guia para el aportante

GUIA PARA EL APORTANTE
PAGO INTEGRADO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL
El Sistema Integrado de Pago de Aportes al Sistema de Seguridad Social
Integral, es un nuevo procedimiento que se pone a servicio de todos los
Aportantes: empleadores o independientes, públicos o privados, el cual integra
en un solo trámite los diferentes pagos a la Seguridad Social Integral y demás
parafiscales, mediante una planilla integrada electrónica de liquidación de
aportes.
A partir del mes de Julio, en virtud de lo dispuesto en el Decreto 1465 y en la
Resolución 1303 de Mayo de 2005, las Administradoras de salud, de
pensiones, las Cajas de Compensación Familiar, el Servicio Nacional de
Empleo, SENA, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, ICBF, y las
instituciones financieras, pondrán en servicio mecanismos para poder recibir
por medios electrónicos y en forma integrada, los aportes que mensualmente
deben realizar las Empresas, Empleados y Aportantes independientes.
Este sistema se pone en marcha con el objetivo de facilitar el trámite mensual
de los Aportantes, ya que evitará el diligenciamiento de un formulario para cada
Administradora y un proceso de pago individual, para reemplazarlos por el
diligenciamiento de una planilla electrónica que le permite el pago integrado. Se
brindan de esta forma importantes ahorros para los Aportantes representados
en el tiempo de los mensajeros encargados de recoger los formularios en cada
Administradora y de pagar en los Bancos, el tiempo de los auxiliares de nómina
que diligencian actualmente los formularios de pago y los trámites y costos de
los procesos de tesorería y contabilidad para la liquidación y registro de cada
uno de los distintos aportes: Salud, Pensiones, Sena, etc.
El servicio se prestará inicialmente como una opción alternativa a las existentes
actualmente, sin embargo, los Aportantes que quieran hacer pagos
electrónicos, a partir de julio deberán hacerlo a través de la Planilla Integrada
de Liquidación de Aportes que estará disponible en las páginas Web de los
Bancos y de las Administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral.
El procedimiento de pago electrónico integrado se inicia con un registro del
Aportante en la página Web donde se ofrezca el servicio, en este caso la del
Banco de Occidente. Este registro tiene como principal objetivo inscribir los
datos básicos de identificación del Aportante para facilitar posteriormente su
ingreso seguro y rápido al sistema de pago electrónico integrado.
Una vez realizado el registro inicial, el Aportante mensualmente podrá acceder
a la página Web del Banco de Occidente e ingresar al SOI (Sistema Operativo
de Información) para realizar sus pagos, e ingresará los datos para la
liquidación de los aportes a que está obligado, a título personal, si es
independiente, o por cada uno de sus empleados. Los datos que debe
suministrar son los mismos que las normas vigentes definen para la liquidación
de los aportes: datos de identificación de cada empleado, ingreso base de
cotización, novedades, etc. Este nuevo sistema que se ofrece vía Web muestra
al Aportante tres opciones para el ingreso de estos datos:
•
•
•
Mediante la carga automática de archivos planos generados a partir de la
nómina del empleador.
Digitando los datos directamente en la Planilla Electrónica Integrada que se
presenta de forma similar al papel en la pantalla de su computador.
Actualizando los datos de la Planilla Integrada utilizada el mes anterior, que
el sistema le presenta cada mes luego de haber realizado un pago
electrónico con este nuevo servicio.
A partir de los datos básicos que suministra el Aportante, el sistema en forma
automática calcula los aportes y le indica el valor total a cancelar y los
subtotales de pago correspondientes a cada una de las Administradoras.
El procedimiento permite que el Aportante corrija algunos campos o datos de
entrada en caso de algún error, que pueden ser detectado por el sistema o por
el Aportante. La corrección debe realizarse previamente al pago. Una vez el
Aportante haya diligenciado completa y correctamente la Planilla Integrada, el
sistema le pedirá autorización para debitar de una cuenta bancaria el valor total
de sus aportes mensuales. El débito autorizado se realizará electrónicamente y
el Aportante recibirá del sistema los datos de confirmación de la transacción.
Posteriormente, sin la intervención del Aportante, el mecanismo de pago
integrado electrónico acreditará las cuentas bancarias de las Administradoras y
suministrará a éstas la información detallada de soporte del pago generada por
el sistema automáticamente a partir de los datos que el Aportante ingresó.
Los Aportantes que elijan esta opción como medio de pago pueden ir
preparándose para usar el nuevo procedimiento, consultando a sus
Administradoras y Entidades Bancarias sobre los procedimientos de registro.
Recuerde que puede consultar los principios generales de éste nuevo sistema
en la página Web del Ministerio de la Protección Social. Allí podrá conocer las
especificaciones de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes contenidas
en la Resolución 1303 de 2005, un anexo técnico que presenta los pasos
generales para poder utilizarla y un listado de codificación de las
Administradoras de la protección social.
El anexo técnico le indicará como diligenciar cada uno de los campos de la
Planilla Integrada y está diseñado especialmente para facilitar la generación de
archivos planos que el sistema puede cargar, en caso de que el Aportante
escoja este mecanismo para ingresar sus datos.
Teniendo en cuenta lo anterior, ACH ha desarrollado un sistema electrónico de
planilla integrada de liquidación de aportes, el cual, permite en un solo trámite
realizar la liquidación y el pago de los aportes a pensiones, salud, riesgos
profesionales y los pagos parafiscales, al SENA, Bienestar Familiar y a las
Cajas de Compensación Familiar, en un solo formulario y con un sólo pago
electrónico.
¡Aproveche las ventajas que le ofrece este nuevo servicio en línea!
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Ahorro de tiempo de los funcionarios de nómina que diligencian actualmente
las planillas para cada Administradora.
Disminución de costos por la utilización de varios cheques (uno para cada
Administradora)
Ahorro de tiempo de los funcionarios encargados de recoger los formularios
en cada una de las Administradoras y de realizar los tramites en los Bancos
para realizar el pago. Incluso, con esta modalidad de pago puede confirmar
en línea la transacción realizada.
Seguridad y confidencialidad en la información de la Empresa y sus
empleados.
Este nuevo producto le facilitará el trámite mensual de pagos a la seguridad
social, ya que le evita el diligenciamiento de un formulario para cada
Administradora y un proceso de pago individual, para reemplazarlos por el
diligenciamiento de una planilla electrónica que le permite el pago integrado.
De esta manera, surgen importantes ahorros representados en el tiempo de los
mensajeros encargados de recoger los formularios en cada Administradora y
de pagar en los Bancos, el tiempo de los auxiliares de nómina que diligencian
actualmente los formularios de pago y los trámites y costos de los procesos de
tesorería y contabilidad para la liquidación y registro de cada uno de los
distintos aportes: salud, pensiones, Sena, etc.
Antes de utilizar el servicio en línea haciendo clic en el icono de SOI del
Banco de Occidente, le sugerimos tener en cuenta los siguientes pasos
que le garantizarán una transacción exitosa al momento realizar sus
pagos.
ACCESO AL OPERADOR DE INFORMACIÓN (SOI)
Para acceder al Operador de Información debe ingresar a la página Web del
Banco de Occidente www.bancodeoccidente.com.co y hacer clic en el ícono de
SOI (Servicio Operativo de Información) Este icono es un enlace que lo dirige
directamente a la pagina Web del Servicio Operativo de Información, en donde
podrá realizar el proceso de registro inicial o el proceso de liquidación y pago,
según corresponda.
1. AUTENTICARSE AL SISTEMA
Sí el ingreso es por primera vez y desea registrarse como Aportante en el
Operador de Información debe solicitar usuario y clave. Para esto debe:
1. Hacer clic en el link "Si no tiene clave, solicítela AQUÍ", que esta ubicado
en la ventana “Información de Login”.
2. La ventana de Administración de Solicitud de Clave será desplegada la
cual presenta un formulario electrónico donde el Aportante debe registrar
los datos básicos de la Empresa y luego registrar los datos básicos del
funcionario que autoriza para que el sistema le asigne el perfil de
Administrador. Este Administrador será la persona encargada de crear
otros usuarios dentro de la Empresa y asignarle perfiles a los mismos
para hacer la liquidación y/o los pagos de Aportes.
3. El sistema enviará un e-mail al Contact Center de SOI quien realizará un
proceso de verificación telefónico de los datos de la Empresa y del
Usuario definido como Administrador.
4. Si los datos son verificados de forma exitosa, SOI enviará la clave de
ingreso a la persona responsable consignada en el registro inicial, a más
tardar 24 horas después de haberla solicitado; dicha clave deberá ser
cambiada la primera vez que se hace el ingreso al sistema.
5. El Administrador delegado por la Empresa podrá ingresar al SOI para
realizar el proceso de envío, liquidación y pago de la planilla unificada, y
para acceder a la información histórica de la Empresa disponible en el
sitio Web de SOI. Recuerde que este usuario definido como
Administrador es para el Operador de Información.
6. En caso de olvido de la clave o de cambios en las direcciones de correo
electrónico, usted deberá informar a SOI a través de su Call Center para
que se le asigne una nueva clave. Las líneas del Call Center son: en
Bogotá 4049050 también sirve como fax. Línea de servicio nacional
18000 - 110- SOI (18000-110-764) del Contact Center. El e-mail
[email protected]
Una vez se le ha asignado la clave, el usuario podrá acceder al sistema,
ingresando el documento de la Empresa, por ejemplo el Nit y el número del
documento del usuario, por ejemplo la cédula de ciudadanía. Por último, el
usuario digita la clave y da clic en entrar.
Las funciones adicionales del sistema son:
Entrar: Permite el ingreso del Aportante al SOI.
Reiniciar: Borra los datos colocados por el usuario y deja en blanco todos los
campos.
Olvidó su clave: Permite recordar la clave al Aportante en caso de olvido.
Luego de ingresar, el usuario Administrador encuentra los menús principales a
la izquierda.
2. ADMINISTRACIÓN DE INFORMACIÓN DE USUARIOS
Esta opción controla toda la administración de usuarios y de claves.
2.1. CAMBIAR CLAVE PERSONAL
El usuario puede cambiar la clave personal cada vez que lo requiera. Para
esto, ingresa la clave anterior, la nueva clave y confirma la nueva clave.
Finalmente da clic en “cambiar clave” para aceptar el cambio.
2.2. MODIFICAR DATOS PERSONALES
A través de esta opción, el Usuario Administrador puede modificar sus datos
personales.
En esta opción el Usuario Administrador del Aportante puede modificar
todos sus datos personales, el único campo que no podrá modificar es su
identificación “Documento”. Al final da clic en el botón “actualizar” para que
los cambios sean grabados.
3. AUTOLIQUIDACIÓN DE APORTES
Una vez registrado en el SOI, puede acceder periódicamente a través de la
página Web del Banco de Occidente www.bancodeoccidente.com.co a la
página de SOI para realizar sus pagos. Allí registra los datos para la liquidación
de los aportes. La información que debe suministrar es la misma que las
normas vigentes definen para la liquidación de los aportes: datos de
identificación de cada empleado, ingreso base de cotización, novedades, etc.
SOI le permite hacer el registro de los Aportes a través de cualquiera de las
tres
diferentes
opciones:
3 .1. ELABORAR NUEVA PLANILLA
Esta opción le permite al Aportante elaborar una nueva planilla de
autoliquidación integrada de aportes. El sistema genera mensajes informativos
de los horarios activos para el pago. Para generar la nueva planilla el Aportante
debe ingresar por “Continuar”. Recuerde que el horario de pago es desde las
00:00 horas hasta las 4:30pm, le recomendamos hacer su pago en horas de la
mañana
para
evitar
tráfico
y
cargas
en
las
páginas.
Luego aparece una ventana adicional que le solicitará, el mes y el año que va a
cotizar, y el mes y año para la liquidación de salud. Si el Aportante intenta
liquidar un periodo nuevo aparece la lista de planillas liquidada en otros
periodos; si selecciona una de ellas, podrá tomarla como base e ingresar las
novedades correspondientes. Luego debe dar clic en “Continuar”.
Sección A. Datos generales planilla integrada
En la sección A, el Aportante encuentra los datos generales de la planilla
integrada y el sistema presenta los siguientes datos por defecto: Razón social,
Nit,
Dirección,
Teléfono
y
fax.
Los demás datos deben ser ingresados por el Aportante:
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•
•
•
•
•
•
Representante legal
Nombre1
Nombre 2
Apellido 1
Apellido 2
Actividad económica
Tipo de empresa
Tipo de persona
Tipo de acción
•
•
•
•
Periodo de cotización: El sistema lo trae por defecto y es el del periodo
seleccionado al crear la nueva planilla.
Periodo de servicio salud: El sistema lo trae por defecto y es el del periodo
seleccionado al crear la nueva planilla.
Nueva ARP.
Caja de Compensación Familiar: El Aportante puede seleccionar la caja de
compensación a la que están afiliados el mayor número de empleados. En
caso de que algún empleado esté en una caja de compensación diferente
podrá cambiarlo en un siguiente paso.
Forma de presentación:
Sección B. Liquidación Detallada de Aportes Planilla INTEGRADA.
En la sección B, el Aportante encuentra la planilla integrada; para comenzar a
trabajar en la planilla el Aportante debe hacer clic en la opción “Agregar nueva
línea” para ingresar a cada empleado.
Al agregar la nueva línea aparece una nueva ventana donde se debe comenzar
a diligenciar cada dato de cada empleado y las novedades en caso que
existan.
Datos:
Tipo de documento
Número de documento
Nombre
Novedades: ING: Ingreso, RET: retiro, TDA: traslado de otra Administradora,
TAA: Traslado a otra Administradora, VSP: Variación de salario permanente,
VST: Variación de tarifa especial, SLN: Suspensión temporal del contrato de
trabajo y licencia no remunerada, IGE: Incapacidad general, LMA: Licencia de
maternidad, VAC: Vacaciones, AV: Aportes Voluntarios, VCT: Variación centro
de
trabajo,
Incapacidad
profesional.
Si es la primera vez que se ingresa el empleado, debe seleccionar la novedad
ING: Ingreso. En la ventana sólo aparecen las siglas de cada una de las
novedades, sí el Aportante quiere saber que significa cada sigla puede ubicar
el mouse sobre la sigla y aparecerá el significado completo.
Si el empleado presentó en el periodo alguna novedad se debe seleccionar la
novedad haciendo clic en la caja que aparece debajo de la sigla.
Salario básico, Pensiones, Salud, Riesgos Profesionales, Parafiscales
Cuando se hayan ingresado todos los datos, se da clic en “Actualizar línea”.
Para ingresar nuevos empleados se debe seguir el mismo procedimiento
descrito.
NOTA IMPORTANTE: En la parte inferior, el Aportante encuentra una barra
donde está el botón “Guardar”; cada vez que haga un cambio debe hacer clic
en ese botón, ya que si no lo hace puede perder los cambios que haya
realizado.
Sección C. Autoliquidación aportes del periodo
Paso 1 de 3 En la sección C, encuentra la autoliquidación de aportes del
periodo recopilado en una sola planilla; para ingresar a esta sección el
Aportante debe hacerlo por el botón “Enviar” que se encuentra en la parte
inferior. Aparecerá el resumen de Administradoras por subsistema.
El Aportante puede verificar la información para luego “Continuar”.
Paso 2 de 3, Pago: Aparece la pantalla con los valores a pagar a cada una de
las Administradoras.
En este momento el Aportante puede hacer el pago a través del sistema PSE.
Para realizar el pago debe tener en cuenta que la hora máxima 4:30 p.m.
Si el pago se ha realizado exitosamente, el SOI entregará al Aportante el
comprobante de pago correspondiente.
3.2. RECUPERAR PLANILLA GUARDADA
Una vez el Aportante haya guardado la planilla completa de un periodo, puede
recuperar dicha planilla para continuar trabajando en un periodo posterior.
3.3. ENVIO DE ARCHIVO UNIFICADO
El Aportante puede cargar al sistema un archivo plano, de acuerdo a las
especificaciones de la Resolución 1303, haciendo clic en Examinar y
seleccionando el archivo que va a enviar; luego el Aportante debe hacer clic en
“Continuar”
El sistema genera el resultado de la validación del archivo, indicando la línea
en que se presenta el error o generando un mensaje de reconocimiento exitoso
del archivo con el cual el Aportante puede continuar el proceso de envío y
pago.
PAGO DE APORTES POR MEDIO DE PSE
Una vez usted haya diligenciado completa y correctamente la Planilla Integrada
de Aportes debe seleccionar el botón de Pagos de PSE.
En ese momento se despliega la lista de Entidades Financieras desde las
cuales se pueden debitar los recursos para realizar el pago total de sus aportes
mensuales.
Al seleccionar el icono del Banco de Occidente de la lista, el sistema PSE envía
a la Entidad Financiera la información básica de la transacción y conduce al
Aportante al sitio transaccional del Banco en Internet denominado OcciRed.
En el sitio Web del Banco de Occidente, el Aportante se autentica con la
información requerida e inicia una sesión cerrada y segura.
Iniciada la sesión segura, se despliegan los datos de la transacción que está en
curso, para que el Aportante confirme que los datos sean correctos y proceda a
aprobar o rechazar la realización del pago.
Al aprobar la transacción se realiza el débito al Aportante y recibe los datos de
confirmación de la misma.
Posteriormente, el mecanismo de pago integrado electrónico de PSE acredita
automáticamente las cuentas bancarias de cada una de las Administradoras y
suministra a éstas la información detallada de soporte del pago generada por el
sistema automáticamente a partir de los datos que usted ingresó. Por su parte,
SOI envía a las diferentes Administradoras del régimen de Seguridad Social la
información del recaudo y el detalle de las planillas.
4. CONSULTAS - AUTOLIQUIDACIONES POR EMPRESA
La consulta de autoliquidaciones por Empresa le permite al Aportante ver los
aportes que ha realizado en diferentes periodos
El resultado de la consulta presenta los siguientes datos y de la siguiente
forma: Numero de envío, Periodo cotizado, Fecha de envío,
Estado
transacción,
Administradora,
Número
de
Planilla
y
Afiliados.
Para facilitar el pago integrado y por medio del decreto 1464/2005, el Gobierno
Nacional estableció nuevos plazos para pagar los aportes parafiscales al
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, al Sena y a las Cajas de
Compensación Familiar. Los aportantes se clasifican en grandes o pequeños
aportantes. Son grandes aportantes los que tienen 20 o más empleados, los de
menos de 20 empleados son considerados pequeños aportantes. Los nuevos
plazos son los definidos para el pago de aportes a la seguridad social
contenidos en el Decreto 1406 de 1999. Para el pago mensual del aporte
parafiscal de grandes aportantes son los siguientes:
Ultimo dígito del NIT o C.C.
(No incluye dígito de
verificación)
Vencimiento
1, 2 y 3
4º día hábil
4, 5 y 6
5º día hábil
7, 8, 9 y 0
6º día hábil
Los grandes aportantes que consolidan el aporte de más de veinte (20)
sucursales, o de sucursales en más de cinco (5) municipios, tendrán los
siguientes plazos:
Ultimo dígito del NIT o C.C.
(No incluye dígito de
verificación)
Vencimiento
1, 2 y 3
6º día hábil
4, 5 y 6
7º día hábil
7, 8, 9 y 0
8º día hábil
Los pequeños aportantes deben realizar los aportes parafiscales máximo en las
siguientes fechas:
Ultimo dígito del NIT o C.C.
(No incluye dígito de
verificación)
Vencimiento
1y2
4º día hábil
3y4
5º. día hábil
5y6
6º. día hábil
7y8
7º día hábil
9y0
8º día hábil
Linea de atención al cliente. Si tiene dudas, inquietudes y desea comunicarse
con un asesor, puede comunicarse con el Servicio Operativo de Información
(SOI) marcando los teléfonos: Bogotá: 404 9050 Línea Nacional: 01 8000 110
764. Recuerde que usted como Aportante, sí desea pagar con débito a su
cuenta del Banco de Occidente debe tener Occired, PSP y tener habilitado el
perfil de Comercio Electrónico.
Marco Legal del nuevo Sistema de Pago de Aportes
Como reglamentación del nuevo esquema de pago de aportes se tienen los
siguientes documentos como resoluciones, directivas y otros.
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Decreto 3667/2004 por el cual se establece la responsabilidad del Ministerio
de la Protección Social del diseño y contenido del formulario único o Planilla
Integrada de Liquidación de Aportes.
Decreto 187/2005 por la cual se establece la fecha máxima para la
disposición del formulario único o Planilla Integrada de Liquidación de
Aportes y la obligatoriedad de su utilización.
Decreto 064/2005 por la cual se establece la conformación del comité para
el diseño y contenido del formulario único o Planilla Integrada de
Liquidación de Aportes.
Decreto 1465 /2005 mediante el cual se establece que las Administradoras
del Sistema de Seguridad Social Integral, el SENA, el ICBF y las Cajas de
Compensación Familiar, deberán permitir a los aportantes el pago de sus
aportes mediante la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, por medio
electrónico.
Resolución 1464/2005 mediante el cual se unifica la periodicidad, los
lugares y los plazos para el pago de los aportes a la Seguridad Social y
parafiscales por parte de los aportantes.
Resolución 001303/2005 por la cual se adopta el contenido del formulario
único o Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.
Resolución 2310 del 22/07/2005 que introduce algunos cambios en la
planilla y en las validaciones del Operador de Información. Se abre la
posibilidad de manejar Aprendices del SENA y Madres Comunitarias.