procedimiento acciones correctivas y preventivas

Fecha de Elaboración:
21/10/2015
PROCEDIMIENTO ACCIONES
CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS
Código: P-MC-005
Versión 10
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1. OBJETIVO
Describir las actividades que permitan eliminar las causas de las no
conformidades, a través de la definición e implementación de acciones para
evitar su reincidencia o prevenir su ocurrencia.
2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN
Este procedimiento inicia desde la identificación de una no conformidad, o
riesgo, pasando por el análisis de sus causas, la propuesta del Correctivo, el
Plan de Acción Propuesto, su implementación, la evaluación de la eficacia y
finalmente su cierre. Aplica para todos los procesos de INFIPEREIRA.
3. DEFINICIONES
Acción Correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una no
conformidad detectada u otra situación no deseable, con el fin de prevenir su
reaparición.
Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no
conformidad potencial u otra situación potencialmente no deseable, con el fin de
prevenir que algo suceda.
Causa: Es la razón por la cual se ha presentado, o es posible que se presente
una no conformidad, o mejora.
Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
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No conformidad: Incumplimiento de un requisito.
Plan de Acción: Conjunto de actividades que se implementan para eliminar la
causa de las no conformidades (reales o potenciales), o de mejora
4. DESCRIPCIÓN
4.1 IDENTIFICAR ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
Es responsabilidad de todo el personal vinculado a la Entidad, adelantar las
actividades descritas en este procedimiento, con la ocurrencia de una no
conformidad real o potencial.
Las Acciones Correctivas o Preventivas pueden ser identificadas a través de la
siguiente fuente:
ACCION CORRECTIVA
ACCION PREVENTIVA
FUENTE
Medición de objetivos e Indicadores
Revisión por la Dirección
Petición, Quejas o Reclamos
Auditoría Interna o Externa
Medición de Satisfacción de Cliente
Producto No Conforme
Evaluación de Proveedores
Factor de Riesgo
Evaluación de Desempeño
Solicitud Autónoma
Otra ¿Cuál?
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4.2 TRAMITE DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS EN EL
FORMATO
El Personal vinculado a la Entidad que detecte la no conformidad real o
potencial, diligencia el formato “Acción Correctiva o Acción Preventiva (R-MC012)”, cuando es una no conformidad real (Acción Correctiva) diligencia todo el
formato, y cuando es una no conformidad potencial (Acción Preventiva),
igualmente diligencia el formato excepto los recuadros del correctivo.
Pasos a seguir según la fuente de la situación que suscita la acción correctiva o
preventiva:
1. Registra en el recuadro “Descripción de la no conformidad (Descripción de la
Situación)”, la no conformidad real o potencial, quien haya detectado la
misma.
2. El Líder del Proceso analiza la solicitud con su equipo de trabajo e identifica
la causa que originó el problema, en la medida que sea posible el Líder del
Proceso debe aplicar técnicas que le permitan identificar la causa raíz del
problema identificado, como lluvia de ideas, u otros métodos.
3. En las acciones correctivas, el Líder del Proceso debe tomar los correctivos
necesarias para eliminar la no conformidad detectada registrándolos en el
recuadro “correctivo” del mencionado formato, con el fin de resolver el
problema
presentado, identificando
implementación.
Así
mismo,
debe
el
responsable
asegurarse
que
y la
los
fecha
de
correctivos
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identificados se apliquen sin demora injustificada, con el fin de solucionar
inmediatamente los problemas identificados.
4. El Líder del Proceso con su equipo de trabajo determinan el Plan de Acción
para atacar la causa de la Acción Correctiva o Acción Preventiva, y evitar
que esta situación se vuelva o se llegare a presentar.
5. Cuando las no conformidades son producto de auditorías internas, el Auditor
es el encargado de diligenciar éstas en el formato “Acción Correctiva o
Acción Preventiva”, hasta el recuadro “Descripción de la no conformidad
(Descripción de la Situación)” y las entrega al Auditor Líder junto con las
Listas de Verificación diligenciadas y firmadas para que verifique corrobore
si están bien tramitadas.
6. El Profesional Universitario (Grado 2) le coloca el consecutivo por procesos
a los registros: “Acción Correctiva o Acción Preventiva”, según sea la acción,
las registra en el formato “Control de Acciones Correctivas o Preventivas (RMC-027)” y los remite al Líder del Proceso donde se originó dicha acción,
con el propósito de diligenciar las causas, el correctivo, plan de acción,
responsable y fecha de implementación.
7. El Líder del Proceso una vez recibe las no conformidades originadas por la
Auditoría, las termina de diligenciar dentro de los cinco (5) días siguientes al
recibo de las mismas, y las envía al Profesional Universitario (Grado 2), para
que éste las ingrese completamente al formato “Control de Acciones
Correctivas y Preventivas (R-MC-027), y se las devuelva nuevamente.
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8. Cuando el Líder del Proceso recibe la Acción Correctiva o Acción Preventiva
por parte del Profesional Universitario (Grado 2) las debe archivar en la
carpeta correspondiente a su proceso en orden cronológico.
Es de tener en cuenta que las Acciones Preventivas, no tienen correctivo, ya
que éstas parten de situaciones potenciales.
4.3 REALIZAR SEGUIMIENTO A LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS ACIONES
CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS.
El Líder del Proceso hará seguimiento a las Acciones Correctivas y Preventivas
a su cargo, para verificar el cumplimiento de las mismas.
Control: Verificar el cumplimiento de implementación de las acciones
correctivas y preventivas, por parte de los Líderes de los procesos
4.4 EVALUAR EL PLAN DE ACCIÓN IMPLEMENTADO Y CERRAR LA
ACCIÓN CORRECTIVA Y/O ACCIÓN PREVENTIVA.
Posterior al seguimiento del cumplimiento del Plan de Acción, el Líder del
Proceso valida el mismo y procede al cierre de la Acción Correctiva o Acción
Preventiva de la siguiente manera:
1. Si se ha cumplido con el Plan de Acción se cierra la Acción Correctiva y/o
Acción Preventiva.
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2. Si se ha cerrado la Acción Correctiva y/o Acción Preventiva, pero la no
conformidad persiste, el Líder del Proceso en conjunto con su equipo de
trabajo realizan nuevamente el análisis de causas y proponen un nuevo Plan
de Acción.
3. Si se ha cumplido el plazo de ejecución del Plan de Acción y este no se ha
implementado o no se ha terminado de implementar, se debe justificar por
escrito los motivos al Representante de la Alta Dirección y pactar en
conjunto una nueva fecha de ejecución.
4.5 VERIFICAR LA EFICACIA DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS.
El Asesor (Control Interno) verificará al menos tres veces al año la eficacia de
las acciones correctivas y preventivas del Sistema de Gestión Integral. Si la
acción no fue eficaz se procederá a notificar al Líder del Proceso respectivo
para que tome las medidas pertinentes.
Control: Verificar la eficacia de las Acciones, y realizar informe de las acciones
correctivas y preventivas que no fueron eficaces y solicitar tomar las medidas
pertinentes a los Líderes de los Procesos.
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4.6
ELABORAR
PROCEDIMIENTO ACCIONES
CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS
INFORMES
DE
ACCIONES
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CORRECTIVAS
Y/O
PREVENTIVAS.
El Asesor (Control Interno) realizará un informe correspondiente a la verificación
de la eficacia de las acciones correctivas y/o preventivas de los Procesos del
Sistema de Gestión Integral el cual será enviado a la Alta Dirección.
PREPARÓ
APROBÓ
Profesional Universitario (Grado 2)
Director Técnico (Planeación)
Firma
Cargo