Anexo 7 - Red de Emprendimiento INACAP

ANEXO 7 PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Procedimiento Administrativo Concurso de Desarrollo Estudiantil
(Fondos Concursables Alumnos)
Objetivo:
Definir el procedimiento de administración de los fondos del Concurso de Desarrollo
Estudiantil, la emisión y rendición del dinero.
I. Definiciones y Funcionalidades
Gerente del proyecto: Corresponde al alumno cuyo proyecto ha sido seleccionado entre
los ganadores por el comité y se ha adjudicado un monto en dinero para desarrollar una
actividad de desarrollo estudiantil. Su labor principal consiste en liderar, gestionar y
administrar el proyecto adjudicado, velando por el correcto uso del dinero y, una vez
concluida la actividad, rendir los gastos con toda la documentación de respaldo ante el
coordinador de asuntos estudiantiles de su sede.
Directorio Evaluador de la Sede: Está compuesta por el Comité Ejecutivo de la Sede, el
Director de Asuntos Estudiantiles y opcionalmente un o más Directores de Carrera. Su
labor es preseleccionar, dirigir y asesorar a los candidatos de su sede, de acuerdo a los
criterios establecidos en las bases.
Comisión Evaluadora Casa Central: Está compuesta por el Vicerrector Nacional de Sedes;
el Director Nacional de Asuntos Estudiantiles y la Directora Nacional de Egresados y
Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2013
Dirección Nacional de Asuntos Estudiantiles
Más información en: http://www.redemprendimientoinacap.cl/fondos-concursables-2013/
1
Empleabilidad. Su labor es adjudicar los proyectos ganadores entre los preseleccionados
de todas las sedes.
Director Nacional de Asuntos Estudiantiles: Integra la Comisión Evaluadora de la Casa
Central y su labor consiste en elaborar las bases, difundir la actividad a nivel nacional,
coordinar la emisión centralizada de los correspondientes vales vista a los alumnos
beneficiarios.
Directo y/o coordinador de Asuntos Estudiantiles: Su labor consiste en coordinar la
difusión de esta actividad, orientar a los alumnos interesados, integrar el Directorio
Evaluador Sede y, al final del proceso, recibir las rendiciones de gastos de parte de los
Beneficiarios, tras lo cual debe entregarla con su visto bueno, al Subdirector de
Administración y Finanzas de Casa Centra.
Director de Administración y Finanzas: Una vez recepcionada la rendición cancela parcial
o totalmente, según corresponda, el compromiso de deuda que el alumno mantiene en el
sistema (SIGA) por concepto de Concurso de Desarrollo Estudiantil y registrar la deuda en
sus cuentas corrientes.
II. Fondos entregados por Inacap: Aprobación y Emisión.
Los fondos adjudicados por proyecto son aprobados por la Comisión Evaluadora de Casa
Central. Se emiten centralizadamente como vales vista a nombre del gerente del
proyecto, y se registran como un compromiso más en su cuenta corriente en SIGA.
Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2013
Dirección Nacional de Asuntos Estudiantiles
Más información en: http://www.redemprendimientoinacap.cl/fondos-concursables-2013/
2
III. Rendición de Gastos
Los gastos realizados por el gerente del proyecto deberán ser rendidos y aprobados por el
Director o Jefe de asuntos estudiantiles y, posteriormente, por el Director de
Administración y Finanzas. La rendición de los gastos se deberá realizar en el formulario
anexo 5. Éste consta de las siguientes secciones:

Detalle de Fondos Recibidos o Anticipos: En esta sección se detallan los fondos
recibidos por el Gerente del Proyecto.

Detalle de los Gastos: En esta sección se deben registrar todos los gastos
realizados durante el desarrollo de la actividad, independientemente a la forma
de financiamiento o pago.

La diferencia entre ambas secciones generará el saldo a favor o en contra de la
Institución.

Los saldos a favor deben ser depositados directamente en la cuenta corriente
recaudadora de las sedes.
IV. Sustentación de los Gastos
Los gastos deben ser sustentados con facturas o boletas, las que se deben emitir a
nombre del gerente. Es importante resaltar que en ningún caso las facturas, boletas de
ventas y servicios pueden ser emitidas a nombre de INACAP, pues quien contrata el
servicio o compra los bienes es el alumno beneficiario.
Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2013
Dirección Nacional de Asuntos Estudiantiles
Más información en: http://www.redemprendimientoinacap.cl/fondos-concursables-2013/
3
V. Pago del compromiso en SIGA
El compromiso se cancela por la rendición del gasto que debe ser ingresado por el DAF a
través de caja única utilizando el medio de pago “rendición de fondos”. El saldo se debe
pagar en la caja sede utilizando las distintas formas de pago. El cajero deberá entregar un
comprobante de ingreso.
VI. Contabilización
La cuenta contable que se deberá utilizar para el control de los fondos girados es 1106052
“Fondos Concursables Alumnos”.
El procedimiento es el siguiente:
1. Para solicitar la emisión del vale vista se debe enviar la nómina a Finanzas
Corporación para que sean generados a cada uno de los alumnos.
La Contabilización que será generada es:
Debe
1106052 “Fondos Concursables Alumnos”
XXXXXX
Cuenta Banco
Haber
XXXXXX
2. A continuación Finanzas solicita a GST con la misma nómina del punto anterior que
sean generados los compromisos correspondientes en SIGA para cada alumno.
Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2013
Dirección Nacional de Asuntos Estudiantiles
Más información en: http://www.redemprendimientoinacap.cl/fondos-concursables-2013/
4
3. El Director de Asuntos Estudiantiles deberá confirmar que los compromisos estén
generados en SIGA.
4. Los alumnos deberán rendir físicamente los gastos efectuados contra el fondo
recibido en formulario del anexo 5 al Director de Administración y Finanzas.
5. El DAF debe ingresar dicha rendición a través de caja única utilizando el medio de
pago “rendición fondos”. El saldo no utilizado de los fondos se debe pagar en caja
utilizando las distintas formas de pago. El cajero deberá entregar un comprobante
de ingreso.
La Contabilización que será generada es:
Debe
Haber
Gasto de cada sede (donde se encuentre el Ppto.) XXXXXX
Caja (si existe devolución)
XXXXXX
1106052 “Fondos Concursables Alumnos”
XXXXXX
6. La rendición anterior debe dar por pagado el compromiso generado en contra del
alumno del punto 2.
7. Todos los Fondos Concursables Alumnos deben quedar rendidos dentro del año
comercial en el que fueron otorgados. No podrán quedar saldos pendientes al 31
de Diciembre para el cierre del balance anual.
Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2013
Dirección Nacional de Asuntos Estudiantiles
Más información en: http://www.redemprendimientoinacap.cl/fondos-concursables-2013/
5
8. Cada una de las sedes será responsable de enviar mensualmente a la Gerencia de
Servicios Contables el análisis de la cuenta 1106052 “Fondos Concursables
Alumnos”, aún cuando ésta no haya tenido movimientos.
Bases Concurso de Desarrollo Estudiantil 2013
Dirección Nacional de Asuntos Estudiantiles
Más información en: http://www.redemprendimientoinacap.cl/fondos-concursables-2013/
6