UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
No. Revisión : 05
Departamento de Cooperación Internacional e Intercambio Académico,
Efectividad : 06/04/2015
Campus Ensenada
Descripción de procedimiento
Página : 1 de 3
Título: PROGRAMA DE INTERCAMBIO ESTUDIANTIL (PIE) PARA ESTUDIANTES
Código: 1-151-755-DCIIA
INTERNOS
Revisión histórica:
No. de
Fecha de
revisión
efectividad
03
25/10/2010
Descripción del cambio:
Se incluyen pasos del proceso no considerados en el Manual anterior.
04
20/08/2012
Se modificaron algunos pasos del proceso de acuerdo con el PDI
05
06/04/2015
Se incluyen pasos del proceso no considerados en el Manual anterior.
Objetivo. Brindar un servicio oportuno y eficiente en el desarrollo del Programa de Intercambio Estudiantil para estudiantes de
la UABC Campus Ensenada
Actividad
Unidad ejecutora
Coordinación CIIA
Apertura de convocatoria
Personal del DCIIA
Preparación en DCIIA:
Ajuste de fecha límite para la Vicerrectoría
Ensenada.
Elaboración o modificación de carteles, volantes y
folletos.
Unidades Académicas
Sesiones informativas en cada unidad académica impartida
por el (los) responsable(s) de cooperación internacional de
cada UA
Apoyo a las unidades académicas para que impartan
las sesiones informativas
Actualización del manual dirigido a responsables de
intercambio estudiantil en las unidades académicas de la
UABC el cual está disponible en:
Personal del DCIIA y Unidades
académicas
Personal del DCIIA
Formatos
(número de
copias y su
distribución)
https://drive.google.com/folderview?id=0BzdDtooPGSGRck1
Qbm5NeDBxdlk&usp=sharing
Personal del DCIIA
Personal del DCIIA
Orientación permanente a los interesados que se
acerquen al Departamento.
Proporcionar folletos y volantes.
Explicar proceso.
Informar de fechas límite o de próximas
convocatorias.
Explicación para integrar el expediente en el
sistema (http://reportes.uabc.mx/ie/) y llenado
de formatos de solicitud de participación.
Recepción de Expedientes.
Verificar que la documentación esté completa,
en orden y a tiempo.
Sellar la copia del interesado de recibido.
Integrar el expediente del alumno para el
Departamento.
Integrar el expediente que se enviará a
Coordinación si así es requerido.
Formato de
postulación al PIE
Formato de
homologación de
materias
Formato de
verificación de
documentos
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Efectividad : 06/04/2015
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Descripción de procedimiento
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Título: PROGRAMA DE INTERCAMBIO ESTUDIANTIL (PIE) PARA ESTUDIANTES
Código: 1-151-755-DCIIA
INTERNOS
Unidad ejecutora
Personal del DCIIA
Personal del DCIIA
Coordinación CIIA
Jefe del Departamento. Secretaria
Actividad
Integración de paquete Institucional.
Verificar que todos los expedientes se incluyan
en el paquete.
Realizar oficio de envío a Coordinación
indicando el número de participantes, nombres y
programa que solicitan. Marcar copia a
Vicerrectoría.
Envío de paquete institucional a Coordinación.
Llevar el control del paquete enviado.
Si se utiliza servicio de mensajería, notificar
número de guía, fecha, hora y compañía de
mensajería a la Coordinación.
Verificar por correo electrónico o vía telefónica,
que el paquete ha sido recibido,
Ubicación de estudiantes.
Procesos de recepción de documentos y
postulaciones en Coordinación.
Recepción de la notificación al DCIIA de resultados de
aceptación o rechazo de solicitudes por parte de la
Coordinación
Vías informales (correo electrónico, teléfono).
Vía formal.
Notificación a estudiantes no aceptados.
Notificación al estudiante por vías formales o
informales de la necesidad de reubicarlo si
acaso así lo desea debido a que su solicitud
inicial no fue aceptada por falta de cupo.
Proceso de reubicación.
Notificación al estudiante de que su solicitud no
fue aceptada debido a que no cumplió los
requisitos de la convocatoria.
Coordinación CIIA
Personal del DCIIA
Notificación al estudiante por vías formales o informales
de la decisión de la universidad destino respecto de su
futuro periodo de intercambio, con copias al Director de la
Facultad, Escuela o Instituto correspondiente y a
Vicerrectoría, anexando copia del documento de
aceptación emitido por la Institución receptora.
Personal del DCIIA
Organización del taller sobre internacionalización y
proceso de adaptación cultural
Establecer la fecha y el lugar.
Reservar sala.
Servicio de café
Invitar a los estudiantes que partirán de
intercambio
Personal del DCIIA
Unidades Académicas
Formatos
(número de
copias y su
distribución)
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No. Revisión : 05
Departamento de Cooperación Internacional e Intercambio Académico,
Efectividad : 06/04/2015
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Título: PROGRAMA DE INTERCAMBIO ESTUDIANTIL (PIE) PARA ESTUDIANTES
Código: 1-151-755-DCIIA
INTERNOS
Unidad ejecutora
Formatos
(número de
copias y su
distribución)
Actividad
Elaborar, modificar o adecuar la presentación
multimedia sobre el proceso de
internacionalización y adaptación cultural.
Desarrollar el taller
Llevar registro de participantes.
Personal del DCIIA
Supervisión constante del proceso administrativo de
entrega de apoyos económicos a los estudiantes
favorecidos por las convocatorias PIE.
Verificación números de cuentas bancarias
Verificación de la realización de los depósitos
Jefe del Departamento
Apoyo en el proceso de obtención de visas de estudiantes
para los alumnos que realizarán estancias en el
extranjero.
Comunicación constante con el estudiante vía correo
electrónico y facebook durante su estancia académica
fuera de la UABC
En caso de un segundo y consecutivo periodo de
intercambio, solicitud, recopilación y/o recepción de los
documentos necesarios (oficio de extensión de periodo;
nueva homologación de materias a cursar)
Integración del expediente del estudiante que
prolongará su periodo de intercambio
Envío formal a la Coordinación CIIA
Recepción de la aceptación de la universidad
destino a un segundo periodo de intercambio
Personal del DCIIA
Al término del periodo de intercambio, recepción de las
calificaciones obtenidas por el estudiante y envío formal
de éstas a la unidad académica correspondiente
Personal del DCIIA
Aviso formal al Departamento de Servicios Estudiantiles
de la reincorporación a nuestra Universidad de los
estudiantes que han realizado un periodo de intercambio
en el o los semestres precedentes.
Personal de DCIIA
Personal del DCIIA
Revisión y aprobación:
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
NOMBRE
PUESTO
Dr. Fortunato Espinoza Barreras
Jefe del Depto. de Cooperación
Internacional e Intercambio Académico
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
Dra. Blanca Rosa García Rivera
Jefe del Departamento de Planeación
e Imagen Institucional
Vicerrectora Campus Ensenada
FIRMA
0
