Programa de Intercambio Estudiantil para estudiantes internos

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
No. Revisión : 05
Departamento de Cooperación Internacional e Intercambio Académico,
Efectividad : 06/04/2015
Campus Ensenada
Descripción de procedimiento
Página : 1 de 3
Título: PROGRAMA DE INTERCAMBIO ESTUDIANTIL (PIE) PARA ESTUDIANTES
Código: 1-151-755-DCIIA
INTERNOS
Revisión histórica:
No. de
Fecha de
revisión
efectividad
03
25/10/2010
Descripción del cambio:
Se incluyen pasos del proceso no considerados en el Manual anterior.
04
20/08/2012
Se modificaron algunos pasos del proceso de acuerdo con el PDI
05
06/04/2015
Se incluyen pasos del proceso no considerados en el Manual anterior.
Objetivo. Brindar un servicio oportuno y eficiente en el desarrollo del Programa de Intercambio Estudiantil para estudiantes de
la UABC Campus Ensenada
Actividad
Unidad ejecutora
Coordinación CIIA

Apertura de convocatoria
Personal del DCIIA

Preparación en DCIIA:
 Ajuste de fecha límite para la Vicerrectoría
Ensenada.
 Elaboración o modificación de carteles, volantes y
folletos.
Unidades Académicas

Sesiones informativas en cada unidad académica impartida
por el (los) responsable(s) de cooperación internacional de
cada UA
 Apoyo a las unidades académicas para que impartan
las sesiones informativas

Actualización del manual dirigido a responsables de
intercambio estudiantil en las unidades académicas de la
UABC el cual está disponible en:
Personal del DCIIA y Unidades
académicas
Personal del DCIIA
Formatos
(número de
copias y su
distribución)
https://drive.google.com/folderview?id=0BzdDtooPGSGRck1
Qbm5NeDBxdlk&usp=sharing
Personal del DCIIA
Personal del DCIIA


Orientación permanente a los interesados que se
acerquen al Departamento.
 Proporcionar folletos y volantes.
 Explicar proceso.
 Informar de fechas límite o de próximas
convocatorias.
 Explicación para integrar el expediente en el
sistema (http://reportes.uabc.mx/ie/) y llenado
de formatos de solicitud de participación.
Recepción de Expedientes.
 Verificar que la documentación esté completa,
en orden y a tiempo.
 Sellar la copia del interesado de recibido.
 Integrar el expediente del alumno para el
Departamento.
 Integrar el expediente que se enviará a
Coordinación si así es requerido.
Formato de
postulación al PIE
Formato de
homologación de
materias
Formato de
verificación de
documentos
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No. Revisión : 05
Departamento de Cooperación Internacional e Intercambio Académico,
Efectividad : 06/04/2015
Campus Ensenada
Descripción de procedimiento
Página : 2 de 3
Título: PROGRAMA DE INTERCAMBIO ESTUDIANTIL (PIE) PARA ESTUDIANTES
Código: 1-151-755-DCIIA
INTERNOS
Unidad ejecutora
Personal del DCIIA
Personal del DCIIA
Coordinación CIIA
Jefe del Departamento. Secretaria
Actividad

Integración de paquete Institucional.
 Verificar que todos los expedientes se incluyan
en el paquete.
 Realizar oficio de envío a Coordinación
indicando el número de participantes, nombres y
programa que solicitan. Marcar copia a
Vicerrectoría.

Envío de paquete institucional a Coordinación.
 Llevar el control del paquete enviado.
 Si se utiliza servicio de mensajería, notificar
número de guía, fecha, hora y compañía de
mensajería a la Coordinación.
 Verificar por correo electrónico o vía telefónica,
que el paquete ha sido recibido,

Ubicación de estudiantes.
 Procesos de recepción de documentos y
postulaciones en Coordinación.

Recepción de la notificación al DCIIA de resultados de
aceptación o rechazo de solicitudes por parte de la
Coordinación
 Vías informales (correo electrónico, teléfono).
 Vía formal.


Notificación a estudiantes no aceptados.
 Notificación al estudiante por vías formales o
informales de la necesidad de reubicarlo si
acaso así lo desea debido a que su solicitud
inicial no fue aceptada por falta de cupo.
 Proceso de reubicación.
 Notificación al estudiante de que su solicitud no
fue aceptada debido a que no cumplió los
requisitos de la convocatoria.
Coordinación CIIA
Personal del DCIIA

Notificación al estudiante por vías formales o informales
de la decisión de la universidad destino respecto de su
futuro periodo de intercambio, con copias al Director de la
Facultad, Escuela o Instituto correspondiente y a
Vicerrectoría, anexando copia del documento de
aceptación emitido por la Institución receptora.
Personal del DCIIA

Organización del taller sobre internacionalización y
proceso de adaptación cultural
 Establecer la fecha y el lugar.
 Reservar sala.
 Servicio de café
 Invitar a los estudiantes que partirán de
intercambio
Personal del DCIIA
Unidades Académicas
Formatos
(número de
copias y su
distribución)
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No. Revisión : 05
Departamento de Cooperación Internacional e Intercambio Académico,
Efectividad : 06/04/2015
Campus Ensenada
Descripción de procedimiento
Página : 3 de 3
Título: PROGRAMA DE INTERCAMBIO ESTUDIANTIL (PIE) PARA ESTUDIANTES
Código: 1-151-755-DCIIA
INTERNOS
Unidad ejecutora
Formatos
(número de
copias y su
distribución)
Actividad



Elaborar, modificar o adecuar la presentación
multimedia sobre el proceso de
internacionalización y adaptación cultural.
Desarrollar el taller
Llevar registro de participantes.
Personal del DCIIA

Supervisión constante del proceso administrativo de
entrega de apoyos económicos a los estudiantes
favorecidos por las convocatorias PIE.
 Verificación números de cuentas bancarias
 Verificación de la realización de los depósitos
Jefe del Departamento

Apoyo en el proceso de obtención de visas de estudiantes
para los alumnos que realizarán estancias en el
extranjero.

Comunicación constante con el estudiante vía correo
electrónico y facebook durante su estancia académica
fuera de la UABC

En caso de un segundo y consecutivo periodo de
intercambio, solicitud, recopilación y/o recepción de los
documentos necesarios (oficio de extensión de periodo;
nueva homologación de materias a cursar)
 Integración del expediente del estudiante que
prolongará su periodo de intercambio
 Envío formal a la Coordinación CIIA
 Recepción de la aceptación de la universidad
destino a un segundo periodo de intercambio
Personal del DCIIA

Al término del periodo de intercambio, recepción de las
calificaciones obtenidas por el estudiante y envío formal
de éstas a la unidad académica correspondiente
Personal del DCIIA

Aviso formal al Departamento de Servicios Estudiantiles
de la reincorporación a nuestra Universidad de los
estudiantes que han realizado un periodo de intercambio
en el o los semestres precedentes.
Personal de DCIIA
Personal del DCIIA
Revisión y aprobación:
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
NOMBRE
PUESTO
Dr. Fortunato Espinoza Barreras
Jefe del Depto. de Cooperación
Internacional e Intercambio Académico
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
Dra. Blanca Rosa García Rivera
Jefe del Departamento de Planeación
e Imagen Institucional
Vicerrectora Campus Ensenada
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