Ética de negocios de Anixter Ética global de negocios y política de conducta de Anixter Products. Technology. Services. Delivered Globally. JANUARY 2009 EDITION (REV. 2011v2) Introducción de nuestro Gerente General y Presidente del Consejo de Administración I N D I C E Asociaciones de Anixter Nuestro compromiso Compromiso de gestión y responsabilidades Reporte anónimo Preguntas e inconformidad con la información 2 3 3 4 4 Respeto por el otro Trato justo y equitativo Lugar de trabajo libre de acoso Seguridad y salud Privacidad 5 5 5 6 Respeto a los clientes, a los proveedores y al mercado Información del cliente, del proveedor y de la competencia Obsequios y entretenimiento Conflictos de intereses Leyes de competencia y antimonopolio 6 7 7 8 Respeto hacia nuestros accionistas Activos de Anixter Información confidencial Registro de negocios y comunicaciones Información interna 8 9 9 9 Respeto hacia nuestras comunidades El medio ambiente Leyes antiboicot de Estados Unidos Pagos prohibidos a funcionarios del gobierno Importación y exportación Lavado de dinero Preguntas de la prensa Actividades políticas y contribuciones 10 11 11 12 12 12 13 Preguntas y respuestas 14 Contactos 16 1.800.ANIXTER | [email protected] 1 INTRODUCCIÓN DE NUESTRO GERENTE GENERAL Y PRESIDENTE DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN En Anixter estamos orgullosos de nuestra reputación de compañía justa, honesta y ética. Dicho prestigio fue construído por nuestros empleados, quienes entienden el valor que le otorgamos a estas cualidades y que deben cimentarse día a día. Nuestra integridad nos ha ayudado a convertirnos en líderes globales del negocio. Bob Eck President and Chief Executive Officer Desde su creación, hace más de 50 años, hemos seguido la sencilla guía de nuestro Blue Book. Los principios descritos en este libro guían nuestro trabajo diario y son la base de nuestra ética global de negocios y política de conducta. Dicha política, nos obliga a realizar los negocios con el más alto grado de honestidad e integridad. Somos responsables de proteger a nuestra compañía y nuestra reputación. Mantenga esta información a su alcance para poder tenerla de referencia siempre. Si tiene alguna inquietud sobre cualquier asunto descrito en esta Política, no dude en consultarnos. Sam Zell Chairman of the Board Gracias por comprometerse con Anixter y nuestros principios. El seguimiento constante de nuestros altos estándares éticos es lo que nos permitirá crecer, de manera exitosa, hoy y en el futuro.. Anixter Business Ethics 2 Etica Global de Negocios y PoIítica de Conducta ASOCIACIONES DE ANIXTER Nuestro compromiso Todos los días, alrededor del mundo, trabajamos en conjunto con nuestros clientes, proveedores y compañeros de Anixter. Sabemos que los negocios se basan en la dinámica del trabajo en equipo.y estamos orgullosos del respeto y la honestidad que caracterizan nuestras relaciones. “En Anixter, queremos ser los MEJORES.” – El Blue Book de Anixter Nuestra Junta Directiva expidió esta Ética global de negocios y Política de Conducta para ayudarnos a cumplir con las leyes y principios éticos que rigen nuestro comportamiento en los negocios. Dicha política rige por igual para nuestros directores, funcionarios como para todos los empleados. Estamos comprometidos a ejercer nuestro negocio cumpliendo cabalmente las leyes aplicables y los más altos principios de ética y comportamiento de negocios. Esta política no es un documento exhaustivo que señale todas las leyes y políticas existentes; por el contrario, es una guía y un recurso pensado para advertirnos sobre los asuntos legales y éticos a los que estamos expuestos. Además, debe complementarse con aquellas políticas establecidas en las diferentes locaciones y las que proveemos eventualmente. Como guía, cuando nos enfrentamos a una situación que no se encuentra en nuestra política, debemos preguntarnos: “¿estaría orgulloso de mi y de Anixter si esta situación fuera reportada en la primera página del periódico local o en las noticias de la noche?” Nos esforzamos para evitar cualquier situación que pueda dar la menor impresión de indecencia. Si tiene alguna duda, no dude en solicitar nuestra ayuda. “Diremos la VERDAD entre nosotros y a nuestros clientes y proveedores. Diremos la historia completa, no sólo parte de ella. No la estiraremos, doblaremos o evitaremos…Una pequeña mentira y ¡usted será un mentiroso!” – El Blue Book de Anixter Compromiso de gestión y responsabilidades En Anixter creemos que cada gerente es un recurso para los empleados. Por ello, nos enorgullecemos de que se fomente una comunicación de doble vía en un ambiente de trabajo abierto, solidario e informal. Una comunicación abierta nos permite estar alerta y seguros al informar sobre cualquier conducta o situación potencialmente ilegal o inmoral. Adicionalmente, los gerentes tienen las siguientes responsabilidades: crear y mantener un ambiente de trabajo con los mayores estándares de conducta ética de negocios; asegurarse que todos los que trabajen con ellos entiendan de forma clara todas las obligaciones éticas y legales y nuestra política; y por sobre todo, demostrarlo en todo lo que hacen. Cualquier duda sobre nuestra política, consúltela con los gerentes o vicepresidentes. “Los vicepresidentes de Anixter trabajan para ti (no al contrario). ¡Utilízalos!” – El Blue Book de Anixter 1.800.ANIXTER | [email protected] 3 Informe anónimo Cualquier persona puede informar, de forma anónima, sobre un posible incumplimiento de nuestra política. En Estados Unidos y Canadá, llame al 1-888-361-5806. Desde cualquier otro lugar, llame a la línea de integridad comercial de Anixter. Puede obtener más información al respecto al final de esta política. Las llamadas son atendidas por un recurso externo. Disponemos de servicios de traducción. A nadie en Anixter se le proveerá la identidad de la persona que llamó. Algunas regulaciones europeas tienen limitaciones sobre lo que se puede reportar de forma anónima (fundamentalmente sólo se pueden reportar asuntos financieros, contables y de auditoría), así que el personal del proveedor tercerizado puede hacer preguntas sobre el lugar y problema para garantizar la conformidad con las leyes aplicables. SI TIENE DUDAS SOBRE UNA TRANSACCIÓN PARTICULAR O INCERTIDUMBRE SOBRE LA MEJOR MANERA DE PROCEDER... CONTACTE A: • Su gerente o • Su encargado regional de cumplimiento de normas, tal como se indica en elsitio IntraQuest de búsqueda interna sobre Ética y Conformidad o en la página 16 de esta política, o • Correo electrónico: [email protected] o • Llame a 1.800.ANIXTER o al código de acceso de Estados Unidos+224-521-8000 y pregunte por nuestro principal encargado de cumplimiento de normas, Bradd Easton. Ética de negocios de Anixter 4 Preguntas e información de incumplimientos Si alguna vez se ve obligado a cometer un acto que entre en conflicto con nuestra política, o si usted cree que un colega está violando estas pautas, por favor hable con cualquier gerente, vicepresidente o encargado de cumplimiento de normas, Recursos Humanos, Auditoría Interna, con nuestro Departamento Legal o llame a la línea de integridad comercial. Todos estamos obligados a adherirnos a esta política y a reportar de forma oportuna cualquier violación potencial de nuestra política o de la ley. Anixter toma muy en serio todos los posibles reportes sobre mala conducta. Investigamos de manera confidencial, rigurosa y oportuna y aplicamos las acciones correctivas necesarias, las cuales pueden incluir acciones disciplinarias,de despido y otras sanciones. No toleraremos ningún tipo de acoso o represalias contra un empleado que, de buena fe o actuando como testigo, reporte o revele incumplimientos con nuestra política. RESPETO POR EL OTRO Trato justo y equitativo Proveemos un ambiente de trabajo en el cual todos los empleados tienen la misma oportunidad de desarrollar su potencial y contribuir con nuestro éxito global. Por ello, valoramos las capacidades y contribuciones de todo el personal. En Anixter, estamos altamente comprometidos con el tratamiento justo y equitativo de todos los empleados y candidatos de trabajo. Tratamos de forma justa, cortés, respetuosa y digna a cada persona. Nuestros lugares de trabajo se destacan por un ambiente de comunicación abierta y respeto mutuo, donde se valora a cada individuo. Sabemos que la diversidad es lo que nos “En Anixter, no contratamos personas, les pedimos que se unan a nuestra compañía para ayudarnos a ser mejores.” – El Blue Book de Anixter hace fuertes y exitosos. En cualquier lugar en que trabajamos, cumplimos con todas las leyes y regulaciones de empleo aplicables y no toleramos la discriminación de ningún tipo. Asimismo, no realizamos diferencias en base a la edad, color, discapacidad, género, nacionalidad, orientación sexual, religión o condición de veterano. De esta manera, estarán libres de discriminación todos los asuntos relacionados con la contratación, entrenamiento, compensación, beneficios, promoción, transferencia, terminación, condiciones de trabajo y otros aspectos de la relación empleador-empleado. En Anixter, juzgamos a todos los candidatos y empleados por sus capacidades y calificaciones. Lugar de trabajo libre de acoso Estamos comprometidos en ofrecer un lugar de trabajo que conduzca al bienestar y la productividad de nuestros empleados. Para ello, nuestros sitios laborales están libres de comportamientos degradantes, intimidantes, ofensivos, abusivos o acosadores de cualquier índole. No toleramos conductas desagradables, incluyendo insinuaciones impropias, pedidos de favores sexuales o cualquier otra conducta que origine un ambiente de trabajo intimidante, hostil u ofensivo para cualquier empleado. Cuando la conducta de un compañero provoque la incomodidad de cualquiera de nosotros, deberá reportarse de la misma manera que si sufrimos u observamos una situación de acoso en el trabajo. Seguridad y salud En todas nuestras locaciones, proveemos un ambiente de trabajo seguro y saludable. Para lograrlo, cumplimos con todas las leyes y regulaciones aplicables sobre salud y seguridad e insistimos que el trabajo debe hacerse de manera segura y responsable. Por ello, es responsabilidad de cada uno seguir las políticas de la compañía y los procedimientos de salud y seguridad en el ambiente de trabajo así como reportar inmediatamente cualquier accidente, lesión o riesgo potencial a la seguridad. Además, brindamos un ambiente de trabajo libre de drogas. Invitamos a los empleados que tengan problemas relacionados con el alcohol o las drogas a buscar ayuda en el Programa de Asistencia al Empleado de Anixter o con otro profesional calificado. Anixter se reserva el derecho a pedir pruebas antidopaje cuando haya una preocupación por la seguridad. La negativa de realizar dichas pruebas será motivo de despido. Asimismo, no toleraremos comportamientos de violencia o amenaza de ningún tipo y está estrictamente prohibida la posesión de armas en las locaciones de Anixter. Cada uno de nosotros tiene la obligación de reportar cualquier amenaza de violencia o intimidación. En dicho caso, aplicaremos las acciones disciplinarias apropiadas, lo que incluye la terminación del contrato de cualquier empleado que viole nuestra política de proveer un ambiente de trabajo adecuado. 1.800.ANIXTER | [email protected] 5 Privacidad Respetamos la privacidad y confidencialidad de los documentos personales, financieros y médicos de cada empleado y solamente retenemos la información del empleado que se requiera para las operaciones de Anixter o por cuestiones legales. Toda esta información se maneja como confidencial y no podrá ser fotocopiada, publicada o revelada a una tercera parte a no ser que recibamos antes un consentimiento escrito tanto del empleado como de nuestro Departamento Legal. Nunca revelamos información confidencial a nadie, dentro o fuera de Anixter, sin una necesidad de negocios legítima y su autorización correspondiente. Si estamos autorizados a acceder a documentos personales o salariales, restringiremos la revelación de estos documentos bajo nuestro control de forma apropiada. Anixter se reserva el derecho de inspeccionar, tanto como lo permitan las leyes aplicables, todas las instalaciones y propiedades lo que incluye, pero no se limita a, computadores, registros telefónicos, correos electrónicos, uso de Internet, documentos de negocios, oficinas y otras áreas de trabajo. RESPETO A LOS CLIENTES, PROVEEDORES Y AL MERCADO Hacemos negocios de forma honesta, directa y cumpliendo nuestras promesas. Sabemos que la “Nuestro cuidadoso tratamiento de la información confidencial nos ha convertido en un socio comercial confiable y valioso, tanto para nuestros clientes como para nuestros proveedores.” – Bob Eck Presidente & Director Ejecutivo Anixter Business Ethics 6 “Los clientes no dependen de nosotros, nosotros dependemos de ellos. Ellos nos hacen un favor al darnos la oportunidad de servirles.” “En Anixter tratamos a los proveedores como clientes, así que sustituye la palabra ‘proveedores’ por ‘clientes’ y vuelve a leer desde el inicio.” – El Blue Book de Anixter palabra es nuestro principal lazo. Esperamos que nuestros proveedores, de acuerdo con todas las leyes aplicables, promuevan y aseguren un comportamiento ético en sus lugares de trabajo. Buscamos entender y seguir los códigos de conducta de nuestros clientes. Información del cliente, del proveedor y de la competencia Sabemos que nuestros clientes y proveedores cuentan con nosotros para proteger su privacidad. Por ello, los documentos de clientes y proveedores son extremadamente confidenciales y son utilizados únicamente por aquellos que los necesiten con propósitos legítimos de negocios. No obtenemos, solicitamos ni proveemos ninguna información confidencial de nuestra competencia que vaya contra las leyes aplicables. De la misma manera, no aceptamos que un ex empleado nos de información acerca de la competencia. Si llegamos a obtener ese tipo de información de la competencia a partir de un ex empleado de otra compañía, no será utilizada. Obsequios y entretenimiento Nuestras decisiones comerciales se basan en méritos. No aceptamos ni damos obsequios, favores o entretenimiento si esto comprometiese, o incluso pareciera comprometer, al destinatario, o influya en una decisión comercial. Tampoco pedimos obsequios personales, favores o entretenimientos, ni aceptamos o damos obsequios de dinero. De igual manera, no damos obsequios o entretenimientos que vayan en contra de la ley, de la política de Anixter o de la política de la compañía del destinatario. Si tiene alguna duda acerca de si un obsequio enviado o recibido es apropiado, consúltelo con su gerente o con el encargado de cumplimiento de normas. Respetamos a nuestros clientes y proveedores y sabemos que violar sus políticas podría ser perjudicial para nuestras relaciones. Si tenemos la intención de dar un obsequio que es más que un valor nominal o que puede no ser apropiado para la situación, primero obtendremos la aprobación de nuestro Departamento Legal o de nuestro encargado de cumplimiento de normas. Si recibimos un obsequio que es más que un valor nominal, hablaremos con nuestro gerente. Deberán devolverse los obsequios que sean más que un valor nominal. Cuando proveemos entretenimiento, tenemos que considerar qué es apropiado para la situación, no damos o recibimos entretenimiento desmedido. Conflictos de intereses Evitamos cualquier situación que pueda tentarnos a actuar en contra del beneficio de Anixter. Evitamos incluso, toda aparición de conflicto de intereses. Nuestra posición, contactos o conocimiento sobre Anixter no será utilizado para beneficio personal. Tampoco competimos o aprovechamos cualquier oportunidad que de Anixter para sacar un beneficio personal. No permitimos que las relaciones personales ni familiares o inversiones externas influencien, o que incluso parezcan influenciar, nuestras decisiones comerciales. Si alguna vez nos encontramos en la posición en la que una relación familiar o personal, o una inversión, puedan generar un conflicto de intereses, inmediatamente revelaremos la situación a nuestro gerente o a nuestro Departamento Legal. Si tenemos un trabajo en el que pudiéramos influenciar o controlar las acciones de Anixter al tratar con ciertas compañías, no invertiremos en esas compañías o revelaremos nuestra inversión de forma apropiada, a nuestro Departamento Legal o al encargado de cumplimiento de normas. Periódicamente, se nos pedirá que revelemos nuestras inversiones en, o relacionadas con, compañías con las cuales Anixter hace negocios. Además, evitamos actividades de negocios externas que puedan interferir con nuestra habilidad para realizar el trabajo. La mejor forma de evitar una situación vergonzosa de conflicto de intereses es revelando todos los hechos antes de cualquier transacción a nuestro Departamento Legal o al encargado de cumplimiento de normas. EJEMPLOS DE POSIBLES CONFLICTOS DE INTERESES: • Nuestro empleo externo, u otras actividades, son tan demandantes que pueden interferir con nuestra habilidad para realizar nuestro trabajo. • Hacemos negocios con, o competimos contra, una organización que emplea a un familiar o amigo, o que éste posee de forma parcial. • Compramos, vendemos o arrendamos, para nuestra cuenta personal, de o hacia Anixter u otra entidad que desee hacer negocios con Anixter. • Recibimos una comisión, compartimos beneficios o algún otro pago, un servicio o cualquier obsequio o entretenimiento desmedido de cualquier persona que haga negocios, o busque hacer negocios con Anixter. 1.800.ANIXTER | [email protected] 7 Leyes de competencia y antimonopolio Competir en un terreno igualitario, con competencia abierta, es beneficioso para nosotros. Nuestra política es competir sanamente, cumpliendo con todas las leyes antimonopolio aplicables en Estados Unidos al igual que con las leyes de competencia en Europa y el resto del mundo. Representamos de forma acertada productos o servicios competentes. Nos enfocamos de forma sincera en los méritos de los productos y servicios que vendemos. Todo tipo de prácticas anti competencia están prohibidas por ley. A veces, estas leyes no son claras. Como parte de la política de Anixter, evitamos situaciones de este tipo: • Ingresar a algún acuerdo u otro tipo de consentimiento, de carácter oral o informal, para fijar precios, asignar productos, territorios de ventas o proveedores, con la competencia. • Intercambiar o discutir con la competencia cualquier información sobre precios, mercadeo, clientes, propuestas de ofertas o mercados u otra información que pueda afectar a Anixter o la capacidad de su competencia para manejar negocios de forma independiente, o asistir a reuniones donde se discutan tales temas. • Participar de un acuerdo, con los clientes o proveedores, que establezca el precio de reventa de un producto sin la aprobación de nuestro Departamento Legal. • Convencer a un cliente de comprar un producto para luego poder comprar otro producto. • Discriminar por precio entre clientes ubicados de forma similar, a no ser que el menor precio esté justificado con un ahorro de costos para Anixter (y luego sólo hasta ese punto); que se crea de buena fe, que un menor precio es necesario para alcanzar un precio igualmente bajo de la competencia, o a menos que el precio menor refleje una diferencia funcional entre los roles del mercado desempeñados por los dos clientes (como revendedor vs. usuario final). Anixter Business Ethics 8 La violación de las leyes antimonopolio y de competencia puede traer como consecuencia sanciones severas. Por favor, consulte con el Departamento Legal antes de discutir estos temas con la competencia o en caso de encontrarse en algún tipo de situación similar a las descritas en esta página. RESPETO HACIA NUESTROS ACCIONISTAS Actuamos como dueños de Anixter y tomamos decisiones de acuerdo a ello. “El negocio de Anixter es TU negocio.” – El Blue Book de Anixter Activos de Anixter Estamos comprometidos con los activos de Anixter para hacer nuestro trabajo, por lo tanto, tratamos esos recursos con respeto. Para ello, protegemos dichos activos de un mal uso, pérdida, daño o robo. Y los utilizamos con el propósito de hacer negocios apropiados y sólo aquellos que Anixter permita. No utilizamos las horas laborales para realizar actividades personales que interfieran o eviten que cumplamos con nuestro trabajo. Tomamos las precauciones de seguridad necesarias para proteger los activos de Anixter y prohibir el acceso no autorizado a los sistemas de cómputo de Anixter. Acatamos las normas y procedimientos de nuestro Comité Directivo de Seguridad de la Información (el cual se encuentra en nuestro sitio de búsqueda interna sobre Ética y Conformidad). No utilizamos de forma excesiva los “Imagina que el dinero que gastas es tuyo. (Es tu compañía).” – El Blue Book de Anixter equipos de Anixter para uso personal o para acceder, almacenar o distribuir cualquier contenido que sea ilegal, hostigante u ofensivo. Reportaremos inmediatamente cualquier situación de fraude, robo o uso impropio de los activos de Anixter, y entendemos que Anixter procederá hasta el mayor punto que la ley permita. Información confidencial Entendemos que la información de Anixter y de las fuentes relacionadas es extremadamente valiosa. Protegemos y mantenemos en privado toda la información confidencial, por lo tanto no revelamos dicha información a nuestra familia o amigos. Sólo la revelaremos a aquellos que necesiten realizar un negocio y que tengan la autorización para recibirla, cuando lo requiera la ley o cuando lo permitan nuestras políticas. Tomamos todas las medidas necesarias para proteger la información confidencial, lo que incluye que antes de revelar la información se firmen acuerdos de confidencialidad apropiados. Aseguramos la información confidencial de Anixter para mantenerla segura, y evitamos discusiones o muestras públicas de la misma. De la misma manera somos cautelosos cuando utilizamos celulares y computadores portátiles en público, de forma tal que los otros no puedan oír por casualidad o ver información confidencial. Continuamos protegiendo la información confidencial de Anixter incluso cuando finaliza nuestro contrato de trabajo. Registro de negocios y comunicaciones Cumplimos los estándares más rigurosos en la conservación de cuentas y registros financieros. Nuestros libros reflejan todos los componentes de cada transacción con una presentación de los hechos honesta, acertada y clara. No falsificamos ni ocultamos información. Sabemos que casi todos los registros de negocios, incluyendo nuestros correos electrónicos, mensajes de voz y cartas pueden estar sujetos a revelaciones públicas. Hacemos lo mejor para ser lo más claros, concisos y exactos posible. También, nos comunicamos eficientemente para estar tranquilos de que aquello que decimos o escribimos no se presentará en las noticias o en la corte. Cada uno es responsable de cumplir su parte para que los libros, archivos y cuentas de Anixter reflejen de forma exacta las transacciones y eventos que ocurren. Mantenemos registros exactos y apropiados de todas las transacciones. No hacemos declaraciones falsas o incorrectas en ningún libro o registro, reporte de gastos, planilla de trabajo, registro de calidad o seguridad ni ningún otro registro de negocios. Retenemos y nos deshacemos de los registros de Anixter de acuerdo a nuestra política de retención de archivos. No alteramos, ocultamos o destruimos documentos o registros que estén sujetos a investigación, sospecha de investigación o a trámites oficiales. Información interna No utilizamos ninguna información confidencial para beneficio personal. Tampoco comerciamos con los valores de Anixter o de otras compañías ni advertiremos a otros, incluyendo familia o amigos, para que comercien valores basados en información que no se conozca o no esté disponible de forma pública. Es considerada información material cualquier información lo suficientemente importante como para afectar una decisión de compra, venta o posesión de un valor. La información material puede incluir noticias acerca de adquisiciones, fusiones, decisiones, inversiones, resultados financieros o proyecciones, cambios de gerencia, venta significativa de activos, declaración de divisiones de existencias o cambio en las políticas de dividendos, nuevos servicios o productos significativos, o la ganancia o pérdida de un cliente o proveedor importante. No nos involucramos en especulaciones a corto plazo sobre los valores de Anixter y tampoco en ninguna transacción en la que nos podamos beneficiar si 1.800.ANIXTER | [email protected] 9 decaen los valores de Anixter. Si tenemos dudas sobre una transacción en particular, las consultaremos con nuestro Departamento Legal. RESPETO HACIA NUESTRAS COMUNIDADES Somos privilegiados al poder hacer negocios en cientas de comunidades alrededor del mundo. Buscamos oportunidades para mejorar las comunidades en las que hacemos negocios. Por ello, protegemos y mejoramos el medio ambiente del planeta. También acatamos las leyes relacionadas con transacciones internacionales. ¿SABÍA USTED? Anixter es miembro de la organización La Red Verde (The Green Grid), un consorcio global dedicado a desarrollar y promover la eficiencia energética de los centros de datos. Allí, mantenemos a los clientes actualizados sobre los últimos diseños y mejoras prácticas que incrementen el poder de los centros de datos y la eficiencia de los refrigerantes. El servicio de despliegue READY!SM de Anixter ayuda a reducir los desechos en el terreno del cliente a través de la desviación del material hacia las instalaciones de reciclaje o desecho apropiadas. Anixter Business Ethics 10 ¿SABÍA USTED? Cuando se terminó de construir, el lugar de distribución de Anixter en Alsip, Illinois, fue la instalación de distribución más grande de Estados Unidos en recibir de parte del Consejo del Edificio Verde de Estados Unidos, el certificado de Directivas en Energía y Diseño Ambiental (LEED) para edificios nuevos. El medio ambiente Promovemos y mantenemos prácticas ambientalmente responsables en nuestras ubicaciones. Minimizamos, reutilizamos y reciclamos los desperdicios siempre que sea posible y nos deshacemos de cualquier sobrante de manera responsable. Trabajamos de forma continua para mejorar nuestra eficiencia y nuestro desempeño ambiental en todas nuestras ubicaciones. Sabemos que la salud de nuestro negocio va de la mano con la salud de las comunidades en las que trabajamos y vivimos. Cumplimos con todas las leyes ambientales aplicables en los lugares en que trabajamos. Leyes antiboicot de Estados Unidos No nos rehusamos a hacer negocios con alguien basándonos en la religión, sexo o nacionalidad. Bajo las leyes antiboicot de Estados Unidos, no podemos proveer información a clientes u otros acerca de la religión, sexo o nacionalidad de los dueños, empleados, proveedores o consignadores de Anixter, excepto cuando haya que cumplir con los programas legítimos de acción afirmativa de Anixter o de sus clientes de Estados Unidos o cuando nuestro Departamento Legal lo apruebe por adelantado. No podremos proveer información acerca de las relaciones o tratados de negocios que Anixter haya o no haya tenido con países boicoteados o “puestos en la lista negra”. Dado que Anixter debe reportar todas las peticiones para participar en un boicot, incluso si Anixter decide no participar, debemos enviar todas las peticiones que recibimos a nuestro Departamento Legal. Estas peticiones se pueden encontrar en casi todos los documentos de negocios, lo que incluye contratos, ofertas, cartas de crédito, órdenes de compra y cuestionarios. Pagos prohibidos a funcionarios del gobierno Sabemos que a los funcionarios del gobierno alrededor del mundo, a menudo, se les prohíbe aceptar obsequios, favores o entretenimientos. Consultaremos a nuestro Departamento Legal antes de dar algo de valor a un funcionario o empleado del gobierno (incluyendo empleados de compañías que posea el gobierno), partido político o candidato. No buscamos influenciar el juicio ni los actos de ningún empleado de gobierno a través de promesas, obsequios, préstamos o cualquier otro incentivo ilegal. No hacemos de forma indirecta nada que esté prohibido hacer de forma directa y, aseguramos que los agentes de Anixter no ofrecen, prometen o autorizan pagos prohibidos. Pediremos a nuestros agentes que firmen contratos escritos, que incluyen declaraciones relacionadas con pagos prohibidos. Además, confirmaremos que los agentes no estén incluidos en ninguna lista de personas bloqueadas. BUSCAREMOS LA AYUDA Y APROBACIÓN DE NUESTRO DEPARTAMENTO LEGAL SI EL DOCUMENTO QUE RECIBIMOS: • Contiene las palabras “boicot” o “lista negra” • Prohibe la importación o exportación de bienes de o hacia cierto país • Pide que se embarquen los bienes en navíos que puedan ingresar los puertos de países particulares. • Contiene cualquier otro idioma que se relacione con un boicot. 1.800.ANIXTER | [email protected] 11 Importación y exportación Entendemos que existen múltiples leyes que restringen el comercio de ciertos productos y con ciertos países, personas y entidades embargadas o restringidas. Cumplimos con todas las leyes aplicables de exportación e importación. Las leyes de control de exportación también limitan el intercambio de cierta información técnica, lo que incluye intercambios por correo electrónico o acceso a la red. Aseguramos que cada importación, exportación y reexportación de bienes, servicios o tecnología, cumple con las leyes aplicables y tienen cualquier licencia requerida u otras autorizaciones gubernamentales. Entendemos que debemos conocer los países, entidades y personas con las que no hagamos negocios o intercambiemos información y protegeremos a todas las personas contra las listas de personas restringidas aplicables. También sabemos que ciertos productos pueden estar sujetos a restricciones especiales y requieren de licencias apropiadas antes de su exportación. Antes de involucrarnos en cualquier actividad que tenga conexiones internacionales, contactaremos a nuestro Grupo de Transacciones Internacionales o a nuestro Departamento Legal. Podemos acceder a la información sobre el Grupo de Transacciones Internacionales a través del sitio de búsqueda interna sobre Ética y Conformidad. Anixter Business Ethics 12 Lavado de dinero El lavado de dinero significa ocultar fondos ilegales o tratar de hacer legítimos esos fondos. CONTACTE AL ENCARGADO DE CUMPLIMIENTO DE NORMAS CUANDO SE LE PIDA QUE: • Realice pagos en monedas diferentes a las típicas o previamente establecidas • Haga o reciba pagos en dinero en efectivo • Haga o reciba pagos de o hacia alguien que no sea parte de la transacción, o • Haga o reciba pagos en exceso. Preguntas de la prensa Si alguna tercera parte, o un representante de la prensa, le solicita una entrevista o busca información u opiniones acera de cualquier asunto relacionado con Anixter, incluso si este asunto no es confidencial, remitiremos el pedido a nuestro presidente, a nuestro director financiero o al abogado general. Estos empleados tienen acceso a la información completa y detallada y están en capacidad de responder de forma apropiada. Actividades políticas y contribuciones Estamos encantados que Anixter crea en contribuir a la sociedad y a las comunidades en las que vivimos. Entendemos que Anixter respeta nuestros derechos de participar en los procesos políticos y de involucrarnos en las actividades políticas de nuestra elección. Debemos dejar muy en claro que nuestras posiciones y acciones son solamente nuestras y no las de Anixter. No utilizamos los recursos, propiedades, tiempo o fondos de Anixter, tampoco buscamos reembolsos para apoyar partidos políticos, causas o candidatos. Las contribuciones corporativas de cualquier tipo a candidatos, partidos o comités políticos pueden tener regulaciones por eso, antes de hacer cualquier contribución política o corporativa, debemos tener la aprobación de nuestro Departamento Legal. ¿SABÍA USTED? Cuando vienes a trabajar en Anixter, es como trabajar con tu familia. Existe un respeto mutuo y los miembros de Anixter se cuidan los unos a los otros. En el 2005, el huracán Katrina devastó el área de Nueva Orleáns y dejó sin casa a varios empleados de Anixter y a sus familias. Después de enterarse, los empleados de Anixter alrededor del mundo se unieron rápidamente y donaron más de $50.000 para ayudar a esos empleados de Anixter a recuperarse. “El apoyo de Anixter International ayuda a los estudiantes en desventaja, de los cuales se ocupa la Midtown Educational Foundation (MEF), para romper los ciclos de pobreza y bajo rendimiento académico propio de las zonas urbanas de Chicago. Los programas del MEF, que combinan un estudio riguroso, educación interactiva de la personalidad, y enriquecimiento de las oportunidades extracurriculares, apoyan a la juventud de las zonas urbanas de Chicago para obtener puestos en las universidades, a una tasa de casi 5 veces más que en los otros jóvenes de la nación. Los exalumnos del MEF son ahora miembros productivos de la comunidad y trabajan como ingenieros, profesores, abogados, contadores y en muchas otras profesiones.” – Jodie Madler Midtown Educational Foundation 1.800.ANIXTER | [email protected] 13 PREGUNTAS Y RESPUESTAS P: Necesito obtener un trabajo de medio P: Si a veces recibo correos electrónicos que tiempo adicional a mi trabajo de Anixter, ¿es esto un problema? contengan chistes sexistas y racistas o material pornográfico, ¿qué debo hacer? R: No comparta estos correos con otros empleados de Anixter. Bórrelos y pídale al remitente que no le reenvíe este tipo de material. Si esta situación continúa, hable con Recursos Humanos o con el Departamento Legal. Ver página 5. P: Queremos contratar un asesor que nos ayude a obtener permisos de un país del extranjero. El asesor quiere una gran cantidad de dinero y se rehúsa a firmar cualquier tipo de documento, ¿qué debo hacer? R: Para evitar problemas con las leyes aplicables, no sea con una compañía que pueda ser parte de la competencia de Anixter y mientras no afecte su habilidad para cumplir con su trabajo en Anixter. Ver página 7. P: Un proveedor me pidió reservar temporalmente una orden para más productos de los que necesitamos de forma que pueda reportar los ingresos este año, ¿está bien esto? R: No. Esto no reflejaría de forma adecuada la transacción actual y sería contrario a nuestra política. Adicionalmente, esto podría ayudar al proveedor a cometer fraude. Ver página 9. debemos tomar las medidas necesarias para que nuestros pagos no se utilicen para chantajear a un funcionario del gobierno. Pida consejo en nuestro Departamento Legal antes de involucrar a este asesor. Ver página 11. P: Estoy preocupado porque el uso de alcohol P: Un cliente extranjero nos pidió crear una R: En principio, no. La mayor preocupación de Anixter es factura comercial que muestre un valor menor al de los bienes que actualmente estamos cobrando, ¿puedo hacer eso? la seguridad y el bienestar de todos sus empleados. En la mayoría de casos, ese compañero será remitido al Programa de Asistencia al Empleado para que reciba ayuda y tratamiento. Si el empleado anteriormente ha violado este aspecto de nuestra política, se tomarán acciones disciplinarias. Ver página 5. R: No. Está prohibido crear documentos falsos. Ver página 9. Anixter Business Ethics 14 R: No, no es problema siempre y cuando su otro trabajo de un compañero puede causar un problema de seguridad. ¿Despedirán a mi amigo si reporto esta preocupación? P: Mi esposa es una empleada de la compañía P: Un proveedor extranjero ofreció documentar que hace negocios con Anixter; recientemente me promovieron y en mi nuevo trabajo de vez en cuando tendré contacto con la compañía de mi esposa, ¿qué debo hacer? nuestras compras a precios menores de los que en realidad pagamos, esto ahorrará dinero de nuestros impuestos de importación. ¿Esto está permitido? R: Debe informar a su gerente, a nuestro Departamento R: No. Se prohibe la documentación falsa de cualquier Legal o a nuestro encargado de cumplimiento de normas para que éstos lo guíen. Es importante que se revele cualquier conflicto potencial para que podamos anticipar y evitar inconvenientes. Ver página 7. negocio o transacción de la compañía. Es ilegal utilizar documentación falsa para ocultar el verdadero valor de los bienes o su país de origen. Ver página 9. P: En las ferias de negocios veo muchas personas que conozco y que sé que trabajan para la competencia de Anixter, ¿qué debo hacer para evitar tener problemas legales? R: Las ferias de negocio y reuniones de grupos industriales requieren tener un cuidado extra. Cuando esté en contacto con personas pertenecientes a la competencia de Anixter, asegúrese de evitar discutir sobre precios o términos de los contratos de la compañía o de recibir cualquier información de la competencia; incluso se pueden malinterpretar los chistes acerca de temas relacionados con el trabajo. Si surgiese una discusión sobre cualquier tema que atente contra la libre competencia, abandone inmediatamente la conversación. Ver página 8. 1.800.ANIXTER | [email protected] 15 PARA REALIZAR PREGUNTAS, EXPRESAR PREOCUPACIONES O INFORMAR C O NT A C T O S Quien tenga alguna preocupación o alguna pregunta sobre la Política o quien tenga conocimiento de alguna conducta que pueda violar nuestras directrices debe hablar con el director o con el vicepresidente de Anixter. En caso de que no sea posible o si no se siente cómodo, póngase en contacto con nuestros departamentos de recursos humanos, auditoría interna o legal; con alguna de las fuentes mencionadas en esta página o llame al teléfono de información de Anixter. Todos los asuntos se tratarán de forma seria y se investigarán inmediatamente tomando las acciones oportunas. Anixter no tolerará ninguna represalia o acoso contra quien plantee una preocupación de buena fe o informe de una mala conducta. Correo electrónico: [email protected] Fax: Número para EE. UU. + 224-521-8604 Póngase en contacto con los directores de cumplimiento: Bradd Easton (global) número para EE. UU. + 224-521-8475 James Ellis-Rees (EMEA) 44(0)1895-818308 Juan Caceres (CALA) número para EE. UU. + 224-521-8787 Rod Northridge (Asia-Pacífico) 612-9333-0800 Envíe un correo a: D irector de cumplimiento, Bradd Easton Anixter Inc. 2301 Patriot Blvd. Glenview, IL 60026 PARA INFORMAR O PREGUNTAR DE FORMA ANÓNIMA, PÓNGASE EN CONTACTO CON LA LÍNEA DE INTEGRIDAD EMPRESARIAL Las llamadas realizadas a la Línea de integridad empresarial son contestadas por una tercera parte independiente. Existe un servicio de traducción disponible. No se desvela a Anixter la identidad de la persona que realiza la llamada. Para acceder a la Línea de integridad empresarial, buscar los números de teléfono específicos de cada país o enviar un informe anónimo en línea, visite anixter.ethicspoint.com. En EE. UU. y Canadá: llame al teléfono gratuito 1-888-361-5806 Ética empresarial de Anixter 1 8H0011X0 © 2009 Anixter Inc. • 12/09 • 700 Aerospace Hardware • Electrical and Electronic Wire & Cable • Enterprise Cabling & Security Solutions • Fasteners Anixter Inc. • 1.800.ANIXTER • anixter.com World Headquarters: 2301 Patriot Boulevard, Glenview, IL 60026-8020 • 224.521.8000 Anixter is a leading global supplier of communications and security products, electrical and electronic wire and cable, fasteners and other small components. We help our customers specify solutions and make informed purchasing decisions around technology, applications and relevant standards. Throughout the world, we provide innovative supply chain management services to reduce our customers’ total cost of production and implementation. A NYSE listed company, Anixter, with its subsidiaries, serves companies in more than 52 countries around the world. Anixter’s total revenue exceeded $6.1 billion in 2008. Anixter Inc. does not manufacture the items described in this publication. All applicable warranties are provided by the manufacturers. Purchasers are requested to determine directly from the manufacturers the applicable product warranties and limitations. Data and suggestions made in the publication are not to be construed as recommendations or authorizations to use any products in violation of any government law or regulation relating to any material or its use.