Documento 806208

I.E. GABRIELA MISTRAL DE BUCARAMANGA
MISIONERAS DEL DIVINO MAESTRO
PROCEDIMIENTO COMUNICACIONES
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P-07
ELABORADO POR
EDDY BRIGITTE DELGADO
MARIA ALEJANDRA PINO
1 de 9
APROBADO POR
FECHA DE EMISIÓN
VERSION No.
Comité de calidad
Abril 29 de 2013
01
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
ACTUALIZACION
DD
MM
AA
VERSION
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
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1. OBJETIVO
Definir los canales de comunicación interna y externa existentes, estableciendo el uso de los
mismos, para que de esta forma la comunicación se convierta en un pilar básico para el
funcionamiento del SGC del Instituto Educativo Gabriela Mistral de Bucaramanga.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la comunicación de toda la información interna y externa, del
Sistema de Gestión de Calidad del Instituto Gabriela Mistral de Bucaramanga.
3. DESCRIPCION
3.1 OBJETIVO DE LA COMUNICACION
La comunicación es el proceso mediante el cual existen y se desenvuelven las relaciones
humanas, lo que la convierte en un elemento base de la gestión, ésta permite dar a conocer
la información entre un emisor y uno o varios receptores y puede presentarse de forma oral,
escrita o por cualquier otro medio, que permita trasmitir o intercambiar información de forma
clara, lógica y oportuna.
La comunicación debe ser:

Dinámica: porque está en continuo movimiento y no se limita a una relación EmisorReceptor estático, pues los roles se intercambian.

Inevitable: Pues es imposible no comunicar, incluso el silencio comunica.

Irreversible: porque una vez realizada, no puede regresar, borrarse o ignorarse.

Bidireccional: porque existe una respuesta en ambas direcciones.

Verbal y no verbal: porque implica la utilización de ambos lenguajes -en algunos casos.
3.2 CANALES DE COMUNICACIÓN DE LA INSTITUCION
En la Institución Educativa Gabriela Mistral de Bucaramanga, se cuenta con los siguientes
canales de comunicación:

Directa o verbal

Cartas - Circulares.

Correo Electrónico

Página Web Institucional
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
Portal Web o plataforma virtual

Canal comunicador

Carteleras.

Manuales y Procedimientos.

Reuniones.

Telefonía fija y móvil.
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3.3 USO DE LOS CANALES DE COMUNICACIÓN
Cartas – Circulares: Estas deberán ser redactadas de forma concreta y sencilla por la
Secretaría o dependencia que desee comunicar algo, teniendo en cuenta el consecutivo
correspondiente.
Para todas las cartas o circulares se deberán utilizar los formatos
correspondientes, (Circular padres
de familia F-07-CP) para este caso la numeración
comenzará cada año en 01 y terminará con la última circular que se emita en el año escolar;
las cartas se elaboran en la papelería de la institución, basándose en el modelo para cartas
descrito en el anexo 5.1 del presente procedimiento, y teniendo en cuenta que se siga la
numeración indicada.
Este canal se utilizará para todos aquellos asuntos de tipo
informativo, que exijan registro.
Correo Electrónico: Para este canal se presentarán dos opciones, las cuales serán:
 Contacto con la institución: El correo electrónico: [email protected], es
administrado por la Secretaría para verificar el recibido de información y emitirla a otras
personas o entidades, bajo el nombre de la institución.
 Contacto con una persona en específico: Será responsabilidad de cada funcionario
mantener actualizado su dirección de correo electrónico, en el formato información de
contacto F-07-IC, así como de revisar continuamente su correo para verificar la recepción
de la información.
Este canal se utilizará cuando no se requiera registro físico de la comunicación, o cuando la
particularidad de la transferencia lo exija (intercambio de información entre instituciones o
personas en diferentes ciudades).
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Página
Web
Institucional:
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http://institutogabrielamistraldivinomaestro.edu.co;
Es
administrada por los docentes del área de tecnología e informática; allí se publica toda la
información que se quiera trasmitir a la sociedad en general, como: Misión, visión, símbolos,
filosofía, horarios de atención, propuesta pedagógica, periódico virtual, actividades, entre
otras.
Este canal se utilizará siempre que la información que se desea trasmitir sea de interés
general y no sea de urgente divulgación.
Carteleras: Las carteleras estará ubicadas en pasillos, salones y demás espacios comunes;
éstas serán utilizadas para trasmitir aspectos diversos del día a día escolar, logrando
interactuar con los miembros de la comunidad educativa y motivando en los estudiantes el
sentido de pertenencia a la institución.
Para cada una de las carteleras existirá un área responsable que estará definida en el
formato de asignación de comunicados visuales F-07-CV; ésta será la encargada de
mantener actualizada y publicar la información referente a su área o tema que desee
comunicar, teniendo en cuenta resaltar los aspectos positivos vividos durante los últimos
días, como actividades extracurriculares, resultados sobresalientes en alguna asignatura,
logros alcanzados por la comunidad educativa y trabajos que merecen ser destacados, entre
otros temas de interés.
Las carteleras deben cumplir con los siguientes parámetros:

Contener un título

Actualización de la información mínimo una vez al mes.

Diseño creativo.

Informar sobre eventos, logros, proyectos del área y demás actividades y contenidos
relacionados con la misma.
Este canal de comunicación se utilizará para toda aquella información de interés de la
comunidad en general.
Manuales y Procedimientos: Es la documentación definida dentro del sistema de gestión
de calidad, en la cual se establecen las directrices y pilares para el desarrollo de las
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diferentes actividades de cada una de las áreas de gestión de la institución Educativa
Gabriela Mistral. Los manuales y procedimientos son concebidos como responsabilidades y
deberes para toda la comunidad y el comité de gestión de calidad deberá encargarse de su
supervisión.
Reuniones: Estas tienen como objetivo reunir información o intercambiarla; en ellas se
comparten situaciones de trabajo y se propondrán sugerencias y soluciones. Podrán ser
convocadas por cualquier miembro de la comunidad educativa siempre y cuando cumplan
con un cronograma previamente establecido, utilizando el formato Convocatoria a Reuniones
(F-07-CR). Para el caso de las reuniones de padres de familia, la Coordinación Académica,
la Coordinación de Convivencia o el departamento de Psicología, publican el horario de
atención en la página web de la institución y/o todos los canales que se nombran en el
presente documento.
Las actas de reuniones se registran en el formato Acta (F-07-AC);
aquellas que requieran un modelo especial, podrán generarse sin conservar el código
establecido para las actas generales. La programación de la semana institucional, se realiza
utilizando el formato F-07-SI
Telefonía fija y móvil: A cada una de las dependencias de la institución se le ha asignado
una extensión telefónica desde la cual podrán recibir comunicaciones sobre asuntos
relacionados con el trabajo diario que no requieran constancia escrita. De igual forma se
podrá comunicar información entre dependencias a través de cada una de las extensiones.
Solo será posible emitir llamadas al exterior de la institución, desde el teléfono fijo de la
Rectoría, Secretaría y Coordinaciones.
Por otra parte existen dos celulares llamados “libertad y responsabilidad”, uno está a cargo
de Secretaria y el otro las Coordinaciones.
Portal web o plataforma virtual: Por este medio se dan a conocer los avances del colegio,
los profesores asignan actividades a las estudiantes, con el fin de reforzar los temas vistos y
sirve como canal de comunicación con los padres de familia.
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Canal comunicador: Este es un cuaderno que deben tener todas las estudiantes, en el cual
se envía información a los padres y estos deben firmar el recibido, es de carácter obligatorio
para las estudiantes desde preescolar hasta el grado once.
Otras comunicaciones: Para toda la información que se emita en forma física, (cartas o
circulares), Secretaria diligencia el formato de comunicaciones salientes (F-07-CS); de igual
forma para la información que se reciba de forma física, Secretaria diligencia el formato de
comunicaciones externas (F-07-CE).
4. PROCEDIMIENTO COMUNICACIONES
4.1. COMUNICACIÓN INTERNA:
-
Rectoría: Será el canal de comunicación para transmitir directrices del Ministerio de
Educación y comunidad religiosa, a través de los jefes de las diferentes áreas de gestión
(Administrativa, financiera, académica y de formación y comunitaria y de bienestar).
-
Jefes áreas de Gestión: Debe garantizar que el personal relacionado con el área de
gestión a su cargo, sea informado de las directrices que se otorguen por el comité de
calidad y los requisitos relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad
-
Gestión Administrativa : Será canal de comunicación entre la rectoría y el personal a su
cargo
-
Gestión Financiera: Será canal de comunicación entre la rectoría y la pagaduría.
-
Gestión Académica y de Formación: Será canal de comunicación entre la rectoría, la
coordinación académica y de convivencia.
-
Gestión comunitaria y de bienestar: Será canal de comunicación entre la rectoría y el
personal a su cargo
Coordinaciones:
-
Coordinación Académica: Esta será el canal de comunicación entre la gestión
académica de formación y los jefes de las diferentes áreas.
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Coordinación Convivencia: Esta será el canal de comunicación entre la gestión
académica de formación y los directores de grupo.
-
Jefes de Área: Estos serán el canal de comunicación entre la coordinación y los docentes
de las diferentes áreas. En el caso particular del área de sociales será el canal de
comunicación entre los jefes de área y el gobierno estudiantil.
-
Funcionarios: Cada funcionario es responsable de mantener informado a su superior
inmediato sobre las situaciones o eventos particulares que se generen durante el
desempeño de sus funciones. Para presentar sugerencias o inquietudes, el funcionario
deberá remitirse al Jefe de cada proceso al que corresponda su observación.
4.2.
COMUNICACIÓN CON PADRES Y ESTUDIANTES
Con Padres de Familia:
 Integrantes área de Gestión Directiva:
-
Rectoría: Asuntos propios del área de la gestión directiva y demás directrices
institucionales.
 Integrantes área de Gestión Académica y de Convivencia:
-
Docentes: Asuntos relacionados con el desempeño académico y actitudinal de la
estudiante en cada asignatura.
-
Director de Grupo: Asuntos relacionados con el proceso de convivencia de la
estudiante, entre otros temas que sean delegados por los Coordinadores de las
diferentes áreas de gestión.
-
Coordinaciones: Asuntos propios de su área (académica o convivencia).
-
Rectoría: Aspectos relacionados con el proceso académico y de convivencia de la
estudiante cuándo participa como instancia de mediación.
-
Servicios de bienestar: Aspectos relacionados con el acompañamiento realizado al
estudiante.
-
Consejo de padres: Trata asuntos sobre la mejora de la comunidad educativa para
garantizar, el bienestar de las estudiantes.
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 Integrantes área de Gestión Comunitaria:
-
Psicología: Asuntos relacionados con los proyectos del área de gestión comunitaria.
 Integrantes área de gestión Administrativa y Financiera:
-
Secretaría y pagaduría: Asuntos propios del área de gestión administrativa y
financiera.
Con Estudiantes:
-
Coordinación Académica y Coordinación de Convivencia: Asuntos propios del área
(académica o de convivencia).
-
Docente: Aspectos relacionados con el proceso académico y de convivencia
adelantado por las estudiantes en su asignatura.
-
Director de Grupo: Será canal de comunicación entre la estudiante de su grupo y las
diferentes instancias de la Institución.
-
Gobierno estudiantil: Sirve como canal de comunicación entre las directivas,
administrativos y docentes, y las estudiantes, para dar apoyo al proyecto de vida que la
institución les ha guiado.
5. ANEXOS

Formato circular a padres de familia (F-07-CP)

Formato información de contacto (F-07-IC)

Formato asignación de comunicados visuales (F-07-CV)

Formato de comunicaciones salientes (F-07-CS)

Formato de comunicaciones externas (F-07-CE)

Formato convocatoria a reuniones (F-07-CR)

Formato acta (F-07-AC) -utilizado para reuniones generales-

Formato programación semana institucional (F-07-SI)
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5.1 Anexo Modelo para cartas:
Consecutivo:
Ciudad, día, mes y año
Datos Destinatario1:
Nombre
Cargo2
Empresa3
Ciudad
Asunto4:
Saludo
Texto o cuerpo de la carta_________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Despedida: Expresión de cortesía (Cordialmente, atentamente, cordial saludo, muchas
gracias por su atención).
Firma
Nombre Completo
Cargo
1
Se escriben palabras completas con mayúscula inicial y sin abreviaturas, Señor, Señora, Licenciado, Doctor, etc.
Se escribe con mayúscula inicial y corresponderá al cargo del destinatario.
3
Se escribe con mayúscula inicial y si se trata de siglas estas deben ir siempre en mayúscula.
4
En dos o tres palabras, describir de qué se trata el comunicado
2