PR-P19-S1-01 Presupuesto

GESTIÓN FINANCIERA
PR-P19-S1-01
PRESUPUESTO
Código: PR-P19-S1-01
PRESUPUESTO
Versión: 03
1. OBJETIVO:
Planear y controlar los recursos financieros de Teleantioquia.
2. RESPONSABLE:
Es responsabilidad del Coordinador Financiero, el cumplimiento y aplicación de este
procedimiento.
3. ALCANCE:
Inicia con la elaboración del presupuesto y finaliza con el cierre del presupuesto.
4. CONTENIDO
4.1 Responsabilidades del Proceso
 Se debe realizar control en la ejecución del presupuesto y hacer los trámites
necesarios para la aprobación de los traslados presupuestales y las modificaciones al
presupuesto.
 Los ordenadores del gasto son responsables de los compromisos adquiridos, de la
ejecución y de las vigencias futuras
 Se debe hacer seguimiento al funcionamiento del sistema de información el cual
permite que se hagan los registros contables del presupuesto.
 Se debe incorporar en el sistema de información todas las operaciones
presupuestales y elaborar los respectivos informes.
 Informes de ejecución del presupuesto: Cada mes y después de haber codificado,
digitado y analizado el presupuesto, se procede a imprimir los comprobantes de
presupuesto, el balance de prueba y la ejecución presupuestal de ingresos y gastos.
Código: PR-P19-S1-01
PRESUPUESTO
Versión: 03
4.2 Presupuesto de Ingresos
No
1
ACTIVIDAD
CICLO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTROS
Elaboración del
presupuesto
P
Se realiza la planeación de los
ingresos de acuerdo a las
expectativas de ventas de cada
uno de los servicios ofrecidos
por el canal, y de los aportes de
las
entidades
nacionales,
departamentales y municipales.
Coordinador
Comercial
Proyecto de
presupuesto
para la
vigencia
siguiente
2
Una vez obtenida la Resolución
del CODFIS, donde se aprueba
el presupuesto de ingresos y
gastos para la vigencia, se
procede al cargue de los
ingresos al sistema DMS.
Tecnólogo
Financiero
56AI
Comprobantes
indirectos de
presupuesto,
H
Una vez cerrada la caja general,
importar a Excel la información
de caja y bancos de contabilidad
y se
elabora el cuadro
denominado
operaciones
efectivas de caja, con este se
clasifican los ingresos de
acuerdo a su destinación. El
cuadro se imprime y se ingresa
la ejecución de los ingresos por
el módulo 1106 del DMS.
Tecnólogo
Financiero
51EJ
Ejecución de
ingresos
V
De acuerdo a la clasificación se
debe verificar el correcto registro
del ingreso en el presupuesto,
validando la información de
acuerdo a la naturaleza del
ingreso.
Tecnólogo
Financiero
A
Una
vez
verificada
la
información y observadas las
desviaciones se procede a
realizar los ajustes respectivos
en
el
presupuesto,
como
adiciones,
traslados
y
reclasificaciones.
Tecnólogo
Financiero
Ejecución del
presupuesto de
ingresos
4
5
Verificar la
ejecución del
ingreso
Ajustes y
reclasificaciones al
presupuesto de
ingresos
Coordinador de
Planeación
H
Cargar el
presupuesto de
ingresos
3
Coordinador
Financiero
Balance de
prueba
presupuest
al
Balance de
prueba
presupuest
al
Código: PR-P19-S1-01
PRESUPUESTO
Versión: 03
4.3 Presupuesto de Gastos
No
1
ACTIVIDAD
Elaboración del
presupuesto
2
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTROS
P
Es la planeación de los costos y
gastos de acuerdo a las
necesidades
para
el
funcionamiento,
la
operación
comercial e inversión.
Todas las
coordinaciones
Proyecto de
presupuesto
para la
vigencia
siguiente
H
Una vez obtenida la Resolución
del CODFIS, donde se aprueba el
presupuesto de ingresos y gastos
para la vigencia, se procede a
cargar
los gastos al sistema
DMS.
Tecnólogo
Financiero
10CI
Cargue inicial
del
presupuesto
de gastos
El ordenador del gasto de cada
unidad de gestión solicita a de
presupuesto el
certificado de
disponibilidad
donde
se
identifica el objeto y el valor
estimado del gasto.
Coordinadores de
unidades y
Tecnólogo
Financiero
N.A
Se pre aprueba por parte del
Tecnólogo Financiero, y se
controla a través de una hoja de
Excel, se imprime por el software
de compras y se entrega al
Director de Operaciones o
Coordinador Financiero quien
aprueba la disponibilidad.
Tecnólogo
Financiero
Impresión de
la
disponibilidad
aprobada
H
Una vez elaborados los contratos
(órdenes de compra y/o servicios)
se procede a codificarlos e
ingresarlos en el software DMS
para su respectivo control.
Tecnólogo
Financiero
Consecutivo
ORS - ORM
V
De acuerdo a la clasificación se
debe verificar el correcto registro
del compromiso (contrato).
Tecnólogo
Financiero
Balance de
prueba
presupuestal
Cargar presupuesto
de gastos
H
3
Solicitar certificado
de disponibilidad
presupuestal
4
Aprobación del
certificado de
disponibilidad
5
H
Registro
presupuestal de los
contratos
6
Verificar registro del
contrato
Código: PR-P19-S1-01
PRESUPUESTO
No
7
ACTIVIDAD
CICLO
Ajustes y
reclasificaciones del
compromiso
A
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTROS
Una
vez
verificada
la
información y observadas las
desviaciones se procede a
realizar los ajustes respectivos
en el presupuesto.
Tecnólogo
Financiero
Balance de
prueba
presupuestal
Una vez elaborados las
causaciones de las facturas en
contabilidad se procede a
codificarlas e ingresarlas en el
software
DMS
para
su
respectivo control.
Tecnólogo
Financiero
Consecutivo
CP60 – CM60
Tecnólogo
Financiero
Balance de
prueba
presupuestal
Una
vez
verificada
la
información y observadas las
desviaciones se procede a
realizar los ajustes respectivos
en el presupuesto.
Tecnólogo
Financiero
Balance de
prueba
presupuestal
H
Una vez elaborados los pagos
por tesorería se procede a
codificarlas e ingresarlas en el
software
DMS
para
su
respectivo control.
Tecnólogo
Financiero
Consecutivo
70PA
V
De acuerdo a la clasificación
se debe verificar el correcto
registro de los pagos.
Tecnólogo
Financiero
Balance de
prueba
presupuestal
Una
vez
verificada
la
información y observadas las
desviaciones se procede a
realizar los ajustes respectivos
en el presupuesto.
Tecnólogo
Financiero
8
Registro
presupuestal de las
obligaciones
H
9
Verificar registro de
las obligaciones
V
10
11
12
Ajustes y
reclasificaciones de
las obligaciones
Registro
presupuestal de los
pagos de la vigencia
Verificar registro de
los pagos
A
13
Ajustes y
reclasificaciones de
los pagos
Versión: 03
A
De acuerdo a la clasificación
se debe verificar el correcto
registro de la obligación.
Balance de
prueba
presupuestal
Código: PR-P19-S1-01
PRESUPUESTO
Versión: 03
4.4 Constitución de reservas presupuestales
No
ACTIVIDAD
1
Reservas
presupuestales a
31 de diciembre
2
CICLO
P
Cargue de la
reservas
presupuestales
H
Causación de la
reserva
H
3
4
5
6
Pago de la reserva
Verificar el cargue,
ejecución y pago
de la reserva
Ajustes y
reclasificaciones de
las reservas
H
V
A
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTROS
Al terminar cada vigencia y en el
cierre
de
presupuesto,
se
identifican
los
contratos
suscriptos y que se encuentran
en ejecución, los cuales el saldo o
el total del compromiso quedan
como reserva presupuestal. Se
elabora un proyecto de resolución
que
representa
el
acto
administrativo donde constan los
datos del contrato.
Director de
Operación
Resolución
de reservas
Una vez elaborados la resolución
de reservas se procede a
codificarlas e ingresarlos en el
software DMS para su respectivo
control.
Tecnólogo
Financiero
Consecutivo
56AI
Una
vez
elaborados
las
causaciones de las facturas en
contabilidad
se
procede
a
codificarlas e ingresarlas en el
software DMS para su respectivo
control.
Tecnólogo
Financiero
Consecutivo
56AI
Una vez elaborados los pagos por
tesorería
se
procede
a
codificarlas e ingresarlas en el
software DMS para su respectivo
control.
Tecnólogo
Financiero
Consecutivo
70PA
Dado que todo se realizar por el
módulo contable se debe analizar
las cuentas presupuestales de
reservas con el respecto al
cargue, ejecución y pago.
Tecnólogo
Financiero
Balance de
prueba
presupuestal
Una vez verificada la información
y observadas las desviaciones se
procede a realizar los ajustes
respectivos en el presupuesto.
Tecnólogo
Financiero
Balance de
prueba
presupuestal
Tecnólogo
Financiero
Código: PR-P19-S1-01
PRESUPUESTO
Versión: 03
4.5 Cuentas por Pagar de la Vigencia Anterior
No
ACTIVIDAD
CICLO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTROS
1
Cuentas por pagar
a 31 de diciembre
P
Al terminar cada vigencia se
identifican
las
obligaciones
pendientes de pago.
Tecnólogo
Financiero
Listado de
cuentas por
pagar
H
Las cuentas por pagar de
contabilidad a diciembre 31 del
año anterior son cargadas en el
presupuesto de la vigencia.
Tecnólogo
Financiero
Ajustes
indirectos de
presupuesto
13CI
Tecnólogo
Financiero
Consecutivo
70PA
H
Una vez elaborados los pagos por
tesorería
se
procede
a
codificarlas e ingresarlas en el
software DMS para su respectivo
control.
V
Dado que todo se realizar por el
módulo contable se debe analizar
las cuentas presupuestales de las
cuentas por pagar.
Tecnólogo
Financiero
Balance de
prueba
presupuestal
Una vez verificada la información
y observadas las desviaciones se
procede a realizar los ajustes
respectivos en el presupuesto.
Tecnólogo
Financiero
Balance de
prueba
presupuestal
2
Cargue de
cuentas por pagar
3
4
Pago de cuentas
por pagar
Verificar el cargue,
ejecución y pago
de las cuentas por
pagar
5
Ajustes y
reclasificaciones de
las cuentas por
pagar
A
Código: PR-P19-S1-01
PRESUPUESTO
Versión: 03
4.6 Vigencia Futura
No
1
ACTIVIDAD
CICLO
DESCRIPCIÓN
Determinar
contratos que se
requieren realizar
con vigencia futura
P
Cada uno de los procesos de
acuerdo a las necesidades de
contratación
determina
los
contratos
que
requieren
presupuesto de la (s) vigencia (s)
siguientes. Los cuales se deben
llevar a la junta para su
aprobación.
2
Cargue de la
vigencia futura
H
3
Ejecución de la
vigencia futura
H
4
Pago de las
vigencias
futuras
5
6
Verificar el cargue,
la ejecución y el
pago de la
vigencia futura
Ajustes y
reclasificaciones al
cargue de la
vigencia futura
H
V
A
RESPONSABLE
Directores de
área
REGISTROS
Acuerdo de
Junta
Con los contratos elaborados que
comprometen
las
vigencias
futuras se procede al cargue en el
software DMS. Soportado con el
acuerdo de Junta.
Tecnólogo
Financiero
Ajustes
Indirectos de
presupuesto
56 AI
En la medida que el proveedor va
facturando las vigencias futuras y
se recibe a satisfacción el bien o
servicio por parte del supervisor
del contrato, se procede a la
ejecución de la vigencia.
Tecnólogo
Financiero
Ajustes
Indirectos de
presupuesto
56AI
Tecnólogo
Financiero
Comprobant
es 70PA
pagos de la
vigencia
Tecnólogo
Financiero
Balance de
prueba
presupuestal
Tecnólogo
Financiero
Balance de
prueba
presupuestal
Una vez la técnica de caja
efectúa el pago por las diferentes
modalidades,
estos
son
entregados
al
tecnólogo
financiero para su respectiva
codificación y asiento en el
software de presupuesto.
Se verifica comparando el registro
con
las
vigencias
futuras
aprobadas en los acuerdos de
Junta.
Una vez verificada la información
y observadas las desviaciones se
procede a realizar los ajustes
respectivos en el presupuesto.
Código: PR-P19-S1-01
PRESUPUESTO
Versión: 03
4.7 Traslado, adición o reducción del presupuesto
No
ACTIVIDAD
1
Traslado, adición o
reducción del
presupuesto
CICLO
P
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTROS
Después de haber analizado la
ejecución del presupuesto el
Director de Operaciones determina
e informa al Gerente la necesidad
de aprobar traslados, adiciones o
reducciones
presupuestales,
teniendo en cuenta que la partida
que se va a acreditar haya
resultado insuficiente para atender
los compromisos que le afectan y
que exista otra partida con
sobrantes, bien sea porque se
hubiera calculado en exceso o
porque disminuya el costo de las
erogaciones presupuestadas.
Director de
Operaciones
CI10
TR20
Tecnólogo
Financiero
CI10
TR20
Tecnólogo
Financiero
Balance de
prueba
presupuestal
Requieren aprobación previa de la
Junta, los traslados que modifiquen
los valores totales de los rubros.
2
3
4
5
Asiento contable del
traslado
presupuestal
H
De acuerdo con la resolución de
gerencia donde se determina los
rubros a afectar se procede con la
contabilización.
Verificar el registro del
traslado, adición o
reducción del
presupuesto
V
Se
verifica
con
el
acto
administrativo que los rubros
afectados estén correctos.
Ajustes y del
traslado, adición o
reducción del
presupuesto
A
Una vez verificada la información y
observadas las desviaciones se
procede a realizar los ajustes
respectivos en el presupuesto.
Tecnólogo
Financiero
Balance de
prueba
presupuestal
Enviar informe al
CODFIS
H
Se debe informar y sustentar cada
tres
meses
al
Consejo
Departamental de Política Fiscal –
CODFIS las modificaciones que se
hagan al presupuesto.
Tecnólogo
Financiero
Comunicació
n
Código: PR-P19-S1-01
PRESUPUESTO
Versión: 03
4.8 Cierre presupuestal
No
ACTIVIDAD
CICLO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTROS
P
Una vez terminado el proceso
presupuestal a diciembre 31, se
procede con la definición del
cronograma de cierre.
Tecnólogo
Financiero
Cronograma
Definición de
cronograma
V
Hacer un barrido de la información
presupuestal, buscando las posibles
desviaciones.
Tecnólogo
Financiero
Balance de
prueba
A
Una vez verificada la información y
observadas las desviaciones se
procede a realizar los ajustes
respectivos en el presupuesto.
Tecnólogo
Financiero
Balance de
prueba
presupuestal
Se corre el proceso de cierre en el
software DMS.
Tecnólogo
Financiero
Comprobant
e de cierre y
la ejecución
presupuestal
definitiva
1
2
3
4
Revisar
información
Ajustar y
reclasificar
Realizar el cierre
presupuestal
H
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
NOMBRE DEL DOCUMENTO
Constitución política, artículos 345 al 353
Decreto 111 de 1996, por la cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley
179 de 1994 y la Ley 225 de 1995, que conforman el Estatuto
Orgánico del Presupuesto.
Decreto 115 de 1996 y 1786 de 2002, por el cual se establecen normas
sobre la elaboración, conformación y ejecución de los presupuestos de
las empresas industriales y comerciales del Estado, y de las
sociedades de economía mixta sujetas al régimen de aquellas,
dedicadas a actividades no financieras. Éste decreto se aplica para
homologar vacíos no establecidos en las normas que son aplicables
para Teleantioquia.
INTERNO
EXTERNO
X
X
X
Código: PR-P19-S1-01
PRESUPUESTO
Versión: 03
6. REGISTROS DE CALIDAD
Código
N.A
Nombre
N.A
Responsable
Almacenamiento
N.A
N.A
Tiempo de
Retención
Archivo de
Gestión
N.A
Disposición Final
Almacenar
Destruir
AC
AH
N.A
N.A
7. DEFINICIONES Y TERMINOS
Certificados de Disponibilidad: Documento que garantiza la existencia de apropiación
suficiente para atender los gastos.
Compromiso Presupuestal: Requisito de perfeccionamiento de un contrato (orden de
compra de bienes o servicios) para que los recursos asignados no sean desviados a ningún
otro fin. El compromiso presupuestal se materializa con un número que tiene relación
directa con el objeto del gasto y el rubro presupuestal.
Obligaciones Contraídas: Cuando se ha recibido el bien o servicio a satisfacción y se ha
registrado la causación respectiva y se encuentra pendiente del pago por tesorería.
Pagos en Efectivo de la Vigencia: Representa el valor cancelado por el ente público en
efectivo de acuerdo con las obligaciones contraídas.
Reserva Presupuestal: Representa el valor constituido de acuerdo con la normatividad
vigente, al inicio del periodo contable, con los compromisos legalmente adquiridos que
quedaron pendientes de ejecución de la vigencia anterior.
Vigencia Futura: Representa las autorizaciones del órgano competente, para
comprometer apropiaciones de presupuestos futuros, cuando su ejecución se inicia con
presupuesto de la vigencia en curso. Y se deben incorporar en los presupuestos de las
vigencias siguientes.
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
FECHA
02
13-12-2013
03
25-08-2014
RAZON DE LA ACTUALIZACION
Proviene de la transformación del proceso y se incluyen los
siguientes elementos: Portada, Codificación, Contenido,
Flujograma, Registros, Anexos y Control de Cambios.
Ajustes relacionados con la codificación, ajustes a los
nombres de los cargos relacionados con el rediseño de la
estructura organizacional y las actividades se enmarcaron
bajo el ciclo PHVA.
N.A