directiva tramte documentario

S
E
N
C
I
DIRECTIVA
CODIGO: GG-SG-00 5 -2004
TITULO: NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL TRAMITE DOCUMENTARIO DE LA
SEDE CENTRAL DEL SERVICIO NACIONAL DE NORMALIZACION, CAPACITACIÓN E
INVESTIGACIÓN PARA LA INDUSTRIA DE LA CONSTRUCCIÓN – SENCICO
FECHA DE APROBACION:
APROBADO POR: GERENCIA GENERAL
06.05.2004
REEMPLAZA A:
Nº Pág.: FECHA DE PUBLICACIÓN:
Ninguna
08
C
O
1- OBJETO
Establecer las normas y procedimientos del trámite documentario para la recepción,
registro, distribución, remisión y seguimiento de la documentación en el SENCICO.
2- FINALIDAD
Optimizar el servicio informativo al público interno y externo.
3- BASE LEGAL
3.1 Decreto Supremo Nº 032-2001-MTC, Aprueba el Estatuto del SENCICO
3.2 Resolución PCDN 017-2001-02.00, Reglamento de Organización y Funciones del
SENCICO
3.3 Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
4- ALCANCE
La presente Directiva, rige y es de cumplimiento obligatorio de todos los Órganos de la
Sede Central del SENCICO.
5.- NORMAS GENERALES
5.1- Tipos de documentos
5.1.1. Correspondencia Interna: Es aquella que se genera y circula entre las áreas de
la institución y está referida a los siguientes documentos:
5.1.1.1. Memorando Circular: Documento a través del cual se realizan las
comunicaciones de asuntos o se dictan disposiciones generales que
alcanzan a más de un área.
Este documento es de uso de la Alta Dirección, Gerencias y Jefaturas
dirigido al personal de sus áreas o dependencias involucradas en un
determinado asunto, con copia informativa al Gerente General, a través del
correo electrónico.
5.1.1.2 Informe: Es un documento que se emplea para dirigirse al nivel jerárquico
inmediato superior, sobre situaciones de interés institucional, aspectos
analíticos, etc. que conllevan a plantear conclusiones y/o decisiones para la
1
toma de decisiones
5.1.1.3 Memorando: Es un documento de uso ordinario que utilizan las
dependencias para dictar disposiciones, proveídos, comunicar situaciones,
solicitar informes, etc. Todo Memorando es emitido por el responsable de
un área hacia una persona o dependencia subordinada
5.1.2.- Correspondencia Externa: Es aquella que se origina al interior de la institución,
pero circula fuera de ella a través de cartas y oficios.
5.1.1.1Carta: Documento utilizado en el sector privado para comunicarse con
entidades de la actividad privada.
5.1.1.2 Oficio: Documento utilizado para comunicarse la Sede Central con las
Gerencias Zonales (y viceversa) y con las Entidades del sector público y
privado, con copia informativa vía correo electrónico a la Presidencia
Ejecutiva y/o Gerencia General.
5.1.1.3 Oficio Circular: Documento utilizado para comunicar o informar
determinadas acciones que competen a varias Entidades.
5.2 La Secretaría General a través del Área de Trámite Documentario y Archivo es la
encargada de recepcionar, registrar y distribuir la documentación remitida por los
Órganos Ejecutores, Personas Naturales y/o Jurídicas, Organismos Públicos y
Entidades Privadas.
5.3 Las Gerencias de la Sede Central del SENCICO, deberán mantener actualizado el
registro, remisión y seguimiento de los documentos recepcionados, mediante el
Sistema de Trámite Documentario.
5.4 La Secretaría General es responsable de supervisar el cumplimiento del control y
seguimiento de las comunicaciones escritas recepcionadas por el Área de Trámite
Documentario.
5.5 La distribución de los documentos ingresados, se efectuará el mismo día de su
recepción y registro, en el horario de oficina, salvo los documentos que se reciban
los días no laborables.
5.6 La Institución cuenta con dos (2) tipos de registro de movimiento documentario:
a) Correspondencia Externa.- Son aquellos generados por los Organismos Públicos
y Privados que son recepcionados por el Área de Trámite Documentario,
asignándole una numeración correlativa.
b) Correspondencia Interna- Son aquellos generados por las Áreas, Unidades y
Gerencias de la Sede Central y las Gerencias Zonales a los que se les asignará
una numeración correlativa.
5.7 La numeración de los expedientes será de dos tipos de acuerdo al origen:
a) Numeración Externa.- es aquella numeración correlativa automática que se
genera al inicio de cada año, comenzará de 00001, cuando se registra en el
Sistema de Trámite Documentario.
2
b) Numeración Interna.- Es aquella numeració n correlativa automática que emite el
Sistema de Trámite Documentario; al inicio de cada año, comenzará de 00001.
5.8 La numeración de los documentos señalados en el punto 5.1.1 que se generen
internamente, tendrán un correlativo para cada tipo de documento, por año y por
Gerencia / Unidad / Comité / Comisión. La numeración de los documentos se ceñirá
a lo establecido en la Directiva N° GG-OPP-005-2002, conforme al siguiente
ejemplo:
Informe Nº 0214-2004-05.00
5.9 Todo sobre y/o valija que esté dirigida a cualquier funcionario y/o servidor del
SENCICO, será abierto por el Área de Trámite Documentario y Archivo para el
ingreso respectivo, a excepción de la documentación indicada en el numeral 5.10.
5.10 Los sobres y/o valijas recepcionados que, por su naturaleza y contenido se
clasifiquen como Reservado, son inviolables, debiendo ser remitida, con cuaderno
de cargo, al destinatario en las condiciones de seguridad en que son recibid os.
5.11 La comunicación escrita que haya sido dirigida a un funcionario, que por razones
diversas ya no ocupa el cargo, deberá ser derivada al funcionario que está
ejerciendo dicho cargo.
5.12.El estado situacional de un documento a una fecha determinada puede ser la
siguiente:
a.- Pendiente.- Aquel que está en proceso de atención
b.- Ejecutado.- Aquel que se atendió dando respuesta a lo solicitado.
c.- Anulado.- Aquel documento que por error involuntario o por disposición
superior se decide no emitirlo.
d.- Archivado.- Aquel que se mantiene en custodia, como fuente de información.
6.- NORMAS ESPECIFICAS
6.1. Del Trámite de la Correspondencia Externa:
6.1.1 El Área de Trámite Documentario y Archivo realizará las siguientes acciones:
• Recepcionará toda la correspondencia dirigida al SENCICO
• Enumerará, de ser necesario, los folios de la documentación recibida, anotando
el número total de los mismos al pie de la primera hoja y verificando que
efectivamente se adjunte lo indicado o si se trata de un procedimiento
administrativo, previsto en el TUPA, que se adjunten los requisitos que éste
exija.
• Sella, fecha y firma el documento recibido y el cargo correspondiente por la
documentación recibida.
• Ingresa al Sistema de Trámite Documentario – STD y registra los datos que se
indica en la hoja de “Trámite Documentario” del Anexo Nº 01, tales como:
• Remitente
• Asunto
• Nro. De Documento
• Destinatario
• Nro. y fecha de ingreso se registra automáticamente.
3
•
En un solo acto, el encargado del trámite documentario realiza las
observaciones por incumplimiento de requisitos que no pueden ser salvados
de oficio, invitando al administrado a subsanarlos dentro de un plazo máximo
de dos días hábiles
Grapa Hoja de Trámite al Expediente, y remite a la Gerencia destinataria el
expediente recibido.
6.1.2 La Secretaria de la dependencia de destino, recibe el expediente y procede a:
• Verificar que el número del expediente coincida con el del registro
Documentario.
• Sella, fecha y firma el Registro Documentario en señal de conformidad.
• Registra datos del documento
• Prepara el despacho
6.1.3El funcionario o jefe de destino, procede a:
Revisar expedientes y anota en la Hoja de Trámite lo siguiente:
• La denominación de la Unidad / Área / Nombre del trabajador que se le
deriva o asigna el documento.
• El número del código de acción, fecha y firma
• Devuelve el despacho.
6.1. 4 La Secretaria de la dependencia de destino, recibe el expediente y procede
a:
- Registrar lo siguiente:
• La denominación de la Unidad / Área / Nombre del trabajador que se le
deriva o asigna el documento.
- Entrega el expediente según lo dispuesto por el funcionario o jefe
6.1.5 El Jefe de Unidad / Área / Nombre del trabajador, procede a:
• Revisar expediente
• Firmar Registro Documentario en señal de haber recibido el expediente.
• Elaborar documento de respuesta (Informe, memorando, Oficio) y lo anota
en la Hoja de Trámite.
• Entregar expediente
6.1.6 La Secretaria de la dependencia de destino, recibe expediente y procede a:
• Preparar despacho
6.1. 7 El funcionario o jefe de destino, recibe expediente y procede a:
• Revisar documento de respuesta, de encontrarlo conforme, lo firma.
• Anota en Hoja de Trámite la denominación del organismo requirente,
código de acción realizada, fecha, firma y adjunta el documento respuesta.
• Devuelve expediente
6.1. 8 La Secretaria de la dependencia de destino, recibe expediente y procede a:
•
Registra datos del documento de respuesta.
•
Entrega expediente
6.1.9 El Encargado del Área de Trámite Documentario y Archivo realiza las
4
siguientes acciones:
Destino ámbito local:
•
•
Recibe la documentación, con la dirección de remisión consignada, la misma
que debe ser verificada por el área que solicita el servicio, a fin de evitar
demoras por el envío a direcciones erróneas.
Anota la documentación recibida en su Hoja de Control.
Destino fuera de la ciudad de Lima:
• Recibe la documentación a remitirse, la misma que será enviada
ordinariamente los días viernes de cada semana; para lo cual las áreas
usuarias deberán alcanzar su documentación al encargado del Área de
Trámite Documentario y Archivo, a más tardar los días viernes, a las 10:00 am.
• Prepara la valija y entrega la documentación, a la Empresa de Servicio de
mensajería (Courrier) para que le haga llegar al órgano ejecutor o Entidades
Públicas o Privadas, según competa; previa entrega de la factura respectiva.
6.2. Del Trámite de los Documentos Internos:
6.2.1 Trámite Regular mediante Documento Impreso:
6.2.1.1 El funcionario o jefe que origine documento de requerimiento de información de
otras Gerencias, la formalizará mediante comunicación escrita. La remisión del
documento será en formato impreso.
6.2.1.2 La Secretaria de la dependencia de origen procede a:
• Registrar los siguientes datos:
• Remitente
• Asunto
• Documento
• Destinatario
•
•
Se constituye en la dependencia destinataria para entregar el expediente.
Entrega documento de requerimiento a dependencia de destino.
6.2.1.3 La Secretaria de la dependencia de destino, recibe documento y procede a:
• Verificar que el número del documento de requerimiento de información
coincida con el del Registro Documentario de origen y esté debidamente
foliado.
• Sella, fecha y firma el registro Documentario en señal de conformidad.
• Emite Hoja de Envío y adjunta al documento de requerimiento.
• Prepara el Despacho
6.2.1.4 El funcionario o jefe de destino procede a:
• Revisar el requerimiento de información
• Derivar o asignar a la Unidad / Área / Nombre del trabajador según
corresponda.
• Anota el número del código de acción, fecha y firma
5
•
Devuelve el despacho
6.2.1.5 La Secretaria de la dependencia de destino, recibe expediente y procede a:
• Registrar el Documento
• Entrega expediente según lo dispuesto por el funcionario o jefe
6.2.1.6 El Jefe de Unidad / Área / Nombre del trabajador, procede a:
• Revisar expediente
• Firma Registro Documentario en señal de haber recibido el Expediente
• Elabora documento de respuesta (Informe, Memorando, Oficio) y lo anota en la
Hoja de Envío, código de acción realizada, fecha, firma y adjunta el documento
correspondiente.
• Entrega expediente
6.2.1.7 La Secretaria de la dependencia de destino, recibe expediente y procede a:
• Preparar el despacho
6.2.1.8 El funcionario o jefe de destino, recibe expediente y procede a:
• Revisar documento de respuesta, de encontrarlo conforme lo firma.
• Anotar en Hoja de Envío la denominación de la unidad orgánica requirente,
código de acción realizada, fecha, firma y adjunta el documento
correspondiente.
• Devolver el expediente
6.2.1.9 La Secretaria de la dependencia de destino, recibe expediente y procede a:
• Registrar datos del documento de respuesta
• Entregar expediente
6.2.1.10 La Secretaria de la dependencia de origen, procede a:
• Verificar que el número del documento de respuesta al requerimiento de
información coincida con el Registro Documentario de origen.
• Colocar Sello, fecha y firma el registro Documentario en señal de conformidad.
• Registrar Documento
• Emitir Hoja de Envío y adjunta a documento de respuesta
• Preparar despacho
6.2.1.11 El funcionario o jefe de origen, procede a:
• Revisar documento de respuesta, de encontrarlo conforme adoptará las
acciones convenientes.
6.2.2 Trámite mediante Correo Electrónico:
6.2.2.1 Se podrá utilizar la alternativa de enviar documentos a través del correo
electrónico, el mismo que será remitido a la Secretaria de la Gerencia o Area
de destino. Dicho documento podrá ser remitido además por trámite regular
mediante documento impreso, para lo cual se seguirá el procedimiento
establecido en el 6.2.1
6.2.2.2 La Secretaria de la dependencia de origen procede a:
6
•
Registrar los siguientes datos:
• Remitente
• Asunto
• Documento
• Destinatario
•
Envía por correo electrónico el documento de requerimiento a dependencia de
destino; solicitando confirmación de la recepción e imprimiendo el reporte
de remisión y confirmación, lo que constituirá el cargo de recepción.
6.2.2.3 La Secretaria de la dependencia de destino, recibe documento y procede a:
• Verificar que el número del documento de requerimiento de información
coincida con el del Registro Documentario de origen.
• Verificar la existencia de documentos adjuntos.
• Registra la recepción del documento en el libro de registro de documento,
indicando que se recibió por correo electrónico.
• Archiva el documento en carpeta creada exclusivamente para la recepción de
documentos por correo electrónico.
• Envía confirmación de recepción de correo a la dependencia de origen.
• Prepara el Despacho. De considerarlo conveniente y necesario, imprime el
documento para continuar como trámite regular o continua el trámite utilizando
el mismo medio
6.2.2.4 Se continúa con el procedimiento establecido en el 6.2.1, en lo que le resulte
aplicable.
7.- NORMAS COMPLEMENTARIAS
7.1 El Área de Trámite Documentario y Archivo en casos que la documentación se
encuentre bajo denominación “URGENTE” y revista atención inmediata procederá
a remitir a su destinatario una vez que haya sido registrado en el Sistema de
Trámite Documentario.
7.2 Los documentos respuesta que se originen en base a los que ingresaron vía el
Area de Trámite Documentario o aquellos que se generen en las diferentes Areas ,
serán entregados a ésta , antes de las 10:00 am, para su distribución fuera de la
Institución, durante el día; los documentos que se recepcionen después del horario
señalado, se repartirán al día siguiente.
7.3 Las oficinas podrán enviar directamente, con personal de su área, la documentación
urgente y/o con plazos perentorios, previa coordinación con el responsable del Area
de Trámite Documentario, a fin de hacer el descargo correspondiente en el registro
de ingreso de documentos. De esta manera el documento se descargará del listado
de pendientes.
7.4. El Área de Trámite Documentario y Archivo recibirá los correos que se remitan a la
dirección electrónica [email protected] y los enviará a las áreas
competentes para su atención.
7
8.- RESPONSABILIDADES
8.1 Los funcionarios y jefes de las unidades organizativas son responsables del
cumplimiento de la presente Directiva en la parte que les corresponde
8.2 E Jefe de Control Institucional mediante sus acciones de control verificará el
cumplimiento de la presente disposición.
GLOSARIO
Distribución de documentos.- Consiste en determinar la relación de Unidades Orgánicas o
cargos de funcionarios a quiénes se remitirán los originales y aquellas copias de las
comunicaciones escritas. La relación de las copias debe figurar en todas las copias de la parte
final de la comunicación.
Remisión.- Es la acción de enviar los documentos recepcionados a su destino debidamente
revisados, firmados, y sellados a través del servicio de mensajería, mediante el Registro
Documentario, el cual será sellado y firmado por la persona receptora con indicación de la fecha
y hora de recepción.
Información.- Consiste en dar a conocer oportunamente el estado en el que se encuentra la
comunicación escrita, en su etapa correspondiente, con indicación de la unidad orgánica,
persona que se encuentra revisando y analizando, y el tiempo ene l cual lo viene ejecutando.
Recepción.- Acción de recibir un documento.
Registro.- Es la acción de anotar con un código o número en el Sistema de Trámite
Documentario, examinando detenidamente el documento, objeto ú otro bien recibido.
Seguimiento.- Consiste en observar atentamente las etapas de un trámite.
Formato.- Es la forma, tamaño y dimensiones que se le da a los documentos (papel, cartulina,
otros) de acuerdo a normas establecidas para el sector público.
Formulario.- Hoja de papel impreso en blanco para registrar la información deseada.
REGISTRESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE
ARQ. LUIS SOLARI LAZARTE
Gerente General
8