¿cómo puedo administrar mejor mis activos de software y mitigar el

RESUMEN DE LA SOLUCIÓN
Administración de activos de software con CA IT Asset Manager
¿cómo puedo administrar
mejor mis activos de
software y mitigar el
riesgo de las auditorías
de cumplimiento?
agility
made possible™
CA IT Asset Manager ayuda a las empresas a conocer qué
activos de software se utilizan, agrupar el software que no
se utiliza, distribuirlo allí donde se lo necesite y mitigar los
riesgos de las auditorias de los proveedores de software.
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Administración de activos de software con CA IT Asset Manager
resumen
Desafío
En un entorno en el que se pide a TI que haga más con menos, se necesita una administración efectiva del software
para garantizar que los costos de las inversiones en TI estén optimizados. Desafortunadamente, muchas empresas
no hacen un buen trabajo con la administración de estas inversiones. Confían en hojas de cálculo o bases de datos
internas para rastrear las licencias y la utilización del software. Es difícil para la organización comprender qué
licencias de software se utilizan y cuáles están disponibles. La empresa compra demasiado software y no mantiene
un control adecuado del cumplimiento de las licencias. Esto produce un gasto general costoso por software y una
exposición a un riesgo considerable en cuanto a auditoría de cumplimiento y violación.
Oportunidad
CA ITAM (CA IT Asset Manager) es una solución de marketing líder que está diseñada para ayudarlo a mejorar
la administración financiera, contractual y operativa de los activos de hardware y software de TI en todo su ciclo
de vida. CA ITAM está diseñada expresamente para satisfacer las necesidades de los proveedores de servicios y las
grandes empresas como parte de una solución integral de administración de servicios. Esta solución permite una
administración completa de los activos que respaldan los servicios de TI, desde su solicitud hasta el retiro, además
de proporcionar visibilidad financiera y control de las inversiones.
Beneficios
Una solución integral para la administración del ciclo de vida de los activos que proporciona un ROI (retorno de
la inversión) comprobado para controlar el gasto en TI, permitir el cumplimiento de normas y directivas, y mejorar
la entrega de servicios. CA ITAM permite que las empresas comprendan mejor qué activos se usan y cuáles están
disponibles. La empresa está mejor equipada para reasignar las licencias de software allí donde se las necesita
y retirar los activos que ya no brindan valor al negocio. De esta manera, se reducen la compra excesiva de software
y el gasto general. Además, las capacidades de generación de reportes mejoran enormemente las negociaciones
con los proveedores, la administración del cumplimiento de software y la respuesta de auditoría. Esto, a su vez,
reduce el costo de los proveedores y mitiga los riesgos de auditoría de software.
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Administración de activos de software con CA IT Asset Manager
Sección 1: Desafío
¿Mantener el estado actual o impulsar
la innovación?
Actualmente, las empresas luchan por mantener la ventaja competitiva en un clima económico desafiante. Para los
CFO (directores de Finanzas) y CIO (directores de Informática), estas dos directivas suelen enfrentarse. Los CIO y los
departamentos de TI no solo necesitan respaldar la innovación para satisfacer las necesidades de una base de
clientes siempre diversa, sino que también deben hacerlo con un presupuesto inferior al que tenían diez años atrás.
Al mismo tiempo, el entorno de TI se vuelve cada vez más complejo, debido a la gran adopción de la virtualización,
las infraestructuras y las plataformas basadas en la nube, y una gran variedad de dispositivos para admitir.
Esta complejidad disminuye aún más los recursos ya frugales, lo que dificulta centrarse en la innovación.
Para abordar esta dinámica, los ejecutivos deben administrar proactivamente las inversiones que ya tienen en
activos de software a fin de asegurar que los aprovechen al máximo. Además, las empresas pueden tener
problemas con las licencias de software, y el cumplimiento es una parte integral de la administración de esos
activos. Los proveedores ejercen el derecho de auditar a los clientes para garantizar que el titular de la licencia no
supere el uso autorizado para el software adquirido. Las empresas están, por lo tanto, expuestas a riesgos de multas
de cumplimiento, sujetas a los costos asociados con la realización de estas auditorías y afectadas gravemente por
la alteración de las operaciones de negocio habituales que la respuesta implica.
Lamentablemente, el trabajo de administración de las inversiones en software que la mayoría de las empresas
realiza es inadecuado. Confían en esfuerzos manuales, hojas de cálculo de Excel o bases de datos internas para
rastrear las licencias de software y los activos físicos. Esto genera una comprensión inadecuada de dónde se
aprovechan estos activos, cuáles no se usan más y si la utilización del software cumple con los acuerdos existentes.
En vez de optimizar la inversión, las empresas desvían los costos de las inversiones innovadoras gastando
excesivamente en activos físicos y de software. Quedan expuestas a multas de cumplimiento de software y costos
de auditoría. Son ineficientes en las negociaciones con los proveedores por no contar con información confiable.
Sección 2: Oportunidad
CA IT Asset Manager: mejora de la utilización
de los activos
¿Pero qué sucedería si las empresas pudieran administrar los activos de otra manera? ¿Qué sucedería si pudieran
saber qué licencias se utilizan y cuáles deben reasignarse? ¿Qué sucedería si pudieran agrupar las licencias de
software y distribuirlas allí donde se las puede utilizar con mayor optimización, en vez de comprar software nuevo?
¿Qué sucedería si pudieran administrar proactivamente las relaciones con los proveedores, el cumplimiento del
software y mitigar los riesgos de las audiencias de licencias?
CA IT Asset Manager habilita a las empresas para abordar estas necesidades. Esta solución ayuda a las empresas
a identificar los activos y las licencias que actualmente están en uso y sin usar. Ayuda a agrupar estos activos
y distribuirlos, a pedido, allí donde se los necesite. Además, informa proactivamente sobre la demanda de licencias
de software y contratos de proveedores. Esto habilita a las empresas para negociar mejor los contratos, administrar
proactivamente problemas de cumplimiento de software y optimizar el uso de las licencias de software.
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Administración de activos de software con CA IT Asset Manager
Reconocer e importar información de las licencias
CA IT Asset Manager se integra en las herramientas de detección y los sistemas de adquisición existentes para
examinar cantidades enormes de información. El catálogo maestro de software de la solución automatiza la tarea
prolongada y propensa a errores de, manualmente, reconocer el software con licencia, reunir las licencias del
software comprado y compilar los permisos de uso de los productos. CA ITAM reconcilia automáticamente esta
información, lo que permite que los analistas de administración de activos de software sean más eficientes en el
empleo de su tiempo y puedan centrarse en actividades de más valor. Como consecuencia, la empresa está mejor
capacitada para crear un inventario más completo y preciso del software en uso y disponible en el entorno.
Rastrear, administrar y distribuir licencias en toda la organización
Una vez que la empresa conoce las licencias que están disponibles, CA IT Asset Manager ayuda a realizar el
seguimiento de qué licencias están en uso y cuáles están disponibles. La solución permite que la empresa agrupe
las licencias disponibles en el departamento o la organización para mejorar la utilización de los activos disponibles.
La empresa está mejor capacitada para hacer coincidir la disponibilidad con la demanda entrante y, como resultado,
reducir la cantidad de compras en exceso de licencias.
Comprender la implicancia de costos de los activos de software
Comprender el impacto financiero de la base de licencias le permite decidir qué costos son relevantes para
el negocio y asignar estos costos en consecuencia. CA ITAM rastrea y clasifica los gastos especificados relacionados
con el software, incluidos los costos históricos, actuales y proyectados, para ayudarlo a analizar el impacto
financiero. Los costos se pueden asignar a prorrata a sus respectivos proyectos y unidades de la organización.
Esto ofrece transparencia y asignación de costos basada en el uso actual, lo que genera una aceptación mayor
de los precios internos y la asignación de costos.
Auditar la utilización de las licencias y elaborar reportes
CA IT Asset Manager ayuda a las empresas a comprender el cumplimiento del software y a generar los reportes
correspondientes. Las capacidades avanzadas de generación de reportes permiten que la empresa cuente con
reportes sobre la utilización de los activos de software y que mantenga dicha utilización. Un cuadro de mando
dinámico y personalizado muestra los resultados que son esenciales para respaldar mejor las decisiones y ofrece
los indicadores clave de los principales riesgos de auditoría, las licencias más costosas, los publicadores más
importantes y los contratos más grandes. Cuando se realiza una auditoría de la empresa, esta puede reducir
considerablemente el esfuerzo necesario para informar al proveedor de licencias y negociar con él. Además,
hay muchas menos posibilidades de que la empresa tenga una multa de cumplimiento.
Administrar a los proveedores
CA IT Asset Manager ayuda a la empresa a administrar las relaciones con los proveedores compilando información
detallada sobre los proveedores con los que negocia, incluida información de contacto y sus relaciones con otras
empresas. Esto le permite controlar las relaciones con los proveedores y comprender las interdependencias
existentes entre todas las partes. Puede aprovechar la capacidad de compra obteniendo información completa
sobre el monto total desembolsado y los gastos que se espera tener con un proveedor durante un año determinado.
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Administración de activos de software con CA IT Asset Manager
Ilustración 1.0
Las capacidades integrales de administración de activos de software de CA IT Asset Manager ayudan
a capacitar a las empresas para reconocer e importar la información de las licencias, distribuir los activos
de software allí donde se los necesiten y administrar proactivamente las relaciones con los proveedores,
incluido el cumplimiento de las licencias.
Sección 3: Beneficios
Reducción del costo y el riesgo mediante
administración de activos de software
Implementando un proceso efectivo de administración de activos de software y automatizando los pasos clave de
este proceso, las empresas pueden mejorar el desempeño en dos dimensiones. Las mejoras de la identificación del
software, los permisos de uso de los productos y la agrupación y la distribución de los activos disponibles generan
una reducción de los costos designados para la adquisición de software. De acuerdo con el Equipo de análisis de ROI
y del valor del negocio de CA, las empresas pueden reducir el monto de los costos de las compras excesivas de
software entre un 50 y 70 %.1
Las empresas también pueden disminuir los costos asociados con la realización de las auditorías de cumplimiento
de software para mitigar el riesgo asociado con recibir una multa de cumplimiento y reducir las multas de
cumplimiento de software en sí. Nuevamente, según el Equipo de análisis de ROI y del valor del negocio de
CA, las empresas que implementan el proceso y la solución de administración de activos de software de
CA pueden, por lo general, reducir el costo de las multas de cumplimiento de software entre un 45 y 55 %.1
1 La gama de impactos mostrados anteriormente se ofrecen con el fin de ejemplificar una variedad de posibles mejoras en los procesos y las mediciones del ROI que se pueden
obtener mediante la implementación y el uso adecuados y efectivos de CA IT Asset Manager.
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Administración de activos de software con CA IT Asset Manager
Sección 4
Enfoque completo sobre la administración
de servicios de TI
CA IT Asset Manager se diseñó expresamente para enfrentar las necesidades de los proveedores de servicios
y las grandes empresas como parte de nuestras soluciones integrales de administración de servicios, con una
mejor integración, arquitectura multiusuario común y generación de reportes común a todas las soluciones
de administración de servicios de TI de CA Technologies.
• La integración de CA Client Automation y CA IT Asset Manager permite que las empresas se muevan con facilidad
entre el inventario de activos de TI detectados y los atributos financieros, de respaldo y demográficos de los
activos de TI, ya que todos los datos se almacenan y mantienen en la misma MDB (base de datos de
administración). Esto ofrece una solución integral de administración de licencias y activos de TI.
• La integración de CA Service Catalog y CA IT Asset Manager proporciona una completa administración del ciclo de
vida de los activos que comienza con la solicitud inicial de CA Service Catalog, lo cual permite que un solicitante
o usuario final requiera un activo que se puede obtener internamente a partir de los activos disponibles en
el inventario administrado en CA ITAM para evitar las compras innecesarias.
• La integración de CA Service Desk Manager y CA IT Asset Manager se compone de dos partes, de manera que
abarca los procesos funcionales del servicio de atención al cliente y la vinculación de los datos de los activos o de
la CMDB (base de datos de administración de configuración), lo cual permite que una organización aproveche los
datos de los activos para mejorar la entrega de servicios operativos de TI a sus clientes. Además, esta integración
permite tomar mejores decisiones sobre administración de los cambios, ya que proporciona una serie más
integral de datos cuando se realiza la evaluación de los riesgos y el impacto.
• Xtraction for CA Service Management se integra en el componente de administración de la cartera de activos
de CA ITAM para permitir que los usuarios no técnicos creen y compartan rápidamente cuadros de mando
y reportes interactivos.
Más allá de las grandes tecnologías: prestar atención a personas, procesos y mejores prácticas
CA IT Asset Manager adopta una orientación de solución, en vez de una de producto, para permitir la obtención de
resultados exitosos de programas y negocio. Esto incluye los procesos ITIL predefinidos para acelerar el tiempo de
posicionamiento en el mercado, la capacitación a pedido para mejorar la adopción por parte de los usuarios finales,
las metodologías de implementación repetibles y prescriptivas basadas en el crecimiento, y las arquitecturas de
implementación de las mejores prácticas para optimizar el retorno de la inversión.
Paquete de contenido de ITIL®. Se proporciona un conjunto de documentos de procesos de ITIL predefinidos,
junto con flujos de trabajo admitidos predefinidos, que determinan las bases para que una organización
implemente, adopte y estandarice rápidamente los procesos de administración de los servicios de TI, lo cual reduce
en gran medida el tiempo requerido, el costo y la necesidad de expertos en el tema para que una organización logre
desarrollar su propio contenido.
Capacitación a pedido. Una herramienta rentable de capacitación continua que ayuda a actualizar las capacidades
de los analistas y usuarios finales para enfrentar la necesidad que presenta una organización de lograr un alto nivel
de adopción por parte de los usuarios finales con un impacto mínimo sobre las operaciones empresariales diarias.
El módulo de capacitación a pedido de CA Technologies utiliza CA Productivity Accelerator para automatizar
el contenido predefinido alineado con las mejores prácticas de ITIL y que se puede perfeccionar para asignarlo
a procesos, procedimientos y directivas operativas de una organización.
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Administración de activos de software con CA IT Asset Manager
Con un impacto mínimo sobre las operaciones empresariales diarias, la organización de TI se alinea mejor
internamente y con los objetivos de negocio, recibe menos llamadas de solicitud de asistencia técnica
y se concentra en una entrega más rápida de los nuevos servicios de negocio.
Arquitectura de implementación de referencia. El programa Arquitectura de referencia produce plantillas de
arquitectura de implementación de naturaleza prescriptiva, donde se explica cómo implementar las soluciones de
administración de servicios de CA Technologies según un programa de certificación que evalúa detalladamente los
atributos funcionales, de desempeño y de escalabilidad que presenta la solución. El resultado es la mitigación del
riesgo de la implementación, además de que se reducen sus costos y plazos (tanto para CA Technologies como
para los clientes).
Implementación basada en el crecimiento. Una serie de documentos prescriptivos con las mejores prácticas
para cada fase del ciclo de vida de la implementación proporciona a nuestros clientes una gran cantidad de
conocimientos e información para tomar decisiones informadas. Los documentos de la Fase de recolección de
requisitos se completan previamente para proporcionar los requisitos de negocio funcionales más comunes, los
requisitos técnicos y los casos de uso según los identifican nuestros clientes y el resto del sector. Estos documentos
se desarrollaron con el fin de facilitar el uso y la ejecución necesarios para generar una estrategia de administración
que, cuando se implemente, ayude a los clientes a reducir el riesgo, los costos y el tiempo de salida al mercado.
Integración de datos. CA Technologies documentó una estrategia exhaustiva de integración de los datos
y proporcionó una biblioteca de casos de uso que sirve para ayudar a las organizaciones a presentar sus requisitos
de integración de datos. La estrategia contiene procesos detallados y formatos de archivos de datos que
proporcionan el nivel de asesoramiento necesario para reducir el riesgo y el tiempo asociados a esta actividad.
Sección 5
Próximos pasos
Para obtener más información sobre CA IT Asset Manager y sobre cómo lograr beneficios de negocio reales hoy,
comuníquese con su representante de ventas o visite nuestro sitio ca.com/ar/itam.
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Administración de activos de software con CA IT Asset Manager
CA Technologies (NASDAQ: CA) ofrece soluciones de administración de TI que ayudan a los
clientes a administrar y proteger los entornos de TI complejos para permitir la provisión de
servicios de negocio ágiles. Las organizaciones aprovechan el software de CA Technologies
y las soluciones de SaaS (software como servicio) para acelerar la innovación, transformar
la infraestructura y proteger los datos y las identidades, desde el centro de datos hasta la
nube. Obtenga más información sobre CA Technologies en www.ca.com/ar.
Copyright © 2012 CA. Todos los derechos reservados. IT Infrastructure Library es una marca registrada de la Agencia Central de Informática
y Telecomunicaciones que ahora es parte de la Oficina de Comercio del Gobierno. ITIL® es una marca registrada y una marca comunitaria registrada de
la Oficina de Comercio del Gobierno, y está registrada ante la Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos. Todas las marcas registradas, los
nombres comerciales, los logotipos y las marcas de servicios a los que se hace referencia en este documento pertenecen a sus respectivas empresas.
La información y los resultados incluidos en este documento se basan en experiencias con el producto de software al que se hace referencia
en diversos entornos, lo que puede incluir entornos de producción y otros que no son de producción. El desempeño anterior de los productos de
software en tales entornos no es necesariamente indicativo del desempeño futuro de dichos productos en entornos idénticos, similares o diferentes.
El propósito de este documento es meramente informativo. CA no se responsabiliza de la exactitud e integridad de la información. En la medida de
lo permitido por la ley vigente, CA proporciona esta documentación “tal cual”, sin garantía de ningún tipo, incluidas, a título enunciativo y no
taxativo, las garantías implícitas de comercialidad, adecuación a un fin específico o no incumplimiento. CA no responderá en ningún caso en los
supuestos de demandas por pérdidas o daños, directos o indirectos, que se deriven del uso de esta documentación, incluidas, a título enunciativo
y no taxativo, la pérdida de beneficios, la interrupción de la actividad empresarial, la pérdida del fondo de comercio o la fuga de datos, incluso
cuando CA hubiera podido ser advertida con antelación y expresamente de la posibilidad de dichos daños.