universidad nacional experimental de guayana vice

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICE RECTORADO ACADEMICO
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACION DE EMPRESA
COORDINACIÓN DE PASANTIA
ALCALDIA SOCIALISTA BOLIVARIANA DE CARONI
ANÁLISIS DESCRIPTIVO PARA REALIZAR LAS CONCILIACIONES
BANCARIAS DE LA DIRECCION DE TESORERIA DE LA ALCALDÍA
SOCIALISTA BOLIVARIANA DE CARONÍ.
Elaborado por:
Br. Zaire Gonto
CI. 18.000.088
CIUDAD GUAYANA, 22 de julio de 2011.
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICE RECTORADO ACADEMICO
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACION DE EMPRESA
COORDINACIÓN DE PASANTIA
ALCALDIA SOCIALISTA BOLIVARIANA DE CARONI
Quienes suscriben, aclaran que, en relación a lo dispuesto en el reglamento de
estudio de Pregrado de la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG),
el presente Informe de pasantía, elaborado por la Ciudadana Zaire Yeberlin Gonto
Parejo, con Cedula de Identidad Nº V 18.000.088, cumple con los requisitos de
presentación exigidos por esta prestigiosa Institución antes mencionada a fin de
optar al título de Tecnólogo en Administración y Contaduría.
______________________
TUTOR ACADÉMICO
LCDO. LUIS MORENO
______________________
TUTOR INDUSTRIAL
ABOG. LUIS J. ACEVEDO M.
DEDICATORIA
Dedicado especialmente a DIOS todo poderoso que me dio la fuerza y esmero,
para cumplir con mis metas propuestas; a mis Padres, Novio, Familiares,
Amigos y Profesores.
III
AGRADECIMIENTO
A Dios.
A mi mama, a mi papa, y a mis hermanos por su cariño, paciencia, y por brindarme
su ayuda y apoyo en todas mis metas propuestas.
A mi novio por su apoyo, ayuda y por estar siempre presente en los momentos que
más lo he necesitado.
A la UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA (UNEG).
Al personal de la Dirección de Tesorería de la ALCALDIA.
A mi tutor académico, Lcdo. Luis Moreno, por su cumplida y esmerada dedicación y
colaboración.
A mis amigas y compañeras de estudio, por hacer de esta etapa la mejor de mi vida.
Nunca los olvidare.
En fin a todas aquellas personas que han hecho posible alcanzar esta meta.
Y en especial a mi esfuerzo y dedicación.
Gracias
IV
ÍNDICE
Págs.
Dedicatoria………………………………………………………………........
III
Agradecimiento…………………………………………………………........
IV
Introducción…………………………………………………………….........
6
CAPITULO I: EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del Problema……………………………………………
7
1.2 Objetivos de la Investigación…………………………………………
8
1.3 Justificación………………………………………………………………
8
1.4 Delimitación de la Investigación………………………………………..
9
CAPITULO II: MARCO TEORICO
2.1 Descripción de la Empresa
2.1.1 Antecedentes…………………………………………………………
10
2.1.2 Objetivos…….………………………………………………………..
11
2.1.3 Misión………………………………………………………………….
11
2.1.4 Visión…………………………………………………………………..
12
2.1.5 Descripción Funcional……………………………………………….
12
2.1.6 Estructura Organizativa Direccion de Tesoreria………..……..
13
2.2 Marco Teórico…………………………………………………………..
14
2.3 Bases Legales…………………………………………………………
23
2.4 Glosario de Términos………………………………………………
24
CAPITULO III: MARCO METODOLOGICO
3.1 Tipo de Estudio.…………………………………………………………
26
3.2 Diseño de la Investigación……………………………………………..
26
3.3 Técnicas y Fuentes para la Recolección de Datos.………………
27
3.4 Fuentes de Información……………………………………………….
27
CONCLUSIONES………………………………………………………….
29
RECOMENDACIONES……………………………………………………
30
BIBLIOGRAFIA…………………………………………………………….
31
INTRODUCCIÓN
La actividades que permitan el desarrollo Socio-Económico y Político del
Municipio Alcaldía de Caroní es una Institución creada con el fin de dirigir,
velar y controlar los intereses peculiares de la Comunidad así como también
lograr una mejor calidad de vida de los habitantes del Municipio Caroní,
mediante la realización de .
La Alcaldía del Municipio Autónomo Caroní es una Institución de carácter jurídico
administrativo que busca contribuir y fomentar el desarrollo integral de la
comunidad, fomentar la cooperación municipal en el ámbito nacional e internacional
y mejorar la calidad de vida de los ciudadanos.
Esta Alcaldía está conformada por diferentes Coordinaciones o Direcciones y
Unidades, cada una tiene su objetivo y propósito, para contribuir con el
fortalecimiento
de
las
comunidades,
prestando
un
servicio
optimo
y
solucionando los problemas de la colectividad.
La Dirección de Tesorería, se enfoca en que se cumplan los procedimientos y
normativas adecuados, los cuales deberían permitir mantener en orden el sistema,
con el fi de controlar, custodiar y resguardar el Recurso Financiero de
municipalidad.
la
CAPITULO I
EL PROBLEMA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Dirección de Tesorería, esta es la encargada de realizar diversas funciones de
gran importancia dentro de la ALCALDIA, ya que es quien lleva el control, custodia y
resguardo del Recurso Financiero de la Municipalidad.
Actualmente, este departamento no cumple a cabalidad con sus funciones debido a
la falta de comunicación o información entre las diferentes Unidades de Trabajo, por
lo que es necesario evidenciar la falta de control que debería existir para tal efecto.
Las actividades que desarrolla la Dirección de Tesorería se rigen bajo unos
procedimientos y normativas, cuya aplicabilidad en algunas ocasiones no son
cumplidas en su debido momento, de acuerdo a esto existe un descontrol en cuanto
a la verificación e inspección, manejo y control de los Recursos Financieros y en
cuanto a esto se incurre en la falta de hacer entrega a tiempo la documentación
necesaria para hacer las conciliaciones bancarias.
Adicionalmente el estado de cuenta que envía el banco a la ALCALDIA refleja todo
los movimientos que genera la cuenta durante el mes y este es emitido muy tarde,
no permitiendo entonces realizar la comparación con lo registrado en los libros, ya
que algunas veces el proceso es realizado manualmente, ya sea porque en el
sistema no está registrado, o porque en el sistema aparece con otro monto diferente
al que el banco envió.
En ocasiones, también existe que aparecen cheques anulados, pero estos ya han
sido cobrados o que están físicamente con el sello de anulados pero no están
registrado en el sistema, lo cual, origina discrepancia entre ambos saldos ya que no
existe control para tal efecto.
De acuerdo a lo planteado, es necesario analizar las funciones las funciones tanto
de la Dirección de Tesorería como la del banco ante dichas situaciones y así lograr
que cumplan con las normativas y procedimientos establecidas por la ALCALDIA.
1.2 Objetivos del Trabajo.
Objetivo General:
Análisis Descriptivo para Realizar las Conciliaciones Bancarias de la Dirección de
Tesorería de la ALCALDÍA Socialista Bolivariana de Caroní
Objetivos Específicos:
 Evaluar la situación actual del registro, manejo y control de la documentación
emitida para realizar las conciliaciones bancarias.
 Identificar los procesos de cada Unidad en cuanto al no cumplimiento con lo
establecido en los procedimientos y normativas de la Dirección de
Tesorería..
 Conocer los procesos que utiliza el banco para realizar las cociliacioes y asi
permitir tener el sistema siempre actualizado.
1.2 Justificación.
La puesta en marcha del plan de trabajo permitirá el acercamiento hacia una de las
áreas más importantes dentro de cualquier sitio de trabajo, como lo es la Dirección
de Tesorería, que está enfocada en hacer cumplir los procedimientos y normativas
adecuados, los cuales deberían permitir mantener en orden el sistema, con el fin de
controlar, custodiar y resguardar el recurso financiero de la Municipalidad.
Las tareas que se realizaron, comprenden la interpretación y entendimiento del
funcionamiento sobre control interno que debe llevar un ente público siguiendo
lineamientos establecidos en las leyes nacionales para manejo de los recursos
financieros, así como también la búsqueda y/o mejoramiento de los procedimientos
existentes.
Teniendo en cuenta que la aplicación de procedimientos administrativos son
imprescindibles para llevar una secuencia de eventos que puedan ser verificables y
acertados, es necesario recalcar que, toda actividad o tarea que se deba realizar
dentro de una organización debe mantenerse bien documentada, es decir, se debe
tener un archivo de control de documentos usados para las diferentes operaciones
que afecten el manejo de los recursos.
Es así como se entiende la necesidad de formular esta investigación partiendo de la
base
de
que
todo
organismo,
institución,
o
persona,
necesita
conocer
detalladamente la manera en que se manejan los procesos para poder
desarrollarlos en concordancia a lo expuesto en los objetivos que se desean lograr.
1.4 Delimitación.
En el presente estudio se realizó en La Dirección de Tesorería,
de la Alcaldía
Socialista Bolivariana de Caroní, para la participación de este informe tuve
información correspondiente por el encargado del área
CAPITULO II
MARCO TEORICO
2.1 Descripción de la Empresa.
2.1.1 Antecedentes.
El antecedente histórico de este municipio se remonta a la fundación en 1724 de la
misión de la Purísima Concepción de Nuestra Señora del Caroní. Posteriormente en
1817, el General Manuel Piar estableció un comando y gana la Batalla de San Félix
al Gral. Realista La Torre.
En 1819, el Congreso de Angostura decretó la división del territorio de las misiones
en cuatro distritos, en el del Bajo Caroní se incluyó a los pueblos de San Félix,
Caruachi, Murucuri, Caroní y San Miguel; éste según ordenanza de 1841 fue
trasladado al Puerto de Tablas.
En 1864, el Estado Soberano de Guayana, dividió el territorio en cuatro
departamentos: Ciudad Bolívar, Upata, Alto y Bajo Orinoco; no se menciona a San
Félix. A finales del siglo XIX reaparece el nombre de San Félix y figura como
municipio foráneo del Distrito Piar. En los años cincuenta, la Orinoco Mining
Company, estableció en la confluencia del Orinoco con el Caroní, la infraestructura
para explotar los yacimientos de hierro del Cerro Bolívar.
En 1952 es fundada Puerto Ordaz. En 1959 entra en funcionamiento la Represa
Macagua I. En 1960 se crea La CVG. En 1961 se fusionaron Matanzas, Puerto
Ordaz y San Félix bajo el nombre de Santo Tome de Guayana (Ciudad Guayana).
La creación del Distrito Caroní se concretó el 29 de Junio de 1961, con la reforma
de la Ley de División Político Territorial del estado Bolívar, con San Félix de
Guayana como capital y los centros poblados de Puerto Ordaz, Matanzas, Castillito,
Caruachi, La Ceiba, y Alta Vista.
El 29 de Diciembre de 1960, Rómulo Betancourt, decreta mediante Estatuto
Orgánico, el desarrollo de Guayana y creó como organismo rector a la Corporación
Venezolana de Guayana. La Corporación escogió el 02 de Julio de 1961 para
celebrar el aniversario de Ciudad Guayana, fecha en que se colocó la primera
piedra.
En 1979 se cambia la capital del Distrito (San Félix de Guayana por Santo Tome de
Guayana) y el 25 de Junio de 1986, se sustituye el nombre por Ciudad Guayana,
mediante reforma de la Ley de División Política Territorial.
2.1.2 Objetivos.
Su objetivo es contribuir y fomentar el desarrollo integral de la comunidad,
conjuntamente con la participación ciudadana, con el fin de satisfacer y controlar las
necesidades que esta demande como:
 Seguridad y prevención social.
 Participación ciudadana.
 Desarrollo de urbanismo.
 Mejorar la calidad de vida del ciudadano, prestando un buen servicio,
promoviendo y desarrollando las acciones orientadas a satisfacer las
necesidades del Municipio.
2.1.3 Misión.
Lograr una mejor calidad de vida a los habitantes del municipio Caroní, a través de
la prestación de servicios y la promoción de procesos masivamente participativos
que permitan la formación democrática del ciudadano responsable en la búsqueda
de la satisfacción de sus necesidades.
2.1.4 Visión.
Consolidar a Ciudad Guayana como La Ciudad Productiva mas importante del sur
del
país
optimando
la
capacidad
industrial
instalada,
desarrollando
las
potencialidades de diversificación de la actividad productiva e impulsando procesos
de desarrollo a escala de la gente, así como las posibilidades de convertir las
ventajas comparativas que ofrecen los recursos turísticos y naturales de la región en
ventaja competitivas; con alto compromiso en mejorar la calidad de vida de los
ciudadanos, en una relación armoniosa con la naturaleza, contribuyendo al arraigo
de su gente y respetando la diversidad cultural, en el marco de una gestión
democrática y de creciente autonomía.
2.1.5 Descripción funcional.
Realizar obras útiles a la colectividad.
Administrar sus bienes.
Crear servicios que faciliten el mercado y establecimiento de productos
de primera.
Prestar servicios: bibliotecarios, Cementerios, Transporte, Policiales,
Medico-Asistenciales, educacionales, culturales, entre otros.
Sancionar ordenanzas, acuerdos y resoluciones para formar el gobierno
y Administración Municipal.
2.1.6 Estructura Organizativa
DIRECTOR DE TESORERIA
MUNICIPAL
ASISTENTE AL TESORERO
PLANIFICADOR
SECRETARIA
IV
ANALISTA CONTABLE II
ANALISTA DE
CUENTAS POR
PAGAR II
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
IV
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
III
CAPORAL
MENSAJERO
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
III
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
III
2.2 MARCO TEÓRICO
Los antecedentes de la investigación, consisten en la presentación de la información
más relevante y directamente relacionada con nuestro tema de investigación y que
podamos considerar aportes en referencia a este.
En este titulo se van a definir ciertos puntos clave para estar claros y dar
comprensión al tema que se está presentando.
La Unidad de Tesorería dentro de la Alcaldía tiene planteado como objetivo
funcional el Guardar, custodiar y manejar los fondos del Municipio, con el fin de
mantener un control de las cuentas de la institución.
Funcion Principal:
Recibir diariamente los ingresos de las diferentes unidades tales como: Dto.
Administración y Finanzas; los cheques emitidos, Registro y Tributación; los
depósitos realizados por concepto de cancelaciones de los contribuyentes por los
diferentes impuestos.
Una vez recibidos estos documentos los desglosa enviándole copias
con
memorando a las unidades de contabilidad y controlaría.
Prepara todos los días un cuadro de disponibilidad en las diferentes cuentas
bancarias, para luego informarle al Dpto. Administración y Finanzas conjuntamente
con el Despacho del Alcalde.
CONCILIACIÓN BANCARIA.
Puede definirse como un análisis del movimiento de nuestra cuenta corriente en el
banco, con miras a determinar el saldo correcto de dicha cuenta, así como las
causas por las cuales el saldo de nuestros libros no coincide con el que nos muestra
el estado de cuenta mensual que nos envía dicho banco.
La Conciliación Bancaria se realiza con la finalidad de determinar las diferencias
existentes entre el saldo del estado de cuenta bancario, con los que muestran los
libros de la empresa y determinar el saldo correcto.
OBJETIVOS DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA.
Se realizan para determinar él porque de la diferencia entre el saldo según bancos y
el saldo según libros, pues si son efectuadas por el personal capacitado deben
detectar si se están cumpliéndolas normas establecidas para el control interno del
efectivo.
Ayudan a localizar los errores cometidos por el banco o por el depositante; revelan
si alguna partida se registro en los libros de la empresa, pero no fue considerada por
el banco o si alguna partida que debiera estar considerada en los libros de la
empresa no está registrada en la fecha de la conciliación
Determinar el monto real de dinero en efectivo que el depositante tiene a su
disposición para gastos o desembolsos.
CARACTERÍSTICAS DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS.
Llevan un control meticuloso de todas las operaciones registradas en el
banco y en los libros de la empresa.
Permiten investigar las causas que motivan la disconformidad entre los
saldos de la empresa y los saldos del banco.
Aunque cuadre el saldo del banco con los libros de la empresa se debe
chequear, pues en algunas ocasiones, aún siendo iguales los saldos, faltan
cargos y abonos en ambas cuentas.
Tomando las notas de crédito y debito del banco por las diversas
operaciones realizadas con él, se figura que han sido debidamente cargadas
o abonadas.
Estando en desacuerdo los cargos y abonos se determinan los saldos
disponibles exactos
FUNCIÓN DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA.
La Conciliación Bancaria se realiza con la finalidad de determinar las causas que
motivaron las diferencias entre ambos saldos, además de detectar si se están
cumpliendo con las normas establecidas para el control interno del efectivo.
Para la empresa es muy relevante realizar las Conciliaciones Bancarias ya que
mediante éstas se determinan las partidas que originan diferencias entre ambos
saldos (libro y banco). El hecho de que no coincida la información que el banco
emite con la información registrada en los libros de la empresa, se debe
básicamente ya que las operaciones no son registradas simultáneamente, sino que
en cada caso se originan en tiempos diferentes, por lo que puede suceder que
alguna información registrada en el libro no esté registrada en el estado de cuenta
del banco, por ejemplo cheques en tránsito.
PRINCIPALES CAUSAS DE LAS DIFERENCIAS DE LOS SALDOS EN EL
ESTADO DE CUENTA DEL BANCO Y LOS LIBROS DE LA EMPRESA
1. Transacciones que son registradas por la entidad bancaria y que no
han sido contabilizados por la empresa, dentro de las cuales se
encuentran las siguientes:
Notas de debito: Corresponden a cargos en nuestras cuentas que disminuye el
saldo que se tiene con el banco por alguno o varios de los siguientes conceptos:
Devoluciones en cheques recibidos de los clientes que fueron depositados
previamente.
Cargos por concepto de cheques entregados por la empresa.
Cargos por cancelación de préstamos recibidos por la empresa.
Cargos por intereses, comisiones, u otros servicios prestados por la
empresa.
Cargos por transferencias de fondos hechos a otras cuentas bancarias.
Notas de crédito: Corresponden a las operaciones que incrementan el saldo de los
fondos disponibles en el banco y que puede originarse por alguno o varios de los
siguientes conceptos:
Recepción de un préstamo concebido por el banco.
Transferencias recibidas de otras cuentas bancarias.
Abono recibido por un depósito directamente realizado por un cliente en
nuestra cuenta bancaria.
Abono del monto neto correspondiente al descuento de efectos a favor de la
empresa.
Abonos por intereses correspondientes a las colocaciones mantenidas en la
entidad bancaria.
2. Transacciones registradas por la empresa en los libros de la empresa y
que no han sido registradas por la entidad financiera. Algunos registros
correspondientes a esta clasificación son los siguientes:
Cheques emitidos o entregados a su beneficiario, los cuales no han hecho
efectivo su cobro, es decir, se encuentran en tránsito y pendientes de cobro.
Depósitos que se encuentran pendientes de consignar en el banco pero, que
ya se encuentran registrados en los libros.
3.
Errores que se consignan por registros contables equivocados.
Algunos ejemplos que se pueden citar son los siguientes:
Falta de registrar un cheque en los libros.
Omisión de registro de un depósito realizado en el banco por el cual aparece
en el estado de cuenta y no en los libros contables.
Registró en los libros de un cheque por una cifra diferente a la de su emisión,
esto puede ser de más o menos.
Registro de un depósito por una cantidad diferente a la cual aparece en la
planilla original correspondiente. Al igual que en el caso de los cheques, las
cantidades pueden ser más o menos.
Registro de notas de debito o crédito por cantidades diferentes a los montos
por los cuales fueron emitidos.
4. Errores que pueda cometer el banco al registrar las operaciones.
Ejemplo de este tipo de error son los siguientes:
Registro de cheques por cantidades diferentes por los cuales fueron
emitidos.
Registro de depósitos por cifras diferentes a los que reflejan los documentos
originales.
Abono por el banco de depósitos o notas de crédito por concepto que no
corresponden a la empresa.
Omisiones por parte del banco del registro de cheques o depósitos emitidos
o entregados respectivamente.
CAUSAS QUE ORIGINEN LA CONCILIACIÓN BANCARIA.
Las causas por la que se elabora las conciliaciones bancarias es debido a que los
corresponsales y cuenta ambiente no llevan mutuamente los registros numéricos o
transacciones en una fecha determinada, por lo cual no coinciden sus saldos a final
de cierres mensuales; esto se puede determinar por:
Falta de aviso del corresponsal que corre asientos.
Diferencias de cálculos originados por la aplicación de distintos criterios.
IMPORTANCIA DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA PARA LA EMPRESA.
La Conciliación Bancaria tiene la relevancia por considerarse como un proceso vital
para el éxito de cualquier empresa, en la parte administrativa es donde recae este
proceso, con el objetivo de informar el saldo real disponible con el que cuenta la
empresa, para realizar los movimientos de dinero, para comprobar que las
operaciones registradas en los libros de la empresa están de acuerdo con las
transacciones efectuadas por el banco.
PROCESO DE ELABORACIÓN DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS.
Se compara la cuenta de mayor correspondiente al banco que se va a conciliar, con
el estado de cuenta que envía el banco en el mes que se va a analizar; en este caso
se procede de la siguiente forma:
1. Se cotejan los cargos hechos en el mes en los libros de la empresa y se
comprueba que han sido abonados por el banco (la cuenta es un activo y
para el banco la cuenta corriente de la empresa es un pasivo; como
consecuencia en los libros los aumentos se encargan y las disminuciones se
abonan), si existen algunos cargos no abonados por el banco, deben ser
incluidos como partidas de conciliación, por ejemplo depósitos en tránsito.
2. Se comprueba que los abonos hechos en los libros en el mes, han sido
cargados por el banco en el estado de cuenta, de lo contrario esas partidas
se deben incluir como partidas para la conciliación; por ejemplo cheques
pendientes o en tránsito.
3. Se verifica si existen cargos o abonos incluidos en el estado de cuenta del
banco y no registrados en libros, si esto sucede se deben tomar en cuenta
para la conciliación; por ejemplo, el caso de notas de débito y de crédito, que
para el final del mes no han llegado a la empresa y por lo tanto no se tienen
registrado en los libros.
4. Cuando existen diferencias numéricas en una misma operación entre los
libros de la empresa y el estado de cuenta del banco, se verifica cual es la
correcta y se incluye en la conciliación la diferencia.
5. Si se realizó conciliación en el mes anterior, se comprueba que estas
partidas fueron ya registradas bien sea en los libros de la empresa o en el
banco, y si no sucede así, se incluye como partida de conciliación; por
ejemplo, un cheque en tránsito que aparece en la conciliación de Agosto
debe venir cargado en el estado de cuenta del banco correspondiente al mes
de Septiembre, si no ocurre esto, debe incluirse nuevamente en la
conciliación de Septiembre, por cuanto indica que todavía no ha sido
cobrado el cheque por el beneficiario.
6. Cuando se tiene la seguridad de que se han encontrado todas las partidas
que han originado la diferencia de saldo entre los libros y el estado de cuenta
del banco para un mes determinado, se procede a elaborar la conciliación
sobre la base de cualquiera de los métodos conocidos.
MÉTODOS PARA EFECTUAR LAS CONCILIACIONES BANCARIA
Existen tres métodos que permiten realizar las conciliaciones bancarias de forma
correcta y efectiva.
Método de cuatro columnas o saldos encontrados: Consiste en un cuadro en el
cual se muestran los registros de la empresa y los del banco, con los ajustes que
corresponde hacer en cada uno de ellos, por cada discrepancia observada, y
mostrar finalmente los saldos correctos que ha de indicar cada uno.
Este procedimiento tiene la gran ventaja de poder cotejar directamente las
anotaciones en ambos registros. Además, permite ver con más claridad los ajustes
que habrán de hacerse en el diario de la empresa; este método se basa en el
principio de que todo cargo en los libros de la empresa constituye un abono para el
banco.
Método de saldos correctos: Consiste en ajustar el saldo de cuenta que presenta
el banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en el mayor de la
empresa de la siguiente manera: Se le suman a dicho saldo del banco las siguientes
partidas:
Los cargos hechos en los libros de la empresa, que el banco no ha abonado
todavía, tales como: depósitos de última hora, errores u omisiones.
Los cargos efectuados por el banco y que la empresa aún no abonado, por
falta de información, tales como: Comisiones, intereses.
Se le resta al sub - total las partidas siguientes:
Los abonos hechos por la empresa y que todavía el banco no hubiere
cargado, tales como: los cheques emitidos por la empresa y no presentados
al cobro todavía, errores.
Los abonos efectuados por el banco y que todavía no hubieran sido
cargados por la empresa, tales como: intereses, cobros hechos por el banco
en nombre de la empresa.
Método de saldos ajustados: Consiste en partir al mismo tiempo de los saldos que
reflejan los libros y el Estado de Cuenta Bancarios para llegar a dos saldos
coincidentes, independientemente que los montos iniciales no sean iguales. Una de
las principales características de este método, consiste en que se hace una
separación entre las partidas que generan un ajuste, de aquellas que no lo generan.
2.3 BASES LEGALES:
Manual de Normas y Procedimientos de la Dirección de Tesorería
Deben elaborarse mensualmente las conciliaciones bancarias de cada una
de las cuentas bancarias pertenecientes a la Unidad de Tesorería Municipal.
Debe solicitarse a la entidad financiera, a partir del quinto día hábil, los
estados de cuenta.
Es necesario solicitar corte de las diferentes cuentas a mediados del mes, a
fin de poder detectar si existen errores en los movimientos financieros.
Debe notificarse al banco aquellos cargos indebidos para su correspondiente
análisis y reverso.
Las conciliaciones bancarias deben ser utilizadas por el personal que labora
en la Unidad de Tesorería municipal.
La disponibilidad se debe realizar diariamente, a fin de tener el conocimiento
del monto real que se tiene disponible.
La disponibilidad diaria debe ser realizada por el personal que labora en la
Unidad de Tesorería Municipal.
Las colaboraciones bancarias se deben realizar mensualmente.
El personal responsable de realizar las colaboraciones bancarias, debe estar
pendiente de los vencimientos de las mismas, a fin de poder informar a la
entidad bancaria del vencimiento de ella
2.4 GLOSARIO DE TÉRMINOS
AJUSTE: Son los registros que permiten obtener el saldo correcto en las
operaciones contables, estos ajustes pueden suceder por depósito, nota de crédito,
nota de debito, escritos por una suma distinta a la correcta o por cheque, depósito y
otros debitados o acreditados por error.
Análisis: proceso de observación y estudio de cada elemento o del resultado de la
investigación.
Asiento: anotación que se hace en el debe o el haber de una cuenta
Banco: empresa dedicada habitualmente a recibir del público en forma de depósito
o en otro concepto fondos que utilizan por cuenta propia en operaciones de
descuento, operaciones de crédito y operaciones financieras
Conciliación bancaria: es un método por medio del cual se realizan cruces de
partidas contables entre los registros que indican el estado de cuenta bancaria,
contra el movimiento contable de la empresa que tiene que ver con las operaciones
bancarias.
Conciliación: proceso para determinar
las diferencias entre dos renglones o
partidas de cuentas para concordarlas.
Control interno: es aquel que esta constituido por órganos incluidos al mismo
cuerpo administrativo; en si son unidades especializadas que existen dentro de la
misma organización.
Control: proceso por medio del cual las actividades de una organización quedan
ajustadas aun plan preconcebido de acción y el plan se ajusta a las actividades de
la organización.
Cotejar: confrontar un elemento con otro u otros compararlas teniéndolos a la vista.
Cuadrar: hacer que dos sumas de libros cuadren entre sí.
Efectivo: consiste en que sea un medio de cambio, que este disponible
inmediatamente para el pago de obligaciones circulantes y que este libre de
restricciones contractuales que podrían limitar a la administración el uso de ellos
para enfrentar las obligaciones.
Expediente: asunto a registro estructurado por documentos que mantienen
información sobre características específicas de un pago
Ingresos: son aquellos recursos que obtienen los individuos, sociedades o
gobiernos por el uso de riqueza, trabajo humano o cualquier motivo que incremente
su patrimonio.
Orden de pago: es una obligación de un organismo gubernamental extendidas a
liquidar
deudas
pagaderos
inmediatamente
por
el
tesoro
de
la
unidad
gubernamental correspondiente
Procedimiento: documento normalizado escrito o en medio efectivo rico, que
contiene la descripción de un proceso en forma estructurada, secuencial y con la
respectiva asignación de responsabilidades.
Sistemas contables: sistema de información que reúne y presenta datos resumidos
acerca de la actividad económica de una empresa a una fecha determinada
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO
3.1 TIPO DE ESTUDIO
Descriptiva: Según Tamayo y Tamayo (1997) Dice que: " La investigación
descriptiva trabaja sobre realidades de hechos y su característica fundamental es la
de presentarnos una interpretación correcta"(p. 54) Los estudios descriptivos buscan
desarrollar una imagen o fiel representación (descripción) del fenómeno estudiado a
partir de sus características.
Esta investigación fue descriptiva ya que se pudo verificar y comprobar mediante la
medición y análisis de la información de los procedimientos utilizados en la que se
describieron las funciones ejecutadas por las Unidades de Trabajo involucradas.
3.2 DISEÑO DE LA INVESTIGACION
Al respecto Sabino, C (2000) resalto que:
El diseño de campo son todos aquellos datos de interés que se recogen en forma
directa de la realidad, mediante el trabajo concreto del investigador y su equipo.
Esta se basa en información o datos primarios obtenidos directamente de la realidad
como al igual con datos secundarios que son recolectados de otras investigaciones.
(Pág. 93).
Esta investigación se realizo mediante un diseño de Campo, ya que se indago
directamente en el área, es decir la Dirección de Tesorería, en la que se obtuvo la
información necesaria para desarrollar la investigación, a través de métodos que
permitieron recolectar los datos logrando así una mejor visualización del proceso
laboral.
3.3 TECNICAS Y FUENTES PARA LA RECOLECCION DE DATOS
Según Méndez (2001): “Las fuentes son hechos o documentos a los que acude el
investigador y que le permite obtener información. Las técnicas son los medios
empleados para recolectar la información. (Pág. 103).
Esta técnica fue imprescindible en la elaboración de la investigación, ya que se
estableció un contacto directo con la realidad, lo cual facilito la evaluación directa de
los hechos sin ninguna clase de intermediarios y así poder profundizar en el tema y
conocer más allá de los problemas propuestos al momento de realizar la
conciliación.
3.4 FUENTES DE INFORMACION
Observación Directa: En referencia a esto Méndez (2001) confirma:
“La observación participante puede ser directa cuando el investigador pertenece al
grupo, organización o realidad sobre la cual se investiga; indirectamente cuando se
hace presente con el único propósito recoger la información del trabajo propuesto.
En este tipo de diseño el observador trata de integrarse a la acción de observar para
participar en ella como si fuera un miembro que lleva a cabo la acción”. (Pág. 155).
Esta técnica fue la que permitió, percibir en forma directa el problema referente a la
guarda y custodia de los recursos de la de la municipalidad;
a fin de obtener
información relevante sobre los procesos que se llevan a cabo en la Dirección de
Tesoreria.
Entrevista no Estructurada
Tamayo y Tamayo (2001) reseña que: “la entrevista no estructurada, se realiza sin
prever preguntas, es decir, que ni las preguntas ni las respuestas están
predeterminadas completamente. Se dispone de un modo estonio libre, donde no
exista un patrón formal” (Pág. 38).
El desarrollo de esta investigación se baso en una serie de interrogantes realizadas
a los empleados que laboran en la Dirección de Tesorería, ya que tienen relación
directa con el tema objeto de estudio, sin haber establecido con anticipación un
cuestionario bien formulado, las entrevistas se realizaron de forma informal, con el
fin de recabar datos precisos y necesarios para el adelanto de la investigación.
CONCLUSIÓN
Las conciliaciones bancarias dejan establecida la claridad de los movimientos
efectuados en una empresa o entidad, bien sea pública o privada, es por ello que se
le establece suma importancia en cualquier situación en cuanto a temas financieros
se refiere.
El llevar un control de conciliaciones bancarias facilita la revisión de las mismas y
así podremos revisar en mayor escala sus correlativos, las fechas en las cuales
fueron efectuadas y en el momento de necesitarlas poder acceder a ellas con mas
facilidad y precisión.
La Dirección de Tesorería, es la encargada de la guarda y custodia de los Recursos
Financieros y velar por el cumplimiento de los procedimientos y normativas
establecidos por la Municipalidad.
De acuerdo a lo planteado, es muy importante que las diferentes Unidades de la
ALCALDIA y bancos cumplan a cabalidad con la entrega a tiempo de los
documentos necesarios para la realizar la Conciliación Bancaria, para que así no
exista ningún descontrol y se puedan lograr los objetivos.
RECOMENDACIONES
Considerando lo expuesto, se recomienda:
a. Elaborar guías donde explique detalladamente todo lo referente a los
procedimientos y normativas establecidas por la Dirección de Tesorería, para
que los funcionarios de las diferentes Unidades puedan cumplir con los
parámetros establecidos y puedan familiarizarse con mayor facilidad.
b. Establecer medidas para coordinar las inspecciones de entrega y registro de
los documentos a las distintas Unidades,
o a los bancos para evitar el
descontrol existente.
c. Aplicar un programa de inducción para el manejo
de los recursos
financieros, dirigido a todos los funcionarios que intervienen en el proceso
administrativo de control, guarda y custodia, así como la aplicación del
manual de normas y procedimiento, que permitan unificar y estandarizar
criterios en el manejo de fondos.
d. Fortalecer los mecanismos de información entre las Unidades para el control
y registro de los fondos, y darles a conocer a los funcionarios la
responsabilidad de los recursos que están bajo su guarda y custodia, y que
deben de rendir cuentas oportunas de los movimientos que le den a cada
uno de ellos.
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