Proyecto para la organización del Archivo General de Notarías en

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y
ARCHIVONOMÍA
PROYECTO PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
GENERAL DE NOTARÍAS EN UN INMUEBLE EXPROFESO
T
E
QUE
S
PARA
OBTENER
LICENCIADO
P
LUZ
R
E
I
EN
S
MARÍA
E
N
EL
A
TÍTULO
DE
ARCHIVONOMÍA
N
T
NOGUEZ
A
:
MONROY
ASESOR: Lic. Doroteo Salomón Hernández Guzmán
Lic.
Guadalupe
López González
MÉXICO, D. F.
2005
1
2
Agradezco a ustedes, querido esposo, hijos,
mama y Coco por su apoyo, comprensión y
paciencia.
A las autoridades del Archivo General de
Notarias mi reconocimiento y gratitud por la
oportunidad que me brindaron.
A usted profesor Doroteo y a ti Lupita gracias
por su apoyo ya que sin él no habría concluido
el presente trabajo.
Y a todos mis profesores, amigos y
compañeros, en general a toda la Escuela
Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
les agradezco por las enseñanzas, apoyo y
facilidades para la culminación de mis
estudios.
3
ÍNDICE
Prefacio…...…………………………………………………………………………...
7
Introducción...…………………………………………………………………………
8
Capítulo 1 El Archivo General de Notarías…………………………………………..
9
1.1 Antecedentes Generales del Archivo General de Notarías……………….
9
1.2 Marco Legal del Archivo General de Notarías……………………………
19
1.3 Organización Administrativa de la Institución……………………………
22
1.3.1
Misión, Visión y Objetivo…………………………………….
23
1.3.2
Servicios……………………………………………………….
24
1.3.3
Usuarios………………………………………………………..
25
1.4 Jefatura de la Unidad de Acervos del Archivo General de Notarías……… 26
1.4.1
Funciones……………………………………………………… 26
Capítulo 2 Organización Documental………………………………………………… 28
2.1 Archivo de Concentración ……………………………………………….
28
2.1.1
Ciclo Vital del Documento ……………………………………
28
2.1.2
Definición de Archivo de Concentración……………………...
30
2.1.3
Características y Funciones de un Archivo de Concentración...
32
2.1.4
Servicios……………………………………………………….
36
2.2 Elementos Básicos de Organización………………………………………
37
2.2.1
Principio de Procedencia………………………………………
37
2.2.2
Principio de Orden Original…………………………………...
38
2.2.3
Identificación…………………………………………………
39
2.2.4
Clasificación…………………………………………………..
41
2.2.5
Ordenación…………………………………………………….
43
2.2.6
Valoración Documental……………………………………….
45
2.2.7
Transferencias…………………………………………………
49
2.2.8
Instrumentos de Descripción…………………………………..
50
2.2.8.1 Inventario General……………………………………..
53
2.2.8.2 Inventario Analítico……………………………………
53
2.2.9
Manuales Administrativos…………………………………..… 54
4
2.3 Diagnóstico Archivístico del Archivo General de Notarías……………….
59
2.3.1
Procesos Archivísticos………………………………………… 60
2.3.2
Procesos Administrativos……………………………………...
2.3.3
Espacio Físico…………………………………………………. 60
2.3.4
Condiciones de los Documentos………………………………. 61
2.3.5
Volumen Documental…………………………………………. 61
2.3.6
Tipología Documental…………………………………………
2.3.7
Recursos Materiales…………………………………………… 61
2.3.8
Recursos Humanos...…………………………………………..
61
2.3.9
Recursos Técnicos...…………………………………………...
61
2.3.10 Usuarios………………………………………………………..
61
2.3.11 Servicios……………………………………….………………
61
60
61
Capítulo 3 Proyecto de Organización Documental de la Unidad Departamental de
Acervos Notariales…………………………………………………….………………
62
3.1 La Organización y Conservación de la Documentación…...…......
62
3.1.1 Selección e Implantación de un Sistema de Archivo….
62
3.1.2 Clasificación y Ordenación……………………………
62
3.1.3 La Valoración Documental…………………………....
63
3.1.4 La transferencia de documentación...…………………. 63
3.1.5 Elaboración de Instrumentos Descriptivos….…..…..… 63
3.2 Manual Administrativo........................................……………………
65
3.2.1 Análisis de la Historia Institucional de la Entidad……………..
65
3.2.2 Estudio de la Legislación y Normas...……………………..…… 65
3.2.3 Elaboración del Manual Administrativo...……………...………
65
3.2.3.1 Presentación………………..………………………… 65
3.2.3.2 Antecedentes……………….………………………….
66
3.2.3.3 Objetivo……………………………………………….
66
3.2.3.4 Estructura Orgánica…………………………………..
67
3.2.3.5 Funciones…………………………………………......
67
3.2.3.6 Organigrama………………………………………….. 71
5
3.2.3.7 Procedimientos………………………………………..
73
3.2.3.8 Políticas………………….……………………………
86
3.2.3.9 Reglamento…………………………………………… 88
3.2.4 Verificación del Manual en los Diferentes Procesos……………..…………… 89
3.2. 5 Aprobación del Manual e Implantación del Manual…………………………... 89
Capítulo 4 Proyecto Arquitectónico………………………………………………….. 90
4.1 Especificaciones Técnicas para la Edificación de Archivos……………... 90
4.2 Descripción Arquitectónica……………………………………………….
94
4.3 Consideraciones para las Instalaciones……………………………………
101
4.3.1
4.3.2
Instalaciones Eléctricas………………………………………... 101
Instalaciones Hidráulicas-Sanitarias…………………………... 102
4.3.3
Instalaciones Especiales……………………………………….
103
4.4 Mobiliario de Archivo…………………………………………………….
105
Conclusiones…………………………………………………………………………..
107
Glosario de Términos………………………………………………………………..
109
Bibliografía……………………………………………………………………………
114
Anexos……………………………………………………………………………….... 118
6
PREFACIO
A grandes rasgos
la problemática dentro de Archivo General de Notarías es muy basta y
complicada, con las condiciones actuales en pocos años el archivo no podrá contener la extensa
producción notarial, ni garantizar en forma alguna el resguardo adecuado de sus documentos,
conllevando la respectiva ineficiencia en su servicio.
Son amplísimos los elementos que se deben considerar y pienso que se tienen que formar grupos
interdisciplinarios para lograr la organización apropiada para el tipo de acervo que presenta el
archivo, por otro lado se pretende remediar las cuestiones del inmueble presentando una
propuesta para proporcionar un espacio apropiado y suficiente para albergar el acervo del archivo
y garantizar una conservación adecuada y que al final beneficie directamente al usuario externo
que es el ciudadano común y corriente que acude al archivo a solicitar algún servicio.
Espero que este trabajo sirva como base para que en un futuro cercano se mejore el espacio y la
organización que actualmente presenta el archivo.
7
INTRODUCCIÓN
Con el presente trabajo corroboramos la dificultad de elaborar un proyecto de organización
documental, porque implica el estudio y comprensión de los procesos que interactúan en el
archivo, conocer su base legal, sus deficiencias y sus aciertos; conjuntar toda esta información y
condensarla en una serie de indicaciones de fácil acceso y entendimiento para todo el personal
del archivo no es tarea fácil ni rápida, pero sí muy necesaria.
Al optar por un proyecto de este tipo generó en un trabajo arduo, porque a pesar de laborar en el
Archivo General de Notarías, y conocer en gran medida las deficiencias, analizar de una manera
minuciosa toda esta problemática me estimuló a proponer la metodología que se debe llevar para
organizar un archivo.
En el Capitulo 1 trata de la historia institucional y la organización del Archivo General de Notarías,
la organización administrativa con que cuenta, haciendo especial énfasis en la Jefatura de la
Unidad de Acervos Notariales pues de ésta depende directamente el acervo y el trabajo que se
realiza dentro del archivo. En el Capítulo 2 se plantean los elementos teóricos indispensables para
lograr la organización de un archivo, en este caso de concentración, así como un diagnóstico del
Archivo que nos permite visualizar de una manera mas objetiva la problemática del archivo. En el
Capitulo 3 se proponen los elementos necesarios para organizar un archivo, y se le da un lugar
importante al Manual Administrativo donde se vierte la metodología archivística, incluyendo los
procesos, las funciones, las políticas y el reglamento. El Capitulo 4 incluye los requerimientos
mínimos necesarios para cubrir las necesidades de espacio y seguridad, además de la propuesta
arquitectónica par la distribución de espacios, así como los lineamientos para las instalaciones
eléctricas, hidráulico-sanitarias y especiales.
8
CAPÍTULO 1 EL ARCHIVO GENERAL DE NOTARÍAS
1.1 Antecedentes Generales del Archivo General de Notarías
Hablar de una institución es una labor ardua, ya que se debe abordar por el tipo de actividad que
tiene o por la estructura que presenta. Para describir la historia de la actividad notarial tendíamos
que analizar
los primeros símbolos escritos, la necesidad de testimoniar, legitimar y crear
identidad entre las personas de los pueblos, genera directamente que se busquen formas de plasmar
estos hechos de una manera duradera; en esta etapa es cuando se comienzan a utilizar diferentes
tipos de soportes para constatar estos eventos.
Está demostrado por la historia, que el hombre comprende, desde sus inicios, lo importante de
tener la información a la mano, y de esta forma contar con los elementos para probar, certificar,
mantener o establecer derechos; por otro lado la información proporciona los elementos para
analizar y estudiar los hechos en retrospectiva. De esta manera surgen las personas especializadas
para llevar a cabo dicha actividad y los recintos y mecanismos para conservara la información,
algunas de estas personas derivaran con el paso del tiempo en la actividad notarial.
En diferentes épocas y culturas se contó con una persona que se dedicaba exclusivamente a
plasmar los diferentes acontecimientos, el notario Pérez del Castillo lo describe así “Al principio el
escribano, artesano o como se le llamara, era un empleado particular de gentes pudientes o
monarcas, adquirió tal destreza que escribía más rápido que como pronunciaba las palabras”1; a
estos profesionales se les ha dado diferentes nombres a través de la historia como escriba, tabelión,
tabularii, mnemones, tlacuilo, etc., así la actividad prevalece porque estas personas respondían a
la necesidad jurídica del hombre para oficializar todo tipo de transacciones convirtiéndose en
fedatarios2.
De una manera más formal en el siglo VI, en el período del emperador Romano Justiniano, se
regula la actividad notarial y a los documentos en que se asientan los hechos se les otorga el
carácter de fidedigno y con pleno valor probatorio, sentándose con esto las bases para estructurar
los elementos que componen un documento de esta índole (Protocolos).
1
PÉREZ FERNÁNDEZ DEL CASTILLO, Bernardo: Apuntes para la Historia del Notariado en México, México,
Asociación Nacional del Notariado Mexicano, A. C., 1979, p 1
2
Al respecto la definición de la Enciclopedia Encarta 2001 se refiere a la denominación genérica aplicable al
notario y otros funcionarios que gozan de fe pública.
9
Durante la edad media la actividad notarial evoluciona y es regulada de una manera más precisa, el
desarrollo del comercio, de la banca, la navegación y el nacimiento de sociedades mercantiles
llevan a especificar las cualidades del escribano (notario).
En España el escribano adquiere una importancia relevante, la Corte del Rey facultaba para dar fe a
las cartas producidas en la corte, tener esta investidura significaba una responsabilidad enorme, el
escribano debía responder con lealtad a la confianza que le depositaba el soberano.
Pero no solo en el mundo civilizado conocido evolucionó la actividad notarial, en el México
prehispánico ya existía una figura que tenía la funciones básicas del escribano, “el Tlacuilo quién
registra los testimonios de los hechos acaecidos en los diferentes pueblos; estos pueblos poseían
conocimientos astronómicos, arquitectónicos, agrícolas y comerciales y gran habilidad manual”3,
lo que permitió su desarrollo cultural y aunque contaban con una escritura ideográfica plasmaron
sus sucesos en diferentes soportes documentales. “En 1492 la América descubierta por Cristóbal
Colón estaba compuesta por diversas culturas, entre los pueblos que conformaban la región de la
República Mexicana estaban los aztecas, toltecas, mixtecos-zapotecas, otomíes y mayas”4. “El
Tlacuilo, era un artesano azteca, él dejaba constancia de los acontecimientos, usando los signos
ideográficos, de este modo se asentaban diferentes hechos, tales como, el pago de tributos, algunas
de las operaciones contractuales del escribano o simples noticias, entre otras. El Tlacuilo, además
de redactar y relacionar hechos también asesoraba a las partes contratantes cuando se necesitaba
realizar una transacción, no tenían el carácter de funcionario público ni de fedatario”5.
En México inicia la actividad notarial con la llegada de los españoles, “ante la presencia de
Rodrigo de Escobedo, escribano del Consulado del Mar Colón tomó posesión en nombre de los
Reyes Católicos de las tierras descubiertas”6, de esta forma los escribanos son los encargados de
dar Fe y Testimonio para la toma de posesiones en nombre del Rey; así el escribano se incorpora a
la vida cotidiana para dar fe de los grandes acontecimientos, es quien preservará en un soporte
documental éstos hechos relevantes para formar parte de la memoria histórica de México.
Se tienen referencias de los primeros escribanos que son: Diego de Godoy quién fue nombrado por
el propio Cortés para dar fe de la fundación de la Villa Rica de la Veracruz el 21 de abril de 1519,
desafortunadamente no se conservan documentos que lo confirmen de manera directa, otros
3
BAÑUELOS SÁNCHEZ, Froilan: Derecho Notaria, México, Cárdenas Editor, 1984, p. 64.
Ibidem, P 63.
5
PÉREZ FERNÁNDEZ DEL CASTILLO, Bernardo: Apuntes para la Historia del Notariado en México, México,
Asociación Nacional del Notariado Mexicano, A. C., 1979, p 11.
6
Resumido de Bañuelos Sánchez Froilan, Op. Cit. p. 65.
4
10
escribanos fueron Hernán Pérez y Pedro Fernández del Castillo por obediencia al Rey como lo
constata el acta del 18 de junio de 1524, de Fernández del Castillo existe en las actas de Cabildo su
solicitud para ejercer el oficio de escribano público en la Nueva España7. Durante la conquista, los
escribanos dejaron constancia escrita de la fundación de ciudades, entre otros acontecimientos de
relevancia para la historia de esa época8.
La función notarial (escribanos) durante el inicio del período colonial, la llevaron a cabo solo
personas nacidas en España (consulares), gradualmente fueron sustituidos por criollos nacidos en
la Nueva España, fue sumamente importante esta actividad para la sociedad, porque representaban
en parte la seguridad y continuidad del habitante en sus personas y sus bienes, debido a la
inestabilidad política y social, y al cambio constante de autoridades.
Se tiene conocimiento de que el oficio de escribano se vendía, este pago ingresaba directamente a
las arcas reales, por otro lado también se heredaban y pasaban de padres a hijos, formando en
algunos casos auténticas dinastías. Cada escribano conservaba sus propios protocolos, así como los
que había recibido de sus antecesores, gracias a esta situación muchos de los libros se mantiene en
muy buen estado, y otros, en cambio, se encuentren deteriorados, según el cuidado del escribano o
notario.
Se puede deducir por lo mencionado, que durante la colonia no existió un lugar específico donde
fueran depositados los protocolos para su conservación y custodia
Fue en el siglo XIX cuando inician formalmente los intentos de reglamentar la actividad notarial en
México y establecer sistemas de control, la independencia de la Nueva España iniciada el 15 de
septiembre de 1810 por el cura Miguel Hidalgo y Costilla retrasa de alguna manera iniciar esta
regulación y no es sino cuando se consuma el 24 de agosto de 1824 por Don Agustín de Iturbide y
Juan O’Donojú que permiten reestructuraciones de la actividad9.
Durante la vigencia de la Constitución de 1824 se dictaron algunas disposiciones relativas a los
escribanos, entre
las cuales figuran la Providencia del 13 de noviembre de 1828 de la
Secretaria de Justicia, que comunicaba a Hacienda que se dé noticia de los oficios de
escribanos vendibles y renunciables con todos los
pormenores
que en la misma
se
expresan. También la Circular de la Secretaria de Justicia de 1º de agosto de 1831,
7
En el Archivo de Notarias, se encuentran sus protocolos que resultan ser los más antiguos del acervo (1525)
PÉREZ FERNÁNDEZ DEL CASTILLO, Bernardo: Iconografía Notarial Mexicana, Op. cit. p 21-22
9
Resumido de Bañuelos Sánchez Froilan, Op. Cit. p. 68
8
11
concerniente a los requisitos para obtener el título de
escribano en el
Distrito
Federal y
Territorios. Se establecieron los requisitos para llevar a cabo la actividad algunos eran, contar con
un fondo de instrucción práctica, asegurar y guardar los secretos y los derechos e
intereses más importantes de los ciudadanos, y las funciones más serias y respetables
de los magistrados encargados de la administración y orden público10.
Fueron diferentes leyes que se dictaron a partir de esta época donde se especifica y regula la
actividad notarial, algunas fueron:
Ley para el arreglo de la Administración de Justicia de los Tribunales y Juzgados del Fuero
Común, el 16 de diciembre de 1853 es expedida por Antonio López de Santana de 1853, esta ley
debía ser acatada en todo el territorio nacional.
El emperador Maximiliano de Habsburgo promulgó la ley orgánica del notariado y del oficio de
escribano el 30 de diciembre de 1865, con aplicación en todo el territorio nacional, la cual hace
distinción entre notario y escribano. Según comenta el Maestro Bañuelos Sánchez, constaba de dos
secciones. La sección Primera del notariado. La segunda contenía un capítulo único, y se llamaba
Del oficio del escribano. Esta ley es considerada como la primera ley orgánica del notariado11.
El 29 de noviembre de 1867 fue promulgada la Ley Orgánica de Notarios y Actuarios del Distrito
Federal por el Licenciado Benito Juárez. Esta ley distinguió como su nombre lo indica entre
notarios y actuarios, estableciendo que el primero "es el funcionario que reduce a instrumento
público, los actos, contratos y últimas voluntades", en tanto que el actuario " es la persona
destinada para autorizar los decretos de los jueces, árbitros y arbitradores" siendo ambas funciones
compatibles entre sí. Determinaba que era atribución exclusiva de los notarios autorizar en sus
protocolos toda clase de instrumentos públicos12.
El Colegio Nacional de Escribanos fue creado en 1792. En un principio era regido por sus
Estatutos y
escribanos
más tarde en 1870 por su Reglamento. El colegio estaba integrado por los
matriculados y por los que se fueran con el tiempo matriculando,
conforme lo
establecía el Reglamento. La matriculación era obligatoria para poder ejercer la profesión
de escribano en el Distrito Federal13.
10
Datos tomados de, Pérez Fernández del Castillo, Bernardo. Apuntes para la Historia del Notariado en México,
Op. Cit. p 31-36.
11
Resumido de Bañuelos Sánchez Froilan, Op. Cit., p. 71.
12
Idem.
13
Datos tomados de, Pérez Fernández del Castillo, Bernardo. Iconografía Notarial Mexicana, Op. Cit. p 40-42.
12
Para 1875, Lerdo de Tejada por primera vez hace mención de establecer un Archivo General, a
donde se llevarán todos los instrumentos públicos al fallecimiento de los notarios, sin embargo no
se llevó a cabo y es hasta inicios del siglo XX, que en base a la promulgación de la Ley del
Notariado del 19 de diciembre de 1901, se regula la actividad notarial y se funda el Archivo
General de Notarías de la Ciudad de México14.
Con la promulgación de la ley de 1901 es cuando la institución notarial funciona como la
conocemos actualmente, de esta manera a principios de siglo se da la estructura y organización en
materia notarial. Son tres las legislaciones más relevantes en cuanto a cambios y evolución.
El General Porfirio Díaz promulga la ley del notariado el 14 de
diciembre de
1901, la cual
entró en vigor en enero de 1902. Esta ley tomó como una de las medidas trascendentales la de
elevar al notario al rango de las instituciones públicas. Esta ley estableció que los notarios
debían quedar sujetos al gobierno, quien se encargaría de nombrarlo y vigilarlo. También obligaba
al notario a redactar por sí mismo las actas notariales o escrituras matrices, asentándolas en
el libro que corresponda del protocolo, dispuso que el ejercicio de la función notarial era de
orden público y de aplicación en Distrito y territorios federales15.
El 31 de julio de 1921 es promulgada otra ley por el entonces presidente Álvaro Obregón, asienta
las bases para la ley que rige actualmente16.
Se publicó en el Diario Oficial de la Federación el 20 de enero de 1932 otra, llamada Ley del
Notariado para el Distrito Federal y Territorios Federales. Sostenía que la función notarial era de
orden público y solo podía provenir del estado. Los aspectos más sobresalientes de esta ley en
cuanto a evolución son. Establecer un jurado para que los aspirantes a notarios presenten un
examen. Excluye a los testigos en la función notarial. Suprime el libro de extractos y obliga a
llevar un índice duplicado. Da al consejo de notarios carácter de órgano consultivo del
departamento del Distrito Federal17.
Se dicta una nueva ley el 23 de febrero de 1946 y es la primera que contempla que tanto hombres
como mujeres pueden desempeñar la actividad notarial.
Otra ley se expidió el 31 de diciembre de 1979, el capitulo I, contenía las disposiciones
preliminares; Capítulo II, Sección Primera de los notarios y de la expedición de sus patentes;
14
Resumido de Bañuelos Sánchez Froilan, Op. Cit. p. 72.
Ibidem, p. 72.
16
Ibidem, p. 73.
17
Ibidem, p. 74.
15
13
Sección Segunda, de los requisitos para ser aspirante al notariado y notario; sección tercera,
de los exámenes de aspirantes y de oposición y del otorgamiento de las patentes respectivas;
Capítulo III, Sección Primera, del ejercicio del Notariado y de la prestación del servicio;
Sección Segunda de los convenios de suplencia y de la asociación de notarios; sección
tercera, del sello de autorizar; sección cuarta, del protocolo, su apéndice e índice; Capítulo
IV, Sección Primera, de las escrituras, actas y testimonios de las escrituras, Sección Segunda, de
las actas; Sección tercera, de los testimonios, capitulo V, de las licencias y suspensión de los
notarios; Capítulo VI, de la vigilancia e inspección de notarias; Capítulo VII de la
revocación y cancelación de la patente del notario; Capítulo VIII, del archivo de notarias; capitulo
IX, del colegio de notarios18.
La última ley de Notarias promulgada el 18 de marzo del 2000, es más específica para regular la
actividad notarial. Incluye en la función y actuación notarial los requisitos para la tramitación. En
el Título cuarto, capítulo primero especifica sobre el Archivo General de Notarías, en donde se
detallan las funciones primordiales del archivo. Actualmente el Archivo General de Notarías se
basa en esta ley para sus actividades.
“El Archivo General de Notarías se estableció por primera vez en el ala poniente del antiguo
edificio de gobierno del Distrito Federal. De este lugar trasladó sus oficinas a la calle de Cuba. Al
aumentar su tamaño se mudó a la de Filomeno Mata, junto a lo que fue la iglesia de Santa Clara.
Más tarde se volvió a instalar en una de las partes del edificio antiguo del Departamento del
Distrito Federal. De este lugar se cambió a la construcción conocida como la Aduana de Santo
Domingo y de ahí a la calle de Ignacio Ramírez. Posteriormente se instaló en las oficinas del
Registro Público de la Propiedad y del Comercio, en la calle de Villalongín. De ahí pasó a ocupar
el antiguo edificio del Ex-convento de la Enseñanza, en Donceles 104, inmueble que albergó sus
fondos durante 20 años, de 1968 a 1988.”19
Debido al crecimiento del acervo fue necesario nuevamente mudar el archivo, esta vez a unas
instalaciones acondicionadas especialmente para sus necesidades, el inmueble se localiza en la
calle de la Candelaria s/n, entre General Anaya y Juan de la Granja, colonia 10 de Mayo en el
Barrio de la Candelaria de los Patos . El edificio lo mandó remodelar el entonces regente del D. F.
18
19
Ibidem, pp. 74-75.
Ibidem, pp. 320-330.
14
Ramón Aguirre Velásquez, fue inaugurado el 20 de noviembre de 1988 por el presidente Miguel de
la Madrid Hurtado20.
Por las características de su pasado histórico el gobierno del Distrito Federal, observa un acervo
documental extraordinario, que data desde la tercera década del siglo XVI, .
Desde el punto de vista archivístico se reconoce que la tradición documental del país se inicia con
la fundación de la Cuidad de México, ha conservado su categoría política y administrativa, en la
tercera década del siglo XX deja de ser llamado ayuntamiento. El Distrito Federal se creó el 18 de
noviembre de 1824 como una unidad territorial con el propósito del albergar los tres poderes de la
Federación (Legislativo, Judicial y Ejecutivo), como se conoce actualmente21.
Dentro de la Administración Pública del Distrito Federal, la Consejería Jurídica y de Servicios
Legales es generadora y custodia de los acervos documentales en el ámbito legal, es importante
este acervo por sus dimensiones (150 mil metros lineales) y por sus valores primarios y
secundarios. Estos acervos comprenden, la Dirección General de Registro Civil, la Dirección
General del Registro Público de la Propiedad y de Comercio, de la Dirección General Jurídica y de
Estudios Legislativos, la Dirección General
de Servicios Legales, la Dirección Ejecutiva de
Justicia Cívica y del Archivo General de Notarias22.
Debido a la falta de legislación en materia de Archivos en el Gobierno del Distrito federal no
existen criterios documentales, no hay conducción de los acervos que se generan, no existen
Manuales de Normas y Procedimientos Archivísticos. El Archivo General de Notarías se trabaja
desde el 2002 en una planeación metodológica para la organización del mismo en lo concerniente a
los archivos administrativos, ya se dictaron medidas para corregir estas anomalías de acuerdo al
“plan de trabajo en materia de archivos”, sin embargo con el acervo notarial se inician los trabajos
posteriormente,
La organización archivística del Archivo General de Notarías, en los acervos notariales inicia el 1
de agosto del 2002, siguiendo las líneas de trabajo de la Consejería Jurídica.
En el Archivo General de Notarías se tiene en custodia la documentación generada por los notarios
del Distrito Federal. Según el artículo 237 de la Ley del Notariado para el Distrito Federal el
archivo quedará constituido por los documentos que los notarios del Distrito Federal Remitan a
20
Ibidem, p. 30.
Escribano, Revista de la Asociación del Notariado Mexicano A. C., no. 25, año 6, agosto 2002, pp. 20.
22
DORANTES CACIQUE, María Teresa: Proyecto: Proceso de transferencia primaria de los Documentos de trámite
concluido de las Instituciones que Conforman la Consejería Jurídica y de Servicios Legales, Gobierno del Distrito
Federal, 2002, p 9.
21
15
éste, los sellos de los notarios que deben depositarse e inutilizarse, con los expedientes,
manuscritos, libros, y demás documentos que conforme a esta ley se deben tener en custodia. De
acuerdo a la Ley, el notario conservará por un periodo de 5 años los protocolos a partir de su razón
de cierre.
La palabra protocolo proviene de las palabras griegas proto que significa primero y colao que
significa pegar23, contiene los actos notariales que el notario conserva en decenas de libros, que
una ves llenos los conserva por espacio de cinco años para posteriormente entregarlos al Archivo
General de Notarías.
Los protocolos se constituyen en la actualidad por la serie de libros, registros, archivos; tiene
normas que lo rigen para dar certeza de los actos registrados. El protocolo es el conjunto de
documentos formados por folios numerados y sellados en los que el notario observando las
formalidades de ley, asienta y autoriza las escrituras que se otorgan ante su fe, acompañado de sus
respectivos apéndices.
La ley del notariado es muy estricta respecto a los registros que el protocolo debe satisfacer para
ser válido, de esta forma los libros deben reunir los siguientes requisitos:
1. Tener las hojas enumeradas por ambas caras.
2. La numeración de los folios deben ser progresivos
3. Los asientos que se hagan deberán asentar sucesivamente y de manera cronológica.
4. El notario los deberá coser a libros que contemplan hasta 200 hojas salvo cuando el notario deba
asentar un instrumento con el cual pueda rebasar él número. En este caso el notario cierra el libro
asentando la razón de que se habrá un nuevo libro y que se continué el protocolo en el libro
siguiente.
También el notario deberá llevar por cada protocolo una carpeta denominada apéndice, en la cual
coleccionará los documentos sustentantes que se refieren los instrumentos que formarán parte
integrante de éstos.
Respecto a los folios la ley es muy especifica estos deben de ser adquiridos por el notario con
bienes de su peculio sin embargo la propiedad pertenece al gobierno. En dichos asientos se
registran los originales y al particular siempre se le entrega una copia certificada.
Para hacer el asiento en el folio se deben utilizar procedimientos de escritura cuya impresión sea
firme, indeleble y legible. El folio debe aprovecharse al máximo posible no deben dejarse espacios
23
PÉREZ FERNÁNDEZ DEL CASTILLO, Bernardo. Iconografía Notarial Mexicana, Op. Cit. p. 64.
16
en blanco y las líneas impresas en ellas deben guardar igual distancia unas de otras, el notario
puede reproducir también los documentos con letra legible o bien reproducir la imagen por
cualquier medio firma e indeleble incluyendo fotografía plana y otros medios gráficos.
El protocolo se compone de varios elementos.
a. La razón de apertura
b. La razón de cierre.
c. La razón de sustitución.
d. Las notas complementarias.
Los tipos de Protocolos que se manejan son:
a. Protocolo Ordinario.
b. Protocolo del Departamento del Distrito Federal.
c. Protocolo Abierto Especial.
d. Protocolo Abierto
e. El protocolo del Inmueble Federal.
f. El protocolo Consular
En todos estos tipos de protocolos las autoridades correspondientes, deben llevar sus respectivos
apéndices, índices, sellos oficina, rotulo, archivo, a partir de 1995 su registro de cotejo.
También la Ley del Notariado, nos dice que el Archivo General de Notarias es público, respecto a
todos los documentos que lo integran con más de setenta años de antigüedad y de ellos se
expedirán copias certificadas a las personas que así lo soliciten, exceptuando aquellos documentos
sobre los que la ley imponga limitación o prohibición. De acuerdo a esto, el Archivo ha sido
delimitado cronológicamente, formando dos partes: Una la del Archivo reciente, y otra cuya
documentación corresponde de 1525 hasta la que tenga más de 70 años, siendo ésta de carácter
público.
El Archivo y sus acervos tiene en custodia aproximadamente ochocientos mil volúmenes, que se
encuentran ordenados en los acervos A, B y el especial. En los acervos A y B se encuentran todos
los libros y apéndices de todas las notarías que existen o han existido en la Ciudad de 1934 a la
fecha en sus protocolos Ordinarios y el registro de Cotejos, ordenados originalmente por número
de notaría y por volumen (a excepción de Cotejos).
17
En el Acervo Especial se encuentran todos los protocolos, de las Embajadas de México en el
Extranjero (consulares), del Departamento del Distrito Federal, del Patrimonio del Inmueble
Federal, del Protocolo Abierto Especial y del Protocolo Abierto.
Las Notaría conforman las series documentales y los tipos de protocolos conforman las subseries
que actualmente se manejan en los inventarios.
De esta manera, se puede señalar que aunque este archivo es un archivo de concentración, de
acuerdo al ciclo vital del documento y porque es la estancia intermedia entre la creación de los
documentos y su paso al archivo Histórico, es un archivo con características muy especiales debido
a su gran volumen; esta documentación conservada en libros (protocolos) es resguardada y esta en
custodia por espacio de 70 años a partir de que es entregada al Archivo General de Notarías por el
notario tal como se generó, y de esta manera se transfiere al archivo histórico, no existe la
valoración primaria ni la valoración secundaria.
Este tipo de fondos se conocen como Fondos Registrales, son libros donde se asientan datos
generados por una persona o instancia, entre otros, que solo podrán consultarse por la persona
que los generó, por requerimiento legal de algún juzgado o por un notario, quien solicite la
consulta o copia tendrá que avreditar su personalidad jurídica, ejemplo de este tipo de archivos
el Registro Civil y el Registro Público de la Propiedad y Comercio.
El documento notarial es el instrumento que contiene la fe del notario tiene el carácter de
documental público y como tal surte como prueba plena salvo que sea declarado nulo. Existen tres
tipos especiales del documento notarial estos son:
La escritura pública se entiende el documento público en el protocolo y en el que se hace constar
que en el documento original lleva la firma y sellos del notario, se componen por los originales
respecto de los cuales el notario da fe y asienta en folios. Dicho original debe encontrarse
autorizado por sello y firma, hay otro documento que se agrega a las escrituras notariales es la
denominada síntesis, la síntesis debe contener él numero de libro, folio, anexos, numero de hojas
que integran la escritura misma que deberá encontrase sellada y firmada por el notario. La síntesis
se asienta a la final de la escritura o en el adverso de la última hoja.
El acta notarial se define como el documento público original que se expide a petición de la parte
interesada, la finalidad del acta es que en ella asiente el notario los actos que a petición de parte
deba procesar. La firma de la escritura debe obrar en el documento como la muestra de la
18
constancia del consentimiento de la parte. Las modificaciones a las escrituras y actas pueden ser
sujetas y modificaciones rectificaciones rescisiones revocaciones variaciones y testado.
La ley no establece una diferencia entre escritura y acta, sin embargo en la práctica la diferencia
consiste en que constituye instrumentos públicos mientras que las actas no lo son.
El testimonio es el documento que se entrega al particular en el que se transcribe integra una
escritura o un acta como constancia del registro que obra en la notaria, en el testimonio también se
transcriben los documentos que obran en el apéndice y que sirvieron de base para conformar la
escritura o el acta. El testimonio tiene características de forma. Las hojas deben ser del mismo
tamaño que las de los libros. De la misma calidad de papel con las mismas características físicas.
La copia certificada no es inscribible ni como acta ni como documento protocolario pero sí tiene un
valor jurídico.
1.2
Marco Legal del Archivo General de Notarías
El marco legal que se enumera a continuación, rige el funcionamiento del Archivo General de
notaría, corresponde al que normatividad de las actividades y eventos que se llevan a cabo en el
Distrito Federal, se inicia con la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en el
apartado que se refiere para otorgar la soberanía al Distrito Federal, mas las demás leyes. Decretos
y acuerdos que tienen que ver directamente con el funcionamiento de la dependencia de la cuál se
deriva el propio archivo. También se incluyen los apartados de la Ley del notariado, la cual regula
en gran medida las actividades que se desarrollan en la institución. Además se están incluyendo
otras leyes que tienen que ver con el manejo de documentos.
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Art 103; 104 frac I-A y I-B; 105, fracción I –A, C, E, F y K., II-A, B, C y E., 106, 107,108 Y 109
Estos artículos tienen que ver fundamentalmente con la soberanía que brinda el estado al Distrito
Federal, y las sanciones aplicadas a los servidores públicos por los actos u omisiones que afecten la
legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia que deban observar en el desempeño de sus
empleos, cargos o comisiones, así como los procedimiento en incurrir en éstas faltas.
Estatuto de Gobierno del Distrito Federal.
Título 7, art. 137, 138, frac. IX.
Se establecen los bienes del dominio público concernientes al Distrito Federal, incluyendo:
documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados importantes o raros, así
19
como las colecciones de sus bienes, los especimenes tipos de la flora y la fauna, las colecciones
científicas y filatélicas, los archivos y fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, cintas
magnetofónicas y cualquier otra que tenga imágenes y sonidos, cuyo cometido es regular el
régimen patrimonial del Distrito Federal.
Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal.
Capitulo II, Art. 35, fracciones III, IV, V, VII, XII, XVI, XX, XXI, XXVI, XXIX
En este apartado especifica la competencia de la Consejería Jurídica y de Servicios Legales, sus
atribuciones y funciones, entre ellas: Dirigir, organizar y supervisar el Archivo General de
Notarías, así como elaborar los lineamientos y criterios técnico-jurídicos a los que se sujetará el
mismo, en general, prestar los servicios relacionados con éste
Ley del Notariado para el Distrito Federal.
Título IV, art. 235, Cap. 1, art. 236-247.
El título IV nos especifica las actividades del Archivo General de Notarías, como se constituye,
que otras instituciones lo apoyan, cómo será designado su titular, define las edades de los
documentos, y la forma y los requisitos para brindar el servicio.
Código Civil para el Distrito Federal.
Artículos, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 17, 18, 19, 20, 21.
Aquí se expresan la observancia de la ley en territorio del Distrito Federal para todas las personas,
incluyendo actos delictivos que se ejecuten en el archivo.
Código Financiero del Distrito Federal.
Libro I, título I, Cap. I, Art. 6,capitulo V, art. 24.
Este artículo tiene que ver con los pagos que genera el archivo por derechos de servicio y define
cómo será esta recudación.
Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
Título 3, cap. 1, art. 47, frac. IV.
Específicamente trata sobre las obligaciones de los servidores públicos como custodiar y cuidar la
documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, conserve bajo su
cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo el mal uso, la sustracción, destrucción, ocultamiento o
inutilización indebidas.
Ley federal sobre monumentos y zonas arqueológicos, artísticos e históricos
Aticulo 36, fracción II y III
20
D. O. Mayo 6 de 1972
Esta artículo especifica en ambos incisos que los documentos y expedientes que pertenezcan o
hayan pertenecido a las oficinas y archivos de la federación, de los estados o de los municipios y de
las casas curiales, los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de México y
los libros, folletos y otros impresos en México o en el extranjero, durante los siglos XVI al XIX
que por su rareza e importancia para la historia mexicana, merezcan ser conservados en el país,
porque son considerados monumentos históricos.
21
1.3
Organización Administrativa de la Institución24
DIRECCION
GENERAL, JURIDICA
Y DE ESTUDIOS
LEGISLATIVOS
DIRECCION
DE
LEGISLACION
Y
TRAMITES
INMOBILIARIOS
SUBDIRECC
CIÓN
DE
SEGUIMIENT
O
A
QUEJAS
CONTRA
SERVIDORE
S
PUBLICOS
SUBDIRECCIION
DE
ESTUDIOS
LEGISLATIV
OS
Y
PUBLICACIO
NES
JUD
DE PROYECTOS
Y
ESTUDIOS
LEGISLATIVOS
JUD
DE
VENTANIL
LA
UNICA
SUBDIRECCCION
DE
TRAMITES
INMOBILIARI
OS
JUD
DE
EXPROPIACIONES
Y
DESINCORPORACION
JUD
DE
PUBLICACIONES
Y
TRAMITES
DIRECCCION
CONSULTIVA
Y DE
ASUNTOS
NOTARIALES
SUBDIRECCION
CONSULTIVA
Y
DE
CONTRATOS
JUD
CONSULTIVA
JUD
DE
DICTAMENES
DE REVERSIONES
Y PAGO
DE
INDEMNIZACION
SUBDIRECCION
DE
NOTARIADO
JUD
DE
NOTARIADO
SUBDIRECCCION
DE
ARCHIVO
GENERAL
DE
NOTARIAS
JUD
DE
CERTIFICACIONES
CALIFICACIONES
Y
TESTAMENTOS
JUD
DE
ACERVOS
NOTARIA
LES
24
Manual Administrativo, Consejería Jurídica y de Servicios Legales, Dirección General Jurídica y de Estudios
Legislativos, agosto de 2003.
22
La presente estructura tiene vigencia a partir del 1º de febrero del 2003, aunque quedó oficializada
en agosto del mismo año, después de una reestructuración; lo que corresponde a la parte de
Dirección de Legislación y Trámite Inmobiliario conserva su estructura pero en lo que se refiere a
Dirección Consultiva y de Asuntos Notariales hay modificaciones importantes,
la Unidad
Departamental del Archivo General de Notarías se eleva a subdirección, debido a la cantidad de
trámites que se llevan a cabo dentro del archivo; se tomo en cuenta de una manera importante el
trabajo que se realiza en la búsqueda de documentos, la necesidad de organizar y reestructurar estas
actividades (demora en la búsqueda de documentos), llevó a la formación de la Jefatura de
Acervos Notariales.
Actualmente la Jefatura de Acervos Notariales infiere directamente en la mayoría de
los
departamentos de la Subdirección; calificación, certificación, fotocopiado y consulta, gracias al
trabajo de la jefatura se ha agilizado la localización de los instrumentos, reduciendo el tiempo de
conclusión del servicio solicitado.
1.3.1 Misión, Visión y Objetivo25
Misión
La Dirección de Archivo General de Notarías, es una Institución pública de servicio al ciudadano,
dependiente del Gobierno del Distrito Federal, responsable de la guarda y custodia del protocolo
utilizado por los notarios públicos; de supervisar e inspeccionar el funcionamiento y servicio de las
notarías en el Distrito Federal con el fin de verificar que éste se dé conforme a Derecho; de expedir
a los interesados segundos testimonios y copias certificadas; de rendir informes sobre testamentos a
los causahabientes y/o autoridades competentes de recibir y tramitar quejas en contra de los
notarios en el Distrito federal.
Visión
Institución pública de servicio y atención al ciudadano, con facultades suficientes para coordinar y
supervisar la actividad notarial que se presta en el Distrito Federal.
Objetivos
25
Información proporcionada en una entrevista el 18 de noviembre del 2002 al Lic. Carlos Frausto, subdirector de
Notariado (Anexo 1)
23
Dentro de los objetivos le corresponde a la Dirección del Archivo General de
Notarías el
conocimiento y despacho de los siguientes asuntos:
Ejercer las funciones de supervisión y vigilancia que corresponden al Ejecutivo del Distrito
Federal en materia de Notariado.
Ejercer la guarda y custodia del acervo notarial que se va generando con motivo del ejercicio.
Ofrecer los servicios de atención al ciudadano que correspondan conforme a las disposiciones
legales, tales como extender los testimonios y certificaciones que procedan de conformidad a la
legislación vigente, y atender las quejas que los ciudadanos presenten en contra de notarios
públicos.
Revisar y turnar para firma de autorización del Secretario los libros que deben utilizar los notarios
en el desempeño de sus funciones.
Dictar disposiciones administrativas, a fin de hacer de la fe pública que se ofrece a través del
Notariado, un servicio que fortalezca la seguridad jurídica de la población.
Las demás que le asigne la Ley del Notariado del Distrito Federal o cualquier otra disposición
legal.
1.3.2
Servicios
El Archivo está constituido orgánicamente como una Subdirección, con línea de dependencia
directa de la Dirección
General
Jurídica
y
de
Estudios
Legislativos, estructurado
internamente por varias jefaturas y áreas, a través de éstas el Archivo General de Notarías,
cumple con la prestación de los siguientes servicios a usuarios, notarios o juzgados.
Informe de Testamentos
Es el área encargada de realizar la búsqueda de informes de testamentos que resguarda el archivo y
que sólo serán entregados a los notarios y juzgados que lo soliciten.
Depósito de Testamentos Ológrafos
Es el área encargada de recibir los testamentos elaborados de puño y letra, para su custodia.
Retiro de Testamentos Ológrafos
Es el área encargada de devolver el testamento ológrafo cuando el interesado requiera de él.
Regularización de Escrituras
Es el área encargada de regularizar las escrituras que se encuentran en el Archivo General de
Notarías (AGN) y que no están aún autorizadas en forma definitiva por un notario.
24
Clausura de Notarías
Este trámite se realiza cuando por algún motivo se cierra una notaría.
Aviso de Testamentos
El aviso de testamentos, es un aviso que emite el notario al AGN, donde le señala la existencia o no
de un testamento, se realiza en un término de cinco días
Registro de Patente, Firma y sellos
Cuando alguna persona es aceptada para desempeñar las funciones de notario, realizan este trámite.
Revisión y Certificación de Cierre
Esta área es la encargada de examinar los protocolos de los notarios, éstos deberán enviar los
protocolos para corroborar y verificar que cuenten con todos y cada uno de los requisitos que
marca la ley del notariado.
Registro de convenios de Asociación y Suplencias
La unidad departamental de Archivo General de Notarías,
deberá registrar el convenio de
asociación, suplencia y disolución.
Cambio de sello por deterioro o pérdida.
Los sellos de los notarios que deban depositarse en el archivo o inutilizarse.
El titular del Archivo General de Notarías levantará el acta correspondiente de la inutilización del
sello del notario para su depósito en el acervo correspondiente.
Copias certificadas de instrumentos en custodia del archivo.
Copias simples de los instrumentos resguardados.
Consulta de documentos.
Para tramitar los servicios de acuerdo al tipo de trámite precisa cumplir con los requisitos que
marca el archivo, al cumplir con estos se le indicará al interesado el tiempo estimado para obtener
el servicio solicitado.
1.3.3 Usuarios
Por un lado el documento notarial puede ser consultado solo por la persona que lo genero, los
documentos tienen un carácter de privados, aunque se puede consultar o solicitar copias de algún
instrumento por instancias legales como, jueces federales o locales y/o dependencias y entidades
de la Administración Pública del Distrito federal que realicen actividades relacionadas con la
regulación de la propiedad del inmueble y del fomento a la vivienda, además de personas que
25
acrediten tener interés jurídico, albaceas o copropietarios, de autoridades competentes y notarios,
según lo marca la ley.
Luego entonces se puede hablar que hay dos tipos de usuario del Archivo General de Notarías26.
Usuario externo: Ciudadanos, funcionarios, jueces y notarios que solicitan alguno de los servicios
prestados en el archivo.
Usuario interno: Archivistas, calificadores27 y personal de notas marginales.
1.4 Jefatura de la Unidad de Acervos Notariales del Archivo General de Notarías
La jefatura como tal nace a inicios del 2003, se crea debido a la reestructuración que se llevo a
cabo en el archivo, generada debido a las deficiencias que presentaba en el servicio.
1.4.1 Funciones
La jefatura de Acervos Notariales del Archivo General de Notarias, tendrá las siguientes facultades
y obligaciones:
“I. Dirigir el funcionamiento del área de acervos.
II. Establecer lineamientos en materia archivística para el Archivo.
III. Recibir los protocolos para guarda definitiva provenientes de los notarios y expedir constancia
de ello.
IV. Mantener el eficiente control de los documentos resguardados.
V. Proporcionar servicios de búsqueda y consulta y hacer constar la existencia de documentos a su
resguardo.
VI. Coordinar, homogeneizar y eficientar el funcionamiento del área de acervos
VII. Promover la aplicación y difusión de técnicas archivísticas dentro del archivo.
VIII. Fomentar la adquisición de bibliografía especializada en materia de Archivonomía y ponerla
al servicio de los trabajares del archivo.
IX. Proponer al superior jerárquico los proyectos de ordenamientos tendientes a lograr la
preservación del patrimonio documental a su resguardo.
X. Promover el establecimiento de mecanismos de coordinación entre el personal del área de
acervos.
26
Debido al funcionamiento interno se determina que el archivo tiene 2 tipos de usuarios.
Abogados encargados de buscar en primer instancia el documento para acreditar el interés jurídico del solicitante y
para determinar el monto a pagar por la copia requerida, usuario interno.
27
26
XI. Vigilar el cumplimiento de esta Ley, sus reglamentos y otras disposiciones en la materia.
XII. Las demás que le confiera esta Ley y otras disposiciones que al efecto se expidan”28.
28
Funciones basadas en la Ley del Notariado, art. 238.
27
CAPITULO 2 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
2.1
2.1.1
Archivo de Concentración
Ciclo Vital del Documento
Para ubicar congruentemente un documento en el contexto en que se fue desenvolviendo, desde
su nacimiento y hasta su destino final, nos auxiliaremos del Ciclo Vital del Documento; para
entenderlo mejor se puede hacer una analogía con el ciclo de vida de cualquier organismo
biológico que nace, vive y muere, un documento es creado, se usa en cuanto tiene un valor
continuo y al final se dispone su destino final, ya sea destruyéndolo o conservándolo en virtud de
su valor histórico.
“El Ciclo Vital Del Documento en un concepto universalmente aceptado que está sustentado en
la teoría de Carlos Wifiels quien la estableció en 1872 para el manejo integral y técnico del
documento”29. El objetivo del Ciclo Vital del Documento de alguna manera es garantizar que los
documentos recibirán el tratamiento adecuado a lo largo de su vida.
Tradicionalmente se hablan de tres fases o edades del documento y estas estarán en función de su
valor documental y la frecuencia de su uso, así sabremos la etapa en la que se encuentra.
El documento se origina en una oficina productora, en razón de una función específica o en
cumplimiento de una actividad determinada, aquí adquiere una serie de valores30 de carácter
primario y secundario, determinando de esta manera, por un lado el uso que hacen de él un
instrumento de información imprescindible en la toma de decisiones de la gestión administrativa,
y por otro lado en el futuro, como herramienta indispensable para la investigación de carácter
histórico.
“La permanencia en uno u otro archivo estará en función de los valores que mantengan, pierdan o
adquieran..”31
Las tres edades o fases de los documentos son32:
29
HEREDIA HERRERA, Antonia: Archivística General, Teoría y Práctica, Sevilla, Exema, Diputación
Provincial de Sevilla, 1995, p. 173
30
Se tratará el tema de valoración mas adelante.
31
ISLAS PÉREZ, María Estela: La Archivística en México, México, México, Benemérita Autónoma
Universidad de Puebla, Archivo Histórico Universitario, 2003, p. 132.
32
Al respecto hay diferentes posturas, sin embargo en general la comunidad archivística de México acepta
estas tres fases.
28
1.- “La primera etapa o edad: es de circulación t tramitación por los canales y cauces normales en
busca de respuesta o solución par el asunto que se ha iniciado.”33; también se conoce como “fase
activa del documento”, su manejo es en el Archivo De Gestión, Archivo Activo o de Trámite; es
una etapa de formación, gestionada por la oficina productora, su uso es constante; comprende
toda la documentación producida y recibida en una oficina, como producto del desarrollo de sus
actividades y/o de las funciones que tiene, aquí cada documento comienza a acumularse para
formar, en la mayoría de los casos, las piezas documentales múltiples, esta documentación es
sometida a un uso continuo de consulta administrativa, por la misma oficina productora, el
tratamiento que se les aplica es el que indica el trámite, éste tiene como objeto acumular los datos
y la información necesaria para la resolución del asunto que motivo la creación del documento; el
tiempo de permanencia o retención está reglamentado entre uno y cinco años de acuerdo a los
valores primarios que tiene el documento.
2.- “La segunda etapa o edad: en ella, una vez recibida la respuesta o solución al asunto
empezado, el documento o expediente que lo testimonia ha de seguir siendo guardado, pudiendo
ser objeto de consulta de antecedente, pero no con la frecuencia que en la primer etapa.”34;
igualmente se le llama, “la fase semiactiva del documento”, abarca el tiempo en que el
documento actúa e interesa a quien lo creó, corresponde a la estadía del documento en el
Archivo de Concentración, Central, Intermedio o Semiactivo, en él se agrupan los documentos
transferido de los distintos archivos de gestión de la entidad productora, una vez finalizado su
trámite, pero que siguen siendo objeto de consulta por su productor. El documento tiene una
vigencia que se extiende por el tiempo en que éste actúa en cumplimiento de lo que expresa su
texto; atiende directamente el motivo por el que fue creado, se inicia con la firma de la autoridad
competente, quien también cierra el trámite dictando un acto que dispone, testimonia o informa.
El documento se consulta esporádicamente, y mantiene algún valor administrativo, fiscal, legal.
En esta etapa el documento también tiene una caducidad, se refiere a un plazo precaucional de
conservación, esto es el tiempo que se mantendrá en esta fase, atendiendo a los objetivos de
responder a posibles reclamos administrativos y jurídicos sobre algún aspecto impugnable del
cumplimiento, de lo expresado en él; durante la vigencia, la documentación permanecerá en ésta
33
34
HEREDIA HERRERA, Antonia: Op. Cit. p. 173
Idem.
29
fase entre cinco y veinticinco año, de acuerdo con lo establecido en el calendario de vigencias y
caducidades para cada serie documental de acuerdo a lo explicado.
3.- “La tercer etapa o edad: el documento asume un valor perramente y se ceñirá a ser consultado
por su valor cultural e informativo con fines de investigación.”35 Fase inactiva.- El documento ya
no es necesario para los asuntos corrientes, carece de valor administrativo, fiscal y/o legal,
también se conocen como documentos inactivos o no corrientes, abandonan el Archivo de
Concentración, previa valoración, para ingresar, en virtud de sus valores sociales (testimonial,
evidencial e informativo), al Archivo Histórico, este valor continuo es el que los hace
merecedores de ser preservados como documentos históricos en una institución archivística en
donde su estadía será permanente.
2.1.2
Definición de Archivo de Concentración
El archivo de Concentración también es conocido en algunos países como Archivo Intermedio,
Transitorio o Central, se tienen varias definiciones de lo que es y representa, a continuación se
presentan varias de éstas.
“También se le conoce como archivo intermedio y está formado por los expedientes cuya
consulta no es muy frecuente y que se concentran para su conservación y mantenimiento mientras
vence su período de vida activa”36.
Definición de José Ramón Cruz Mundet. “Desde que los documentos pierden su utilidad
administrativa inmediata, hasta que son conservados definitivamente, pasan por una edad
intermedia en la que son objeto de tratamientos diversos. En primer lugar son transferidos de las
oficinas creadoras al archivo intermedio, donde permanecen por un tiempo -por termino medio de
hasta treinta años - durante el cuál son sometidos a valoración y selección, es decir se decide
cuáles van a alcanzar la categoría de históricos y de conservación permanente, y cuáles van a ser
destruidos. Ambos, transferencia y expurgo, son los aspectos más relevantes de la edad
intermedia”37.
35
Idem.
http://www.e-local.gob.mx/wb2/ELOCAL/ELOC “La_administracion_de_los_archivos_municipales” 2609-2004
36
37
CRUZ MUNDET, José Ramón: Manual de Archivística, Madrid España, 2° ed., Fundación Germán
Sánchez Ruipérez, Pirámide, 1994, p. 123.
30
Por su parte Elio Lodolini manifiesta sobre los archivos de depósito o registratura de depósito
(términos con los que se identifica al Archivo de Concentración en Italia) nos dice que “…..
recibe ordinariamente los papeles procedentes de muchos archivos corrientes o registraturas
corrientes”38.
El Archivo General de la Nación nos dice que tiene expedientes de asuntos terminados o de
escaso movimiento, que han sido retirados de los archivos de trámite para su guarda hasta que
venza su plazo de conservación39.
En Colombia el diccionario de terminología archivística lo define como “Institución Archivística
en la que se deposita para su conservación precaucional, documentación proveniente de las
unidades de documentación en trámite y de la cual eventualmente y de conformidad con los
valores asociados a la documentación se transfiere como archivo histórico o bien se determina su
eliminación definitiva”40
Manuel Vázquez lo define como “Es la selección de una institución o de un sistema integrado de
archivos que aprecia el valor primario de los documentos”41.
María Teresa Dorantes nos dice sobre el Archivo de Concentración que es el “repositorio donde
se resguardan los fondos administrativos, transversales y asociados de trámite concluido que
está, en fecha precautoria”42.
Se puede decir entones que el Archivo de Concentración es el área que se encarga de los
documentos que pierden su vigencia administrativa, fiscal o legal; es también un área sustantiva,
donde los documentos de las diferentes instancias generadoras, serán transferidos físicamente del
Archivo de Trámite, para su resguardo precaucional, aquí, los documentos conservarán su
clasificación original y podrán ser fácilmente consultados por la oficina que los generó,
independientemente de le clasificación original se aplica una clasificación topográfica, esto es
para facilitar la archivación, y será muy importante porque ubicará físicamente la documentación
transferida, facilitando su localización posterior. El Archivo de Concentración únicamente presta
los documentos a los organismos productores para fines de trámite, búsqueda de antecedentes e
38
LODOLINI, Elio: Archivística, principios y problemas, Asociación Española de Archiveros, Bibliotecarios y
Documentalistas (ANABAD), colecciones Manuales, 1993, pp. 35-36.
39
Glosario de Términos Archivísticos, México, Archivo General de la Nación, Comité Técnico, Consultivo de
Unidades de Correspondencia y Archivo, p. 2.
40
Grupo Iberoamericano de Archivos Administrativos, Hacia un diccionario de Terminología Archivística,
p. 10
41
VÁZQUEZ MURILLO, Manuel: Manual de Selección Documental, Sevilla, España, 3° Edición, S&C
Ediciones Corona, 1995, p. 49
42
DORANTES CACIQUE, María Teresa: Proyecto proceso de transferencia primaria…..,Op. Cit., p. 47.
31
información administrativa. El archivo de concentración almacena los originales de todos los
documentos y las copias que determinen las áreas productoras.
Para que un Archivo de Concentración funcione adecuadamente contará con estrategias
encaminadas a cumplir con los lineamientos establecidos por las características documentarias de
la dependencia; también se llevará a cabo un análisis de los fondos documentales de acuerdo las
estructuras de la institución, determinando de esta manera las vigencias y fechas precautorias;
por último debe existir el diseño de una estructura para las transferencias y su programación de
acuerdo a las características de los fondos documentales.
En esta etapa entra un comité que decide sobre el destino de los documentos, si serán destruidos
total o parcialmente, e indicará si procede hacer una concentración de datos, o bien dejar algunas
muestras de documentos. En todos los casos dejará una constancia en un acta oficial en la cual se
consignarán las decisiones tomadas43.
2.1.3 Características y Funciones de un Archivo de Concentración
Manuel Vázquez menciona que “…por influencia de la bibliografía norteamericana
prácticamente se identifica al archivo de concentración con un local enorme que custodia series
documentales de poco uso, mientras aguardan el destino final”44, sin embargo es mucho más que
eso es el punto central de un sistema integral de archivos y no porque es un enorme depósito, sino
porque en él se llevaran a cabo los procedimientos para evaluar lo que ha de conservarse en el
archivo histórico.
“El archivo de concentración ayuda a descongestionar la existencia de grandes volúmenes de
documentos en los archivos de las diversas dependencias municipales”45, así como para disponer
de la documentación que, una vez terminado su trámite, requiere ser conservada por un tiempo
determinado para posteriores consultas.
“Los responsables de cada dependencia... acordarán ...el tiempo de permanencia de los
documentos en el archivo administrativo y cuándo deberán trasladarse al archivo de
43
Resumido de CRUZ MUNDET, José Ramón: Op. Cit., pp. 217-228.
VÁZQUEZ MURILLO, Manuel: Manual de Selección Documental, Sevilla España, 3° Edición, S&C Ediciones
Corona, 1995, p. 49
45
http://www.e-local.gob.mx/wb2/ELOCAL/ELOC “La_administracion_de_los_archivos_municipales” 26-09-2004
44
32
concentración. El archivo de concentración almacena los originales de todos los documentos y las
copias que determinen los funcionarios”46.
Hay cuatro acciones que se tendrán que realizar en el archivo de concentración
a) Recepción, identificación y selección.
b) Control, clasificación y ordenación.
c) Descripción y acceso
d) Control físico para preservación o transferencia como documento de valor permanente
Para que un documento pueda ser transferido a un Archivo de concentración, según Cruz Mundet
deben considerarse los siguientes puntos47:
1.
La finalización de la tramitación.
2.
La frecuencia de uso.
3.
Las dimensiones del sistema.
En otras palabras, que posea claramente valores que justifiquen su conservación, el documento
debe haber agotado su uso corriente, deben ser expedientes completos y lógicos, además de que
el documento no este sujeto a ninguna restricción
Las funciones de un archivo de Concentración son:
- Recibir la documentación y tendrá que fundamentar la caducidad de acuerdo a las disposiciones
legales, fiscales y/o administrativas contenidas en el catalogo de vigencias documentales.
-
El archivo de concentración integrará a su acervo con la mayor rapidez posible, la
documentación que reciba de los archivos de trámite en calidad de transferencia primaria, y
hechas las
verificaciones del caso, ordenándola y registrándola topográficamente a fin de
facilitar su colocación y localización posterior (no. batería, pasillo, etc.).
- Aplicar un programa intensivo de disposición documental en las áreas de adscripción.
- Llevar el registro de las transferencias primarias y secundarias, así como de la documentación
dada de baja.
- El archivo de concentración dará acceso a la información en custodia, única y exclusivamente al
área que promovió su transferencia, exceptuando aquellos casos que por su naturaleza sean
competencia de instancias superiores de su adscripción o previo acuerdo institucional y de
46
47
Ibidem
CRUZ MUNDET, José Ramón: Op. Cit., p. 192.
33
manera oficial, previendo en cualquiera de los casos la devolución oportuna y completa de la
información.
- El sistema de ordenación establecido, se sustenta en las características y necesidades de la
propia documentación, por lo que preverá el retiro sistemático de expedientes prescritos que
faciliten la incorporación regular de las transferencias primarias y la generación de las
secundarias.
-
Seleccionar la documentación de carácter histórico, retirar y depurar la documentación
institucional, cuyos valores primarios hayan prescrito, y atender adecuadamente las normas y
técnicas que sobre el particular emitan las autoridades competentes.
A fin de garantizar el retiro sistemático de materiales prescritos, el archivo de concentración
preverá en coordinación con la unidad promotora el retiro de la documentación susceptible de
darse de baja, si requiere de prorroga, un nuevo dictamen, todo en base a la consulta oportuna del
calendario de caducidad 48.
Con esto se proporciona un espacio de almacenamiento barato, puede ser en las oficinas de la
dependencia, o en algún otro lugar, con un acceso más rápido para su uso, creando condiciones
más fáciles para su análisis y última disposición.
De esta forma el funcionamiento en general de un Archivo de Concentración
se puede
representar así49:
48
49
En mi particular apreciación y por mi experiencia las funciones primordiales son las mencionadas.
Ibidem
34
VALORACIÓN PRIMARIA
EL ÁREA GENRADORA, REALIZA
UN EXPURGO (SELECCIÓN), EN
LOS
EXPEDIENTES
PARA
ELIMINAR LAS COPIAS , LA
PUBLICIDAD, LOS BORRADORES
Y
EN
GENERAL
LOS
DOCUMENTOS QUE NO TENGAN
QUE VER CON EL EXPEDIENTE,
TAMBIÉN
DETERMINA
LOS
Y
TIEMPOS
DE
GUARDA
CUSTODIA.
TRANSFERENCIA
PRIMARIA:
EL ÓRGANO NORMATIVO
AUTORIZA Y PROGRAMA
LA TRANSFERENCIA.
LINEAMIENTOS O REQUISITOS
UNA SOLICITUD U OFICIO DE
TRANSFERENCIA.
SE PIDEN GENERALMENTE CAJAS
HOMOGÉNEAS
DE
MEDIDA
ESTÁNDAR.
UN INVENTARIO (DISKET
CON LA
DESCRIPCIÓN
DEL
INVENTARIO),
CONTENDRÁ EL TIEMPO DE GUARDA
Y CUSTODIA DEL EXPEDIENTE, NO DE
CAJA, NO. DE EXPEDIENTE, AÑO
LAS ETIQUETAS SERÁN ESTÁNDAR
ETC.
AL ACEPTAR LA TRANSFERENCIA LA ENTREGA SE
REALIZA DE FORMA COORDINADA CON PRESENCIA
DE REPRESENTANTES DE AMBOS ARCHIVOS,
QUIENES COTEJARAN EL CONTENIDO DE LAS CAJAS
CON EL DE LOS INVENTARIOS
PREVIAMENTE SE TENDRÁ UN
ESPACIO ASIGNADO DENTRO EN
EL ARCHIVO, DE ACUERDO A EL
NÚMERO DE DOCUMENTOS QUE
GENERA
EL
ÁREA
QUE
TRANSFIERE
VALORACIÓN
SECUNDARIA
TERMINO
DE
VIGENCIA
DEL
DOCUMENTO,
DEPURACIÓN
O
SELECCIÓN
DOCUMENTAL.
LA
DISPOSICIÓN FINAL QUE SE LE
DARÁ AL DOCUMENTO
TRANSFERENCIA
SECUNDARIA:
EL ÓRGANO
NORMATIVO AUTORIZA
Y PROGRAMA LA
TRANSFERENCIA.
LA ARCHIVACIÓN SE REALIZARÁ CON LOS SIGUIENTES
CRITERIOS:
A MENOR TIEMPO DE GUARDA, LO QUE MÁS
PROBABLEMENTE SE CONSULTE Y LO MÁS NUEVO SE
COLOCA MÁS CERCA DEL ÁREA DE TRANSITO
DESARROLLO DE
INTRUMENTOS
DE DESCRIPCIÓN
CONSERVACIÓN TOTAL DE LA SERIE
MICROFILMACIÓN Y BAJA DOCUMENTAL
MICROFILMACIÓN
Y
CONSERVACIÓN
DESTRUCCIÓN BAJA TOTAL DE LA SERIE O
CONSERVAR SOLO UN
MUESTREO DE LA MISMA
DESTRUCCIÓN
35
2.1.4
Servicios
Los servicios que presta un archivo de concentración dependerán de la naturaleza de sus
documentos pero en general son los siguientes:
Clasificación, de marchar bien el sistema la clasificación otorgada de origen se mantendrá
durante toda la vida de los documentos50, sin embargo muchas de las veces esta situación no se
da en cuyo caso de tendrá que asignar una clasificación de acuerdo a al cuadro de clasificación de
la entidad, si éste existiese, si no se elaborará éste de cuerdo a los lineamientos vigentes.
Otro servicio que presta el archivo de concentración es el desarrollar los instrumentos necesarios
para describir adecuadamente el acervo con que cuenta.
Préstamo para consulta o reproducción, se llevará un control de “papeles que están fuera, quién
los tienen, cuando se retiraron y cuándo deben ser devuelto”51, todo con vales de préstamo y
hojas de registro de acuerdo a los manuales.
Por último a transferencia de la documentación, con todas las actividades que se requieren para
llevarla a cabo, incluyendo la depuración y el expurgo.
Se puede decir entonces que el principal servicio que presta el archivo es el acceso al contenido
de los documentos al respecto Manuel Romero Tallafigo indica que “El acceso puede estar
regulado por una ley especifica y general sobre el tema, o bien por diferentes leyes que lo toca
desde varias perspectivas, o bien regulado por el libre arbitrio de la institución que produjo los
documentos”52, y esto es importante porque como archivistas tenemos la responsabilidad de
facilitar el acceso a los documentos, desarrollando instrumentos descriptivos de calidad
e
implantando un sistema eficiente, estas actividades tendrán que estar respaldadas por el marco
jurídico que rige al archivo.
Es bien importante que se valoren y apliquen adecuadamente las leyes, para salvaguardar el
derecho de intimidad, honor e imagen de las personas, la seguridad del estado
o de la
averiguación en delitos.
50
CRUZ MUNDET, José Ramón: Op. Cit., p. 187.
FORERO DE GONZÁLEZ, Elena:. Técnicas de Archivo, Bogotá Colombia, Editorial Norma, 1980, p53.
52
ROMERO TALLAFIGO, Manuel: Archivística y Archivos, soportes, edificios y organización, Sevilla España, 3°
Edición, S&C Ediciones Corona, 1997, p. 444.
51
36
2.2
Elementos Básicos de Organización
Para la organización de un archivo de concentración se tendrán en cuenta diferentes criterios a
aplicar, lograr que la información contenida en los documentos se recupere, sea conocida y
utilizada dará una visión de la manera en que el archivo esta funcionando, de esta forma el
usuario tomará decisiones o acciones apropiadas, por esta situación un archivo ordenado y
clasificado adecuadamente se convertirá en algo vivo e integrado a las necesidades de la
institución.
De ahí la importancia de una correcta organización de archivo, porque de ello depende su
eficiencia, la preservación de los documentos que la acreditan como entidad legalmente
constituida y organizada.
El cuidado y adecuada organización de los documentos se rige por principios archivísticos
reconocidos como tales por la comunidad profesional. El carácter más significativo del
documento de archivo, desde el punto de vista archivístico, es su relación con los que le
anteceden y le siguen, como los eslabones de una cadena. Es su carácter seriado, la necesidad de
estar unido a otros de su especie por un vínculo.
2.2.1
Principio de Procedencia
Una entidad productora se entiende como la persona o entidad que produce el documento; o el
destinatario del documento, que lo recibe de otra persona o entidad exterior y lo acumula o
conserva junto a los propios por alguna obligación jurídica o administrativa o por alguna
finalidad práctica. La relación del documento de archivo con la entidad productora debe ser
siempre como resultado del proceso natural de esta actividad o gestión, realizada con las
atribuciones debidas para ello. Por ello, tan sólo son auténticos documentos de archivo aquellos
que emanan de una entidad productora y que son resultado de su proceso natural, en
cumplimiento de sus funciones o fines. Al respecto Cruz Mundet nos dice “Organizar el fondo
de un archivo en dotarlo de una estructura que reproduzca el proceso mediante el cuál los
documentos han sido creados”53, o sea el principio de procedencia.
En la historia de la Archivística y de los archivos, 1841 es considerada una fecha importante en la
conformación de la disciplina: en esa fecha son pronunciadas en Francia por Natalis de Wailly
quien era jefe de la Sección administrativa de los Archivos Departamentales del Ministerio del
53
CRUZ MUNDET, José Ramón :, Op. Cit., p229.
37
Interior, a través de instrucciones para la organización de los archivos públicos del Estado,
mencionando la existencia de fondo de archivo, “…reunir los documentos que provienen de un
cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un individuo,”54, estableciendo de esta manera
el llamado Principio de Procedencia. En realidad ya se habían dado múltiples propuestas previas
en este sentido, desde finales del siglo XVIII en España y Dinamarca, y a comienzos del XIX en
Holanda e Italia.
De Wailly lo denominó Respect de fonds, este término francés se traduce a menudo como
respeto al origen y al orden natural; con anterioridad a su establecimiento, los documentos, en los
archivos europeos, eran agrupados por sistemas de clasificación “temáticos”, o por “materia o
asunto”, siendo estas modalidades aceptadas universalmente.
Este Principio de Procedencia nos dice que los documentos generados por una entidad no pueden
ser mezclados con los de otra entidad, sino deben mantenerse unidos formando un fondo, sección,
serie o lo que sea pertinente, de esta manera se esta asegurando la ubicación e identificación del
documento, evitando en lo posible la pérdida o desaparición de éste por encontrarse mezclado
con algún otro fondo.
El Principio de Procedencia es el primer fundamento teórico de la Archivística en esencia no es
otra cosa que mantener a los documentos agrupados sin mezclarlos con otros que procedan de
otra entidad, respetando la clasificación de dicha entidad. De esta manera reflejarán la estructura
orgánica de la dependencia y será mucho más fácil la reconstrucción de su propia historia.
En consecuencia los documentos deben conservarse en unidades separadas que correspondan a
sus orígenes en una dependencia oficial, el Principio protege la integridad de los documentos en
el sentido en que sus orígenes y sus procedimientos se reflejen en su ordenación , también nos
sirve para revelar el significado de los documentos colocándolos en un contexto, además el
principio proporciona al archivista una guía de trabajo para el arreglo, descripción y servicio de
los documentos que están bajo su cuidado.
2.2.2
Principio de orden original
Con el uso del Principio de Procedencia se avanzo considerablemente en la organización de los
archivos, pero no era suficiente porque la información aun se seguía fragmentada. En Prusia en
54
Ibidem, p231.
38
el año de 1981 se publicó el segundo principio fundamental sobre los que descansaría la teoría
archivística, el Principio de Respeto al Orden Original.
Este principio nos dice que los documentos han de ser ordenados de acuerdo con la secuenciación
lógica en la que fueron producidos por su entidad generadora, “tiene carácter objetivo, quién
quiera que sea el archivero que lo aplica a un determinado archivo o fondo, el resultado es el
mismo”55.
“El Orden original es la secuencia y la organización en que los documentos fueron creados o
guardados por la oficina de origen”56.
Este principio es, desde luego, mucho más fácil de enunciar que de aplicar, porque hay que
conocer muy en detalle la organización y el funcionamiento de la entidad; el fondo puede haber
sufrido una ordenación previa en la misma oficina productora que alterase su orden natural, etc.
Sin embargo a través de la experiencia de quienes lo han llevado a la práctica ha demostrado su
eficiencia.
“El orden original en el cual los documentos fueron recibidos por el Archivo no deberá cambiarse
si dicho orden denota las actividades y las funciones del organismo creador. En particular, los
documentos no deben ser ordenados por tema, fecha o medio material, si ésta no fue la manera en
la que fueron creados”57. Mantener a la documentación en el orden natural en que se produjo es
indispensable, porque la conservación de los fondos de una institución tal como han llegado,
constituye una regla archivística a respetar; la autoridad a quien sea entregado un archivo, todo o
en partes, tomará su cargo el conjunto de documentos tal y como está, sin modificar nada y lo
mantendrá separado de otros conjuntos de documentos dentro del propio archivo.
2.2.3
Identificación.
La identificación es un proceso indispensable para organizar correctamente un archivo; en un
estado ideal, ésta vendría especificada en la transferencia, sin embargo la situación solo se da en
uno pocos archivos. Al ingresar la documentación al archivo se considerarán diferentes elementos
para identificar adecuadamente a las series o documentos.
55
LODOLINI, Elio: O., Cit. p. 152.
CASAS DE BARRÁN, Alicia, et. Al: Gestión de Documentos del Sector Público Desde una Perspectiva
Archivística, Uruguay, Universidad de la República, Archivo General, Consejo Internacional de Archivos,
International Records Management Trust, 2003, p.33.
57
Idem.
56
39
“De toda transferencia de documentación se debe llevar a cabo un estudio pormenorizado de las
series documentales ingresadas, investigando los dos elementos esenciales que las constituyen.
1°) El elemento Orgánico.
2°) El elemento funcional”58.
Se establecerá un sistema de control que permita conocer el trámite de los documentos y su
estado en el archivo que lo generó. De esta forma contar con un control al momento de su
ingreso. “Dentro de la identificación de series es muy importante establecer una normalización
para su correcta denominación, de manera que todos los fragmentos cronológicos de la misma
serie documental reciban idéntica denominación, con el fin de no dispersar la información”59
Es indiscutible que la identificación está determinada por procedimientos, que se llevan a cabo
sobre la propia documentación; así, la identificación de series o documentos debe ser el resultado
del análisis de su contenido informativo y de las funciones y demás información recopilada en la
historia institucional para conocer lo dispuesto sobre la organización y el funcionamiento de la
entidad.
“Establecer un sistema para la valoración de los documentos que ya hubieran ingresado en los
archivos sin ningún tipo de control previo. Esto requería estudiar y tipificar todos los tipos
documentales y la documentación acumulada, atendiendo a los siguientes aspectos:
•
Denominación de la serie
•
Fechas extremas
•
Organismo productor descendiendo a la unidad productora
•
Análisis de la tipología documental
•
Signaturas
•
Nivel de descripción adecuados
•
Accesibilidad
•
Vigencia administrativa
•
Propuesta de eliminación o conservación definitiva
•
Tipos de instrumentos de descripción
58
MOLINA NORTES, Juana y Victoria Leyva Palma: Técnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentación
Administrativa, Castilla España, ANABAD, 2000, p. 158.
59
Ibidem, p. 161.
40
Se denominó a todo esto identificación”60.
Los elementos y criterios para identificar a los documentos serán determinados de acuerdo a la
naturaleza del archivo y a los elementos que determina la norma Isad-g.
“...indicará con
exactitud y fidelidad la naturaleza de las series que conforman el fondo como una agrupación
natural”61, y es importante porque no perderá su vinculo con otras series y con la propia área
generadora.
En esta etapa es fundamental separar la documentación, con deterioro biológico para evitar la
contaminación de aquella en buen estado y
dañada físicamente
para su rehabilitación o
restauración.
2.2.4
Clasificación
Clasificar es una operación que realizamos de forma automática en la vida cotidiana para
diferenciar cosas “... es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o
grupos”62.
La clasificación archivística se inicia cuándo se tiene una apropiada identificación, el maestro
Mundet nos dice que “Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo
mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de cuerdo con los
principios de procedencia y orden original”63; quiere decir que,
una vez identificados los
productores, etapas de evolución, dependencias y los asuntos se registra y grafica este proceso
evolutivo institucional “…en donde quedan reflejados cada uno de los grandes grupos y
subgrupos documentales que tiene el organismo”64, se separarán los documentos de acuerdo a
esta grafica; así las diversas estructuras orgánicas quedarán vertidas en los cuadros de
clasificación preliminares, “Hay que elaborar un cuadro de clasificación único para cada tipo de
archivo, que nos permita conocer el fondo que vamos a gestionar”65. Posteriormente en los
procesos operativos de clasificar y ordenar toda la documentación se confrontará y
complementará la información, hasta lograr reconstruir la procedencia y el orden original, “Ya
60
vhttp://www.e-local.gob.mx/wb2/ELOCAL/ELOC “La_administracion_de_los_archivos_municipales” 26-092004
61
DORANTES OLASCOAGA, María Teresa: La Norma Isad (G), México, Sociedad para el Desarrollo Científico
de la Archivística, S. C., 1998, p. 29.
62
HEREDIA HERRERA, Antonia: Op. Cit., p. 263.
63
CRUZ MUNDET, José Ramón :, Op. Cit., p. 239.
64
MOLINA NORTES, Juana y Victoria Leyva Palm: Op. Cit., p. 162.
65
RUIZ RODRÍGUEZ, ANTONIO ÁNGEL Et. Al.: Manual de Archivística, Madrid España, Editorial Síntesis S.
A., 1995, p. 42
41
sabemos que un cuadro de clasificaciones se basa en el principio de procedencia de los fondos y
en el orden natural de los documentos; por tanto, este cuadro nos servirá para saber en cada
momento los órganos, funciones y actividades de cada administración”66. En esta etapa de la
organización los cuadros de clasificación serán más veraces y sobre éstos se trabajarán los
instrumentos descriptivos. “El cuadro refleja todas las agrupaciones documentales establecidas de
acuerdo a la estructura y funciones del organismo de forma jerárquica, es decir aparecen los
órganos jerárquicamente superiores en primer lugar y a continuación aquellos que dependen de
él, la información va de lo general a lo particular y en él quedan identificadas los nombres de las
series documentales incluidas dentro de cada agrupación.”67
Heredia en su libro “Archivística” (pp 275 y 276) cita y resume a Schellenberg para enumerar
los principios de clasificación:
I La clasificación es anterior a la ordenación
II Una clasificación debe ser consistente, es decir que en un mismo nivel se han de incluir solo
funciones o actividades o materias.
III En un cuadro de clasificación ha de huirse de encabezados como: misceláneos o varios.
IV Los cuadros que reflejen una clasificación no deben ser excesivamente desarrollados con
innecesarias subdivisiones.
V Los documentos se pueden clasificar por funciones
VI Los documentos también pueden ser clasificados con relación a los órganos de una entidad.
VII Los documentos deben clasificarse sólo en casos excepcionales por materia o asunto.
La clasificación documentos de características similares (producidos por la misma actividad, con
el mismo procedimiento, por el mismo órgano), genera documentos del mismo tipo. El tipo lo
podemos definir, entonces, como el conjunto de características que nos permiten clasificar un
documento El establecimiento de los tipos de documentos conservados en un archivo debe
contemplar la totalidad de las actividades que producen esos documentos. Así se establecen las
series producidas por un organismo, una vez establecidas éstas, podremos clasificar los
documentos como pertenecientes a una de ellas.
66
67
Idem.
MOLINA NORTES, Juana y Victoria Leyva Palma: OP. Cit. p. 162.
42
2.2.5
Ordenación
Ordenar es según el diccionario Larousee es poner en orden, “Es la tarea material consistente en
relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea
la fe, las letras del alfabeto, los números”68, colocar en forma establecida los elementos con los
que se trabaja, “....es unir todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad-orden, que
puede ser la data, el alfabeto, el tamaño o el número.”69 Para ordenar es todo un proceso y puede
haber diferentes formas de hacerlo.
La ordenación en un archivo es la operación consistente en instalar físicamente los documentos
en los estantes siguiendo un criterio preestablecido “…viene establecida ya desde los archivos de
oficina, puesto que son éstos quienes de acuerdo a su gestión diaria dan un orden natural a los
expedientes generados, orden que no debe romperse nunca…”70. Es decir, ordenar un expediente
es colocarlo en el anaquel en un orden preestablecido de acuerdo a la naturaleza del archivo. “La
ordenación del archivo desciende, pues, de la historia de las instituciones que han producido los
papeles”71
El proceso de ordenación de las unidades documentales será siguiendo la secuencia de su
producción original; de esta manera, una vez almacenada la documentación ubicarlas en la
estantería siguiendo el orden de las series de cada dependencia u oficina productora.
Ordenar documentos, ya se ha dicho, es colocarlos en un estante. Para ello necesitamos establecer
un criterio, estos criterios pueden ser un nombre, un lugar, una fecha, un número..., los distintos
criterios que se utilicen darán lugar a distintos tipos de ordenación, de acuerdo a las necesidades
del archivo.
Tipos de ordenación
El tipo de ordenación más adecuado para cada documento nos será sugerido por el predominio de
uno de los elementos de contenido del expediente y, en muchos casos, se ordenará la
documentación combinando alguno de los distintos tipos. Cruz Mundet en su libro Manual de
Archivística menciona que las principales formas en que se ordena un archivo son, Cronológica,
Alfabética, Numérica y Alfanumérica.
68
CRUZ MUNDET, José Ramón :, Op. Cit., p. 251.
HEREDIA HERRERA, Antonia: Op. Cit., p. 263.
70
MOLINA NORTES, Juana y Victoria Leyva Palma: Op. Cit., p. 164.
71
LODOLINI, Elio: Op. Cit., pp. 162.
69
43
Es importante mencionar que independientemente del sistema de ordenación todos los
expedientes tendrán una signatura. La signatura es un número, un código que combina dos o mas
números o letras: estos elementos ubicaran los expedientes en el espacio físico que ocupan
dentro del archivo, las unidades de instalación (caja, legajo, tubo, archivador, armario...) y el
número del documento
Ordenaciones alfabéticas
En este tipo de ordenación, el elemento es una palabra clave que servirá para colocar los
expedientes o documentos en el lugar que les corresponda en un orden alfabético.”Consiste en la
utilización de las letras del alfabeto, como criterio…”72, según el tipo de palabra clave que
ordenemos, la ordenación alfabética Juana Molina Nortes la divide en:
* Ordenación onomástica: el elemento que se utiliza en la alfabetización es un nombre de
persona o entidad. Es el sistema adecuado para expedientes de tipo personal.
* Ordenación geográfica: el elemento ordenador por un nombre de lugar. Es el sistema que se
recomienda para expedientes de obras, de carreteras, aprovechamientos forestales
* Ordenación de Organismos: se ordena la documentación respecto a los nombres de
instituciones, centros, organismos u oficinas.
* Ordenación por materias: se toma como referencia para la ordenación, una palabra clave que
resuma el contenido. Este tipo de ordenación requiere una tabla alfabética de materias que
unifique el vocabulario.
Ordenación cronológica
El criterio de ordenación viene dado por una fecha. “…de acuerdo a la fecha en que la
documentación ha sido tramitada73”. Los documentos se colocarán en orden descendente, de tal
forma que el documento más reciente sea el que aparezca en primer lugar. Es el sistema idóneo
para la documentación económica.
Ordenación numérica
A cada documento que entra en el archivo se le asigna un número correlativo,
independientemente de su procedencia, y se los ordena siguiendo el orden establecido por esa
numeración. Es el sistema muy eficaz para la ordenación de los archivos de trámite, puesto que se
72
73
MOLINA NORTES, Juana y Victoria Leyva Palma: Op. Cit. p. 79
Ibidem. p. 84
44
puede ubicar en su lugar correspondiente a la documentación, conforme llega al archivo,
independientemente del origen y del contenido.
Estos se pueden manejar también como métodos directos e indirectos
El método directo es aquel que nos permite llegar al expediente sin consultar índices o catálogos.
Los directos son los que se usan tal como lo indica fecha de creación o la letra referente,
Alfabético y Cronológico.
El método indirecto requiere de instrumentos descriptivos que requieren consulta previa para
llegar al documento. Los indirectos aunque se refieren a un sistema en especifico están ordenados
a su vez alfabéticamente o numéricamente como el Geográfico, topográfico, por asuntos,
numérico o decimal.
2.2.6
Valoración Documental
El significado de la palabra valor “se desprende del termino griego axios, que significa valioso,
digno de estimar. El valor es un termino que empezó a usarse en el siglo XIX en el campo de la
economía”74; la valoración es una fase en donde se descubren y aprecian los valores inherentes de
los documentos en base a un conocimiento general de toda la documentación, además es un
compromiso para el profesional de los archivos, porque de su correcta aplicación depende el
destino un documento.
Por
otro lado, debido al la gran acumulación de documentos
(explosión documental) se
buscaron mecanismos para conservar solo una parte, Manuel Vázquez expone que “Un gobierno
no puede afrontar la conservación de todos los documentos que produce como resultado de sus
múltiples actividades...Los costos de su mantenimiento están mas allá de los medios de la nación
más opulenta”75; la valoración en este aspecto ayuda a resolver en gran medida el problema.
Aunque aún se discute la disyuntiva sobre que documentos se deben conservar, la mayor parte de
los especialistas confluyen es que si deben depurarse.
Es muy importante aplicar las técnicas archivísticas en un archivo de concentración ya que
cuando no se llevan adecuadamente estos procedimientos se van a reflejar problemas en el
archivo histórico y aún en el de trámite.
74
NACIF MINA, Jorge y Ramón Aguilera Murguía: Valoración de Archivos, México, Archivo General de la
Nación, 2002, p. 11
75
VÁZQUEZ MURILLO, Manuel: Manual de Selección Documental, Op. Cit., p. 17.
45
Todo documento al nacer posee un valor, que es la razón, el objeto o finalidad por la que fue
producido; el uso que de él hace la entidad productora, es el que establece su valor.
La valoración ante todo es un proceso técnico de análisis intelectual de la producción documental
de la institución, y por medio de ella llegamos a la selección documental, que tiene como objeto
identificar los valores primarios y secundarios de los documentos y de esta manera establecer el
tiempo que deben permanecer tanto en el archivo de tramite como en el archivo de concentración,
definiendo de esta manera su disposición final.
Para Manuel Vázquez “La selección documental consiste a su vez en un estudio de valores; el
valor para la administración que los produce (valor inmediato o primario) y el valor para la
investigación del pasado (valor mediato o secundario)”76. Al respecto Cruz Mundet dice que “Es
la tarea por la cuál se determina el destino de los documentos a partir de su valor, es decir, los
plazos de tiempo límite para su conservación o destrucción y la modalidad empleada al efecto”77.
Todo documento, desde el momento de su producción, tiene un valor que va a estar
condicionado, como hemos dicho, por su utilización. La finalidad primera de un documento es la
de ser útil para la resolución de los asuntos; cuando un documento tiene esta utilidad posee algún
valor.
Existen varios criterios que deben tenerse en cuenta para el proceso de valoración, como el ciclo
vital de los documentos y el funcionamiento institucional. En este punto, en la primer fase de
vida del documento estaríamos hablando de los valores primarios, que persisten incluso después
de haber perdido su valor de gestión; a decir de Cruz Mundet, éstos son:
Valor administrativo, determinado por la vigencia administrativa y la frecuencia de su consulta
con fines administrativos.
Valor legal, mientras el documento sirve de prueba ante los tribunales.
Valor fiscal, referente a instrumentos contable, de presupuestos o de impuestos.
Los valores secundarios son:
El valor evidencial se refiere al origen, organización y desarrollo del organismo productor.
El valor testimonial, aquel “que refleja los orígenes y la evolución histórica del organismo
productor, sus facultades y funciones, su estructura organizativa, sus programas, normas de
actuación, procedimientos, decisiones y operaciones importantes. Son indispensables para la
76
77
Idem, p 21.
CRUZ MUNDET, José Ramón : Manual de Archivística, Op. Cit., p218.
46
entidad creadora y para la investigación”78. Nos da un testimonio de la evolución y los cambios
más trascendentales que ha tenido la institución desde el punto de vista legal.
El valor informativo contribuye sustancialmente a la investigación y al estudio de cualquier
campo del saber, nos revela un fenómeno social y/o institucional. Schellenberg dice que pueden
referirse a personas, cosas y fenómenos.
En los fondos de un archivo de concentración existen documentos que aún poseen valores
primarios, que interesan a la institución o a los involucrados en el asunto, es decir, que no han
finalizado su vigencia ni su plazo precaucional, por esta razón se les debe asignar un tiempo de
retención en el archivo y su disposición final una vez hayan concluido estos plazos.
Por otra parte, la valoración también tiende a preservar los documentos que informan y
testimonian sobre el desarrollo institucional, sociocultural, científico y tecnológico de las
entidades y la población que los produjo. Es la valoración secundaria y tiene como último fin la
conservación y preservación de la documentación de valor secundario; esta labor tiende a
construir el patrimonio histórico documental.
Igualmente, como resultado final del proceso de valoración se debe conservar no solo los
documentos de valor permanente, sino también la visión de quienes los valoraron; todas las
decisiones respecto a la valoración de series o asuntos deben registrarse en las Tablas de
Valoración Documental.
También se manejan en el archivo de concentración el catalogo de vigencia, catalogo de
deposición documental o catálogo de caducidades, éste “ establece el plazo de conservación de
las series documentales, tanto en archivos de trámite como en archivos de concentración, y
determina una valoración preliminar del posible destino de los documentos”79, en estos catálogos
se fijan las políticas para depurar un archivo, se establecen en coordinación de las unidades
administrativas involucradas por un equipo interdisciplinario con especialistas en las funciones,
por abogados, historiadores, contadores y por supuestos archivónomos; los catálogos están
conformadas por
cédulas cuyos registros señalan plazos de conservación y vigencia
en
especifico de series, expedientes o piezas de archivo.
Estos instrumentos son importantes porque nos facilitan el proceso de la segunda valoración y
selección documental, en este punto encontraremos los valores secundarios; éstos están
78
SCHELLENBERG, T.R.. Archivos Modernos, Principios y Técnicas, (Trad. Manuel Carrera Stampa), México, 2ª
Edición, A.G.N., 1987, p.166.
79
NACIF MINA, Jorge y Ramón Aguilera Murguía: Op. Cit., p. 80.
47
directamente relacionados con el problema de las fuentes y la utilidad de los documentos; los
documentos que hoy se evalúen y resulten de valor permanente o histórico serán en el futuro
fuente de información para el conocimiento del desarrollo institucional, científico y tecnológico;
igualmente, deben ser útiles para esclarecer problemas históricos y proporcionar a quien los
consulte una imagen fidedigna e de lo que fue la administración y la sociedad que se produjeron;
de igual manera se determinará la forma de conservación, de no contar un valor se determinara
las forma de destrucción.
La selección no es solo una labor operativa de separación de documentos de conservación
permanente y de los que no lo son; tiene como objetivo fundamental reducir el número de
registros informativos de una serie o asunto determinado, mediante la utilización del muestreo.
Las técnicas de selección de registros, están basadas en las técnicas de investigación usadas en las
ciencias sociales.
El muestreo es una herramienta estadística básica para el desarrollo científico-profesional y como
consecuencia, la actualización del conocimiento en estas técnicas es imprescindible para todo
investigador o profesional de alto nivel, “… un procedimiento tal, que al escoger un grupo
pequeño de una población podamos tener un grado de probabilidad de que ese pequeño grupo
efectivamente posee las características del universo”80. Se aplica el muestreo en cuatro opciones,
dos de ellas de tipo cualitativo y las otras dos de tipo cuantitativo.
Dentro de las primeras menciona:
a) Toma de ejemplares al azar; es un muestreo no probabilístico y es a juicio de quien lo realiza.
b) Muestreo selectivo o cualitativo, se determinan los grupos mas importantes de la población
con arreglo a una pauta determinada dando un valor especial a ciertas series con fines de
investigación. Es un método arbitrario, se le atribuye ser poco objetivo y proporcionar una visión
sesgada o tergiversada de la serie.
Dentro de las segundas menciona las siguientes:
a) Muestreo sistemático o estratificado, que tiene como guía la cronología, es decir, guardar
ciertos años, eliminar otros; conservar la producción de una serie correspondiente al primer
semestre, eliminar la producción correspondiente al segundo;
80
PARDINAS, Felipe; Metodología y técnicas de investigación en las ciencias sociales, introducción elemental,
México, 16 ed., Siglo Veintiuno Editores S. A., 1976, p. 68.
48
b) Muestreo aleatorio. Toda unidad tiene igual probabilidad de representar una serie; en este caso
es necesario aplicar una fórmula estadística.
Para Cruz Mundet los métodos más utilizados en los archivos son el muestreo aleatorio y el
sistemático; el primero considerado de fácil comprensión pero de difícil aplicación mientras que
el segundo está basado en una progresión aritmética de un número aleatorio en función del
tamaño de la muestra a seleccionar.
El muestreo debe ser motivo de análisis para la administración, por esta razón debe contemplarse
como tema de importancia en el Comité de Archivo de la entidad.
2.2.7 Transferencias
Las transferencias son las operaciones realizadas para trasladar la documentación de una etapa a
otra del archivo “Es el proceso de pasar del archivo activo al inactivo, la documentación
desactualizada y poco o nunca consultada, teniendo en cuenta el material y su contenido”81.
“La transferencia es un proceso que debe estar bien organizado desde el comienzo, debe haber
una normatividad clara que explique su procedimiento donde se fijan todos aquellos elementos
necesarios para efectuarla correctamente, entre ellos. Que la documentación se ha de transferir;
cuándo; como debe prepararse; en que condiciones físicas ha de ir instalada la documentación;
cómo debe ser descrita; etc.”82
La transferencia de documentos será acompañada por hojas de remisión que son una relación
exhaustiva de los documentos que se transfieren. El contenido de estas hojas se puede obtener a
partir de los inventarios. Se transfiere documentación del archivo de gestión o archivo o trámite
al de concentración o intermedio y de éste al histórico, quiere decir que estamos hablando de una
transferencia primaria en el primer caso y secundaria en el segundo, en otras palabras “…es el
procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo, mediante el traslado de las fracciones
de las series documentales, una vez que estas han cumplido el plazo de permanencia en la etapa
anterior…”83
En el momento previo a la transferencia, se seleccionará la documentación que se remitirá, de
ésta se hará una relación de todas las unidades documentales (expedientes y registros) que se
remitirán. En esta relación, se registrarán al menos los siguientes datos:
81
FORERO DE GONZÁLEZ, Elena: Op, Cit. p55.
MOLINA NORTES, Juana y Victoria Leyva Palma: Op. Cit, p. 141.
83
Idem..
82
49
- Signatura (nº de caja y nº de expediente)
- Serie
- Fechas extremas
- Resumen del contenido, si fuera necesario
Heredia nos indica que la transferencia, «versamento» para los italianos, es el paso de los
documentos del archivo administrativo al archivo histórico y tiene lugar después de un plazo más
o menos largo, una vez concluida la vigencia administrativa y haber sido valorados y
seleccionados en el archivo intermedio para utilidad científica, debe hacerse de forma periódica y
regular. Para una correcta localización de los documentos, es preciso establecer calendarios de
conservación o caducidad que determinen en qué etapa archivística se está el documento.
Las fechas y los plazos de las transferencias varían de institución a institución. La normalización
en estos casos es indispensable y se reflejará en los impresos de hojas de remisión y en el uso de
la tipología documental. La normatividad de remisión para la transferencia estará regida a la de la
propia institución.
Es indispensable contar con un calendario establecido de los plazos de transferencias, para que
éstas funcionen a cualquier nivel administrativo, y con personal calificado
2.2.8
Instrumentos de Descripción
La descripción es el proceso por el cual extraemos de los documentos la información necesaria
para poder recuperarlos, agrupándolos en un documento nuevo en forma de listado o fichero, o en
forma de base de datos. No se recoge toda la información de un documento, sino los
denominados elementos esenciales de información. Estos elementos pueden ser variables en
función de los propios documentos o de las necesidades de información del organismo. En este
aspecto la Norma Internacional General de Descripción Archivística, ISAD (G), rige el camino,
en cuanto a normalización de procesos archivísticos. En la aparición de un cuerpo normativo no
jurídico dirigido expresamente para llevar a cabo la descripción de los documentos de archivo
está motivado por dos factores determinantes: En primer lugar un factor externo y globalizador,
impulsado por la rápido evolución de las nuevas tecnologías de la comunicación, este aspecto
nos ha traído como consecuencia que para la intercomunicación y cooperación archivística, a
nivel local, regional, nacional e internacional, sea necesaria la utilización de un protocolo
archivístico, en este caso de descripción, que sea general y universal, y que permita el control,
50
difusión y comunicación de los documentos y por lo tanto de la información que contienen. En
segundo lugar tenemos un factor interno por la necesidad de trabajar dentro de los propios
servicios de archivos de forma ordenada.
Esta norma constituye una guía para la elaboración de descriptores archivísticos, y debe
conjuntarse con las normas nacionales existentes en cada país, también pude acompañar a otras
normas internacionales La finalidad de la descripción archivística es identificar y explicar el
contexto y el contenido de los documentos de un archivo, con el fin de hacerlos accesibles a el
usuario. Esta norma contiene reglas generales para la descripción y pueden ajustarse a todo tipo
de archivo (no importando el soporte ni el tipo documental).
La Norma Internacional de Descripción Archivística, ISAD (G) establece veintiséis elementos
(campos) de información que agrupa en seis áreas. Establece, además, distintos niveles de
descripción del fondo y de sus partes. Para cada uno de los niveles de descripción (Fondo,
Secciones, Series, Unidades documentales), se seleccionarán los elementos que cada archivo
considere necesarios para formar un registro (ficha). Los registros ordenados de cada nivel,
formarán la descripción del nivel correspondiente.84
Hay diferentes instrumentos de descripción que abarcan de la información más general a la más
particular:
Las Guías son instrumentos para un fondo documental para dar a conocer el acervo de un
archivo; las hay generales que tan solo proporcionan la información general de un archivo,
pueden describir varios fondos o un solo fondo, describe el tipo de fondos, el no. de secciones o
series, no. de cajas que los contienen y fechas extremas; también hay guías especiales y se
utilizan cuando queremos resaltar uno o varios fondos o series especiales, llevan los datos de las
generales ademes la procedencia, el área productora y una breve historia del fondo o serie. Las
guías documentales son exclusivas de los archivos históricos.
El Índice es un instrumento de búsqueda que consiste en un listado de nombres de materias,
personas lugares, ordenados alfabéticamente y que incluye los datos de localización del
documento, pueden ser cronológicos, temáticos, geográficos, onomásticos, sistemáticos o
topográficos.
84
Información resumida de: Norma Internacional de Descripción Archivística, adoptada por el Comité de Normas
de Descripción Estocolmo, Suecia, 19-22 de septiembre de 1999, Madrid, segunda edición, 2000, 125 pp
51
Los Catálogos describen ordenadamente de forma simplificada la pieza o unidad documental
para facilitar su localización y contenido para el usuario.
Los Registros son un control para facilitar el acceso a la información y controlar entradas, salidas,
transferencias, etc.
El Censo Nos da el estado general de cómo se encuentran los archivos en general, nos
proporciona los tipos documentales que se encuentran en un archivo.
Tesaurus se basa en descriptores, de temas o encabezamientos, se puede comparar a una base de
datos a partir de palabras claves para encontrar la información.
El Inventario es una relación ordenada del contenido de una serie documental, en la cual se
consigna por escrito las características de cada pieza documental, precisando su ubicación.
El inventario es un instrumento de búsqueda que relaciona y puede describir todos y cada uno de
los elementos que contienen los expedientes, legajos y/o libros que forman un fondo o colección
y que refleja la sistematización y localización de los mismos. Por seguir la ordenación numérica
su nombre se asocia a la
topografía que tiene el documento dentro del archivo. Sirve de
documento de control e información. Mundet nos dice que pueden ser somero o analítico.
Una de las características del inventario es que “ ....ofrezca la posibilidad de describir los fondos
con un nivel de profundidad suficiente como para garantizar una cantidad de información
satisfactoria para los usuarios y, al mismo tiempo, con la sumeridad necesaria como para permitir
la descripción uniforme de amplios grupos documentales”85
Por sus características como instrumento de control el inventario destaca algunos aspectos
relevantes de la información de la producción documental de cada dependencia de la entidad, en
una época determinada.
De manera específica el inventario; permite un control de los expedientes; identifica los tipos
documentales o series que tiene la dependencia; determina sus fechas de producción; sus sopotes;
su estado de conservación y señala el volumen, también facilitará las trabajos de ordenación de
los documentos, al registrar los expedientes que lo componen.
En el momento de las transferencias, el inventario permitirá elaborar las hojas de remisión de
manera dinámica, porque solo con una consulta se seleccionarán los registros de los documentos
a transferir.
85
CRUZ MUNDET, José Ramón :, Op. Cit., p. 276.
52
El inventario debe incluir la totalidad de la documentación originada en cada una de las
dependencias de la entidad productora, correspondiente a las diferentes etapas de su vida
institucional.
2.2.8.1 Inventario General
Cruz Mundet lo llama somero y dice que “Comprende los elementos mínimos, los del área de
mención de identidad”86, ofrece información general sobre la documentación que el usuario
puede encontrar. Sólo incluye sus elementos mínimos suelen ir dispuestos en columnas cuando se
publican. Estos elementos son:
.Signatura
.Título.
-Fechas.
-Nivel de descripción.
-Volumen.
Su utilidad principal es de uso interno como procedimiento de control sobre el contenido del
archivo, pero para el uso de los usuarios es muy limitado, pues solo les orienta de una manera
general acerca de los documentos que puede encontrar en el archivo ofreciéndoles una
información limitada y de un solo género.
Es un primer procedimiento de descripción que se aplica en un archivo y a pesar de sus limitantes
es válido para la descripción de grandes volúmenes documentales.
2.2.8.2 Inventario Analítico
El Inventario Analítico “...describe los fondos con mayor profundidad al descender hasta los
expedientes”87
Tiene algunas características diferentes al
General o Somero porque describe con mayor
detenimiento el, descendiendo a la unidad documental, con los elementos mínimos obligatorios88
más algunos optativos; ofrece información suficiente para conocer la organización del grupo y la
individualiza para que el usuario elija de entre todas la opciones, permite localizar al documento
en el tiempo y en su ubicación física.
86
Ibidem, p. 277.
Ibidem., p. 278
88
Según la Norma ISA-G
87
53
Logra una excelente relación entre costos y beneficios porque permite describir uniformemente a
os grupos documentales y proporciona al usuario un nivel de información mas detallado.
Los elementos de una ficha de Inventario Analítico tienen elementos obligatorios y optativos y
son los siguientes89:
Área de mención de identidad:
-Signatura.
-Título.
Obligatorios
-Fechas.
-Nivel de descripción.
Área de contenido y estructura:
-Resumen de alcance y contenido.
-Información sobre valoración, selección y
eliminación.
-Sistema de organización.
Área de condiciones de acceso y utilización:
optativos
-Condiciones de acceso.
-Instrumentos de descripción.
Área de materiales relacionados:
-Unidades de descripción relacionadas.
2.2.9 Manuales Administrativos
Una de las partes muy importantes dentro del trabajo archivístico es la elaboración de manuales
Administrativos, “Un manual administrativo es un documento preparado sistemáticamente donde
se indican las actividades que deberán realizar los miembros de un organismo y la forma en que
estas actividades deberán ser realizadas”90; dentro de la administración de empresas el uso de
astas herramientas es muy común por las ventajas y resultados que presenta. Se puede decir
89
Copiado íntegramente de Cruz Mundet, José Ramón, “Manual de Archivística”, p 279
ARELLANO RODRÍGUEZ, J. Alberto: Guía del Manual de Procedimientos, México, Secretaría de Educación
Pública, 1994, ISBN 968-29-7299-X , p. 14.
90
54
entonces que los manuales “... son una de las herramientas más eficaces para transmitir
conocimientos y experiencias, porque ellos documentan la tecnología acumulada hasta ese
momento sobre un tema”91.
Hay manuales muy especializados de ciencia o tecnología, que nos permiten utilizar
adecuadamente los recursos, pero no solo existen este tipo de manuales, también los hay para
muchas otras disciplinas o actividades.
La gestión de los servicios de información , como los archivos, no son la excepción, su objetivo
es satisfacer las necesidades de información de sus usuarios; para brindar este servicio
adecuadamente la administración debe ser lógica, conjuntando recursos humanos, técnicos y
materiales, en este orden es fundamental desarrollar manuales para establecer pautas para lograr
el objetivo.
Normalizar los procesos y operaciones que se realizan un archivo por medio de manuales,
mejorará la comunicación entre los empleados, define las responsabilidades y actividades del
personal y los pasos a seguir en los procedimientos de las diferentes áreas
J. Alberto Arellano, en su Guía del Manual de Procedimientos divide a los manuales en:
Manual de organización
Manuales Generales
Manual de historia de la organización
Manual de procedimientos
Manual de políticas
Manual de adquisiciones
Manuales Específicos
Manual técnico
Manual de contabilidad
91
ÁLVAREZ TORREZ, Martín G.: Manual para Elaborar Manuales de Políticas y Procedimientos, México, 5°
reimpresión, Editorial Panorama, 1999, ISBN 968-38-0580-9, p. 23.
55
Estos son los más comunes, aunque dependiendo a la complejidad de la institución se pueden
más para otras actividades.
De acuerdo a los lineamientos de la Guía Técnica para la Elaboración de Manuales del Gobierno
del Distrito Federal, los manuales deberán tener los siguientes elementos:
Estructura.- Deberá contener: Uniformidad, márgenes, Texto (Títulos de capítulos), paginación,
encabezados (anexo) y formalización de procedimiento.
Índice
Presentación
Antecedentes
Marco jurídico
Estructura orgánica
Atribuciones
Funciones
Organograma
Procedimientos: Descripción narrativa y diagramas de flujo.
Los Diagramas de Flujo son una parte importante en el desarrollo de los procedimientos, porque
al graficar permite ahorrar muchas explicaciones.
Los diagramas de flujo sirven para : “Describir las etapas de un proceso y entender como
funciona, apoyar el desarrollo de métodos y procedimientos. Dar seguimientos a los productos
(bienes o servicios) generados por un proceso. Identificar a los clientes y proveedores den
proceso. Planificar, revisar y rediseñar procesos con alto valor agregado, identificando las
oportunidades de mejora. Diseñar nuevos procesos. Documentar el método estándar de operación
de un proceso. Hacer presentaciones directivas”92.
La simbología empleada en los diagramas de flujo en los Manuales de Gobierno del D. F. es:
Terminal: Indica el inicio o
la terminación del flujo
Operación: Representa la
realización de una operación
o actividad (Es el único
92
Idem., p. 39.
56
símbolo que se numera)
Documento:
Representa
cualquier tipo de documento
que
se
genere
en
los
procedimientos.
Decisión
o
alternativa:
Indica un punto dentro del
flujo en que son posibles
varios caminos alternativos
Conector: Representa una
conexión o enlace de una
parte del diagrama de flujo
con otra parte lejana del
mismo.
Conector
de
página:
Representa una conexión o
enlace
con
otra
hoja
diferente, en la que continúa
el diagrama de flujo.
Almacenamiento
permanente:
Indica
el
depósito de un documento o
información dentro de un
archivo, o de un objeto en
un almacén.
Los manuales mas utilizados en un archivo son:
Manual de Procedimientos “Es el documento en que se consignan las operaciones o actividades
que deben seguirse para la realización de las funciones sustantivas de las Unidades
57
Administrativas y de Apoyo Técnico-Operativo que integran una Dependencia u Órgano de
Descentralizado, de acuerdo a sus atribuciones que marca la normatividad aplicable”93.
“La finalidad del Manual de Organización es proporcionar en forma ordenada y sistemática
información referente al objetivo, antecedentes, organización y funcionamiento de las unidades
administrativas, propiciando la participación adecuada del elemento humano para un mejor
desarrollo de las actividades encomendadas”94.
El Manual de Políticas es importante par mantener el orden en una organización, las políticas
surgen de todas las actividades que se efectúan en la institución para elaborar un manual se
considerarán en primer lugar los procesos, los sistemas, planes, mejoras y conflictos. “Las
políticas siempre existirán mientras haya una persona que tenga trabajo que realizar”95.
Álvarez Torres dice que las características del las políticas son:
•
Establecen lo que la dirección quiere que se haga
•
No dice cómo proceder, (esto lo dice el procedimiento).
•
Refleja una decisión directiva para todas las situaciones similares.
•
Ayuda a las personas de nivel operativo, a tomar decisiones firmes y congruentes con la
dirección.
•
Tiende a darle consistencia a la operación
•
Es un medio para que a todos se les trate equitativamente
•
Orienta las decisiones operativas en la misma dirección.
•
Ayuda a que todas las actividades de un mismo tipo, tomen la misma dirección.
•
Les quita a los ejecutivos la molestia de estar tomando decisiones sobre asuntos
rutinarios.
Cuando se establece una política se considera que su aplicación será de 90-95% de los casos,
quiere decir que puede ser flexible, “Lo que busca una política es cumplir con el propósito par el
93
Guía Técnica para la elaboración de Manuales del Gobierno del Distrito Federal, México, Gobierno del Distrito
Federal, Coordinación General de Modernización Administrativa, 2001, p. 4.
94
Guía para la elaboración de Manuales de Organización, México Comisión Federal de Electricidad, Contraloría
General, Gerencia de control de Gestión, 1996, p. 4.
95
ÁLVAREZ TORREZ, Martín G.: Op. Cit., p. 29.
58
cual fue diseñada. La política solamente es un medio para alcanzar un fin...”96. Para elabora un
apolítica se desglosan aspectos relacionados con la actividad, el “qué”, “cómo”, “quién”,
“cuándo”, “dónde” y “En que casos se pueden hacer las cosas”.
2.3
Diagnóstico Archivístico del Archivo de Concentración del Archivo General de
Notarías
El presente diagnóstico fue elaborado única y exclusivamente para el manejo interno del Área de
Acervos Notariales en el Archivo de Concentración o Intermedio, como lo nombra la Ley del
Notariado, si bien dentro del propio funcionamiento del archivo existe un área de tramite en
donde el usuario externo solicita la gestión de su asunto, de acuerdo a los servicios que presta el
archivo, el actual trabajo solo infiere directamente en el funcionamiento interno del archivo.
Las consideraciones del diagnóstico inician cuando la solicitud de servicio ingresa al Área de
Calificaciones, de la Subdirección del Archivo General de Notarias, por que es el calificador el
primer usuario del archivo. El hecho que no se consideren las áreas que tienen que ver con el
tramite, es porque dentro del la estructura y las funciones del propio archivo, el trabajo que se
desarrolla en los acervos es independiente al que se hace en las otras áreas y por el momento no
puede haber inferencia sobre estos procesos.
El cuestionario se aplico a las 20 personas que trabajan directamente con los documentos, ya sea
archivando o realizando búsquedas para calificación, certificación o consulta.
Metodología:
Se utilizo el método analítico, El cuestionario se aplico a las 20 personas que trabajan
directamente con los documentos, ya sea archivando o realizando búsquedas para calificación,
certificación o consulta, desde el Subdirector hasta los archivistas empíricos, mencionando que la
mayor parte de los usuarios son abogados; también se empleo la observación directa no
participativa para corroborar y complementar la información.
Por lo tanto los instrumentos97 usados para aplicar esta metodología son una guía de entrevista,
un cuestionario combinado y una guía de observación.
Los materiales que se emplearon para el estudio fueron, hojas de papel, plumas y computadora.
Los resultados98 obtenidos fueron los siguientes:
96
Ibidem, p. 30.
Anexo 1
98
Anexo 2
97
59
2.3.1
Procesos archivísticos
Cuenta con su cuadro de clasificación (anexo 3). Los documentos tienen
su clasificación
orgánica y numérica ascendente de acuerdo a los parámetros marcados en la Ley del Notariado,
su ordenación en numérica, actualmente una cuarta parte del archivo tiene una organización
archivística, cuenta con inventario general para las subseries Protocolo Ordinario, Protocolo del
D. D. F., Protocolo Abierto Especial,
Protocolo Abierto, Protocolo del Inmueble Federal,
Protocolo Consular y Acervo en Custodia, con inventario analítico de la subserie Índices; no
cuenta con instrumentos descriptivos para las subseries Protocolo
Cerrado, Protocolo del
Infonavit y Registro de Cotejos; el acervo no se valora ni expurga. Existen extravíos
documentales debido a la carencia de controles documentales. Con el uso de los inventarios el
tiempo de búsqueda de documentos se ha reducido.
El acervo “A” inicia en la notaría 1 con fecha de 1903, y a la notaría 77 al año aproximado de
1988; en el acervo “B” a partir de la notaría 1 y del año de 1988, a la notaría 231 y al año de
1994. El acervo “C” inicia nuevamente con la notaría 1 y concluye con la notaria 237, del año
1994 a la actualidad. Las demás subseries se encuentran agrupadas en una sola área y están
ordenadas por notaría y por subserie de manera cronológica. Cabe mencionar que la producción
de todas las series documentales hasta 1934 será transferida próximamente al acervo histórico.
2.3.2 Procesos administrativos.
No existen manuales administrativos para el funcionamiento interno del área de acervos ni
reglamento, no hay normatividad archivística. No existe un buen control de acceso al área,
cualquier empleado del archivo, y algunos externos, entran y salen.
2.3.3 Espacio Físico
Esta conformado por dos bóvedas, la norte, contienen los acervos “B” (Protocolo Ordinario),
“C”(Protocolo Ordinario), Protocolo del D. D. F., Protocolo Abierto Especial, Protocolo Abierto,
Protocolo del Inmueble Federal, Protocolo del Infonavit, Registro de Cotejos, Índices , Protocolo
Consular y Acervo en Custodia; y la sur el acervo “A” (Protocolo Ordinario) y los Índices de
todo el Protocolo Ordinario.
El inmueble es inadecuado porque originalmente se construyó para funcionar como
estacionamiento, tiene temperaturas muy frías y en época de lluvia, ésta se filtra y el ambiente se
torna muy húmedo. Hay espacios del archivo donde no hay luz o es muy deficiente. Se realizan
fumigaciones, mínimo una al año.
60
Se cuenta con extintores, no están marcadas las áreas de seguridad en caso de contingencia y no
cuenta con señalamiento de seguridad.
El área de acervos del archivo tiene diferentes tipos de anaqueles, la mayoría son de 7 niveles y
de material adecuado al peso, también tiene de 5 niveles con menor resistencia y varios se
encuentran doblados, de hecho ya se presentó vencimiento de algunos anaqueles por esta razón;
éstos son insuficientes, el Registro de Cotejos, y Parte de los Índices se encuentran en piso.
2.3.4 Condiciones de los Documentos
Hay acervo en el piso y un aparte se moja cuando llueve.
Los libros de la bóveda sur maltratados, engrapados, con las pastas deterioradas o sin ella. Los
libros de la bóveda norte, en general en buen estado, los libros que se han mojado, en un
porcentaje reducido, presentan restos o manchas de humedad y/o hongos.
2.3.5 Volumen Documental
800,000 volúmenes. NOTA: este dato se cambiará porque aun se sigue procesando y generándola
información del total por subserie documental.
2.3.6 Tipología Documental
No se conoce
2.3.7 Recursos Materiales
No cuenta con los recursos propios. Falta material de oficina. Hay dos computadoras.
2.3.8 Recursos Humanos
Los recursos humanos son insuficiente, solo cuenta con 6 archivistas empíricos y no están
capacitado en materia de archivos, un archivónomo y un abogado.
2.3.9 Recursos Técnicos
Se están trabajando actualmente diferentes tipos de inventarios en Exel en el sistema Windows
XP.
2.3.10 Usuarios
Los usuarios del acervo del Archivo General de notarias son empleados de la institución, de base,
de honorarios y de estructura.
2.3.11 Servicios
Propiamente no existe el servicio interno, puesto que no hay controles documentales, es como un
autoservicio, únicamente se auxilia con los inventarios para la ubicación de los documentos.
61
CAPÍTULO 3 PROYECTO DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL DE LA UNIDAD
DEPARTAMENTAL DE ACERVOS NOTARIALES
La organización de un archivo debe planearse para lograr, mediante normas precisas, reducir el
número de los factores que hacen parcial su funcionamiento.
La organización que se propone del Archivo se puede precisar en dos acciones:
3.1 La Organización y Conservación de la Documentación.
Para lograr que la información contenida en los documentos, se recupere, un archivo tendrá que
ordenarse y clasificarse debidamente para satisfacer de esta manera las necesidades de la
institución.
Esta primera acción se dividirá en cinco actividades:
3.1.1 Selección e Implantación de un Sistema de Archivo
De acuerdo a que se tienen bien identificadas de las series se podrán agrupar sin problema
alguno, la propuesta es asignar un espacio determinado a cada serie con todas sus subseries, de tal
manera que de la notaría 1 a la 105 quedarían agrupadas en la planta baja y de la notaria 106 a la
247 en la planta superior, de esta forma se evitar el desplazamiento por diferentes lugares del
archivo para encontrar las subseries de determinada notaría.
3.1.2 Clasificación y Ordenación
El Principio de Procedencia nos determina el cuadro de clasificación99, porque de origen la
documentación vienen clasificada, incluso de los años 90’s a la actualidad los libros notariales
llegan al archivo con su clasificación impresa; el principio de Orden Original nos determina la
ordenación que tendrá el acervo, cada notaría estaría integrada con sus subseries, de acuerdo a la
cronología en que éstas fueron surgiendo.
99
Anexo 3
62
3.1.3 La valoración documental
En este aspecto no se presenta propuesta de proceso ni criterios para la valoración, porque a esta
documentación no se le aplica valoración primaria ni valoración secundaria, son documentos
registrales que están destinados desde su nacimiento a conservarse íntegros100.
3.1.4 La transferencia de documentación
Dentro de los procedimientos que tiene el archivo, el de transferencia primaria esta contemplado
en el manual administrativo del Archivo General de Notarías, sin embargo estoy proponiendo
criterios de aceptación como un inventario de transferencia primaria101, que contiene los
elementos indispensables que nos servirán para el inventario general.
Para la transferencia secundaria se proponen un inventario de transferencia secundaria102 que
también servirá como control de ingreso al archivo histórico, además se emplearan criterios
específicos como establecer un periodo cada año para realizarla, efectuarla en presencia de
representantes de ambos acervos, y otros lineamientos propios del proceso.
3.1.5 Elaboración de Instrumentos Descriptivos
La propuesta es manejar dos tipos de inventarios el General y el Analítico.
Inventario General
Es válido para la descripción de grandes volúmenes documentales. Nos da una brevísima idea del
contenido del archivo, su utilidad principal es de uso interno como procedimiento de control
sobre el contenido del archivo, orienta de una manera general acerca de los documentos que
puede encontrar en el archivo ofreciéndoles una información limitada y de un solo género.
Al ingresar la decena de protocolos al archivo de concentración se registrará por volumen en la
ficha de inventario general con los siguientes datos103:
Ubicación topográfica
Número de Notaria
Nombre del notario
100
Los documentos que genera el Registro Civil y el Registro Público de la propiedad también lo son.
Anexo 4
102
Anexo 5
103
Anexo 6
101
63
Suplencias y/o asociaciones
Tipo de protocolo
No de volumen
Documentos extremos
Fechas extremas
Observaciones
Estos datos se consideran también para los apéndices, en caso de no haberlo o de ser mas de uno
se especificará en el campo de observaciones.
Inventario Analítico
Describe de manera precisa las series, facilita el control de la existencia de documentos, ofrece
información suficiente para conocer la organización del grupo y la individualiza para que cada
usuario elija de entre todas la opciones, permite localizar la documentación en el tiempo y en su
ubicación física.
Al ingresar los documentos al archivo histórico se registrarán en el formato de inventario
Analítico los siguientes datos104:
Ubicación topográfica.
No de Notaria.
Nombre del notario.
Suplencias y/o asociaciones
Tipo de protocolo.
No de volumen.
No de acta.
Fecha del acta.
Acto jurídico (tipo documental).
Resumen (quienes intervienen y para qué).
Observaciones.
La segunda acción es:
104
Anexo 7
64
3.2 Manual Administrativo
El objetivo del Manual Administrativo es facilitar la gestión, selección, conservación y consulta
de los documentos; incluye diferentes aspectos como: la adscripción de actividades y funciones
administrativas apropiadas; el desarrollo de sistemas y programas integrados de los diferentes
procesos específicos;
la redacción de normas y reglamentos, de acuerdo con líneas jurídicas
que rigen al archivo; y la dotación suficiente de recursos humanos, económicos y materiales para
desarrollar estas actividades. También se incluyen procesos para el archivo Histórico porque este
también depende directamente del la J.U. D. De Acervos Notariales.
La puesta en marcha del manual requiere el desarrollo de seis actividades.
3.2.1 Análisis de la Historia Institucional de la Entidad.
Este punto esta contemplado en el capitulo 1 del presente trabajo.
3.2.2 Estudio de la Legislación y Normas.
Al igual que el inciso anterior en el apartado 2 del capitulo 1 se expone la legislación que rige
actualmente al Archivo General de Notarías y que infiere directamente en el presente manual.
3.2.3
Elaboración del Manual Administrativo
Se estudiaron las actividades que se llevan cotidianamente en el archivo y en conjunción con el
diagnóstico archivístico de determinaron los elementos para conformar este manual.
3.2.3.1 Presentación.
El presente Manual Administrativo, contienen información sobre la organización y estructura de
la Unidad Departamental de Acervos Notariales, así como los diferentes procedimientos para
brindar un servicio eficiente.
El presente manual se compone de los siguientes incisos: Presentación, antecedentes, objetivo
general, estructura orgánica, funciones, procedimientos, (consulta, búsqueda, archivado,
transferencias, conservación, clasificación, ordenación,), elaboración de inventarios, servicios,
políticas y reglamento.
65
El proceso documental que se lleva acabo en la Unidad Departamental de Acervos del Archivo
General de Notarías inicia cuando el ciudadano común y corriente o alguna autoridad ingresa una
solicitud de servicio al archivo. A lo largo del trámite esta solicitud pasa por varios
departamentos y procesos, en este apartado únicamente describiremos de manera mas detallada
los que pertenecen a la Unidad Departamental de Acervos Notariales.
3.2.3.2 Antecedentes.
La actividad del Archivo General de Notarias siempre ha dependido de las funciones jurídicas del
Departamento del Distrito Federal, a través del tiempo se ha denominado de diferentes maneras y
ha sufrido variaciones en su estructura orgánica y aunque el Archivo aparece en éstas es solo
como unidad departamental, es en la reforma aprobada el 29 de mayo de 2003 con el oficio
CGM/12298/03
donde se autoriza una reestructuración del archivo convirtiéndolo en
subdirección y apareciendo por primera ves la Unidad Departamental de Acervos Notariales.
Nunca se había trabajado a nivel archivístico, hasta hace dos años, esta propuesta permitirá
aplicar la metodología archivistita en beneficio del usuario.
3.2.3.3 Objetivo.
El objetivo del presente Manual Administrativo es facilitar en forma establecida y sistemática,
información concerniente al manejo, distribución y control de las piezas documentales
custodiadas en el archivo, favoreciendo el adecuado funcionamiento de la unidad y del elemento
humano en el desarrollo de sus actividades. Específicamente:
-
Recepción, manejo, control y conservación de las piezas documentales custodiadas en el
archivo.
-
Dirigir y controlar las acciones necesarias para tener información actualizada del manejo
de los documentos por medio de los inventarios.
-
Establecer criterios, normas y técnicas para el buen uso de las piezas documentales, con
la finalidad de incrementar la rápida ubicación de éstas.
-
Planear, organizar, coordinar y supervisar las actividades propias de la unidad,
promoviendo el adecuado cumplimiento de las tareas que son encomendadas, así como el
eficiente manejo y control de los procedimientos.
66
-
Administrar de manera eficiente y racional, los recursos materiales y humanos confiados a
la unidad, vigilando la adecuada aplicación, aprovechamiento y funcionamiento de los
mismos.
-
Cooperar con otras unidades involucradas con el manejo y consulta de los documentos en
custodia
3.2.3.4 Estructura Orgánica.
1.2.3
Subdirección de Archivo General de Notarias
1.2.3.1 JUD de Certificaciones, Calificaciones y Testamentos
1.2.3.2 JUD de Acervos Notariales
1.2.3.2.1
Archivo de Concentración
1.2.3.2.1.1 Consulta
1.2.3.2.1.2 Búsquedas
1.2.3.2.1.3 Archivado
1.2.3.2.1.4 Descripción
1.2.3.2.2
Archivo Histórico
1.2.3.2.2.1 Consulta
1.2.3.2.2.2 Descripción
1.2.3.2.2.3 Conservación y Restauración
La propuesta en específico dentro de la estructura es a partir del número 1.2.3.2.1 Archivo de
Concentración, las áreas subsecuentes son indispensables para la organización y distribución de
actividades específicas necesarias para su buen funcionamiento.
3.2.3.5 Funciones
A continuación se describen las funciones de las áreas propuestas.
Jefatura de la Unidad Departamental de Acervos Notariales105
1)
Localizar los volúmenes solicitados por las unidades administrativas del Archivo
General de Notarias y ponerlos a su disposición para el trámite respectivo, mediante
registro de resguardo correspondiente.
105
Funciones establecidas en la ley del notariado.
67
2) Guardar definitivamente los libros de protocolos notariales y de registro de cotejos,
enviados por los Notarios Públicos y colocarlos en el acervo correspondiente para su
custodia y conservación.
3) Realizar estudios archivísticos que redunden en la correcta organización de los acervos
notariales en custodia del Archivo General de Notarias.
4) Instrumentar los registros necesarios para el inventario físico, cardinal y topográfico de
los acervos.
5) Impulsar y asegurar la conservación de los acervos, estudiar y proponer métodos de
conservación y respaldo de la documentación e información del Archivo.
6) Atender las solicitudes de consulta de los acervos.
7) Realizar los trabajos con relación al asiento de notas marginales o complementarias,
recepción de avisos notariales, revisión y certificación de razón de cierre de protocolos
notariales y búsqueda de antecedentes notariales.
8) Recibir para su inutilización los sellos, que se hayan deteriorado, alterado o aparecido
después de su extravío, así como los que no cumplan con los requisitos previstos por la
Ley del Notariado.
9) Registrar las patentes de aspirante a notario, así como los convenios de asociación y de
suplencia celebrados entre los notarios.
10) Sustanciar el procedimiento para dar vista a la autoridad notarial competente, de las
violaciones de la Ley de Notariado del D. F. de las que tenga conocimiento.
11) Auxiliar a la Subdirección del Archivo General de Notarias en los procesos de clausura de
protocolos por cesación de funciones de Notario Público y entrega de protocolos a nuevo
notario.
12) Coordinar búsqueda de antecedentes notariales en las diferentes áreas de acervos106.
Archivo de Concentración
-
El archivo de concentración guardará definitivamente, los libros de protocolos notariales
y de registro de cotejos, enviados por los Notarios Públicos en calidad de transferencia
primaria, los ordenará y registrará numérica y topográficamente a fin de facilitar su
106
Las actividades de los incisos 7 a 11 se realizan al margen de las efectuadas en los acervos.
68
colocación y localización posterior (acervo, batería, pasillo y charola) para su custodia y
conservación.
-
Se aplicará el sistema de ordenación establecido, sustentado en las características y
necesidades propias del acervo notarial.
-
Efectuara la transferencia secundaria una vez que se cumpla el tiempo estimado de
permanencia en la archivo según la Ley del Notariado del D. F., llevando un registro
oportuno.
-
Realizar las acciones archivísticas necesarias que permitan la correcta organización de los
acervos notariales en custodia del Archivo General de Notarias.
-
Localizará los volúmenes solicitados por las unidades administrativas del Archivo
General de Notarias y poniéndolos a su disposición para el trámite respectivo, mediante
registro de resguardo correspondiente.
-
Desarrollar los instrumentos necesarios para la correcta descripción del acervo, y de esta
forma acceder con facilidad al documento.
-
Atender las solicitudes de consulta y búsqueda de documentos que se encuentran en los
acervos.
-
Impulsar y asegurar la conservación de los acervos, proponer métodos de conservación y
respaldo de la documentación e información resguardada en el archivo.
-
Desarrollar sistemas para facilitar la actividad de archivado.
-
Elaborar los formatos que se requieran para el control documental.
Consulta
-
Proporcionar al usuario la orientación adecuada para efectuar el proceso de consulta.
-
Atender las solicitudes de consulta de documentos que se encuentran en los acervos.
-
Localizará los documentos solicitados por otras áreas del archivo o particulares (Usuarios
externos), poniéndolos a su disposición para el trámite respectivo.
-
Verificar que el usuario no mutile, escriba o fotografíe los documentos consultados.
-
Llevar registros de resguardo en formatos, para poseer un control adecuado de las
consultas.
Búsquedas
-
Atender las solicitudes de búsqueda de documentos que se encuentran en los acervos.
69
-
Localizará los documentos solicitados, poniéndolos a disposición para el trámite
respectivo (calificación, certificación, asiento de notas marginales o peritaje, usuarios
internos).
-
Llevar registros de resguardo en formatos, para poseer un control adecuado de las
búsquedas.
Archivado
-
Integrar y mantener en constante orden la documentación que compone el cuerpo del
archivo, elaborando y conservando los registros necesarios para identificarla dentro del
acervo, así como para facilitar su localización.
-
Clasificar por acervo los volúmenes que ya fueron utilizados.
-
Ordenar adecuadamente de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y por orden
numérico los libros para restituirlos a su unidad topográfica.
-
Organizar y designar actividades a las personas que colaboran en el archivado.
-
Se llevaran registros de resguardo en formatos, para poseer un control adecuado.
Descripción
-
Planear las actividades que encausen el desarrollo de instrumentos descriptivos.
-
Elaborar y actualizar los inventarios general y analítico.
-
Desarrollar instrumentos de descripción más específicos como catálogos.
-
Diseñar y elaborar los formatos correspondientes par facilitar la actividad.
Archivo Histórico
-
Custodiar, registrar, preservar, organizar y describir la memoria documental notarial
resguardada en el archivo.
-
Brindar un servicio de consulta de documentos históricos, apoyando el desarrollo de las
investigaciones históricas, tesis profesionales y procesos legales.
-
Lleva a cabo el control de los registros de los fondos documentales existentes y de nueva
incorporación, especificando todas las actividades que giren en torno a su incorporación y
manteniendo un inventario actualizado de los expedientes.
-
Dispone los estudios paleográficos y diplomáticos para la autorización de los dictámenes
de autenticidad de la documentación y su trascripción paleográfica.
-
Dirige, organiza y supervisa la aplicación de los principios archivísticos en la descripción
documental histórica de los fondos y propicia su consulta de manera eficiente.
70
-
Coordina, organiza y vigila la elaboración de instrumentos de control y de consulta de los
fondos documentales históricos resguardados para facilitar su control y brindar una
consulta óptima.
-
Aplica políticas y procedimientos para la preservación, conservación y restauración de los
fondos históricos, propiciando la protección de la memoria documental.
Consulta
-
Facilitar al usuario la orientación apropiada para efectuar el proceso de consulta.
-
Atender las solicitudes de consulta de documentos que se encuentran en
el acervo
histórico.
-
Verificar que el usuario no mutile, escriba o fotografíe los documentos consultados.
-
Llevar registros de resguardo en formatos, para poseer un control adecuado de las
consultas.
Descripción
-
Planear las actividades que encausen el desarrollo de instrumentos descriptivos.
-
Elaborar y actualizar los inventarios general y analítico.
-
Desarrollar catálogos como instrumentos de descripción más específicos.
-
Diseñar y elabora los formatos correspondientes par facilitar la actividad.
Conservación y Restauración
-
Aplica políticas y procedimientos para la preservación, conservación y restauración de los
fondos históricos, propiciando la protección de la memoria documental.
-
Impulsar y aplicar métodos de conservación y respaldo de la documentación e
información resguardada en el archivo.
3.2.3.6 Organigrama
El organigrama propuesto de la Unidad Departamental de Acervos Notariales contempla la
creación del Área de Archivo de Concentración y la del Archivo Histórico. Cada una tendrá su
departamento de consulta y descripción, el Archivo de Concentración contará edemas con un
departamento de búsquedas y otro de archivado, esto es por el gran volumen de documentos
71
requeridos cada día, el Área del Archivo Histórico tendrá su apartado de conservación y
restauración.
SUBDIRECCION DE ARCHIVO
GENERAL DE NOTARIAS
JUD DE
CERTIFICACIONES
CALIFICACIONES Y
TESTAMENTOS
JUD DE ACERVOS
NOTARIALES
ARCHIVO DE
CONCENTRACION
CONSULTA
ARCHIVO
HISTORICO
CONSULTA
BUSQUEDAS
DESCRIPCION
ARCHIVADO
DESCRIPCION
CONSERVACION
Y
RESTAURACION
72
3.2.3.7 Procedimientos
De acuerdo a las actividades que se realizan y a las necesidades de formalizarlos y mejorarlos se
desarrollan los siguientes procesos:
Consulta de Instrumentos Notariales
OBJETIVO
Proporcionar el Instrumento Notarial para su consulta.
ALCANCE
Notarios Públicos, Autoridades Judiciales y/o Administrativas y Particulares que acrediten interés
jurídico.
VIGENCIA
Lo dispuesto en el presente procedimiento será de aplicación y exigible a partir de su aprobación
por la Subdirección de Archivo General de Notarías. o hasta que una normativa externa, una
interna de rango superior a este procedimiento o una revisión al mismo invaliden o deroguen lo
aquí dispuesto.
CONDICIONES PARA EL SERVICIO DE CONSULTA
El Área de Consulta y Búsqueda recibe solicitud, comprobante de pago, documentación y copia
de identificación que cotejará con la original, y solicitará el libro al área de acervos.
El Área de Acervos recibe solicitud y comprobante de pago, ubica al instrumento solicitado por
número o fecha y volumen.
Si no localiza el volumen devuelve la solicitud al Área de Consultas y Búsquedas y marca que no
se encontró; a su vez ésta devuelve la documentación y explica el procedimiento para reembolso.
Si sí se localiza se entrega el libro y el apéndice con la solicitud y el comprobante de pago Área
de Consultas y Búsquedas donde se cotejará y se acreditará el interés jurídico
Si no acredita interés jurídico se informa al interesado de las razones de la negativa y si requiere
respuesta por escrito se elabora oficio y se entrega
Si acredita interés jurídico se entrega para su consulta el libro al interesado, éste realiza la
consulta del instrumento y devuelve el libro.
El Área de Consulta y Búsqueda recibe el libro y cancela la solicitud y el comprobante de pago,
anota107 la consulta, devuelve el libro al Área de Acervos para archivarlo.
107
Anexo 8
73
INICIO
El Área de Consulta y
Búsqueda recibe solicitud,
comprobante
de
pago,
documentación y copia de
identificación que cotejará
con la original, y solicitará el
libro al área de acervos.
El Área de Acervos recibe
solicitud y comprobante de
pago, ubica al instrumento
solicitado por número o
fecha y volumen
1
1
Si no localiza el volumen devuelve la
solicitud Área de Consultas y Búsquedas
y marca que no se encontró; a su vez ésta
devuelve documentación y explica el
procedimiento para reembolso.
NO
SI
Si sí se localiza se entrega el libro y
el apéndice con la solicitud y el
comprobante de pago Área de
Consultas y Búsquedas donde se
cotejará y se acreditará el interés
jurídico
Si no acredita interés
jurídico se informa al
interesado de las razones de
la negativa y si requiere
respuesta por escrito se
elabora oficio y se entrega
NO SI
Si acredita interés jurídico se entrega para su
consulta el libro al interesado, éste realiza la
consulta del instrumento y devuelve libro
El Área de Consulta y Búsqueda
recibe el libro y cancela solicitud y
comprobante de pago, anota la
consulta, devuelve el libro al Área de
Acervos para archivarlo
1
FIN
74
Búsqueda de Instrumentos Notariales
OBJETIVO
Proporcionar el Instrumento Notarial requerido para calificar, fotocopiar, asentar nota marginal o
peritaje.
ALCANCE
Calificadores, Notas Marginales y Peritajes.
VIGENCIA
Lo dispuesto en el presente procedimiento será de aplicación y exigible a partir de su aprobación
por la Subdirección de Archivo General de Notarías. o hasta que una normativa externa, una
interna de rango superior a este procedimiento o una revisión al mismo invaliden o deroguen lo
aquí dispuesto.
CONDICIONES PARA LA BÚSQUEDA DE INSTRUMENTOS
La JUD de Acervos Notariales recibe solicitudes, recibos y listas de búsquedas de las áreas de
Calificadores, Notas Marginales y Peritajes, que entrega al Área de Acervos.
El Área de Acervos recibe solicitud y/o comprobante de pago, ubica al instrumento solicitado por
número o fecha y volumen.
Si no localiza el volumen el Área de Acervos devuelve la solicitud y comprobante de pago a la
JUD de Acervos Notariales y marca que no se encuentra el volumen en su unidad de instalación.
La JUD de Acervos Notariales recibe solicitud y pago, toma conocimiento y devuelve a las áreas
solicitantes según el caso, anota en la libreta de registro los libros no localizados.
Si se localiza el volumen se entrega el libro y el apéndice con la solicitud y el comprobante de
pago a las área respectivas de Calificación, Fotocopiado, Nota Marginal o Peritaje. Se registra108
el libro e instrumento entregado.
108
Anexo 9
75
INICIO
La JUD de Acervos
Notariales recibe
solicitudes, recibos y
listas de búsquedas de las
áreas de Calificadores,
Notas Marginales y
Peritajes
El Área de Acervos recibe
solicitud y/o comprobante
de pago, ubica al
instrumento solicitado por
número o fecha y volumen
Si se localiza el volumen se entrega
el libro y el apéndice con la solicitud
y el comprobante de pago a las Área
de Calificación, Fotocopiado, Nota
Marginal o Peritaje. Se registra el
libro e instrumento entregado
SI
NO
Si no localiza el volumen EL Área de
Acervos devuelve la solicitud y
comprobante de pago a la JUD de
Acervos Notariales y marca que no se
encuentra el volumen en su unidad de
instalación
La JUD de Acervos Notariales recibe
solicitud y pago, toma conocimiento y
devuelve a las áreas solicitantes según el
caso, anota en libreta de registro los libros no
localizados.
FIN
76
Archivado
OBJETIVO
Devolver a su unidad de instalación los libros utilizados en los diferentes servicios que presta el
archivo.
ALCANCE
Para todos los tipos de protocolos de los diferentes acervos.
VIGENCIA
Lo dispuesto en el presente procedimiento será de aplicación y exigible a partir de su aprobación
por la Subdirección de Archivo General de Notarías. o hasta que una normativa externa, una
interna de rango superior a este procedimiento o una revisión al mismo invaliden o deroguen lo
aquí dispuesto.
CONDICIONES PARA EL ARCHIVADO
Se reciben en el Área de Acervos, los libros utilizados en las diferentes áreas.
Los libros se clasifican por acervos A, B, C, PAE, custodia e Histórico (fondo antiguo y
contemporáneo).
Se ordenan por número de notario y número de volumen los diferentes acervos, de izquierda a
derecha y de arriba hacia abajo por anaquel.
Se enlistan los libros que serán archivados.
Se distribuyen los libros con su respectiva lista109 a cada archivista.
Se verifica la archivación correcta, y se lleva un control110 sobre los libros que se archivaron
durante el día.
109
110
Anexo 10
Anexo 11
77
INICIO
Se reciben en el Área de
Acervos,
los
libros
utilizados
en
las
diferentes áreas.
Los libros se clasifican
por acervos A, B, C,
PAE, custodia e Histórico
(fondo
antiguo
y
contemporáneo).
Se ordenan por no
de notario y no. de
volumen
los
diferentes acervos,
de
izquierda
a
derecha y de arriba
hacia abajo por
anaquel.
Se enlistan los
libros que serán
archivados.
Se
distribuyen
los libros con su
respectiva lista a
cada archivista.
Se verifica la archivación
correcta, y se lleva un
control sobre los libros
que se archivaron durante
el día.
FIN
78
Transferencias
OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es el de normar las condiciones de transferencia y recepción de
la documentación del notario al Archivo de Concentración y de éste al Archivo Histórico del
Archivo General de Notarias.
ALCANCE
Lo dispuesto en el procedimiento es de aplicación:
En el ámbito organizacional: Para todos los notarios residentes en el Distrito Federal.
En el ámbito documental: Todos los tipos de protocolos y demás documentos que marque la Ley
del Notariado para el D. F.
En el ámbito temporal: Para el archivo de Concentración los que prescriban 5 años a partir del
Cierre del Volumen y par el Histórico 70 años después.
VIGENCIA
Lo dispuesto en el presente procedimiento será de aplicación y exigible a partir de su aprobación
por la Subdirección de Archivo General de Notarías. o hasta que una normativa externa, una
interna de rango superior a este procedimiento o una revisión al mismo invaliden o deroguen lo
aquí dispuesto.
CONDICIONES DE RECEPCIÓN PARA EL ARCHIVO DE CONCENTRACION
Se ingresa por Ventanilla Única el oficio de entrega a custodia de la decena de libros.
Ventanilla transfiere oficio al Área de Enlace de Guarda y Notas Marginales y recibe los libros.
El Área de Enlace de Guarda y Notas Marginales, en presencia de un representante de la notaría
comparan los libros con el inventario entregado.
Si están completos se ingresan al área de recepción de documentos transferidos.
Si no están completos se realiza la observación a un representante de la notaría.
79
INICIO
Se ingresa por
Ventanilla Única el
oficio de entrega a
custodia de la decena
de libros.
Ventanilla transfiere
oficio al Área de
Enlace de Guarda y
Notas Marginales y
recibe los libros
El Área de Enlace de
Guarda y Notas
Marginales, en
presencia de un
representante de la
notaría comparan los
libros con el inventario
Si no están
completos se
realiza la
observación a un
representante de
la notaría.
NO
SI
Si están completos se
ingresan al área de
recepción de
documentos
transferidos.
FIN
80
CONDICIONES DE RECEPCION PARA EL ARCHIVO HISTORICO
Un representante del área de Acervos transfiere los documentos con valor histórico (70 años a
partir del cierre del libro) al área Histórica.
El área de Acervos y el Área Histórica cotejan los inventarios de entrega con el acervo
transferido y se firman las actas de transferencia.
Ya revisados se ingresan al área de recepción de documentos transferidos.
INICIO
Un representante del área de
Acervos transfiere los
documentos con valor histórico
(70 años a partir del cierre del
libro) al área Histórica.
El área de Acervos y el Área
Histórica cotejan los inventarios
de entrega con el acervo
transferido y se firman las actas
de transferencia.
Ya revisados se ingresan al
área de recepción de
documentos transferidos
FIN
81
Conservación
OBJETIVO
Conservar el acervo en las mejores condiciones posibles, aplicando las técnicas preventivas y
correctivas de restauración.
ALCANCE
En Archivo de Concentración e Histórico.
VIGENCIA
Lo dispuesto en el presente procedimiento será de aplicación y exigible a partir de su aprobación
por la Subdirección de Archivo General de Notarías o hasta que una normativa externa, una
interna de rango superior a este procedimiento o una revisión al mismo invaliden o deroguen lo
aquí dispuesto.
CONDICIONES
Al ingresar el acervo al archivo es fundamental revisar y separar, en su caso, la documentación
con deterioro.
Aplicar la “profilaxis o higiene”; para evitar que los materiales separados continúen
deteriorándose.
Observar y analizar los agentes que están deteriorando los materiales, para identificarlos y
aplicar el tratamiento adecuado. Estos agentes pueden ser: Agentes fisicoquímicos, Inadecuada
Iluminación, humedad relativa y temperatura de ambiente, acidez y alcalinidad del papel.
Accidentes.- Guerras, terremotos, erupciones volcánicas, incendios, inundaciones, falta de
higiene. Agentes biológicos.- microorganismos (hongos y bacterias), insectos bibliófilos,
roedores, el ser humano como gran depredador.
Fumigar, lavar, neutralizar, desacidificar, vitalizar o pegar e su caso, el material de acuerdo al
tipo de deterioro que presente.
Controlar los libros ingresados y tratados con los formatos adecuados111.
Restituir al acervo el material tratado.
111
Anexo 12
82
INICIO
Al ingresar el acervo al archivo
es fundamental revisar y
separar, en su caso,
la
documentación con deterioro.
Aplicar la “profilaxis o
higiene”; para evitar que los
materiales
separados
continúen deteriorándose.
Observar y analizar si los
materiales cuentan con agentes
que están deteriorándolo
SI
NO
Fumigar, lavar,
neutralizar,
desacidificar, vitalizar
o pegar e su caso, el
material de acuerdo al
tipo de deterioro que
presente
Restituir al
acervo el
material tratado
FIN
.
83
Identificación, Clasificación y Ordenación
OBJETIVO
Ubicar en su unidad de instalación el acervo que ingresa al archivo para su custodia definitiva.
ALCANCE
Toda la documentación generada por los notarios del Distrito Federal.
VIGENCIA
Lo dispuesto en el presente procedimiento será de aplicación y exigible a partir de su aprobación
por la Subdirección de Archivo General de Notarías o hasta que una normativa externa, una
interna de rango superior a este procedimiento o una revisión al mismo invaliden o deroguen lo
aquí dispuesto.
CONDICIONES
Esta secuencia de operaciones consiste en identificar, la serie documental a que pertenece cada
notaria dentro del correspondiente Cuadro de Clasificación. Se identificará a que tipo de
protocolo (sub serie) pertenece el acervo ingresado para su custodia definitiva. A partir de este
cuadro se elaborarán los inventarios documentales. El cuadro de clasificación permite identificar
a los documentos con un código y un título precisos.
Una vez identificada es importante registrar112 la documentación de cada serie para asignarla a su
lugar definitivo dentro del archivo.
La ordenación de las unidades documentales serán siguiendo la secuencia de su producción
original, reconstruyendo su procedencia y
orden original, y se
ubicaran en la estantería
siguiendo el orden de las series.
Se comprueba la ordenación de las sub series, se anota en el Libro de Registro General de
Entrada de Documentos y se le determina signatura.
112
Este registro se elaborará de acuerdo a los inventarios de transferencias.
84
INICIO
Se identifica, la
serie documental
No. De Notaria
Se identificará a que
tipo de protocolo (sub
serie) pertenece el
acervo ingresado para
su custodia definitiva
Se registra la
documentación de
cada serie para
asignarla a su lugar
definitivo dentro del
archivo.
Se ordenan las
unidades
documentales
Se ubicaran en la
estantería siguiendo
el orden de las
series
FIN
85
3.2.3.8 Políticas
Se proponen las siguientes políticas debido a la nulidad de criterios para las diferentes actividades
que se llevan a cabo en el archivo, formular procesos internos como los expuestos en el presente,
conlleva a implementar acciones reguladoras que permitirán obtener un control sobre el propio
acervo, facilitando de esta manera mantener su organización, acceso y conservación.
a) La instancia responsable de la custodia y conservación de la documentación recibida por
el archivo será la Unidad de Acervos Notariales, que recibirá directa y exclusivamente de
los Notarios del Distrito Federal y de los Consulados de México en el mundo los
documentos que cumplieron su vigencia en la entidad generadora (5 años).
b) Será responsabilidad de los Notarios del Distrito Federal Promover la transferencia
inmediata de su documentación, de acuerdo a los plazos establecidos, para guarda
definitiva en el archivo, coordinándose con las instancias pertinentes para llevar a cabo la
transferencia.
c) La transferencia de la documentación al Archivo de Concentración del Archivo General
de Notarias deberá estar correctamente preparada y organizada, bajo la responsabilidad de
los Notarios del Distrito Federal, estas acciones serán validadas por el propio archivo.
d) Al aceptar la transferencia la entrega se realiza de forma coordinada en presencia de
representantes del archivo y de la notaria, donde se revisan los inventarios.
e) Las transferencias de documentación irán acompañadas del inventario de transferencia, en
original y dos copias, según modelo, cuyos apartados se integrarán por la notaria
remitente y firmadas por el notario.
f) En el momento de la recepción, y una vez comprobado el número de unidades recibidas
por personal del archivo, se firmará una de las copias de la relación de transferencia que
se devolverá a la notaria. Se dará por terminado el trámite de recepción. A partir de este
momento, el archivo,
asumirá la responsabilidad de custodia, conservación e
información.
g) Se llevará un registro de las transferencias, éste permitirá, asimismo, controlar la
documentación ingresada al archivo, para, en su caso, agilizar el servicio.
h) Las transferencias de los protocolos, desde las notarias, se llevarán a cabo de acuerdo al
calendario establecido113.
113
El calendario lo manejan en el área de Revisión y Notas Marginales.
86
i) El responsable del archivo, deberá atender las fechas de cierre de los protocolos al
establecer para cada notaria el período o fecha de entrega de la documentación a
transferir.
j) Se establecerá sobre la base de que los documentos contenidos en los protocolos, una vez
que hayan sido transferidos al archivo, no podrán ser objeto de modificaciones (solo para
agregar notas marginales o complementarias).
k) Los documentos estarán empastados en libros llamados protocolos y marcados con el
número de notaria, número de volumen, y número de escrituras que contienen.
l) A la par ingresará otro libro llamado apéndice, que se formará con los expedientes de
documentos que sustenten los actos que se asentaron en los protocolos, ordenados igual
de forma numérica.
m) De esta manera se recibirán por cada decena de libros como mínimo 10 apéndices (en
ocasiones son mas).
n) Cuando se entregue documento con otro formato (diskette, video, cintas, etc.), estarán
colocados en cajas simulando libros de apéndice.
o) Es responsabilidad de la Unidad de Acervos Notariales integrar al acervo la
documentación transferida en el menor tiempo posible.
p) La transferencia de la documentación histórica se llevará a cabo de común acuerdo de los
encargados de área de concentración e histórica.
q) Al aceptar la transferencia la entrega se realiza de forma regularizada en presencia de
representantes de ambos archivos (concentración e histórico).
r) Las transferencias de documentación irán acompañadas del inventario de transferencia, en
original y dos copias, según modelo adjunto.
s) En el momento de la recepción, y una vez comprobado el número de unidades recibidas,
se firmará una de las copias de la relación de transferencia que se devolverá al archivo de
concentración. Se dará por terminado el trámite de recepción.
t) A partir de este momento, el archivo histórico, asumirá la responsabilidad permanente de
custodia y conservación.
u) Se llevará un registro de las transferencias, éste permitirá, asimismo, controlar la
documentación ingresada al archivo.
87
v) Las transferencias de los protocolos al acervo histórico se llevarán a cabo en el mes de
diciembre de cada año para todos los protocolos que vencieron su caducidad de 70 años
durante el año en curso.
w) Se establecerá sobre la base de que los documentos contenidos en los protocolos, una vez
que hayan sido transferidos al archivo, no podrán ser objeto de modificaciones (solo para
agregar notas marginales o complementarias).
x) La Unidad Departamental de Acervos del Archivo General de Notarias deberá capacitar a
su personal en la búsqueda, manejo, salida, entrada y archivado de la documentación
y) Se llevará un control114 que contenga número de volumen, número de escritura y fecha de
salida de los documentos que pasen del acervo al área de calificación, fotocopiado o
consulta.
z) Se llevará un control115 que contenga número de volumen, número de escritura y fecha de
reingreso de los documentos que pasen al acervo para su archivado.
3.2.3.9 Reglamento
Este reglamento permitirá contar con los criterios adecuados sobre en control de las personas que
ingresan y trabajan en el archivo, limitando el acceso de las primeras y estableciendo un control
documental, además se asigna responsabilidades específicas el personal encargado (situación que
no existe actualmente).
1)
Únicamente tendrán acceso al acervo las personas autorizada y encargadas del
archivo.
2)
Solamente se entregaran los libros notariales para consulta o préstamo con el vale
correspondiente.
3)
Únicamente el personal autorizado, archivistas; podrá buscar los documentos del
archivo; siempre respaldados por la orden de servicio, y deberán reintegrarlo a su
unidad de instalación una vez usado.
4)
Los archivistas
se encargarán de buscar los libros, entregarlos al encargado de
ventanilla, y guardarlos, además de las acciones necesarias para llevar a cabo tales
actividades.
114
115
Anexo 13
Se utilizaran los formatos de control de archivado, anexo 10.
88
5)
El encargado de la entrega y recepción de libros llevará el control de todos estos
movimientos en sus libretas respectivas.
6)
Se sancionará a quien deteriore o deje fuera de lugar los libros.
7)
Para el archivado de los documentos no se guardarán de forma forzada, el
deslizamiento del libro debe ser suave, no se tomara el libro del lomo para evitar su
desprendimiento.
8)
Se prohíbe estrictamente fumar o ingerir alimentos en el archivo.
9)
Solo el encargado del archivo podrá recibir las transferencias.
10) No se recibirá, transferencias sin la documentación requerida.
11) Para consultar la documentación histórica, el usuario entregará una carta de
presentación, exponiendo los motivos de su consulta, una copia de identificación
oficial y copia de comprobante de domicilio.
12) Para consultar los documentos históricos es indispensable el uso de cubre bocas y
guantes.
13) Los libros de custodia podrán ser consultados solo por dirección, subdirección y jefes
de área.
3.2.4 Verificación del Manual en los Diferentes Procesos
Se probará por la Sub-Dirección del Archivo General de Notarías por espacio de tres meses los
procedimientos descritos para corroborar o realizar las modificaciones pertinentes para aplicarlas
tres meses más.
3.2. 5 Aprobación del Manual e Implantación del Manual
El manual será presentado a la asamblea legislativa del Distrito Federal para su aprobación e
implantación oficial a partir de su publicación en la Gaceta del Distrito Federal.
89
CAPÍTULO 4 PROYECTO ARQUITECTÓNICO
Un archivo se puede formar por uno o más edificaciones erigidas o equipadas para tal fin, las
instalaciones de un archivo quedan determinadas por la finalidad del servicio que presta,
garantizando, además, la conservación del acervo.
Las sitios que acogen a los archivos, presentan ciertas características particulares, ya sea en un
inmueble construido ex profeso para tal efecto o en otro habilitado, es indispensable que el
responsable de la unidad se capacite y defina sus requerimientos ya que al presentarlos al
arquitecto, éste definirá y resolverá con mayor precisión los espacios para cada área, de esta
manera se evitaran contratiempos en la ejecución de los trabajos a realizarse.
La coordinación entre el archivónomo y el arquitecto, es importante porque cada uno conoce su
especialidad, habrá mutua cooperación para que las soluciones a la problemática archivística y
arquitectónica se compaginen y de esta manera presentar un mejor proyecto.
Esta propuesta es para albergar al Archivo de Concentración116, considera solo las generalidades,
sobre todo de distribución de espacios, mobiliario e instalaciones, para determinar
especificaciones técnicas que solo confieren al especialista en la rama se tendría que elaborar un
proyecto arquitectónico concretamente, y en este sí se analizarían las técnicas y materiales a
utilizar tanto para la cimentación, estructura, muros, techos, ventanas, puertas, vidrios,
instalaciones e incluso muebles.
4.1 Especificaciones Técnicas para la Edificación de Archivos
A través del tiempo los archivos se han albergado dentro de edificios destinados a otras
actividades, o han sido acondicionados para utilizarse para tal fin, sin embargo a últimas fechas
ya se han construido grandes edificios para albergar
a los archivos. Arquitectónicamente
hablando se dice que el inmueble de archivo es “…el edificio o conjunto de edificios donde se
encuentran agrupados los depósitos y los locales de trabajo, con los anexos necesarios”117,
entendiéndose por depósito como el lugar donde se conservará la documentación y local de
trabajo el área administrativa y de servicios; por otro lado se puede definir como el“…edificio
tripartito, para promover la mejor recepción, conservación y servicio de documentos…”118; la
archivística en la actualidad promulga una construcción con características adecuadas y detallas,
116
El Archivo histórico aunque pertenece al JUD de Acervos Notariales, está por inaugurar cede en otro lugar, el
área de conservación y restauración se ubicaría en éste inmueble.
117
CRUZ MUNDET, José Ramón: Op. Cit., p. 337.
118
ROMERO TALLAFIGO, Manuel: Op. Cit., p 269.
90
definiendo los espacios para las actividades especificas que se llevan a cabo dentro de él; esto sin
dejar de lado la estética.
En primer lugar Cruz Mundet119 nos dice que el archivo debe localizarse lo más cerca del usuario,
evitando las zonas peligrosas por razones estratégicas (militares), geográficas (húmedas, de
deslizamientos), ambientales (contaminados), etc.
La selección de terreno, estará encaminada a la resistencia que tendrá en forma directa el suelo
en donde se llevará a cabo el proyecto, para este caso se consideraría un suelo de alta resistencia
(volcánico) para abatir los costos de obra, la construcción se llevará a cabo a dos niveles a partir
del nivel del suelo.
Uno de los puntos importantes para la construcción de un archivo es el tipo de orientación, Se
tomará en cuenta el clima y la altura del lugar, en la Cd. De México120 contamos con un clima
templado lluvioso durante el verano y se encuentra a una altura de 2,200 mts. sobre el nivel del
mar, en esta zona los vientos dominantes son del norte121, éstos no deben entrar directamente al
inmueble a decir de Manuel Romero Tallafigo122.
“La luz es lo que ilumina los objetos y los hace visibles; por su origen se divide en natural y
artificial. La primera la originan los rayos solares y la segunda los productos incandescentes de
filamentos o gases encerrados en recipientes especiales”123, se habrá de evitar la luz directa para
el área de acervos, se contemplan pequeñas ventanas con vidrios filtrantes, en lugares estratégicos
de acceso se colocaran pequeñas luces, pero se cuidará que cada pasillo cuente con interruptor
propio de luz, será suficiente “…un punto de luz de 60 W cada dos metros en los pasillos entre
estanterías, y de 75W cada 4 o 5 metros en los pasillos centrales”124, solo se empleara cuando se
requiera; sin embargo se concederá a las áreas administrativa y de servicios una iluminación
natural. Para el área de consulta se utilizará luz constante en las horas de servicio. Es necesario un
interruptor de seguridad general, además de los parciales. Cabe destacar que todos lo documentos
expuestos a cualquier tipo de luz reciben daño irreversible.
119
Op. Cit., p. 339.
PLAZOLA CISNEROS, Alfredo y Alfredo Plazola Anguiano: Normas y Costos de Construcción, tomo I ,
México, 3° Edición, Editorial Limusa, 1983, p. 100.
121
PLAZOLA CISNEROS, Alfredo y Alfredo Plazola Anguiano: Arquitectura Habitacional, volumen I, México, 4°
Edición, Editorial Limusa, 1985, p. 234
122
Op. Cit., p. 279
123
PLAZOLA CISNEROS, Alfredo y Alfredo Plazola Anguiano: Arquitectura Habitacional, Op Cit p. 237.
124
CRUZ MUNDET, José Ramón: Op. Cit., p. 355.
120
91
Se propone un edificio aislado y exento de espacio exterior, sin obstáculos a la vista, sin árboles
que lo oculten, con el área de resguardo separada de las demás, y con un circuito de acceso bien
delimitado, según la idea de Manuel Romero Tallafigo125, el diseño restringirá el acceso a las
diferentes zonas impidiendo el paso a personas no autorizadas. La altura promedio será de 2.50
mts de altura; para el área de resguardo será de 3.50 mts., los pasillos de circulación y servicio
serán de 1.50 mts., y la separación de las baterías de 1.00 mt.
De acuerdo con estadísticas126 tomadas del propio archivo, se proyecta un crecimiento
aproximado a 20 años, la tabla siguiente nos muestra este crecimiento.
Volumen actual
Crecimiento a
20 años
Crecimiento a
30 años
Crecimiento a
40 años
Crecimiento a
50 años
32,470 ml
TOTAL
24,565 ml
57,035 ml
48, 705 ml
73,270 ml
64,930 ml
89,495 ml
81,165 ml
105,730 ml
El espacio propuesto es de 53,716 ml dividido en dos plantas, pero con opción a agregar uno o
dos niveles.
Las características arquitectónicas estarán de cuerdo a las funciones del propio archivo, en el
caso del Archivo General de Notarias, se elije una estructura horizontal debido al volumen y peso
del propio acervo, las áreas propuestas serían127:
Unidad administrativa.
Planta baja
Servicios al usuario externo.
Despacho de JUD de Ventanilla Única
125
Op Cit., p. 299.
Estas estadísticas fueron elaboradas para la asignación de espacios de diferentes notarías por la llegada de
anaquelería nueva.
127
Los datos en m2 de las áreas se adaptaron a los mínimos que se manejan en: DELMAS, Bruno, La planificación
de las infraestructuras nacionales de archivos, México, Archivo General de la Nación, UNESCO, 1974, pp. 93-94
126
92
Modulo de información
Sala de mesas de trámite
Módulo de oficialía de partes
Sala de espera de certificaciones y testamentos (pertenece a JUD de Certificaciones).
Área de testamentos ológrafos (pertenece a enlace de testamentos).
Sala de consultas (pertenece a JUD de acervos notariales).
Servicios internos acceso restringido
Despacho del Subdirector
Área de Peritaje
Despacho de JUD de Certificaciones
Despacho de Enlace de Testamentos
Área de Testamentos
Sala de tarjetas de testamentos
Sala de captura de Registro Nacional de Testamentos
Despacho de Enlace de Calificaciones
Sala de Certificación y calificaciones
Sala de Reprografía
Despacho de JUD de Acervos Notariales
Área de control documental
Unidad de procesos archivísticos
Área de selección documental y clasificación
Sala de instrumentos de descripción
Sala de captura
Área de Guarda Definitiva y Notas Marginales
Servicios sanitarios
Unidad de conservación de acervos
Área de resguardo documental
Varios
Caja
93
Vestíbulo
Servicios sanitarios
Vigilancia
Estacionamiento
Mantenimiento y limpieza (en estacionamiento)
1er piso
Cubículo de recursos humanos
Cubículo de recursos materiales
Sala de documentación Administrativa
Conmutador
Sala de climatización
Sala de control de red
Almacén
Área secretarial
Servicios sanitarios
Salad de conferencias
Área de resguardo documental
4.2 Descripción Arquitectónica
La propuesta solo incluye la distribución y delimitación de espacios específicos de las áreas.
94
95
96
97
98
99
100
4.3 Consideraciones para las Instalaciones
4.3.1
Instalaciones Eléctricas
Las instalaciones eléctricas permitirán la correcta iluminación del archivo, a continuación
marcaré únicamente los aspectos a considerar al diseñar instalaciones de este tipo, ya que en todo
caso se contrataría al especialista para elaborar este proyecto.
En el proyecto de una instalación eléctrica deben tenerse en cuenta los siguientes factores
básicos:
“De orden general:
1)
Economía
2)
Comodidad para uso y mantenimiento
3)
Estética
4)
Cargas eléctricas
5)
Crecimiento y desarrollo de los sistemas de iluminación y fuerza motriz
6)
Nuevas aplicaciones de la electricidad.
7)
De orden técnico
8)
Adecuadas condiciones de seguridad para las instalaciones y las personas
9)
Protección conveniente de los diferentes circuitos a fin de separar y localizar
rápidamente cualquier inconveniente o desperfecto que se presente.
10) Facilidad del reconocimiento de las distintas derivaciones
11) Uso eficiente de la energía eléctrica
12) Elección de los conductores adecuados
13) Utilización de equipo de detección de presencia y de nivel de iluminación natural para
control de iluminación
14) Lámparas y luminarias, colores ambientales
15) Elección de aparatos utilizadores eficientes
16) Aislamiento térmico del edificio en la climatización de ambientes
17) Utilización de motores y accionamientos eficientes”128.
128
QUADRI, Nestor: Sistemas de Aire Acondicionado, Buenos Aires, Editorial Alsina, 2001, Texto completo del
artículo de opinión publicado en el suplemento de arquitectura del diario Clarín con el título "Consumir menos
Energía" NUEVAS TECNOLOGÍAS EN AIRE ACONDICIONADO, el 16de diciembre del 2002,consultado el “0801-2005”, disponible en, http://www.acondicionamiento.com.ar/docs/Nuevas%20tecnicas%20AA.pdf
101
En todo proyecto se deben incorporar los siguientes aspectos al aplicar las normas para la
ejecución de planos:
18) “Plano o croquis de la instalación; con indicación de la superficie de cada ambiente;
las canalizaciones con sus medidas, cableados y circuitos a los que pertenecen;
ubicación y destino de cada boca. Ubicación de la toma de tierra y canalización del
conductor de puesta a tierra.
19) Síntesis del proyecto de la instalación incluyendo los datos que permitan
individualizar demanda de potencia, grado de electrificación, superficie total, cantidad
y destino de los circuitos, secciones de los conductores, corrientes de proyecto,
corriente presunta de cortocircuito en el punto de suministro y cantidad de bocas con
su distribución ambiental.
20) Esquema de los tableros, incluyendo las características nominales y de accionamiento
de los dispositivos de maniobra y protección, tales como corriente asignada, curva de
actuación, capacidad de ruptura. Sección de las líneas: principal, seccionales, de
circuitos y de los conductores de protección; identificación de los circuitos derivados
y corrientes de cortocircuito de cálculo en cada tablero.
21) Listado de materiales de la instalación, indicando: marca de materiales, tipos
normativos y, si correspondiera, forma de acreditación de la conformidad con
normas”129.
4.3.2
Instalaciones Hidráulicas-Sanitarias
Este tipo de instalaciones no atravesarán el área de resguardo bajo ningún concepto.
Las instalaciones sanitarias, tienen por objeto retirar de las construcciones en forma segura,
aunque no necesariamente económica, las aguas negras y pluviales, además de establecer
obturaciones o trampas hidráulicas, para evitar que los gases y malos olores producidos por la
descomposición de las materias orgánicas acarreadas, salgan por donde se usan los muebles
sanitarios o por las coladeras en general.
Las instalaciones, sanitarias, deben proyectarse y principalmente construirse, procurando sacar el
máximo provecho de las cualidades de los materiales empleados, e instalarse en la forma más
práctica posible, de modo que se eviten reparaciones constantes e injustificadas, previendo un
mínimo mantenimiento, el cual consistirá en condiciones normales de funcionamiento, en dar la
129
Idem
102
limpieza periódica requerida a través dé los registros. “…en las construcciones actuales y
planeadas y ejecutadas con estricto apegado a lo establecido en los Códigos y Reglamentos
Sanitarios, que son los que determinan los requisitos mínimos que deben cumplirse, para
garantizar el correcto funcionamiento de las instalaciones particulares, que redunda en un óptimo
servicio de las redes de drenaje general”130.
En las instalaciones sanitarias se necesita sacar los desechos (generalmente con agua reciclada)
con la ayuda de la fuerza de la gravedad, a través del drenaje principal hacia el alcantarillado
externo. Los tubos salen de los aparatos y accesorios (sanitarios, sifones, lavamanos, etc.) a una
red que usa en su mayoría ángulos de 45º (por los desechos sólidos) y que cuenta con una
pendiente precisa para que no sea el agua la única en bajar y los deshechos se queden en el
camino, o para que no sea muy poca la pendiente y exista la posibilidad de que se devuelvan los
deshechos a los aparatos.
Lo normal son 6.5 cm por 39 cm de longitud.
”Adicionalmente al sistema sanitario existe un sistema de ventilación que permite dar salida a los
gases y previene que la presión aumente en los tubos, para prevenir gases peligrosos de las
alcantarillas hacia las casas. Cada accesorio o salida debe tener una trampa que debe estar
ventilada. Estas en realidad son tubos doblados, por lo general en forma de U que están llenos de
agua para retener los gases que vienen de los drenajes.
“Los diámetros de esta tubería son de 7.5 cm. (3”) a 10 cm. (4”)131
En cuanto a las instalaciones hidráulicas. En los sistemas de suministro de agua potable esta se
obtiene de la empresa pública de servicio y se lleva a cabo por medio de una tubería subterránea.
El sistema de suministro requiere de presión para repartir el agua a los aparatos. Para distribuir el
agua dentro del inmueble se plantea un sistema de ramales con ángulos a 90º y con tubos de
menor diámetro para que la presión sea adecuada”132.
4.3.3 Instalaciones Especiales
La propuesta general abarca ubicación de áreas de seguridad y rutas de evacuación en caso de
siniestro, dispositivos contra incendio y aire acondicionado.
130
http://html.rincondelvago.com/instalaciones-sanitarias.html “7-01-2005”
http://www.lablaa.org/ayudadetareas/matcon/matcon79.htm “7-01-2005”
132
Idem.
131
103
Instalaciones de protección contra incendios133.
Se instalará un extintor en el exterior del local o de la zona y próximo a la puerta de acceso; este
extintor podrá servir simultáneamente a varios locales o zonas.
La situación de un extintor fuera del local o zona facilita su utilización en mejores condiciones de
seguridad.
En el interior del local o de la zona se instalarán además los extintores suficiente para que la
longitud del recorrido real hasta alguno de ellos, incluido el situado en el exterior, no sea mayor
que 15 m en locales de riesgo medio o bajo, o que 10 m en locales o zonas de riesgo alto, cuya
superficie construida sea menor que 100 m². Cuando estos últimos locales tengan una superficie
construida mayor que 100 m² los 10 m de longitud de recorrido se cumplirán con respecto a algún
extintor instalado en el interior del local o de la zona.
Esta instalación deberá transmitir (automáticamente mediante detectores o manualmente
mediante pulsadores) una señal desde el lugar en que se produce el incendio hasta una central
vigilada, así como la posterior transmisión de la alarma desde dicha central a los ocupantes,
pudiendo activarse dicha alarma automática y manualmente.
El sistema de Aire Acondicionado “…deben contar con controles inteligentes de gestión integral
centralizada, para permitir adaptar la producción de aire acondicionado a la demanda de calor del
sistema, en la magnitud y momento que se produce y conseguir en cada instante el régimen de
potencia más cercano al de máximo rendimiento, con un programa orientado hacia el ahorro
energético que registre en forma continua la producción y los consumos de energía y permitan la
detección de fallas para la disminución de los costos de operación y mantenimiento.
Otro de los aspectos a considerar es que en el transcurso de un año de funcionamiento del sistema
de aire acondicionado existen períodos de tiempo en los cuales las características del aire exterior
del edificio son favorables para la climatización, especialmente en la época intermedia o invernal
mediante el empleo directo del aire exterior sistema denominado freecooling de aire exterior o
también los métodos de recuperación del calor aprovechando, el calor del aire de descarga de
ventilación de los locales para transferirlo al aire nuevo a incorporar, tanto en verano como en
invierno,
133
que
constituyen
elementos
complementarios
a
los
sistemas
Resumen del texto encontrado en http://html.rincondelvago.com/instalaciones-sanitarias.html
indicados
“7-01-2005”
104
precedentemente”134.Independientemente
de
estas
consideraciones
el
sistema
de
aire
acondicionado contendrá:
Duchos de aire
Difusores de aire
Rejillas de aire
Unidad de enfriamiento evaporativo
Extractor centrifugo
Unidad evaporadora
Unidad condenzadora
Unidad de termostato
Unidad de humidostato
4.4 Mobiliario de Archivo
Se propone el uso de135:
Para el área de resguardo de acervos estantería metálica de 8 módulos, con una altura de 3.15
mts., por 1 de ancho y 0.50 de profundidad, estarán integradas con postes laterales tipo “L” en
lámina calibre 18”, contará con 7 entrepaños de calibre de 22”, 1 mt. de ancho y 0.50 cm de
profundidad adecuados para soportar una carga por entrepaño de 135 kilogramos, con un espacio
mínimo entre uno y otro de 50.5 cm; cada sección contará con un entrepaño para tapa superior
con las mismas características. El espacio libre entre los módulos de 1.00 mt.
Para las áreas de oficinas y servicio al publico:
4 anaqueles de 4 módulos con 5 entrepaños con las características anteriores para calificación,
certificación y fotocopiado.
Anaquel metálico de 91.5 x 0.45 x 2.13 m.
Mesas de trabajo de 1.50 x 3.00 m. (consulta, calificación y certificación).
Muebles para computadoras 1.40 x 0.75 m. (oficinas, testamentos, certificaciones y procesos
archivísticos)
Escritorios de 0.76 x 1.53 m
Credenzas de 1.50 x 0.45 x 0.75 m.
Sillas fijas 0.47 x 0.69 x 0.82/0.92 m. en tela
134
QUADRI, Nestor: Sistemas de Aire Acondicionad, Op Cit.
Datos proporcionados por la empresa
Arca Construcciones, S. A. De C. V. [email protected]
135
105
Sillones 0.50 x 1.50 x 0.82 m.
Sillas secretarial de 0.47 x 0.69 x 0.89 m. en tela en tela y sillones.
Armarios y Archiveros (oficinas).
Extinguidores para fuego con capacidad de 4.5 lt.
106
CONCLUSIONES
Organizar y conservar un archivo adquiere una gran importancia, a partir de que el hombre de su
quehacer cotidiano, deja huella escrita en soportes duraderos de los hechos del acontecer de la
sociedad.
Los instrumentos notariales no pueden ser la excepción porque al igual que la población, esta
actividad ha crecido en el Distrito Federal; generando un gran problema dentro del Archivo
General de Notarías; es evidente que los documentos que custodia el Archivo son un patrimonio
documental, éste alberga una gran cantidad de documentos que muchas veces son difíciles de
localizar, esto conlleva un retraso en la entrega de la información. Para que la información (vía
copia, consulta o informe) se proporcione al usuario intervienen una serie de personas, que laboran
en el archivo bajo diferentes rubros, calificadores, archivistas, fotocopiadores y certificadores, son
estos individuos los que tienen contacto directo con el documento original, es a ellos a quien hay
que facilitar la búsqueda de los documentos;
actualmente no están definidos los
procesos
archivísticos para prestar este servicio eficientemente, aun así el archivo presta servicio.
El trabajo realizado en el Archivo General de Notarías permite detectar las fallas en el sistema
actual, conocer su contenido documental, que tipo de organización tiene y las limitantes físicas del
recinto; se encontró que aunque existía cierta organización (no archivística), no es la adecuada
para facilitar la localización de los documentos. Actualmente se trabaja en diferentes procesos
archivístico para tratar de aliviar la problemática, pero debido a las condiciones actuales del
archivo, es cuestión de tiempo para llegar al tope máximo de su capacidad.
El elaborar el presente trabajo tubo sus dificultades, a pesar de trabajar dentro de la institución,
debido a la estructura actual no me fue permitido inferir en muchas de las actividades que
propongo, al grado que algunas no las toque, sin embargo donde si me lo permitieron analice y
estructuré la manera de llevar a cabo estos procedimientos. También descubrí que es difícil
traspasar una idea a otra persona, pues aunque hubo mucha comunicación con el Arquitecto que
elaboró el plano a veces no nos entendíamos debido al lenguaje y forma de enfocar la
problemática.
107
Es incuestionable que la propuesta del presente trabajo de aplicar la metodología archivística,
beneficiaría el manejo de la documentación del Archivo General de Notarías,
se puede
implementar un Sistema Integral de Archivos, el presente trabajo aporta los elementos para
efectuarlo; aplicar la adecuada clasificación y ordenación del acervo, desarrollar instrumentos de
descripción apropiados para el tipo de acervo, así como la normalización de los procesos vertida
en el manual administrativo, permitirá reducir los tiempos de búsqueda de los documentos, y de
esta forma mejorar el servicio que presta; de igual manera se propone la distribución de áreas y
espacios necesarios para el buen funcionamiento del archivo con la construcción de un edificio con
las características que marcan las normas en cuánto a inmuebles de archivo.
Espero aportar con este trabajo los elementos a considerar, en un futuro no lejano, como base para
desarrollar un proyecto sino igual por lo menos similar.
108
GLOSARIO
ACTIVIDAD. Conjunto de operaciones o tareas afines y sucesivas, que forman parte de un
procedimiento, ejecutado por una persona o por una unidad administrativa y encaminada a la
cobertura de una función.
AUTORIDAD. Facultad de mando para ser ejercida sobre personas o subordinados; así como la
facultad de tomar decisiones en el desempeño de las funciones encomendadas.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o
integración a un archivo permanente.
ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA. Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites
reguladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa
(oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones
asignadas.
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas
con la Planeación, Dirección, Organización, Control, Evaluación, Conservación, Preservación y
Servicios de todos los archivos de una Institución.
ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.
ASIENTO. Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de
descripción de un instrumento de consulta y recuperación.
ASUNTO. Tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata una
unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o
integración a un archivo permanente.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Labor mediante la cual se identifican y establecen las
series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección) de acuerdo a la
estructura orgánico-funcional de la entidad.
COMITÉ DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas,
los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los
archivos.
COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS. Órgano asesor del Archivo General de la
Nación, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los
documentos y con la evaluación de las TRD.
109
COMITÉ EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO. Órgano asesor del
Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor
secundario de los documentos y de evaluar las Tablas de Retención Documental de los
organismos del orden departamental.
DEPURACIÓN. Operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no
tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc.). Es análogo a la selección
natural.
DOCUMENTO ACTIVO. Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos.
DOCUMENTO DE APOYO. Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones,
manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de
funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución
o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas.
DOCUMENTO ESENCIAL (DOCUMENTO VITAL). Es aquel necesario para el
funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el
conocimiento de las funciones y actividades del mismo aun después de su desaparición, por lo
tanto, posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
DOCUMENTO INACTIVO. Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y
legales.
DOCUMENTO SEMIACTIVO. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional.
DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital,
resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación,
selección por muestreo y/o microfilmación.
Eliminación de Documentos. Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que
carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
ESTRUCTURA ORGÁNICA. Disposición sistemática de los órganos que integran a una
institución, conforme a criterios de jerarquía y especialización, ordenados y codificados de tal
forma que sea posible visualizar los niveles jerárquicos y sus relaciones de dependencia.
EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad
Archivística.
EXPLOSIÓN DOCUMENTAL. Incremento desmedido de la masa documental, provoca
problemas de servicio, organización, descripción e instalación de documentos.
110
FUNCIÓN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos
de una entidad, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un órgano o una unidad
administrativa; se define a partir de las disposiciones jurídico administrativas.
GESTIÓN DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
INVENTARIO ANALÍTICO. Describe de manera precisa las series documentales o conjunto de
documentos con la misma topología. Leyes, decretos, acuerdos y/o actas, facilita el control de la
existencia de documentos, disminuye en tiempo de espera para la localización de documentos, es
un elemento de orientación para el investigador.
INVENTARIO GENERAL. Nos da una brevísima idea del contenido del archivo.
INVENTARIO SOMERO. Expresa brevemente el contenido del fondo.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN. Documento en que se registra y actualiza la información
detallada de una organización acerca de sus antecedentes históricos, atribuciones, estructura
orgánica, funciones de las unidades administrativas que la integran, niveles jerárquicos, líneas de
comunicación y coordinación y los organigramas que representan en forma esquemática la
estructura.
MARCO JURÍDICO. Enunciación de las disposiciones constitucionales, leyes, reglamentos,
decretos, acuerdos, circulares, etc., de los cuales se derivan las atribuciones y normas de la
actividad institucional, que afectan directamente a las unidades administrativas en el Manual de
Organización.
METODOLOGÍA. Disposición lógica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas
administrativos por medio de un análisis ordenado.
MARCO JURÍDICO.- Enunciación de las disposiciones constitucionales, leyes, reglamentos,
decretos, acuerdos, circulares, etc., de los cuales se derivan las atribuciones y normas de la
actividad institucional, que afectan directamente a las unidades administrativas en el Manual de
Organización.
MUESTREO. Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de las
series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la selección hecha con criterios
alfabéticos, cronológicos, numéricos, topográficos, temáticos, entre otros
NIVEL JERÁRQUICO. División de estructura orgánica administrativa que asigna un grado o
rango determinado a las unidades de trabajo, así como la autoridad y responsabilidad inherentes.
OBJETIVO.- Es la expresión cualitativa del fin que persigue un área administrativa o grupo de
trabajo, que responde al para qué se realiza determinada función o parte de ella.
111
ORGANOGRAMA. Representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o parte
de ella y de las relaciones que guardan entre sí los órganos que la integran.
ORIGEN FUNCIONAL: relación necesaria con la entidad productora.
PIEZA DOCUMENTAL. Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser
considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un
informe.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL. Recepción o generación de documentos en una unidad
administrativa en cumplimiento de sus funciones.
PUESTO. Unidad de trabajo especifica e impersonal, constituida por un conjunto de operaciones
que deben realizarse y aptitudes que deben reunir su titular u ocupante, en determinadas
condiciones de trabajo.
REGISTRO DE ENTRADA. Instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo,
siguiendo el orden cronológico de entrada.
SELECCIÓN DOCUMENTAL. Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial
de la documentación, por medio de muestreo.
SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas,
Informes, entre otros.
SUBSERIE DOCUMENTAL. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie
y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos
documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto.
TABLAS DE RETENCIÓN. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Las
Tablas de Retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las
mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución,
también conocidos como documentos facilitativos, por ejemplo: Circulares, Memorandos o
Directivas Presidenciales. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada
organismo, por ejemplo: Historias Clínicas, Actas de Sesiones del Congreso.
TLA-CUILO. “escribano o pintor” –dice Molina_. Derivado de Tla-cuilo a, escribir, o pintar. El
que tenía por profesión pintar los jeroglíficos en que consistía la escritura de los indios.
UNIDAD ADMINISTRATIVA. Cada uno de los órganos que integran una entidad con funciones
propias que lo distinguen de otros. Indistintamente pueden ser Direcciones, Subdirecciones,
Unidad Departamental, Oficinas; etc.
112
UNIDAD ARCHIVÍSTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad
archivística, entre otras: un expediente. Véase: Expediente.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad
documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o
un tomo.
UNIDAD DE MANDO. Principio que postula que sólo debe existir una autoridad formal en cada
unidad administrativa, de tal forma que únicamente se reciban instrucciones de una persona y
ante ella se de cuenta de su cumplimiento.
UNIDAD DOCUMENTAL. Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por
un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.
VALOR PRIMARIO. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora
y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto.
VALOR SECUNDARIO. Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva.
Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se
conservan permanentemente.
VALORACIÓN DOCUMENTAL. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de
archivo.
113
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117
ANEXOS
I
Guía de Entrevista
Cuestionario para Diagnóstico
Guía de observación
II
Resultados del Diagnóstico
III
Cuadro de Clasificación
IV
Formato para el Inventario de Transferencia Primaria
V
Formato para Inventario de Transferencia Secundaria
VI
Formato de Inventario General
VII
Formato de Inventario Analítico
VIII
Formato de Concentrado de Consulta
IX
Formato de Consulta de Instrumentos Notariales
X
Formato de Lista de Archivado para cada uno de los Archivistas
XI
Formato de Concentrado de Control de archivado
XII
Formato de Control de Conservación
XIII
Formato de Control para Ingreso de Fotocopiado
118
ANEXOS
Anexo I Guía de entrevista al Lic. Carlos Frausto
CUESTIONARIO
¿Cuál es su nombre y cargo?
¿Conoce el funcionamiento del archivo?
¿Qué problema se presenta más en el Archivo?
¿Que expectativas tiene con el archivo?
¿Le gustaría que el archivo fuera re ordenado?
¿Cuenta con manuales de operación y procedimientos o de algún reglamento?
¿Considera importante establecer lineamientos y normas necesarias para el control del
acervo?
¿Considera importante integrar personal profesional para la administración del acervo?
¿Conoce sobre procesos archivísticos? ¿Cuáles?
¿Qué tiempo conservan la documentación?
¿Existen extravíos de documentación?
¿El área o local del archivo es suficiente?
¿Cuenta con medidas de seguridad?
¿Cuáles?
¿Conoce la misión del archivo?
¿En que se centra la visión del archivo?
¿Y los objetivo?
¿Existe una partida presupuestal para el archivo?
Observaciones
CUESTIONARIO PARA DIAGNOSTICO DE ARCHIVO HISTÓRICO DEL ARCHIVO
GENERAL DE NOTARÍAS
PREGUNTAS
GENERALES
¿Qué problema se presenta más en el
Archivo?
¿Que expectativas tiene con el archivo?
¿Le gustaría que el archivo fuera ordenado
y clasificado?
¿Le gustaría acceder a los documentos por
medio de una base de datos?
¿Cuenta con manuales de operación y
RESPUESTAS
a)
b)
c)
a)
b)
c)
a)
b)
a)
b)
a)
No se encuentran los documentos
Ya no hay espacio
Su iluminación es deficiente
Ofrecer un mejor servicio
Ninguna
Realizar mi trabajo
Si
No
Si
No
Si
119
procedimientos o de algún reglamento?
¿Considera importante establecer
lineamientos y normas necesarias para el
control del acervo?
b) No
a) Si
b) No
¿Considera que es necesaria e importante
la implementación de cursos de
archivonomía para el manejo de sus
acervos?
a) Si
b) No
¿Considera importante integrar personal
profesional para la administración de sus
acervos?
a) Si
b) No
¿Cuenta con área de conservación o
restauración?
RECURSOS MATERIALES
Se cuenta con
a) Si
b) No
El archivo usa cajas para archivo
¿Suministran en tiempo y forma los
requerimientos del archivo?
Los materiales que se solicitan con más
frecuencia son
Existe una partida presupuestal para el
archivo
a)
b)
c)
d)
a)
b)
c)
d)
e)
a)
b)
a)
b)
c)
a)
Archiveros
Anaqueles abiertos
Anaqueles cerrados
Otro (especifique)
½ carta
Carta
Oficio
Varios tamaños
No usa
Si
No
Cajas de archivo
Papelería
Otros
Si A cuanto asciende
aproximadamente
b) No
¿Quién suministra el recurso?
RECURSOS HUMANOS
¿Cuantas personas laboran en el archivo?
¿Cuentan con un profesional de archivo?
RECURSOS TÉCNICOS
Existe un Manual de políticas y
procedimientos
Se realiza valoración
a) Si
b) No
i. Si
ii. No
i. Si
ii. No
120
Se realiza depuración
Los instrumentos de consulta son:
¿Existe algún reglamento de uso, control y
préstamo de los expedientes?
Las medidas de control documental son
RECURSOS TECNOLÓGICOS
¿Cuenta el archivo con sistemas de
cómputo?
¿Cuál?
Cuenta con una base de datos especial
para el archivo
¿Se considera necesaria la
implementación de otros instrumentos
tecnológicos para el manejo del acervo?
CONDICIONES INTERNAS DE LOS
DOCUMENTOS
El archivo es de:
¿Cuántos y qué fondos manejan?
La tipología documental que maneja el
archivo es…
El volumen documental asciende a
¿De qué a qué años comprende la
documentación?
PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
Su método de ordenación es
a.
b.
a)
b)
c)
d)
e)
a)
b)
c.
d.
e.
f.
Si ¿Cada cuándo?
No
Guías
Inventarios
Índices
Listados
Otros
Si
No
Solicitud
Vale
Otro ¿Cuál?
Ninguno
a) Si ¿Cuál?
b) No
a) Si ¿De qué tipo?
b) No
a) Si
b) No
¿Por qué?
a.
b.
c.
d.
a.
b.
a)
b)
a)
b)
Trámite
Concentración
Histórico
No sé
__________ml
No se
__________ml
No se
__________ml
No se
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
Cronológico
Alfabético
Cromático
Alfanumérico
Topográfico
Decimal
Numérico
Otro
121
i. No se
¿Qué tiempo conservan la
documentación?
¿Existen extravíos de documentación?
a. No
b. Frecuentemente
c. Esporádicamente
¿Mensualmente cuanta documentación
ingresa al archivo?
CONDICIONES EXTERNAS DE LOS
DOCUMENTOS
La documentación está expuesta a:
Se realiza limpieza del acervo
¿Cuenta con material deteriorado
a) No
b) Frecuentemente
c) Esporádicamente
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
a.
b.
a.
b.
Humedad
Polvo
Calor
Roedores
Insectos
Luz directa
Otros
Si ¿Cada cuándo?
No
Si
No
a.
b.
a.
b.
a.
b.
c.
d.
a)
b)
a.
b.
a.
b.
c.
a.
b.
c.
a.
Si
No
Si
No
Su función
Su estructura
Mixto
Ninguno
Suficiente
Insuficiente
Si
No
Si
No
No se
Si
No
No se
Si
¿En qué porcentaje?
CONDICIONES DEL LOCAL
El archivo cuenta con un área específica e
instalaciones adecuadas
El mobiliario es adecuado a las
necesidades de los documentos
La documentación se clasifica por
El área o local del archivo es:
Cuenta con medidas de seguridad
La temperatura es adecuada para la
documentación
Se realizan fumigaciones
Se realiza limpieza de las instalaciones
122
Se lleva a cabo conservación
b.
a.
b.
c.
No
Si
No
No se
GUÍA DE OBSERVACIÓN
1.- Se observa las bóvedas sur y norte del archivo.
2.- Se observa la forma en que están ordenados y clasificados los documentos.
3.- Se observan la forma de consulta de los documentos.
4.- Se observa es estado de conservación de los documentos.
5.- Se observa el tipo de usuarios del archivo.
6.- Se observa el funcionamiento general del Área de Acervos Notariales.
7.- Se observa la cantidad de los siguientes materiales:
a. Baterías.
b. Anaqueles
c. Charolas
d. Escritorios
e. Mesas
f. Sillas
g. Portalibros
h. Extintores
i. Termómetros
j. Higrómetros
8.- Se observa Limpieza del local.
123
Anexo II Resultados del Diagnóstico
CUESTIONARIO
¿Cuál es su nombre y cargo?
Carlos Frausto, Subdirector de Notariado
¿Conoce el funcionamiento del archivo?
Si
¿Qué problema se presenta más en el Archivo?
El retraso en la localización de documentos notariales
¿Que expectativas tiene con el archivo?
Ofrecer un mejor servicio abatiendo los tiempos de espera para los trámites
¿Le gustaría que el archivo fuera re ordenado?
Si pero aun no se dan las condiciones para re-ordenarlo
¿Cuenta con manuales de operación y procedimientos o de algún reglamento?
El archivo cuenta con un manual administrativo para a nivel general de lo servicios que
ofrece, pero no para los procesos internos de los acervos
¿Considera importante establecer lineamientos y normas necesarias para el control del
acervo?
Por supuesto
¿Considera importante integrar personal profesional para la administración del acervo?
Si de hecho este año se contrataron dos archivónómos
¿Conoce sobre procesos archivísticos? ¿Cuáles?
No
¿Qué tiempo conservan la documentación?
Para siempre, todo se conserva
¿Existen extravíos de documentación?
Si
¿El área o local del archivo es suficiente?
No, pensamos que tiene una vida de 6 años
¿Cuenta con medidas de seguridad?
si
¿Cuáles?
Extinguidotes, se está instalando un sistema de detección de humo, de sismos y se fumiga 2
veces al año
¿Conoce la misión del archivo?
La Misión. La Dirección de Archivo General de Notarías, es una Institución pública de
servicio al ciudadano, dependiente del Gobierno del Distrito Federal, responsable de la
guarda y custodia del protocolo utilizado por los notarios públicos; de supervisar e
inspeccionar el funcionamiento y servicio de las notarías en el Distrito Federal con el fin de
verificar que éste se dé conforme a Derecho; de expedir a los interesados segundos
testimonios y copias certificadas; de rendir informes sobre testamentos a los causahabientes
y/o autoridades competentes de recibir y tramitar quejas en contra de los notarios en el
Distrito federal.
¿En que se centra la visión del archivo?
La Visión. Institución pública de servicio y atención al ciudadano, con facultades
suficientes para coordinar y supervisar la actividad notarial que se presta en el Distrito
Federal.
124
¿Y los objetivo?
Los Objetivos. Dentro de los objetivos le corresponde a la Dirección del Archivo General
de Notarías el conocimiento y despacho de los siguientes asuntos:
Ejercer las funciones de supervisión y vigilancia que corresponden al Ejecutivo del
Distrito Federal en materia de Notariado.
Ejercer la guarda y custodia del acervo notarial que se va generando con motivo del
ejercicio.
Ofrecer los servicios de atención al ciudadano que correspondan conforme a las
disposiciones legales, tales como extender los testimonios y certificaciones que procedan de
conformidad a la legislación vigente, y atender las quejas que los ciudadanos presenten en
contra de notarios públicos.
Revisar y turnar para firma de autorización del Secretario los libros que deben utilizar los
notarios en el desempeño de sus funciones.
Dictar disposiciones administrativas, a fin de hacer de la fe pública que se ofrece a través
del Notariado, un servicio que fortalezca la seguridad jurídica de la población.
Las demás que le asigne la Ley del Notariado del Distrito Federal o cualquier otra
disposición legal.
¿Existe una partida presupuestal para el archivo?
No
Observaciones: Se está reestructurando el trabajo total dentro del archivo, se llevaran a cabo
cambios muy drásticos para tratar de abatir la corrupción que impera actualmente y de esta
forma dar un servicio eficiente al ciudadano.
CUESTIONARIO PARA DIAGNOSTICO DE ARCHIVO HISTÓRICO DEL ARCHIVO
GENERAL DE NOTARÍAS
GENERALES
¿Qué problema se presenta más en el Archivo?
No se encuentran los
documentos
10
Ya no hay espacio
6
Su iluminación es
deficiente
4
¿Que expectativas tiene con el archivo?
Ofrecer un mejor servicio
7
Ninguna
Realizar mi trabajo
3
10
¿Le gustaría que el archivo fuera ordenado y clasificado?
Si
No
125
20
0
¿Le gustaría acceder a los documentos por medio de una base de datos?
Si
20
No
0
¿Cuenta con manuales de operación y procedimientos o de algún reglamento?
Si
0
No
20
¿Considera importante establecer lineamientos y normas necesarias para el control del acervo?
Si
17
No
3
¿Considera que es necesaria e importante la implementación de cursos de archivonomía para el
manejo de sus acervos?
Si
10
No
10
¿Considera importante integrar personal profesional para la administración de sus acervos?
Si
10
No
10
¿Cuenta con área de conservación o restauración?
Si
20
No
0
RECURSOS MATERIALES
Se cuenta con:
Archiveros
Anaqueles abiertos
Anaqueles cerrados
Otro (especifique)
8
9
2
1 baterías
126
El archivo usa cajas para archivo
½ carta
Carta
Oficio
Varios
tamaños
No usa
20
¿Suministran en tiempo y forma los requerimientos del archivo?
Si
No
20
Los materiales que se solicitan con más frecuencia son
Cajas de archivo
Papelería
15
Otros
5 Marcadores de cera
Existe una partida presupuestal para el archivo
Si
0
No
20
RECURSOS HUMANOS
¿Cuantas personas laboran en el archivo?
cantidad
2 dicen 50 personas
No se
18
¿Cuentan con un profesional de archivo?
Si
20
No
0
RECURSOS TÉCNICOS
Existe un Manual de políticas y procedimientos
Si
No
127
0
20
Se realiza valoración
Si
0
No
20
Se realiza depuración
Si
0
No
20
Los instrumentos de consulta son:
Guías
Inventarios
Índices
Listados
16
Otros
4
¿Existe algún reglamento de uso, control y préstamo de los expedientes?
Si
0
No
20
Las medidas de control documental son
Solicitud
17
Vale
Otro ¿Cuál?
3 listas
Ninguno
RECURSOS TECNOLÓGICOS
¿Cuenta el archivo con sistemas de cómputo?
¿
Si
16
No
4
Cuál? Hay áreas que tienen una computadora
Cuenta con una base de datos especial para el archivo
Si
0
No
20
128
¿Cuenta con otro tipo de tecnología?
Si
0
No
20
¿Se considera necesaria la implementación de otros instrumentos tecnológicos para el manejo del
acervo?
Si
20
No
0
CONDICIONES INTERNAS DE LOS DOCUMENTOS
El archivo es de:
Trámite
Concentración
5
Histórico
6
3
No sé
6
¿Cuántos y qué fondos manejan?
No se
16
4 personas respondieron 3 fondos
La tipología documental que maneja el archivo es…
No se 20 personas
El volumen documental asciende a
2 personas respondieron 800,000 volúmenes
¿De qué a qué años comprende la documentación?
20 personas respondieron 70 años de antigüedad
PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
Su método de ordenación es
Cronológico
Alfabético
Cromático
Alfanumérico
Topográfico
Decimal
Numérico
Otro
No
se
129
5
2
13
¿Qué tiempo conservan la documentación?
20 personas respondieron siempre
¿Existen extravíos de documentación?
No
1
Frecuentemente
7
Esporádicamente
12
¿Mensualmente cuanta documentación ingresa al archivo?
2 personas respondieron un promedio de 2000 volúmenes
CONDICIONES EXTERNAS DE LOS DOCUMENTOS
La documentación está expuesta a:
Humedad
Polvo
Calor
Roedores
Insectos
Luz directa
Otros
18
20
2
5
3
0
0
Se realiza limpieza del acervo
Si
29
No
1
¿Cuenta con material deteriorado
Si
11
No
9
CONDICIONES DEL LOCAL
El archivo cuenta con un área específica e instalaciones adecuadas
Si
4
No
16
El mobiliario es adecuado a las necesidades de los documentos
Si
3
No
17
130
La documentación se clasifica por
Su función
Su estructura
Mixto
Ninguno
20
El área o local del archivo es:
Suficiente
3
Insuficiente
17
Cuenta con medidas de seguridad
Si
5
No
15
La temperatura es adecuada para la documentación
Si
7
No
9
No se
4
No
2
No se
5
Se realizan fumigaciones
Si
13
Se realiza limpieza de las instalaciones
Si
95
Se lleva a cabo conservación
Si
3
No
1
No
9
No se
8
131
Anexo III Cuadro de Clasificación
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
GOBIERNO DEL DISTRITO FEDERAL
FONDO: DIRECCIÓN GENERAL JURÍDICA Y DE ESTUDIOS LEGISLATIVOS
SUBFONDO: DIRECCIÓN CONSULTIVA DE ASUNTOS NOTARIALES
SECCIÓN: SUBDIRECCIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE NOTARIAS
SERIE: NO DE NOTARIA
SUBSERIE
CLAVES
PROTOCOLO ORDINARIO
PROTOCOLO CERRADO
PROTOCOLO DEL D.D.F.
PO
PC
DDF
PROTOCOLO ABIERTO ESPECIAL
PROTOCOLO ABIERTO
PROTOCOLO CONSULAR
PROTOCOLO DEL INMUEBLE FEDERAL
PROTOCOLO DEL INFONAVIT
REGISTRO DE COTEJOS
ÍNDICES
ACERVO EN CUSTODIA
PAE
PA
PC
PIF
PI
C
I
CUST
132
Anexo IV
133
Anexo V
134
Anexo VI
135
Anexo VII
136
Anexo VIII
CONTROL DE CONSULTA
FECHA
NO DE
NOTARIO
NO DE
NO DE
FECHA
TIPO DE
VOLÚMEN ESCRITURA ESCRITURA PROTOCOLO
PERSONA
QUE
ENTREGA
RESPONSABLE
137
Anexo IX
CONTROL DE BÚSQUEDA
FECHA
NO DE
NO DE
NO DE
NOTARIO VOLÚMEN ESCRITURA
FECHA
ECRITURA
TIPO DE
PROTOCOLO
EFECTUÓ LA
BÚSQUEDA
NOMBRE DEL
USUARIO
RESPONSABLE
138
Anexo X
CONTROL DE ARCHIVACIÓN
FIRMA DEL
ARCHIVISTA
FECHA: NOMBRE DEL ARCHIVISTA
UBICACIÓN TIPO DE
N. DE
PROTODE
NOTARIA VOUMEN
COLO
ACERVO
P
A
P
A
P
A
P
A
P
A
P
A
P
A
P
A
P
A
P
A
P
A
P
A
P
A
TOTAL
DE
LIBROS
OBSERVACIONES
139
Anexo XI
CONTROL GENERAL DE ARCHIVADO
FECHA
ACTIVIDAD
ESPECÍFICA
NOMBRE
NO DE
NO DE
DEL
LIBROS
HORAS
OBSERVACIONES
ARCHIVÍSTA TRABAJADOS TRABAJADAS
140
Anexo XII
141
Anexo XIII
142