Matriz de Planificación ¿Qué es la matriz de planificación? La matriz

Matriz de Planificación
¿Qué es la matriz de planificación?
La matriz de planificación es un instrumento que consolida la información plasmada en las
siete herramientas en un formato sencillo y de fácil aplicación. Se trata de un dispositivo
que es utilizado por el equipo de proyecto para llevar el monitoreo operativo del proyecto y
sirve de insumo para preparar y actualizar el Plan de Ejecución Plurianual (PEP) y Plan
Operativo Anual (POA).
Propósito e importancia
El propósito de la matriz de planificación es mostrar de manera sencilla la información del
plan de proyecto, sin importar la magnitud o dificultad que éste posea, ya que la matriz
puede expresar los elementos más esenciales de la planificación y permite monitorear el
proyecto sin perderse en los detalles.
La función más importante de la matriz es facilitar la gestión y el monitoreo del proyecto.
Al consolidar la información en una sola matriz, se simplifica el análisis de los
componentes del proyecto y, en especial, se hace posible reconocer la estrecha relación
de dependencia entre ellos.
La matriz es importante porque sirve de instrumento de comunicación con otros
stakeholders ya que presenta la información del proyecto en una forma fácil de entender.
Esencialmente, la matriz es una herramienta diseñada para que el líder del proyecto
pueda lograr una gestión exitosa del proyecto mediante su uso frecuente.
Asimismo el uso de la matriz mejora la comprensión de los objetivos que persigue el
proyecto al poder visualizar las relaciones de los resultados con los costos, los tiempos,
los riesgos, las responsabilidades, etc.
¿Cómo se construye una matriz de planificación?
La matriz de planificación se desarrolla a partir de las necesidades del líder y miembros
del equipo de proyecto. Para elaborarla es necesario contar con la información plasmada
en las siete herramientas de gestión de proyectos: estructura desglosada del trabajo,
cronograma, costos, adquisiciones, riesgos, comunicaciones y responsabilidades.
El desarrollo de la matriz de planificación requiere que el líder y equipo revisen la
información del proyecto e inicien la creación del contenido de la misma, organizando y
resumiendo en un formato simple los datos más relevantes del proyecto de modo que el
equipo pueda controlar y monitorear el mismo sin tener que recurrir a todos los planes y
documentos del proyecto.
Figura 1. Desarrollo de la Matriz de Planificación.
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Entradas
EDT
Cronograma
Costos
Matriz de
Adquisiciones
Matriz de riegos
Matriz de
comunicaciones
Matriz de
responsabilidades
Herramientas y Técnicas
- Organización de
la información de
las 7
herramientas.
-
Salidas
Matriz de
planificación
De esta manera, el resultado obtenido es una matriz que será la base para que líder
pueda realizar el seguimiento al avance del proyecto y definir si las actividades están
contribuyendo al logro de los objetivos o si éstas se están cumpliendo según lo estipulado.
La matriz elaborada deberá servir de guía para dar por iniciadas las actividades
planeadas, vinculando un responsable de ejecución para cada resultado. Es importante
mencionar que esta matriz deberá ser actualizada cada vez que existan cambios o
modificaciones aprobadas.
Componentes
Como ya se ha mencionado anteriormente, el contenido de la matriz de planificación
plasma la información más importante de las siete herramientas y por lo tanto incluye los
siguientes elementos:
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Nombre y ID del proyecto.
Fechas de Inicio, Término y Reporte
Paso 1 - Alcance (EDT): los componentes, los productos y los paquetes de trabajo
del proyecto.
Paso 2 - Tiempo: el cual incluye la duración, la fecha de entrega y el porcentaje de
avance.
Paso 3 - Costo: presupuesto asignado a los productos.
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Paso 4 - Adquisiciones: tipos de licitaciones.
Paso 5 - Riesgos: nivel de riesgo y prioridad.
Paso 6 - Comunicaciones: aquellas relacionadas al resultado o componente.
Paso 7 - Responsabilidades: nombre y rol del responsable de los diferentes
entregables.
Referencias
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http://tecnicodeproyectos.com/matriz-planificacion/
Rodolfo Siles, PMP y Ernesto Mondelo, PMP, Guía de Gestión de Proyectos para
Resultados PM4R, 2ª edición, BID-INDES, 2012.