Documento 810121

I.E. GABRIELA MISTRAL DE BUCARAMANGA
MISIONERAS DEL DIVINO MAESTRO
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
PAGINA
P-02
ELABORADO POR
EDDY BRIGITTE DELGADO
MARIA ALEJANDRA PINO
1 de 5
APROBADO POR
FECHA DE EMISIÓN
VERSION No.
Comité de Calidad
Abril 29 de 2013
01
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
ACTUALIZACION
DD
MM
AA
VERSION
DOCUMENTO
MODIFICADO
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
I.E. GABRIELA MISTRAL DE BUCARAMANGA
MISIONERAS DEL DIVINO MAESTRO
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS
P-02
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1. OBJETIVO:
Establecer las actividades necesarias para la identificación, almacenamiento, protección,
retención, y disposición, de los registros del Sistema de Gestión de Calidad asegurando que
permanezcan legibles y sean recuperables.
2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para controlar todos los registros electrónicos y/o físicos, del
Sistema de Gestión de Calidad del Instituto Gabriela Mistral de Bucaramanga.
3. DESCRIPCION:
a) Políticas de Operación:
 Todos los formatos al momento de diligenciarse se convierten en registros de calidad, los
cuales deberán ser controlados por medio del presente procedimiento.
 Los registros se podrán presentar en medio físico o digital.
 Los formatos generados por entidades externas deberán conservar su diseño,
proporcionando toda la información en ellos estrictamente requerida, sin realizar
modificaciones de contenido o forma.
 Todos los formatos en papel, deberán ser diligenciados en tinta con letra clara y legible.
 Todos los espacios en los formatos deberán ser diligenciados; no se permitirán tachones,
enmendaduras y/o uso de corrector para modificar los datos consignados.
 En caso de que los espacios disponibles en los formatos no sean suficientes, se podrán
utilizar convenciones numéricas indicando que la información se encontrará al respaldo o
en una hoja anexa.
 Todos los registros electrónicos se deberán mantener en medios actualizados, evitando
problemas por la evolución tecnológica. Si no fuese posible su actualización se deberán
tener disponibles los medios tecnológicos que garanticen el acceso fácil a la información.
 El original de los registros será aquel sobre el cual se tomó la información, las copias
serán clasificadas como no controladas.
b) Definiciones:
Archivo General de la Nación: MINI/MANUAL No 4. TABLAS DE RETENCION Y
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.
Directrices básicas e instructivos para su
elaboración:
 Retención. Plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en
el archivo de gestión o en el archivo central. Esta permanencia está determinada por la
valoración derivada del estudio de la documentación producida en las oficinas.
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Archivo de Gestión. Es aquel donde se reúne la documentación en trámite en busca de
solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa
por las mismas oficinas u otras que la soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.
Archivo Central. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o
trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez
finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias
oficinas y los particulares en general.
Disposición final. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la
valoración con miras permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o
microfilmación
Conservación total. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es
decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el
origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora,
convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son Patrimonio
documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la
ciencia y la cultura.
Eliminación. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su
valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia
para la investigación, la ciencia y la tecnología.
Selección. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la
documentación por medio de muestreo, entendiéndose este como la operación por la
cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la
selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos,
entre otros.
Microfilmación. Técnica que permite, fotografiar documentos y obtener pequeñas
imágenes en película. En esta columna también se indican otros soportes electrónicos o
magnéticos.
c) Procedimiento para el control de los registros:
SECUENCIA
ACTIVIDAD
3.1.1 La creación de los formatos para los
registros se deberá realizar siguiendo los
parámetros establecidos en el Instructivo
3.1 Crear e identificar
Elaboración de Documentos I-01-ED.
los registros
3.1.2 Los registros se identifican de manera
inequívoca a través de fechas, secuencias,
RESPONSABLE
Responsables
de
cada procesos
Funcionario
responsable
generación
de
la
del
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nombres u otros aspectos que los
diferencien de otros registros de la misma
naturaleza.
3.2.1 Una vez se han generado los registros
el responsable del proceso los relaciona en
3.2 Actualizar
la la tabla de retención documental F-02-TRD,
tabla
de allí se deberá especificar la información
retención
relacionada con: el almacenamiento,
documental
recuperación, retención y disposición,
indicándole al docente administrador del
Aula Virtual para su actualización.
3.3.1 Los registros físicos se almacenan en
carpetas u otros medios que garantizan su
protección, en lugares libres de humedad,
polvo u otros factores que puedan causar su
deterioro.
3.3.2 Los registros que se almacenan en
medio magnético se protegen por medio de
copias de seguridad, con acceso controlado
a las autoridades que se establecen en la
tabla de retención documental F-02-TRD.
3.3.3 Cualquier persona natural o jurídica
no autorizada en la tabla de retención
3.3 Protección de
documental F-02-TRD, que desee acceder
registros
a la información consignada en los mismos,
deberá
tramitar
la
correspondiente
autorización de consulta en Rectoría.
3.3.4 Ningún original de un registro podrá
salir de la institución.
3.3.5 Los registros del Sistema de Gestión
de Calidad son propiedad del Instituto
Educativo Gabriela Mistral, por lo que
quienes acceden a ellos se acogen a los
reglamentos y leyes nacionales y de la
organización, referentes a plagio y uso de la
información.
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registro
Responsable
proceso
del
Personal del proceso
al que pertenezca el
formato
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4. ANEXOS:
 Tabla de retención documental F-02-TRD.
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