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CIRCULAR 19/2015
FISCALIDAD DE LOS GASTOS
DE REPRESENTACIÓN,
DESPLAZAMIENTO,
MANUTENCIÓN, ESTANCIA
Y DIETAS.
Resumen de las incidencias fiscales de los gastos de representación, desplazamientos,
manutención, estancia y dietas en la tributación directa e indirecta.
Gros & Monserrat
Área Fiscal
Septiembre 2015
©Gros Monserrat, S.L.
CIRCULAR 19/2015
FISCALIDAD DE LOS GASTOS DE REPRESENTACIÓN, DIETAS Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO, MANUTENCIÓN Y
ESTANCIA.
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INTRODUCCIÓN
El objeto de la presente circular es doble. Por una parte, determinar la tributación de gastos
de representación, concepto impreciso que recoge aquellos gastos en los que, con fines
comerciales, incurren las empresas para destinarlos a atenciones a clientes o proveedores y
que pueden ser de muy diversa naturaleza: comidas de empresa, regalos, invitaciones a
eventos deportivos, etc.
En segundo lugar, se resume el régimen tributario correspondiente a las dietas y gastos de
desplazamiento, manutención y estancia.
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2.1
GASTOS DE REPRESENTACIÓN
Impuesto sobre Sociedades
La Ley del Impuesto sobre Sociedades, que en su artículo 15 rechaza genéricamente la
deducibilidad de los donativos y liberalidades, sí admite como deducibles:
-
Los gastos por atenciones a clientes o proveedores.
-
Los gastos que, con arreglo a los usos y costumbres, se efectúen con respecto al
personal de la empresa.
-
Los gastos realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y
prestación de servicios.
-
Los gastos que se hallen correlacionados con los ingresos.
Desde el 1 de enero de 2015, los gastos deducibles por atenciones a clientes y proveedores,
tienen un límite máximo del 1 por ciento del importe de la cifra de negocios.
Por lo tanto, los gastos por invitaciones, comidas, obsequios etc, cuyo objetivo sea la
consecución de ventas, captación de clientes o contratos favorables con proveedores, sólo
serán deducibles en una cuantía no superior al 1 por ciento de la cifra de negocios. La parte
de los gastos de atenciones a clientes y proveedores que supere este 1 por ciento tendrá la
misma consideración que los donativos y las liberalidades, por lo que no será gasto
deducible en el Impuesto sobre Sociedades.
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CIRCULAR 19/2015
FISCALIDAD DE LOS GASTOS DE REPRESENTACIÓN, DIETAS Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO, MANUTENCIÓN Y
ESTANCIA.
Cabe recordar que este límite cuantitativo no exime del resto de los requisitos necesarios
para justificar su deduciblidad; por lo que, además de estar por debajo del 1 por ciento de
la cifra de negocios, tales gastos sólo serán deducibles cuando consten reflejados en la
contabilidad y estén debidamente justificados y relacionados con ingresos.
Destacamos que este límite del 1 por ciento se refiere únicamente a los gastos por
atenciones a clientes o proveedores, pero no al resto de los gastos enumerados (los cuales
con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa ni
los realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes y prestación
de servicios, ni los que se hallen correlacionados con los ingresos), no afectando a los
gastos de promoción de productos.
2.2
Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas
Para los empresarios o profesionales sujetos a tributación en el IRPF, se aplican los mismos
criterios expuestos para los aquellos que tributan en el Impuesto sobre sociedades.
2.3
Impuesto sobre el Valor Añadido
La Ley que regula este impuesto no permite deducir “en ninguna proporción” las cuotas
soportadas como consecuencia de la adquisición, incluso por autoconsumo, de los bienes o
servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o terceras personas.
Excepcionalmente, son deducibles las cuotas soportadas en la adquisición de muestras
gratuitas de mercancía sin valor comercial estimable con finalidades promocionales y los
objetos publicitarios que carecen de valor comercial intrínseco (el coste total de los
suministros a un mismo destinatario no puede exceder de los 200 euros anuales) y en los
que debe constar “de forma indeleble” la mención publicitaria.
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3.1
DIETAS Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO, MANUTENCIÓN Y
ESTANCIA
Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas del trabajador que recibe las dietas.
La norma general es que las dietas y asignaciones para gastos de viaje constituyen
rendimientos del trabajo. Sin embargo, como excepción, están exentas las siguientes
cantidades abonadas por la empresa a los trabajadores:
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ESTANCIA.
A) Gastos de Locomoción:
Las cantidades que se abonen para compensar los gastos de viaje que se produzcan fuera
del lugar (fábrica, taller, oficina, etc) donde se realice habitualmente el trabajo, bajo los
siguientes requisitos e importes máximos:
a)
Cuando el trabajador utilice transporte público: El importe que la empresa satisfaga
específicamente por el gasto realizado, siempre que se justifique mediante factura o
documento equivalente (billete de avión, de tren, etc.).
b)
Cuando el trabajador utilice un medio de transporte privado: la cantidad que resulte
de computar 0,19 euros por el número de kilómetros recorridos, siempre que se
justifique la realidad del desplazamiento. A ello hay que añadir los gastos de peaje y
aparcamiento que la empresa satisfaga y que se justifiquen, a razón del
desplazamiento.
Estas cantidades están exentas de tributación para el trabajador con independencia de que
tales desplazamientos se produzcan o no en el mismo municipio en que se ubique el centro
habitual de trabajo.
Por el contrario, la compensación de los gastos de desplazamiento del domicilio habitual al
centro habitual de trabajo nunca está exenta de tributación en el IRPF, con independencia
de que ambos radiquen en el mismo o en distintos municipios.
B) Gastos de manutención y estancia:
Están exentas, con los límites que se recogen a continuación, las cantidades destinadas por
la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes,
hoteles y demás establecimientos de hostelería, siempre que cumplan las siguientes
condiciones:
- Deben producirse en municipio distinto a aquel en el que está situado el centro de
trabajo habitual al que está asignado el trabajador y también del que constituya la
residencia del trabajador.
- El trabajador podrá permanecer en un mismo municipio (diferente del habitual de
trabajo y del de residencia) un máximo de nueve meses de forma ininterrumpida,
computado de fecha a fecha y sin que se considere interrumpido por ausencia temporal
debidas a vacaciones o enfermedades.
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FISCALIDAD DE LOS GASTOS DE REPRESENTACIÓN, DIETAS Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO, MANUTENCIÓN Y
ESTANCIA.
- Los gastos deben producirse por alojamiento y manutención en establecimientos de
hostelería. Se excluyen, pues, los que se produzcan en casas de amigos, familiares,
arrendamientos de vivienda, etc.
- Deben acreditarse los días y lugares de desplazamiento, así como su razón o motivo.
Los límites de los gastos de manutención y estancia, por encima de los cuales dejan de estar
exentos de tributación para el trabajador, son los siguientes:
3.2

Gastos de manutención dentro de España:
-
Sin pernoctar: 26,67 euros por día
-
Pernoctando: 53,34 euros por día.

Gastos de manutención en el extranjero:
-
Sin pernoctar: 48,08 euros al día.
-
Pernoctando: 91,35 euros por día.

Gastos de estancia (tanto en España como en el extranjero):
-
En todo caso, el importe justificado.
Impuesto sobre el Valor Añadido
No son deducibles las cuotas soportadas por servicios de desplazamiento o viajes,
hostelería y restauración, salvo que su importe tuviera la consideración de gastos deducible
en el Impuesto sobre Sociedades o sobre la Rentas de las Personas Físicas.
Así mismo la deducibilidad de IVA queda condicionada a la posesión de la correspondiente
factura justificativa del gasto.
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