El capítulo cuarto del PMBOK : La Integración del Cierre del Proyecto.

Trucos y Pistas para el Examen PMP
(PMBOK - Versión 4.0)
© 2011 by Francisco Javier Sanz Pérez, PMP
El capítulo cuarto del PMBOK®:
La Integración del Cierre del Proyecto.
La Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos directivos necesarios para combinar,
unificar y coordinar los distintos procesos de los demás Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos. La
integración incluye toma de decisiones, acciones de coordinación, de gestión del cambio y la configuración
así como actividades de documentación de que son cruciales para dirigir el proyecto. A lo largo del todo el
ciclo de vida del proyecto ó de una fase del mismo, cuando el proyecto esté dividido por fases, siempre se
está aplicando algún procesos de integración.
Es decir, que hay procesos de gestión de la integración en todos los Grupos de Procesos de
Dirección de Proyectos (Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, y Cierre) característica que
solo tiene esta área de conocimiento, los seis procesos de integración son el esqueleto de la Dirección de
Proyectos y tienen primacia sobre todos los demás. Efectivamente,
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Los dos procesos del grupo de Inicio son coordinados por el proceso 4.1 de Desarrollar el
Acta de Constitución del Proyecto.
Los veinte procesos del grupo de Planificación son coordinados por el proceso 4.2 de
Desarrollar el Plan de Dirección del Proyecto.
Los ocho procesos del grupo de Ejecución son coordinados por el proceso 4.3 de Dirigir y
Gestionar la Ejecución del Proyecto.
Los diez procesos del grupo de Seguimiento y Control son coordinados por los procesos 4.4 de
Dar Seguimiento y Controlar el Trabajo del Proyecto y 4.45 de Realizar el Control
Integrado de Cambios.
Los dos procesos del grupo de Cierre son coordinados por el proceso 4.6 de Cerrar el
Proyecto o la Fase.
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Como ya hemos visto en artículos anteriores hay que completar todos los procesos del grupo de Inicio
antes de comenzar a ejecutar los de Planificación. También hay que hay que completar todos los procesos
del grupo de Planificación y aprobar un Plan de Dirección de Proyecto y tres Líneas Base de Medición del
Rendimiento antes de realizar el Kick-Off y comenzar a ejecutar el proyecto. Sin embargo, dado que los
procesos de Seguimiento y Control siempre se están ejecutando, después de la reunión de arranque
conviven con procesos de Ejecución, de (Re) Planificación y, eventualmente, incluso de (Re) Inicio.
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Respecto a los procesos del grupo Cierre, según el PMBOK hay que ejecutarlos siempre: tanto cuando el
proyecto se haya completado como cuando se haya decidido cancelarlo.
Respecto al cierre del proyecto, en el examen PMP, es importante tener claras las ideas
especificadas en los siguientes puntos:
1.
El grupo de procesos de Cierre está constituido por el proceso de integración 4.6 de Cerrar el
Proyecto ó la Fase, que coordina al proceso 12.4 de Cerrar las Adquisiciones, perteneciente al
área de aprovisionamiento. Un proyecto ó una fase del proyecto, quedan completamente cerrados
cuando se hayan completado ambos procesos. Veamos en que consisten:
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4.6 Cerrar el Proyecto ó la Fase: Finalizar todas las actividades productivas y los procesos
directivos, con el fin de dar por cerrado formalmente el proyecto o una fase del mismo.
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Las entradas principales de este proceso son el Plan de Dirección del Proyecto y
Productos Entregables Aceptados, aunque también hay que tener en cuenta los
Activos de los Procesos de la Organización (APOs) relacionados.
Para ejecutar este proceso el Director y el Equipo de Dirección del Proyecto pueden
considerar conveniente utilizar el asesoramiento de expertos.
El resultado principal del proceso es la transición del producto, servicio ó resultado
final pero también es necesario actualizar los (APOs). La transición del producto final
al cliente consiste en confirmar con él que el trabajo está hecho conforme a
requisitos, conseguir su aprobación formal del producto completado y entregárselo.
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Trucos y Pistas para el Examen PMP
(PMBOK - Versión 4.0)
© 2011 by Francisco Javier Sanz Pérez, PMP
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12.4 Cerrar las adquisiciones: Finalizar cada una de las adquisiciones hechas en el
proyecto o en una fase del mismo, incluyendo la resolución de cualquier tema pendiente y la
aplicación de garantías, tanto si el contrato se ha completado como si se ha cancelado.
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2.
3.
La transición del producto se facilita enormemente si a lo largo del proyecto se ha
ejecutado correctamente el proceso 5.4 de Verificación del Alcance. Es decir, si se ha
formalizado la aceptación por parte del diente, de los numerosos, diferentes y
parciales productos entregables del proyecto, según se vayan completando.
Las entradas principales de este proceso son el Plan de Dirección del Proyecto y la
Documentación de las Adquisiciones y tener en cuenta los APOs corporativos.
Para ejecutar este proceso, el Director y el Equipo de Dirección del Proyecto
conjuntamente con el Gestor del Contrato utilizan las siguientes herramientas y
técnicas: Auditorias de las Adquisiciones, Acuerdos de Asociación y el Sistema de
Gestión de Registros.
El resultado principal del proceso es el Cierre de las Adquisiciones, pero también es
necesario actualizar los APOs.
Realmente, cerrar un contrato es muy similar a cerrar un proyecto. La única diferencia es que en
los contratos de adquisiciones, el Director y el Equipo de Dirección del Proyecto, ocupan la
posición de contratante mientras que en el cierre del proyecto ocupan la de contratado. Es obvio
que para cerrar el proyecto es necesario haber cerrado todos los contratos de adquisiciones, es
decir haber aplicado el proceso 12.4 cuantas veces sea necesario. Veamos como se procede:
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Para ejecutar proceso 12.4 es muy conveniente elaborar y aplicar a cada contrato un
procedimiento de cierre contractual, que comprenda la entrega y recepción del producto
final, los puntos a negociar para alcanzar el acuerdo de cierre de contrato y la realización de
una auditoria de la adquisición para identificar los éxitos y fracasos que merecen ser
reconocidos en la preparación y/o administración de contratos futuros.
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Para ejecutar el proceso 4.6 es muy conveniente elaborar y aplicar de un procedimiento de
cierre administrativo, que comprenda transición del producto al cliente, la recopilación de
los registros del proyecto, el análisis de su éxito y/o fracaso mediante la elaboración de un
informe final de rendimiento y la compilación de las lecciones aprendidas. También el
archivo de todo lo anterior en los APOs, para su posible uso en futuros proyectos.
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El Director del Proyecto solo puede liberar al Equipo de Dirección del Proyecto cuando se
haya completado el proceso 4.6.
En resumen, cerrar un proyecto implica la realización de los siguientes trabajos directivos: (1)
comprobar que el producto, servicio ó resultado final está completado y cumple todos los
requisitos, (2) completar la auditoría y el cierre de las adquisiciones, (3) conseguir la aceptación
formal del producto, servicio ó resultado final, (4) completar el cierre financiero, (5) completar el
informe final de rendimiento, (6) indexar y archivar los registros, (7) actualizar la base de
conocimientos de lecciones aprendidas, (8) entregar el producto y solicitar del cliente información
de retorno sobre el proyecto y, por último, (9) liberar el equipo de dirección del proyecto.
Bibliografía.
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Capítulo cuarto de la Guía del PMBOK . PMI Inc.
Capítulo cuarto de los apuntes del curso de preparación al examen PMP de la empresa Acies
Prima. Francisco Javier Sanz, PMP. Publicaciones Primacía.
Capítulo cuarto del libro The PMP Exam. Andy Crowe, PMP. Velociteach Publications.
Capítulo cuarto del libro PMP Exam Prep. Rita Mulcahy, PMP. RMC Publications.
Septiembre 2011
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