Rendición de Gastos – Fondos Concursables 2013 Los gastos realizados por el gerente del proyecto deberán ser rendidos y aprobados por el Director o Jefe de asuntos estudiantiles y, posteriormente, por el Director de Administración y Finanzas. La rendición de los gastos se deberá realizar en el formulario anexo 5. Éste consta de las siguientes secciones: Detalle de Fondos Recibidos o Anticipos: En esta sección se detallan los fondos recibidos por el Gerente del Proyecto. Detalle de los Gastos: En esta sección se deben registrar todos los gastos realizados durante el desarrollo de la actividad, independientemente a la forma de financiamiento o pago. La diferencia entre ambas secciones generará el saldo a favor o en contra de la Institución. Los saldos a favor deben ser depositados directamente en la cuenta corriente recaudadora de las sedes. IV. Sustentación de los Gastos Los gastos deben ser sustentados con facturas o boletas, las que se deben emitir a nombre del gerente. Es importante resaltar que en ningún caso las facturas, boletas de ventas y servicios pueden ser emitidas a nombre de INACAP, pues quien contrata el servicio o compra los bienes es el alumno beneficiario. Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2013 Dirección Nacional de Asuntos Estudiantiles Más información en: http://www.redemprendimientoinacap.cl/fondos-concursables-2013/ 1 V. Pago del compromiso en SIGA El compromiso se cancela por la rendición del gasto que debe ser ingresado por el DAF a través de caja única utilizando el medio de pago “rendición de fondos”. El saldo se debe pagar en la caja sede utilizando las distintas formas de pago. El cajero deberá entregar un comprobante de ingreso. VI. Contabilización La cuenta contable que se deberá utilizar para el control de los fondos girados es 1106052 “Fondos Concursables Alumnos”. El procedimiento es el siguiente: 1. Para solicitar la emisión del vale vista se debe enviar la nómina a Finanzas Corporación para que sean generados a cada uno de los alumnos. La Contabilización que será generada es: Debe 1106052 “Fondos Concursables Alumnos” XXXXXX Cuenta Banco Haber XXXXXX 2. A continuación Finanzas solicita a GST con la misma nómina del punto anterior que sean generados los compromisos correspondientes en SIGA para cada alumno. Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2013 Dirección Nacional de Asuntos Estudiantiles Más información en: http://www.redemprendimientoinacap.cl/fondos-concursables-2013/ 2 3. El Director de Asuntos Estudiantiles deberá confirmar que los compromisos estén generados en SIGA. 4. Los alumnos deberán rendir físicamente los gastos efectuados contra el fondo recibido en formulario del anexo 5 al Director de Administración y Finanzas. 5. El DAF debe ingresar dicha rendición a través de caja única utilizando el medio de pago “rendición fondos”. El saldo no utilizado de los fondos se debe pagar en caja utilizando las distintas formas de pago. El cajero deberá entregar un comprobante de ingreso. La Contabilización que será generada es: Debe Haber Gasto de cada sede (donde se encuentre el Ppto.) XXXXXX Caja (si existe devolución) XXXXXX 1106052 “Fondos Concursables Alumnos” XXXXXX 6. La rendición anterior debe dar por pagado el compromiso generado en contra del alumno del punto 2. 7. Todos los Fondos Concursables Alumnos deben quedar rendidos dentro del año comercial en el que fueron otorgados. No podrán quedar saldos pendientes al 31 de Diciembre para el cierre del balance anual. Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2013 Dirección Nacional de Asuntos Estudiantiles Más información en: http://www.redemprendimientoinacap.cl/fondos-concursables-2013/ 3 8. Cada una de las sedes será responsable de enviar mensualmente a la Gerencia de Servicios Contables el análisis de la cuenta 1106052 “Fondos Concursables Alumnos”, aún cuando ésta no haya tenido movimientos. Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2013 Dirección Nacional de Asuntos Estudiantiles Más información en: http://www.redemprendimientoinacap.cl/fondos-concursables-2013/ 4