparezca
en la base de datos comprobando con su documento de
identificación.
Profesional
Universitario
4
En caso de que no se encuentre solicitar al Departamento de
Talento Humano el ingreso de la cedula en el Sistema
Proceder con la creación del usuario diligenciando toda la
información de la pantalla:
5
Profesional
Universitario
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ROLES
Dar clip en el botón registrar, y luego de este proceso ya
queda el usuario registrado en el sistema.
6
Profesional
Universitario
ASIGNACION DE ROL:
Establecer el rol que se le dará al usuario seleccionado en
esta pantalla el tipo de rol
Profesional
Universitario
7
En caso, de qu no exista el rol, se solicita la creación al
Administrador del Sistema
7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA
•
•
Norma NTC GP 1000:2004
Manual de Sistema de Academusoft
8. REGISTROS
•
•
Formato de solicitud de hardware y software
Log de sistema
9. CONTROL DE CAMBIOS
VER
FECHA
ELABORÓ
DESCRIPCIÓN
0
Noviembre 24 de
2009
Ing. Olga Marin
VERSIÓN ORIGINAL
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