planeación de la tecnología de información

PLANEACIÓN DE LA TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN:
ASPECTOS FUNDAMENTALES PARA LAS ORGANIZACIONES
S. LECHUGA SUAZO; MAESTRO EN AUDITORÍA (UNAM); [email protected]
RESUMEN
El objetivo del presente trabajo de investigación, se refiere al análisis de los
principales aspectos de la planeación de la tecnología, y de los sistemas de
información que pueden ayudar a las organizaciones a enfrentar los desafíos de un
entorno rápidamente cambiante y competitivo. La arquitectura de la tecnología de
información (TI) es mucho más un problema administrativo que uno tecnológico. El
modelo de planeación de cuatro etapas de la TI incluye la planeación estratégica, el
análisis de requerimientos, la asignación de recursos y la planeación de proyectos;
las organizaciones tienen la posibilidad de utilizar los principios de la arquitectura
empresarial para desarrollar una arquitectura de la TI.
Algunas organizaciones consideran que la planeación de la TI es un desperdicio de
tiempo, debido a que el entorno competitivo y las tecnologías cambian muy
rápidamente. Argumentan que sus planes serán obsoletos antes de terminarlos. En
sentido opuesto, la planeación estratégica puede ayudar a una empresa de servicio
público de electricidad, a planear su futuro. Finalmente, se exponen los problemas
asociados con la planeación de la TI y qué tipo de problemas podría encontrar una
organización si se concentra únicamente en la planeación de la asignación de recursos y
en la planeación de proyectos.
Palabras clave: Planeación estratégica, sistemas de información, TI, competitividad
INTRODUCCIÓN
Las grandes corporaciones tienen la necesidad de contar con un plan estratégico formal
de TI, los personajes que deben involucrarse serán los usuarios finales y el director
ejecutivo. Los usuarios finales participan en la planeación e infraestructura corporativa
de la TI porque ambas afectarán el futuro de cada unidad de las organizaciones.
Según Blodgett (1998) “las demandas de trabajo en un ambiente competitivo y creciente,
requieren una integración más estrecha entre las metas de la TI y la misión de las
empresas, los planes estratégicos de la empresa se vuelven muy importantes.
Un buen plan de sistemas de información tiene que tener presentes a los clientes
internos, así como a los externos y a los vendedores, y contribuirá a la ventaja
competitiva de los negocios”, añadió: “Los dos tienen que trabajar en conjunto o el plan
fracasará.”
Un plan de sistemas de información estratégica se refiere al “conjunto de aplicaciones
basadas en computadora que ayudarán a la compañía a lograr sus metas de negocios”;
para crear un plan realmente estratégico, el director de información y el director
ejecutivo deben trabajar conjuntamente.
Para establecer el papel de la TI en las organizaciones actuales, es necesario ver aquellos
factores que crean presiones sobre las organizaciones. El entorno comercial se refiere a
los factores sociales, legales, económicos, físicos y políticos que afectan las actividades
de los negocios.
La planeación estratégica (PE) es un proceso complejo que se fundamenta en las
relaciones y comunicaciones. La planeación de la TI tiene similitudes y diferencias
cuando se compara con cualquier plan de negocios. La predicción, parte de la
planeación, predice el futuro; la planeación corresponde a la preparación del futuro.
La PE se comprende como el proceso continuo, flexible e integral que genera una
capacidad de dirección para definir la evolución que debe seguir una organizació n para
aprovechar, en beneficio de su situación interna, las oportunidades actuales y futuras que
ofrece el entorno.
El análisis estratégico es un proceso mediante el cual se establece la situación actual de
la organización, mediante un examen externo e interno, con el fin de identificar los
factores que afectan la competitividad, la supervivencia y el logro de la Visión-Misión.
La competitividad es la capacidad de una entidad productora de bienes o servicios de
capturar cuotas en los mercados de exportación, sobre la base de precios, calidad y
oportunidad, en la cual cobra una relevancia especial la innovación tecnológica.
Una estrategia posee el concepto multidimensional que abarca todas las actividades
críticas de la organización, que da un sentido de unidad, dirección y propósito, al mismo
tiempo que facilita la realización de los cambios necesarios para lograr su ajuste
armónico al entorno.1
Nuestro tema de análisis está enfocado a los problemas relacionados a la planeación de
los sistemas de la tecnología de información, -que en conjunción con la PE- pueden
lograr resultados benéficos en las organizaciones, por ejemplo, lograr inteligencia y
estrategia competitiva y ventaja sustentable.
I. Ventaja estratégica y tecnología de información
Las presiones comerciales se clasifican en las siguientes categorías: presiones de
mercado (economía global y competencia fuerte, naturaleza cambiante de la fuerza de
trabajo y consumidores poderosos); las presiones tecnológicas: (innovación y
obsolescencia tecnológica y sobrecarga de información); presiones sociales:
(responsabilidad social, regulaciones y desregulaciones gubernamentales y reducción de
presupuestos y de subsidios); y problemas éticos (daño de la imagen de la organización
por uso indebido de la TI, internos o externos). Ver Gráfica 1.
Gráfica 1
Tecnología
Innovaciones
Obsolescencia
Comercio electrónico
Sobrecarga de información
Mercado
Competencia global
Cambio en la fuerza de
trabajo
Poder de los consumidores
Organizaciones
Sociedad
Responsabilidad social
Regulaciones gubernamentales
Recorte presupuestal
Subsidios
Ética
Por estas presiones, la PE se ha convertido en una obligación
“Las TI son, básicamente las de las telecomunicaciones y la computación que se
encargan del procesamiento, el almacenamiento, la difusión y la integridad de la
información. Ellas han permitido la construcción de comunidades virtuales (las nuevas
comunidades), formados por grupos de personas que comparten el interés en algún tema
–del desarrollo de software libre al cine, de la historia a la animación estilo manga, de
talleres de literatura a búsqueda de pareja- y que interactúan unas a otras, de forma
directa o indirecta, precisamente gracias al espacio creado por las TI.”2
“La organización del trabajo es un claro ejemplo de la importancia que han cobrado las
tecnologías para manejar la información en las sociedades contemporáneas. Ahora, con
el apoyo de TI, las empresas se han desprendido de diversas funciones, las cuales
subcontratan a otras compañías; además, se estructuran horizontalmente y tienen en el
conocimiento uno de sus activos de mayor valía.”
Los sistemas de información estratégica (SIS) son sistemas que apoyan o dan forma a
una estrategia competitiva de unidades de negocio. Un sistema de información
estratégica se caracteriza por su capacidad para cambiar significativamente la manera en
la que se hacen los negocios. Esto puede brindar a la compañía una ventaja competitiva.
El sistema realiza lo anterior contribuyendo a lograr las metas estratégicas de una
organización y/o influye en su capacidad para aumentar considerablemente el
desempeño y la productividad. Los factores internos están relacionados a la
productividad de los empleados; los factores externos a la competencia directa de la
industria o comercio.
La innovación competitiva se relaciona intensamente con las TI, las cuales pueden
facilitar la creatividad y la generación de ideas; la información acerca de la competencia
puede significar la diferencia entre ganar o perder una batalla comercial.
Internet puede usarse para ayudar a una compañía a realizar inteligencia competitiva
fácil, rápida y relativamente económica de las siguientes maneras: a) revisión de los
sitios Web de los competidores; b) analizar los grupos de noticias relacionados; c)
examinar documentos financieros al público; d) otorgar premios a los visitantes que
describen las fortalezas y debilidades de los competidores; e) empleo de un servicio de
entrega de información; y f) contratar a compañías de investigación corporativa, por
ejemplo, Standard and Poor, brinda información de acciones y análisis de riesgos.
La inteligencia competitiva implica el espionaje industrial, los espías de la corporación
investigan los planes de mercadotecnia, los análisis de costos, los nuevos
productos/servicios y los planes estratégicos de la competencia. Tal espionaje puede ser
no ético e ilegal. Otro problema es el robo de computadoras portátiles en conferencias,
lo cual se está difundiendo por todo el mundo.
La competencia, de acuerdo con Porter (1985 y 1996), es la base de éxito o del fracaso
de una firma. La estrategia competitiva significa la búsqueda de una ventaja competitiva
en una industria, que conduzca el control del mercado y a la obtención de ganancias
mayores que las del promedio.
La administración estratégica (AE) es la manera en que las organizaciones planean la
estrategia de sus operaciones futuras. Hoy la (AE) incluye actividades complementarias:
planeación a largo plazo, administración de la respuesta e innovación. La innovación es
uno de los conceptos más importantes de los negocios en la década de 1990.
II. Modelo de cuatro etapas de planeación de los sistemas de información3
La planeación básica de los sistemas de información (SI) se enfoca hacia los siguientes
cuatro aspectos generale s (Wetherbe, 1993):
1) Hacer corresponder el plan de TI con el plan de negocios organizacionales.
2) Diseñar una arquitectura de TI para la organización de tal manera que los
usuarios, las aplicaciones y las bases de datos puedan integrarse y conectarse
entre sí en red; efectuar un análisis de información.
3) Asignar de una manera eficiente el desarrollo de sistemas de información y
los recursos operacionales entre las aplicaciones competidoras.
4) Planear los proyectos de sistemas de información de manera que se terminen
a tiempo y dentro del presupuesto estimado, y que incluyan las funcionalidades
especificadas. Ver Gráfica 2.
En cualquier caso, la planeación de la información estratégica debe armonizar con la
planeación organizacional completa. Para lograr esta armonía, la organización debe
efectuar lo siguiente:
1)
2)
3)
4)
5)
Establecer la misión de la tecnología de información.
Evaluar el entorno.
Evaluar la disposición y las funciones de los sistemas existentes.
Evaluar los objetivos y las estrategias de la organización.
Establecer los objetivos, estrategias y políticas, y efectos potenciales de la TI.
Un problema de la TI puede resultar un proceso caro y consumir mucho tiempo.
Gráfica 2
Planeación de la TI
estratégica
Análisis de los
requerimientos de
información
Asignación de
recursos
Planeación de
proyectos
Modelo de cuatro etapas de planeación de los SI
La planeación de la TI incluirá el establecimiento de la misión de los sistemas de
información (carta constitutiva del SI), la valoración del ambiente, la valoración de los
objetivos y estrategias organizacionales y el establecer políticas, objetivos y estrategias
de los SI.
La valoración del ambiente comprende: funciones actuales de los SI, nuevas
oportunidades de negocio, entorno de negocios actual, nueva tecnología, portafolio de
aplicaciones actuales, imagen y etapa de madurez de los SI, evaluación de las habilidades
del personal de SI.
La valoración de los objetivos y estrategias organizacionales abarca: la revisión del plan
estratégico de la organización, identificación de los principales grupos demandantes y
sus objetivos y la determinación de estrategias de SI para apoyar las estrategias
corporativas.
El análisis de los requerimientos de información organizacional abarcará la
identificación completa de la arquitectura de información y las necesidades actuales y
proyectadas de información; así como integración del plan de desarrollo maestro. Los
cuatro pasos del proceso de realización del análisis de información son: a) definir los
susbsistemas organizacionales subyacentes, 2) desarrollo de la matriz de subsistemas, 3)
definir y evaluar los requerimientos de información para los sistemas organizacionales y
4) definir las principales categorías de información y delinear entrevistas dentro de ellas.
La integración del plan maestro se refiere a la definición del proyecto de SI y a la
clasificación del proyecto, a la calendarización del desarrollo multianual.
La planeación de asignación de los recursos nos conduce a la identificación de
tendencias, el plan del hardware y el plan del software, el plan del personal, el plan de la
red de comunicación de datos, el plan de las instalaciones y el plan financiero.
La asignación de recursos es un proceso en el que se libra una batalla en la mayor parte
de las organizaciones debido a que las oportunidades y solicitudes para el gasto exceden
en gran parte los fondos disponibles. Esto puede conducir a una competencia intensa y
altamente política entre las unidades organizacionales, lo que dificulta identificar
objetivamente las inversiones más convenientes.
La planeación y evaluación de proyectos incluye la identificación de tareas, la s
estimaciones de costos y las estimaciones de tiempo, los puntos de verificación y las
fechas de terminación.
Las metodologías de planeación de TI son cuatro técnicas conocidas:
1) planeación de sistemas de negocios, creada por IBM e influenciada por Andersen
Consulting e Information Engineering, (Method I); 2) etapas de desarrollo de la TI, su
autor, Richar Nolan, que comprende: portafolios de aplicaciones, la función y el
conocimiento de los usuarios, los recursos de la TI, la planeación de la administración y
las técnicas de control; 3) el análisis de fines/medios (F/M): comprende la especificación
de los fines y de los medios y las medidas de eficacia y de eficiencia; 4) el método de los
factores críticos (FEC), creado por Rockart (1982) para ayudar e identificar las
necesidades de información de los ejecutivos.
Los autores Clempner y Gutiérrez (2004) propusieron otro modelo de planeación de la
TI: “Los modelos y técnicas tradicionales en Planeación Estratégica de Tecnología de
Información -PETI-, consideran dominios de aplicación en los que el comportamiento
del mundo real es descrito a través de conceptos estáticos. Las entidades son tratadas
como perfectamente racionales. Interactúan solas en el entorno y no consideran
experiencias anteriores. 4
No obstante, el mundo real está representado por entornos dinámicos que no son
predecibles. La ejecución de un plan no está garantizada, debido a que el entorno puede
cambiar de manera impredecible. El propósito del entorno es promover cualquier tipo de
interacción entre entidades.
Nosotros estudiamos la dinámica que induce la aceptación o rechazo de cambios en las
condiciones del entorno. Proponemos un modelo conceptuado bajo un dominio de
aplicación dinámico, que integra las visiones estratégicas de negocio/organizacional, con
la visión estratégica de Tecnología de Información (TI) en una visión única final. La
construcción está basada en tres conceptos: interacción, adaptación y evolución. Estos
conceptos tienen un significado diferente pero están íntima mente relacionados,
alcanzando la sinergia necesaria para un proceso de planeación dinámico efectivo. ”
Los autores Gallardo y Sánchez emitieron la s siguientes hipótesis:5
“Es evidente que en este trabajo no están todas las repuestas pero deseamos terminar
esbozando dos hipótesis de investigación para trabajos posteriores:
I. El desarrollo de los sistemas de información ha permitido el surgimiento de una
nueva generación de consultorías de apoyo a las empresas, ya no en el sentido de
planeación, sino en la toma emergente de decisiones y es ésta la salida de las empresas
al problema de la planeación, ante la turbulencia del medio ambiente de negocios y la
dificultad de establecer los dos ejes (deliberado y emergente) desde el interior de sus
operaciones.”
II […]
III. Planeación de las arquitecturas de la TI
La arquitectura de la TI es el campo de estudio y de práctica que se dedica a comprender
y a desplegar los componentes de los SI en la forma de una infraestructura
organizacional. Consiste en una descripción de la combinación de hardware, software,
datos, personal y telecomunicaciones dentro de una organización, junto con los
procedimientos para emplearlos.
Una arquitectura de la TI especifica la infraestructura tecnológica y organizacional que
implementa físicamente una arquitectura de información. Tenemos tres tipos de
arquitectura de tecnología: centralizada, no centralizada (descentralizado o distribuido) y
cliente/servidor. Los sistemas heredados son aquellos remanentes de las arquitecturas
anteriores aún en uso después de que una organización cambia a una nueva arquitectura.
Las relaciones de infraestructura comunes tienen qué ver con la industria, la
volatibilidad del mercado, la sinergia de las unidades de negocios y la estrategia y
planeación.
Elección entre las opciones de arquitectura: una arquitectura pobremente organizada
puede perturbar un negocio obstaculizando o dirigiendo erróneamente los flujos de
información. Desafortunadamente, muchas organizaciones han permitido que su
arquitectura de TI evolucione a lo largo del tiempo sin contar con un plan sistemático y
explícito para determinar cuál utilizar. La arquitectura de TI se relaciona con la
distribución, el uso y la administración de información.
En realidad, una organización no debe elegir y adoptar la tecnología simplemente para
contar con ella, sino más bien conseguir las metas de negocios que desean (por ejemplo,
asegurar que la información fluya de manera eficiente y efectiva entre las áreas
funcionales y los clientes y proveedores). De otro modo, una organización puede
quedarse, al final, con equipo costoso donde las inversiones en tecnología proporcionan
escasa rentabilidad al negocio.
A los ingenieros de información se les considera especialistas que se interesan en el
diseño y desarrollo de la arquitectura de información, la ingeniería de información es un
método descendente para planear e implementar la información y que también explica,
examina, describe o guía la dirección de la arquitectura de TI. La ingeniería inversa es el
proceso que consiste en examinar los sistemas heredados para determinar su estado
presente e identificar qué cambios son necesarios para permitir al sistema satisfacer las
necesidades de negocios presentes y futuras.
La falla para abordar los aspectos administrativos llevará incluso a que la mejor
arquitectura de TI se convierta en una dificultad desalentadora de componentes que no
se adaptan a los negocios. La arquitectura de TI debe verse desde una perspectiva de
cómputo empresarial, e incluir los problemas y las perspectivas administrativas. Estas
arquitecturas de TI siguen siendo complejas en el entorno de cómputo actual, aunque
son las responsables de cambiar las necesidades de los negocios.
Ejemplos:
“IDC es el principal proveedor mundial de inteligencia de mercado, servicios de
consultoría y conferencias para los mercados de Tecnologías de la información,
Telecomunicaciones, y Tecnologías de Consumo. IDC ayuda a los profesionales de TI,
ejecutivos de negocios y la comunidad de inversión a tomar decisiones fundamentadas
sobre la adquisición de tecnología y la estrategia de negocios.”6
Federal Express fue el pionero en establecer un sistema de cómputo para rastrear los
envíos de sus clientes.
IV. Problemas administrativos
1) Importancia de las TI: Sin planeación o con una planeación inadecuada, la
organización puede irse al fracaso. Planear es una de las tareas más difíciles del
director ejecutivo y del director de información. El proceso de planeación de la TI
(establecer la misión, evaluar el entorno, incluir las metas y objetivos de la
organización y los objetivos, estrategias y políticas de los SI; presenta su problemática.
2) Organización del departamento de información: Definición de deberes, personal,
presupuesto, selección y prestaciones del personal, disposiciones gubernamentales,
objetivos, dirección estratégica de la organización, tipo de arquitectura –centralizada o
descentralizada-, justificación de las inversiones, sistemas competitivos.
3) Ajuste de la arquitectura de información: Probables fallas de parte de los directivos
o de los responsables de la TI, para seleccionar equipos que no responden a los
requerimientos de la organización.
4) Planeación de la arquitectura de la TI: Cuando los usuarios de negocios no saben
las implicaciones técnicas de una nueva tecnología. Los planes deben escribirse y
difundirse como parte del plan estratégico organizacional como del plan estratégico de
la TI. Incluir a la capacitación e implicaciones de la carrera en el empleo.
5) Políticas de la TI: Las arquitecturas de la TI deben basarse en guías o principios
corporativos plasmados en políticas. Éstas incluirán las funciones y las
responsabilidades del personal y de los usuarios de la TI, los aspectos de seguridad,
los análisis costo/beneficio de la TI y las metas de la arquitectura de TI.
6) Aspectos éticos y legales: Implica tomar medidas para proteger la privacía de los
empleados y usuarios.
7) Estrategia de la TI: Ser un líder en tecnología, un seguidor de nuevas tecnologías y
ser un experimentador en investigación y desarrollo.
“Para tener éxito una empresa moderna debe no sólo cultivar una mentalidad global y
establecer una red global, sino también debe actuar con rapidez. En este mundo de
rápidos cambios y avance veloz, las empresas tendrán que sacar la estrategia y la
planificación empresarial fuera de la oficina central y llevarla a las unidades de negocio;
el líder electrónico conoce el presupuesto y la planificación empresarial”7
Nota:
La investigación realizada fue de tipo cualitativa, exploratoria y co rrelacional; mediante
la ayuda de material bibliográfico y de documentos en Internet por medio de buscadores
libres, para examinar el problema antes tratado.
Consideraciones finales
Las organizaciones pueden ejercer la opción por aplicar el modelo de los cuatro pasos de
planeación de la tecnología de información o utilizar una metodología distinta, de
acuerdo con sus necesidades de operación y objetivos estratégicos.
Los sistemas de información estratégica, únicamente cumplirán su utilidad si están
evaluados y sujetos a procesos de reingeniería de manera periódica e interrelacionados
con la realidad con los requerimientos de los usuarios y de las unidades de negocios.
Se propone la creación de una nueva profesión: Ingeniero en Planeación de Tecnologías
de Información o Ingeniero de Información, cuya misión sea diseñar la planeación,
infraestructura y operativización de esta tecnología en beneficio total de la organización;
lo anterior depende de múltiples factores, entre ellos, la filosofía de la institución
educativa y la política pública educativa en esa área del conocimiento.
Los problemas administrativos relacionados con la tecnología de información pueden
surgir porque: a) no exista correspondencia entre la planeación tecnológica y la
planeación organizacional; b) el director de tecnologías de información y el director
general omiten tomar decisiones planificadas y evaluadas; c) los gerentes funcionales
actúen sin control ni supervisión alguna, en lo que se refiere a las aplicaciones dentro de
su ámbito o área.
Bibliografía y documentos en Internet
1
Victoria, C. y Artiles L; “G losario del sistema de ciencia e innovación tecnológica”.
Fecha de consulta, 10/marzo/2009:
http://www.bvsct.sld.cu/html/es/glosario.html
2
Becer ril, F. y Chacón, J; “Tecnologías de la Información, las nuevas comunidades,”
Oxford University Express, México, 2004
3
Turban E; Mclean E; y Wetherbe J; “Tecnologías de Información para la
Administración,” Compañía Editorial Continental (CECSA), México, 2006
4
Clempner J. y Gutiérrez A; “Planeación Estratégica de Tecnología de Información en
Entornos Dinámicos e Inciertos”. Fecha de consulta, 10/marzo/2009:
http://www.revista.unam.mx/vol.2/num4/art4/index.html
5
Gallardo, A. y Sánchez, A; artículo: “La Planeación y la turbulencia en las
organizaciones”. Revista Gestión y Estrategia, UAM-Unidad Azcapotzalco. Fecha de
consulta, 10/marzo/2009:
http://www.azc.uam.mx/publicaciones/gestion/num7/art9.htm
6
Página principal de IDC. Fecha de consulta, 10/marzo/2009:
http://www.idc-eventos.com/2009/infomanage09/ponentes.php
7
Quinn, M. “E-Liderazgo” ediciones Deusto, España, 2002
Documentos consultados:
Olate, M. y Peyrin, O. “Los Sistemas de Información Estratégicos y Tecnologías de
Información”. Fecha de consulta, 10/marzo/2009:
http://www.cybertesis.cl/tesis/uchile/2004/olate_m/sources/olate_m.pdf
http://www.utm.mx/~temas/temas-docs/e1117.pdf
http://www.deltaasesores.com/index.php?view=article&catid=36:planeacion&id=532:pl
aneacion-estrategica-de-tecnologia-informatica&tmpl=component&print=1&page=
http://www.deltaasesores.com/servicios/planeacion-estrategica/532-planeacionestrategica-de-tecnologia-informatica